Analys och prioritering utifrån handlingsplan för förbättrad arbetsmiljö inom myndighetsutövning IFO/FH

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer N /16 Sektor Individ- och familjeomsorg/funktionshinder Ann-Christine Larsson, Jan Holmlund, Barbro Carlhamre Telefon (vxl) E-Post: Analys och prioritering utifrån handlingsplan för förbättrad arbetsmiljö inom myndighetsutövning IFO/FH Ärendet Den 9 november antog kommunstyrelsen en ny handlingsplan för att förbättra arbetsmiljön inom myndighetsutövning IFO/FH. Några av åtgärderna ska genomföras av stadsledningskontoret och andra kräver lokal förvaltningsövergripande analys och prioritering. Stadsdelsen beslutade den 29 november 2016 att ge stadsdelsdirektören i uppdrag att redovisa förvaltningens analys samt prioriteringar på sammanträdet den 24 januari Förslag till beslut i stadsdelsen Majorna-Linné Stadsdelsen godkänner förvaltningens redovisning av analys och prioriteringar utifrån kommunstyrelsens handlingsplan för förbättrad arbetsmiljö inom myndighetsutövning IFO/FH. Sammanfattning av ärendet Stadsdelsen beslutade vid sammanträdet den 29 november 2016 att förvaltningen ska redovisa sin analys samt prioriteringar utifrån kommunstyrelsens handlingsplan för förbättrad arbetsmiljö inom myndighetsutövning IFO/FH. I kommunstyrelsens handlingsplan sammanfattas arbetsmiljöfrågorna i fem huvudområden: Arbetsorganisation Trygghet i yrkesrollen Delaktighet och tillit till ledningen Minska personalomsättningen och få erfarna att stanna i yrket Enhetschefers förutsättningar att leda verksamhet och medarbetare Samtliga huvudområden har också konkretiserats genom ett antal aktiviteter och utvecklingsområden. Genomförd analys av arbetsmiljön inom myndighetsutövningen IFO/FH i Majorna-Linné tyder på att kraven på uppföljning har ökat för socialsekreterarna, vilket medför mer administration. Det innebär att mindre tid kan ägnas åt klientkontakter, vilket skapar frustration och stress hos medarbetarna. Upplevelsen av höga krav i arbetet och brist på kontroll och återhämtning skapar stress som i sin tur också kan leda till ohälsa. Sektorns höga personalomsättning innebär att chefer behöver lägga mycket tid på rekryteringsförfarandet och introduktion, vilket gör att tiden att leda och styra (bl.a. handleda medarbetare) verksamheten minskar. Utifrån genomförd analys prioriterar förvaltningen följande utvecklingsområden att arbeta vidare med under 2017: 1(5)

2 - Förutsättningar för socialsekreterare att ägna sig åt sitt huvuduppdrag (tid till klientkontakt) - Introduktion och inskolning av nyanställda - Bemanning Sektorn har skapat en arbetsgrupp av arbetsgivar- och arbetstagarrepresentanter för att arbeta vidare med de prioriterade områdena ta fram åtgärder och aktiviteter. Uppstart är planerad till januari I syfte att ytterligare avlasta enhetschefernas administrativa sysslor har så kallade Servicedeklarationer tagits fram för förvaltningens olika stödfunktioner. På så sätt ges enhetscheferna mer utrymme att stödja socialsekreterarna. Bakgrund Stadsledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att göra en nulägesanalys av arbetsmiljön inom myndighetsutövning IFO/FH. Nulägesanalysen låg till grund för kommunstyrelsens beslut om handlingsplan för förbättrad arbetsmiljö inom myndighetsutövning IFO/FH den 9 november Handlingsplanen är en fortsättning på det så kallade kommissionsarbetet och rapporten Struktur och arbetssätt inom socialtjänsten. Stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné har arbetat med kommissionsarbetet genom en referensgrupp och har förstärkt arbetsorganisation genom införandet av 1:e socialsekreterare samt förstärkt introduktionen för nyanställda socialsekreterare. Förvaltningen har fått i uppdrag att analysera och prioritera bland följande föreslagna utvecklingsområden och aktiviteter ur handlingsplanen om förbättrad arbetsmiljö inom myndighetsutövning IFO/FH: 1. Arbetsorganisation - Skapa förutsättningar för socialsekreterare att ägna sig åt sitt huvuduppdrag (tid till klientkontakter) - Anpassa arbetssättet inom myndighetsutövning för att dra nytta av digitaliseringen och förbereda oss för E-samhället fram till Med ett förändrat arbetssätt som anpassats till digitaliseringen antas att tid kan frigöras för socialsekreterare åt sitt huvuduppdrag. - Effektivare samverkan och samarbete inom och mellan enheter/organisationer 2. Trygghet i yrkesrollen - Förmedla vad socialsekreteraryrket innebär (myndighetsutövning) för socionomstudenter - Bättre introduktion och inskolning av nyanställda - Socialsekreterare får kontinuerlig återkoppling på sitt arbete i syfte att lära och skapa ett professionellt förhållningssätt 3. Delaktighet och möjlighet att påverka - Kommunikation (både horisontell och vertikal) mellan funktion och linje för att skapa en bättre känsla av sammanhang (förvaltningsledning, chef och medarbetare) 4. Minska personalomsättningen och få erfarna att stanna kvar i yrket - Skapa karriär- och utvecklingsmöjligheter för att få socialsekreterare att vilja stanna i yrket och bidra till verksamhetsutvecklingen - Öka grundbemanningen och minska beroendet av vikarier för att skapa stabilitet Göteborgs Stad Majorna-Linné, tjänsteutlåtande 2(5)

3 5. Enhetschefers förutsättning att leda verksamhet och medarbetare - Avlasta chefer i personalärenden (rekrytering, introduktion, rehabilitering) och öka det administrativa närstödet för enhetschefer - Stödja nya enhetschefer i sin yrkesroll Ett av stadsdelsen Majorna-Linnés prioriterade mål är att arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen ska stärkas. I förvaltningen pågår arbete kring revidering av förvaltningens årscykel och styrande dokument för systematiskt arbetsmiljöarbete samt implementering och utbildning av Arbetsmiljöverkets AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö. Förvaltningen har tagit fram ett arbetsmaterial inför 2017, så kallade Servicedeklarationer, som tydliggör chefens och stödfunktionernas respektive ansvar och roller. Detta förväntas underlätta chefens möjligheter att ägna sig åt sitt huvuduppdrag. Nedan presenteras resultat från senast genomförda medarbetarenkät 2015 inom Område IFO i Majorna-Linné. Resultat från medarbetarenkät Område IFO Majorna-Linné Göteborgs Stads snitt Ledarskap från närmaste chef Lön Organisatorisk tillit Inflytande Kommunikationsklimat Medarbetarenkäten visade också på att närmare 50 % av medarbetarna upplevde ganska mycket eller mycket stress av ohälsosam karaktär. De upplevde en hög arbetsbelastning och för lite tid till återhämtning. Sjukfrånvaron bland socialsekreterare i Majorna-Linné fortsätter att öka 1. Göteborgs stads höga mottagande av ensamkommande barn har medfört påfrestningar både för verksamhet och personal. Grundbemanningen har ökat under 2015 och 2016, särskilt inom Barn- och ungdomsenheten. Den externa personalomsättningen i Majorna- Linné ligger idag bland socialsekreterare på 11 %, vilket är oförändrat från föregående år. Inkluderat interna rekryteringar och avgångar ligger personalomsättningen på 19 %, vilket är en ökning på 2 procentenheter. Enhetscheferna lägger mycket tid på rekrytering och antalet ansökningar per rekrytering har minskat. I Majorna-Linné har sektorn rekryterat 35 nya socialsekreterare under 2016 som kommer från andra förvaltningar eller externt. En områdeschefstjänst har dragits ner under 2016 inom IFO. Under 2016 har det rekryterats en ny enhetschef, sektorschef och områdeschef. Det har alltså varit en låg omsättning bland första linjens chefer inom IFO men antalet medarbetare per chef har ökat. Analys Arbetsmiljöarbetet inom sektor IFO/FH ska genomsyras av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöarbete är ständigt pågående och inom myndighetsutövningen i Majorna-Linné kräver förändringar i omvärlden att sektorn hittar nya arbetssätt för att leva upp till nya krav och kvalitetssäkra uppdragen. Förändringar i socialtjänstlagen har inneburit utökat ansvarsområde för socialtjänstens handläggare samtidigt som kraven på uppföljning har ökat, vilket medför mer administration. Socialsekreterares kringarbetsuppgifter gör att mindre tid kan ägnas åt klientkontakter, vilket skapar frustration och stress. I Majorna-Linné vill sektorn utreda 1 Sjukfrånvaron oktober 2016, kvinnor 8,1 % och män 2,8 %. Göteborgs Stad Majorna-Linné, tjänsteutlåtande 3(5)

