Familjebostäder i Göteborg AB Granskningsredogörelse 2011

Transkript

1 Familjebostäder i Göteborg AB Granskningsredogörelse 2011

2 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FAMILJEBOSTÄDER I GÖTEBORG AB Innehåll Sammanfattande bedömning sid 3 Uppföljning av föregående års granskning sid 4 Granskning av verksamheten sid 5 Grundläggande granskning sid 5 Styrning och uppföljning av värdarnas arbete sid 6... Stadsrevisionens uppdrag sid 9 Språkbruk och revisionstermer sid 9...

3 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FAMILJEBOSTÄDER I GÖTEBORG AB Sammanfattande bedömning Årets granskning har omfattat en granskning av bolagets styrning och uppföljning av bovärdarnas arbete samt en översiktlig bedömning av styrelsens och verkställande direktörens ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv. Granskningen har inte gett upphov till någon kritik eller några rekommendationer. Utifrån genomförd granskning bedöms bolagets verksamhet ha skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig.

4 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FAMILJEBOSTÄDER I GÖTEBORG AB Uppföljning av föregående års granskning I 2010 års granskning lämnades inga rekommendationer.

5 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FAMILJEBOSTÄDER I GÖTEBORG AB Granskning av verksamheten Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen syftar till att ge underlag för att översiktligt bedöma styrelsens ledning och styrning ur ett internkontrollperspektiv. Väsentliga områden som omfattats av granskningen är: Styrelsens arbetsordning och vd-instruktion: Bedömning av att dokumenten är beslutade och uppdaterade enligt aktiebolagslagen. Särskilda uppdrag från kommunfullmäktige/kommunstyrelsen: Bedömning av att bolaget har tagit hand om uppdrag från kommunfullmäktige/kommunstyrelsen. Affärsplan/verksamhetsplan/budget: Bedömning av att styrelsen har beslutat om inriktningsdokument för budget och affärsplan. Dessutom bedömning av att styrelsen har tagit beslut om kommunfullmäktiges prioriterade mål samt beslutat om egna mål för verksamheten. Uppföljning av kommunfullmäktiges prioriterade mål: Bedömning av att styrelsen tagit del av de uppföljningsrapporter som överlämnats till kommunstyrelsen samt bedömning av att de för bolaget relevanta målen i kommunfullmäktiges budget har belysts i uppföljningsrapporterna. Verksamhets- och ekonomiuppföljning: Översiktlig bedömning av att väsentliga avvikelser beträffande verksamhet och ekonomi finns redovisade och analyserade i de rapporter som gått till bolagsstyrelsen. Internkontrollplan: Bedömning av att styrelsen fattat beslut om en särskild kontrollplan för kommande verksamhetsårs uppföljning av den interna kontrollen i enlighet med Göteborgs Stads ägardirektiv för direkt och indirekt ägda bolag och kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll. Ägardirektiv: Bedömning av att styrelsen utvärderat sitt eget arbete och utvärderat verkställande direktörens insatser. Iakttagelser Särskilda uppdrag från kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutade den 14 april 2011 om en självdeklarationsmodell för att stärka den interna kontrollen inom Göteborgs Stad. Syftet är att höja nivån på den interna kontrollen i för staden centrala processer och att ge underlag för en diskussion om intern kontroll inom nämnder och bolag. Bolaget har rapporterat i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. Bedömning Det har inte framkommit några omständigheter i den grundläggande granskningen som innebär ytterligare granskningsinsatser än vad som framgår nedan.

