Revisionsredogörelse Stadsrevisionen. Byggnadsnämnden granskning av verksamhetsåret goteborg.se/stadsrevisionen

Transkript

1 Revisionsredogörelse Stadsrevisionen Byggnadsnämnden granskning av verksamhetsåret 2016 goteborg.se/stadsrevisionen

2 2 Mars 2017 Byggnadsnämnden. Granskning av verksamhetsåret 2016 Diarienummer: 0181/16 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad Yrkesrevisor: Johan Osbeck

3 BYGGNADSNÄMNDEN 3 Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Granskning av verksamheten 6 Grundläggande granskning 6 Personal- och kompetensförsörjning 9 Metoder för mätning av önskade GEM-effekter 18 Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda 23 Uppföljning av anmälan av direktörsbeslut 23 Uppföljning av ekonomi- och projektstyrning 24 Uppföljning av offentlighet och sekretess 25 Granskning av räkenskaper och bokslut 26 Översiktlig granskning av delårsrapport 26 Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner 26 Granskning av årsbokslut 27 Stadsrevisionens uppdrag och rapportering 29 Språkbruk och revisionstermer 30

4 4 BYGGNADSNÄMNDEN Sammanfattning Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar och kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. Årets granskning av nämnden omfattar: grundläggande granskning, inklusive åtaganden som tillsynsmyndighet för OVK 1 personal- och kompetensförsörjning inom byggnadsnämnden metoder för mätning av önskade GEM 2 -effekter rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda intern kontroll i redovisningsrutiner delårsrapport och årsbokslut uppföljning av föregående års rekommendationer. Granskningen visar att delar av nämndens verksamhet har brister som behöver åtgärdas. Därför lämnar vi följande rekommendationer till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar byggnadsnämnden att dokumentera och etablera rutiner för att kunna uppfylla sina åtaganden som tillsynsmyndighet avseende kontroll av att förordningen om OVK efterlevs. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att stärka sina rutiner och kontroller för hantering av arvoden och ersättningar. 1 Obligatorisk ventilationskontroll 2 GEM = GEMensam detaljplaneprocess

5 BYGGNADSNÄMNDEN 5 I övrigt bedömer stadsrevisionen att nämnden har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen varit tillräcklig. Vi bedömer även att resultaträkning och balansräkning har upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden har följt de bokslutsanvisningar som Göteborgs Stad har gett ut.

6 6 BYGGNADSNÄMNDEN Granskning av verksamheten Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar, kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. Granskningen av verksamheten omfattar en grundläggande granskning, som är en översiktlig granskning av nämndens ledning och styrning, flera fördjupade granskningar samt uppföljning av tidigare års granskning. 3 Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma nämndens ledning och styrning samt interna kontroll. Det innebär att revisorerna löpande följer nämndens protokoll och handlingar och informerar sig om verksamheten. Granskningen omfattar följande delar: följsamhet mot reglemente följsamhet mot kommunfullmäktiges budget följsamhet mot kommunfullmäktiges regler för budget och uppföljning följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi delegation beslutsunderlag hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige åtaganden som tillsynsmyndighet för OVK. 3 Se stadsrevisionens granskningsplan, april 2016

7 BYGGNADSNÄMNDEN 7 Iakttagelser Åtaganden som tillsynsmyndighet för OVK Inom ramen för den grundläggande granskningen har stadsrevisionen granskat hur byggnadsnämnden hanterar sitt uppdrag som tillsynsmyndighet gällande OVK, obligatorisk ventilationskontroll. För att säkerställa en god inomhusmiljö ska den som äger en fastighet se till att funktionskontroll av ventilationssystem utförs enligt bestämmelserna i plan- och bygglagen, plan- och byggförordningen och i Boverkets föreskrifter, enligt Boverket. Det är grundläggande att ventilationen i fastigheter fungerar bra för att kunna möjliggöra ett tillfredsställande inomhusklimat. Med ett fungerande ventilationssystem undviks fukt- och hälsoproblem i bostäder. En obligatorisk ventilationskontroll, OVK, ska göras av ett nytt ventilationssystem förutom i en- och tvåbostadshus med självdrag eller mekanisk frånluft utan värmeåtervinning. Därefter ska en återkommande besiktning göras med ett visst intervall förutom i en- och tvåbostadshus. Föreskrifter och allmänna råd från boverket om bland annat återkommande besiktning finns i Regelsamling för funktionskontroll av ventilationssystem OVK Besiktningen dokumenteras i ett protokoll, OVK-protokoll. Där ska framgå om ventilationssystemets funktion är godtagbar eller inte. Ett exemplar av protokollet ska lämnas till byggnadens ägare och en kopia av protokollet skickas till stadsbyggnadskontoret. Ett särskilt intyg ska utfärdas om genomförd kontroll, där datum för kontrollen framgår. Byggnadens ägare ska anslå intyget på en väl synlig plats i byggnaden. Tillsynsmyndighet Kommunens byggnadsnämnd är tillsynsmyndighet och ska kontrollera att OVK efterlevs och att besiktningsmän utför sitt arbete på ett korrekt sätt, i enlighet med gällande författningar 4. Om en fastighetsägare inte utför en OVK enligt de intervaller som gäller för fastigheten eller om ventilationskontrollen inte blir godkänd vid en besiktning ska byggnadsnämnden starta ett tillsynsärende enligt beslutad rutin. 4 8 kap. 25 PBL (2010:900), 5 kap. 1-7 PBF (2011:338)

8 8 BYGGNADSNÄMNDEN Om ventilationen brister kan det bli en hälsofråga vilket i sin tur kan leda till att ärendet även kan komma att beröra miljö- och klimatnämnden. Ett ärende kan även komma byggnadsnämnden tillkänna från miljö- och klimatnämnden. I byggnadsnämndens dokumenterade rutin Handläggning av OVKärenden finns en beskrivning av hur ett ärende ska handläggas. Byggnadsnämnden har även dokumenterade rutiner för Hantering av OVK-protokoll samt Registrera tillsynsärende OVK. Byggnadsnämnden har däremot ingen dokumenterad rutin för att aktivt kunna kontrollera att förordningen om OVK efterlevs vad avser intervall för besiktning. Det beror på att nämnden saknar en sammanställning av fastigheter med OVK-intervall för att själva kunna veta om en OVK genomförts i tid eller inte. Nämnden kan endast agera om nämnden blir uppmärksammad på detta av någon extern part men saknar etablerade system och processer för att på eget initiativ starta ett tillsynsärende. Bedömning Stadsrevisionens översiktliga bedömning är att nämnden i huvudsak har en tillfredsställande ledning och styrning samt tillräcklig intern kontroll inom de områden som omfattats av den grundläggande granskningen. Samtidigt visar den grundläggande granskningen på brister. Granskningen visar att byggnadsnämnden inte uppfyller sina åtaganden som tillsynsmyndighet när det gäller att kontrollera att förordningen om OVK efterlevs. Detta beror på att byggnadsnämnden inte har etablerade system och processer för att kunna veta om en OVK genomförts i tid eller inte. Vi riktar därför följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar byggnadsnämnden att dokumentera och etablera rutiner för att kunna uppfylla sina åtaganden som tillsynsmyndighet avseende kontroll av att förordningen om OVK efterlevs.

9 BYGGNADSNÄMNDEN 9 Personal- och kompetensförsörjning Utgångspunkter i granskningen Stadsrevisionen har granskat byggnadsnämndens personal- och kompetensförsörjning. Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden har en ändamålsenlig personal- och kompetensförsörjning med fokus på planering, genomförande, strategi och arbetsmiljö. För att nämnden ska kunna leverera det som förväntas i tider då det råder ett starkt fokus på bostadsbyggande är det avgörande att stadsbyggnadskontoret har rätt antal medarbetare och att dessa medarbetare har rätt kompetenser. Nämnden/förvaltningen konkurrerar om attraktiv arbetskraft. Möjligheten att erbjuda konkurrenskraftiga löner och övriga villkor för att säkerställa att rätt kompetens knyts till verksamheten är av stor betydelse. Risker inom området finns såväl på kort som lång sikt. Kortsiktigt innebär vakanser att arbetsbelastningen för den befintliga personalstyrkan blir högre än planerat alternativt så drabbas verksamheten av förseningar och uppskjutna arbetsuppgifter. Långsiktigt kan nämndens förutsättningar att fullgöra sitt uppdrag påverkas negativt om rätt kompetensförsörjning inte säkerställs. Dessa risker kan också ses ur ett hela-staden perspektiv om det kan befaras att byggnadsnämndens kompetensförsörjning inte säkerställs över tid. Kriterier i granskningen är Göteborgs Stads samt byggnadsnämndens relevanta styrdokument såsom Årsprocess kompetensförsörjning, Kompetensförsörjning 2016, SBK kompetensförsörjningsplan Kompetensarenan, Förvaltnings- och bolagsgemensam kompetensförsörjningsplan med inriktning samhällsbyggnad/teknisk kompetens PROJEKTDIREKTIV (Göteborg Stad), Göteborgs Stads medarbetar- och arbetsmiljöpolicy, Plan för intern styrning och kontroll 2016, med bilaga (stadsbyggnadskontoret). Granskningen har genomförts med dokumentstudier och intervjuer. Inledning Förvaltningen har många etablerade och utvecklade processer för rekrytering, hantering av löpande frågor och utveckling kopplade till arbetsmiljö samt hur avslutning av anställningar sker.

10 10 BYGGNADSNÄMNDEN I Plan för intern kontroll 2016 identifierar stadsbyggnadskontoret motsvarande risker som ligger till grund för denna granskning, under rubriken kompetensförsörjning. Kompetensförsörjningen till våra verksamheter är en riskfaktor. Vi ser att flera av våra yrkesgrupper blir alltmer konkurrensutsatta. Detta är en långsiktig fråga att arbeta med. För år 2016 väljer vi att fokusera på bemannings- och resursfrågan med rätt kompetens och resurser för säkrad måluppfyllelse inom kontoret, men även i samarbete med trafikkontoret och fastighetskontoret. Vi kommer bland annat att utveckla vår kompetensförsörjningsstrategi. Samtidigt redovisar stadsbyggnadskontoret att det har en haft en relativt hög personalomsättning över tid vilken har ökat ytterligare under Kontoret har höga krav på leveranser och verkar samtidigt i en mycket konkurrensutsatt miljö avseende ett flertal kompetenser. Detta sammantaget leder till att många medarbetare upplever en hög arbetsbelastning och vissa visar tecken på överansträngning. Personalomsättningen leder till ökad arbetsbelastning för de som är kvar och att all energi inte kan ägnas huvuduppdragen vilket i sin tur kan leda till ytterligare personalomsättning samt lägre produktionskapacitet. (Se vidare utdrag ur Uppföljningsrapport 3, nedan) Årsprocess kompetensförsörjning Stadsbyggnadskontoret har en etablerad årsprocess för kompetensförsörjning indelad i sex perioder över året. Senast september: Om det behövs, uppdatering av roller inför årets medarbetarsamtal Oktober: Medarbetare självskattar sig inför medarbetarsamtal November-december: Medarbetarsamtal, upprätta individuell utvecklingsplan Januari: Medarbetare lägger in överenskommen utvecklingsplan och mål i Comea 5, och chef godkänner 5 Comea = Talent managamentsystem för kompetensförsörjande verksamhetsutveckling. Innehåller chefsstöd, mall för utvecklingssamtal, affärsmål och personliga mål.

11 BYGGNADSNÄMNDEN 11 Mars: GAP-analys 6 per enhet/avdelning identifiera kompetensutvecklingsbehov Juni: Kompetensutvecklingsbehov samlas in av HR, uppdatering av kompetensförsörjningsstrategi Kompetensförsörjning 2016 Stadsbyggnadskontoret beskriver ålders- och könsfördelning bland de anställda och jämför 2005 med Antal anställda har ökat från 261 till 310 årsarbetare. Medelåldern har sjunkit från cirka 51 till cirka 45 år och andelen kvinnor har ökat. Personalomsättningen är relativt konstant, cirka 13 procent 2005 och ca 11 procent Sjukfrånvaron var 5,1 procent 2013, 4,2 procent 2014, 4,5 procent 2015 och 5,3 procent Vidare redogörs för rekryteringar och avgångar de senaste fem åren. Stadsbyggnadskontoret redovisar även sin metod för kompetensförsörjning samt väsentliga punkter i stadsbyggnadskontorets kompetensförsörjningsplan Stadsbyggnadskontorets kompetensförsörjningsplan Inför framtagande av stadsbyggnadskontorets kompetensförsörjningsplan genomgörs årligen på varje avdelning en kartläggning utifrån ett gemensamt frågeformulär. Frågorna rör kompetens, bemanning och verksamhet och de sänds till HR i juni (Se Årsprocess kompetensförsörjning, ovan). Denna aktivitet står även som åtgärd i juni i Chefens årshjul SBK 7. Efter ifyllande sänds kartläggningen till HR för sammanställning. HR:s sammanställning utgör i sin tur inspel i ledningsgruppens dialog kring kompetens och bemanning på kort och lång sikt. Kompetensarenan I det som stadsbyggnadskontoret kallar kompetensarenan har förvaltningen systematiserat hur kompetensbehovet inom organisationen ska hanteras från att attrahera över behålla och utveckla till att avsluta 6 En gap-analys är ett affärsverktyg som gör det möjligt för ett företag att jämföra sin aktuella prestation med sin potentiella prestation. Målet med gapanalysen är att identifiera gapet mellan den nuvarande och den optimala fördelningen och integreringen av insatser. Detta ger insikt om inom vilka områden som det finns rum för förbättring. Analysen kan genomföras på strategisk eller operationell nivå i en organisation. Den är en formell studie på vad en organisation gör just nu och var den vill befinna sig i framtiden. 7 Stadsbyggnadskontoret.

12 12 BYGGNADSNÄMNDEN anställning. För dessa grupper finns underrubriker med ett stort antal processer och stöddokument tillgängliga på intranät för både medarbetare och chefer. Efter varje underrubrik följer även olika aktiviteter som genomförs inom och utanför stadsbyggnadskontoret för att skapa en så bra arbetsplats som möjligt. Processerna och aktiviteterna stöds i sin tur av HR-administration, HR-system, policies och riktlinjer, HR-kontroll och uppföljning. Kompetensarenan och dess processer existerar inom ramen för förvaltningens företagsstrategi och kompetensstrategi. I alla delprocesser finns olika aktiviteter integrerade för att skapa en god arbetsmiljö. Väsentliga noteringar kring personalläget på stadsbyggnadskontoret enligt Uppföljningsrapprt , utdrag I uppföljningsrapport finns ett flertal skrivningar som rör det aktuella personalläget samt de åtgärder som vidtas. Vad avser rekryteringssvårigheter effekter skriver nämnden att Effekter av rekryteringssvårigheter [ ] medför en stor arbetsbelastning. [ ] Det kan i sin tur skapa stress och osäkerhet och i värsta fall sjukskrivningar. Det går åt mycket tid av chefer och organisationen i övrigt för att rekrytera och introducera nya medarbetare. Organisationen blir belastad vilket inte skapar optimala förutsättningar för leverans. Angående avgångssamtal framkommer att Stadsbyggnadskontoret erbjuder anställda som väljer att avsluta sin anställning på förvaltningen avgångssamtal. Resultaten av dessa visar att det finns flera orsaker till att medarbetare väljer att söka annan anställning. [ ] utmaningen blir för stor och relationer i arbetet blir för tuffa. [ ] orimliga krav som man inte ser kommer att lätta. Känslan av att inte kunna prioritera. Åtgärder som förvaltningen vidtar är till exempel utvecklingsarbete där det ingår flera delar som handlar om att skapa en tydlighet, delaktighet och ett bra ledarskap. Ledare och chefer som kan hjälpa till att förtydliga och coacha medarbetare till att inte känna att kraven känns orimliga. Förvaltningen har även skapat en utbildning som ska rusta medarbetarna för att möta omvärldens krav och det allt hårdare klimatet. När det gäller övrig utveckling inom personalområdet konstaterar nämnden att Konkurrensen om god kompetens är stor och det är en utmaning att kunna attrahera, rekrytera och behålla medarbetare. Förvaltningen arbetar därför strategiskt och aktivt med rekrytering och bemanning. Under 2016 har avgångarna ökat bland exempelvis lantmätare, planarkitekter och projektledare med flera. Förvaltningen har lyckats att återbesätta flertalet tjänster men kan konstatera att det blir allt svårare och att en konsekvens blir ökade lönekostnader både för att rekrytera och behålla medarbetare. Personalomsättningen har varit hög och antalet rekryteringar genomförda vid halvårsskiftet är lika många som under hela förra året. Erfarna lantmätare och projektledare är några

13 BYGGNADSNÄMNDEN 13 kategorier som är mycket svåra att rekrytera. Förvaltningen märker även att det blir allt svårare att bemanna med konsulter då brist på konsulter till följd av hög efterfrågan också märks i högre grad än tidigare. I och med en mycket hög personalomsättning ställs höga krav på att organisationen klarar av att på ett bra sätt introducera nya medarbetare. Det tar en hel del tid av ordinarie verksamhet. Förvaltningen har en hög arbetsbelastning och många medarbetare känner sig pressade och har symptom på översansträngning. I arbetet med att skapa ett attraktivt kontor och att klara leveranser innebär att arbetssätt, organisation, metoder, riktlinjer med mera behöver ses över. Syftet är att tydliggöra ledningsstrukturen men även att skapa gemensamma inriktningar och prioriteringar vilket bidrar till ökad tydlighet och delaktighet. Göteborgs Stads medarbetar- och arbetsmiljöpolicy Av Göteborgs Stads medarbetar- och arbetsmiljöpolicy framgår bland annat att stadens chefer ansvarar för att leda och kommunicera verksamhetens uppdrag och mål så att förväntade resultat uppnås. Vidare ansvarar cheferna för en god och säker arbetsmiljö och ett hållbart arbetsliv samt att skapa förutsättningar för detta. Granskningen visar inget annat än att stadsbyggnadskontoret följer Göteborgs Stads medarbetar- och arbetsmiljöpolicy. Samverkan med andra aktörer Stadsbyggnadskontoret samverkar och arbetar med andra relevanta aktörer inom staden för att kunna säkerställa den strategiska kompetensförsörjningen. Samverkan kring kompetensförsörjning med inriktning på teknisk samhällsbyggnadskompetens sker tillsammans med övriga tekniska förvaltningar och kommunala bolag inom samhällsbyggnadssektorn. Bakgrunden är ett projektdirektiv om en förvaltnings- och bolagsgemensam kompetensförsörjningsplan med inriktning samhällsbyggnad/teknisk kompetens. Syftet med projektet är att säkerställa kompetensförsörjningen vad gäller teknisk kompetens till samhällsbyggnadssektorn på kort och lång sikt. Projektets uppdrag är att ta fram en förvaltnings- och bolagsgemensam kompetensförsörjningsplan som beslutsunderlag för att ange en inriktning och aktiviteter för det gemensamma kompetensförsörjningsarbetet.

14 14 BYGGNADSNÄMNDEN Av projektdirektivet framgår att: Inom Göteborgs Stad finns flera förvaltningar 8 och bolag som har en gemensam utmaning i att lyckas rekrytera framförallt till befattningar som kräver teknisk kompetens. Mot bakgrund av detta gav direktörerna för de tekniska förvaltningarna och direktören för Stadshus AB ett uppdrag till HR-cheferna gällande konkurrensutsatta tjänster. Uppdraget konkretiserades i följande fyra punkter: 1) Definiera vilka befattningar som bedöms vara svårrekryterade, genomföra rekryteringsanalyser löpande i syfte att kunna göra en gemensam analys av marknadsläget avseende ingenjörskompetens. 2) Ta fram en gemensam kompetensförsörjningsplan med stöd av Göteborgs Stads kompetensförsörjningsprocess. 3) Lönebildningen ökad helhetssyn, tillgång till relevant statistik och möjligheter till jämförelser som utgångspunkt för gemensamt synsätt och arbetssätt i lönebildningsarbetet. 4) Gemensamt förhållningssätt för att främja rörligheten i staden men utan att konkurrera med varandra om kompetensen. Under våren 2017 ska en gemensam kompetensförsörjningsplan med konkreta aktiviteter arbetas fram. Arbetet leds av en projektledare som är anställd på halvtid. De tekniska förvaltningarna har även ett nätverk inom Employer branding som träffas cirka en gång per månad och planerar och ansvarar för vissa gemensamma aktiviteter, mässor etcetera. Under intervjuerna framkommer även att samordning av resurser i och med det gemensamma budget- och inriktningsdokumentet (fastighetsnämnden, byggnadsnämnden och trafiknämnden) gör att det blir likartade prioriteringar mellan de inblandade nämnderna. Detta får bland annat en positiv inverkan på personal- och kompetensförsörjningen när följsamheten mot de överenskomna prioriteringarna är god. Det påtalas emellertid samtidigt, under intervjuerna, att en bristfällig följsamhet mot överenskomna prioriteringar mellan fastighetsnämnden, byggnadsnämnden och trafiknämnden kan påverka personal- och 8 Fastighetskontoret, Trafikkontoret, Kretslopp och vatten, Park- och naturförvaltningen, Stadsbyggnadskontoret, Lokalförvaltningen, Idrotts- och föreningsförvaltningen samt Stadshus AB med ett antal berörda dotterbolag.

15 BYGGNADSNÄMNDEN 15 kompetensförsörjningen negativt då det kan skapa en ryckighet för de andra nämnderna. Åtgärder för minskad personalomsättning Stadsbyggnadskontoret gör kontinuerligt insatser för att försöka kompensera för effekterna av den höga personalomsättningen. Under intervjuerna bekräftas det rådande läget gällande kompetensförsörjning och det framgår tydligt att hela stadsbyggnadskontoret är konkurrensutsatt när det gäller personal med teknisk kompetens och har så varit under många år. Det finns många privata aktörer såväl som aktörer inom staden som eftertraktar medarbetarna. Personalomsättningen inom stadsbyggnadskontoret har emellertid legat relativ konstant de senaste tio åren och var cirka 11 procent Under 2016 var emellertid omsättningen ännu högre. Ett sätt som stadsbyggnadskontoret arbetar för att försöka kompensera för detta är att göra systematisk överrekrytering minst två gånger om året enligt de intervjuade. Detta gäller Avdelningen för lantmäteri i synnerhet och i någon mån även Planavdelningen. Stadsbyggnadskontoret använder även NMI-resultat och diskuterar dessa löpande, för att få uppslag om nya utvecklingsområden som kan adresseras. Under intervjuerna framhålls även att exempelvis Avdelningen för lantmäteri, liksom övriga delar i stadsbyggnadskontoret, har genomarbetade analyser av personal- och kompetensförsörjning. Avdelningen menar att de är extra utsatta för konkurrens om arbetskraft och att den under 2015 har haft en personalomsättning på cirka 20 procent samtidigt som det finns för få nyexaminerade för att täcka marknadens behov. Ett stort antal konkreta aktiviteter kopplade till personal- och kompetensförsörjning genomförs därför kontinuerligt under året på avdelningen. Kontoret arbetar exempelvis med att förfina processerna kring rekrytering, införliva studenter genom praktikplatser, timanställningar under studier, föreläsning på högskolor etcetera. Vidare genomför lantmäteriavdelningen strukturerad handledning och tar fram en fyraårig utbildningsplan för de nyanställda som är nyexaminerade. Avdelningen arbetar även systematiskt med att skapa en god arbetsplats genom att förbättra: tydlighet och struktur i arbetet, arbetsglädje, arbetsro, utveckling inom yrket, återkopplingar på arbetsinsatser samt en strukturerad och positiv process för medarbetare som lämnar organisationen.

16 16 BYGGNADSNÄMNDEN Alla medarbetare som slutar erbjuds att genomföra anonyma exit-samtal. Exit-intervjuerna som samlas ihop efter att tio stycken genomförts och analyserats av stadsbyggnadskontorets ledning ger emellertid inte så mycket på avdelningsnivå, enligt de intervjuade, då analysen berör hela kontoret. Det kan dessutom gå lång tid innan tio intervjuer samlats ihop och analyserats och personalen upplever då att ledningen inte hinner agera på slutsatserna tillräckligt snabbt. För att skapa en god arbetsmiljö försöker stadsbyggnadskontoret att skapa delaktighet i alla de aktiviteter och processer som genomförs vilket i sin tur förväntas gynna personal- och kompetensförsörjningen. Stadsbyggnadskontoret försöker även skapa en tydligare fördelning av uppdrag portionsvis till medarbetarna så att det blir lättare att prioritera inom respektive avdelning. Det blir även lättare att hinna bli klar med påbörjade ärenden i samband med att en medarbetare avslutar sin anställning. Ytterligare en åtgärd som införts är att visa lyhördhet och skapa flexibilitet för medarbetarna genom att låta dem styra sin arbetstid själva när de färdigställer de ärenden de blivit tilldelade. Uppföljningsprocesser Intervjuerna visar att uppföljning, analys och rapportering av arbetet med personal- och kompetensförsörjning bland annat sker genom att avdelningarna rapporterar löpande till HR samt genom Uppföljningsrapporterna 1-3 till kommunstyrelsen. Två gånger per månad på ledningsgruppsmöten på kontoret följs frågor kring personal- och kompetensförsörjning upp. I avdelningarnas ledningsgrupper sker uppföljning av personal- och kompetensförsörjning en gång per vecka. Beslut om rekrytering tas upp i stadsbyggnadskontorets ledningsgrupp varje vecka. I övrigt förs diskussioner om kompetensförsörjning inför verksamhetsplaneringen. När det gäller avdelningarnas ledningsgrupper sker samtal om kompetensförsörjning löpande och vid behov. Bedömning Personalomsättningen inom vissa kompetensområden på stadsbyggnadskontoret är hög men många åtgärder vidtas för att kompensera för detta. Granskningen visar att nämnden har ändamålsenliga processer och rutiner för rekrytering samt för att bibehålla, utveckla samt avveckla medarbetare. Stadsbyggnadsnämnden bedöms även genomföra en tillfredsställande uppföljning, analys och rapportering av arbetet med personal- och kompetensförsörjning. Vidare arbetar stadsbyggnadsnämnden med kunskapsunderlag och behovs- och riskanalyser i sin strategiska planering för att säkra

17 BYGGNADSNÄMNDEN 17 verksamheternas framtida personal- och kompetensförsörjning och arbetsmiljöarbete är integrerat i och stödjer många delar av personal- och kompetensförsörjningen. Nämnden samverkar och arbetar med interna och externa aktörer för att skapa bättre förutsättningar för den strategiska kompetensförsörjningen. Vår sammanfattande bedömning är att nämnden har en ändamålsenlig personal- och kompetensförsörjning med fokus på planering, genomförande, strategi och arbetsmiljö. Stadsrevisionen vill samtidigt betona vikten av att byggnadsnämnden, när det gäller att behålla medarbetare: fortsätter utveckla och arbeta med att skapa tydlighet, delaktighet och flexibilitet för medarbetarna i deras arbetssituation i syfte att skapa en bättre arbetsmiljö fortsätter arbetet med att försöka minska personalomsättningen fortsätter dialogen med övriga aktörer avseende överenskomna prioriteringar för att minska ryckighet för personalen fortsätter arbetet med att rekrytera/behålla vissa kritiska kompetenser som fortfarande är mycket eftertraktade med tanke på marknadens rådande förutsättningar fortsätter arbetet med att skapa förutsättningar för att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning vilket innebär att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet.

18 18 BYGGNADSNÄMNDEN Metoder för mätning av önskade GEM-effekter Utgångspunkter i granskningen Inom ramen för det nämndgemensamma 9 arbetet för utveckling av detaljplaneprocessen (GEM) har det tagits beslut om att allt detaljplanearbete som startas efter årsskiftet 2015/2016 ska bedrivas i projektform. Införandet av projektstyrning och processorientering syftar bland annat till att öka kvaliteten och effektiviteten i detaljplanearbetet. Syftet med granskningen är att bedöma om byggnadsnämnden etablerat metoder och processer för att säkerställa att den löpande kan mäta de resultat och effekter som arbetet med och införandet av GEM avsåg att uppnå. I GEM ingår utöver byggnadsnämnden även fastighetsnämnden och trafiknämnden. I detta sammanhang bör även nämnas att byggnadsnämnden, fastighetsnämnden och trafiknämnden har ett gemensamt mål- och inriktningsdokument. Granskningen avser däremot endast hur byggnadsnämndens mätmetoder avseende önskvärda GEMeffekter fungerar. Fastighetsnämndens och trafiknämndens processer kommer endast att nämnas där det är befogat för att skapa ett sammanhang. Revisionskriterier i granskningen är: Projektdirektiv GEM-handboken, ver 2.0 Leveransrapport GEM, ver 0.1. GEM-projektet GEM-projektet har arbetat fram en modell för hur planprocessen från förprövning till laga kraft ska genomföras i Göteborgs stad, den så kallade GEM-modellen Nämndgemensamt för byggnadsnämnden, fastighetsnämnden och trafiknämnden 10 GEM-handboken - Handbok för genomförande av planprocessen i Göteborgs Stad, ver 2.0.

