Revisionsredogörelse Stadsrevisionen. Byggnadsnämnden. granskning av verksamhetsåret goteborg.se/stadsrevisionen

Transkript

1 Revisionsredogörelse Stadsrevisionen Byggnadsnämnden granskning av verksamhetsåret 2015 goteborg.se/stadsrevisionen

2 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 2 Mars 2016 Byggnadsnämnden. Granskning av verksamhetsåret 2015 Diarienummer: 205/15 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad Yrkesrevisor: Magnus Gréen

3 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 3 Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Granskning av verksamheten 6 Grundläggande granskning 6 Granskning av roller, ansvar och befogenheter i detaljplaneprocessen 8 Uppföljning av nämndgemensamt arbete för utveckling av planprocessen (GEM) samt av ekonomi- och projektstyrning 10 Uppföljning av stadens planering för bostadsbyggande i enlighet med den politiska viljeinriktningen? 11 Uppföljning av Trygg, vacker stad 12 Uppföljning av ärendeprocessen 13 Uppföljning av offentlighet och sekretess 13 Granskning av räkenskaper och bokslut 15 Översiktlig granskning av delårsrapport 15 Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner 15 Granskning av årsbokslut 16 Stadsrevisionens uppdrag och rapportering 17 Språkbruk och revisionstermer 18

4 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 4 Sammanfattning Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar och kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. Årets granskning av nämnden omfattar: grundläggande granskning roller, ansvar och befogenheter i planprocessen uppföljning av föregående års rekommendationer intern kontroll i redovisningsrutiner delårsrapport och årsbokslut. Granskningen visar att delar av nämndens verksamhet har brister som behöver åtgärdas. Därför lämnar vi följande rekommendationer till nämnden:

5 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 5 Tabell 1: Sammanställning av rekommendationer Område Grundläggande granskning Granskning av ekonomioch projektstyrning Granskning av offentlighet och sekretess Rekommendation Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att överväga att se över om fler direktörsbeslut bör anmälas till nämnden. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att förbättra den övergripande styrningen och uppföljningen av arbetet med detaljplaner, som en del i arbetet med att korta ledtiderna. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att säkerställa att ett användarvänligt planerings- och uppföljningsverktyg finns tillgängligt för den enskilda projektledaren och för planavdelningen i sin helhet. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att arbeta för en ökad samsyn hos medarbetarna och berörda aktörer om hur en ändamålsenlig styrning och effektivisering av detaljplanarbetet kan utformas och vidmakthållas. (Rekommendationerna lämnades år 2014) Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att se till att planavdelningen registrerar upprättade handlingar löpande på ett sätt som säkerställer att allmänheten skyndsamt kan ta del av allmänna handlingar. (Rekommendationen lämnades år Uppföljning genomfördes år 2014.) I övrigt bedömer stadsrevisionen att nämnden har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen varit tillräcklig. Vi bedömer även att resultaträkning och balansräkning har upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden har följt de bokslutsanvisningar som Göteborgs Stad har gett ut.

6 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 6 Granskning av verksamheten Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar, kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. 1 Granskningen av verksamheten omfattar en grundläggande granskning, som är en översiktlig granskning av nämndens ledning och styrning, en fördjupad granskning samt uppföljning av tidigare års granskning. 2 Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma nämndens ledning och styrning samt interna kontroll. Det innebär att revisorerna löpande följer nämndens protokoll och handlingar och informerar sig om verksamheten. Granskningen omfattar följande delar: följsamhet mot reglemente följsamhet mot kommunfullmäktiges budget följsamhet mot kommunfullmäktiges regler för budget och uppföljning följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi delegation beslutsunderlag hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige. Iakttagelser delegationsbeslut Stadsrevisionen har granskat om nämndens rutiner för registrering och anmälan av beslut fattade på delegation fungerar tillfredsställande. Enligt kommunallagen får en nämnd ge utskott, ledamot, ersättare eller anställd i kommunen i uppdrag att besluta å nämndens vägnar i visst ärende eller en viss typ av ärenden. Vissa undantag görs, exempelvis får nämnden inte delegera ärenden som rör verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Delegation av beslutanderätt har till syfte att 1 Uppdraget regleras i kommunallagen, 9 kap. 2 Se stadsrevisionens granskningsplan, april 2015

