Ordinarie årsstämma med Vargskinnets Samfällighetsförening äger rum tisdagen den 29 oktober 2013 kl i samlingslokalen på Högviltsvägen.

Transkript

1 Vargskinnets Samfällighetsförening KALLELSE Styrelsen KALLELSE DAGORDNING Ordinarie årsstämma med Vargskinnets Samfällighetsförening äger rum tisdagen den 29 oktober 2013 kl i samlingslokalen på Högviltsvägen. 1 Mötet öppnas. 2 Val av ordförande för stämman. 3 Val av sekreterare. 4 Val av justeringspersoner. 5 Fråga om mötets utlysande. 6 Styrelsens verksamhetsberättelse. 7 Revisionsberättelse. 8 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen. 9 Motioner till stämman. 10 Ersättning till styrelse och revisorer. 11 Förslag till utdebitering. 12 Förslag till fondavsättning. 13 Val av a) Två ordinarie styrelseledamöter för två år. I tur att avgå är Ann-Sofie Lundqvist och Claes Wisborg. b) Två styrelsesuppleanter för två år. I tur att avgå är Ulrika och Henrik. c) Ordförande för ett år. I tur att avgå är Lennart Lidquist. d) Två revisorer för ett år. I tur att avgå är Anders Ahlm och Mikael Rattur. e) En revisorssuppleant för ett år. I tur att avgå är Andreas Braneby. f) Tre personer i valberedningen för ett år. I tur att avgå är Anders Nilsson Kent Evertsén och Rolf Schrötter. 14 Övriga frågor 15 Tid och plats för tillhandahållande av årsmötesprotokoll 16 Mötets avslutning BILAGOR 1 Verksamhetsberättelse 2 Bokslut 3 Budget 4 Förslag till utdebitering 5 Snöröjning 6 Motion från Hasse Eliasson Debiteringslängd och revisorernas berättelse finns tillgänglig hos föreningens kassör, Ann-Sofie Lundqvist. Bilagorna kommer att finnas på föreningens hemsida. Välkomna! Lennart Lidquist Ordförande

2 Vargskinnets Samfällighet Sida: 1 Balansrapport Utskrivet: Preliminär Räkenskapsår: Senaste vernr: 128 Resultatenhet: Hela föreningen Period: Ing balans Period Utg balans TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar 1310 Gemensamhetsanläggning , , , Årets avsättning, gem , , , Årets uttag, fond , , , Gemensamhetsanläggn , , , Årets avsättn. Gem ,00 852, , Årets uttag, fond , , ,76 S:a Finansiella anläggningstillgångar , , ,92 S:a Anläggningstillgångar , , ,92 Omsättningstillgångar Fordringar 1605 Interrimsfodran 9 879,00 546, , Avräkning för skatter och avgifter(skattekonto) ,00 0, ,00 S:a Fordringar ,00 546, ,00 Kassa och bank 1920 Bank, PlusGiro , , , Bank, Girokapitalkonto , , , Skattekonto , , ,00 S:a Kassa och bank , , ,75 S:a Omsättningstillgångar , , ,75 S:A TILLGÅNGAR , , ,67 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 2010 Eget kapital ,00 0, , Balanserat resultat , , , Redovisat resultat , , ,03 S:a Eget kapital , , ,28 Kortfristiga skulder 2520 Personalens källskatt ,00 0, , Fond. Gemens.anl , , , Årets fondavsättning , , , Årets fonduttag, , , , Fond. Gemens.anl , , , Årets fondavsättning ,00-852, , Årets fonduttag, , , , Personalens källskatt , , , Upplupna sociala avgifter ,00 0, , Interimsskulder , , ,00 S:a Kortfristiga skulder , , ,95 S:A EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER , , ,67 BERÄKNAT RESULTAT*** 0,00 0,00 0,00

