Förslag på åtgärder för att säkerställa en god arbetsmiljö inom socialtjänsten

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 1135/15 Område HR Avdelning HR Maria Tuvegran Telefon E-post: Förslag på åtgärder för att säkerställa en god arbetsmiljö inom socialtjänsten Förslag till beslut I kommunstyrelsen 1. Stadsledningskontorets uppdrag att återkomma med förslag på åtgärder för att säkerställa en god arbetsmiljö inom socialtjänsten som erhölls av kommunstyrelsen den 10 juni förklaras slutfört. 2. Anta handlingsplan med förslag till åtgärder på central nivå samt uppmana nämnderna att värdera och göra prioriteringar utifrån sina förutsättningar i frågor på lokal nivå. Sammanfattning Kommunstyrelsen gav ( 751 dnr 1433/12) stadsledningskontoret i uppdrag att utreda socialtjänsten i staden. Detta resulterade i en rapport Struktur och arbetssätt inom socialtjänsten med ett antal rekommendationer som stadsdelarna arbetat med. Trots detta arbete fortsätter arbetsmiljön att vara ansträngd och personalrörligheten att vara hög inom socialtjänsten. Stadsledningskontoret har därför, enligt beslut i kommunstyrelsen , fått i uppdrag att ta fram ytterligare åtgärder för att säkerställa en god arbetsmiljö inom socialtjänsten vilket avgränsats till myndighetsutövning inom IFO/funktionshinder. En nulägesbeskrivning och handlingsplan har arbetats fram i bred förankring och innehåller åtgärder som rör arbetsorganisation, trygghet i yrkesrollen, delaktighet och möjlighet att påverka, minska personalomsättningen och få erfarna att stanna i yrket samt enhetschefers förutsättningar att leda verksamhet och medarbetare. I handlingsplanen framgår vilka åtgärder som leds och samordnas centralt och vilka åtgärder som hanteras lokalt i respektive förvaltning. För att få effekt på arbetsmiljön är det av största vikt att varje nämnd gör sin egen analys och prioritering av åtgärder utifrån sitt ansvar för verksamheten. Uppföljning görs inom ramen för stadens ordinarie uppföljningsprocess. Ekonomiska konsekvenser Beräkning av ekonomiska konsekvenser har gjorts för de åtgärder som leds och samordnas centralt. I bilaga 2 framgår vilka åtgärder som redan är finansierade i kompletteringsbudget 2016 (5 mkr) samt i budget 2017 (5 mkr). För en del åtgärder kommer medel att äskas ur det kommuncentrala anslaget I handlingsplanen finns åtgärder som innebär att en specifik fråga behöver utredas. Utredningen kommer då att 1(4)

2 innehålla kostnadsberäkning och i de fall finansiering krävs kommer det att lyftas och avvägas i stadens ordinarie beredning av budget. Barnperspektivet Barnperspektivet är tillgodosett genom att handlingsplanen syftar till att förbättra arbetsmiljön för socialsekreterare som möter barn och unga och därmed öka kvaliteten i verksamheten. Jämställdhetsperspektivet Verksamheten är starkt kvinnodominerad och många socialsekreterare är unga och i barnafödande ålder vilket gör att det är en hög andel föräldralediga. Detta är en starkt bidragande orsak till hög rörlighet och många vikarier. De åtgärder i handlingsplanen som syftar till att stabilisera personalsituationen och öka andelen tillsvidareanställda är viktiga ur jämställdhetsperspektiv och bidrar till att minska stressen för alla på enheten. Mångfaldsperspektivet De åtgärder som ingår i handlingsplanen gäller alla socialsekreterare oavsett bakgrund, könsidentitet eller sexuell läggning. Miljöperspektivet Några förslag till åtgärder i handlingsplanen berör digitalisering, tekniska lösningar och användning av modern teknik för att socialsekreterare enkelt och smidigt ska kunna medverka i olika samverkansorgan. Detta kan leda till minskade transporter då arbetsuppgiften lättare kan utföras på plats. Även översyn av lokalernas geografiska placering och om möjligt förtäta kan leda till minskade transporter och på sikt minskad miljöpåverkan. Omvärldsperspektivet En studie vid Akademien för Arbetsliv och hälsa vid Högskolan i Gävle (2016) med titeln Socialsekreterares arbetsvillkor vad bidrar till arbetstillfredsställelse och stabilitet? med Pia Tham som projektledare har som syfte att undersöka socialsekreterares arbetsmiljö genom enkäter och intervjuer. Målet är att hitta de faktorer som är avgörande för att socialsekreterare trivs och stannar på sin arbetsplats. Studien kommer att vara klar i augusti Redan nu finns preliminära resultat som visar att socialsekreterares villkor försämrats de senaste elva åren. Framförallt är försämringarna arbetets krav, arbetsmängd och tid för klientkontakter. Arbetet har blivit betydligt mer specialiserat. Socialsekreterare utreder och har inte utrymme att arbeta med exempelvis råd och stöd. Mer arbetstid läggs på utredningar och att fylla i dokument. Det påverkar trivseln och arbetshälsan. Regeringens nationella samordnare för den sociala ungdomsvården, Cecilia Grefve, har ett uppdrag av utforskande karaktär som ska rapporteras till barn-, äldre och jämställdhetsministern var tredje månad. Cecilia Grefve ska i en slutrapport våren 2017 summera hur socialtjänstens arbete med barn och unga kan fungera på bästa sätt på kommunal, regional och nationell nivå. Bilaga 1 Nulägesbeskrivning arbetsmiljö myndighetsutövning IFO/funktionshinder Bilaga 2 Handlingsplan arbetsmiljö myndighetsutövning IFO/funktionshinder Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2(4)

3 Ärendet Kommunstyrelsen gav stadsledningskontoret i uppdrag att återkomma med förslag på åtgärder för att säkerställa en god arbetsmiljö inom socialtjänsten. Bakgrund Kommunstyrelsen gav ( 751 dnr 1433/12) stadsledningskontoret i uppdrag att utreda socialtjänsten i staden. Detta resulterade i en rapport Struktur och arbetssätt inom socialtjänsten med ett antal rekommendationer som stadsdelarna arbetat med. Trots detta arbete fortsätter arbetsmiljön att vara ansträngd och personalrörligheten att vara hög inom socialtjänsten, varför stadsledningskontoret gavs detta nya uppdrag. Stadsledningskontoret har tolkat uppdraget att gälla myndighetsutövning inom IFO/funktionshinder. Yrkesgrupper som berörs är således socialsekreterare, 1:e socialsekretare samt enhetschefer. Socialsekreterares villkor har förändrats och arbetsbelastningen ökat de senaste tio åren. Framförallt är det förändringar i arbetets krav, arbetsmängd och mindre tid för klientkontakter som påverkat socialsekreterares arbetsmiljö. Mer arbetstid läggs på utredningar och utrymmet för exempelvis råd och stöd minskar. Detta påverkar arbetstillfredsställelse och skapar stress och frustration. Socialsekreterarens arbete har blivit betydligt mer specialiserat samtidigt som socionomutbildningen blivit mer generell. Det gör att behovet av yrkesintroduktion för nyexaminerade är mer omfattande än tidigare. Chefer beskriver också en ond cirkel kring personalomsättningen. När arbetsplatsen fått en hög personalomsättning blir det allt fler nyutexaminerade och medarbetare med kort yrkeserfarenhet som inte har möjlighet att stötta varandra då ökar personalomsättningen än mer. Även chefers förutsättningar att leda verksamhet och medarbetare har förändrats. Utifrån denna bakgrund har följande huvudområden identifierats som ingår i handlingsplanen. Arbetsmiljöfrågorna inom IFO/funktionshinder har sammanfattats i fem huvudområden: Arbetsorganisation Trygghet i yrkesrollen Delaktighet och möjlighet att påverka Minska personalomsättningen och få erfarna att stanna i yrket Enhetschefers förutsättningar att leda verksamhet och medarbetare År 2012 fick stadsledningskontoret i uppdrag att ta fram en rapport för att förbättra förutsättningarna för socialsekreterare i staden. Den landade i ett antal rekommendationer som stadsdelarna följt i sitt arbete med att förbättra arbetsmiljön för stadens socialsekreterare. Trots det fortsätter arbetsmiljön att vara ansträngd och personalrörligheten att vara hög. Arbetssätt och uppföljning Arbetet har skett i bred förankring med stadsdelar och social resursförvaltning. En styrgrupp med sektorschefer, områdeschefer och HR- chefer har lett arbetet. En arbetsgrupp med socialsekreterare, 1:e socialsekreterare, enhetschefer och HRspecialister har tagit fram förslag på åtgärder i handlingsplanen. Under arbetets gång har dialog förts med representanter från SSR och Vision. Samverkan i CSG har skett via mail den 13 september Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3(4)

4 En nulägesbeskrivning av IFO/funktionshinders (myndighetsutövning) uppdrag och förutsättningar utifrån ett arbetsmiljöperspektiv har tagits fram (se bilaga 1). I dokumentet beskrivs de (5 områden) prioriterade arbetsmiljörelaterade utvecklingsfrågorna för verksamheten. Med stöd av dokumentet har arbetsgruppen formulerat vilka förbättringar som krävs för att förbättra arbetsmiljön och konkretiserat förslag på åtgärder i en handlingsplan. Handlingsplanen innehåller åtgärder som leds och samordnas centralt medan andra hanteras lokalt i respektive förvaltning. Varje nämnd uppmanas att göra sin egen analys och prioritering av åtgärder. Uppföljningen görs inom ramen för stadens ordinarie uppföljningsprocess. Att arbete sker enligt handlingsplanen (se bilaga 2) följs upp årligen. Uppföljning av förväntade effekter görs i samband med kvalitetsrapporten som (enligt nuvarande process) görs vartannat år. I de fall åtgärderna är av strukturell karaktär kan det ta flera år innan effekthemtagning kan utläsas. Stadsledningskontoret Maria Tuvegran Planeringsledare Marita Schwartz Avdelningschef Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4(4)

5 Nulägesbeskrivning arbetsmiljö myndighetsutövning IFO/funktionshinder Inledning Stadsledningskontoret (SLK) har fått i uppdrag av KS att återkomma med förslag på åtgärder för att säkerställa en god arbetsmiljö inom socialtjänsten. Detta dokument är en nulägesbeskrivning av myndighetsutövning inom IFO/funktionshinders uppdrag och förutsättningar utifrån ett arbetsmiljöperspektiv. I dokumentet beskrivs de prioriterade arbetsmiljörelaterade utvecklingsfrågorna för verksamheten. Med stöd av underlaget har arbetsgruppen formulerat vad som krävs för att förbättra arbetsmiljön och konkretiserat förslag på åtgärder i en handlingsplan (se separat handlingsplan). Handlingsplanen innehåller åtgärder som leds och samordnas centralt medan andra hanteras lokalt i respektive förvaltning. Varje nämnd gör sin egen analys och prioritering av åtgärder. 1. Bakgrund - uppdrag och förutsättningar Socialtjänsten har ett särskilt ansvar för de utsatta grupper som inte kan ta vara på sina rättigheter och som inte har förmåga att göra de ofta komplicerade val som förväntas. Individ- och familjeomsorgen och funktionshinder är en del av socialtjänsten och kännetecknas av myndighetsutövning och utförande av insatser inom områdena barn och unga, ekonomiskt bistånd, vuxna och funktionshinder. Utöver myndighetsutövning och utförande bedrivs ett omfattande förebyggande och stödjande arbete för utsatta grupper i samhället, i samarbete med andra myndigheter och civilsamhället. Digitaliseringens möjligheter och hinder Socialtjänsten har under de senaste åren mött nya och fler målgrupper. Nya målgrupper kräver nya lösningar på problem och ökad flexibilitet när det gäller bemötande, metoder och arbetssätt. Kopplingen till forskning och teknisk innovation är en av många utmaningar som kommer att krävas för en framtida socialtjänst. Sektorn behöver tänka nytt och använda digitaliseringens möjligheter för att inte halka efter i den utveckling som sker i samhället i övrigt. Teknikutveckling har alltid inneburit förändringar och ofta utmaningar i arbetslivet men genom digitaliseringen öppnas också helt nya möjligheter och ökad brukarmedverkan. 1

6 Ökade kvalitetskrav Socialstyrelsen har föreskrivit att kommuner ska ha ett ledningssystem för kvalitet inom socialtjänsten. Detta arbete är omfattande och inbegriper hela socialtjänsten och ställer krav på ett mer systematiserat sätt att arbeta med kvalitetsfrågor än tidigare. I budgetpropositionen 2012/13:1 har regeringen lagt fram ett flertal förslag för att motverka fusk och överutnyttjande främst inom området personlig assistans. Förslagen innebär att kommunens organisation i ett framtidsperspektiv måste kunna möta de krav som ställs på kontroll och uppföljning. Individuell plan I princip samtliga personer, som har beslut om insatser enligt LSS och SoL, ska ha en individuell plan. Detta innebär att den enskilde individen kommer att få ett större inflytande över de insatser som man beviljats och kan innebära att kommunen behöver ha ett större och mer varierat utbud av insatser. Utökade målgrupper Ensamkommande barn Göteborgs stads höga mottagande av ensamkommande barn medför påfrestningar både för verksamhet och personal. Myndighetsutövningen kring dessa barn är omfattande och tar mer arbetstid i anspråk än vad som är gängse för barn som ska placeras. En av svårigheterna som rapporteras är att det saknas asylboenden och att den enskilde handläggaren måste utarbeta egna lösningar. Att verkställa boendealternativ för målgruppen ensamkommande har försvårats under Inför 2016 och 2017 är bedömningen att boendealternativ för familjeåterföreningar kommer att behövas. Detta är en angelägen fråga för hela staden och kräver resurser och insatser från flera huvudmän. Det är inte en fråga enbart för socialtjänsten. Barnfamiljer utan bostad Främst är det akut boende för personer som inte behöver annat stöd än hjälp till boende (för t ex barnfamiljer och personer som drabbats av våld i nära relationer). Detta ger verksamheterna, förutom höga kostnader, också problem med att barnfamiljer tvingas flytta runt på vandrarhem och hotell, vilket inte är någon bra uppväxtmiljö för barnen. Barnrättsperspektivet åsidosätts. Gemensamt utvecklingsarbete Under de senaste åren har stadsledningskontoret utrett och samordnat gemensamt utvecklingsarbeten. Rapporten struktur och arbetssätt inom socialtjänsten ( kommissionen ) innehöll sju rekommendationer för stadsdelsförvaltningarna och social resursförvaltning att arbeta vidare med. Målgrupperna för rapporten var myndighetsutövning barn och unga samt försörjningsstöd. Rekommendationerna i rapporten gäller dock all myndighetsutövning 2

7 i verksamheten. Förvaltningarna arbetar i enlighet med rapportens rekommendationer och vi kan bl.a. se att antal medarbetare per chef har minskat och antalet 1:e socialsekreterare ökat. Utöver det så har staden utökat plattformsarbetet och fortsatt fördjupa den stadengemensamma introduktionen för socialsekreterare. En gemensam kompetensförsörjningsplan har tagits fram där professionalitet, hög personalrörlighet, samverkan och samarbete samt möta nya målgrupper lyftes fram som stora utmaningar för myndighetsutövning. Gemensamma utbildningsinsatser inom plattformsarbetet har identifierats och kommer att förverkligas under hösten Uppdraget i KF:s budget om: Utredning om möjligheterna att inrätta en utvecklingsenhet för socialtjänsten som en resurs för chefer och medarbetare har överlämnats till KS. Stadsledningskontoret bedömer att det finns behov av att inrätta en utvecklingsenhet och att den kan bidra till utvecklingen av socialtjänsten, medverka till att stadens invånare får likvärdig service samt bidra genom till en förbättrad arbetsmiljö genom samordning inom staden. 2. Arbetsmiljöfaktorer Arbetsorganisation Förändringar i socialtjänstlagen har inneburit utökat ansvarsområde för socialtjänstens handläggare samtidigt som kraven på uppföljning har ökat, vilket medför mer administration. Socialsekreterares kringarbetsuppgifter gör att för lite tid kan ägnas åt klientkontakter, vilket skapar frustration och stress. Socialsekreterare upplever en hög arbetsbelastning och för lite tid till återhämtning. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron är inte anmärkningsvärt hög, men har ökat de senaste tre åren i ungefär samma takt som i övriga verksamheter. Den korta sjukfrånvaron ligger runt 2 % och är relativt jämnt fördelat i de olika åldersintervallen, men den långa sjukfrånvaron ökar med stigande ålder och det är också här den största ökningen skett är den totala sjukfrånvaron 8,1 % jämfört med 8,7 % för kommunen totalt. Sjukfrånvaron bland högskoleutbildade är generellt lägre än i andra yrkesgrupper och i den jämförelsen ligger sjukfrånvaron bland socialsekreterare på ungefär samma nivå. (Sjuksköterskor8,1 %, biståndsbedömare 9,2 %, förskollärare10,3 %). Dock gör sjukfrånvaron i kombination med andra frånvaroorsaker att socialsekreterare sammantaget har en hög frånvaro. Även sjukfrånvaron bland förste socialsekreterare ökar, men ligger ca en procentenhet lägre än socialsekreterare. Socialsekreterares arbetsvillkor - vad bidrar till arbetstillfredsställelse och stabilitet? Studien Socialsekreterares arbetsvillkor vad bidrar till arbetstillfredsställelse och stabilitet? där Pia Tham är projektledare har i syfte att undersöka socialsekreterares arbetsmiljö genom enkäter och intervjuer. Målet är att hitta de faktorer som är avgörande 3

8 för att socialsekreterare trivs och stannar på sin arbetsplats. Studien kommer att vara klar sista augusti Redan nu finns preliminära resultat som visar att socialsekreterares villkor försämrats de senaste elva åren. Framförallt är försämringarna arbetets krav, arbetsmängd och tid för klientkontakter. Arbetet har blivit betydligt mer specialiserat. Socialsekreterare utreder och har inte utrymme att arbeta med exempelvis råd och stöd. Mer arbetstid läggs på utredningar och att fylla i dokument. Det påverkar trivseln och arbetshälsan. Arbetsledare beskriver också en ond cirkel kring personalomsättningen. När arbetsplatsen fått en hög personalomsättning blir det allt fler nyutexaminerade och medarbetare med kort yrkeserfarenhet som inte har möjlighet att stötta varandra då ökar personalomsättningen än mer. I de arbetsgrupper där trivseln var hög och personalomsättningen låg handlade det ofta om att det fanns en bra stämning i arbetsgruppen, kollegor trivdes och stöttade varandra och framförallt, hade en bra och tydlig ledning. Regeringens nationella samordnare för den sociala barn- och ungdomsvården Regeringens nationella samordnare för den sociala ungdomsvården är Cecilia Grefve. Uppdraget är av utforskande karaktär och ska rapporteras till barn-, äldre och jämställdhetsministern var tredje månad. Cecilia Grefve ska i en slutrapport våren 2017 summera hur socialtjänstens arbete med barn och unga kan fungera på bästa sätt på kommunal, regional och nationell nivå. Trygghet i yrkesrollen Att arbeta med myndighetsutövning ställer stora krav på yrkeskunnande och på ett professionellt förhållningssätt. Socionomutbildningen är en generalistutbildning och inte en yrkesutbildning. En god yrkesintroduktion är av avgörande betydelse för att medarbetare ska känna trygghet i sin yrkesroll. Många av verksamhetens medarbetare har begränsad erfarenhet av yrket och många med erfarenhet lämnar yrket, vilket ger sämre förutsättningar att introducera och handleda nyanställda. Detta gör att arbetsbelastningen ökar. Upplevelsen av höga krav i arbetet (arbetstyngd) och brist på återhämtning skapar stress som i sin tur leder till ohälsa. Centrala reservationen avseende socialsekreterares arbetssituation I budget 2016 finns 5 mkr avsatta för insatser avseende socialsekreterarnas arbetssituation med utgångspunkt i kommissionens rekommendationer. Insatserna har två inriktningar, bemanning av verksamheten och att höja kompetensen hos framförallt oerfarna socialsekreterare. Innehållet tar utgångspunkt i både kommissionens rekommendationer samt kompetensförsörjningsplanen för myndighetsutövning

9 Personalstruktur Socialsekreterare är kommunens yngsta yrkesgrupp. En fjärdedel av socialsekreterarna i tjänst är 30 år eller yngre och är i princip nyexaminerade eller har mycket kort erfarenhet. Medelåldern är 40,2 år och har dessutom sjunkit flera år i rad, (lärare grundskola 45,5, sjuksköterska 46,3). Medelåldern bland förste socialsekreterare är 47,6 år. Socialsekreterare är en starkt kvinnodominerad yrkesgrupp; 84 % kvinnor och 16 % män. Många är i barnafödande ålder och socialsekreterare har högst andel föräldralediga (8,3 %) jämfört med andra yrkesgrupper i kommunen (lärare grundskolan 4,6 %, sjuksköterska 5,4 %) Många av de som rekryteras är unga med begränsad erfarenhet. Eftersom rekryteringsbehoven är stora innebär det att mycket resurser (tidsmässigt och personellt) måste avsättas för introduktion av nyanställda både i yrket och på arbetsplatsen men också för att återintroducera medarbetare som återgår i tjänst efter föräldraledighet eller annan ledighet. Andelen rekryteringar till tidsbegränsade anställningar har minskat kraftigt under 2015 till förmån för tillsvidareanställningar. Det beror på utökad verksamhet, men också på att man istället för tidsbegränsade anställningar gör tillsvidareanställningar för ersättare vid lång frånvaro ex. föräldraledigheter. Delaktighet och möjlighet att påverka En viktig faktor för att känna tillfredsställelse i arbetet är delaktighet och möjlighet att påverka i det dagliga arbetet. Medarbetarenkäten Precis som hela SDF visar medarbetarenkäten på en upplevd hög arbetsmängd 3.0 samtidigt som möjligheten till återhämtning upplevs låg 2.9 (Jfr. SDF 3.0/2.8, förskolan 2.7/2.5, grundskolan 2.6/2.5) 2015 års medarbetarenkät visar att resultatet på möjligheten till återhämtning ha sänkts något i relation till Det som utmärker IFO:s resultat jämfört med SDF i sin helhet är den organisatoriska tilliten (förtroende mellan ledning och medarbetare) samt utveckling och förnyelse som har ett lägre resultat än SDF i sin helhet. Grundskolan har ett liknande resultat medan förskolan har ett bättre resultat än både myndighetsutövning och SDF i sin helhet. Minska personalomsättningen och få erfarna att stanna kvar i yrket En viktig faktor för att förbättra arbetsmiljön för befintlig personal är att minska personalomsättningen. Att få medarbetare att stanna och utvecklas i yrket och utveckla verksamheten skulle förhoppningsvis leda till en stabilare bemanning. Personalomsättningen Andelen erfarna, d v s de som utifrån sin ålder kan ha mer än 15 års erfarenhet har minskat de senaste tre åren och utgör nu 40 % av socialsekreterare i tjänst (jfr. lärare i grundskola 53 %, sjuksköterska 59 %). Delvis beror det på att de som rekryteras är unga, men också på att 5

10 många som skaffat sig erfarenhet lämnar kommunen på egen begäran. Andelen pensionsavgångar är mycket låg Personalomsättningen som tidigare legat på en relativt stabil nivå runt 8 % har ökat kraftigt under Det finns ingen entydig bild av varför man väljer att lämna kommunen, men socialsekreterare har en bredare arbetsmarknad än de flesta andra högskoleutbildade yrkesgrupper och det är vanligt att socionomer arbetar som HR-specialist, handläggare inom Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Migrationsverket, kuratorstjänster, andra verksamheter inom SDN o dyl. Även den kommuninterna rörligheten har ökat kraftigt under Både ökningen av personalomsättningen och den interna rörligheten behöver följas över tid för att se om det är en varaktig förändring eller om det är en topp i samband med de stora behov som uppstått i samband med flyktingsituationen under hösten Oavsett detta kommer insatser som främjar utveckling och karriär inom yrket att vara nödvändiga för att möta den externa konkurrensen, inte minst för att behålla de som skaffat sig (en viss) erfarenhet. Även bland förste socialsekreterare har det varit en ökning av rekryteringar och avgångar under Interna rekryteringar (särskilt inom egen förvaltning) är betydligt högre bland förste socialsekreterare än bland socialsekreterare. Den externa rekryteringen till förste socialsekreterare utgör enbart 25 % av den totala rekryteringen, vilket visar på att detta är en karriärväg för många av stadens socialsekreterare. 70 % av de som rekryterades till förste socialsekreterare var 40 år eller äldre. Övertid och fyllnadstid för socialsekreterare utgör 0,2 % av den arbetade tiden vilket är något lägre än för kommunen totalt. Det har legat på samma nivå de senaste tre åren. (Som jämförelse sjuksköterskor 1,8 % och ingenjörer/tekniker 1,9 %) 6

11 Nya befattningar och yrkesroller I flera stadsdelar har nya yrkesroller skapats för att lösgöra tid för socialsekreterare och 1:e socialsekreterare att ägna sig åt sitt huvuduppdrag (klientkontakter) samt introducera nya socialsekreterare i yrket. Exempel på nya yrkesroller är Introduktionssamordnare, Seniorhandläggare, Särskilt kvalificerad socialsekreterare och Placeringskoordinator. Några stadsdelar har också kortare traineeprogram för oerfarna socialsekreterare. Lönebildning Rapporten Struktur och arbetssätt inom socialtjänsten belyser även området Lönebildning. Att analysera behov av lönesatsningar för att behålla medarbetare med erfarenhet och hög kompetens lyfts fram. Satsningar, i förhållande till de flesta andra yrkesgrupper, har gjorts i de senaste årens löneöversyn. Efter löneöversyn 2015 kan ändå konstateras att socialsekreterare i BASintervall H inte fått en bättre måluppfyllelse, jämfört med den lönepolitiska målbilden, än tidigare år. Motsvarande gäller också för socialsekreterare i BAS-intervall G. Under 2015 noteras en anmärkningsvärt hög personalrörlighet i socialsekreterargruppen. Ersättningsrekrytering för de som slutar i staden är lika hög som för de som byter anställning inom staden. Röligheten mellan förvaltningar kan ses som positiv då kompetensen behålls inom kommunen och att medarbetare ser möjlighet till utveckling och karriär inom staden. För enskilda förvaltningar kan det dock vara ett stort bekymmer att tappa erfarna medarbetare. Rörligheten påverkar den ansträngda arbetsmiljösituation som både chefer och medarbetare har. Att arbeta med lönebildningsfrågan för att både behålla och kunna rekrytera medarbetare med rätt kompetens är därför ur flera aspekter en viktig fråga. Nylönesättning där hänsyn tas till uppdragets svårighetsgrad, medarbetarens kvalifikationer, förvaltningens lönestruktur i gruppen och eventuella planerade åtgärder för gruppen är en viktig del av 7

12 lönebildningsarbetet. Idag påtalar många chefer att nylönesättningarna tenderar att resultera i ett högre löneläge för nyanställda än tidigare och att detta i sin tur kan ge en något skev bild i den totala lönestrukturen. I detta skede blir det än viktigare att förvaltningarna utarbetar en långsiktig strategi för att åstadkomma konkurrenskraftiga löner för gruppen som helhet. Detta för att kunna behålla medarbetare med den kompetens och erfarenhet som verksamheten behöver. Svårigheten i ett sådant arbete är dock att klara de kostnadsökningar detta medför. Därför måste diskussioner föras om hur lönebildningsfrågorna kommer in i förvaltningars ekonomistyrning. Bland annat behöver bredare beräkningar för löneökningar och totala kostnader för löner göras. Hänsyn kan t ex tas till kostnader för personalomsättning och brister i måluppfyllelse. För att få en bild av hur nylönesättningar görs, följer staden de kommuninterna rekryteringarna av tillsvidareanställda kontinuerligt. Bilden av dessa rekryteringar under senare delen av 2015 visar att nedarbetare i något högre utsträckning än tidigare får högre löner vid nylönesättningen. Den rekryterande förvaltningens befintliga lönestruktur och rekryteringssvårigheter påverkar naturligtvis denna nylönesättning. Kompetensförsörjningen inom myndighetsutövning IFO/funktionshinder Kompetensförsörjningen inom myndighetsutövning IFO/funktionshinder är inget unikt för staden utan ett nationellt problem. SKL:s rapport om Rekryteringsläget inom socialtjänsten/barn och unga samt ekonomiskt bistånd, december 2015, uppger 87 procent av kommunerna inom ekonomiskt bistånd respektive 98 procent inom barn och unga att de har svårt att rekrytera erfarna socialsekreterare. 2 Det ökade flyktingmottagandet under 2015 har lett till en ökning av arbetsbelastningen inom socialtjänsten, särskilt inom området barn och unga. En majoritet av kommunerna anser att delar av socialsekreterarnas arbetsuppgifter kan utföras av andra yrkesgrupper. Det handlar exempelvis om arbetsuppgifter som administration och dokumentation, transporter, leta platser, skrivhjälp samt enklare handläggning. Det framhålls att det behöver tydliggöras vilka arbetsuppgifter som kan utföras av andra. SKL kommer, tillsammans med kommunerna, att se över vilka nya yrkesroller och kompetenser som kan komplettera socialsekreterarna. Kommunerna menar att de viktigaste åtgärderna för att lösa rekryteringssituationen handlar om att göra myndighetsutövning attraktivt, förbättra introduktionen av nyanställda och öka antalet tillsvidareanställda. 3 2 Rekryteringsläget inom socialtjänsten, Sveriges Kommuner och Landsting, SKL:s rapport Rekryteringsläget inom socialtjänsten/barn och unga samt ekonomiskt bistånd, december

13 Enhetschefers förutsättning att leda verksamhet och medarbetare Att styra och leda den dagliga verksamheten är centralt för att skapa en god arbetsmiljö för personalen. Detta är särskilt viktigt när många medarbetare har begränsad erfarenhet i yrke. Den höga personalrörligheten i verksamheten tvinga chefer att ägna en stor del av sin arbetstid åt att rekrytera och introducera nya medarbetare vilket gör att tiden att leda och styra (bl.a. handleda medarbetare) verksamheten minskar. Chefers förutsättningar I kommunens olika verksamheter påverkas chefers egen arbetsmiljö och arbete av uppdrag, bemanning, regelverk, styrdokument m m och de strukturella förutsättningarna skiljer sig åt mellan olika verksamheter. Personalgruppens sammansättning och rörlighet (se ovan) i förhållande till uppdraget, snarare än antalet anställda per chef, är av stor betydelse för enhetschefernas arbetssituation. Hög rörlighet och långa introduktionstider innebär att chefer behöver lägga mycket tid på själva rekryteringsförfarandet; skriva annons, läsa ansökningar, göra urval, genomföra intervjuer, fatta beslut, anställa, förhandla lön samt planera och genomföra introduktionen. Insatser som är inriktade på att avlasta chefers arbete i samband med själva rekryteringen samt för introduktion och handledning skulle sannolikt få effekter på både chefers och medarbetares arbetsmiljö. Antal enhetschefer i tjänst har ökat under 2015 och antal anställda per chef minskat från 22 till 19. Det är lägre än jämfört med andra verksamheter inom SDF där snittet är medarbetare per chef. Även antal förste socialsekretare har ökat de senaste fyra åren (från 66 till 99). På övergripande nivå är proportionen en förste per 12 socialsekreterare (rekommendation i kommissionen är 8-10). Det har varit en stor omsättning bland enhetschefer och områdeschefer inom IFO under flera år. Byte av chef påverkar hela organisationen och normalt räknar man med att det tar upp till ett år för en ny chef att vara i full produktion. Successivt under det första året blir en nyanställd chef givetvis mer och mer produktiv men den sammantagna kostnaden för hela rekryteringsprocessen av en ny chef med introduktion, mentorskap och introduktion beräknas motsvara cirka ett års lönekostnad. Även en nyanställd chef med tidigare chefserfarenhet måste sätta sig in i en ny organisationskultur med nya rutiner, nya stödfunktioner, lära känna nya kollegor, egna chefer och medarbetare, nya brukare och nya samverkanspartners. Kombinationen många nyanställda och oerfarna socialsekreterare och hög rörlighet bland chefer gör att pågående utvecklings- och förändringsarbete kan försenas eller stanna av. Chefsenkäten Chefsenkäten för hela SDF visar på ett lägre resultat än hela staden. Det som skiljer IFO/funktionshinder mot SDF totalt är framförallt utveckling och förnyelse där kompetensutveckling sticker ut (jfr SDF 3.7 och IFO 3.2) samt arbetsmängd och möjlighet till återhämtning (jfr. SDF 52 och IFO 47). Detsamma gäller den organisatoriska tilliten som framförallt handlar om förtroendet mellan förvaltningsledning och verksamhet. 9

14 På frågan om antal medarbetare per chef har IFO ett bättre resultat än SDF i sin helhet. 3. Sammanfattande slutsatser - prioriterade arbetsmiljörelaterade utvecklingsfrågor Arbetsorganisation Förändringar i socialtjänstlagen har inneburit utökat ansvarsområde för socialtjänstens handläggare samtidigt som kraven på uppföljning har ökat, vilket medför mer administration. Socialsekreterares kringarbetsuppgifter gör att för lite tid kan ägnas åt klientkontakter, vilket skapar frustration och stress. Socialsekreterare upplever en hög arbetsbelastning och för lite tid till återhämtning. Trygghet i yrkesrollen Att arbeta med myndighetsutövning ställer stora krav på yrkeskunnande och på ett professionellt förhållningssätt. Socionomutbildningen är en generalistutbildning och inte en yrkesutbildning. En god yrkesintroduktion är av avgörande betydelse för att medarbetare ska känna trygghet i sin yrkesroll. Många av verksamhetens medarbetare har begränsad erfarenhet av yrket och många med erfarenhet lämnar yrket, vilket ger sämre förutsättningar att introducera och handleda nyanställda. Detta gör att arbetsbelastningen ökar. Upplevelsen av höga krav i arbetet (arbetstyngd) och brist på återhämtning skapar stress som i sin tur leder till ohälsa. Delaktighet och möjlighet att påverka En viktig faktor för att känna tillfredsställelse i arbetet är delaktighet och möjlighet att påverka i det dagliga arbetet. Minska personalomsättningen och få erfarna att stanna kvar i yrket En viktig faktor för att förbättra arbetsmiljön för befintlig personal är att minska personalomsättningen. Att få medarbetare att stanna och utvecklas i yrket och utveckla verksamheten skulle förhoppningsvis leda till en stabilare bemanning. Enhetschefers förutsättning att leda verksamhet och medarbetare Att styra och leda den dagliga verksamheten är centralt för att skapa en god arbetsmiljö för personalen. Detta är särskilt viktigt när många medarbetare har begränsad erfarenhet i yrke. Den höga personalrörligheten i verksamheten tvinga chefer att ägna en stor del av sin arbetstid åt att rekrytera och introducera nya medarbetare vilket gör att tiden att leda och styra (bl.a. handleda medarbetare) verksamheten minskar. 10

15 Nyckeltalsbilaga Sammanställningarna nedan innehåller relevanta nyckeltal som går att följa över en treårsperiod för fördjupad analys. Socialsekreterare (inkl. socialresursförvaltning NYCKELTAL DIFF SOCIALSEKRETERARE 2015 Bemanning Tillsvidareanställda Tidsbegränsat anställda Andel kvinnor i tjänst 83 % 84 % 84 % 84 % Andel män i tjänst 17 % 16 % 16 % 16 % Medelålder (i tjänst) 42,2 41,9 41,4 40,7-0,7 Andel 45 år och äldre i tjänst 44,3 % 44 % 40,5 % 40,3 % - 0,2 Andel 30 år och yngre i tjänst 19 % 19,1 % 21,2 % 25 % 3,8 Externa avgångar (t v) varav med pension Externa rekryteringar** (t v) Personalomsättning tv 8,9 % 8,7 % 8,2 % 11,9 % 3,7 Intern rörlighet tv 10,5 % 11,2 % 13,3 % 22,3 % 9,0 Sjukfrånvaro 6,4 % 6,1 % 7,4 % 8,1 % 1,3 Lång sjukfrånvaro > 90 dgr. 3,3 % 2,8 % 4,2 % 4,4 % 0,2 Andel föräldralediga 8,4 % 8,6 % 8,9 % 8,3 % - 0,6 KOMPLETTERANDE NYCKELTAL SDN Antal förste socialsekr. i tjänst Antal enhetschefer i tjänst Antal administratörer i tjänst Nyckeltal chefer i stadsdelsförvaltningar (social resursförvaltning ingår ej ) Enhetschefer Individ- och familjeomsorg Genomsnittligt antal anställda per chef Antal chefer i tjänst Andel kvinnor 83% 78% 78% 74% Andel män 17% 22% 22% 26% Medelålder 51 51,6 52,3 50,7 andel under 40 år 15% 10% 5% 11% andel 60 år äldre 39,5% 22% 23% 16% Utrikes födda 11,4% 11% 11% 5,5% Rekrytering Avgång varav pensionsavgångar Chefsomsättning 21,5% 16% 15% 31% Sjukfrånvaro 2,4% 3,3% 4,8% 4,7% NMI på områdesnivå HME på områdesnivå

16 Handlingsplan arbetsmiljö inom myndighetsutövning IFO/funktionshinder För att stödja verksamhetens systematiska arbetsmiljöarbete på stadenövergripande nivå tas handlingsplan för att förbättra arbetsmiljön fram. Det är en del i stadens systematiska arbetsmiljöarbete och utgör ett planeringsunderlag för förvaltningarnas lokala arbetsmiljöarbete där varje nämnd gör sin egen analys och prioritering av aktiviteter. Utifrån nulägesbeskrivning arbetsmiljö (se bilaga) har verksamheten identifierat ett antal arbetsmiljörelaterade utvecklingsfrågor. I denna handlingsplan beskrivs vad som krävs för att förbättra arbetsmiljön samt förslag på åtgärder. Varje utvecklingsfråga inleds med en beskrivning om varför den är viktig. Det är dels ett stöd för att motivera insatserna, dels ett stöd för att bättre kunna beskriva vad vi behöver göra. Arbetsmiljöfrågorna inom myndighetsutövning IFO/funktionshinder har sammanfattats i fem huvudområden: Arbetsorganisation Trygghet i yrkesrollen Delaktighet och tillit till ledningen Minska personalomsättningen och få erfarna att stanna i yrket Enhetschefers förutsättningar att leda verksamhet och medarbetare

17 Uppföljning av handlingsplan Uppföljningen kommer att göras inom ramen för stadens ordinarie uppföljningsprocess. Uppföljning av att arbete sker enligt handlingsplanen görs årligen. Uppföljning av förväntade effekter görs i samband kvalitetsrapporten som (enligt nuvarande process) görs vartannat år. I de fall åtgärder som ingår i planen är av strukturell karaktär tar det ofta flera år innan de får mätbara effekter. 1. Arbetsorganisation Förändringar i socialtjänstlagen har inneburit utökat ansvarsområde för socialtjänstens handläggare samtidigt som kraven på uppföljning har ökat, vilket medför mer administration. Socialsekreterares kringarbetsuppgifter gör att mindre tid kan ägnas åt klientkontakter, vilket skapar frustration och stress. Socialsekreterare upplever en hög arbetsbelastning och för lite tid till återhämtning. Utvecklingsområde med bäring på bättre arbetsmiljö Skapa förutsättningar för socialsekreterare att ägna sig åt sitt huvuduppdrag (tid till klientkontakter) Åtgärder Central ledning och samordning - Utreda förutsättningarna för att skapa nya verksamhetsgemensamma yrkesroller/kompletterande kompetenser som komplement och avlastning av socialsekreterare samt se över hur arbetet kan organiseras mer kompetenseffektivt (se även utvecklingsfråga 4) - Följa GR:s uppdrag att kvalitetssäkra arbetstyngdsmätningen för socialsekreterare inom barn och unga. Använda resultatet för att se över behov av motsvarande inom fler enheter. Lokal hantering - Utreda möjlighet och hinder att använda sig av nya yrkesroller/kompletterade kompetenser utifrån respektive stadsdels specifika behov - Definiera och frigöra administrativa arbetsuppgifter från socialsekreterare som kan utföras av kvalificerade administratörer Investering/ finansiering Beaktas i utredningen Analys och prioritering i nämnd

18 Anpassa arbetssättet inom myndighetsutövning för att dra nytta av digitaliseringen och förbereda oss för E-samhället fram till Med ett förändrat arbetssätt och funktionellt verksamhetsstöd som anpassats till digitaliseringen antas att tid kan frigöras för socialsekreterare åt sitt huvuduppdrag. Effektivare samverkan och samarbete inom och mellan enheter/organisationer - Arbetssätt för att mäta arbetstyngden kontinuerligt Central ledning och samordning - Utreda på vilket sätt digitaliseringen kommer att påverka arbetssätt, verksamhetsstöd (ex Treserva) och personal. Lokal hantering - Översyn av behov av teknisk utrustning (ex. bärbara datorer och telefoner) - Dialog med medarbetare om digitalisering och nytt arbetssätt. Central ledning och samordning - Kommungemensam utbildning för att öka kunskapen om våra och andra aktörers uppdrag och gränsdragningar i förhållande till IFO/funktionshinders uppdrag (sker inom ramen för plattformsarbetet). Beaktas i utredningen Analys och prioritering i nämnd Medel för utbildning är avsatt i kompletteringsbudget 2016 och budget Effekthemtagning: Socialsekreterare ägnar mer tid åt klientkontakter. Lokal hantering - Förvaltningslokal utbildning för att öka kunskap om andra funktioner och aktörer i staden och stadsdelen - Investering/översyn av konferenslokaler som underlättar för samverkan Se över enheternas geografiska placering i stadsdelen och om möjlighet förtäta. - Tekniska lösningar och modern teknik för att enkelt och smidigt kunna medverka på olika samverkansorgan Analys och prioritering i nämnd Uppföljning:

19 2. Trygghet i yrkesrollen Att arbeta med myndighetsutövning ställer stora krav på yrkeskunnande och på ett professionellt förhållningssätt. Socionomutbildningen är en generalistutbildning och inte en yrkesutbildning. God yrkesintroduktion är av avgörande betydelse för att medarbetare ska känna trygghet i sin yrkesroll. Många av verksamhetens medarbetare har begränsad erfarenhet av yrket och många med erfarenhet lämnar yrket, vilket ger sämre förutsättningar att introducera och handleda nyanställda. Detta gör att arbetsbelastningen ökar. Upplevelsen av höga krav i arbetet (arbetstyngd) och brist på återhämtning skapar stress som i sin tur leder till ohälsa. Utvecklingsområde med bäring på bättre arbetsmiljö Åtgärder Investering/ finansiering Förmedla vad socialsekreteraryrket innebär (myndighetsutövning) för socionomstudenter Bättre introduktion och inskolning av nyanställda Lokal hantering - Nyttja möjligheterna att använda studentmedarbetare med 15 timmars-avtalet för begränsade uppdrag - Bättre återkoppling till praktikanter kring förutsättningar och personlig lämplighet för yrket - Ge handledare bra förutsättningar (tid) för uppdraget Central ledning och samordning - Stadengemensamt Traineeprogram där erfarna handläggare handleder oerfarna. I programmet ingår breddningar/fördjupningar inom myndighetsutövning. - Fördjupad introduktion för socialsekretare och 1:e socialsekreterare (sker inom ramen för plattformsarbetet). Analys och prioritering i nämnd - Medel för traineeprogram avsätts i kompetensförsörjningsanslaget - Medel för fördjupad introduktion är avsatt i kompletteringsbudget 2016 och budget 2017.

20 Socialsekreterare får kontinuerlig återkoppling på sitt arbete i syfte att lära och skapa ett professionellt förhållningssätt Effekthemtagning: Socialsekreterare har ett professionellt förhållningssätt. Lokal hantering - Lokal introduktion av nyanställda och uppföljning av den - Se över förutsättningar för mentorer och handledare att genomföra uppdraget (tid) - Se över möjligheten för nyutexaminerade att få ett förberedande år Central ledning och samordning Vidareutveckla plattformsarbetet till att omfatta alla delar inom IFO/funktionshinder Lokal hantering Uppdragsdialoger, liknande det som används inom skolan, där förväntningar och uppföljning av arbetet tydliggörs kopplat till mål och avgränsningar/ begränsningar i arbetet. Analys och prioritering i nämnd Medel för plattformsarbetet är avsatt i kompletteringsbudget 2016 och budget Analys och prioritering i nämnd Uppföljning:

21 3. Delaktighet och möjlighet att påverka En viktig faktor för att känna tillfredsställelse i arbetet är delaktighet och möjlighet att påverka i det dagliga arbetet. Utvecklingsområde med bäring på bättre Åtgärder arbetsmiljö Kommunikation (både horisontell och vertikal) Lokal hantering mellan funktion och linje för att skapa en bättre - Se över den tvärfunktionella kommunikationen mellan funktion känsla av sammanhang (förvaltningsledning, chef och linje samt stadsdelens kommunikationskanaler (intranät, och medarbetare) APT, verksamhetsmöte m.fl.) Effekthemtagning: Socialsekreterare upplever en ökad delaktighet och bättre möjlighet att påverka sin arbetssituation. Investering/finansiering Analys och prioritering i nämnd Uppföljning: 4. Minska personalomsättningen och få erfarna att stanna kvar i yrket En viktig faktor för att förbättra arbetsmiljön för befintlig personal är att minska personalomsättningen. Att få medarbetare att stanna och utvecklas i yrket och utveckla verksamheten skulle förhoppningsvis leda till en stabilare bemanning. Utvecklingsområde med bäring på bättre Åtgärder Investering/finansiering arbetsmiljö Skapa karriär- och utvecklingsmöjligheter för att Central ledning och samordning Beaktas i utredningen få socialsekreterare att vilja stanna i yrket och bidra till verksamhetsutvecklingen - Utredning för översyn och samordning av nya gemensamma befattningar/roller (se även utvecklingsfråga 1) - Utred möjligheter att skapa webb-baserad avgångsenkät där resultatet kan aggregeras.

22 Öka grundbemanningen och minska beroendet av vikarier för att skapa stabilitet Effekthemtagning: En stabil grundbemanning. Uppföljning: Lokal hantering - Föra diskussion om hur lönebildningsfrågor integreras i förvaltningarnas ekonomistyrning. - Använda strukturerade avslutningssamtal för att få bättre kunskap om avgångsorsaker. - Utred möjlighet och hinder att använda sig av nya yrkesroller/kompletterade kompetenser utifrån specifika behov i stadsdelen (se även utvecklingsfråga 1 ) Central ledning och samordning - Utreda möjligheten för ett gemensamt bemanningsstöd i staden Lokal hantering - Fler tillsvidareanställningar - Definiera och lösgör administrativa arbetsuppgifter från socialsekreterare att utföras av kvalificerade administratörer (se även utvecklingsfråga 1) Analys och prioritering i nämnd Beaktas i utredningen Analys och prioritering i nämnd

23 5. Enhetschefers förutsättning att leda verksamhet och medarbetare Att styra och leda den dagliga verksamheten är centralt för att skapa en god arbetsmiljö för personalen. Detta är särskilt viktigt när många medarbetare har begränsad erfarenhet i yrke. Den höga personalrörligheten i verksamheten tvinga chefer att ägna en stor del av sin arbetstid åt att rekrytera och introducera nya medarbetare vilket gör att tiden att leda och styra (bl.a. handleda medarbetare) verksamheten minskar. Utvecklingsområde med bäring på bättre arbetsmiljö Avlasta chefer i personalärenden (rekrytering, introduktion, rehabilitering) och öka det administrativa närstödet för enhetschefer Stödja nya enhetschefer i sin yrkesroll Åtgärder Lokal hantering - Förstärk det kvalificerade HR- stödet (ADATO, offentliga jobb o.dyl.) - Tydliggöra uppdrag och förväntningar mellan enhetschef och HR. - Särskilda rekryteringsspecialister för stöd i rekrytering - Kvalificerade administratörer Central ledning och samordning - Verksamhetsanpassa ledarskapsutbildningar för chef Effekthemtagning: Chefer är mer närvarande i det dagliga arbetet och har förstärkt stöd av specialister och administratörer. Investering/finansiering Analys och prioritering i nämnd Medel för ledarskapsutbildning avsätts i kompetensförsörjningsanslaget Uppföljning: