Gallring av handlingar inom utbildningsverksamhet hos Göteborgs Stads. stadsdelsnämnder, utbildningsnämnden samt nämnden för arbetsmarknad och

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer AN-4989/17 Andreas Segerberg Telefon: E-post: Gallring av handlingar inom utbildningsverksamhet hos Göteborgs Stads stadsdelsnämnder, utbildningsnämnden samt nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning Förslag till beslut I Arkivnämnden: Arkivnämnden fastställer förvaltningens förslag till myndighetsspecifikt bevarande- och gallringsbeslut för handlingar inom utbildningsverksamhet hos Göteborgs Stads stadsdelsnämnder, utbildningsnämnden samt nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. Sammanfattning Det krävs gallringsbeslut för att få gallra allmänna handlingar om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning. För myndigheter i Göteborgs Stad är beslutanderätten genom Arkivreglemente för Göteborgs Stad delegerad till Arkivnämnden. Detta förslag till beslut har arbetats fram i samråd med Intraservice, representanter från stadsdelsförvaltningarna och utbildningsförvaltningen i projektet Arkivering och gallring Hjärntorget. Projektet startades 2014 efter att stadsrevisionen kommit med rekommendationer till kommunstyrelsen bland annat om att slutföra arbetet med att ta fram kommungemensamma riktlinjer för gallring av personuppgifter. Projektet ledde fram till en gallringsutredning (bilaga 2), samt ett förslag till ett bevarande- och gallringsbeslut för handlingar, inom utbildningsverksamhet hos Göteborgs Stads stadsdelsnämnder, utbildningsnämnden samt nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning (bilaga 1). Ekonomiska konsekvenser Det kan medföra lägre kostnad för förvaring, lagring och minskat arbete med att sortera in i och leta i arkiven när handlingar gallras som saknar påtagligt informationsvärde, motsvaras av annan dokumentation eller som har ett informationsvärde som är starkt tidsbegränsat. Barnperspektivet Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, tjänsteutlåtande 1 (5)

2 Jämställdhetsperspektivet Mångfaldsperspektivet Miljöperspektivet Omvärldsperspektivet Bilagor 1. Förslag till myndighetsspecifikt bevarande- och gallringsbeslut för handlingar inom utbildningsverksamhet hos Göteborgs Stads stadsdelsnämnder, utbildningsnämnden samt nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. 2. Gallringsutredning. Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, tjänsteutlåtande 2 (5)

3 Ärendet Arkivnämnden ska ta ställning till förslag om bevarande och gallring för handlingar inom utbildningsverksamhet hos Göteborgs Stads stadsdelsnämnder, utbildningsnämnden samt nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. Beskrivning av ärendet Bakgrund Stadsrevisionen kom i maj 2014 efter sin andra granskning av hanteringen av information i det pedagogiska IT-systemet Hjärntorget med flertalet rekommendationer till kommunstyrelsen, bland annat att slutföra arbetet med att ta fram kommungemensamma riktlinjer för gallring av personuppgifter - ett arbete som påbörjats redan innan den första granskningen Som ett led i detta startade projektet Arkivering och gallring Hjärntorget av Intraservice där ett av projektets förväntande resultat var att ta fram underlag för gallringsbeslut och förslag på en normgivande dokumenthanteringsplan. Vid projektets start delades aktiviteterna in i två huvudspår: A. Ett fokus utgick från vilken informationsbehandling som äger rum i Hjärntorget idag, som en grund för att kunna arbeta fram ett gallringsbeslut för Hjärntorget och en normgivande dokumenthanteringsplan. B. Vilket systemstöd efterlevnad av A ställer krav på och därmed potentiellt behov av utökad funktionalitet i Hjärntorget. För att arbeta med dessa frågor bildades en projektgrupp som var den som huvudsakligen arbetade operativt med sakfrågorna. Gruppens sammansättning var: Andreas Segerberg Regionarkivet Arkivarie Åsa Hagsér Intraservice Systemförvaltare Hjärntorget Peter Lundberg Intraservice Systemförvaltare Hjärntorget Birger Wannerskog Intraservice Projektledare I enlighet med direktivets skrivningar bearbetades frågeställningen om ett gallringsbeslut för Hjärntorget utifrån de riktlinjer till arkivreglemente för Göteborgs Stad avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar som Arkivnämnden beslutat om. Med detta som grund ansåg projektet att verksamheten skulle ha mycket att vinna på om gallringsutredningen vidgades och utgick från hela skolverksamhetens informationsbehandling för att sedan ur det bryta ut vilken behandling som är föremål för hantering i Hjärntorget. Utredningen bidrog till att en dialog med stadsledningskontoret inleddes för att klargöra om det fanns en processkartläggning framtagen för skolverksamheten i sin helhet som en viktig förutsättning för det processorienterade synsättet på informationsbehandlingen. Det Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, tjänsteutlåtande 3 (5)

4 visade sig att en sådan inte fanns att tillgå men arbetet var påbörjat vilket bland annat resulterade i några möten för en avstämning kring detta. I avsaknad av processkartläggning så skedde istället kartläggningen av aktuell informationsbehandling baserad på Regionarkivets kännedom och analys av befintliga dokumenthanteringsplaner, hur andra kommuner gör samt guidning från Sveriges kommuner och landsting (SKL). Utgångspunkten för detta arbetssätt var då att mycket av skolverksamhetens informationshantering inte är unik för staden utan det finns ett stort mått av generiska krav som inte skiljer sig mellan olika kommuner. För en förankring av detta arbetssätt tillsatte Operativt Forum på projektets begäran två referensgrupper enligt nedan: Referensgrupp Utbildningsförvaltningen, UBF: Britta Högsved Ryding UBF Arkivansvarig/Nämdsekreterare Annika Forsler UBF Rektor Stefan Karlsstam UBF Lärare/Lokalt verksamhetsstöd Referensgrupp Stadsdelsförvaltningar, SDF: Linda Olausson SDF Västra Göteborg Förskolechef Rigmor Petersson SDF Angered Arkivsamordnare Anders Liljenberg SDF Örgryte-Härlanda Rektor Kärralunsskolan Anna Blomqvist SDF Örgryte-Härlanda Lärare Kärralundsskolan Lars-Göran Dahlöf SDF Örgryte-Härlanda Lokalt verksamhetsstöd Sammantaget ledde detta fram till att en gallringsutredning (bilaga 2) samt ett förslag till ett bevarande- och gallringsbeslut för handlingar, inom utbildningsverksamhet hos Göteborgs Stads stadsdelsnämnder, Utbildningsnämnden samt Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning, kunde arbetas fram. (bilaga 1) Rättslig grund Det krävs gallringsbeslut för att få gallra allmänna handlingar om inte annat är annat är föreskrivet i lag eller förordning. För myndigheter i Göteborgs Stad är beslutanderätten genom arkivreglemente för Göteborgs Stad delegerad till Arkivnämnden. Gallring innebär avsiktlig och planmässig förstöring av allmänna handlingar eller uppgifter i enlighet med ett i förväg fattat myndighetsbeslut. Som gallring räknas även åtgärder som utförs med handlingarna och som ger upphov till: förlust av betydelsebärande data (informationsförlust), förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Gallring får enligt 3 arkivlagen (1990:782) endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Gallring ska ske vid den tidpunkt eller efter den Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, tjänsteutlåtande 4 (5)

5 frist som fastställs av myndigheten. Vid fastställande av tidpunkt/frist ska uppmärksammas att handlingarna inte gallras innan: föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts, tidsfrist för revision och preskription har gått ut och betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört. Om det finns avvikande bestämmelser om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i förskrifter som grundar sig på lag gäller dessa framför Arkivnämndens beslut. Andreas Segerberg Birgitta Torgén Arkivarie Förvaltningschef Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, tjänsteutlåtande 5 (5)