Revisionsredogörelse Stadsrevisionen. Stadsdelsnämnden Norra Hisingen granskning av verksamhetsåret goteborg.

Transkript

1 Revisionsredogörelse Stadsrevisionen Stadsdelsnämnden Norra Hisingen granskning av verksamhetsåret 2015 goteborg.se/stadsrevisionen

2 2 Mars 2016 Stadsdelsnämnden Norra Hisingen. Granskning av verksamhetsåret 2015 Diarienummer: 183/15 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad Yrkesrevisor: Linda Brunnegård

3 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN 3 Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Granskning av verksamheten 7 Grundläggande granskning 7 Utredningar enligt socialtjänstlagen avseende barn 9 Insatser för elever som riskerar att lämna skolan utan fullständiga betyg 14 Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd via kontantkort 16 Göteborgs Stads mottagande av ensamkommande barn 18 Brukarnas privata medel 19 Granskning av räkenskaper och bokslut 21 Översiktlig granskning av delårsrapport 21 Intern kontroll i redovisningsrutiner 21 Årsbokslut 23 Stadsrevisionens uppdrag och rapportering 25 Språkbruk och revisionstermer 26

4 4 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN Sammanfattning Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar och kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. Årets granskning av nämnden omfattar: grundläggande granskning utredningar enligt socialtjänstlagen avseende barn insatser för elever som riskerar att lämna skolan utan fullständiga betyg rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd via bankkort Göteborgs Stads mottagande av ensamkommande barn brukarnas kontanta medel intern kontroll i redovisningsrutiner delårsrapport och årsbokslut uppföljning av föregående års rekommendationer. Granskningen visar att delar av nämndens verksamhet har brister som behöver åtgärdas. Därför lämnar vi följande rekommendationer till nämnden:

5 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN 5 Tabell 1: Sammanställning av rekommendationer (tabellen fortsätter på sidan sex) Område Grundläggande granskning, delegation Utredningar enligt socialtjänstlagen avseende barn och unga Rutiner för utbetalning av försörjningsstöd via kontantkort Göteborgs Stads mottagande av ensamkommande barn Rekommendation Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att stärka den interna kontrollen över beslut som fattas på delegation. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att följa socialtjänstlagens skyndsamhetskrav och tidsgräns för utredningar som avser barn. (Rekommendationen lämnades år 2014.) Stadsrevisionen rekommenderar Norra Hisingen att säkerställa att handläggning och dokumentation av utredningar som avser barn följer kraven i lagar och föreskrifter. (Rekommendationen lämnades år 2014.) Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att utveckla sin uppföljningsrutin i syfte att säkerställa att kontroll görs av att utbetalningar via kontantkort stäms av mot beslut i Treserva före utbetalning. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att säkerställa kvaliteten i socialtjänstens handläggning av ensamkommande barn. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att säkerställa att de nyanlända elevernas kunskaper kartläggs i samtliga ämnen. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att säkerställa att det finns fungerande rutiner för att genomföra och dokumentera kartläggningar av de nyanlända elevernas kunskaper. Brukarnas privata medel Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att riktlinjerna avseende hanteringen av privata medel följs. (Rekommendationen lämnades 2012)

6 6 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN Område Intern kontroll i redovisningsrutiner Rekommendation Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att stärka den interna kontrollen inom löneprocessen genom att införa manuella kontroller för att kompensera de begränsningar som finns i lönesystemet Personec. (Rekommendationen har lämnats sedan 2013.) I övrigt bedömer stadsrevisionen att nämnden har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen varit tillräcklig. Vi bedömer även att resultaträkning och balansräkning har upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden har följt de bokslutsanvisningar som Göteborgs Stad har gett ut.

7 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN 7 Granskning av verksamheten Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar, kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. 1 Granskningen av verksamheten omfattar en grundläggande granskning, som är en översiktlig granskning av nämndens ledning och styrning, flera fördjupade granskningar samt uppföljning av tidigare års granskning. 2 Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma nämndens ledning och styrning samt interna kontroll. Det innebär att revisorerna löpande följer nämndens protokoll och handlingar och informerar sig om verksamheten. Granskningen omfattar följande delar: följsamhet mot reglemente följsamhet mot kommunfullmäktiges budget följsamhet mot kommunfullmäktiges regler för budget och uppföljning följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi delegation beslutsunderlag hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige. 1 Uppdraget regleras i kommunallagen, 9 kap. 2 Se stadsrevisionens granskningsplan, april 2015.

8 8 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN Iakttagelser om delegation Stadsrevisionen har granskat om nämndens rutiner för registrering och anmälan av beslut fattade på delegation fungerar tillfredsställande. Granskningen har skett genom intervjuer och stickprov samt dokumentgranskning. Delegation av beslutanderätten har typiskt sett två syften: dels att avlasta nämnden rena rutinärenden, dels att möjliggöra en effektivare verksamhet. Genom delegationen flyttas beslutanderätten från nämnden till delegaten. I praktiken innebär detta, att mycket av det kommunalrättsliga beslutsfattande som nämnden utövar sker av delegater i förvaltningen, vilka fattar beslut i nämndens ställe. Det ligger på nämndens ansvar att se till att beslut fattade på delegation dokumenteras på ett tillfredsställande sätt, att besluten anmäls till nämnden samt att besluten fattas av behöriga delegater. 3 Stadsrevisionen har granskat tre olika typer av delegationsbeslut och gjort totalt tolv stickprov. 4 I granskningen har vi gjort följande iakttagelser: I samtliga granskade polisanmälningar saknades beslutsdokumentation. Förvaltningen har på egen hand uppmärksammat bristen och uppger att nya rutiner är under framtagande. I två fall av tre, gällande beslut om bistånd i form av boende har beslut fattats av obehörig delegat. Det är i tre fall oklart vem som har fattat beslutet och när beslutet fattades, det gäller beslut om plats i fritidshem. Enligt aktuell delegationsordning ska besluten om plats i fritidshem för barn över tio år anmälas till individutskottet. Detta sker inte i nuläget, vilket förvaltningen själva har uppmärksammat och kommer att ta med sig i kommande interna granskning av delegationsbeslut. Vi konstaterar att det i verksamheten inte finns någon rutin för uppföljning av om nämndens delegationsordning respektive nämndens regler och riktlinjer för delegation följs. 3 Kommunallagen 6 kap. 7 och 6 kap Beslutstyperna som granskats är polisanmälan angående misstanke om brott som riktar sig mot förvaltningens verksamhet (4.2.9); bistånd i form av boende upp till tre månader (5.5.3); beslut om hemvårdsbidrag (5.6.7) samt beslut om plats i fritidshem för barn över 10 år (9.3.4).

9 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN 9 Stadsdelsförvaltningen har själva uppmärksammat bristerna i hanteringen av delegationsbeslut i verksamheten. Delegationsfrågorna ingår som en punkt i förvaltningens internkontrollplan år 2015 och kanslienheten har utifrån de brister som man upptäckt både planerat och genomfört en del utbildning. Ett fortsatt arbete planeras under år 2016 för att komma tillrätta med bristerna. Bedömning Stadsrevisionens översiktliga bedömning är att nämnden har en tillfredsställande ledning och styrning samt tillräcklig intern kontroll inom de områden som omfattats av den grundläggande granskningen. Samtidigt visar granskningen på brister som behöver åtgärdas. Stadsrevisionen bedömer att nämnden brister i se till att beslut fattade med delegation registreras och anmäls enligt vad nämndens regler och riktlinjer för kommunalrättslig delegation föreskriver. Av det skälet lämnar vi följande rekommendation: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att stärka den interna kontrollen över beslut som fattas på delegation. Utredningar enligt socialtjänstlagen avseende barn Stadsrevisionen granskade år 2014 nämndens arbete med utredningar enligt socialtjänstlagen avseende barn. Granskningen visade brister och vi lämnade kritik i form av ett påpekande samt tre rekommendationer till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att följa socialtjänstlagens skyndsamhetskrav och tidsgräns för utredningar som avser barn. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att åtgärda de brister avseende handläggning och dokumentation som framkommer i stadsrevisionens stickprov. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att följa upp om de åtgärder som har vidtagits leder till att verksamhetens kvalitet säkras. Vi har i år följt upp kritiken och rekommendationerna genom intervjuer samt dokument- och aktgranskning Utgångspunkter i granskningen Socialtjänsten ska, enligt socialtjänstlagen, inleda utredning av vad som kommit till socialtjänstens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. När ett beslut om utredning är fattat ska den inledas

10 10 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN utan dröjsmål, bedrivas skyndsamt och vara slutförd inom fyra månader. Om utredningar inte genomförs i enlighet med lagstiftningens och föreskrifternas krav finns risk för att samhället inte kan erbjuda det skydd och det stöd som barn har rätt till. 5 Det är en angelägen uppgift för nämnden att bevaka att de barnavårdande funktionerna sköts på ett tillfredsställande sätt. Nämnden är skyldig att systematiskt och kontinuerligt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Genom uppföljning och kontroll ska nämnden säkerställa att verksamheten uppfyller de lagar och föreskrifter som gäller. 6 Syftet med granskningen är att bedöma om stadsdelsnämnden styr och följer upp att utredningar gällande barn och ungdomar bedrivs i enlighet med socialtjänstlagen, förvaltningslagen och socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Syftet är också att följa upp vad nämnden har gjort med anledning av 2014 års granskning. Inledande iakttagelser Stadsrevisionen konstaterar inledningsvis att antalet anmälningar har ökat med drygt 60 procent under året. De flesta anmälningarna rör yngre barn där anmälningsorsak är våld i nära relation. Vi kan vidare konstatera att antalet pågående utredningar har ökat med 50 procent under Enligt nämnden förklaras detta av ökat antal anmälningar, lagändringar 7 samt ökat antal ensamkommande barn. Samtidigt med denna utveckling av volymerna i verksamheten, har nämnden haft en hög personalomsättning och förlust av kompetens vid aktuell enhet inom socialtjänsten. 8 Vid en jämförelse mellan inledningen av januari år 2015 och inledningen av december år 2015 har aktuell enhet inom socialtjänsten utökat antal personer i tjänst. Flera handläggare är relativt nya i yrkesrollen. 5 Socialtjänstlagen 11 kap Kommunallagen 6 kap 7, socialtjänstlagen 3 kap 3 och SOSFS 2011:9. 7 Från och med 1 oktober 2014 träder SOSFS 2014:4, i kraft, vilket innebär att socialnämnden utan dröjsmål måste starta en utredning när ett barn misstänks ha blivit utsatt för våld eller bevittnat våld av en närstående. 8 Nämndens beslut om uppföljningsrapport 1, , uppföljningsrapport 2, och uppföljningsrapport 3,

11 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN 11 Iakttagelser om utredningstider Rapportering av utredningstider sker två gånger per år till nämnden och en gång per kvartal i samband med uppföljningsrapporterna. Under år 2015 har andelen sena utredningar varierat. Vid årets början var mindre än 10 procent av utredningarna sena. Som mest under året har 18,6 procent av pågående utredningar varit sena, jämfört med 3,5 procent som lägst. Antalet pågående utredningar har samtidigt ökat under året. I januari 2015 fanns 167 pågående utredningar, varav 13 utredningar var sena (8 procent). I december samma år fanns det 322 pågående utredningar varav 59 utredningar var sena (18,3 procent). 9 Den besvärliga personalsituationen, tillsammans med att antalet mottagna ensamkommande flyktingbarn fortsätter att öka, är de huvudförklaringar som nämnden och verksamheten ger till att andelen sena barnavårdsutredningar inte minskat i önskad takt. Enheten för barn- och unga har saknat enhetschef under sommaren 2015, då områdeschefen fick träda in och täcka upp tills nuvarande tillförordnad kom på plats. Iakttagelser om handläggning och dokumentation Stadsrevisionen har begärt ut en lista över alla pågående utredningar avseende barn och ungdomar i åldern 0-17 år som pågick under september månad år Utifrån denna lista valde vi slumpmässigt 12 ärenden som vi sedan har granskat. Från nämnden har utredning, utredningsplan och journalanteckningar för aktuell period begärts ut och granskats. Vi gör följande iakttagelser: Förhandsbedömningarna har skett utanför den lagstadgade tiden om 14 dagar i 2 av 12 ärenden. Uppgift om att den som berörs av utredningen har underrättats om att utredning inleds saknas i 3 av 12 ärenden. Utredningsplan saknas i 3 av 12 granskade ärenden. Nämnden har fattat beslut om insatser under utredningstiden i 6 av 12 ärenden. Särskilt beslut om dessa insatser finns i samtliga av dessa. 9 Observera att verksamhetens nyckeltalsuppföljning mäter utredningar för barn och unga 0-20 år. Socialtjänstlagens 11 kap 2, som vår granskning utgår från, gäller för barn, det vill säga 0-17 år. De angivna nyckeltalen för pågående utredningar är exklusive ensamkommande barn.

12 12 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN I tre ärenden framgår det inte om utredningen har kommunicerats med samtliga vårdnadshavare innan beslut fattats. I fem ärenden framgår det ej av journalanteckningarna att beslutet är kommunicerat, samtliga avser dock gynnande beslut. Jämfört med stadsrevisionens iakttagelser i 2014 års granskning kan vi konstatera att det skett en förbättring vad gäller att upprätta utredningsplaner, som är ett krav enligt BBIC. 10 Det finns fortsatt brister vad gäller dokumentation av kommunicering. Stadsrevisionen konstaterar att det sedan andra kvartalet 2015 finns ett egenkontrollsystem av kvalitet i handläggning och dokumentation på plats i verksamheten. Iakttagelser om uppföljning av vidtagna åtgärder För att åtgärda de brister som stadsrevisionen pekade på förra året upprättades en handlingsplan i verksamheten i april år Åtgärderna i handlingsplanen är indelade enligt stadsrevisionens tre rekommendationer. 11 Stadsrevisionen konstaterar att åtgärderna är genomförda eller pågående. Av våra intervjuer framgår att den viktigaste åtgärden handlar om rekrytera och behålla kompetent personal och arbetsledning. Vidare har en åtgärdsgrupp skapats under året, under ledning av sektorschef med ytterligare åtgärder som syftar till att säkra 12 verksamhetens kvalitet. Stadsrevisionen konstaterar att det i verksamheten finns löpande uppföljning av vidtagna åtgärder. Detta sker på flera olika sätt. Förste socialsekreterare har regelbundna avstämningar med socialsekreterarna. Enhetschef har månadsvisa avstämningar med förste socialsekreterare. Områdeschef och enhetschef rapporterar månadsvis handläggningstider för förhandsbedömningar och utredningar till sektorschef. Förhandsbedömningstider, utredningstider samt övriga nyckeltal redovisas i uppföljningsrapporterna. Redovisning av vidtagna åtgärder görs för nämnden i samband med rapportering i uppföljningsrapport 2 och BBIC står för Barns Behov I Centrum. BBIC syftar till att stärka barnperspektivet och delaktigheten för barn, unga och deras familjer. Systemet ska också skapa enhetlighet över landet samt förbättra och bibehålla kvaliteten i den sociala barn- och ungdomsvården. För att arbeta med BBIC behövs en BBIC-licens som kommuner får genom att ingå avtal med Socialstyrelsen. Göteborg Stad har sådan licens. 11 Nämndens protokoll Uppföljningsrapport 2,

13 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN 13 Av våra intervjuer framgår att cheferna i verksamheten gör bedömningen att handlingsplanens åtgärder är effektiva men att det krävs längre tid för att de ska få full effekt. Vidare gör cheferna också bedömningen att åtgärderna i handlingsplanen inte är tillräckliga i sig för att säkra verksamhetens kvalitet. För detta krävs enligt uppgift en stabilitet över tid i både ledning och på handläggarnivå, med tillräckligt med handläggare på plats och rätt kompetens i verksamheten, vilket flera av de åtgärder som vidtagits också syftar till. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att nämnden har varit aktiv och alltså vidtagit relevanta åtgärder i syfte att säkra verksamhetens kvalitet. Under våren 2015 upprättades en handlingsplan, mot bakgrund av stadsrevisionens rekommendationer, med ett antal åtgärder som verksamheten har arbetat med under året. Ytterligare åtgärder har också påbörjats. Vi konstaterar att andelen sena barnavårdsutredningar har minskat under år 2015, att vi finner färre brister i nämndens handläggning och dokumentation samt att nämnden har sett till att skaffa sig en uppföljning av vidtagna åtgärder. Det finns dock fortfarande brister i verksamhetens kvalitet. Nämnden lever inte upp till kravet om hur lång tid barnavårdsutredningar får ta enligt socialtjänstlagen. Det finns också fortfarande brister i nämndens handläggning och dokumentation. Nämnden behöver därmed även fortsättningsvis se till att säkra kvaliteten i utredningar enligt socialtjänstlagen avseende barn. Stadsrevisionen bedömer att omvärldsfaktorer som att antalet ärenden har ökat och att rekryteringssituationen är problematisk har påverkat hur snabbt åtgärderna får effekt i verksamheten. Vi betonar dock att omständigheter som hög arbetsbelastning, ökande antal ärenden att handlägga, svårigheter att rekrytera och behålla erfaren personal, sjukskrivningar och kompetensbrister inte fråntar nämnden ansvaret för verksamhetens kvalitet samt att hantera identifierade brister. De brister som kvarstår gör att vi bedömer att nämnden inte i tillräcklig utsträckning styr och följer upp så att utredningar gällande barn bedrivs i enlighet med socialtjänstlagen, förvaltningslagen och socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Stadsrevisionen bedömer dock att kritiken mot nämnden inte ska kvarstå. Vi gör denna bedömning mot bakgrund av att nämnden har varit aktiv, att relevanta åtgärder både har vidtagits och fortsatt pågår samt att bristernas omfattning har minskat. Vi bedömer att nämnden har en uppföljning och rapportering som gör det möjligt för nämnden att regelbundet värdera om de vidtagna åtgärderna är tillräckliga eller inte. Rekommendationen om uppföljning ska därför inte kvarstå.

14 14 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN Kvarstående brister i verksamhetens kvalitet gör att vi lämnar följande rekommendationer till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att följa socialtjänstlagens skyndsamhetskrav och tidsgräns för utredningar som avser barn. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att säkerställa att handläggning och dokumentation av utredningar som avser barn följer kraven i lagar och föreskrifter. Insatser för elever som riskerar att lämna skolan utan fullständiga betyg Stadsrevisionen granskade år 2013 skolornas arbete med särskilt stöd och åtgärdsprogram. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att det finns dokumenterade rutiner för arbetet med åtgärdsprogram på samtliga skolor. Vi har i år följt upp denna rekommendation genom intervjuer, dokumentgranskning samt stickprovsgranskning vid två av stadsdelens skolor. Utgångspunkter i granskningen Om en elev befaras att inte nå kunskapskraven, ska eleven skyndsamt ges extra anpassningar inom ramen för den ordinarie undervisningen. Om eleven trots de extra anpassningarna inte når kunskapskraven, ska detta anmälas till rektor. Rektor ska då se till att utreda elevens behov. Om utredningen visar att eleven är i behov av särskilt stöd, ska hen ges sådant stöd. Ett åtgärdsprogram ska utarbetas för elever som ska ges särskilt stöd. Åtgärdsprogram ska följas upp och utvärderas. 13 Det är nämndens ansvar att ha rutiner för att undersöka att arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd fungerar på skolorna, och att vid 13 Under år 2014 förändrades och förtydligades skollagens bestämmelser om insatser till elever som riskerar att lämna grundskolan utan fullständiga betyg. Se skollagen 3 kap Samma år gav Skolverket ut nya allmänna råd, SKOLFS 2014:40.

15 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN 15 behov vidta åtgärder. Om nämnden brister i sitt ansvar, finns det risk för att elever inte får de insatser de har rätt till. Granskningens syfte är att bedöma om stadsdelsnämnden har säkerställt att arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd sker i enlighet med skollagen och Skolverkets allmänna råd för arbetet med extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram. Iakttagelser Både centralt i förvaltningen och på granskade skolor finns dokumenterade rutiner, anpassade till den nya lagstiftningen för arbetet med extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram. Ett fördjupat arbete med lärande utifrån de nya allmänna råden, samt ett arbete med att ta fram de rutiner som krävs både utifrån Stadsrevisionens granskning och nämndens egenkontroll år 2013, har påbörjats under år 2014 och fortsatt under år 2015 i form av utvecklingsdagar, regelbundna workshops, uppföljningar och verksamhetsplanering. Nya rutiner och blanketter, samt en handlingsplan för elevhälsans processer har tagits fram tillsammans med elevhälsan. Stadsdelsnämnden följer genom områdenas ledningsgrupper och utbildningsutskottet skolornas arbete med extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram regelbundet, i samband med verksamhetsuppföljning. Åtgärdsprogram ingår även som ett identifierat riskområde i nämndens interna kontrollplan Det är därmed fjärde året som nämnden har åtgärdsprogrammen i skolan i den förvaltningsövergripande planen för intern kontroll. I uppföljningen av interkontrollplan 2015 konstateras att skolorna generellt följer de allmänna råden och är av god kvalitet. 14 Dock konstateras vissa brister, som att dokumentationen inte stämmer överens med gällande regelverk fullt ut samt att det förekommer två olika versioner av åtgärdsprogram. Stadsrevisionen har granskat dokumentation för totalt 12 elever med pågående åtgärdsprogram vid de två granskade skolorna. Vi konstaterar att avvikelserna är färre i vårt stickprov år 2015 jämfört med år I årets granskning finner vi enstaka exempel på att dokumentationen av utredning och åtgärdsprogram inte fullt ut svarar mot kraven i de allmänna råden. I ett fall saknas en utredning till grund för aktuellt åtgärdsprogram på skolan. Andra brister som uppkommit i årets 14 Uppföljning av intern kontrollplan 2015, , dnr N /14.

16 16 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN granskning är att det i flertalet fall inte framgår om eleven och elevens vårdnadshavare har varit involverade vid utredningen samt vid upprättandet av aktuellt åtgärdsprogram. I vissa av de granskade utredningarna framgår inte om elevens skolsituation kartlagts med hänsyn till omständigheter på individ- grupp- och skolnivå, eller vem som är ansvarig för åtgärderna. I ett par fall framgår inte när åtgärderna ska följas upp och utvärderas, eller vem som ansvarar för uppföljningen respektive utvärderingen. Bedömning I granskningen år 2013 bedömde stadsrevisionen att nämnden hade sett till att det finns ändamålsenliga rutiner för arbetet med extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram men att rutinerna inte fullt ut dokumenterats. Stadsrevisionen bedömer utifrån årets granskning att nämnden har vidtagit tillräckliga åtgärder. Rekommendationen till nämnden att se till att det finns dokumenterade rutiner för arbetet med åtgärdsprogrammen anses omhändertagen med hänvisning till att verksamheten har arbetat aktivt med att utarbeta rutiner och blanketter som överensstämmer med förändringarna i Skollagen och Skolverkets allmänna råd. Vi bedömer dock att nämnden fortsatt behöver säkerställa att det särskilda stödet dokumenteras i enlighet med bestämmelserna, då vissa brister fortfarande förekommer. Vi bedömer att de rutiner för egenkontroll som finns i verksamheten är tillräckliga för att identifiera sådana brister. Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd via kontantkort Utgångspunkter i granskningen Stadsrevisionen har granskat nämndens rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd via kontantkort. Personer i behov av ekonomiskt bistånd, men som saknar bankonto eller godkänd id-handling, kan få stödet utbetalt via ett bankkort som är laddat med kontanta medel. Ofta används kontantkorten i brådskande ärenden. Användandet av kontantkorten kan innebära risker av såväl förtroendekänslig som ekonomisk karaktär. Det är viktigt att hanteringen av kontantkorten och rutinerna för utbetalning utmärks av en god intern kontroll så att dessa risker kan minimeras. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den interna kontrollen vid utbetalning av ekonomiskt bistånd via kontantkort är tillräcklig. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer, registeranalys samt stickprovsgranskning av utbetalningar genomförda

17 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN 17 under perioden januari till och med juli år I stadsdelsnämnd Norra Hisingen var det totala beloppet av ekonomiskt bistånd som utbetalats via kontantkort under den granskade perioden 861 tusen kronor. Nedan redogörs för de mest väsentliga iakttagelserna samt stadsrevisionens samlade bedömning. Granskningen har utförts av en revisionsbyrå på uppdrag av stadsrevisionen. En rapport över utförd granskning har översänts till förvaltningen. Iakttagelser Granskningen visar att nämnden har rutiner som omfattar hela processen för utbetalningar av ekonomiskt bistånd via kontantkort. Dock saknas en dokumenterad rutin för i vilka situationer korten får respektive inte får användas. Eftersom det inte finns någon automatisk koppling mellan bankportalen och verksamhetssystemet Treserva är det möjligt att ladda ett kontantkort med ett annat belopp än vad det finns beslut om i Treserva. Detta ställer krav på manuella kontroller av att beslutat belopp stämmer överens med registrerat belopp före utbetalning. Stadsrevisionens granskning visar att de kontroller som utförs sker i efterhand. Stickprovsgranskningen av genomförda utbetalningar visar enstaka avvikelser. Tre utbetalningar saknar beslut i Treserva. Normberäkning stämmer dock med faktiska betalningar. Bedömning Vår sammanfattande bedömning är nämndens rutiner för hantering av kontantkort för utbetalning av ekonomiskt bistånd är i huvudsak ändamålsenliga. Vi bedömer att uppföljning och kontroll behöver utvecklas. Rutiner och kontroller bör vara dokumenterade. Vidare bör den nuvarande rutinen förtydligas gällande i vilka situationer kontantkorten kan användas som utbetalningsform av ekonomiskt bistånd. Vår granskning har visat att inte samtliga utbetalningar via kontantkort sker enligt gällande rutiner. Vår bedömning är att felaktigheter, oavsett orsak, kan minimeras med en noggrannare kontroll innan utbetalning släpps i väg. Vi bedömer därmed att den interna kontrollen inte är tillräcklig. Mot bakgrund av ovanstående lämnar vi följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att utveckla sin uppföljningsrutin i syfte att säkerställa att kontroll görs av att utbetalningar via kontantkort stäms av mot beslut i Treserva före utbetalning.

18 18 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN Göteborgs Stads mottagande av ensamkommande barn Stadsrevisionen har granskat Göteborgs Stads mottagande av ensamkommande barn. Granskningen avrapporterades till kommunfullmäktige och de granskade nämnderna under hösten Granskningens syfte var att bedöma om de granskade nämnderna tillgodosåg de ensamkommande barnens rättigheter och om det skedde på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen visade på brister i socialtjänstens handläggning av ensamkommande barn. Bristerna innebar att krav och mål enligt lag, föreskrift och rutiner inte hade uppfyllts. Revisorernas bedömning var att det inte har funnits en tillfredsställande kvalitet i utredningarna av de ensamkommande barnens behov av stöd. Revisorerna bedömde också att det inte har funnits en tillfredsställande kvalitet i planeringen, genomförandet eller uppföljningen av den vård barnen har fått. Granskningen visade också att de kartläggningsmaterial som fanns på de granskade grundskolorna inte omfattade samtliga ämnen. Revisorerna bedömde därmed att det fanns en risk att elevernas kunskaper inte kartlades på ett likvärdigt sätt i alla ämnen. Vi såg också att det saknades dokumenterade kartläggningar för elever vi granskade samt att det saknades rutinbeskrivningar för hur och av vem kartläggningarna ska genomföras och dokumenteras. Eftersom granskningen visade på brister lämnade vi följande rekommendationer till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att säkerställa kvaliteten i socialtjänstens handläggning av ensamkommande barn. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att säkerställa att de nyanlända elevernas kunskaper kartläggs i samtliga ämnen. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att säkerställa att det finns fungerande rutiner för att genomföra och dokumentera kartläggningar av de nyanlända elevernas kunskaper. 15 Se revisionsrapporten Göteborgs Stads mottagande av ensamkommande barn, dnr 261/14.

19 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN 19 Nämnden yttrade sig över rapporten i januari år I yttrandet angav nämnden att åtgärder har vidtagits för samtliga i rapporten påpekade brister och att förvaltningen ser allvarligt på den problembild som rapporten beskriver. Stadsrevisionen har i årets granskning inte haft möjlighet att självständigt verifiera nämndens åtgärder. Brukarnas privata medel Stadsrevisionen granskade år 2012 hur omsorgstagarnas privata medel hanterades vid stadsdelens äldreboenden. Eftersom de brister som granskningen visade på inte hade åtgärdats under år 2013 följdes granskningen upp 2014 och utökades då till att också omfatta hanteringen av privata medel inom funktionshinderverksamheten. Rekommendationen som kvarstår från 2012 lyder: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att riktlinjerna avseende hanteringen av privata medel följs. Förra årets granskning resulterade i att vi riktade följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att stärka sina rutiner avseende hanteringen av privata medel för att se till att kassa och underlag stämmer. Årets uppföljande granskning har genomförts vid två äldreboenden och två boenden för personer med funktionsnedsättning genom intervjuer och stickprov. Vi har granskat om boendena har riktlinjer för att hantera privata medel och bedömt följsamheten mot existerande riktlinjer. Vi har också kontrollräknat brukarnas kassor och stämt av dessa mot befintliga underlag. Årets granskning omfattar också hemtjänst och personlig assistans, som vi inte granskat tidigare år. Inom dessa områden har vi kartlagt huruvida riktlinjerna för hantering av privata medel är kända i verksamheten och hur förvaltningen arbetar för att göra dem kända. Granskningen har utförts av en revisionsbyrå på uppdrag av stadsrevisionen. En rapport över utförd granskning har översänts till förvaltningen. Iakttagelser Granskningen visar att samtliga boenden har skriftliga riktlinjer för hur omsorgstagarnas privata medel ska hanteras. När det gäller följsamheten mot existerande riktlinjer visar 2015 års granskning att vissa av de brister som påvisades förra året finns kvar.

20 20 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN Som exempel på brister som förekommer inom båda områdena kan nämnas att skriftlig överenskommelse mellan enhetschef och omsorgstagare saknas och att samtliga kvitton inte signeras av den som har gjort inköp för omsorgstagarens räkning, I de fall där vi har tagit stickprov visar vår kontrollräkning att saldot på kassablad stämmer överens med det verkliga saldot på omsorgstagarens privata medel. Vår kartläggning inom hemtjänst och personlig assistans visar att riktlinjerna avseende hantering av privata medel kommuniceras ut till de anställda och är kända i verksamheten. Det har i våra intervjuer framkommit att det inte finns några riktlinjer vad gäller hantering av privata medel via bankkort, eller riktlinjer för omsorgstagare som behöver hjälp med att utföra betalningar via nätet. Bedömning Stadsrevisionen gör bedömningen att samtliga granskade boenden har riktlinjer för hur omsorgstagarnas privata medel ska hanteras. Vår stickprovsgranskning visar också att omsorgstagarnas privata medel hanteras på ett tillfredsställande sätt i det att kassa och underlag stämmer överens. Vi ser positivt på detta och på de förbättringar som skett sedan föregående år i dessa avseenden. Stadsrevisionen gör emellertid bedömningen att följsamheten mot gällande riktlinjer inte är tillräcklig. Vi har granskat hanteringen av privata medel årligen sedan år 2012 och finner det anmärkningsvärt att vi även i 2015 års granskning finner avvikelser på detta område. Det är viktigt att hanteringen av brukarnas privata medel sker enligt gällande riktlinjer, både därför att omsorgstagarna ska kunna förvänta sig det och av förtroendeskäl. Vi riktar mot bakgrund av detta följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att följa gällande riktlinjer avseende hantering av brukarnas privata medel. Avslutningsvis visar vår kartläggning inom hemtjänst och personlig assistans att det finns områden som existerande riktlinjer inte omfattar. I syfte att stödja den personal som hanterar bankkort och betalningar via nätet, och för omsorgstagarnas skull, bör nämnden överväga att utarbeta sådana riktlinjer. Dessa former av hantering lär växa i omfattning över tid.

21 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN 21 Granskning av räkenskaper och bokslut Nämnden ansvarar för att räkenskaperna är rättvisande och upprättade i enlighet med gällande lagstiftning. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med gällande lagstiftning. Att räkenskaperna är rättvisande innebär att: - den externa redovisningen ger en rättvisande bild av resultat och ställning. - årsredovisning och delårsrapport är upprättade i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed. Granskningen omfattar följande delar: översiktlig granskning av delårsrapport per augusti 2015 intern kontroll i redovisningsrutiner årsbokslut. Nedan redovisas resultatet av granskningen. Översiktlig granskning av delårsrapport En översiktlig granskning har genomförts av delårsrapporten per augusti Inga väsentliga avvikelser har noterats. Intern kontroll i redovisningsrutiner Granskningen av nämndens interna kontroll i redovisningsrutiner omfattar följande delar: löneprocess intäktsprocess inköpsprocess försörjningsstöd bokslutsprocess inkomstanmälningar inför beräkning av barnomsorgsavgift.

22 22 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN Iakttagelser Resultatet av granskningen redovisas i den lägesrapport som översändes till förvaltningen i december Lägesrapporten innehåller revisorernas iakttagelser och bedömning tillsammans med förvaltningens kommentarer. Revisorernas bedömning innehåller förslag på förbättringsåtgärder som syftar till att stärka den interna kontrollen inom granskade rutiner. Det är därför viktigt att förvaltningen ser till att revisorernas förslag till förbättringsåtgärder genomförs i verksamheten. Löneprocessen är en av de kritiska processer som granskas årligen. Föregående år lämnade stadsrevisionen följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att stärka den interna kontrollen inom löneprocessen genom att införa manuella kontroller för att kompensera för de begränsningar som finns i lönesystemet Personec. Granskning visar att föregående års förslag på förbättringsåtgärder inom löneprocessen kvarstår. 16 Till viss del beror dessa brister på begränsningar i lönesystemet Personec. Samtidigt har stadsrevisionen under flera år i rad rekommenderat förvaltningarna att införa egna kontroller för att kompensera för de brister som finns i Personec. I personalingången har stadsledningskontoret publicerat flera handledningar i syfte att stödja förvaltningarna i arbetet med intern kontroll i lönesystemet Personec. En av dessa handledningar handlar om manuella kontroller. Förvaltningen har en egen rutin (kostnadskontroll) för rimlighetsbedömning av löner innan utbetalning, denna rutin är dock ej implementerad i verksamheten fullt ut. Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att den interna kontrollen behöver stärkas avseende löneprocessen. Föregående års rekommendation kvarstår. 16 Kontroll för att säkerställa att slutdatum läggs in i lönesystemet vid uppsägning; rimlighetsbedömning av lön innan utbetalning genom funktionen för kostnadskontroll i Personec. Utförda kontroller bör dokumenteras.

23 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN 23 Årsbokslut Granskningen av nämndens bokslut för verksamhetsåret 2015 omfattar upprättade resultaträkningar och balansräkningar. I tabellen nedan redovisas delar av nämndens resultat- och balansräkningar. Tabell 2: Tabell över delar av nämndens resultat- och balansräkningar 2015 (tkr) 2014 (tkr) Rörelsens intäkter Balansomslutning Bokslutspost* Årets resultat Utgående eget kapital *Kommentar: justering av eget kapital. Iakttagelser Granskningen visar att: granskat material är i överensstämmelse med gällande lag och god redovisningssed nämnden har följt de bokslutsanvisningar och riktlinjer som Göteborgs Stad gett ut inrapporterat material är korrekt inga förhållanden som kan skada förtroendet för verksamheten har uppmärksammats. Stadsrevisionen konstaterar att utgående eget kapital är lägre än den riktnivå som anges i kommunfullmäktiges regler för budget och uppföljning. En stadsdelsnämnd med det kommunbidrag som Norra Hisingen har, bör enligt fullmäktige ha ett eget kapital mellan 50 och 70

24 24 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN miljoner kronor. 17 För nämnden innebär detta en något större risk för att hastigt förändrade förutsättningar inte kan överbryggas. Inga väsentliga avvikelser i övrigt förekommer. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att förvaltningsberättelse, resultaträkning och balansräkning med nothänvisningar har upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden har följt Göteborgs Stads bokslutsanvisningar Regler för budget och uppföljning i stadens nämnder och bolag 22, sid Källa: Göteborgs Stads Ekonomihandbok

25 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN 25 Stadsrevisionens uppdrag och rapportering Den kommunala revisionen är ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument med uppdrag att granska den verksamhet som bedrivs i kommunen. Revisorerna är förtroendevalda och utses av fullmäktige. I Göteborg är de totalt 22 stycken. Revisorerna är oberoende och granskar på fullmäktiges uppdrag och därigenom indirekt också för medborgarna. Revisorerna prövar årligen om ledamöter i kommunstyrelsen och nämnderna fullgör sitt uppdrag. Revisorerna uttalar sig årligen om nämndledamöters ansvar i en revisionsberättelse som lämnas till fullmäktige. Utöver revisionsberättelsen upprättar revisorerna även revisionsredogörelse, en för varje nämnd. I revisionsredogörelsen sammanfattas all granskning som revisorerna har genomfört i nämnden under året. Bland de valda revisorerna utser fullmäktige även lekmannarevisorer. Dessa har ett självständigt uppdrag att granska de bolag som helt eller delvis ägs av kommunen. I Göteborg utses i regel två lekmannarevisorer för varje bolag. Revisorerna genomför också särskilda granskningar som i regel rör flera nämnder och bolag. Dessa redovisas i revisionsrapporter till fullmäktige löpande under året. Revisorerna tar även varje år fram en årsredogörelse som sammanfattar all den granskning som gjorts i kommunen under det aktuella året. Revisorernas rapporter hittar du på

26 26 STADSDELSNÄMNDEN NORRA HISINGEN Språkbruk och revisionstermer När revisorerna har genomfört en granskning lämnar de ofta rekommendationer till de granskade nämnderna och bolagen. Ibland lämnar de även revisionskritik. Rekommendationer lämnas då revisorerna ser brister i verksamheten. Rekommendationerna syftar till att utveckla och förbättra verksamheten. Revisionskritik lämnas då revisorerna ser brister i verksamheten som är av mer allvarlig karaktär. Revisionskritik graderas genom begreppen påpekande, erinran eller anmärkning. Anmärkning är allvarligast. När det gäller nämnderna kan en anmärkning lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Under kommande år följer revisorerna upp vilka åtgärder nämnden eller bolaget har gjort för att följa revisorernas rekommendationer.

27 goteborg.se/stadsrevisionen