KALLELSE Vargskinnets Samfällighetsförening Styrelsen

Transkript

1 KALLELSE Vargskinnets Samfällighetsförening Styrelsen KALLELSE Ordinarie årsstämma med Vargskinnets Samfällighetsförening äger rum onsdagen den 26:e oktober kl i gemensamhetslokalen på Högviltsvägen. DAGORDNING 1) Mötet öppnas 2) Val av ordförande för stämman 3) Val av sekreterare 4) Val av två justeringspersoner 5) Fråga om mötets utlysande 6) Godkännande av dagordning 7) Verksamhetsberättelse 8) Ekonomiberättelse 9) Revisorernas berättelse 10) Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen 11) Förslag från styrelsen och motioner från medlemmarna a. Beslut om Jordfräs 12) Ersättning till styrelse, revisorer och övriga funktionärer 13) Förslag till Budget för verksamhetsåret 2016/ ) Förslag till utdebitering och fondavsättning 15) Val av styrelse och styrelseordförande a. En ordinarie styrelseledamot för två år. I tur att avgå är Frida Karlén. b. 2 styrelsesuppleanter för två år. I tur att avgå är Erica Båvenäs och Magnus Garfvé. c. Ordförande för ett år. I tur att avgå är Per Wahlström. 16) Val av revisorer a. Två revisorer för ett år. I tur att avgå är Anders Ahlm och Mikael Rattur. b. En revisorssuppleant för ett år. I tur att avgå är Andreas Braneby. 17) Fråga om val av valberedning Tre personer i valberedningen för ett år. I tur att avgå är Anders Nilsson, Kent Evertsén och Rolf Schrötter. 18) Övriga frågor 19) Tid och plats för tillhandahållande av årsmötesprotokoll 20) Mötets avslutas BILAGOR 1) Verksamhetsberättelse 2-4) Ekonomiberättelse Bokslut, Budget, Förslag till utdebitering 5) Förslag jordfräs Debiteringslängd och revisorernas berättelse finns tillgänglig hos föreningens kassör, Conny Jansson. Bilagorna finns tillgängliga på föreningens hemsida: Välkomna! Per Wahlström Ordförande

2 Bilaga 1 Verksamhetsberättelse Sida 1 av 3 Vargskinnets Samfällighetsförening Styrelsen för Vargskinnets Samfällighetsförening lämnar härmed följande berättelse för förvaltningen under verksamhetsåret STYRELSE Ordförande Per Wahlström Vargskinnet Kassör Conny Jansson Björnfällen Ledamot Patrik Samuelsson Björnfällen Ledamot Thomas Neidenmark Björnfällen Ledamot Frida Karlén Björnfällen Suppleant Ann-Sofie Lundqvist Vargskinnet Suppleant Rolf Missing Björnramen Suppleant Magnus Garfvé Björnramen Suppleant Erica Båvenäs Vargskinnet Revisor Mikael Rattur Vargskinnet Revisor Anders Ahlm Björnramen Revisor - suppleant Andreas Braneby Vargskinnet Valberedning Anders Nilsson Björnramen Valberedning Kent Evertsén Björnfällen Valberedning Rolf Schrötter Vargskinnet Styrelsen har under verksamhetsåret haft 10 protokollförda sammanträden. Det första av dessa sammanträden var ett konstituerande möte. Styrelsen har därutöver kallat till en extra stämma för fyllnadsval. INFORMATION Information till medlemmarna har lämnats genom enkla informationsblad och genom hemsidan. Föreningens hemsida, har uppdaterats med ett nytt utseende och funktion för snabb information till medlemmarna, och ökad möjlighet till dialog och uppföljning. För att öka samhörigheten och främja kommunikation mellan föreningens medlemmar har en grupp för medlemmar lanserats på Facebook. SAMLINGSLOKAL Lokalen har varit uthyrd för privata tillställningar vid 19 tillfällen. Den har även upplåtits 3 gånger för gemensamma aktiviteter för boende på området. Det händer även att medlemmar lånar bord och stolar, när man behöver dessa vid större sammankomster i hemmet. I enlighet med årsmötets beslut har en projektor inköpts, och finns monterad i samlingslokalen. SNÖRÖJNING/SANDNING Snöröjning, sandning och sandupptagning har utförts av samma entreprenör som föregående år. Kostnaderna har varit lägre än budget eftersom vintern var mild. Claes Wisborg har varit kontaktman gentemot snöröjaren.

3 Bilaga 1 Verksamhetsberättelse Sida 2 av 3 Vargskinnets Samfällighetsförening ALLMÄNNA YTOR/LEKPLATSER De allmänna ytorna är i stort sett i gott skick. Föreningen har haft kontakt med kommunen för att hindra att fastigheter skadas av rötter från kommunens träd, vilket lett till åtgärder för att begränsa rötternas utbredning. Skötseln utförs av medlemmarna vid de allmänna städdagarna och dessemellan genom frivilliga insatser. Behovet av att rensa dagvattenbrunnar har belysts, vilket lett till punktinsatser på Björnfällsvägen och Björnramsvägen i samband med städdag. Gräsklippningen har utförts kvartersvis enligt uppgjorda scheman och har generellt fungerat bra. VÄGAR/TRAFIK ARBETSDAGAR Efter föregående årsmötesbeslut har styrelsen monterat farthinder på Björnramsvägen och Björnfällsvägen. Styrelsens uppfattning är att farthindren fungerar bra för föreningens medlemmar. Inga uppgifter om störande trafikbeteende har rapporterats till styrelsen efter att farthindren monterats. Styrelsen för en dialog med kommunen om tillbudsrisken på Rådjursvägen. Två städdagar har anordnats, containers har hyrts, en per kvarter för trädgårdsavfall. Medlemmarna har i stort antal deltagit i dessa städdagar, med såväl gott resultat som god och trivsam social samvaro som följd. SOPHANTERING I stort sett fungerar sophanteringen väl inom vårt område. Inom kv. Vargskinnet har Rolf Porsch skött soprummet på ett förtjänstfullt sätt. INVESTERINGAR Utöver investeringar i farthinder och projektor har en dator med tillhörande hård- och mjukvara inköpts för att tillgodose behovet för kassörsrollen. UNDERHÅLLSÅTGÄRDER Medlemmar på Högviltsvägen identifierade brister på fasadernas skick på garagelängor. Ett större antal medlemmar bistod med arbetskraft. Styrelsen har inventerat underhållsbehov vad gäller målning framförallt av samlingslokalen samt utbyte av slagportar på garage på Björnfällsvägen och Björnramsvägen. Då synpunkter har framförts på slagportarnas kvalitet har styrelsen beslutat att slagportarna bör ersättas med takskjutportar. Ett antal trafikskador på föreningens anläggningar har hanterats i gott samarbete med ansvariga entreprenörer samt trafikförsäkringsföreningen.

4 Bilaga 1 Verksamhetsberättelse Sida 3 av 3 Vargskinnets Samfällighetsförening VATTENAVGIFT Monica Henriksson har samordnat vattenavläsningen för medlemmarna i kv. Vargskinnet. Arbetet har fungerat bra. EKONOMI Föreningens ekonomi är god liksom medlemmarnas betalningsvilja. För drift och avsättning till fond har utdebiteringen per kvartal varit: Kv Kv Vargskinnet, endast radhus 2502 kr 2850 kr Björnfällen, radhus 2041 kr 2390 kr Björnramen, radhus 1411 kr 1760 kr Villor i kv. Björnramen och Björnfällen 1186 kr 1054 kr Beträffande ekonomin i övrigt hänvisas till den ekonomiska redovisningen. Västerås i oktober 2016 Per Wahlström Conny Jansson Patrik Samuelsson Thomas Neidenmark Frida Karlén

5 INTÄKTER VARGSKINNETS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT FÖR VERKSAMHETSÅRET Uttaxering från medlemmar ,00 Hyra av gemensamhetslokalen 3 300,00 Efterdebitering av vattenavgift kv. Vargskinnet ,00 Ränta 268,08 Summa Intäkter ,08 KOSTNADER Vattenavgift kv. Vargskinnet ,00 Gatubelysning kv. Vargskinnet ,00 Gatubelysning kv. Björnramen 8 320,00 Gatubelysning kv. Björnfällen ,00 Snöröjning, sandning och sommarrenhållning ,00 Arbetsgivaravgift och inbetald skatt ,50 Värme och el gemensamhetslokalen ,00 Underhåll av gemensamhetsanl ,39 Underhåll av gemensamhetsanl ,95 Återbetalning av vattenavgift kv. Vargskinnet 6 433,00 Försäkringar ,00 Städdagar ,00 Digital TV Sappa ,00 Driftavgift Stadsnät ,00 Sophämtning på Björnfällen ,00 Sophämtning på Vargskinnet ,00 Övrigt (kontorsmtrl. bankprovisioner m.m) ,00 Räntekostnader ,00 Summa kostnader ,84

6 KOSTNADSTABLÅ Benämning Budget Utfall Budget 2015/ / /2017 Snöröjning, sandning, sommarrenhållning , , ,00 Ytterbelysning , , ,00 Försäkring (ej garage) , , ,00 Gemensamhetslokalen underhåll (värme & el) , , ,00 Underhåll gem. anl , , ,00 Underhåll gem. anl , , ,00 Adminstration inkl. arbets.avg , , ,00 Vattenavgift Vargskinnet* , , ,00 Garage, försäkring 1 704, , ,00 Städdagar , , ,00 Sophämtning Vargskinnet , , ,00 Ers.ansvarig för sophus Vargskinnet 4 538, , ,00 Sophämtning Björnfällen (radhusen) , , ,00 Lån och serviceavgift stadsnät , , ,00 Sappa , , ,00 Återbetalning vattenavg. Vargskinnet 5 000, , ,00 Övrigt , , ,00 Summa , , ,00 Budget 15/16 med tillägg efter beslut på årsmöte Farthinder Projektor 5500 IT utrustning Arvoden + 25 % *För rätt periodisering så redovisas 14 månader i stället för 12 månader. Är ingenting som påverkar debiteringen som räknar 12 månader som tidigare.

7 Fondredogörelse 2015/2016 A Ingående Behållning Gemensamhetsanläggning ,76 Gemensamhetsanläggning ,95 B Avsättning 2015/2016 Gemensamhetsanläggning ,00 Gemensamhetsanläggning ,00 Summa ingående behållning och avsättning ,71 C Uttag ur fond 2015/2016 Gemensamhetsanläggning 1 ( se redovisning fondutta 0,00 Gemensamhetsanläggning 2-4( se rodovisning fondut 0,00 Summa uttag ur fond 0,00 D Behållning Gemensamhetsanläggning ,76 Gemensamhetsanläggning ,95 Fondens behållning ,71 FONDAVSÄTTNING 2016/2017 En fond för förnyelse och underhåll skall enligt stadgarna avsättas minst ett basbelopp. Förslag till fondavsättning 2016/2017 till Kr. UTDEBITERINGAR AV MEDLEMAR Per år: Per Kvartal: Gemensamhets anl. 1 Antal fastigheter Samtliga fastigheter ,00 kr 100,00 kr Gemensamhets anl. 2-4 Vargskinnet radhus ,00 kr 625,00 kr Björnfällen radhus ,00 kr 690,00 kr Björnramen radhus ,00 kr 706,00 kr Total avsättning till fond ,00 kr

8 Kostnadsdel Driftkostnader Förslag till kostnadskalkyl för Vargskinnets samfällighetsförening ( OBS! förklarning på siffrona, ser ni längst ner på sidan) Snöröjning, sandning, sommarrenhållning Ytterbelysning Försäkringar (ej garage) Administration inkl. arbetsgivaravgift Gem.lokalen Underhåll gemensam.1 Städdagar Övrigt Lån och serviceavgift Sappa 1 000,00 kr 279,00 kr 85,00 kr 570,00 kr 147,00 kr 361,00 kr 124,00 kr 101,00 kr 519,00 kr 306,00 kr Sophämtning kv. Vargsk ,00 kr Ers. Ansvarig för Sophus 87,00 kr Sophämtning kv. Björnfällen 2 583,00 kr Vattenavgift Kv. Vargsk ,00 kr Underhåll gemensam ,00 kr 300,00 kr 300,00 kr Garageförsäkring 24,00 kr 24,00 kr 24,00 kr Summa Driftkostnad 3 492,00 kr 5 007,00 kr 324,00 kr 2 907,00 kr Att Erlägga för: Per år: Per Kvartal: Radhus i kv. Vargskinnet 8 500,00 kr 2 125,00 kr Radhus i kv. Björnfällen 6 399,00 kr 1 600,00 kr Radhus i kv. Björnramen 3 816,00 kr 954,00 kr Villor i kv. Björnfällen och Björnramen 3 492,00 kr 873,00 kr Förslag till Styrelsearvode (inkl. arbetsgiv.) Förslag till Revisor arvode ,00 kr 3 250,00 kr 1, Gemensamhetsanl. 1. Samtliga 129 hushållen 2, Gemensamhetsanl. 2. Vargskinnet 52 radhus 3,Gemensamhetsanl. 3 Björnramen 7 radhus 4,Gemensamhetsanl. 4 Björnfällen 12 radhus

9 Förslag till budget för Vargskinnets samfällighet. 2016/2017 Intäkter Högviltsvägen (52 hus) Villor Björnramen och Björnfällen (58 hus) Radhus Björnramen (7 hus) Radhus Björnfällen (12 hus) Hyra av gemensamhetslokal Efterdebitering av vatten avgift (Högvilt) Summa Intäkter: Kostnader Enligt kalkylerade kostnader 2016/ Fondering enligt kalkyl Summa kostnader: Uttag ur fond 0 Beräknat resultat TOTALT UTDEBITERING (Drift + fond) ATT ERLÄGGA FÖR: Drift + Fond = Per år Per kvartal Radhus i kv. Vargskinnet kr kr kr kr Radhus i kv. Björnfällen kr kr kr kr Radhus i kv. Björnramen kr kr kr kr Villor i kv. Björnramen och Björnfällen kr 400 kr kr 973 kr För hus utan TV avtal minskas utdebitering med 318 kronor/år

10 Bilaga 5 Inköp av jordfräs Sida 1 av 1 Vargskinnets Samfällighetsförening Styrelsen föreslår att föreningen köper in en jordfräs. Den kommer i huvudsak användas på städdagar för underhåll av sandlådor. Detta har tidigare skett i den mån medlemmar kunnat bidra med privata maskiner. Som underlag för framställan har styrelsen ett produktexempel från en känd tillverkare med ett arbetsdjup på 25cm och en motor på 127ccm. Förslaget från styrelsen har en kostnad på upp till 6200kr inkl moms.