7 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 7 nämnden ska kunna fördela arbetsuppgifter mellan sig och sin förvaltning och därigenom skapa förutsättningar för ett effektivt arbetssätt. Beslut som fattats med stöd av delegation är att jämställa med ett nämndsbeslut, det vill säga de kan inte ändras av nämnden. För att besluten ska vinna laga kraft krävs dock att de anmäls till nämnden. Stadsrevisionen har granskat totalt fem stickprov för perioden 1 januari 2015 till 31 augusti Stickproven har bedömts mot delegationsordning från den 31 maj år 2011 och vidaredelegering daterad den 31 januari år Nämnden har i december månad 2015 antagit en ny delegationsordning med rätt för stadsbyggnadsdirektören att vidaredelegera till annan anställd vid stadsbyggnadskontoret. Direktörens vidaredelegering till olika befattningshavare har godkänts av nämnden. Delegationsbeslut ska anmälas till nämnden vid nästkommande sammanträde. Anmälan ska, enligt tjänsteutlåtandet till ny delegationsordning, tillgodose nämndens informations- och kontrollbehov. Enligt tjänsteutlåtandet är det nämndledamöternas uppgift att granska beslut som fattas med stöd av delegation. Därutöver har stadsrevisionen tagit del av olika rutinbeskrivningar från plan- och byggavdelningarna som även omfattar hur delegationsbeslut ska registreras och anmälas till nämnden. Intervjupersonerna redogör för en relativt decentraliserad organisation för att hantera delegationsbeslut. Respektive avdelning ansvarar för att delegationsbeslut registreras och anmäls till nämnden. Fattade delegationsbeslut läggs in i ledamöternas applikationsprogram för handlingar och anteckning görs i protokollet. Samtliga granskade delegationsbeslut har fattats av behöriga delegater enligt nämndens delegationsordning och stadsbyggnadsdirektörens vidaredelegering. För två beslut innehöll anmälan inte tillräckligt med information för att möjliggöra kontroll av om beslutsfattaren har rätt att fatta beslut. För dessa beslut var kontroll möjlig först efter att ytterligare information hade begärts utlämnad från diariet i systemstödet ByggR. Stadsrevisionens granskning visar vidare att beslut som fattas med stöd av delegation till stadsbyggnadsdirektören, så kallade direktörsbeslut, inte anmäls till nämnden. Beslut fattade enligt gällande delegationsordning inom exempelvis inköp och ekonomi som ligger inom beslutad budget betraktar kontoret som verkställighetsbeslut. Granskningen visar också att beslut som fattas med stöd av vidaredelegation inte anmäls på ett tydligt sätt till stadsbyggnadsdirektören. Anmälan till nämnden via appen handlingar ger visserligen stadsbyggnadsdirektören möjlighet att ta del av delegationsbeslut. Det framgår dock inte av några rutiner att direktören har kontroll över sin vidaredelegation via denna anmälan till sig. I anslutning till granskningen har blanketter för medgivanden uppdaterats och mallar för registrering av delegationsbeslut har tagits fram. Om dessa följs kommer det vara lättare att kontrollera delegationsbeslut i framtiden.

8 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 8 Bedömning Stadsrevisionens översiktliga bedömning är att nämnden i huvudsak har en tillfredsställande ledning och styrning samt tillräcklig intern kontroll inom de områden som omfattats av den grundläggande granskningen. Samtidigt visar granskningen på vissa förbättringsområden avseende hanteringen av delegationsbeslut. Avseende iakttagelsen att direktörsbeslut inte anmäls till nämnden gör stadsrevisionen bedömningen att nämnden bör överväga att se över vilka beslutsärenden som är delegationsbeslut respektive verkställighetsbeslut. Detta bör övervägas mot bakgrund av att Högsta förvaltningsdomstolen 3 har varit restriktiv i uttolkningen av vad som är rena verkställighetsbeslut. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att överväga att se över om fler direktörsbeslut bör anmälas till nämnden. Granskning av roller, ansvar och befogenheter i detaljplaneprocessen Utgångspunkter i granskningen Inom ramen för det nämndgemensamma arbetet för utveckling av detaljplaneprocessen har det tagits beslut om att allt detaljplanearbete som startas efter årsskiftet 2015/2016 ska bedrivas i projektform. Införandet av projektstyrning och processorientering syftar bland annat till att öka kvaliteten och effektiviteten i detaljplanearbetet. Med nya sätt att leda och genomföra detaljplanearbetet på kommer ansvar och befogenheter att förändras. I denna förändring föreligger en risk för att roller, ansvar och befogenheter uppfattas som otydliga. Syftet med granskningen har varit att översiktligt bedöma om såväl de nya rollerna som detaljplaneplanprocessen är klart definierade med en tydlighet i fördelning av ansvar och befogenheter. Iakttagelser I GEM-handboken 4 finns detaljplaneprocessen kartlagd med olika skeden, beslutspunkter och aktiviteter identifierade. När styrgruppen i september år 2015 avslutade GEM-projektet godkände den på samma gång en implementering av GEM-handboken. Handboken handlar till stora delar om vem som gör vad i detaljplaneprocessen. 3 Se exempelvis Högsta förvaltningsdomstolens dom i mål den 24 februari GEM-handboken är en sammanställning över de beslutsunderlag för förplanering, projektmodell, detaljplanering och efterplanering som styrgruppen har godkänt. GEMhandboken innehåller GEM-modellen, som beskriver hur staden genomför planprocessen i projektform.

9 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 9 Av GEM-handboken framgår att det för varje detaljplaneprojekt ska upprättas en projektorganisation bestående av olika roller. Varje projekt ska ha styrande roller (beställare och projektägare) och utförande roller (styrgrupp, projektledare och projektgrupp) samt vid behov deltagande roller (arbetsgrupper). I projektledarrollen ligger ansvar för framdrift i projektet enligt projektdirektiv inklusive att hålla tidplan och budget. I linjen har projektägaren/planchefen de ekonomiska befogenheterna med attesträtt samt ansvar för kvalitet, uppföljning och nämndbeslut. Risken för att roller, ansvar och befogenheter uppfattas som otydliga är begränsad under arbetet med förprövning och produktionsplan, eftersom ansvar, befogenheter och arbetsuppgifter ligger kvar i linjen. Det är först när detaljplaneprocessen börjar som det finns risk för otydlighet. Avdelningschefen för planavdelningen noterar i ett utkast till analys av ansvar, roller och arbetsuppgifter att denna risk är som störst i relationen mellan planchef/enhetschef och projektledare. Utkastet mynnar ut i ett förslag till ansvarsfördelning mellan planchefs- och projektledarrollen. Som en följd av att risken är identifierad pågår det nu ett arbete på avdelningen med att övervaka risken för otydlighet. Vid en eventuell konflikt mellan projekt- och linjeorganisation ska eskaleringstrappan i GEM-handboken följas. Granskningen visar att detaljplaneprocessen är tydligt avgränsad. Början på detaljplaneprocessen är när projektägaren tar beslut om att starta ett projekt. Dessförinnan har arbetet med förprövning och produktionsplan genomförts. Slutet på detaljplaneprocessen är när en detaljplan har vunnit laga kraft. När detaljplan vunnit laga kraft arkiveras handlingarna. Av beslutsunderlag förvaltningsmodell framkommer att processägare och processansvarig tillsammans ska säkerställa att detaljplaneprocessen fungerar ändamålsenligt under förvaltningsskedet. Processägaren har det övergripande ansvaret. Processansvarig har det operativa ansvaret för att vidareutveckla detaljplaneprocessen, utveckla mätmetoder och följa upp mätetal samt att uppdatera dokumentationen av detaljplaneprocessen. Bedömning Stadsrevisionens översiktliga bedömning är att de nya rollerna och detaljplaneplanprocessen är klart definierade med tydlighet i fördelning av ansvar och befogenheter. Inom de områden som denna granskning omfattar har vi inte identifierat några förbättringsområden. Följsamhet mot GEM-handboken bedöms minska risken för otydligheter mellan linje, projekt och process.

10 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 10 Uppföljning av nämndgemensamt arbete för utveckling av planprocessen (GEM) samt av ekonomi- och projektstyrning Stadsrevisionen granskade år 2013 GEM-projektet. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar byggnads-, fastighets- och trafiknämnden att med utgångspunkt i de risker vi har identifierat i granskningen och tillsammans med beställarna (direktörerna) bidra till riskhanteringen och stärka den interna styrningen under implementeringen av projektets förbättringsåtgärder. Vidare granskade stadsrevisionen år 2014 ekonomi- och projektstyrningen på planavdelningen. Granskningen resulterade i följande rekommendationer: Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att förbättra den övergripande styrningen och uppföljningen av arbetet med detaljplaner, som en del i arbetet med att korta ledtiderna. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att säkerställa att ett användarvänligt planerings- och uppföljningsverktyg finns tillgängligt för den enskilda projektledaren och för planavdelningen i sin helhet. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att arbeta för en ökad samsyn hos medarbetarna och berörda aktörer om hur en ändamålsenlig styrning och effektivisering av detaljplanarbetet kan utformas och vidmakthållas. Stadsrevisionen bedömer att de åtgärder som nämnden vidtagit med anledning av rekommendationerna i de båda granskningarna har beröringspunkter. Det sammantagna syftet med vår uppföljning är att bedöma om de förändringar som nämnden har genomfört år 2015 och på sikt bidrar till att göra planeringen och uppföljningen av planavdelningens projekt mer ändamålsenlig. Iakttagelser Inledningsvis kan vi konstatera att nämnden tillsammans med direktörerna för stadsbyggnads-, trafik och fastighetskontoret har genomfört åtgärder för att bidra till riskhantering och stärkande av den interna styrningen och kontrollen under implementeringen av GEMprojektets förbättringsåtgärder. Vidtagna åtgärder består bland annat av utvecklingen av GEM-modellen, upphandlingen av projektsystem och genomförandet av olika utbildningsinsatser. Som framgår av vår granskning av roller, ansvar och befogenheter i detaljplaneprocessen är GEM-projektet avslutat och implementering pågår. Under slutet av år 2015 har process- och projektstyrning införts på planavdelningen genom att GEM testkörs på 10 referensprojekt, helt i

11 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 11 enlighet med den framtagna införandeplanen. 5 Inför testkörningen har planavdelningens utvecklingsgrupp uppdaterat avdelningens riktlinjer och gjort omfattande anpassningar av rutinbeskrivningar, mallar och checklistor. Efter testkörning och eventuella justeringar i GEM-handbok är målsättningen att samtliga detaljplaneprojekt ska anpassas till GEM. Av intervjuer framkommer att en av riskerna är att införandet går långsamt. Bedömning En samlad bedömning är att införandet av projektmodellen och projektsystemet på sikt bidrar till att göra planering och uppföljning av planavdelningens projekt mer ändamålsenlig. Men det är för tidigt att granska om de åtgärder som vidtagits i slutet av år 2015 får avsedd effekt. Mot bakgrund av iakttagelserna ovan bedömer vi rekommendationen från 2013 års granskning av GEM-projektet som omhändertagen. Däremot kvarstår följande rekommendationer till nämnden avseende planavdelningens ekonomi- och projektstyrning. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att förbättra den övergripande styrningen och uppföljningen av arbetet med detaljplaner, som en del i arbetet med att korta ledtiderna. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att säkerställa att ett användarvänligt planerings- och uppföljningsverktyg finns tillgängligt för den enskilda projektledaren och för planavdelningen i sin helhet. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att arbeta för en ökad samsyn hos medarbetarna och berörda aktörer om hur en ändamålsenlig styrning och effektivisering av detaljplanarbetet kan utformas och vidmakthållas. Uppföljning av stadens planering för bostadsbyggande i enlighet med den politiska viljeinriktningen? Stadsrevisionen granskade år 2014 om stadens planering av bostadsbyggande var i enlighet med den politiska viljeinriktningen. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att utveckla uppföljningen så att den omfattar samtliga politiska mål och strategier i översiktsplanen. 5 Delar av för- och efterplanering enligt GEM är redan infört på planavdelningen.

12 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 12 Iakttagelser Byggnadsnämnden beslöt den 27 oktober år 2015 att godkänna en vidareutvecklad uppföljning för år 2014 av översiktsplan för Göteborg. Det var första gången som nämnden har följt upp de strategiska frågorna med indikatorer och bedömning av måluppfyllelse. Nämnden beslöt också att överlämna handlingen till kommunstyrelsen som information. På avdelningschefsmöten (fastighets-, trafik- och stadsbyggnadskontor) pågår det en diskussion om att utveckla en gemensam uppföljning som ger en överblick över de tre nämndernas verksamheter och som svarar mot att nämnderna har ett gemensamt mål- och inriktningsdokument. Bedömning Nämnden bedöms ha vidtagit tillräckligt med åtgärder för att ta hand om rekommendationen. Stadsrevisionen ser vidare positivt på ambitionen med en samordnad uppföljning för fastighets-, trafik- och byggnadsnämnden. Uppföljning av Trygg, vacker stad Stadsrevisionen granskade år 2013 Trygg, vacker stads verksamhet. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar byggnadsnämnden att medverka till park- och naturnämndens översyn av verksamheten i syfte att stärka den interna styrningen och kontrollen. Iakttagelser Under 2015 har en ny arbets- och delegationsordning, som reglerar verksamheten i Trygg, vacker stad, antagits av samtliga tre nämnder som ingår i samarbetet (byggnads-, trafik- samt park- och naturnämnden). Vi har i den uppföljande granskningen intervjuat en projektledare och en enhetschef samt översiktligt granskat följsamheten mot den nya arbetsoch delegationsordningen i ett projekt som nämnden ansvarar för. Av intervjuer och stickprov framkommer att attest av projektkostnader sker i linjen, i enlighet med den nya arbets- och delegationsordningen. Samordnaren på Trygg, vacker stad styr och följer upp projekt inom Trygg, vacker stad. Vi noterar dock i årets uppföljande granskning att ansvar och hantering av framtida driftsansvar kan tydliggöras i samband med beslut om varje enskilt projekt i Trygg, vacker stad. Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att rekommendationen är omhändertagen.

13 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 13 Uppföljning av ärendeprocessen Stadsrevisionen granskade år 2012 ärendeprocessen. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att se över, uppdatera och godkänna dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning, enligt arkivreglemente för Göteborgs Stad. Iakttagelser Nämnden har den 27 oktober år 2015 delegerat rätten att fastställa klassificeringsstrukturen till stadsbyggnadsdirektören. Enligt de nya kraven är klassificeringsstrukturen med tillhörande processbeskrivningar styrande för informationshanteringen. 6 Stadsbyggnadskontoret har med utgångspunkt i klassificeringsstrukturen utarbetat en dokumenthanteringsplan och även en arkivbeskrivning. Stadsbyggnadsdirektören har skickat in klassificeringsstrukturen och processbeskrivningarna till arkivnämnden för godkännande. Arkivnämnden har ännu inte tagit ställning till de förslag på gallringsfrister som finns i dokumenthanteringsplanen. Bedömning Nämnden bedöms ha vidtagit åtgärder i enlighet med den lämnade rekommendationen. Det är arkivnämndens godkännanden som kvarstår av arbetet. Vi ser genomförandet av arbetet som föredömligt och slutförandet av arbetet som en formsak. Därför bedömer vi att rekommendationen är omhändertagen. Uppföljning av offentlighet och sekretess Stadsrevisionen granskade år 2013 offentlighet och sekretess. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendationer till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att utveckla mer kontorsgemensamma rutiner och arbetssätt för hantering av allmänna handlingar. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att registrera upprättade handlingar löpande på ett sätt som säkerställer att allmänheten skyndsamt kan ta del av allmänna handlingar. 6 Enligt Regionarkivets handledning Att upprätta en klassificeringsstruktur innebär en processorienterad informationsredovisning i korthet att informationen klassificeras enligt en struktur som representerar verksamheten, att processerna och de handlingar som avsätts under processens genomförande beskrivs. Det är därför nödvändigt att identifiera och analysera verksamhetsprocesser för att kunna få grepp om vilken information som myndigheten skapar och utnyttjar.

14 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 14 Iakttagelser Kontoret har under året inlett ett arbete med att i en kontorsgemensam sekretesshandbok ställa samman avdelningsspecifika rutiner som berör hantering av skyddade personuppgifter och sekretesskyddade uppgifter. För att säkerställa att allmänheten skyndsamt ska kunna ta del av allmänna handlingar har planavdelningens medarbetare dessutom utbildats i offentlighets- och sekretessfrågor. Av intervjuer framgår att det pågår en diskussion om vad som är arbetsmaterial och vad som är upprättade handlingar. Vidtagna åtgärder till trots visar granskningen på att upprättade handlingar inte diarieförs löpande på planavdelningen. Bedömning Genom att inleda ett arbete med kontorsgemensam sekretesshandbok bedömer vi att nämnden har vidtagit åtgärder på ett område där vi inte ser det som ändamålsenligt med avdelningsspecifika rutinbeskrivningar. Stadsrevisionen gör bedömningen att nämnden har vidtagit tillräckliga åtgärder för att rekommendationen om kontorsgemensamma rutiner ska anses vara omhändertagen. Stadsrevisionen bedömning är att utbildningar i offentlighets- och sekretessfrågor inte ger tillräcklig effekt för att åstadkomma en löpande diarieföring av upprättade handlingar på planavdelningen. Det är inte tillfredsställande om upprättade handlingar i ett projekt diarieförs först när detaljplanen vunnit laga kraft. Mot bakgrund av bedömningen ovan kvarstår följande rekommendation, som avgränsas till planavdelningen. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att se till att planavdelningen registrerar upprättade handlingar löpande på ett sätt som säkerställer att allmänheten skyndsamt kan ta del av allmänna handlingar.

15 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 15 Granskning av räkenskaper och bokslut Nämnden ansvarar för att räkenskaperna är rättvisande och upprättade i enlighet med gällande lagstiftning. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med gällande lagstiftning. Att räkenskaperna är rättvisande innebär att: - den externa redovisningen ger en rättvisande bild av resultat och ställning. - årsredovisning och delårsrapport är upprättade i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed. Granskningen omfattar följande delar: översiktlig granskning av delårsrapport per augusti 2015 intern kontroll i redovisningsrutiner årsbokslut inklusive förvaltningsberättelse samt resultatoch balansräkning med noter. Nedan redovisas resultatet av granskningen. Översiktlig granskning av delårsrapport En översiktlig granskning har genomförts av delårsrapporten per augusti Inga väsentliga avvikelser har noterats. Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner Granskningen av nämndens interna kontroll i redovisningsrutiner omfattar följande delar: löneprocess intäktsprocess inköpsprocess bokslutsprocess. Iakttagelser Resultatet av granskningen redovisas i den lägesrapport som översändes till förvaltningen i december Lägesrapporten innehåller revisorernas iakttagelser och bedömning tillsammans med förvaltningens kommentarer.

16 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 16 Revisorernas bedömning innehåller förslag på förbättringsåtgärder som syftar till att stärka den interna kontrollen inom granskade rutiner. Det är därför viktigt att förvaltningen ser till att revisorernas förslag till förbättringsåtgärder genomförs i verksamheten. Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att den interna kontrollen inom de granskade processerna i allt väsentligt är tillfredsställande. Granskning av årsbokslut Granskningen av nämndens bokslut för verksamhetsåret 2015 omfattar upprättade resultaträkningar och balansräkningar. I tabellen nedan redovisas delar av nämndens resultatoch balansräkningar. Tabell 2: Tabell över delar av nämndens resultat- och balansräkningar 2015 (tkr) 2014 (tkr) Rörelsens intäkter Balansomslutning Årets resultat Utgående eget kapital Granskningen visar att: granskat material är i överensstämmelse med gällande lag och god redovisningssed nämnden har följt de bokslutsanvisningar och riktlinjer som Göteborgs Stad gett ut inrapporterat material är korrekt inga förhållanden som kan skada förtroendet för verksamheten har uppmärksammats. Inga väsentliga avvikelser i övrigt förekommer. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att resultaträkning och balansräkning har upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden har följt Göteborgs Stads bokslutsanvisningar 7. 7 Källa: Göteborgs Stads Ekonomihandbok

17 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 17 Stadsrevisionens uppdrag och rapportering Den kommunala revisionen är ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument med uppdrag att granska den verksamhet som bedrivs i kommunen. Revisorerna är förtroendevalda och utses av fullmäktige. I Göteborg är de totalt 22 stycken. Revisorerna är oberoende och granskar på fullmäktiges uppdrag och därigenom indirekt också för medborgarna. Revisorerna prövar årligen om ledamöter i kommunstyrelsen och nämnderna fullgör sitt uppdrag. Revisorerna uttalar sig årligen om nämndledamöters ansvar i en revisionsberättelse som lämnas till fullmäktige. Utöver revisionsberättelsen upprättar revisorerna även revisionsredogörelse, en för varje nämnd. I revisionsredogörelsen sammanfattas all granskning som revisorerna har genomfört i nämnden under året. Bland de valda revisorerna utser fullmäktige även lekmannarevisorer. Dessa har ett självständigt uppdrag att granska de bolag som helt eller delvis ägs av kommunen. I Göteborg utses i regel två lekmannarevisorer för varje bolag. Revisorerna genomför också särskilda granskningar som i regel rör flera nämnder och bolag. Dessa redovisas i revisionsrapporter till fullmäktige löpande under året. Revisorerna tar även varje år fram en årsredogörelse som sammanfattar all den granskning som gjorts i kommunen under det aktuella året. Revisorernas rapporter hittar du på

18 B Y G G N A D S N Ä M N D E N 18 Språkbruk och revisionstermer När revisorerna har genomfört en granskning lämnar de ofta rekommendationer till de granskade nämnderna och bolagen. Ibland lämnar de även revisionskritik. Rekommendationer lämnas då revisorerna ser brister i verksamheten. Rekommendationerna syftar till att utveckla och förbättra verksamheten. Revisionskritik lämnas då revisorerna ser brister i verksamheten som är av mer allvarlig karaktär. Revisionskritik graderas genom begreppen påpekande, erinran eller anmärkning. Anmärkning är allvarligast. När det gäller nämnderna kan en anmärkning lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Under kommande år följer revisorerna upp vilka åtgärder nämnden eller bolaget har gjort för att följa revisorernas rekommendationer.

19 goteborg.se/stadsrevisionen