Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg om allvarligt missförhållande inom Arbete och försörjning

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE SN-2013/ (2) HANDLÄGGARE William-Olsson, Gabriel Gabriel.William-Olsson@huddinge.se Socialnämnden Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg om allvarligt missförhållande inom Arbete och försörjning Förslag till beslut Socialnämnden tar del av utredningen Sammanfattning En rapport om missförhållande eller risk för missförhållande enligt lex Sarah, 14 kap 3 SoL, har den 5 december 2013 inkommit till förvaltningen. Rapporten avser att personal vid Introduktionsenheten dokumenterat utanför verksamhetssystemet. Register med namn- och personuppgifter har dokumenterats i registerform i excellark. Uppgifterna har sparats på USBminnen. Beskrivning av ärendet Myndighetsutövare och arbetsmarknadskonsulenter vid Introduktionsenheten har fört dokumentation utanför verksamhetssystemet. Register med fullständiga namn- och personuppgifter har dokumenterats i registerform i excellark. Uppgifterna har lagrats på USB-minnen. USB-minnena har använts på motsvarande sätt av enskilda handläggare för uppföljning och dokumentation i individärenden. Varje USB-minne omfattar flera individer. Det som skulle kunna ha inträffat är att minnesstickorna med sekretessbelagd information hamnat i orätta händer. Förfarandet strider mot flera gällande lagrum på flera punkter. Kommunen har ett verksamhetssystem och ett socialregister som är välfungerande och som ska användas av samtliga myndighetsutövare. Rutiner kring detta har inte följts. Handläggarna har uppgett att de känt till att hanteringen inte följt lagstiftning och rutiner. Förhållandena uppdagades den 4 november Förvaltningens synpunkter Händelsen utgör ett allvarligt missförhållande. Händelsen anmäls till inspektionen för vård och omsorg. POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

2 TJÄNSTEUTLÅTANDE SN-2013/ (2) Britt-Marie Karlén Social- och äldreomsorgsdirektör Maria Berglund Verksamhetschef Bilaga Utredning lex Sarah

3 SN-2013/ (6) HANDLÄGGARE William-Olsson, Gabriel Gabriel.William-Olsson@huddinge.se Socialnämnden Rapport om missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande vid Introduktionsenheten Sammanfattning En rapport om missförhållande eller risk för missförhållande enligt lex Sarah, 14 kap. 3 SoL, har den 5 december 2013 inkommit till förvaltningen. Rapporten skrevs den 5 december av verksamhetschef Maria Berglund, Arbete och försörjning. Rapporten avser att myndighetsutövare och arbetsmarknadskonsulenter vid Introduktionsenheten fört dokumentation utanför verksamhetssystemet. Register med fullständiga namn- och personuppgifter har dokumenterats i registerform i excellark. Uppgifterna har sparats på USB-minnen. Beskrivning av ärendet Av rapport lex Sarah framgår: Myndighetsutövare och arbetsmarknadskonsulenter vid Introduktionsenheten har fört dokumentation utanför verksamhetssystemet. Register med fullständiga namn- och personuppgifter har dokumenterats i registerform i excellark. Uppgifterna har lagrats på USB-minnen. USB-minnena har använts på motsvarande sätt av enskilda handläggare för uppföljning och dokumentation i individärenden. Varje USB-minne omfattar flera individer. Det som skulle kunna ha inträffat är att minnesstickorna med sekretessbelagd information hamnat i orätta händer. USB-minnen uppges delvis utgöra underlag för bedömning och beslut om rätten till ekonomiskt bistånd. Det är i dagsläget oklart om överföringen från USB-minnet till verksamhetssystemet skett på ett rättsäkert sätt och genererat rätt beslut. Förfarandet strider mot flera gällande lagrum på flera punkter. Kommunen har ett verksamhetssystem och ett socialregister som är välfungerande och som ska användas av samtliga myndighetsutövare. Rutiner kring detta har inte följts. Handläggarna har uppgett att de känt till att hanteringen inte följt lagstiftning och rutiner. Förhållandena uppdagades den 4 november Åtgärder: POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen HUDDINGE BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1, plan 5 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB social@huddinge.se

4 SN-2013/ (6) USB-minnen har samlats in. Delegation har fråntagits myndighetsutövare på introduktionsenheten. Behörigheter ses över. Utbildningsinsatser gällande PUL, registerlag, sekretesslag, socialtjänstlag och förvaltningslag kommer att anordnas. Medarbetarna på introduktionsenheten integreras med verksamhetens övriga team och enheter. Individuella handlingsplaner för varje berörd medarbetare upprättas utifrån funktion och befattning. Enhetschefer ser till att handlingsplanerna följs. Internkontrollplanen kommer att gås igenom med samtliga myndighetsutövande medarbetare inom verksamheten. Extern revision kommer att ske vad gäller rättssäkerheten i beslutsfattandet. Verksamhetschef Maria Berglund uppger den 12 december 2013: Verksamhetschefen började få kännedom om de tidigare förhållandena vid Introduktionsenheten den 4 november Personal från den tidigare introduktionsenheten hade då bett att få framföra sina erfarenheter från arbetssätt i denna. De berättade då bland annat om hur man hanterat dokumentation på USB-minnen. Kring varje klient arbetade ett team som utgjordes av socialsekreterare, arbetsmarknadskonsulent samt administrativ assistent. Det kan ha förekommit att administrativ assistent fattade beslut om ekonomiskt bistånd på basis av socialsekreterares dokumentation på USBminne. Här har i så fall kommunens delegationsordning inte följts. Dokumentation om flera klienter samlades på en och samma minnessticka. Där framgick bland annat namn, personnummer, språk samt personliga förhållanden. Dokumentation utgjorde underlag för myndighetsbeslut. Uppgifterna från enskilda minnesstickor samlades på en gemensam sticka. Parallellt med detta fördes också dokumentation i förvaltningens ordinarie verksamhetssystem Procapita. Verksamhetschef har fått olika uppgifter om hur länge denna form av dokumentation pågått. En medarbetare i Introduktionsenheten uppger att det pågått sedan 2000, en annan att det pågått sedan När förhållandena uppdagades i början av november 2013 uppmanade verksamhetschefen berörd personal att omgående lämna in alla USB-minnen. Totalt har fyra minnen har lämnats in varav ett är det med samlad information. Det är i dagsläget oklart om det finns flera. För de medarbetare som har, eller antas ha tillämpat felaktig dokumentation har kontakt tagits med personalenheten.

5 SN-2013/ (6) Inventering och analys genomförd av revisionsfirman Ernst & Young Förvaltningen har till Ernst & Young uppdragit att göra en inventering och analys av innehållet i de påträffade USB-minnena samt att i ett nästa steg granska ett urval ärenden som är relaterade till de personer som det finns uppgifter om registrerade i USB-minnena. En övergripande utgångspunkt för granskningen har varit att bedöma om rätt beslut tillkomit på rätt sätt samt om utbetalningar av bidrag och ersättningar har genomförts korrekt. Sju USB-minnen har tagits tillvara. Totalt sett finns det ett mycket stort antal filer på minnena med ett varierande innehåll. I ett antal filer förekomer personuppgifter i framför allt tre typer av dokument: 1. Förteckningar, (register), över pågående ärenden, så kallade ärendelistor. I dessa redovisas enskildas personer med avseende på: a. Personnummer b. Namn c. Barn d. Boende e. Språk f. Sysselsättning g. Utbildningsbakgrund h. Hälsotillstånd i. Ursprungsland j. Planering för sysselsättning eller motsvarande 2. Förteckningar som anger vem som har deltagit respektive ska delta i olika typer av obligatoriska seminarier. I dess förteckningar redovisas namn, personnummer, språk samt i vissa fall status, till exempel flykting. 3. Arbetsansökningar inklusive cv med de personnummer som förekommer i sådana handlingar. Totalt fanns det i USB-minnena 181 unika personnummer.

6 SN-2013/ (6) I dessa register över ärenden hanterades uppgifter om enskildas personliga förhållanden. Hanteringen är i strid med gällande sekretessbestämmelser och också i strid med personuppgiftslagen. Från det totala antalet personnummer i USB-minnena valdes var nionde ut för fördjupad granskning. Vid denna granskning har det inte framkommit stöd för att det skulle förekommit ett direkt samband mellan dokumentationen som fanns på USB-minnen och dokumentationen i verksamhetssystemet Procapita. Dokumentationen på USB-minnen varken ersätter eller kompletterar dokumentationen i Procapita. Beslut i ärenden baseras på dokumentation i Procapita. Dock kan konstateras att det i varierande utsträckning finns tillräckliga underlag eller dokumentation som gör att besluten är transparenta, det vill säga kan fullt ut förstås eller förklaras utifrån befintlig dokumentation. I de ärenden som granskats är det förhållandevis få som innehåller kompletta underlag och verifikationer och därmed föreligger en osäkerhet om beslut som fattats är korrekta. Fakta om enheten Introduktionsenheten utgjorde fram till december 2013 en egen enhet inom verksamheten Arbete och försörjning. Vid enheten handlades ärende rörande nyanlända, personer med språkhinder och liknande målgrupper. Personalen utgjordes av socialsekreterare, arbetsmarknadskonsulenter och utredningsassistenter. Sedan december 2013 är arbetet med målgrupperna strukturerat i team som utgörs av socialsekreterare, utredningsassistent och arbetsmarknadskonsulent. Missförhållandena har varit för handen under mycket lång tid, sannolikt sedan 2000 och fram till slutet av Ett stort antal medarbetare är berörda av händelsen. Det handlar om enhetschefer, socialsekreterare, arbetsmarknadskonsulenter och administrativa assistenter. Många har avslutat sina anställningar i Huddinge kommun, bland andra två enhetschefer som sanktionerat arbetssättet. Åtgärder Man har samlat in de USB-minnen man funnit, sju stycken, men det har inte gått satt fastställa exakt hur många minnen som använts och därmed kan man inte säkra att samtliga har hittats. Berörda personer har hörts om de förvarat minnen och de aktuella lokalerna har genomsökts. En revision rörande rättssäkerheten i beslutsfattandet har gjorts av Ernst & Young.

7 SN-2013/ (6) När förhållandena vid introduktionsenheten uppdagades upprättades i samråd med fackliga organisationer en individuell handlingsplan för varje medarbetare vid enheten. Handlingsplanerna inrymde områden där medarbetaren behövde utveckla sin kompetens mot bakgrund av de kunskapsbrister som den tidigare arbetsmetodiken uppenbarat. Medarbetare som hade haft delegation för biståndsbeslut om ekonomiskt bistånd fråntogs denna i avvaktan att vederbörande inhämtad kunskap enligt handlingsplanen. Då det i den tidigare arbetsgruppen uppenbart brustit i basala kunskaper arrangeras vid verksamheten en obligatorisk utbildning rörande handläggning vid myndighetsutövning för samtliga medarbetare. Utbildningen ges under mars och april 2014 och inrymmer följande områden: - Ett ärendes gång. Att följa handläggningsprocessen utifrån förvaltningslagen och socialtjänstlagen från ett ärendes inledning till beslut - Dokumentation. Hur dokumenteras utredningen i ett ärende? - Att handlägga ett överklagande - Behandling av personuppgifter inom socialtjänsten - Socialtjänstens sekretessregler vid myndighetsutövning - Centrala begrepp inom myndighetsutövning. Ärendets uppkomst, utredning, journalföring, kommunicering, beslut, jäv, personakt. Sedan december 2013 är arbetet med målgrupperna vid Arbete och försörjning strukturerat i team som utgörs av socialsekreterare, utredningsassistent och arbetsmarknadskonsulent. Medarbetarna vid den tidigare Introduktionsenheten har integrerats i dessa team och därmed torde risken för fortsatt felaktig dokumentation ytterligare ha minskats. Bedömning På grund av okunskap och bristfällig kontroll har allvarliga brister i dokumentation vid den tidigare Introduktionsenheten kunnat fortgå under mycket lång tid. Såväl enhetschefer som medarbetare har här brustit. Vidtagna åtgärder bedöms som tillräckliga för att de missförhållanden som uppdagats inte längre kan fortgå.

8 SN-2013/ (6) Beslut Händelserna utgör allvarliga missförhållanden. Händelserna anmäls till Inspektionen för vård och omsorg. Maria Berglund verksamhetschef