4 förutsättningarna för socialsekreterare att ägna sig åt sitt huvuduppdrag. Den förväntade effekten är att socialsekreterare ägnar mer tid åt klientkontakter och upplever ökad arbetstillfredsställelse. Att arbeta med myndighetsutövning ställer stora krav på yrkeskunnande och ställer höga krav på ett professionellt förhållningssätt. Socionomutbildningen är en generalistutbildning och inte en yrkesutbildning. God yrkesintroduktion är av avgörande betydelse för att medarbetare ska känna trygghet i sin yrkesroll. Upplevelsen av höga krav i arbetet (arbetstyngd) liten kontroll över sin arbetssituation och brist på återhämtning skapar stress som i sin tur leder till ohälsa. I Majorna-Linné prioriterar sektor IFO/FH medarbetarnas introduktion och inskolning. Den förväntade effekten är att socialsekreterare får ett mer professionellt förhållningssätt och upplever bättre balans mellan krav och kontroll. Hög rörlighet och långa inskolningstider innebär att chefer behöver lägga mycket tid på rekryteringsförfarandet och på att genomföra introduktion, vilket gör att tiden att leda och styra (bl.a. handleda medarbetare) verksamheten minskar. En viktig faktor för att förbättra arbetsmiljön för befintlig personal är att minska personalomsättningen. Att få medarbetare att stanna och utvecklas i yrket och utveckla verksamheten skulle förhoppningsvis leda till en stabilare bemanning. Den förväntade effekten är att få en stabil grundbemanning där cheferna får rätt förutsättningar för sitt uppdrag och att socialsekreterarna kan ägna mer tid åt huvuduppdraget. Utöver det tre prioriterade åtgärderna har förvaltningen har tagit fram ett arbetsmaterial inför 2017, så kallade Servicedeklarationer. Deklarationerna kommer att ännu tydligare underlätta chefens möjligheter att ägna sig åt sitt huvuduppdrag. Prioriterade åtgärder - Förutsättningar för socialsekreterare att ägna sig åt sitt huvuduppdrag (tid till klientkontakt) - Introduktion och inskolning av nyanställda - Bemanning Konsekvenser ur ett hållbarhetsperspektiv Analysen och prioriteringarna har betydelse för en god arbetsmiljö inom myndighetsutövning IFO/FH. En god arbetsmiljö påverkar huruvida socialtjänsten och sektor IFO/FH i Majorna-Linné upplevs som en attraktiv arbetsplats och arbetsgivare och hur sektorn kan försörja verksamheterna med rätt kompetens i framöver. Brister i arbetsmiljön påverkar verksamhetens kostnader negativt genom fortsatt ökad ohälsa och ökat behov av rehabilitering. En förbättrad arbetsmiljö skulle däremot kunna minska kostnader och eventuellt bidra till ökad produktivitet. Barnperspektiv Arbetsmiljön inom IFO/FH har en direkt påverkan på medarbetarens prestationer. En god arbetsmiljö är därför viktigt utifrån ett verksamhetsperspektiv såväl som för den enskilde medarbetarens hälsa. En god arbetsmiljö leder även sannolikt till en minskad sjukfrånvaro och stabil bemanning. En av socialtjänstens största målgrupper är barn och unga och därför är arbetsmiljön en viktig faktor för verksamhetens kvalitet och kontinuitet. Analysen och prioriteringarna är på så vis viktiga ur ett barnperspektiv. Göteborgs Stad Majorna-Linné, tjänsteutlåtande 4(5)

5 Jämställdhetsperspektiv Inom myndighetsutövning IFO/FH är huvuddelen av de anställda kvinnor och fokus på en bra arbetsmiljö inom myndighetsutövning IFO/FH påverkar såväl kvinnor som män. Kvinnor har markant högre sjukfrånvaro än män inom myndighetsutövningen i Majorna-Linné och en förbättrad arbetsmiljö torde därför påverka kvinnors sjukfrånvaro i större utsträckning. Förvaltningens överväganden Kommunstyrelsens beslut om handlingsplan förbättrad arbetsmiljö inom myndighetsutövning IFO/FH är vägledande för förvaltningens fortsatta arbete. Åtgärderna som samordnas av stadsledningskontoret ser förvaltningen som angelägna, relevanta och i linje med redan pågående arbete. Sektorn har skapat en arbetsgrupp av arbetsgivar- och arbetstagarrepresentanter för att arbeta vidare med de prioriterade områdena ta fram åtgärder och aktiviteter. Uppstart är planerad till januari Förvaltningens framtagna Servicedeklarationer förväntas tydliggöra chefens och stödfunktionernas respektive ansvar och roller, vilket i sin tur ger chefen bättre förutsättningar genomföra huvuduppdraget. Samverkan Information i LSG Stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné Thomas Segenstedt Stadsdelsdirektör Jan Holmlund Sektorschef IFO/Funktionshinder Bilaga 1: Handlingsplan för förbättrad arbetsmiljö antagen i Kommunstyrelsen den 9 november 2016 Göteborgs Stad Majorna-Linné, tjänsteutlåtande 5(5)

6 Handlingsplan arbetsmiljö inom myndighetsutövning IFO/funktionshinder För att stödja verksamhetens systematiska arbetsmiljöarbete på stadenövergripande nivå tas handlingsplan för att förbättra arbetsmiljön fram. Det är en del i stadens systematiska arbetsmiljöarbete och utgör ett planeringsunderlag för förvaltningarnas lokala arbetsmiljöarbete där varje gör sin egen analys och prioritering av aktiviteter. Utifrån nulägesbeskrivning arbetsmiljö (se bilaga) har verksamheten identifierat ett antal arbetsmiljörelaterade utvecklingsfrågor. I denna handlingsplan beskrivs vad som krävs för att förbättra arbetsmiljön samt förslag på åtgärder. Varje utvecklingsfråga inleds med en beskrivning om varför den är viktig. Det är dels ett stöd för att motivera insatserna, dels ett stöd för att bättre kunna beskriva vad vi behöver göra. Arbetsmiljöfrågorna inom myndighetsutövning IFO/funktionshinder har sammanfattats i fem huvudområden: Arbetsorganisation Trygghet i yrkesrollen Delaktighet och tillit till ledningen Minska personalomsättningen och få erfarna att stanna i yrket Enhetschefers förutsättningar att leda verksamhet och medarbetare

7 Uppföljning av handlingsplan Uppföljningen kommer att göras inom ramen för stadens ordinarie uppföljningsprocess. Uppföljning av att arbete sker enligt handlingsplanen görs årligen. Uppföljning av förväntade effekter görs i samband kvalitetsrapporten som (enligt nuvarande process) görs vartannat år. I de fall åtgärder som ingår i planen är av strukturell karaktär tar det ofta flera år innan de får mätbara effekter. 1. Arbetsorganisation Förändringar i socialtjänstlagen har inneburit utökat ansvarsområde för socialtjänstens handläggare samtidigt som kraven på uppföljning har ökat, vilket medför mer administration. Socialsekreterares kringarbetsuppgifter gör att mindre tid kan ägnas åt klientkontakter, vilket skapar frustration och stress. Socialsekreterare upplever en hög arbetsbelastning och för lite tid till återhämtning. Utvecklingsområde med bäring på bättre arbetsmiljö Skapa förutsättningar för socialsekreterare att ägna sig åt sitt huvuduppdrag (tid till klientkontakter) Åtgärder - Utreda förutsättningarna för att skapa nya verksamhetsgemensamma yrkesroller/kompletterande kompetenser som komplement och avlastning av socialsekreterare samt se över hur arbetet kan organiseras mer kompetenseffektivt (se även utvecklingsfråga 4) - Utreda möjlighet och hinder att använda sig av nya yrkesroller/kompletterade kompetenser utifrån respektive stadsdels specifika behov - Definiera och frigöra administrativa arbetsuppgifter från socialsekreterare som kan utföras av kvalificerade administratörer - Arbetstyngdsmätningar för hela myndighetsutövningen IFO/funktionshinder (finns för barn- och unga) Investering/ finansiering Beaktas i utredningen

8 Anpassa arbetssättet inom myndighetsutövning för att dra nytta av digitaliseringen och förbereda oss för E-samhället fram till Med ett förändrat arbetssätt som anpassats till digitaliseringen antas att tid kan frigöras för socialsekreterare åt sitt huvuduppdrag. Effektivare samverkan och samarbete inom och mellan enheter/organisationer - Utreda av på vilket sätt digitaliseringen kommer att påverka arbetssätt och personal, vilket även ska synliggöra behovet av ett förändrat arbetssätt. - Översyn av behov av teknisk utrustning (ex. bärbara datorer och telefoner) - Dialog med medarbetare om digitalisering och nytt arbetssätt. - Kommungemensam utbildning för att öka kunskapen om våra och andra aktörers uppdrag och gränsdragningar i förhållande till IFO/funktionshinders uppdrag (sker inom ramen för plattformsarbetet). Beaktas i utredningen - Medel för utbildning är avsatt i kompletteringsbudget 2016 och budget Effekthemtagning: Socialsekreterare ägnar mer tid åt klientkontakter. - Förvaltningslokal utbildning för att öka kunskap om andra funktioner och aktörer i staden och stadsdelen - Investering/översyn av konferenslokaler som underlättar för samverkan Se över enheternas geografiska placering i stadsdelen och om möjlighet förtäta. - Tekniska lösningar och modern teknik för att enkelt och smidigt kunna medverka på olika samverkansorgan Uppföljning:

9 2. Trygghet i yrkesrollen Att arbeta med myndighetsutövning ställer stora krav på yrkeskunnande och ställer höga krav på ett professionellt förhållningssätt. Socionomutbildningen är en generalistutbildning och inte en yrkesutbildning. God yrkesintroduktion är av avgörande betydelse för att medarbetare ska känna trygghet i sin yrkesroll. Många av verksamhetens medarbetare har begränsad erfarenhet av yrket och många med erfarenhet lämnar yrket, vilket ger sämre förutsättningar att introducera och handleda nyanställda. Detta gör att arbetsbelastningen ökar. Upplevelsen av höga krav i arbetet (arbetstyngd) och brist på återhämtning skapar stress som i sin tur leder till ohälsa. Utvecklingsområde med bäring på bättre arbetsmiljö Åtgärder Investering/ finansiering Förmedla vad socialsekreteraryrket innebär (myndighetsutövning) för socionomstudenter Bättre introduktion och inskolning av nyanställda - Nyttja möjligheterna att använda studentmedarbetare med 15 timmars-avtalet för begränsade uppdrag - Bättre återkoppling till praktikanter kring förutsättningar och personlig lämplighet för yrket - Ge handledare bra förutsättningar (tid) för uppdraget - Stadengemensamt Traineeprogram där erfarna handläggare handleder oerfarna. I programmet ingår breddningar/fördjupningar inom myndighetsutövning. - Fördjupad introduktion för socialsekretare och 1:e socialsekreterare (sker inom ramen för plattformsarbetet). - Medel för traineeprogram avsätts i kompetensförsörjningsanslaget - Medel för fördjupad introduktion är avsatt i kompletteringsbudget 2016 och budget 2017.

