SDN Majorna/Linné Rapport granskning av IT-systemet Treserva, modulen för funktionshinder. December 2014

Transkript

1 SDN Majorna/Linné Rapport granskning av IT-systemet Treserva, modulen för funktionshinder December 2014

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Bakgrund Syfte Revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Granskningsansvariga Metod Representanter från nämnden Resultat av granskningen Rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva Finns det en enhetlighet i statistikuttagen Finns det kompletterande rutiner och kontroller där systemstöd saknas Finns det rutiner för att hantera driftsstopp i Treserva Finns det rutiner för att digitalisera fysiska dokument Finns det rutiner för att följa upp att myndighetsutövningen följer aktuell lagstiftning och Göteborg stads riktlinjer Finns det rutiner för uppföljning av loggade aktiviteter för att säkerställa korrekt hantering av känslig information? Är IT-systemet Treserva ändamålsenligt i sin utformning? Kan systemet säkerställa en rättvisande statistik Finns det behörighetsspärrar som följer delegationsordningen Finns det ändamålsenliga mallar i systemet Har systemet en tillräcklig prestanda Ansvarsfördelningen beträffande Treserva Iakttagelser och rekommendationer av 17

3 1 Sammanfattning PwC har fått i uppdrag av Stadsrevisionen i Göteborg att genomföra en granskning av Treservas modul för funktionshinder för stadsdelsnämnden Majorna/Linné. Syftet med granskningen är att kunna bedöma systemets ändamålsenlighet. Revisionsfrågor Bedömningen i granskningen har tagit sin utgångspunkt i följande övergripande revisionsfrågor som fastställts av Stadsrevisionen: Har nämnden tillräckliga rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva? Är IT-systemet Treserva ändamålsenligt i sin utformning? Är ansvarsfördelningen beträffande Treserva tydlig och ändamålsenlig i Göteborgs Stad? Granskningsresultat Den bedömning PwC gör efter utförd granskning är att systemets ändamålsenlighet till stor del är god och att stadsdelsnämnden delvis har tillräckliga rutiner på plats för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva. Treserva upplevs sammantaget av användarna inom Majorna/Linné som ändamålsenligt och rättsäkert men har brister som behöver åtgärdas. Vår bedömning baseras bland annat på att det förekommer brister vad gäller inmatning av data i Treserva. Inmatningen av information av socialsekreterarna är inte alltid fullständig vilket i sin tur medför att statistikrapporter och underlag från systemet blir missvisande. Vidare använder en del handläggare egenutvecklade mallar istället för befintliga standardmallar, vilket kan leda till brister vad gäller likformighet vid hantering och bedömning av ärenden. Det är även möjligt för användarna att flytta rubrikerna i standardmallar (utredningsmallen) som i sin tur kan få påverkan på andra mallar (uppdragsmallen) då det förs över information mellan dem. Samtliga dessa brister får inverkan på effektiviteten vid arbete med ärenden i Treserva. En brist som noterats i systemet är att en handläggare idag kan ta ett beslut i ett ärende i en annan handläggares namn, utan att den som anges som beslutstagare blir informerad om detta vilket även kan leda till att gällande delegationsordning inte efterlevs. Detta i kombination med bristande rutiner vid uppföljning av loggade användaraktiviteter i Treserva gör att säkerheten i systemet inte anses vara helt ändamålsenlig. Ovanstående brister är de som PwC anser är mest prioriterade och som bör åtgärdas omgående för att höja ändamålsenligheten i Treserva. Utöver ovanstående brister noterades ytterligare ett antal områden där rutiner kan förbättras. Samtliga detaljerade iakttagelser sammanfattas nedan. 3 av 17

4 Detaljerade iakttagelser Har nämnden tillräckliga rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva? Vid granskningstillfället noterade PwC att bristande handhavanderutiner i Treserva leder till brister i statistik, då socialsekreterarna inte alltid registrerar fullständig information på respektive ärende. Exempelvis kan handläggare missa att uppdatera omprövningar och uppföljningar för att de missar sina bevakningar. Dessutom upplevs det är svårt att utläsa vad statistiken baseras på då detta inte framgår med tydlighet i statistikmallarna. Vid vår granskning har vi noterat att uppföljningen av kostnader kopplat till beslut inte följs upp i Treserva, trots att funktionaliteten finns, utan det göras i ett separat excelark. Detta medför risk för felaktiga registreringar (manuell rutin). Det saknas formella och dokumenterade rutiner för hur stadsdelsnämnden ska arbeta om det sker ett driftsstopp i Treserva, vilket bör finnas på plats enligt god praxis. Det finns en lathund avseende hur dokument importeras till Treserva, det saknas dock dokumenterade rutiner för digitalisering av dokument vid ärendehantering. Vi har i vår granskning noterat att det saknas formella rutiner för att informera brukare om hur deras personuppgifter behandlas. Det görs loggning av användaraktiviteter i Treserva, dock har vi vid vår granskning noterat att loggade aktiviteter inte följs upp på ett formellt och strukturerat sätt. Är IT-systemet Treserva ändamålsenligt i sin utformning? Vi har i vår granskning noterat att det saknas styrning av användarkonton i Treserva kopplat till delegationsordningen. Detta leder till att det idag är möjligt för en användare att i systemet fatta ett beslut i någon annans namn, utan att beslutsfattaren enligt delegationsordningen blir informerad, samt att möjligheten finns att i systemet fatta ett beslut som ligger utanför användarens delegation. Det finns flertalet standardmallar i Treserva och enligt de intervjuade i stadsdelen Majorna/Linné upplevs majoriteten av mallarna vara ändamålsenliga. Det framgick dock i granskningen att flera standardmallar är väldigt flexibla och det är möjligt att flytta på och ta bort rubriker. I systemet kan respektive användare även utforma sina egna mallar. 4 av 17

5 Är ansvarsfördelningen beträffande Treserva tydlig och ändamålsenlig i Göteborgs Stad? Revisionsfrågan ovan besvaras separat i en sammanfattande rapport, där resultatet avseende samtliga granskade stadsdelsförvaltningar sammanfattas. December 2014 Jakob Bundgaard PwC Andreas Crusell PwC 5 av 17

6 2 Bakgrund Göteborgs Stad införde under 2009 ett nytt IT-stöd för omsorgsverksamhet, kallat Treserva. Införandet skedde till att börja med i en pilotstadsdel innan det togs i fullskalig drift. Stadsrevisionen genomförde redan under pilotstadiet en granskning av modulen för individ- och familjeomsorg. I den granskningen framkom det flera områden som behövde åtgärdas. Det handlade främst om behörighetshantering och att identifiera systemstöd för kritiska kontroller. År 2011 genomfördes en ny granskning i samband med att modulen för funktionshinder infördes. I den granskningen genomfördes även en uppföljning av de rekommendationer som lämnades i 2009 års granskning som hade relevans för båda modulerna. Under våren 2013 genomförde stadsrevisionen även en granskning av rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd. Denna granskning var inte någon systemgranskning men det framkom ändå brister i Treserva. Framförallt handlade det om att behörighetsnivåerna inte var kopplade till nämndens delegation och att verksamheterna saknade kompletterande rutiner i de fall där systemstöd saknades. Parallellt med dessa granskningar har det kontinuerligt gjorts iakttagelser i årliga granskningar av stadsdelsnämnderna som identifierat risker kopplat till handläggningen i Treserva. Med anledning av de iakttagelser som gjorts under de senaste åren finns det enligt stadsrevisionen skäl att genomföra en ny granskning av systemet och hur det hanteras i de ansvariga nämnderna. 6 av 17