6 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FAMILJEBOSTÄDER I GÖTEBORG AB Styrning och uppföljning av värdarnas arbete I Göteborg ägs ca hälften av alla hyresrätter av Framtidenkoncernen, drygt lägenheter. Av dessa äger bolaget cirka lägenheter. Ungefär var fjärde göteborgare bor hos något av de fem kommunala bostadsbolagen. Bolaget arbetar decentraliserat och med stor närhet till hyresgästerna. Verksamheten bedrivs i sex geografiskt avgränsade distrikt. Målet med organisationen är att ansvaret och befogenheterna ska finnas längst ut i verksamheten. Varje distrikt ansvarar därmed för hyresgäster, fastigheter och ekonomi inom det egna förvaltningsområdet. Här sker också de dagliga kontakterna med de boende. Bovärdarna är de som har den huvudsakliga direktkontakten med bolagets hyresgäster. Inom värdarnas ansvarsområden kan bland annat reparationer, underhåll, fastighetsskötsel och besiktningar ingå. Värdarnas hyresgästkontakt kombinerat med att de har ekonomiska befogenheter i olika utsträckning innebär att arbetet är av förtroendekänslig karaktär. Det är en viktig demokratisk fråga att de boende känner en tilltro till och förstår hur de kommunala bostadsbolagen arbetar i sin relation till sina hyresgäster. Krav på transparens, en god intern kontroll och rättvis hantering kan särskilt ställas på kommunala bostadsbolag. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagets styrning och uppföljning av bovärdarnas arbetssätt är tillfredsställande samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen bygger på intervjuer med personer i ledningsfunktion och bovärdar. Utöver detta har även bolagets styrdokument och andra dokument, relevanta för granskningen studerats. Iakttagelser Varje distrikt består av en distriktschef, distriktstekniker, kundservice, miljövärdar och bovärdar som arbetar tillsammans i olika områdesgrupper. Fastighetsutveckling, ekonomi och uthyrningsverksamheten hanteras centralt av huvudkontoret. Bolaget har också en gemensam serviceavdelning (driftsservice). Bovärdens roll är främst att vara bolagets ansikte utåt genom att vara kontaktperson mot hyresgästerna i de flesta ärenden som rör lägenheten och bostadsområdet. Bovärden ansvarar i huvudsak för det inre underhållet av lägenheterna och skötsel av fastigheter inom det egna bovärdsområdet. Enligt bolaget har bovärdens roll förändrats till att idag vara mer ansvarsfylld och omfatta mer administrativt arbete än tidigare. Det finns ingen specifik styrdokumentation rörande bovärdarna utan deras arbete styrs i huvudsak av andra dokument såsom attestinstruktion, affärsplaner och olika bolagsgemensamma policies till exempel inköpspolicy och affärsetisk policy. Distrikten får årligen mål och resultatkrav från huvudkontoret som bryts ner i distrikten. Varje bovärd har en fastställd resultatbudget vars storlek varierar beroende på områdets omfattning och karaktär på lägenheterna. Den ekonomiska befogenheten är enligt attestinstruktionen beloppsbegränsad. Bovärdens arbetsuppgifter består framförallt av kundkontakter, genomföra lägenhetsunderhåll, reparationer i fastigheterna och genomföra besiktningar och

7 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FAMILJEBOSTÄDER I GÖTEBORG AB bedömning av underhåll av lägenheter både löpande under året och i samband med avflytt. Bovärdarna tar också emot uppgifter om störningar. Avhysningar sköts dock tillsammans med distriktschefen. Granskningen har visat att arbetssätten kan skilja mellan distrikten men även mellan bovärdar. Till exempel har det noterats skillnader i vilken grad man utför reparationer själv eller beställer jobbet från hantverkare och i vilken omfattning man debitererar hyresgästerna. Granskningen har visat att distrikten i princip inte har några lager men driftsservice gör vissa större gemensamma inköp. Bolaget har tagit fram en instruktion för hur dessa lagertillgångar ska hanteras. Vi har i granskningen tagit del av rutinbeskrivning och exempel på lagerlista vilket torde visa på att rutinen är i bruk. Bolaget implementerade under hösten 2010 ett antal nya rutiner i syfte att stärka den interna kontrollen till exempel kontroll av faktura mot beställningsunderlag samt rutin för avsyn av genomförda arbeten. Under hösten 2010 beslutade koncernstyrelsen om att koncernens bolag ska följa Lagen om offentlig upphandling (LOU). Med anledning av beslutet reviderades koncernens inköps- och upphandlingspolicy vilket också delvis har påverkat bolagets inköpsrutiner. Intervjuade bovärdar anser att man har fått erforderlig information från bolaget om de nya rutinerna och granskningen visar att dessa synes vara kända i organisationen. Distriktschefen genomför månadsvis uppföljning av bovärdarnas resultat. Utöver den ekonomiska uppföljning genomförs också årliga kundundersökningar som delvis mäter bovärdarnas arbete. Bovärdarna upplever att det under det sista året har varit stort fokus på etik och moral i bolaget och granskningen visar att bovärdarna har en hög medvetenhet om de affärsetiska riktlinjerna. Bedömning Granskningen visar att bovärdarnas uppdrag och ansvarsområden synes vara tydligt och likartat inom bolaget. Det har dock noterats skillnader i distriktens/bovärdarnas arbetssätt. För att säkerställa ett likartat arbetssätt kan bolaget se över bovärdarnas arbetsuppgifter/-sätt och utforma riktlinjer för de arbetsuppgifter som ska hanteras likartat inom bolaget. Riktlinjerna kan tillsammans med befintliga rutinbeskrivningar till exempel besiktningshandboken och policys samlas i en bovärdshandbok. En sådan dokumentation förväntas också kunna fungera som ett stöd för bovärdarna i det dagliga arbetet samt vid introduktion av nyanställda. Bolaget har under hösten påbörjat detta arbete och vi har i granskningen kunnat ta del av en preliminär dokumentstruktur. Någon rekommendation lämnas därför inte.

8 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FAMILJEBOSTÄDER I GÖTEBORG AB Bolaget kan med fördel också utveckla ett forum där bovärdarna kan diskutera risker och arbetssätt. Bovärdarna kan på så sätt lära av varandra och det skapas samsyn internt i syfte att säkerställa en rättvis hantering av hyresgästerna. Claes-Göran Lans av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Torbjörn Rigemar av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Anna Lycke Börjesson certifierad kommunal yrkesrevisor, sakkunnigt biträde... Handlingar som ingår i granskningen: Granskningsrapport för år 2011, daterad

9 GRANSKNINGSREDOGÖRELSE FÖR FAMILJEBOSTÄDER I GÖTEBORG AB Stadsrevisionens uppdrag Språkbruk och revisionstermer Enligt Göteborgs Stads revisionsreglemente väljer kommunfullmäktige 22 förtroendevalda revisorer att bilda revisorsgrupp. Bland de förtroendevalda revisorerna utser kommunfullmäktige även lekmannarevisorer vilka har ett självständigt uppdrag att granska de kommunala bolag som helt eller till viss del ägs av Göteborgs Stad. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och de sakkunniga tjänstemännen på Göteborgs Stads revisionskontor. Stadsrevisionen redovisar årligen sina iakttagelser avseende verksamhet, räkenskaper och intern kontroll i en revisionsredogörelse för kommunstyrelsen samt en revisionsberättelse och en revisionsredogörelse för respektive nämnd. För varje bolag upprättas en granskningsrapport och en granskningsredogörelse som behandlar bolagets verksamhet och interna kontroll. Stadsrevisionen genomför också fördjupade granskningar som redovisas i revisionsrapporter. Revisorerna lämnar i sina granskningar rekommendationer och revisionskritik. Rekommendationer lämnas när utveckling och förbättring bedöms vara möjliga och riktas inte alltid till nämnden eller styrelsen utan kan framföras på bolags- och förvaltningsnivå. Revisionskritik brukar graderas genom begreppen påpekan, erinran och anmärkning. En anmärkning kan, när det gäller nämnderna, lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Anmärkningar mot styrelse eller nämnd framgår av granskningsrapporten (för bolag) eller revisionsberättelsen (för nämnder). Styrelsens/bolagets eller nämndens/ förvaltningens åtgärder, med avseende på lämnade rekommendationer, följs regelmässigt upp under kommande år.

10 GRANSKNINGSRAPPORT Till årsstämman i Familjebostäder i Göteborg AB Org.nr Till Göteborgs kommunfullmäktige för kännedom Vi, av fullmäktige i Göteborgs kommun utsedda lekmannarevisorer, har granskat Familjebostäder i Göteborg AB:s verksamhet under Styrelse och verkställande direktör ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande bolagsordning, ägardirektiv och beslut samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Lekmannarevisorernas ansvar är att granska och bedöma om bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Granskningen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, kommunens revisionsreglemente, god revisionssed i kommunal verksamhet och med beaktande av de beslut kommunfullmäktige och årsstämman fattat. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för en bedömning. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning har överlämnats till bolagets styrelse och verkställande direktör. Utifrån genomförd granskning bedömer vi att bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Göteborg Claes-Göran Lans av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Torbjörn Rigemar av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor