Föreningsstämma 2018

Transkript

1 Svinningeudds Samfällighetsförening Föreningsstämma 2018 SVS Svinningeudds Samfällighet Vägförvaltning GA:17 Välkomna SVS

2 1 Mötets öppnande 2 Upprättande av röstlängd

3 Val till stämman 3 Val av ordförande för stämman 4 Val av sekreterare för stämman 5 Val av Justeringsmän/rösträknare (2 st)

4 6 Mötets utlysande Kallelse utdelad/e-postad: 3 mars Kallelse utlagd på hemsidan 2 mars och anslagen på föreningens anslagstavlor 3 mars Mötesunderlag på hemsidan 10 mars

5 7 Dagordning (förslag) 1. Mötets öppnande 2. Upprättande av röstlängd 3. Val av ordförande för stämman 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två personer att jämte ordföranden justera protokollet 6. Fråga om stämmans behöriga utlysande 7. Fastställande av dagordning 8. Föredragande av verksamhetsberättelse inkl ekonomi Revisorns berättelse Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för Styrelsen Framställningar från styrelsen eller motioner från andra medlemmar 12. Styrelsen: * fråga om extern förvaltning 13. * åtgärd angående vägskada Svinningeuddsvägen * ansökan, ny förrättning ang. bostadsrättsföreningar 15. Medlemmar: inga ärenden inkomna under motionstiden Forts ->

6 7 Dagordning, sid Ersättning till styrelsen och revisorerna 13. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 14. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 15. Val av revisorer och suppleanter (1 revisor, en suppleant) 16. Fråga om val av valberedning 17. Övriga frågor 18. Meddelanden om plats där protokollet från stämman hålls tillgängligt 19. Mötets avslutande

7 8 Föredragande av förvaltningsberättelse Förvaltningsberättelse för Svinningeudds Samfällighet år 2017 Styrelsen för Svinningeudds Samfällighetsförening avger härmed följande förvaltningsberättelse för verksamhetsåret Styrelsen har under året haft följande sammansättning Carina Granqvist Göran Karnfält Maria Falk Anders Hedlund Nils Jönsson Patrik Lundin Ordförande Sekreterare Kassör ledamot ledamot ledamot Revisorer har varit: Valberedningen har varit: Sten Bengtson Eva Jansson Katarina Löweberg (suppleant) Anette Forsström Linda Johansson Samfällighetsfrågor: Samfälligheten bestod vid årsskiftet 2017/2018 av 120 fastigheter, med ett totalt andelstal på 106,5. Debiteringslängden kan på anmodan visas upp av kassör. Ordinarie årsstämma avhölls i föreningsstugan med 21 personer närvarande representerande 21 fastigheter och 16,33 andelar. Protokoll från stämman kan erhållas av sekreteraren samt på webbplatsen Styrelsen har under året haft 11 stycken protokollförda möten. EKONOMI (Separat dokument)

8 Ekonomi 2017 Balansräkning Tillgångar IB UB 1518 Kundfordringar Bank/plusgiro Bank/underhållsfond Summa tillgångar: Skulder IB UB 2091 Balanserat resultat Årets resultat Underhålls- och förnyelsefond Skulder till medlemmar Leverantörsskulder Arbgivaravg/skatt Summa skulder: Resultaträkning Intäkter Utfall 2016 Utfall 2017 Budget 2017 Utfall vs budget 3011 Årsavgifter Västerskärs samfällighet Slitageavgifter (tunga trp) Statsbidr vägar Övriga intäkter Summa intäkter: Kostnader 4111 Vägar underhåll Vägbelysning Vinterväghållning Programvaror/webbplats Kontorsmtrl/trycksaker Porto Redovisningstjänster Föreningsavgifter Möteskostnader Bankkostnader Diverse övr kostn Styrelsearvoden Revisionsarvoden Arbetsgivaravgifter Summa kostnader: Rörelseresultat: Bokslutsdispositioner 8811 Avsättning underhållsfond Årets resultat:

9 9 Revisionsberättelse 2017

10 10 Ansvarsfrihet för styrelsen Beviljar stämman styrelsen ansvarsfrihet för 2017 baserat på verksamhets- och revisionsberättelse?

11 11 Förslag från Styrelsen 1. Proposition från styrelsen angående extern förvaltning Under 2016 överlämnades ansvaret för vägarna till Svinningeudds Samfällighetsförening. Denna uppdelning har medfört att administrationen/bokföringen har ökat rejält under det senaste året. Vi vill därför föreslå att vi lägger ut bokföringen på extern förvaltning och lyfter bort den från kassörsrollen. Anledningen till detta är att vi tycker det är viktigt att vi som förening ska kunna bibehålla den kvalité och kompetens som vi har idag även framledes samt att vi vill kunna attrahera nya styrelsemedlemmar att kunna ta sig an rollen som kassör med en rimligare arbetsbelastning. Extern förvaltning innefattar redovisningstjänster såsom fakturering, matchning av banktransaktioner, ren bokföring inkl årsbokslut, arvodesutbetalning (inkl skatt, arbetsgivaravgifter, kontrolluppgifter) och deklarationerna. Vårt förslag är att nuvarande kassör Maria Falk åtar sig uppdraget via sitt företag MARIA FALKS BYRÅ. Företaget innehar F-skattsedel. Förslag på ersättningsnivå: SVS: Uppskattad tid 60 timmar à 250 kr. Totalt kr + moms

12 11 Förslag från Styrelsen 2. Proposition från styrelsen angående vägskada, Svinningeuddsvägen 6-8: Vi har en återkommande vägskada vid Svinningeuddsvägen 6-8. För att komma tillrätta med vägskadan avser styrelsen under vår/försommar ta reda på vad som orsakar den och därefter åtgärda problemet långsiktigt. Vi kan komma att behöva dränera under asfalten. 3. Proposition från styrelsen angående ny förrättning hos LM: Styrelsen har som förslag att genomföra en ny förrättning hos LM för vår gemensamhetsanläggning då vi dels vill anpassa bostadsrättsfastigheternas andel i gemensamhetsanläggningen till antalet hushåll i föreningarna, samt att vi även vill få igenom att kunna göra fler justeringar själva inom ett regelverk som Lantmäteriet sätter upp i förrättningen. I dagsläget kan samfälligheten endast ändra andelstal från obebyggd till bebyggd fastighet. Uppskattad kostnad för ny förrättning är enligt uppgift från Lantmäteriet svår att få men troligen landar den någonstans runt kr kr.

13 12 Arvoden 2018 Förslag: Arvode till styrelsen: kr (plus arbetsgivaravgifter) att fördela mellan ledamöter och suppleanter beroende på arbetsfördelning Arvode till revisor 1000 kr

14 13 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd Underhållsplan Beräkning årskostnad drift och underhåll (beräknade intäkter-kostnader) årlig avsättning till underhålls- och förnyelsefond Utgifts- och inkomststat Debiteringslängd = andelstal/andelsägare (=närvarolista/röstlängd) : 120 fastigheter med ett sammanlagt andelstal på 106,5 Förslag till årsavgift 2019

15 Utdrag ur underhållsplan

16 Årskostnad drift och underhåll Underlag till beräkning av årskostnad (beräknade intäkter-kostnader): Intäkter utöver avgifter Kostnader baserat på utfall tidigare erfarenhet fr Tomtägareföreningen Resultatpost Beräknad årskostnad/intäkt Statsbidrag Slitageavgifter (tunga trp) Västerskärs samfällighet Övriga Intäkter Personalkostnader, inkl styrelse- och revisionsarvoden samt arbetsgivaravg Övriga kostnader Vinterväghållning Övrigt vägunderhåll Vägbelysning Summa:

17 Underhåll, reparation och förnyelse Anläggning Objekt Åtgärd Anläggnår Produktionskostnad Beräknad livslängd Ålder Årlig kostnad Asfalterad väg Björnkärrsvägen Omläggning Asfalterad väg Svinningeuddsv del 1 Omläggning Asfalterad väg Svinningeuddsv del 2 Omläggning Asfalterad väg Svinningeuddsv del 3 Omläggning Asfalterad väg Björnholmsv del 1 Omläggning Asfalterad väg Björnholmsv del 2 Omläggning Asfalterad väg Lisa Bökers väg Omläggning Asfalterad väg Jaktvägen Omläggning Gatubelysning Belysningsstolpar Utbyte inkl armatur (23) Ga tubel ys ni ng Ka bel (1500 m) Utbyte Gatubelysning Mätarskåp Utbyte Vä gs kyl tar Vä gs kyl tar Utbyte Total: Svinningeuddsv del 1: Nantesv-Västerskärsringen Svinningeuddsv del 2: Västerskärsringen-Björnholmsvägen Svinningeuddsv del 3: Björnholmsv-Sandängen Björnholmsv del 1: Svinningeuddsv-Lisa Bökers v Björnholmsv del 2: Lisa Bökers v-slutet

18 Årsavgift 2019 (förslag) Underlag till förslag för årsavgift: Beräknade intäkter- kostader Avsättning uh-fond Summa: Antal andelstal 106,5 Årsavgift Förslag årsavgift för helt andelstal: kr (293 tkr / andelstal 106,5)

19 Budget styrelsens förslag Intäkter Utfall 2017 Förslag Budget Årsavgifter Västerskärs samfällighet Slitageavgifter (tunga trp) Statsbidr vägar Övriga intäkter Summa intäkter: Kostnader 4111 Vägar underhåll Vägbelysning Vinterväghållning Programvaror/webbplats Kontorsmtrl/trycksaker Porto redovisningstjänster/extern förvaltn Föreningsavgifter Möteskostnader Bankkostnader Diverse övr kostn Styrelsearvoden Revisionsarvoden Arbetsgivaravgifter Summa kostnader: Rörelseresultat: Bokslutsdispositioner 8811 Avsättning underhållsfond Årets resultat:

20 14,15,16 Val till förtroendeposter 1. Styrelseledamöter Ledamöter, 2 st på 2 år * * Ledamöter, 2 st på 1 år * * Redan valda för 2018 (1 år kvar) * Carina Granqvist * Patrik Lundin Enl stadgarna: 5 Styrelsen ska bestå av minst 3 och högst 7 ledamöter och 3 suppleanter 2. Ordförande (en ur styrelsen 1 år) * 3. Revisorer Revisor (1 år) * Revisorssuppleant (1 år) * 4. Valberedning 3 personer (1 år) * * *

21 17 Övriga frågor

22 18 Åtkomst Protokoll Handlingar från föreningsstämman finns tillgängliga på: Protokoll kommer att tillgängliggöras senast två veckor efter stämman på samma plats.

23 Svinningeudds Samfällighetsförening Mötets avslutande!