Åtgärdsplan med anledning av Stadsrevisionens revisionsrapport år 2014

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat: Diarienummer: N /15 Förvaltningscontroller Roland Josefsson Telefon: E-post: Åtgärdsplan med anledning av Stadsrevisionens revisionsrapport år 2014 Ärendet Stadsrevisionen har första kvartalet 2015 lämnat revisionsrapport för år I detta ärende redovisas åtgärder som förvaltningen genomfört eller planerar att genomföra med anledning av rekommendationer som lämnats i denna rapport. Förslag till beslut Stadsdelsnämnden Östra Göteborg föreslås besluta att godkänna åtgärdsplanen, att som eget yttrande översända rapporten till Stadsrevisionen samt att omedelbart justera beslutet Sammanfattning Den sammanfattande bedömningen från Stadsrevisionen lyder: Granskningen av stadsdelsnämnden Östra Göteborg visar på brister och vi lämnar därför sju rekommendationer till nämnden. I övrigt bedömer vi att nämnden bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och att den interna kontrollen varit tillräcklig under verksamhetsåret Vi bedömer även att förvaltningsberättelse och resultat- och balansräkning följer lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden följt Göteborgs Stads bokslutsanvisningar. Stadsdelsnämnden fick sju rekommendationer. Av dessa kvarstår två av från tidigare år och fem är nya. Sex rekommendationer bedöms av Stadsrevisionen som omhändertagna under året. Inom följande områden finns sju kvarstående eller nya rekommendationer: granskning av hur privata medel hanteras, granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner (löner/personec), granskning av utredningar enligt socialtjänstlagen avseende barn (skyndsamhetkrav, handläggning/kvalitet, uppföljning av åtgärder), känsliga uppgifter i Hjärntorget, uppdatering tillgångar i anläggningsregister. Göteborgs Stad Östra Göteborg, tjänsteutlåtande 1(2)

2 Konsekvenser ur ett hållbarhetsperspektiv En ökad granskning kan leda till en bättre kvalitet och större likabehandling för brukarna. Fler av verksamheterna följer gemensamt överenskomna processbeskrivningar med rutiner vilket sannolikt ökar verksamhetens kvalitet. Förvaltningen måste vara uppmärksam på att yrkesprofessionen också fortsatt är en viktig del i medarbetares och chefers arbete. Samråd Samråd sker med pensionärsrådet och rådet för funktionshinderfrågor vid de möten ärenden till stadsdelsnämnden är aktuella. Samverkan Information har skett i förvaltningens samverkansgrupp och samverkan sker Stadsdelsförvaltning Östra Göteborg Ulla-Carin Olsson Stadsdelsdirektör Roland Josefsson Förvaltningscontroller Bilaga: Åtgärdsplan revision 2014 Göteborgs Stad Östra Göteborg, tjänsteutlåtande 2(2)

3 Åtgärdsplan med anledning av Stadsrevisionens revisionsberättelse och revisionsredogörelse för år 2014 Kvarstående och nya rekommendationer Granskningsområde Rekommendation Vidtagna och planerade åtgärder Ansvarig hur privata medel hanteras Rekommendation från år Stadsrevisionen rekommenderar se till att riktlinjerna avseende hanteringen av privata medel följs. En lokal rutin avseende handhavande av brukare/hyresgästers privata medel inom äldreomsorgen är upprättad, kommunicerad och fastställd. Följsamhet till rutinen sker genom kontinuerlig uppföljning på ledningsgruppen för äldreomsorg. SC ÄO/HS intern kontroll i redovisningsrutiner utredningar enligt socialtjänstlagen avseende barn Rekommendation från år Stadsrevisionen rekommenderar stärka den interna kontrollen avseende personalkostnader i Personec. Nya rekommendationer 3. Stadsrevisionen rekommenderar se till att följa socialtjänstlagens skyndsamhetskrav och tidsgräns för utredningar som avser barn. 4. Stadsrevisionen rekommenderar åtgärda de brister avseende Rutiner för förstärkt kontroll avseende personalkostnader i Personec finns framtagna. Dessa kommer att implementeras i organisationen under året. Sektorn redovisar varje kvartal antalet sena barnavårdsutredningar. Sektorn har visat att vi har stora problem med att komma tillrätta med situationen trots flertalet åtgärder. För att ta ytterligare ett steg kommer vi behöva anställa ytterligare socialsekreterare, seniorhandläggare, 1.e socialsekreterare samt enhetschef för att kunna hantera volymökningen. De brister som stadsrevisionen har påtalat har enheten systematiskt arbetat med för HRC SC IFO/FH 1

4 handläggning och dokumentation som framkommer i stadsrevisionens stickprov. att undanröja genom handläggarskola, stickprov, ärendegenomgång och metodstöd. känslig information i Hjärntorget 5. Stadsrevisionen rekommenderar följa upp om de åtgärder som vidtagits leder till att verksamhetens kvalitet säkras. Ny rekommendation 6. Stadsrevisionen rekommenderar regelbundet genomföra uppföljningar av förekomsten av känsliga uppgifter om elever i Hjärntorget. Sektorn redovisar varje kvartal situationen kring barna vården. Åtgärderna följs upp kontinuerligt genom redovisningen samt i det systematiska arbetsmiljö arbetet som följs upp en gång i halvåret inom område Bistånd och försörjningsstöd. Det systematiska arbetet redovisas till politiken och de fackliga representanterna. Intraservice har tagit fram rutiner för sökning av känsliga uppgifter om elever i Hjärntorget. Beställningen av sökningskontrollen ska göras i maj varje år av Intraservice. Enhetschef har ansvar för att säkerställa att känsliga uppgifter läggs i PMO istället för Hjärntorget. Områdeschef är ansvarig för information till enhetscheferna. Enhetschef ansvarar för utbildning och dialog med personal om känsliga uppgifter om elever. Rapportering sker i resultatmodulen i verksamhetsplanen. Rektorer och förskolechefer ska genomgå utbildning i offentlighets- och sekretesslagen och personuppgiftslagen under Utbildningen genomförs i Hjärntorget. SC UTB 2

5 nämndens uppdatering av anläggningsregister Ny rekommendation 7. Stadsrevisionen rekommenderar säkerställa att de uppgifter som finns registrerade i KLAB:s leasingsystem WebLisa är korrekta. Vart annat år skickar KLAB en översikt över de tillgångar stadsdelen leasar. Stadsdelen går igenom tillgångarna och svarar KLAB med JA eller NEJ på frågan om tillgången fortfarande används i verksamheten. Inför den nya ramavtalsupphandlingen av möbler har stadsdelarna framfört till Upphandlingsbolaget önskemål om krav på att inköpta möblerna ska vara märkta så att stadsdelen kan upprätthålla ett inventarieregister. EKC 3