handbok i Kungsbackas kommungemensamma

Transkript

1 handbok i Kungbacka kommungemenamma

2 Kungbacka 2010 Projektledare: Lia Håkanon Projektgrupp: Anneli Skoglund, Annette Fredrikon, Catarina Nyberg, Eliabeth Ziga, Eva Djervbrant Jacobon, Eva Hanje, Ewa Grunnér, Johanna Starkenberg-Fröjd, Magnu Lindgren, Suan Ritheim-Olon, Thoma Laron, Toma Staxäng Text: Johanna Starkenberg-Fröjd Foto: Sofia Sabel Grafik form och illutration: Suanne Löftrand, Sandten Tryckeri AB Tryck: Printu Verion: 1.0 2

3 Innehåll KAPITEL 1 Om vad ett projekt är och vilka roller vi har Detta är ett projekt 7 Projektet mål och förväntade nytta 7 Roller och anvar 8 De här rollerna har vi i ett projekt 8 Andra roller om kan finna i anlutning till ett projekt 8 Det här anvarar de olika rollerna för 10 Projektmodell 13 Det här är en belutpunkt 13 Kapitel 2 Innan projektet tartar id id BEHOVSANALYS 15 Belutpunkt 1 15 FÖRSTUDIE 16 Projekt eller delprojekt 17 Belutpunkt 2 17 Kapitel 3 Nu kör vi PLANERA PROJEKTET 19 Förtydliga projektet mål och avgränningar 19 Analyera intreenter 19 Gör en kommunikationplan 20 Bekriv hur projektet ka genomföra 20 Hantera riker 20 Kom överen om överlämning och kriterier för godkännande 21 Ute projektgrupp 21 Gör en projektbudget 21 Betäm rutiner för hur projektet ka rapportera 21 Belutpunkt 3 21 id GENOMFÖR PROJEKTET 22 Markera att arbetet tartar 22 Följ upp arbetet 22 Hantera avvikeler 22 Hantera ändringar 22 Bevaka riker 23 Genomför teter 23 Informera och kommunicera 23 Utbilda 23 Leverera och överlämna 23 Belutpunkt 4 23 AVSLUTA PROJEKTET 25 Avluta det praktika arbetet 25 Belutpunkt 5 25 Kapitel 4 Uppnådde vi det om var tänkt id Utvärdera den faktika nyttan 27 3

4 Caroline Wingolf Gör: Jobbar med de antiraitika filmdagarna, en kulturatning där vi amarbetar med elever i högtadiet och gymnaiet om får göra egna filmer. Är projektledare på Kultur. Roligate minnet: Att vara projektledare för Dokumix, en kulturatning där vi lyfte fram det dokumentära berättandet på olika ätt. På en målad betongvägg kunde ungdomar kriva förlag på önkningar. Väggen blev helt fylld med text på kort tid. Svårate utmaningen: Att få med alla på amma tåg och få alla att känna att det är ett bra projekt. Bäta tipet: Att amverka på alla plan och låta alla bidra med det om de är bra på. Drömprojekt: Jag vill få en alig blandning av alla kulturyttringar i varje projekt om jag genomför.

5 Därför har vi en gemenam projektmodell För att underlätta för alla om arbetar med projekt har vi tagit fram en gemenam projektmodell för Kungbacka kommun. Den är tänkt att fungera om ett ramverk för dig om driver projekt. Men den fungerar ockå om ett töd för alla andra om deltar i projektarbetet. Oavett om du betäller, leder eller är inhyrd under en kort period å hoppa vi denna projektmodell bidrar till att alla vet vad de kan förvänta ig, både av ig jälv och av andra. När vi får ett gemenamt pråkbruk och ett gemenamt arbetätt kapar det i förlängningen mer trygghet i jälva genomförandet, och vi kan alla koncentrera o på innehållet. Efterom förutättningarna er olika ut för olika projekt talar vi inte om i detalj hur varje projekt ka genomföra. Det finn dock gemenamma faktorer i alla projekt, om till exempel vilka faer ett projekt genomgår och vilka roller om finn. Det är dea om vår projektmodell handlar om. På Inidan finn amma material om du kan läa i denna handbok. Där finn ockå extramaterial för dig om vill läa mer, amt de mallar om du behöver under projektet gång. Lycka till! Lia Håkanon projektledare för projektmodellen 5

6 Andrea Fortröm Gör: Är involverad i projektet Väter om ån om handlar om att utveckla centrum genom att binda ihop innertaden och Kungmäan med ett tråk av botäder, handel och kontor. Är projektledare för delprojektet Getaltning och tråkanaly. Roligate minnet: Att arbeta med överiktplaner. Då har vi möten ute i kommunen för att informera kommuninvånare och politiker om förlaget. Det är roligt att få lyna till och träffa dem om ka leva i det om blir reultatet av vårt arbete. Svårate utmaningen: Mitt nuvarande projekt handlar om ett centralt läge i befintlig bebyggele. Det är komplext och kräver mycket amordning. Bäta tipet: Hitta den viktigate frågan att löa i jut det här projektet och håll fat vid den. Drömprojekt: Det är det enate jag håller på med. En dröm för taden är att hela centrum blommar upp och att vi får en levande tad i en levande kommun. 6

7 kapitel 1 Om vad ett projekt är och vilka roller vi har I dagligt tal kan ordet projekt använda för en mängd olika företeeler. Det kan vara allt från en genomgripande förändring till något om utför av en peron under en dag. I vår projektmodell använder vi ordet projekt när det handlar om ett arbete om inte ingår i det dagliga arbetet och om är prioriterat för dem om arbetar i projektet. DETTA ÄR ETT PROJEKT Ett projekt kan till exempel vara när vi ka införa ett nytt IT-töd, bygga ett nytt botadområde eller få alla medborgare att ortera itt matavfall. För att ett arbete ka kalla ett projekt vill vi att amtliga punkter nedan är uppfyllda. Om arbetet inte tämmer in på dea punkter ka arbetet e om ett uppdrag inom den ordinarie verkamheten på förvaltningen. Det finn tydliga och prioriterade mål för vad projektet ka åtadkomma. Projektet är avgränat i tid och omfattning. Arbetet är uppbyggt kring en tillfällig projektorganiation. Projektet har en ärkild budget. Det finn en betällare och en mottagare. Projektet är möjligt att avbryta. Projektet mål OCH FÖRVÄNTADE NYTTA Projektet mål är enkelt uttryckt att leverera överenkommet reultat i rätt tid till rätt kotnad. I Kungbacka projektmodell kiljer vi på de två begreppen projektet mål och projektet förväntade nytta. Projektet mål är de konkreta och mätbara reultat om projektet ka åtadkomma. Det är projektet anvar. Den förväntade nyttan är den effekt om vi på ikt vill uppnå med hjälp av det om projektet åtadkommer. Man kan äga att den förväntade nyttan varar på frågan vad yftet är med projektet, det vill äga varför vi ka genomföra det. t ett exempel Våren 2005 belutade att införa elektronik handel i Kungbacka kommun och ett projekt tartade. Projektet mål var att införa ett nytt IT-töd för att på å ätt göra det möjligt att handla elektronikt. Den förväntade nyttan, det vill äga kälet till varför vi införde e-handel, var att följa lagen och handla ho de leverantörer vi har avtal med vilket ockå leder till minkade kotnader för kommunen. 7

8 Roller och anvar Innan ett projekt kan tarta är det viktigt att reda ut vem om anvarar för vad. Ju tydligare och klarare roller vi har deto enklare blir det edan att arbeta. Det underlättar både för dig om ka leda projektet och för dig om är betällare. Betällare är alltid en förvaltningchef eller en peron om utett av förvaltningchefen. Betällaren är enligt vår modell alltid en fyik peron. Via projekt kräver att det ta formella belut i en nämnd eller att det ker en amverkan med facket. Att ta hänyn till dea belut har alltid den formella betällaren anvar för. När projektbetällningen undertecknat av betällaren går anvaret för projektet över till projektledaren. De här rollerna har vi I ETT PROJEKT Betällare Betällaren är den fyika peron om belutar om att tarta och avluta ett projekt. Betällaren ätter mål för projektet, äkertäller finanieringen amt uter en projektledare. Betällaren uter ockå tyrgrupp. Styrgrupp Styrgruppen fattar de avgörande beluten i projektet. Betällaren kan enam utgöra tyrgrupp. Om betällaren inte ingår i tyrgruppen har tyrgruppen ordförande anvar för att göra avtämningar med betällaren. Projektledare Projektledaren tar emot projektbetällningen från betällaren. Inom ramen för projektbetällningen har projektledaren anvar för att driva projektet från betällning till avlut. Projektledaren anvarar för att projektet når de uppatta målen och är föredragande i tyrgruppen. Delprojektledare Om projektet har en delprojektledare anvarar han eller hon för att driva delprojektet från betällning till avlut. Delprojektledaren anvarar för att delprojektet når ina uppatta mål. Projektdeltagarna Projektdeltagarna anvarar för det löpande arbetet. Projektdeltagarna er till att överenkommet arbete utför enligt tidplanen. Sakkunnig En akkunnig peron anlita i projektarbetet vid behov. Peronen behöver inte vara aktiv i projektet. En akkunnig peron kan ingå i referengruppen. Han eller hon kan ockå bitå tyrgrupp och referengrupp med pecialitkunkap. Att ha med en akkunnig peron är inte en obligatorik roll i ett projekt. Andra roller om kan finna i ANSLUTNING TILL ETT projekt I många projekt finn det grupper om kan påverka projektet, eller påverka av det, utan att behöva arbeta aktivt med det. De tre roller om vi kallar referengrupp, intern mottagare och reurägare, berättar vi mer om nedan. Referengrupp I många projekt är det bra att ta hjälp av en referengrupp. Det kan till exempel vara när man behöver teta hur ett vit ytem fungerar i praktiken. En referengrupp är rådgivande och fungerar om ett bollplank, vilket kiljer ig från den akkunniga om bitår med expertkunkap. Referengruppen bör ha ett användarfoku. 8

9 kapitel 1 Vem om deltar i en referengrupp kan variera. Det kan till exempel vara en grupp kommuninvånare om påverka av att vi ka ortera våra opor på ett annat ätt, eller en grupp medarbetare om förvänta använda ett nytt dataytem. Ett projekt kan ha flera referengrupper. Intern mottagare Intern mottagare kallar vi den peron eller de peroner i den egna organiationen om tar över anvaret för reultatet när projektet är avlutat. Mottagaren ka till exempel e till att man arbetar efter det nya arbetättet, eller förvaltar det nya IT-ytemet. Reurägare Reurägare är cheferna för de peroner om arbetar i projektet. Han eller hon anvarar för att projektet får deltagare med rätt kompeten. Reurägaren ka e till att projektdeltagarna får tid för projektet genom att de frigör från andra arbetuppgifter. Han eller hon ka ockå ange om det finn begränningar för deltagarna i tid. Den interna mottagaren förvänta ätta ig in i projektet reultat och förväntade nytta. Den interna mottagaren tar ockå emot och anvarar för en eventuell retpunktlita. En retpunktlita är en ammantällning av områden om projektet av olika käl inte kunnat ta hand om. Den ka vara godkänd av tyrgruppen och lämna till den interna mottagaren när projektet avluta. 9

10 Det här anvarar de olika rollerna för Betällaren definierar yfte och mål för projektet prioriterar tid, kotnad, kvalitet upprättar projektbetällning om bygger på behovanaly och förtudie uter tyrgrupp uter projektledare äkertäller finaniering anvarar för projektet reultat leder tyrgruppen arbete Styrgruppen utgör töd för projektledare och betällare godkänner projektplanen belutar om ändringar och tillägg i projektet omfattningar och avgränningar bevakar och godkänner projektet genomförande och reultat, både löpande och vid projektlut informerar om förändringar om är relevanta för projektet och verkamheten godkänner lutrapporten äkertäller att belut blir dokumenterade och kommunicerade Projektledaren leder och fördelar arbetet i projektet planerar och omplanerar projektet er till att projektet genomför enligt betällaren och tyrgruppen anviningar kommer överen med reurägare om vilka reurer om ka använda kontrollerar kvaliteten i arbetet och de reultat upprättar projektbudget och följer upp tid och kotnader under projektet gång rapporterar fortlöpande till tyrgruppen är huvudanvarig för information om projektet är huvudanvarig för dokumentation av projektet överlämnar projektreultatet till intern mottagare för vidare drift och förvaltning 10

11 kapitel 1 Delprojektledaren leder och fördelar arbetet i delprojektet er till att delprojektet genomför enligt projektledaren anviningar kontrollerar kvaliteten i delprojektet och de reultat upprättar delprojektbudget och följer upp tid och kotnader under delprojektet gång rapporterar fortlöpande till projektledaren är huvudanvarig för information om delprojektet är huvudanvarig för dokumentation av delprojektet överlämnar delprojektet reultat till utedd mottagare Projektdeltagaren planerar eget arbete tillamman med övriga i projektgruppen genomför planerade aktiviteter inom överenkomna tidramar håller ig inom de för projektet betämda kotnadramarna rapporterar reultat, avvikeler och riker till projektledaren Sakkunnig genomför planerade aktiviteter inom överenkomna tidramar håller ig inom de för projektet betämda kotnadramarna rapporterar reultat, avvikeler och riker till projektledaren anvarar för att kunkapen inom det egna expertområdet är korrekt 11

12 Mat Larnä Gör: Är IT-pedagog på Fjärå/Gällinge pedagogika enhet, är projektledare för ett arbete där gp-mobil använd i matematikunderviningen utomhu. Roligate minnet: Förta elevtetet om genomförde i 15 minugrader och nö. Då blev det på riktigt med eleverna. Att media krev om projektet var ockå roligt. Svårate utmaningen: Att få lärarna att fortätta använda plattformen i in undervining å att projektet inte bara blir en engångföreteele. Bäta tipet: Planera, men var ockå öppen för att det kan hända nya aker under arbetet gång. Drömprojekt: Att använda moderna mobiltelefoner för att erbjuda mer undervining i verkligheten. 12

13 kapitel 1 DETTA ÄR KUNGSBACKA projektmodell Kungbacka projektmodell är indelad i ex olika faer. Anvaret för att förbereda projektet och utvärdera reultatet vilar på förvaltningen. Dea faer är blåmarkerade i modellen. De tre faer om är grönmarkerade ymbolierar det arbete om utför av projektet. Dea faer anvarar projektledaren för. 1 Belutpunkt 2 Belutpunkt BEHOVSANALYS FÖRSTUDIE 3 Belutpunkt 4 Belutpunkt 5 Belutpunkt PLANERING PROJEKTERING GENOMFÖRANDE AVSLUT UTVÄRDERING DET HÄR ÄR EN BESLUTSPUNKT För att få en bra tyrning före och under projektet är det viktigt att det finn tydliga belutpunkter där man tannar upp, rapporterar och fattar belut. Belutpunkterna är tydliga avgränningar mellan de olika faerna. För att fortätta in i näta fa kräv alltå ett aktivt belut. Tänk på att belutpunkterna är obligatorika. Vid de här punkterna kan man välja att ändra inriktning på projektet, avluta det eller fortätta. Ett projekt bör ockå ha belutpunkter under genomförandefaen. Det innebär i praktiken att projektledaren har avtämningar med tyrgruppen och tyrgruppen tar aktiva belut om projektet ka fortätta eller inte. 13

14 Eliabeth Ziga Gör: Är projektledare för Medvind, ett planeringytem om gör det enklare att lägga cheman. Jobbar på Peronal på Service. Roligate minnet: När jag känner att projektet blev bra och att reultatet gör nytta för dem om ka använda det. Svårate utmaningen: Att göra lagom mycket i ett projekt. Om man föröker uppnå allt på en gång är riken tor att det blir pannkaka av alltihop. Bäta tipet: Att fråga andra om råd. Drömprojekt: Att få göra om innertaden och hålla i det arbetet.

15 kapitel 2 Innan projektet tartar Upprinnelen till ett projekt är alltid en idé om en förändring, ett nytt behov om upptått eller ett krav om ka tillgodoe. Det är två aker om behöver göra innan ett projekt kan tarta. Den ena är att förtå vilket det verkliga behovet är. Det andra är att göra en förtudie för att e på vilket ätt behovet bät tillgodoe. Här nedan berättar vi mer om de två förta faerna i vår projektmodell. 1 Belutpunkt 2 Belutpunkt 3 Belutpunkt 4 Belutpunkt 5 Belutpunkt BEHOVSANALYS FÖRSTUDIE PLANERING PROJEKTERING GENOMFÖRANDE AVSLUT UTVÄRDERING Behovanaly I korta ordalag handlar behovanalyen om att förtå vad om är det faktika behovet och vad de bakomliggande orakerna är till att behovet finn. Här ka vi ta reda på vilken förväntad nytta vi vill tillgodoe genom att göra en förändring. I behovanalyen bekriv ockå vilka konekvenerna blir om behovet inte tillgodoe. I det här kedet handlar det alltå inte om att förelå löningar. Anvaret för att göra en behovanaly ligger inom förvaltningen och är aldrig ett eget projekt. Det är i praktiken ett arbete om inte behöver vara å omfattande. När behovanalyen är genomförd är det dag att ta tällning till frågorna i belutpunkt 1. 1 Belutpunkt 1 Ska vi tarta en förtudie? Belutet ta av betällaren av förtudien. Checklita Belutpunkt 1 Vi vet hur förtudien ka genomföra. Det finn tilldelade reurer å att förtudien kan genomföra. Reurerna anger ambitionnivån. Det finn en betällning på en förtudie. 15

16 1 Belutpunkt 2 Belutpunkt 3 Belutpunkt 4 Belutpunkt 5 Belutpunkt BEHOVSANALYS FÖRSTUDIE PLANERING PROJEKTERING GENOMFÖRANDE AVSLUT UTVÄRDERING Förtudie Syftet med förtudien är att ta fram och värdera olika förlag på hur behovet ka tillgodoe. Den ka rekommendera vilket alternativ om bör välja, det vill äga att vi gör rätt ak. Förtudien kan vara allt från en kort utredning till ett omfattande arbete om kan hantera om ett eget projekt. Det ka alltid göra en betällning på en förtudie. Det gäller även om det bara handlar om några dagar arbete. Detta gör för att förtydliga vilka förväntningar om finn på förtudien. I en förtudie gör en analy av nuläget. Här kartlägg ockå intreenterna, det vill äga vilka grupper om kommer att påverka av förändringen, eller vilka grupper om kan påverka projektet arbete. I en förtudie kan man ockå konkretiera den förväntade nyttan. Underök även omvärlden. Det kan finna goda exempel att ta del av. Efterom vi vill kunna mäta om vi når den förväntade nyttan efter det att ett eventuellt projekt är klart kan det ockå behöva göra en å kallad nollmätning. Den gör innan projektet tartar och kan edan jämföra med en ny mätning om gör när projektet är avlutat. En nollmätning gör med fördel i förtudien. I förtudien gör ockå en konekvenanaly. Den kan leda till att man i förtudien rekommenderar att tarta ett eller flera projekt, eller att inte tarta något projekt all. Detta i ig är inget problem, narare tvärtom. I Kungbacka kommun vill vi att de projekt om tartar är väl underbyggda och har å bra förutättningar om möjligt för att lycka. När det finn ett belut att vi ka välja en av de möjliga vägarna och tarta ett projekt ka betällaren fylla i en projektbetällning Den viar tydligt vad t ett exempel I Kungbacka finn en olyckdrabbad korning där vi vill minka antalet olyckor. Det finn alltå ett behov av en förändring. Oraken kan vara att korningen är byggd på 50-talet då det inte var lika mycket trafik om idag. Den förväntande nyttan är att antalet olyckor ka minka. Exakt på vilket ätt korningen ka bygga om tar vi inte reda på i behovanalyen. Anledningen är att vi inte vill låa o vid en löning direkt. Löningen förelår vi itället i näta teg, förtudien. I förtudien viar vi att det finn olika ätt att löa problemet. Vi kan till exempel bygga en rondell eller en plankild korning. I förtudien rekommenderar vi vilken löning om blir den bäta vid det givna tillfället. 16

17 kapitel 2 om förvänta av projektet, det vill äga att projektet gör rätt ak. Du om edan blir projektledare anvarar för hur projektet genomför, det vill äga att projektet genomför på rätt ätt. Projekt eller delprojekt Ju längre tid ett projekt pågår deto mer känligt blir det för förändringar i omvärlden. Projektet kan till exempel påverka av ny lagtiftning, konjunkturvängningar eller politika belut. För att förhindra att ett projekt milycka på grund av yttre händeler kan det vara klokt att dela upp törre förändringarbeten i flera delprojekt. Detta kan göra redan i projektbetällningen. t 6 tip till dig om är projektledare Var kontruktivt kritik till betällningen. Är uppdraget genomförbart med de givna förutättningarna? Är tidramarna realitika? Finn det begränningar eller möjligheter om betällaren miat? Starta och avluta projektet på ett poitivt och tydligt ätt. Fundera över hur arbetet ka leda. Gör tydligt för projektmedlemmarna vad om förvänta av dem och hur de bidrar till helheten. Uppmuntra dina projektmedlemmar och ge kontruktiv feedback. Informera reurägarna om de pretationer om dera medarbetare bidragit med i arbetet. Belutpunkt 2 Ska projektet tarta? Belutet fatta av betällaren. 2 Checklita Belutpunkt 2 Det finn en projektbetällning. Det finn reurer å att projektet kan genomföra. 17

18 Bengt Widell Gör: Ska påbörja ett arbete på Göteborgvägen. Jobbar om byggledare och är verkamhetchef för byggledarna på Teknik. Roligate minnet: När vi färdigtällde pumptationen P1 och den fungerade felfritt kände det om om vi klarat en miltolpe. Svårate utmaningen: Samma pumptation betår av en brunn om är elva gånger ju meter i diameter. Med hjälp av dykare göt vi en 2,65 meter tjock betongplatta tolv meter under Kungbackaån. Det var ett vårt jobb efterom vattentrycket från Kungbackaån var högt. Bäta tipet: Att göra medarbetarna delaktiga och engagerade i projektet. Drömprojekt: Att bygga en ny taddel, om till exempel Björkri. När man kan läppa på trafiken och folk flyttar in i ina botäder, då är det en kön känla att vara projektledare. 18

19 kapitel 3 Nu kör vi Det är nu projektledaren arbete börjar på allvar. Enligt vår modell är projektarbetet uppdelat i tre faer. Projektet ka planera, genomföra och avluta. I följande kapitel berättar vi mer om varje fa och vad du bör tänka på under arbetet gång. 1 Belutpunkt 2 Belutpunkt 3 Belutpunkt 4 Belutpunkt 5 Belutpunkt BEHOVSANALYS FÖRSTUDIE PLANERING PROJEKTERING GENOMFÖRANDE AVSLUT UTVÄRDERING Planera projektet När du planerar ett projekt är det i förta hand frågan hur om ka bevara. Här förvänta du planera och trukturera det kommande arbetet mer i detalj. Oavett hur tort eller litet arbetet är ka det finna mint en projektplan om bekriver hur projektet ka genomföra. Här berättar vi mer om vad du bör tänka på i planeringfaen. Förtydliga projektet mål och avgränningar I projektbetällningen är projektet mål och avgränningar definierade. I planeringfaen kan målen behöva bryta ned i delmål och avgränningarna förtydliga ytterligare för att bli mer konkreta. Om det inte redan är gjort behöver du ockå klargöra vilka andra projekt eller andra verkamheter ditt projekt har kopplingar till. Om projekten är beroende av varandra kan det vara bra att amordna dem. Analyera intreenter Intreenterna är de grupper i amhället, eller på arbetplaten, om påverkar eller påverka av projektet reultat. Intreenterna bör du involvera å tidigt om möjligt i projektet efterom de kan vilja påverka reultatet. Delaktighet är ockå ett ätt att förankra projektet reultat. Om det viar ig att intreenterna har andra förväntningar än projektet mål å måte målen, och framför allt nyttan med målen, kommunicera tydligt. När du har analyerat intreenterna är näta fråga vilket arbete eller vilken information om kräv för att få dem delaktiga i projektet. Kanke behöv det en peciell utbildning eller en informationkampanj. Hur man kommunicerar nyttan med projektet till de olika intreenterna kan arbeta in i en ärkild kommunikationplan. 19

20 Gör en kommunikationplan För att förankra ditt projekt behöv både kommunikation och information. Du leder projektet genom att kommunicera och förvia dig om att alla är med. Som projektledare har du anvar för kommunikationen. Informationen bör en informatör hjälpa dig med. Att formulera budkapet på ett rakt och enkelt ätt, och paketera det väl är viktigt för att det ka nå fram till intreenterna. Informationen planera i en kommunikationplan där målen för olika intreenter formulera. Ofta uttryck de i form av vad de ka veta, känna eller göra. Metoderna för hur projektet når ut med itt budkap formulera i kommunikationplanen aktivitetplan. I den blir det tydligt vilka kanaler om ka använda när och till vem. Det kan till exempel vara allt från annoner och brevutkick till mediekontakter och projektmöten. Hur informationen ka utforma kan vara ett delprojekt, då blir informatören delprojektledare. Informatören kan ockå kalla in om akkunnig eller vara projektdeltagare. Bekriv hur projektet ka genomföra För att kunna genomföra projektet behöver du å konkret om möjligt bekriva hur du tänker gå till väga. Detta gör du i en projektplan. I den bekriver du vilka metoder du använder för att kvalitetäkra projektet, genom exempelvi teter eller grankningar. Du kan använda en tid- och aktivitetplan om utgångpunkt när du planerar in aktiviteterna i projektet. I den fattäller du projektet miltolpar och vilka aktiviteter om ka genomföra, vem om anvarar för dem och när de ka genomföra. Tid- och aktivitetplanen ka ockå innehålla projektet belutpunkter, både de om ligger mellan repektive fa och de belutpunkter om projektet har med tyrgruppen under jälva genomförandefaen. Att ha belutpunkter under jälva genomförandefaen är peciellt viktigt när projektet träcker ig över lång tid. Hantera riker Att hantera rikerna i ett projekt handlar om att identifiera och analyera rikerna. Det måte ockå finna en plan för hur rikerna ka bemöta om de kulle upptå. t ett exempel Ett exempel på rikhantering är om en tongivande projektmedlem byter jobb. Då tappar projektet nabbt in kompeten. Kanke behöver man kriva avtal med den peronen i förväg, nabbt rekrytera någon ny eller utbilda en annan medarbetare för att äkra att projektet behåller in kompeten. 20

21 kapitel 3 Kom överen om överlämning och kriterier för godkännande När du planerar ditt projekt är det bra att vara tydlig med hur projektet reultat ka överlämna. Vad om ka överlämna till vem och när detta ka ke ka alltå finna med i projektplanen. Likaå om överlämningen är en leveran eller om den ker i flera delleveraner. Kanke måte du och betällaren förtydliga vilka kriterier om ka vara uppfyllda för att betällaren ka godkänna reultatet, de å kallade kriterierna för godkännande. Gör en projektbudget Sammantäll alla kotnader i en projektbudget. En kotnad kan vara vad det kotar att låna de interna medarbetarna, det kan ockå vara att du behöver köpa in konulttjänter utifrån eller kotnader för reor, lokalhyra, utbildningar eller licener. Allt detta ka ta med i projektbudgeten. Betäm rutiner för hur projektet ka rapportera När du planerar ditt projekt ka du ockå betämma hur, när och till vem projektet ka rapportera. Eventuellt behöver det ke avtämningar med politiker under projektet gång. Ute projektgrupp Det är nu du ka forma den projektgrupp om ka genomföra de aktiviteter om gör att projektet mål blir uppfyllda. Du om projektledare måte komma överen med reurägarna, det vill äga cheferna, vilka peroner om kan, och är lämpliga, att delta i projektet. Belutpunkt 3 Har tyrgruppen godkänt planen för hur projektet ka genomföra? Då kan projektet gå in i näta fa, genomförandet. 3 Checklita Belutpunkt 3 Det finn en färdig plan för hur projektet ka genomföra. En projektbudget har tagit fram. Projektgruppen är utedd. Miltolpar och belutpunkter för projektet har identifierat och planerat. Det finn ett belut om hur ändringar under projektet gång ka genomföra. 21

22 1 Belutpunkt 2 Belutpunkt 3 Belutpunkt 4 Belutpunkt 5 Belutpunkt BEHOVSANALYS FÖRSTUDIE PLANERING PROJEKTERING GENOMFÖRANDE AVSLUT UTVÄRDERING GEnomför projektet I genomförandefaen är din uppgift om projektledare att leda din grupp mot målet. Vad om behöver göra kan e väldigt olika ut beroende på vilket projekt om ka genomföra. Här berättar vi lite mer om vad du bör tänka på. Markera att arbetet tartar Markera att projektet kör igång genom att anordna ett tartmöte eller en kick-off där alla i projektet kan dikutera planerna och förutättningarna för projektet. Se till att gå igenom rutiner för till exempel taturapportering, tidregitrering, projektdokumentation och uppföljning. Om de peroner om ka arbeta i projektet inte har jobbat tillamman tidigare kan det vara bra att anordna en gemenam aktivitet. Följ upp arbetet I alla projekt behöver projektledaren följa upp arbetet. Följer projektet tid- och aktivitetplanen och budgeten? Har projektet uppnått det reultat och den kvalitet om planerat? Ha löpande möten med projektdeltagarna för att ta reda på om det har dykt upp avvikeler, nya riker eller ärenden om måte hantera i gruppen eller beluta i tyrgruppen. Genom att projektdeltagarna rapporterar in tid i projektet vet du hur mycket reurer om använd. Hantera avvikeler Var uppmärkam på om det uppkommer avvikeler. Avvikeler kan leda till att planerna behöver uppdatera, miltolpar flytta eller att du behöver få extra reurer i form av peroner eller pengar. Rapportera betydande avvikeler till tyrgruppen och täm av hur de ka hantera. Hantera ändringar Det kan ockå upptå nya krav eller önkemål om inte finn med i projektet urprungliga omfattning. Om detta inträffar måte du om projektledare jobba aktivt med ändringhanteringen. Behöv det fler peroner, mer tid, eller kommer det att kota mer efterom du behöver ta in konulter för via uppgifter? Projektledaren anvar är att driva projektet med hänyn till de ändringar om gör. Om tilläggen är omfattande kan dea ibland ligga till grund för ett eget projekt. I en ändringbegäran förtydligar du den ändring om efterfråga och vad den innebär för projektet. I ändringbegäran fattäller du ockå reurbehovet. Behöv det fler peroner eller mer pengar för att tillgodoe ändringen? Projektplanen och andra dokument uppdatera utifrån den ändring om beluta. All typ av dokumentation om ändra måte veriondatera för att du ka kunna påra ändringar. Det är peciellt viktigt i projektplanen. 22

23 kapitel 3 Bevaka riker Ibland dyker det upp nya riker, eller oväntade förändringar i rikerna, om måte hantera. Analyera dem, och ta tällning till vad om behöver göra. Tänk på att en förändring inte måte vara av ondo för projektet, förök att e möjligheterna. Genomför teter Under genomförandefaen genomför ockå teter. Det finn olika ätt att göra detta på, till exempel med referengrupper, fokugrupper eller teknika teter. Informera och kommunicera Under hela genomförandefaen är det viktigt att informera, rapportera och kommunicera till olika intreenter om projektet. Informationarbetet följer kommunikationplanen och projektledaren och informatören arbetar aktivt med den under genomförandefaen. Preci om i projektet kan det upptå nya informationbehov om behöver hantera. Utbilda Ofta behöver de peroner om ka använda reultatet, och de peroner om ka anvara för projektet reultat, utbilda. Den utbildning om projektet anvarar för genomför alltid under genomförandefaen, alltå innan jälva projektet avluta. Leverera och överlämna Via projekt innebär att reultatet kan börja använda efter hand, till exempel när ett nytt ytemtöd inför där delleveranerna innebär att olika grupper börjar använda ytemet vid olika tillfällen. En delleveran kan ockå vara att överlämna ett dokument eller en rapport. Datum för delleveranerna ka finna med i planeringen. Själva överlämnandet ingår i genomförandefaen. Leveranen måte tämma av mot betällningen, de uppatta projektmålen och eventuella kriterier för godkännande. Reultatet ka godkänna av betällare och tyrgrupp. Om projektet ka ta fram en plan för fortatt drift gör detta under genomförandefaen. Eventuella områden om projektet inte hunnit ta hand om ammantäll i en å kallad retlita. Den ka godkänna av tyrgruppen. När överlämnandet är klart kan du förbereda ett belut om att projektet kan gå in i näta fa, jälva avlutet. Belutpunkt 4 Är projektet reultat levererat och godkänt? Belutet fatta av tyrgruppen. 4 Checklita Belutpunkt 4 Projektet reultat är levererat och godkänt. En eventuell retpunktlita är ammantälld med förlag på hur punkterna ka hantera. 23