3 INTÄKTER VARGSKINNETS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT FÖR VERKSAMHETSÅRET Uttaxering från medlemmar Hyra av gemensamhetslokalen Efterdebitering av vattenavgift kv. Vargskinnet Ränta , , , ,81 Summa Intäkter ,81 KOSTNADER Vattenavgift kv. Vargskinnet Gatubelysning kv. Vargskinnet Gatubelysning kv. Björnramen Gatubelysning kv. Björnfällen Snöröjning, sandning och sommarrenhållning Arbetsgivaravgift och inbetald skatt Värmeavgift för gemensamhetslokalen Elavgift för gemensamhetslokalen Underhåll av gemensamhetsanl. 1 Underhåll av gemensamhetsanl. 2-4 Återbetalning av vattenavgift kv. Vargskinnet Försäkring Vargskinnet Försäkring Björnramen Försäkring Björnfällen Städdagar Digital TV Sophämtning på Björnfällen Sophämtning på Vargskinnet Övrigt (kontorsmtrl. Bankprovisioner m.m) Trycksaker , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 Summa kostnader ,54

4 KOSTNADSTABLÅ Benämning Kalk. Kostnad Verkl. Kostnad Kalk. Kostnad 2012/ / /2014 Snöröjning, sandning, sommarrenhållning , , ,00 Ytterbelysning Försäkring (ej garage) Gemensamhetslokalen underhåll (värme & el) , , , , , , , , ,00 Allmänna ytor, skötsel & underhåll 0,00 0,00 0,00 Underhåll gem. anl. 1 Undrhåll gem. anl. 2-4 Adminstration inkl. arbets.avg. Vattenavgift Vargskinnet Garage, försäkring Städdagar Sophämtning Vargskinnet Ers.ansvarig för sophus vargskinnet Sophämtning Björnfällen (radhusen) Tele 2/ Lån/ serviceavgift stadsnätt Återbetalning vattenavg. Vargskinnet Övrigt , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 Summa , , ,00

5 Förslag till kostnadskalkyl för Vargskinnets samfällighetsförening Kostnadsdel Driftkostnader ( OBS! förklarning på siffrona, ser ni längst ner på sidan) Snöröjning, sandning, sommarrenhållning 1 358,00 kr * Ytterbelysning 480,00 kr Försäkringar (ej garage) 100,00 kr Administration inkl. arbetsgivaravgift 416,00 kr Gem.lokalen 100,00 kr Underhåll gemensam.1 310,00 kr Städdagar + övriga. 220,00 kr Digital TV/lån 1 016,00 kr ( första kvartalet. Betalar vi digitaltv med 290 kr. De som ej har digitaltv betalar 60 kr. Resterade kvartal betalar vi 182 kr kvartalet alltså 182*3 =546 kr) samt en service avgift på 15 kr i månaden (180 kr) Sophämtning kv. Vargsk. Ers. Ansvarig för Sophus 2 000,00 kr 60,00 kr Sophämtning kv. Björnfällen 2 520,00 kr Vattenavgift Kv. Vargsk. Underhåll gemensam ,00 kr 280,00 kr 216,00 kr 216,00 kr Garageförsäkring 24,00 kr 24,00 kr 24,00 kr Summa Driftkostnad 4 000,00 kr 4 364,00 kr 240,00 kr 2 760,00 kr Att Erlägga för: Per år: Per Kvartal: Radhus i kv. Vargskinnet Radhus i kv. Björnfällen Radhus i kv. Björnramen Villor i kv. Björnfällen och Björnramen 8 364,00 kr 2 091,00 kr 6 760,00 kr 1 690,00 kr 4 240,00 kr 1 060,00 kr 4 000,00 kr 1 000,00 kr Förslag till Styrelsearvode (inkl. arbetsgiv.) Förslag till Revisor arvode ,00 kr 2 600,00 kr 1, Gemensamhetsanl. 1. Samtliga 129 hushållen 2, Gemensamhetsanl. 2. Vargskinnet 52 radhus 3,Gemensamhetsanl. 3 Björnramen 7 radhus 4,Gemensamhetsanl. 4 Björnfällen 12 radhus *= Om stämman beslutar att ha samma snöröjninginsatts som förra året, så höjs avgiftet utligare med 300 kronor. Detta beror på ökade kostnaderna på förra årets snöröjningl. Avgiften blir då 1658 kronor och ökning med 75 kronor i kvartalet.

6

7 Fondredogörelse 2012/2013 A Ingående Behållning Gemensamhetsanläggning 1 Gemensamhetsanläggning , ,21 B Avsättning 2012/2013 Gemensamhetsanläggning 1 Gemensamhetsanläggning 2-4 Summa ingående behållning och avsättning , , ,46 C Uttag ur fond 2012/2013 Gemensamhetsanläggning 1 ( se redovisning fonduttag) Gemensamhetsanläggning 2-4( se rodovisning fonduttag) Summa uttag ur fond , , ,54 D Behållning Gemensamhetsanläggning 1 Gemensamhetsanläggning 2-4 Fondens behållning , , ,92 FONDAVSÄTTNING 2013/2014 En fond för förnyelse och underhåll skall enligt stadgarna avsättas minst ett basbelopp. Förslag till fondavsättning 2013/2014 till Kr. UTDEBITERINGAR AV MEDLEMAR Per år: Per Kvartal: Gemensamhets anl. Antal fastigheter Samtliga fastigheter ,00 kr 275,00 kr Gemensamhets anl. 2-4 Vargskinnet radhus ,00 kr 162,00 kr Björnfällen radhus ,00 kr 137,00 kr Björnramen radhus 7 548,00 kr 137,00 kr Total avsättning till fond ,00 kr

8 Förslag till budget för Vargskinnets samfällighet. 2013/2014 Intäkter Högviltsvägen (52 hus) Villor Björnramen och Björnfällen (58 hus) Radhus Björnramen (7 hus) Radhus Björnfällen (12 hus) Hyra av gemensamhetslokal Ränta Efterdebitering av vatten avgift (Högvilt) Summa Intäkter: , , , , , , , ,00 Kostnader Enligt kalkylerade kostnader 2013/2014 Fondering enligt kalkyl Summa kostnader: , , ,00 Utag ur fond 0,00 Beräknat resultat 9 234,00 TOTALT UTDEBITERING (Drift + fond) ATT ERLÄGGA FÖR: Drift + Fond = Per år Per kvartal Radhus i kv. Vargskinnet Radhus i kv. Björnfällen Radhus i kv. Björnramen Villor i kv. Björnramen och Björnfällen 8 364,00 kr 1 748,00 kr ,00 kr 2 528,00 kr 6 760,00 kr 1 648,00 kr 8 408,00 kr 2 102,00 kr 4 240,00 kr 1 648,00 kr 5 888,00 kr 1 472,00 kr 4 000,00 kr 1 100,00 kr 5 100,00 kr 1 275,00 kr * För hus utan Digital-TV avtal minskas utdebitering med 230kr på Kvartal 1. Sedan blir det samma kvartalsavift som ovan. ** Kvartalsavgiften höjs med 75 kronor per kvatal om stämman beslutar att ha samma snöröjningsinsatts som förra året

9

10 Snöröjning(kostnader(under(5(års(period! År!2008/2009! Gjort!! Timmar/enhet! Pris!! Summa!exkl.!moms( Snöröjning( ( 32( ( 775( 24(800( Sandning( ( 13( ( 550( 7(150( Sand( ( 13(ton( ( 225( 2(925( ( ( Totalsumma!med!moms( ( 43!595! År!2009/2010! Gjort!! Timmar/enhet! Pris!! Summa!exkl.!moms( Snöröjning( ( 60( ( 775( 46(500( Sandning( ( 14( ( 550( 7(700( Sand( ( 14(ton( ( 225( 3(150( Bortkörning(av(snö( 29( ( 675( 19(57( ( ( Totalsumma!med!moms( ( 96!157!! År!2010/2011! Gjort!! Timmar/enhet! Pris!! Summa!exkl.!moms( Snöröjning( ( 60( ( 775( 46(500( Sandning( ( 9( ( 550( 4(950( Sand( ( 9(ton( ( 225( 2(025( Bortkörning(av(snö( 22( ( 775( 17(050( ( ( Totalsumma!med!moms! ( 88!157! År!2011/2012! Gjort!! Timmar/enhet! Pris!! Summa!exkl.!moms( Snöröjning( ( 5( ( 800( 16(000( Sandning( ( 21( ( 575( 12(075( Sand( ( 42ton( ( 145( 6(090( ( ( Totalsumma!med!moms( ( 42!706! År!2012/2013! Gjort!! Timmar/enhet! Pris!! Summa!exkl.!moms( Snöröjning( ( 81( ( 850( 68(850( Sandning( ( 45( ( 625( 28(125( Bortkörning(av(snö( 31( ( 850( 26(350( Sand( ( 90(ton( ( 152( 13(680( ( ( Totalsumma!med!moms( ( 162!756( (

11 Till Vargskinnets Samfällighetsförening Att. Ordförande Lennart Lidquist Björnfällsvägen Västerås Motion Angående klarläggande om Vargskinnets Samfällighetsförenings åtaganden och föreningsstyrelsens förvaltning av föreningens verksamhet. Bland medlemmarna inom Vargskinnets Samfällighetsförening råder stor osäkerhet om föreningens åtaganden och styrelsens förvaltningsmandat. Likaså råder det oklarheter kring vilka anläggningar och markområden som tillhör föreningens gemensamma ansvarsområden (detta framkom på föreningens årsstämma 2012). På grund av det framförda är det viktigt att så snart som det är möjligt anordna ett medlemsmöte i föreningen för att klargöra Följande: Vad ingår i samfällighetens gemensamma anläggningar? Vad ingår i samfällighetens åtagande? Hur räknas medlemmarnas avgifter fram och hur följs storleken upp på dessa avgifter? Vilken storlek på ekonomiska disponeringar har styrelsen rätt att besluta om och hur sker upphandlingar när det gäller utförande av arbeten för föreningens räkning? Hur sker kommunikationen mellan styrelse med medlemmar inom föreningen och hur följer styrelsen upp medlemmarnas aktivitet vid utförandet av vård och skötsel av de gemensamma anläggningarna? Hur följer föreningsstyrelsen lagen om samfällighetens verksamhet och föreningens stadgar? Motionen förväntas besvarad med ett skriftligt dokument, som överensstämmer med Samfällighetens stadgar och med de beräkningar som för närvarande ligger för handen. Västerås Karl Pejcic Hasse Eliasson Karl Pejcic Hasse Eliasson Björnramsvägen 30 Björnfällsvägen Västerås Västerås

12 VERKSAMHETSBERÄTTELSE /4 för Vargskinnets samfällighetsförening Styrelsen för Vargskinnets Samfällighetsförening lämnar härmed följande berättelse för förvaltningen under verksamhetsåret STYRELSE Styrelse under verksamhetsåret Ordförande Lennart Lidquist Björnfällen Kassör Ann-Sofie Lundqvist Vargskinnet Sekreterare Vakant Björnfällen Ledamot Claes Wisborg Vargskinnet Ledamot Karl-Einar Lindström Björnramen Suppleant Henrik Persson Björnramen Suppleant Ulrika Jordinger Björnfällen Suppleant Åsa Lidholm Björnfällen Suppleant Anders Holmberg Vargskinnet Revisor Mikael Rattur Vargskinnet Revisor Anders Ahlm Björnramen Revisor - suppleant Andreas Braneby Vargskinnet Valberedning Anders Nilsson Björnramen Valberedning Kent Evertsén Björnfällen Valberedning Rolf Schrötter Vargskinnet Styrelsen har under verksamhetsåret haft 12 protokollförda sammanträden. Ett av dessa sammanträden är ett konstituerande möte. Mellan mötena har styrelsemedlemmarna haft kontinuerliga kontakter. INFORMATION 31/1 hölls ett informationsmöte angående byte av belysningsarmaturer. 14/2 hölls ett informationsmöte angående erbjudande från Stadsnät. 23/5 hölls en extra stämma där styrelsen ville ha mandat att teckna avtal med Stadsnät och att investera i nya LED-lampor. Detta möte beslutade att ge styrelsen detta mandat. Då en av revisorerna reserverade sig mot beslutet hölls sedan en omröstning i frågan. Detta gjordes så att alla medlemmar fick ett utskick via vilket de kunde rösta. Utfallet var en klar majoritet för att ge styrelsen mandat att skriva kontrakt med Stadsnätet och att byta belysningsarmaturer till LED-armaturer. Information till medlemmarna har lämnats genom enkla informationsblad och genom hemsidan. Föreningens hemsida, har kontinuerligt uppdaterats för snabb information till medlemmarna. Under januari månad var lokalen stängd pga. renovering. Arbetet med renoveringen utfördes av några medlemmar i föreningen. Även under delar av hösten har lokalen varit stängd för uthyrning detta pga installering av stadsnät (1/10-30/11). SAMLINGSLOKAL Lokalen har varit uthyrd från årsskiftet fram till nu för privata fester vid 11 tillfällen.

13 VERKSAMHETSBERÄTTELSE /4 för Vargskinnets samfällighetsförening Det händer även att medlemmar lånar bord och stolar, när man behöver dessa vid större sammankomster i hemmet.

14 VERKSAMHETSBERÄTTELSE /4 för Vargskinnets samfällighetsförening SNÖRÖJNING/ SANDNING ALLMÄNNA YTOR/ LEKPLATSER ARBETSMILJÖPLAN VÄGAR/TRAFIK ARBETSDAGAR SOPHANTERING UNDERHÅLLSPLAN UNDERHÅLLS- ÅTGÄRDER Snöröjning, sandning och sandupptagning har utförts av samma entreprenör som föregående år. Då det vid förra årsmötet framkom att en del medlemmar var missnöjda med snöröjningen beslutades enligt punkt 6.4 att kontaktpersoner med snöröjaren i varje kvarter blir Björnfällen, Hasse Eliasson, Björnramen, Karl Pejcic och Högviltsvägen Claes Wisborg. Kostnaderna blev orimligt höga med tanke på att vintern var normal. Se separat sammanställning av de senaste årens kostnader. Sand för användning vid de egna fastigheterna har funnits tillgänglig i lådor inom varje kvarter, förutom på Björnramsvägen där lådan aldrig ställdes ut. De allmänna ytorna är i stort sett i gott skick. Skötseln utförs av medlemmarna vid de allmänna städdagarna och dessemellan genom frivilliga insatser. Gräsklippningen har utförts kvartersvis enligt uppgjorda scheman och har fungerat bra. Arbetsmiljöplanen är uppdaterad. En protestlista där majoriteten av de berörda var emot det nya farthindret på Björnramen lämnades till styrelsen som beslutade att det inte skulle sättas tillbaka efter vintern. En grupp tog fram ett förslag på ett nytt hinder med en bättre utformning. Detta förslag vann majoriteten av de berördas gillande. Styrelsen beslutade att gruppen fick införskaffa det nya hindret. Två städdagar har anordnats, containers har hyrts, en per kvarter för trädgårdsavfall. Medlemmarna har i stort antal deltagit i dessa städdagar, med såväl gott resultat som god och trivsam social samvaro som följd. I stort sett fungerar sophanteringen väl inom vårt område. Vi vill poängtera vikten av sortering. Inom kv. Vargskinnet har Rolf Porsch skött soprummet på ett förtjänstfullt sätt. Styrelsen har upprättat ett dokument där framtida underhåll finns listade, baserat på inspektionsrundans resultat. En rundvandring har genomförts i syfte att fastställa vilka underhållsåtgärder som är behövliga. Helhetsintrycket är bra, men en del skador upptäcktes. Vissa underhållsåtgärder har utförts: Inköp av lampor, byte av trasiga lampor. Inköp av bensin till gräsklippare Renovering av lokalen. VATTENAVGIT Monica Henriksson har samordnat vattenavläsningen för medlemmarna i kv. Vargskinnet. Arbetet har fungerat bra.

15 VERKSAMHETSBERÄTTELSE /4 för Vargskinnets samfällighetsförening EKONOMI Föreningens ekonomi är god liksom medlemmarnas betalningsvilja. För drift och avsättning till fond har utdebiteringen per kvartal varit: Kv Kv Vargskinnet, endast radhus 2170 kr 2307 kr Björnfällen, radhus 1812 kr 1911 kr Björnramen, radhus 1187 kr 1286 kr Villor i kv. Björnramen och Björnfällen 981 kr 1098 kr I nämnda belopp ingår avgift för ovan nämnt TV-utbud. För dem som inte är anslutna till detta utbud skall beloppen minskas med det belopp som Tele2 tar ut för föreningens abonnemang. Beträffande ekonomin i övrigt hänvisas till den ekonomiska redovisningen.