7 3 Syfte Granskningen syftar till att bedöma den interna kontrollen i Treserva samt att bedöma systemets ändamålsenlighet. Bedömningen tar sin utgångspunkt i tre revisionsfrågor nedan. 4 Revisionsfrågor Bedömningen har tagit sin utgångspunkt i följande revisionsfrågor: Har nämnden tillräckliga rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva? För att svara på revisionsfrågan har följande bedömts: Finns det en enhetlighet i statistikuttagen? Finns det kompletterande rutiner och kontroller där systemstöd saknas? Finns det rutiner för att hantera driftstopp i Treserva? Finns det rutiner för att digitalisera fysiska dokument? Finns det rutiner för att följa upp att myndighetsutövningen följer aktuell lagstiftning och Göteborgs stads riktlinjer? Finns det rutiner för uppföljning av loggade aktiviteter för att säkerställa korrekt hantering av känslig information? Är IT-systemet Treserva ändamålsenligt i sin utformning? För att svara på revisionsfrågan har följande bedömts: Kan systemet säkerställa en rättvisande statistik? Finns det behörighetsspärrar som följer delegationsordningen? Finns det ändamålsenliga mallar i systemet? Har systemet en tillräcklig prestanda? Är ansvarsfördelningen beträffande Treserva tydlig och ändamålsenlig i Göteborgs Stad? För att svara på revisionsfrågan har följande områden bedömts: Är ansvarsfördelningen beträffande Treserva inom Göteborgs Stad tydlig för alla inblandade? Upplever de granskade nämnderna att ansvarsfördelningen är ändamålsenlig? Finns det forum inom staden för att samordna såväl IT-relaterade som verksamhetsrelaterade behov kopplat till Treserva? 7 av 17

8 5 Avgränsning Granskningen är avgränsad till modulen för funktionshinder i Treserva, med avseende på de revisionsfrågor som specificeras kopplat till den funktionalitet avseende myndighetsutövande som är aktiv vid granskningstillfället. Vårt uppdrag är avgränsat till att inventera handläggarnas uppfattning om Treservasystemets ändamålsenlighet. Vårt uppdrag omfattar inte att bedöma dokumentationen i Treserva med avseende på rättsäker och fullständig hantering. Till grund för granskningen har Stadsrevisionen fastställt de revisionsfrågor som skall belysas och de revisionskriterier som gäller. 6 Revisionskriterier Utgångspunkten för granskningen är kommunallagens 6 kap 7, som anger att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Till detta fogas även: Socialtjänstlagen (2001:453) samt de av Göteborgs Stads fullmäktige antagna riktlinjer och tillämpningsregler för lagen. Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade samt de av Göteborgs Stads fullmäktige antagna riktlinjer och tillämpningsregler för lagen. Personuppgiftslagen (1998:204) Förvaltningslag (1986:223) Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) COBIT (Control Objective for Information and Related Technology Standards) 7 Granskningsansvariga De som har utfört granskningen är Andreas Crusell (PwC) och arbetet är kvalitetssäkrat av Fredrik Carlsson (PwC). 8 av 17

9 8 Metod Svaren på revisionsfrågorna har lagts till grund för bedömning av granskningen och eventuella rekommendationer i denna rapport. Vidare har förvaltningen faktagranskat rapporten. Granskningen har utförts genom: Dokumentstudier Intervjuer Stickprov 8.1 Representanter från nämnden Nedanstående representanter inom den aktuella stadsdelsnämnden har deltagit vid intervjutillfället i oktober Roll Funktion Sektorschef Lokalt verksamhetsstöd (LVS) IFO & funktionshinderenheten IFO & funktionshinderenheten 9 Resultat av granskningen I vår sammanställning nedan beskriver vi svar på revisionsfrågorna. Slutligen beskriver vi de iakttagelser vi har gjort samt vilka våra rekommendationer är. Nedan presenterar vi vad som framkommit i vår granskning för respektive punkt. 9.1 Rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva Vid vår granskning har följande frågeställningar granskats: Finns det en enhetlighet i statistikuttagen? Finns det kompletterande rutiner och kontroller där systemstöd saknas? Finns det rutiner för att hantera driftstopp i Treserva? Finns det rutiner för att digitalisera fysiska dokument? Finns det rutiner för att följa upp att myndighetsutövningen följer aktuell lagstiftning och Göteborgs stads riktlinjer? Finns det rutiner för uppföljning av loggade aktiviteter för att säkerställa korrekt hantering av känslig information? Vår bedömning är att stadsdelsnämnden delvis har tillräckliga rutiner på plats för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva. Dock har ett antal brister noterats i granskningen som bör åtgärdas för att förbättra handläggningen och rutinerna kring detta i Treserva. Våra iakttagelser kring risker och underlag för bedömning kring revisionsfrågans besvarande återfinns i avsnitt av 17

10 9.1.1 Finns det en enhetlighet i statistikuttagen? För ett enhetligt uttag av statistik i Treserva finns det standardmallar att tillgå, men det går även att göra unika statistikmallar för ett visst statistikurval exempelvis för en viss arbetsuppgift. Statistiken kan hämtas ut antingen från statistikmodulen, där mallarna finns, men även från sammanställningsmodulen. Inom stadsdelsnämnden Majorna/Linné upplevs statistiken som hämtas ur systemet av användarna som rättvisande och Treservas beräkningar fungerar ändamålsenligt, men under granskningen framkom det att statistiken kan bli missvisande då alla handläggare inte alltid lägger in korrekt och fullständig information i systemet, exempelvis kan handläggare missa att uppdatera förändrade boendekostnader om förutsättningar förändras för brukaren under beslutsperioden. Det förs även en parallell excellista med information för uppföljning av kostnader kopplat till ett ärende. Se kaptitel 10 Iakttagelse och rekommendation, punkt Finns det kompletterande rutiner och kontroller där systemstöd saknas? Vid vår granskning har vi även noterat att uppföljningen av kostnader kopplat till beslut inte följs upp i Treserva, trots att funktionaliteten finns, utan detta göras i ett separat excelark som heter den grönalistan. Det sker dock ingen formell dokumentation av detta. Se kapitel 10 Iakttagelse och rekommendation, punkt Finns det rutiner för att hantera driftsstopp i Treserva? Stadsdelsnämnden har inte några formella rutiner på plats för hur ett driftsstopp ska hanteras. Se kapitel 10 Iakttagelse och rekommendation, punkt Finns det rutiner för att digitalisera fysiska dokument? I dagsläget finns inget krav från Göteborg Stad att alla dokument kopplat till ett ärende ska digitaliseras och läggas in i den digitaliserade akten i Treserva, varpå det inte finns någon dokumenterad etablerad rutin för digitalisering av dokument. I stadsdelen Majorna/Linné finns det en lathund som beskriver hur fysiska dokument läggs in och sparas i Treserva. Inscannade dokument hamnar först i mailen, för att sedan sparas på datorn och slutligen importeras till Treserva, vilket upplevs vara en brist enligt de intervjuade då personuppgifter inte bör finnas i mailbox eller lokalt på handläggarens dator. Se kapitel 10 Iakttagelse och rekommendation, punkt Finns det rutiner för att följa upp att myndighetsutövningen följer aktuell lagstiftning och Göteborg stads riktlinjer? Baserat på uppgift från de intervjuade upplevs Treserva som ett rättsäkert system. För att säkerställa att stadsdelen följer gällande lagstiftning och Göteborgs stads riktlinjer finns en intern kontrollplan på förvaltningsledningsnivå där ett område väljs ut varje år för uppföljning genom stickprovskontroll. Under 2014 har bland annat granskning gjorts för funktionshinder (FH) och granskning har fokuserat på omprövning av myndighetsbeslut i Treserva. PwC har tagit del av den befintliga internkontrollplanen för 2014 samt den granskningsrapporten som gjorts för funktionshinderenheten. Vidare görs även interna granskningar utanför internkontrollplanen där olika granskningsområden väljs ut och granskas, ex. hur rutinen för omprövning av beslut fungerar. 10 av 17

11 Stadsdelsnämnden har ingen formaliserad och dokumenterad rutin som beskriver vad handläggarna måste informera brukarna om, i enlighet med Personuppgiftslagen (PUL). Utbildning i Treserva inom Majorna/Linné sker behovsbaserat och är på individnivå istället för att gemensamma utbildningar görs i grupp. Det finns även en introduktion inom de olika verksamheterna för samtliga nyanställda där det ingår att informera om hur arbetet ser ut och görs i de olika verksamheterna. Det finns även fördjupningsdagar där handläggare kan få ytterligare information, inom speciella områden. Vidare har1:e socialsekreterare även metodhandledning med handläggarna där viss utbildning sker i dokumentation, hur beslut ska fattas och på vilka grunder. Se kapitel 10 Iakttagelse och rekommendation, punkt Finns det rutiner för uppföljning av loggade aktiviteter för att säkerställa korrekt hantering av känslig information? Alla användaraktiviteter i Treserva loggas och denna loggning finns tillgänglig hos Intraservice och kan beställas vid behov. Stadsdelsnämnden planerar att införa en rutin där områdeschefen med viss periodicitet ska begära ut loggen från Intraservice. I dagsläget finns dock ingen rutin avseende kontinuerlig uppföljning av loggar. Se kapitel 10 Iakttagelse och rekommendation, punkt Är IT-systemet Treserva ändamålsenligt i sin utformning? Vid vår granskning har följande frågeställningar granskats: Kan systemet säkerställa en rättvisande statistik? Finns det behörighetsspärrar som följer delegationsordningen? Finns det ändamålsenliga mallar i systemet? Har systemet en tillräcklig prestanda? Vår bedömning är att systemet till viss del är ändamålsenligt i sin utformning men att det finns ett antal brister som bör åtgärdas för att förbättra handläggningen och rutinerna kring detta i Treserva. Våra iakttagelser kring risker och underlag för bedömning kring revisionsfrågans besvarande återfinns i avsnitt Kan systemet säkerställa en rättvisande statistik? Som tidigare nämnts under rubriken Rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva upplevs statistiken i stadsdelsnämnden Majorna/Linné som rättvisande och Treservas beräkningar fungerar ändamålsenligt. De fall då statistiken blir missvisande härrör till handhavandefel där användarna inte lagt in fullständig och/eller korrekt information och beror således inte på felaktiga beräkningar i Treserva Finns det behörighetsspärrar som följer delegationsordningen? I stadsdelen finns det en delegationsordning för LSS och SoL, kopplat till funktionshinderenheten, avseende vem som är behörig att fatta ett beslut. Alla beslut skall dokumenteras i Treserva och skall vara kopplade till ett visst ärende. Vid granskningstillfället utförde PwC en sticksprovskontroll gällande detta där det noterades att när en användare skall lägga in ett beslut får handläggaren välja beslutsfattare i en rullista där handläggaren själv står som förvald. Detta innebär i praktiken att en 11 av 17

12 handläggare kan fatta ett beslut i systemet i någon annans namn, utan att beslutsfattaren blir informerad, samt att möjligheten finns att fatta ett beslut som ligger utanför handläggarens delegation då det inte finns någon behörighetsspärr på plats i Treserva. För tre av fem stickprov noterades det att beslutsfattaren i Treserva inte var i enlighet med delegationsordningen, beslut borde ha fattats av SDN:s utskott/ordförande men beslut i Treserva var fattat av handläggaren själv. Det fanns inte några bifogade protokoll i den digitala akten där beslut tagits från SDN:s utskott/ordförande varpå PwC inte kan verifiera att beslut var tagit i enlighet med rådande delegationsordning. För att logga in i Treserva krävs först att användaren loggar in på Active Directory (AD), sedan behöver användaren även logga in i Treserva. Om en handläggare skall hantera brukare med hemlig identitet krävs ytterligare en inloggning, detta för att all information om personen är sekretessbelagd. Inloggningsförfarandet upplevs inte som krångligt och det finns inte några generiska inloggningskonton (användarkonto som flera personer kan logga in med). Se kapitel 10 Iakttagelse och rekommendation, punkt Finns det ändamålsenliga mallar i systemet? Det finns flertalet standardmallar i Treserva och enligt de intervjuade i stadsdelen Majorna/Linné upplevs majoriteten av mallarna vara ändamålsenliga och dessa borgar för att handläggarna lever upp till de lagar och kravs som ställs. Det framgick dock att flera standardmallar är väldigt flexibla och att det är möjligt att flytta på och ta bort rubriker. Se kapitel 10 Iakttagelse och rekommendation, punkt Har systemet en tillräcklig prestanda? Vid den granskning som gjordes av Treserva under 2011 upplevdes stora problem med prestandan då systemet var långsamt och hackigt. Numera upplevs prestandan av systemet av de intervjuade som god. 9.3 Ansvarsfördelningen beträffande Treserva? Se samlad rapport för alla stadsdelar och Intraservice. 12 av 17

13 10 Iakttagelser och rekommendationer De iakttagelser vi framför är en sammanfattande bedömning från den stadsdelsnämnd vi har granskat. De iakttagelser som framkommit vid vår granskning presenteras i nedan tabell. Nr Revisionsfråga Iakttagelse & risk Rekommendation Stadsdelsförvaltningens kommentar 1 Har nämnden tillräckliga rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva? Brister i rutiner och statistikuttag Vid granskningstillfället noterade PwC att bristande handhavanderutiner i Treserva leder till brister i statistik, då handläggarna inte alltid registrerar fullständig information på respektive ärende. Dessutom har användarna svårt att tolka vad statistiken baseras på då detta inte framgår med tydlighet i statistikmallarna. Vi rekommenderar att stadsdelsnämnden säkerställer att handläggarna utbildas och informeras i hur de skall dokumentera ärenden i Treserva för att få en fullständig statistik. Vi rekommenderar även att Stadsdelsnämnden lyfter frågan vidare till Intraservice gällande att införa kontrollpunkter i systemet för att säkerställa att fullständig information vid ärendehantering blir registrerad. Stadsdelen avser att genomföra föreslagna åtgärder. Risk: Om fullständig information inte registreras kan detta medför att statistiken blir felaktig och beslut kan därför fattas på fel grunder.

14 2 Har nämnden tillräckliga rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva? 3 Har nämnden tillräckliga rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva? 14 av 17 Funktionalitet i Treserva används inte Vid vår granskning har vi noterat att uppföljningen av kostnader kopplat till beslut inte följs upp i Treserva, trots att funktionaliteten finns, utan detta göras i ett separat excelark. Risk: Att funktionalitet inte används kan innebära onödigt ineffektiv handläggning. Avsaknad av formella och dokumenterade rutiner vid driftsstopp Det saknas formella och dokumenterade rutiner för hur stadsdelsnämnden ska arbeta om det sker ett driftsstopp i Treserva, vilket bör finnas på plats enligt god praxis. Risk: Vid avsaknad av formella och dokumenterade rutiner finns det en risk för att verksamheten inte bedrivs rättsäkert och med kvalitet. Vi rekommenderar att stadsdelsnämnden utvärderar befintlig funktionalitet i Treserva för att på så sätt möjligöra uppföljning av kostnader i systemet. Vi rekommenderar att stadsdelsnämnden inför formella och dokumenterade rutiner för att kunna bibehålla sitt arbete vid ett eventuellt bortfall av systemstöd. Stadsdelens intention är att kostnadsuppföljningen via Treserva skall förbättras. Bedömningen är dock att separata Excelark är nödvändiga tillsvidare för att kvalitetssäkra uppgifterna. Stadsdelen avser att säkerställa interna rutiner för driftsstopp och i övrigt lyfta frågan till systemleverantör.

15 4 Har nämnderna tillräckliga rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva? 5 Har nämnden tillräckliga rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva? 15 av 17 Avsaknad av rutin för digitalisering av dokument Det finns en lathund avseende hur dokument importeras till Treserva, men det saknas dokumenterade rutiner för digitalisering av dokument vid ärendehantering. Det är således inte alla dokument som scannas in och sparas i den digitala akten för ärendet. Vissa dokument hanteras istället fysiskt i ärendets pappersakt. Risk: Avsaknad av rutiner för digitalisering kan leda till ineffektivt arbete och försvårar spårbarhet i efterhand. Avsaknad av rutiner i enlighet med PUL Vi har i vår granskning noterat att saknas formella rutiner för att informera brukare om hur deras personuppgifter behandlas. Risk: Att inte informera brukare om att personuppgifter behandlas bryter mot personuppgiftslagen. Vi rekommenderar att stadsdelsnämnden inför en rutin för digitalisering av dokument för att säkerställa att alla dokument återfinns i den digitala akten, vilket ökar effektiviteten och spårbarhet i hanteringen av ärenden. Vi rekommenderar att stadsdelsnämnden skapar rutiner i enlighet med Personuppgiftslagen (PUL). Hänsyn bör tas till Socialtjänstlagen (2001:453) samt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Stadsdelsnämnden har för avsikt att införa en sådan rutin. Stadsdelsnämnden har för avsikt att införa en sådan rutin.

16 6 Har nämnden tillräckliga rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva? 7 Är IT-systemet Treserva ändamålsenligt i sin utformning? 16 av 17 Avsaknad av formell uppföljning av loggar Det görs loggning av användaraktiviteter i Treserva, dock har vi vid vår granskning noterat att loggade aktiviteter inte följs upp på ett formellt och strukturerat sätt. Risk: Avsaknad av rutiner kring uppföljning av loggar kan medföra att felaktigheter och obehörig åtkomst inte upptäcks i tid, alternativt inte upptäcks alls. Avsaknad av behörighetsspärrar i enlighet med delegationsordningarna Vi har i vår granskning noterat att det saknas styrning av användarkonton i Treserva kopplat till delegationsordningen. Risk: Då det inte finns någon behörighetsspärr i Treserva finns det möjlighet för en användare att i systemet fatta ett beslut i någon annans namn, utan att beslutsfattaren blir informerad. Därutöver finns det en risk för att beslut tas av den enskilde handläggaren som ligger utanför dennes behörighet och ej i linje med beslutad delegationsordning). Stadsdelsnämnden bör identifiera vilka loggar som skall följas upp samt skapa rutiner för uppföljning av dessa loggade aktiviteter i Treserva. Exempel på aktivitet som kan loggas är användare som tagit beslut i ärenden. Se även punkt 7 nedan. Denna rutin bör sedan utföras med en viss periodicitet inom ramen för nämndens interna kontrollarbete. Vi rekommenderar att det införs behörighetsspärrar i Treserva utifrån stadsdelsnämndens delegationsordningar. Alternativt bör kompenserande kontroller införas inom ramen för nämndens internkontrollarbete i syfte att säkerställa efterlevnad av gällande delegationsordning. Stadsdelsnämnden har för avsikt att skapa rutiner för uppföljning enligt förslaget. Stadsdelsnämnden har för avsikt att lyfta frågan om detta förslag är möjligt till Intraservice och/eller leverantör av Treserva. Stadsdelsnämnden har för avsikt att säkerställa efterlevnad av delegationsordning på annat sätt om behörighetsspärrar ej kan införas.

17 8 Är IT-systemet Treserva ändamålsenligt i sin utformning? 17 av 17 Brister i mallar Det finns flertalet standardmallar i Treserva och enligt de intervjuade i stadsdelen Majorna/Linné upplevs majoriteten av mallarna vara ändamålsenliga. Det framgick dock i granskningen att flera standardmallar är väldigt flexibla och det är möjligt att flytta på och ta bort rubriker. I systemet kan respektive användare även utforma sina egna mallar. Risk: Det finns risk för försämrad rättsäkerhet då de mallar som används inte är centralt fastställda och kvalitetssäkrade. Information kan missas då mallar är för flexibla och det finns en risk för att egenutvecklad mallar inte lever upp till de krav som ställs gällande rättssäkerhet. Vi rekommenderar att stadsdelsnämnden inför krav på skallinformation i egenutvecklade mallar för att öka rättsäkerheten. Vidare rekommenderar vi att stadsdelsnämnden ser över förbättringspotential i befintliga mallar och lyfter frågan till lämplig instans inom staden. Stadsdelsnämnden skall genomföra föreslagna åtgärder.