Minnesanteckningar. Förvaltningsledningen

Transkript

1 Förvaltningsledningen , klockan Sammanträdesrum: Nylöse, Förstamajgatan 2 B Närvarande Gitte Caous, stadsdelsdirektör Ulrica Johansson, ekonomichef Kristin Idskog, HR-chef Åsa Svensson, utvecklingschef Eeva Bolin, sektorschef kultur och fritid Laila Svensson, sektorschef utbildning Ing-Marie Larsson, sektorschef individ- och familjeomsorg samt funktionshinder Inger Börmark, sektorschef äldreomsorg samt hälso- och sjukvård Malin Ankarhem, kommunikationschef Fredrik Johansson, förvaltningscontroller Åke Ström, nämndsekreterare Övriga deltagande Maria Jansson, rekryteringsspecialist punkt 1.3 Jennie Sundin, rekryteringsspecialist punkt 1.3 Kajsa Nolbeck punkt 1.4 Felix Jansson, HR-specialist, hälsostrateg punkt 1.5 Caroline Forssbaeck, hälsostrateg punkterna Förvaltningsövergripande ledning och stöd 1.1 Lokal utvecklingsplan (LUP) - diskussion Ledningsgruppen diskuterade ambitionsnivån på den lokala utvecklingsplanen. Den har använts i nämndens budget. Fackförvaltningarna använder LUParna. Stadsdelsdirektörerna har diskuterat LUParna med stadsbyggnadsdirektören och har efterfrågat anvisningar för hur dessa ska utformas. Ledningsgruppen enades om att behålla den nuvarande ambitionsnivån på nämndens LUP. 1.2 Planeringsdagar FLG diskussion och beslut Gitte Caous och Fredrik Johansson presenterade punkter att behandla vid ledningsgruppens planeringsdagar den 30 och 31 augusti Ledningsgruppen enades om programmet. Fredrik Johansson skickar ut program för dagarna, som inleds på Serneke Arena klockan 12:00. 1

2 1.3 Normkritisk rekrytering - information Maria Jansson och Jennie Sundin informerade om uppdraget och bakgrunden för projektet om normkritisk rekrytering, som bland annat handlar om att göra sig medveten om och ifrågasätta styrande sociala normer som kan resultera i utestängning och diskriminering (på bland annat arbetsplatser). problematisera det normala istället för att göra det som ses som avvikande till ett problem. En normkritisk rekryteringsprocess ska arbetas fram och genomsyra arbetsmiljöarbetet. Pågående utvecklingsarbete är: Stöd till cheferna vad avser kravprofil, annonser, urval och bedömning Öppna upp för dialog i rekryteringsgrupper Utveckling av rekryteringsverktyg, mallar och dokument Planerade aktiviteter i Östra Göteborg är: Presentation till HR-avdelningen på APT i september Utbildningsinsats för chefer med koppling till pågående projekt En hälsosam arbetsplats (MR samt arbetsmiljö). En pilot med ett mindre antal chefer som utbildas under ht 2017, två halvdagar. Syftet är att långsiktigt integrera förhållningssättet i stadsdelens värdegrund via kommande ledarskapsprogram eller chefsintroduktion Erbjuda workshops med ledningsgrupperna i samarbete med förvaltningens MR-resurs. Första workshopen är inbokad och kommer att hållas i oktober. Förstärka rekryteringsstödet till sektor IFO under projektets gång till en uppskattad omfattning på cirka 50 % med ett närmare stöd till cheferna i syfte att öka kompetensen och höja kvaliteten. Detta arbetssätt kommer därefter att utvärderas. Uppdatera rekryteringsdokument, kompetensdefinitioner och mallar i enlighet med utveckling av stadens rekryteringsprocess 1.4 Avgångsorsaker och erfarenhetssamtal med chefer diskussion och beslut Kajsa Nolbeck informerade om arbetet med uppdraget från ledningsgruppen om att systematisera och kontinuerligt utvärdera varför svårrekryterade grupper eller grupper med hög personalomsättning slutar sin anställning i Östra Göteborg. Förslaget är följande: En digital enkät skapas Målgruppen ska vara samtliga tillsvidareanställda som slutar i SDF Östra Göteborg Enkäten kompletteras med individuella avslutningssamtal vid behov, inom till exempel en sektor/ett område/en yrkesgrupp Fortsatta avslutningssamtal med samtliga chefer som slutar Kontinuerlig sammanställning och analys Kontinuerlig rapportering till FLG (och FSG) Ledningsgruppen lämnade synpunkter på föreslagna enkätfrågor och godkände förslaget att använda för kartläggning. Ledningsgruppen enades även om att förvaltningen inte ska ha egna frågor i kommande medarbetarenkät. 2

3 1.5 Fördjupning av arbetsmiljöutbildning information Caroline Forssbaeck informerade om fördjupning av arbetsmiljöutbildningen, framför allt inom området arbetsbelastning och återhämtning. Frågor att ta ställning till är: Upplägg och innehåll Målgrupp När Vilka verksamheter ska ingå Ledningsgruppen är enig om vikten av att informera om fördjupningen och sätta in den i ett sammanhang med andra pågående insatser/metoder inom olika sektorer, förankra i områdeschefsgruppen. Caroline Forssbaeck återkommer med förslag på innehåll utifrån framförda synpunkter. 1.6 Introduktion nya medarbetare och chefer - diskussion och beslut Caroline Forssbaeck, Felix Jansson är ansvariga för introduktionsdagen av nyanställda, vilken genomförs den 12 oktober 2017 klockan 08:30-12:00. De presenterade programmet för dagen. Sektorspresentationerna ska göras av medarbetare. Information om stadsdelen; kulturhus, världslitteraturhus och samhällsplaneringsfrågor ska lyftas fram. Inbjudan sker på intranät och i chefsbrev. Fackliga representanter medverkar i pauser. Ledningsgruppen godkände programmet för introduktionsdagen. 2. Förvaltningsövergripande intern produktion 2.1 Uppdrag effektiv administration - förslag till genomlysning och utveckling - information och diskussion Åsa Svensson presenterade ett förslag till uppdragsbeskrivning avseende att skapa en kvalitetssäker och effektiv administration i SDF Östra Göteborg enligt följande: Kartlägga vilka administrativa processer förvaltningen har, vilken kompetens utförande person har samt vart de är placerade i organisationen (sektor utbildning undantas). Vidare ska kartläggningen/utredningen redovisa hur de utförande personerna upplever att processen fungerar och eventuella förbättringsbehov Få till stånd effektiva processer som möjliggör att de resurser förvaltningen förfogar över i största utsträckning används till befolkningsnytta. Därför bör administrationen bedrivas effektivt och dubbelarbete minimeras Arbetet ska utföras av en tvärsektoriell grupp som samordnas av utvecklingsledare kvalitet Detta blir ett beslutsunderlag för en handlingsplan Arbetet genomförs under hösten 2017 med start augusti Avstämningar ska ske i FLG och FSG Ledningsgruppen ska behandla frågan för beslut 4 september 2018 och lämna namn på personer från respektive sektor att ingå i en tvärsektoriell arbetsgrupp. 3

4 2.2 Slopad affisch med bilder på nämnden och istället skapa en webbsida diskussion och beslut Malin Ankarhem aktualiserade frågan om affisch med bilder på nämnden, alternativt ha en webbsida. Det handlar om hur nämnden ska synliggöras. Ledningsgruppen enades om att ge kommunikationsavdelningen i uppdrag att lämna förslag till hur nämnden på olika sätt kan/bör synliggöras. 2.3 Lokal projektledare nya SDN - diskussion Gitte Caous aktualiserade frågan om lokal projektledare för kommande ny stadsdelsorganisation. Fredrik Johansson deltar i den stadenövergripande arbetsgruppen för nya sdn. Ledningsgruppen enades om att Fredrik även ska vara lokal projektledare/ samordnare för ny sdn-organisation. Stödfunktionerna har möjlighet att avlasta förvaltningscontrollern i dennes ordinarie arbete. 2.4 Samordnad stödfunktion med Angered information Gitte Caous informerade om ett uppdrag som hon givit till stödcheferna. Uppdraget innebär att tillsammans med stödcheferna i SDF Angered identifiera arbetsuppgifter som idag utförs inom ramen för Stöd i respektive stadsdel och som skulle kunna samordnas i syfte att hitta ekonomiska och verksamhetsmässiga fördelar. Uppdraget ska redovisas senast 30 september. 2.5 Facilitatorer och chefsmöten - diskussion och beslut Ledningsgruppen enades om att behålla samma form; att kalla kommunikatörer, utvecklingsledare och sektorernas utvecklingsledare till förvaltningens chefsmöten. 2.6 Chefsmötet den 24 augusti Ledningsgruppen enades om dagordningen för chefsmötet den 24 augusti Förvaltningens ekonomi, IFO/FHs anpassningar, införande av Office 365 samt presentation av ny HR-chef är några av punkterna på dagordningen. 3. Befolkningsperspektivet - Hela staden socialt hållbar 3.1 Förvaltningens deltagande i pilot kring lokalt återbrukscenter - information Åsa Svensson informerade om förvaltningens deltagande i pilot om återbrukscenter. Projektet syftar till att minska de totala avfallsmängderna från hushåll och erbjuda nya hållbara alternativ till konsumtion. Under projektet kommer fyra kvartersnära minikretsloppsparker och återbrukscentraler utvecklas, testas och utvärderas i olika Göteborgsstadsdelar med socioekonomiska skillnader och förutsättningar. En potentiell framtidens avfallshantering kommer att prövas där cirkulära tjänster är mer tillgängliga och enklare jämfört med att köpa nytt. Verksamheternas innehåll ska genom medskapande med såväl finansiärer/tjänstemän som berörda invånare låtas växa fram utan en på förhand definierad lösning. De ska fungera som mötesplatser, lärocenter och kan till exempel ge möjlighet till återbruk, återvinning av farligt avfall, delandepooler, reparation och kreativ redesign- och upcyclingverksamhet. Projektet utförs av förvaltningen för Kretslopp och vatten, i nära samverkan med stadsdelsförvaltningarna Östra Göteborg, Angered och Majorna-Linné, Bostadsaktiebolaget, Familjebostäder, Chalmers Tekniska Högskola och Hyresgästföreningen Västra Göteborg. Åsa Svensson kommer att informera om ovanstående vid nämndens sammanträde 29 augusti

5 3.2 Dialog MR beslut Påminnelse om bokning av tid för dialogprocesser, utifrån kommunstyrelsens processägarskap för målen om mänskliga rättigheter och jämställdhet, har inkommit. Utgångspunkt för dialogerna är att förvaltningschef eller den han/hon utser samt tre-fyra deltagare träffar avdelningschef och medarbetare från avdelningen för mänskliga rättigheter vid stadsledningskontoret. För samtalen avsätts 2 timmar. Ledningsgruppen enades om att utse förvaltningscontrollern att hålla ihop processen kring tjänstemannadialogen med stadsledningskontoret. 3.4 SPINK (Samlad Placerings- och Inköpsorganisation för IFO/FH) - Information Ing-Marie Larsson informerade om beslutsprocess samt aktivitets- och tidplan för SPINK, som påbörjar sitt arbete i januari Nya utvecklingsområden 4.1 SKL 25 augusti SKL genomför en regionkonferens om framtidens utmaningar den 25 augusti Eeva Bolin deltar från förvaltningen. 5. Kommande nämnd 5.1 Sammanträde den 29 augusti diskussion Vid stadsdelsnämndens sammanträde den 29 augusti 2017 lämnas information om följande: - Rapport sommaren Invigning av Månadsparken - Deltagande i pilot kring lokalt återbrukscenter - Demonstrationer mot utvisningar av ensamkommande flyktingbarn 5.2 Upplägg av temadag 14 september - diskussion Gitte Caous presenterade ett förslag till program för temadagen med nämnden den 14 september Dagen ska innehålla: Ekonomiskt nuläge och förutsättningar Mål- och inriktningsdokument för 2018 Verkställighet, beslut och beslut av principiell karaktär Lägesrapport inför ny organisation Plats för temadagen är Serneke Arena. 5

6 6. Möten Ledningsgruppens chefer lämnade rapporter från möten och nätverk. Bland annat rapporterades följande: Workshops med stadsdeldirektörerna kring ny organisation - Samarbete för ökad effektivitet - Styrning och ledning - Uppfylla målen med budget i balans - Risker med uppkomna förslag - Underlag från workshopen presenteras för direktörerna den 8 september 2017 för att så småningom presenteras i förvaltningarna Kommande Uppdrag Granskning om Biskopsgården - Sjumilaskolan Gemensamma lokaler för Kulturskolan Ny lag om trygg och effektiv utskrivning från slutenvården Taxa för äldreomsorg/hälso- och sjukvård Lag om valfrihet ny behandling av återremitterat ärende i kommunstyrelsen 23 augusti 2017 Interimistiska förskole- och grundskolenämnder Föreberedelser LOV inom daglig verksamhet Kollektiv avtal personaliga assistenter Vid anteckningarna Åke Ström 6