10 Socialsekreterare får kontinuerlig återkoppling på sitt arbete i syfte att lära och skapa ett professionellt förhållningssätt Effekthemtagning: Socialsekreterare har ett professionellt förhållningssätt. - Lokal introduktion av nyanställda och uppföljning av den - Se över förutsättningar för mentorer och handledare att genomföra uppdraget (tid) - Se över möjligheten för nyutexaminerade att få ett förberedande år Vidareutveckla plattformsarbetet till att omfatta alla delar inom IFO/funktionshinder Uppdragsdialoger, liknande det som används inom skolan, där förväntningar och uppföljning av arbetet tydliggörs kopplat till mål och avgränsningar/ begränsningar i arbetet. - Medel för plattformsarbetet är avsatt i kompletteringsbudget 2016 och budget Uppföljning:

11 3. Delaktighet och möjlighet att påverka En viktig faktor för att känna tillfredställelse i arbetet är delaktighet och möjlighet att påverka i det dagliga arbetet. Utvecklingsområde med bäring på bättre Åtgärder arbetsmiljö Kommunikation (både horisontell och vertikal) mellan funktion och linje för att skapa en bättre - Se över den tvärfunktionella kommunikationen mellan funktion känsla av sammanhang (förvaltningsledning, chef och linje samt stadsdelens kommunikationskanaler (intranät, och medarbetare) APT, verksamhetsmöte m.fl.) Effekthemtagning: Socialsekreterare upplever en ökad delaktighet och bättre möjlighet att påverka sin arbetssituation. Investering/finansiering Uppföljning: 4. Minska personalomsättningen och få erfarna att stanna kvar i yrket En viktig faktor för att förbättra arbetsmiljön för befintlig personal är att minska personalomsättningen. Att få medarbetare att stanna och utvecklas i yrket och utveckla verksamheten skulle förhoppningsvis leda till en stabilare bemanning. Utvecklingsområde med bäring på bättre Åtgärder Investering/finansiering arbetsmiljö Skapa karriär- och utvecklingsmöjligheter för att Beaktas i utredningen få socialsekreterare att vilja stanna i yrket och bidra till verksamhetsutvecklingen - Utredning för översyn och samordning av nya gemensamma befattningar/roller ( se även utvecklingsfråga 1) - Utred möjligheter att skapa webb-baserad avgångsenkät där resultatet kan aggregeras.

12 Öka grundbemanningen och minska beroendet av vikarier för att skapa stabilitet Effekthemtagning: En stabil grundbemanning. Uppföljning: - Föra diskussion om hur lönebildningsfrågor integreras i förvaltningarnas ekonomistyrning. - Använda strukturerade avslutningssamtal för att få bättre kunskap om avgångsorsaker. - Utred möjlighet och hinder att använda sig av nya yrkesroller/kompletterade kompetenser utifrån specifika behov i stadsdelen (se även utvecklingsfråga 1 ) - Utreda möjligheten för ett gemensamt bemanningsstöd i staden - Fler tillsvidareanställningar - Definiera och lösgör administrativa arbetsuppgifter från socialsekreterare att utföras av kvalificerade administratörer (se även utvecklingsfråga 1) Beaktas i utredningen

13 5. Enhetschefers förutsättning att leda verksamhet och medarbetare Att styra och leda den dagliga verksamheten är centralt för att skapa en god arbetsmiljö för personalen. Detta är särskilt viktigt när många medarbetare har begränsad erfarenhet i yrke. Den höga personalrörligheten i verksamheten tvingas chefer ägna en stor del av sin arbetstid åt att rekrytera och introducera nya medarbetare vilket gör att tiden att leda och styra (bl.a. handleda medarbetare) verksamheten minskar. Utvecklingsområde med bäring på bättre arbetsmiljö Avlasta chefer i personalärenden (rekrytering, introduktion, rehabilitering) och öka det administrativa närstödet för enhetschefer Stödja nya enhetschefer i sin yrkesroll Åtgärder - Förstärk det kvalificerade HR- stödet (ADATO, offentliga jobb o.dyl.) - Tydliggöra uppdrag och förväntningar mellan enhetschef och HR. - Särskilda rekryteringsspecialister för stöd i rehabilitering - Kvalificerade administratörer - Verksamhetsanpassa ledarskapsutbildningar för chef Effekthemtagning: Chefer är mer närvarande i det dagliga arbetet och har förstärkt stöd av specialister och administratörer. Investering/finansiering - Medel för ledarskapsutbildning avsätts i kompetensförsörjningsanslaget Uppföljning: