Uppföljning med anledning av Stadsrevisionens revisionsrapport 2015

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat: Diarienummer: N /16 Förvaltningscontroller Marie Broersma Telefon: E-post: Uppföljning med anledning av Stadsrevisionens revisionsrapport 2015 Ärendet Stadsrevisionen har begärt att stadsdelsnämnden ska lämna ett yttrande över vidtagna åtgärder med anledning av Stadsrevisionens revisionsredogörelse gällande Förslag till beslut Stadsdelsnämnden Östra Göteborg föreslås besluta att godkänna förvaltningens åtgärder med anledning av Stadsrevisionens revisionsredogörelse 2015 samt att översända förvaltningens tjänsteutlåtande som eget yttrande till Stadsrevisionen. Sammanfattning Förvaltningen har vidtagit åtgärder med anledning av Stadsrevisionens samtliga nio rekommendationer. na redovisas i bilaga. Bakgrund Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar och kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig års granskning omfattade följande granskningsområden: grundläggande granskning utredningar enligt socialtjänstlagen avseende barn insatser för elever som riskerar att lämna grundskolan utan fullständiga betyg rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd via kontantkort brukarnas privata medel miljörisker i förskolan samordnad vårdplanering för sjuka äldre intern kontroll i redovisningsrutiner delårsrapport och årsbokslut Göteborgs Stad Östra Göteborg, tjänsteutlåtande 1(2)

2 Granskningen visade att delar av nämndens verksamhet hade brister som behövde åtgärdas varpå nio rekommendationer lämnades. I övrigt bedömde stadsrevisionen att nämnden bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen varit tillräcklig. Konsekvenser ur ett hållbarhetsperspektiv En fungerande intern styrning och kontroll med gemensamma processbeskrivningar och en fungerande egenkontroll är en god förutsättning för att brukare ska få sina behov tillgodosedda på ett säkert sätt samtidigt som det främjar likabehandling. Förvaltningens överväganden Förvaltningen anser att den bifogade planen redovisar verksamheternas planerade arbete för att förbättra de områden som revisionen lämnat rekommendationer kring. Samråd Pensionärsrådet och rådet för funktionshinderfrågor får möjlighet till samråd vid de möten då nämndhandlingar gås igenom. Samverkan Information har skett i förvaltningens samverkansgrupp Stadsdelsförvaltning Östra Göteborg Gitte Caous Stadsdelsdirektör Marie Broersma Tf Förvaltningscontroller Bilaga: Redovisning av åtgärder med anledning av Stadsrevisionens rekommendationer Göteborgs Stad Östra Göteborg, tjänsteutlåtande 2(2)

3 Redovisning av åtgärder med anledning av Stadsrevisionens rekommendationer 2015 Utredningar enligt socialtjänsten avseende barn Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Östra Göteborg att se till att följa socialtjänstlagens skyndsamhetskrav och tidsgräns för utredningar som avser barn. Nämnden följer månatligen upp antalet barnavårdsutredningar som är pågående, som är över 120 dagar samt utredningar som är över 200 dagar gamla. Förste socialsekreterare har ärendegenomgång en gång i månaden med varje socialsekreterare. Alla socialsekreterare som arbetar med barnavårdsärenden har fått möjlighet till skrivdagar och skrivveckor i andra lokaler i socialtjänstens regi. Flera socialsekreterare har valt att göra det för att få möjlighet att skriva utredningar. Områdeschefen har satt som mål för området att i juni 2016 inte ha några utredningar som är över 200 dagar. I december 2016 skall nämnden inte ha några sena utredningar. Konsulter är anställda och de sammanställer äldre utredningar. Områdets kvalitetsutvecklare har uppföljningsmöten med enhetscheferna samt förste socialsekreterarna i början av varje månad. På dessa möten följs mätetalen upp och utrymme finns även för att diskutera metoder för att stötta socialsekreterarna i sitt arbete. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Östra Göteborg att säkerställa att handläggning och dokumentation av utredningar som avser barn följer kraven i lagar och föreskrifter. (erna lämnades år 2014) Barn- och familjenheterna arbetar på olika sätt för att effektivisera arbetet på enheterna samt för att ha ett nära ledarskap för att kunna följa upp samtliga ärenden. Barn- och familjeenheterna har skapat en rutin gällande ärendeöverflytt mellan Mottagningsgruppen (barn 0-17 år) och de tre övriga barn- och familjegrupperna. Syftet med denna rutin är att säkerställa att samliga brukare ska ha en socialsekreterare som utreder barnens behov i god tid. Varje månad har förste socialsekreterarna en ärendegenomgång då de går igenom varje enskild handläggares tjänst/ärenden. Förste socialsekreteraren följer bland annat upp att ärendena följer rättssäkerheten samt hur handläggaren arbetar i sina ärenden. Sedan december 2015 har enheterna fördubblat antalet förste socialsekreterare för ett nära stöd till socialsekreterarna. Området har även utökat med en enhetschef. Inom kort kommer ytterligare en förste socialsekreterare anställas. Samtliga socialsekreterare som arbetar med barn genomgår just nu en utbildning i det reviderade BBIC-materialet. I det nya BBIC-materialet rekommenderas att insamlandet av information till utredningen skall ske under utredningens första 60 dagar. Planeringen är att Barn- och familjenheterna skall följa denna rekommendation. Enheternas förste socialsekreterare har arbetat med att samtliga ärenden skall ha en utredningsplan.

4 Insatser för elever som riskerar att lämna grundskolan utan fullständiga betyg Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Östra Göteborg att säkerställa att samtliga skolor har dokumenterade rutiner för arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd. Vid årsskiftet 2015/16 gjorde sektor utbildning en egenkontroll på skolenheternas elevhälsoplaner och kunde då notera att 9 av stadsdelens 12 enheter hade en för året upprättad och klar elevhälsoplan. Resterande enheter inväntade stadsdelens nya inriktningsdokument eller reviderade för tillfället befintliga planer. Merparten av rektorerna beskrev sitt förebyggande och främjande barn- och elevhälsoarbete samt hur de arbetar med extra anpassningar. I uppföljningar av kurator, psykolog och hälsosamtal framgår att många skolor arbetar aktivt med olika förebyggande och främjande aktiviteter. Egenkontrollen har också följts upp inom ramen för sektorns kvalitetsdialoger. Vid dessa ställdes frågor om enheternas främjande och förebyggande barn- och elevhälsoarbete samt hur formerna för dokumentation säkrades. Arbetet går i linje med stadsdelens nya inriktningsdokument för barn- och elevhälsa, vilket bygger på processkartorna i stadens Elevhälsans processer. Dokumentet kommer att färdigställas juni-augusti 2016 och kommer bland annat innehålla rutiner och dokumentationsstöd för extra anpassningar. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Östra Göteborg att se till att det finns rutiner för att följa upp att arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd fungerar på skolorna. I samband med kvalitetsdialogen vårterminen 2016 ställdes frågor kring upprättande och uppföljning av åtgärdsprogram och extra anpassningar. Tre av stadsdelens 12 skolenheter använde sig inte av Skolverkets blankett och uppmanades då till att göra det. Det samtalades också om hur extra anpassningar dokumenterades, vilket utgör ett stöd för uppföljning (även om dokumentation inte krävs enligt lag). Merparten av rektorerna hade former för att följa upp de extra anpassningarna, ofta inom ramen för elevernas IUP. Arbetet går i linje med stadsdelens nya inriktningsdokument för barn- och elevhälsa, vilket bygger på processkartorna i stadens Elevhälsans processer. Dokumentet kommer att färdigställas juni-augusti 2016 och kommer bland annat innehålla rutiner och dokumentationsstöd för extra anpassningar. Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd via kontantkort Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Östra Göteborg att utveckla sina rutiner så att avstämning görs mellan beslutat belopp och utbetalt belopp före utbetalningar via kontantkort. har påbörjats. Områdets kvalitetsutvecklare har fått i uppdrag att tillsammans med enhetscheferna och verksamhetscontrollern att ta fram en tydlig rutin för utbetalning via kontantkort.

5 Hantering av brukarnas privata medel Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Östra Göteborg att se till att riktlinjerna avseende hanteringen av privata medel följs. (en lämnades år 2012) Alla enhetschefer har fått ett tydligt uppdrag att säkerställa att det finns överenskommelser, rätt ifyllda kassablad, rätt summa kvar i plånboken och rätt förvaring enligt gällande riktlinjer. Under våren har sektorns verksamhetsutvecklare besökt alla enheter för att tillsammans med enhetschef eller annan utsedd person gå igenom vad som krävs för att riktlinjen ska följas. Framöver kommer även verksamhetsutvecklaren i sektorn att utföra stickprov 4 gånger per år för att kontrollera att riktlinjerna följs. Samordnad vårdplanering för sjuka äldre Stadsrevisionen rekommenderar Östra Göteborg att säkerställa att gällande författningar och rutiner efterlevs så att patienterna får en samordnad och sammanhållen vårdkedja i enlighet med intentionerna i lagstiftningen. Rutinen för vårdplanering har reviderats utifrån de brister som påvisades i revisionsredogörelsen. Ansvar och roller för vårdplaneringar och för systemet SVPL-Klara har förtydligats för berörda professioner. Sektor ÄO-HS kvalitetsenhet kommer att utföra en granskning under hösten 2016 för att följa upp om rutinen är känd och efterlevs. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Östra Göteborg att säkerställa att vårdplanen innehåller information som gör att den fungerar som en plan för vård och omsorg av den enskilde efter utskrivning. Detta har förtydligats i stadsdelens utbildning för SVPL Klara. En extra utbildningsinsats för biståndshandläggare och hälso- och sjukvårdspersonal som är användare av SVPL Klara planerades under hösten 2015, men blev inte av. Ny tidsplan är ännu inte gjord. Intern kontroll i redovisningsrutiner Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Östra Göteborg att stärka den interna kontrollen avseende personalkostnader i Personec. (en har lämnats sedan 2012) har vidtagits när det gäller att stärka den interna kontrollen gällande personalkostnader i Personec. Information om vikten av att inför varje lönekörning genomföra en kostnadskontroll gavs till alla chefer i samband med en chefsdag. Antalet kostnadskontroller ökade markant efter den informationen. Information kommer även att läggas in i samband med introduktion av nya chefer.

6 Varje månad tas listor ut för att se inom vilka enheter kostnadskontrollen fallerar. Dessa enheter kommer att sökas upp för medvetandegöra ansvarig chef om att kostnadskontroll måste genomföras.