19 BYGGNADSNÄMNDEN 19 Syftet med GEM-modellen är att Stadsbyggnadskontoret, Fastighetskontoret och Trafikkontoret ska ha ett gemensamt arbetssätt och gemensam projektmodell i planprocessen. Förväntade resultat av att arbeta enligt GEM och mättmetoder I GEM-handboken framgår förväntningar på vilka införandeeffekter av de, med hjälp av GEM, gemensamma arbetssätten ska resultera i. Det åskådliggörs i följande bild ur GEM-handboken: Figur 1. GEM-modellens förväntade effekter i planprocessen. Förväntade resultat efter införande av GEM med eventuella mätmetoder redovisas nedan. 1. Ökat samarbete Det ökade samarbetet märks tydligt bland annat genom SAMstyrgrupp 11 med enhetschefer från de tre kontoren, enligt de intervjuade. Det blir även en logisk följd av att metoden hela tiden kräver att de olika parterna har kontinuerliga avstämningar och möten under planprocessens gång. Detta mäts inte på något särskilt sätt. 11 SAM kommer från de första bokstäverna i ordet samordning.

20 20 BYGGNADSNÄMNDEN 2. Effektivare och bättre samverkan På operativ nivå i projekten måste alla dokument som ska vidare till styrgrupp tas fram av medarbetare från samtliga tre kontor tillsammans. Detta skapar effektivare och bättre samverkan enligt de intervjuade. Detta mäts inte på något särskilt sätt. 3. Kortare ledtider Se Förväntade projektresultat nedan. 4. Minskade kostnader I ett tidigt skede kan problem som tidigare kom sent i processen lösas vilket kortar ledtider och därmed kostnader. Övrig systematik i de gemensamma arbetssätten kan också antas minska kostnaderna för respektive planprocess under de närmast kommande åren. När denna granskning genomfördes fanns, enligt de intervjuade, inget systematiskt sätt att mäta kostnadsminskningar med anledning av GEM-införandet. Förvaltningsorganisationen har dock ett uppdrag att ta fram dessa mätetal och processer. Hittills har förvaltningen prioriterat att arbeta med själva implementeringen av de nya arbetssätten inom GEM. Detta implementeringsarbete kommer enligt de intervjuade att behöva fortsätta åtminstone under första halvåret Vissa delprocesser mäts redan, vilket även nämns nedan. 5. Kvalitetssäker process Se Förväntade projektresultat nedan. 6. Leveranssäker process Se Förväntade projektresultat nedan. 7. Lättare att nå de politiska målen Politikerna är mer involverade i processen, och i ett tidigare skede och detta bedömer förvaltningen leder till att det blir lättare att nå de politiska målen. Ingen särskild mätning av detta sker. 8. Nöjdare medarbetare Denna faktor mäts ännu inte då relativt få medarbetare arbetar med GEM än så länge. 9. Nöjdare kunder Mätningar av hur nöjda kunderna är sker i dagsläget i förprövningsprocessen på så sätt att kundernas synpunkter inhämtas där. I övrigt finns ingen etablerad mätprocess.

21 BYGGNADSNÄMNDEN Mer enhetligt bemötande Ingen regelrätt mätning av detta sker för närvarande men ett mer enhetligt bemötande bedöms vara en logisk följd av GEM. Sedan 2015/2016 startar planer endast enligt GEM. Kortare ledtider i processen (som också var ett förväntat resultat i projektet) mäts under och efter implementeringen av GEM. Det kommer att ta ett par år innan tidigare uppstartade planprocesser, som inte följer GEM, är utfasade så att samtliga planprocesser inom kontoret följer GEMmodellen. Ingen planprocess har därför kunnat mätas i sin helhet ännu. Vissa delprocesser har man dock hunnit mäta enligt de intervjuade och här visar mätningarna på kortare ledtider än vad som varit fallet tidigare. Förväntade projektresultat I Leveransrapport GEM 12 (beslutad av GEM:s styrgrupp) anges att de förväntade projektresultaten enligt projektdirektivet var: gemensamt flöde i planprocessen kortare ledtider i planprocessen beräknat utifrån detaljplanernas förutsättningar leveranssäker planprocess kvalitetssäker planprocess gemensam projektstyrningsmodell. Det påpekas, i leveransrapporten, att Eftersom projektmålen är formulerade utifrån effekter i organisationen, kan det enbart bedömas i vilken mån projektet tagit hänsyn till målen och om det är troligt att önskad effekt över tid kommer att uppnås. 13 I projektets leveransrapport görs även bedömningen att förvaltningarna, givet ett strukturerat införande, över tid kommer att nå projektmålen, utifrån de förslag som tagits fram inom GEM. I och med att GEM-projektet är implementerat och har levererat projektmodellen genom ett arbete med hög delaktighet mellan de tre förvaltningarna samt att förvaltningarna accepterat att tillämpa GEM kan projektresultaten gemensamt flöde i planprocessen och gemensam projektstyrningsmodell rimligen bedömas antas ha uppnåtts. Förvaltningarna har nu ett gemensamt fastställt flöde i planprocessen och 12 Leveransrapport GEM, ver 0.1, , Nina Kiani Jansson. 13 Leveransrapport GEM, s 4.

22 22 BYGGNADSNÄMNDEN en gemensam projektstyrningsmodell för alla nya planprocesser som startas, i och med att de tillämpar GEM. Om GEM som metod följs och tillämpas av de tre förvaltningarna blir projektresultaten leveranssäkerhet och kvalitetssäkerhet omhändertagna och rimligt säkerställda. Det betyder därmed att dessa förväntade projektresultat kan bedömas ha uppnåtts. Slutligen så kan projektresultatet kortare ledtider i planprocessen inte mätas fullt ut förrän en planprocess genomförts, från början till slut, enligt den nya metoden. Vissa delprocesser har man däremot, som nämnts ovan, hunnit mäta och här syns kortare ledtider än vad som varit fallet tidigare. Om GEM som metod följs av de inblandade parterna så har man en gemensam projektstyrningsmodell och det skapas ett gemensamt flöde i planprocessen. Det leder också till ökad leverans- och kvalitetssäkerhet och det ger kortare ledtider. Risker Resursbrist i form av personal med rätt kompetenser bedöms av de intervjuade som den enskilt största risken för att kunna fortsätta implementera GEM på ett ändamålsenligt sätt under Den medarbetare/chef som tar över som processägare för GEM är utsedd men processledare för hela GEM är inte utsedd ännu. Bedömning Nämnden bedöms delvis ha etablerat metoder och processer för att mäta resultat och effekter som arbetet med och införandet av GEM avsåg att uppnå. Det återstår att etablera mätmetoder för ytterligare ett antal förväntade effekter av GEM för att kunna säkerställa att nämnden uppnår avsedda resultat.

23 BYGGNADSNÄMNDEN 23 Granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda Stadsrevisionens granskning av rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda blev klar den 13 september 2016 och en revisionsrapport lämnades till byggnadsnämnden. Syftet med granskningen var att bedöma om byggnadsnämnden hade en tillräcklig intern styrning och kontroll i hanteringen av de ersättningar och arvoden som betalas ut till förtroendevalda. Granskningen innefattade även att genom stickprov kontrollera om det har betalats ut felaktiga arvoden under Byggnadsnämnden var en av flera granskade nämnder och bolag. De brister som framkom i granskningen ledde till att stadsrevisionen lämnade följande rekommendation till byggnadsnämnden: Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att stärka sina rutiner och kontroller för hantering av arvoden och ersättningar. Uppföljning av anmälan av direktörsbeslut Stadsrevisionen granskade år 2015 anmälan av direktörsbeslut. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att överväga att se över om fler direktörsbeslut bör anmälas till nämnden. Iakttagelser Stadsbyggnadskontoret kommer att jämföra sitt arbete med andra förvaltningar och eventuellt göra justeringar. Nämnden har utvecklat och förändrat tidigare delegationsordning och fattat beslut om en ny delegationsordning (dnr 1025/15) vid sitt möte den 1 december 2015 samt vid sitt möte den 7 februari 2017 om en revidering av densamma avseende anmälan av beslut fattade av direktör (dnr 0120/17) med innebörden att ytterligare ett antal beslut kommer att anmälas till nämnden. Det är i den nya delegationsordningen tydligt vad som ska anmälas och till vem. Befogenheter är kopplade till befattning, inte till person. Den innehåller också rimliga beloppsgränser i förekommande fall. Bedömning Rekommendationen bedöms vara omhändertagen.

24 24 BYGGNADSNÄMNDEN Uppföljning av ekonomi- och projektstyrning Stadsrevisionen granskade år 2014 ekonomi- och projektstyrning. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendationer till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att förbättra den övergripande styrningen och uppföljningen av arbetet med detaljplaner, som en del i arbetet med att korta ledtiderna. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att arbeta för en ökad samsyn hos medarbetarna och berörda aktörer om hur en ändamålsenlig styrning och effektivisering av detaljplanarbetet kan utformas och vidmakthållas. Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att säkerställa att ett användarvänligt planerings- och uppföljningsverktyg finns tillgängligt för den enskilda projektledaren och för planavdelningen i sin helhet. Iakttagelser Stadsbyggnadskontoret har upphandlat projektverktyget "Antura". En tidplan/ införandeplan för införande är framtagen. Integration av projektverktyget, kopplat både till tidredovisning och ekonomi, kommer att ske. Stadsbyggnadskontoret har även utarbetat en "Utbildningsplan" som hanterar införandet av projektverktyget för berörda medarbetare och planen sträcker sig över både 2016 och Arbetet med införande av GEM (som ovan beskrivits) fortsätter inom byggnadsnämndens samt hos fastighetsnämndens och trafiknämndens verksamheter. Tillämpningen av GEM bedöms stärka projektstyrningen och uppföljningen av detaljplanearbetet ytterligare samt skapa såväl förutsättningar för en ökad samsyn hos medarbetarna och berörda aktörer samt förutsättningar för kortare ledtider (Se även granskning av GEM, ovan). Bedömning När det gäller rekommendationen om att förbättra den övergripande styrningen och uppföljningen av arbetet med detaljplaner samt rekommendationen om att arbeta för att öka samsynen gör vi följande bedömning. Arbetet med och införandet av GEM stärker den övergripande styrningen och uppföljningen av arbetet med detaljplaner samt möjliggör en ökad samsyn och effektivisering i detaljplaneprocessen. Rekommendationerna bedöms vara omhändertagna.

25 BYGGNADSNÄMNDEN 25 När det gäller rekommendationen om att säkerställa ett användarvänligt planerings- och uppföljningsverktyg bedömer vi att ett sådant finns tillgängligt i och med införandet av projektverktyget "Antura". Rekommendationen bedöms därför vara omhändertagen. Uppföljning av offentlighet och sekretess Stadsrevisionen granskade år 2013 offentlighet och sekretess. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att se till att planavdelningen registrerar upprättade handlingar löpande på ett sätt som säkerställer att allmänheten skyndsamt kan ta del av allmänna handlingar. Iakttagelser Stadsbyggnadskontoret har beslutat att införa egenkontroller ett par gånger per år med exempelvis 3-5 stickprov, för att kontrollera att diariet är aktuellt. Rutiner och styrdokument för egenkontrollerna är framtagna. Bedömning Rekommendationen bedöms vara omhändertagen.

26 26 BYGGNADSNÄMNDEN Granskning av räkenskaper och bokslut Nämnden ansvarar för att räkenskaperna är rättvisande och upprättade i enlighet med gällande lagstiftning. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med gällande lagstiftning. Att räkenskaperna är rättvisande innebär att - den externa redovisningen ger en rättvisande bild av resultat och ställning. - årsredovisning och delårsrapport är upprättade i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed. Granskningen omfattar följande delar: översiktlig granskning av delårsrapport per augusti 2016 intern kontroll i redovisningsrutiner årsbokslut. Nedan redovisas resultatet av granskningen. Översiktlig granskning av delårsrapport En översiktlig granskning har genomförts av delårsrapporten per augusti Inga väsentliga avvikelser har noterats. Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner Granskningen av nämndens interna kontroll i redovisningsrutiner omfattar följande delar: löneprocess intäktsprocess inköpsprocess bokslutsprocess momsrutinen.

27 BYGGNADSNÄMNDEN 27 Iakttagelser Resultatet av granskningen redovisas i den lägesrapport som översändes till förvaltningen i december Lägesrapporten innehåller revisorernas iakttagelser och bedömning tillsammans med förvaltningens kommentarer. Revisorernas bedömning innehåller förslag på förbättringsåtgärder som syftar till att stärka den interna kontrollen inom granskade rutiner. Det är därför viktigt att förvaltningen ser till att revisorernas förslag till förbättringsåtgärder genomförs i verksamheten. Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att den interna kontrollen inom de granskade processerna i allt väsentligt är tillfredsställande. Granskning av årsbokslut Granskningen av nämndens bokslut för verksamhetsåret 2016 omfattar upprättade resultaträkningar och balansräkningar. I tabellen nedan redovisas delar av nämndens resultat- och balansräkningar. Tabell 1: Tabell över delar av nämndens resultat- och balansräkningar 2016 (tkr) 2015 (tkr) Rörelsens intäkter Balansomslutning Bokslutspost* Årets resultat Utgående eget kapital *Kommentar: Justering av eget kapital.

28 28 BYGGNADSNÄMNDEN Iakttagelser Granskningen visar att: granskat material är i överensstämmelse med gällande lag och god redovisningssed nämnden har följt de bokslutsanvisningar och riktlinjer som Göteborgs Stad gett ut inrapporterat material är korrekt inga förhållanden som kan skada förtroendet för verksamheten har uppmärksammats. Inga väsentliga avvikelser i övrigt förekommer. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att resultaträkning och balansräkning har upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden har följt Göteborgs Stads bokslutsanvisningar Källa: Göteborgs Stads Ekonomihandbok

29 BYGGNADSNÄMNDEN 29 Stadsrevisionens uppdrag och rapportering Den kommunala revisionen är ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument med uppdrag att granska den verksamhet som bedrivs i kommunen. Revisorerna är förtroendevalda och utses av fullmäktige. I Göteborg är de totalt 22 stycken. Revisorerna är oberoende och granskar på fullmäktiges uppdrag och därigenom indirekt också för medborgarna. Revisorerna prövar årligen om ledamöter i kommunstyrelsen och nämnderna fullgör sitt uppdrag. Revisorerna uttalar sig årligen om nämndledamöters ansvar i en revisionsberättelse som lämnas till fullmäktige. Utöver revisionsberättelsen upprättar revisorerna även revisionsredogörelse, en för varje nämnd. I revisionsredogörelsen sammanfattas all granskning som revisorerna har genomfört i nämnden under året. I revisorernas uppdrag ingår också att granska räkenskaperna. Såväl granskningen av årsredovisningen som granskningen av delårsrapport per augusti dokumenteras i särskilda redogörelser. Bland de valda revisorerna utser fullmäktige även lekmannarevisorer. Dessa har ett självständigt uppdrag att granska de bolag som helt eller delvis ägs av kommunen. I Göteborg utses i regel två lekmannarevisorer för varje bolag. Lekmannarevisorerna uttalar sig årligen om sin granskning i en granskningsredogörelse för varje bolag. Revisorerna genomför också särskilda granskningar som i regel rör flera nämnder och bolag. Dessa redovisas i revisionsrapporter till fullmäktige löpande under året. Revisorerna tar även varje år fram en årsredogörelse som sammanfattar all den granskning som gjorts i kommunen under det aktuella året. Revisorernas rapporter hittar du på

30 30 BYGGNADSNÄMNDEN Språkbruk och revisionstermer När revisorerna har genomfört en granskning lämnar de ofta rekommendationer till de granskade nämnderna och bolagen. Ibland lämnar de även revisionskritik. Rekommendationer lämnas då revisorerna ser brister i verksamheten. Rekommendationerna syftar till att utveckla och förbättra verksamheten. Revisionskritik lämnas då revisorerna ser brister i verksamheten som är av mer allvarlig karaktär. Revisionskritik graderas genom begreppen erinran eller anmärkning. Anmärkning är allvarligast. När det gäller nämnderna kan en anmärkning lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Under kommande år följer revisorerna upp vilka åtgärder nämnden eller bolaget har gjort för att följa revisorernas rekommendationer.

31 goteborg.se/stadsrevisionen