STADSLEDNINGSKONTORET FÖRNYELSEAVDELNINGEN. Centrala upphandlingar av ramavtal. Stadsledningskontorets förslag till beslut.

Transkript

1 STADSLEDNINGSKONTORET FÖRNYELSEAVDELNINGEN SID 1 (6) Handläggare: Katarina Lincoln Telefon: Till kommuntyrelen Centrala upphandlingar av ramavtal Stadledningkontoret förlag till belut Kommuntyrelen förelår att kommunfullmäktige belutar följande: 1. Centralupphandling blir normalförfarande för de avtalområden om förelå i föreliggande ärende. 2. Belutet gäller med ucceiv tart i amband med förnyade upphandlingar inom förelagna avtalområden. 3. Kommuntyrelen ge i uppdrag att teckna avtal med ervicenämnden gällande upphandling och avtalförvaltning inom förelagna avtalområden. 4. Kommuntyrelen ge i uppdrag att beluta om förfrågningunderlag, fatta tilldelningbelut amt teckna avtal gällande förelagna avtalområden. Kommuntyrelen belutar för egen del, under förutättning att kommunfullmäktige belutar enligt ovan, följande: 1. Staddirektören ge i uppdrag att teckna avtal med erviceförvaltningen gällande upphandling och avtalförvaltning inom förelagna avtalområden. 2. Kommuntyrelen delegerar till taddirektören, med möjlighet till vidaredelegation, att beluta om förfrågningunderlag, fatta tilldelningbelut amt teckna avtal gällande förelagna avtalområden. Irene Svenoniu Staddirektör Carina Lundberg Uudelepp Bitr. taddirektör Sammanfattning I amband med att kommunfullmäktige fattade belut om policy för upphandling och konkurrenutättning (utl. 2007:32), gav kommuntyrelen i uppdrag att återkomma i ärkilt ärende med förlag till områden för centralupphandling. Stadledningkontoret ger i föreliggande ärende förlag på avtalområden där centralupphandling bör vara normalförfarande. De avtalområden om förelå är ådana där varorna/tjänterna inte bedöm om pecifika för en verkamhet inom en ärkild nämnd, utan utgör ett töd till repektive kärnverkamhet. Förlaget omfattar avtalområden om berör många Stockholm. Telefon Fax Beökadre Ragnar Ötberg Plan 1

2 SID 2 (6) eller amtliga nämnder, för att vinterna med centralt upphandlade ramavtal ka kunna uppnå. Det förlag på avtalområden om preentera bör inte e om tatikt, utan om en tart för arbetet med överyn av taden avtal- och upphandlingfrågor. Förfarandet med centralupphandling innebär att belutet blir tvingande för taden nämnder. Anvaret för att tillhandahålla dea varor/tjänter överför från taden nämnder till kommunfullmäktige, om i in tur kan uppdra till annan, enligt förlaget kommuntyrelen, att adminitrera uppdraget. Stadledningkontoret mening är att ervicenämnden, genom avtal med kommuntyrelen, ka ge anvaret för att upphandla ramavtal för de förelagna avtalområdena. Stadledningkontoret förelår därför att taddirektören ge i uppdrag att teckna överenkommele med erviceförvaltningen. Hittill har taden bolag och tifteler inbjudit att delta i upphandlingar om omfattar generella varor/tjänter, och där det bedömt kunna vara av intree för dea att delta. Denna möjlighet bör ockå ge framgent, även då kommunfullmäktige eventuella belut inte blir tvingande för bolagektorn. Ärendet beredning Ärendet har berett inom tadledningkontoret förnyeleavdelning, enheten för upphandling och konkurren. I amband med ärendet har avtämning kett med erviceförvaltningen. Ärendet har behandlat i CESAM Bakgrund I amband med att kommunfullmäktige (KF) fattade belut om policy för upphandling och konkurrenutättning (utl. 2007:32), gav kommuntyrelen i uppdrag att återkomma i ärkilt ärende med förlag till områden för centralupphandling. Stadledningkontoret ger i föreliggande ärende förlag på avtalområden där centralupphandling bör vara normalförfarande. Ärendet Utgångpunkter Det finn inom taden flera avtalområden om omfattar tandardierade varor och tjänter och där behovet av dea är relativt likartat över taden. I ovan nämnda ärende gällande policy för upphandling och konkurrenutättning, framhåll att det finn tarka affärmäiga käl för att centralupphandling bör vara normalförfarande för ådana avtalområden. Dock bör noggranna överväganden göra gällande vilka avtalområden om ka omfatta, då förfarandet med centralupphandling, det vill äga upphandlade avtal genom belut av KF, blir tvingande för taden nämnder.

3 SID 3 (6) De avtalområden om förelå är ådana där varorna/tjänterna inte bedöm om pecifika för en verkamhet inom en ärkild nämnd, utan utgör ett töd till repektive kärnverkamhet. Förlaget omfattar avtalområden om berör många eller amtliga nämnder, för att vinterna med centralt upphandlade ramavtal ka kunna uppnå. En annan utgångpunkt är ockå att det finn avtalområden om taden ur ett trategikt perpektiv bör tyra i en ärkild riktning för att uppnå kontroll och/eller enhetlighet, förutom de affärmäiga vinterna. Exempel på ådana avtalområden kan vara el, tryckeritjänter amt, där detta förekommer, yrkekläder och kor. Ytterligare ett övervägande om ligger till grund för förlaget till avtalområden i föreliggande ärende, är att dea är valda utifrån att de inte i in helhet kan hänföra till en verkamhet inom en pecifik nämnd/motvarande. För via andra avtalområden, om inte förelå i detta ärende, kan det vara motiverat att de nämnder/enheter om anvarar för en fråga i tort, även varar för upphandling inom området. Sådana avtalområden behandla i ärkild ordning. 1 Anvarförändring Som nämnde ovan innebär förfarandet med centralupphandling att KF: belut blir tvingande för taden nämnder. Det innebär att i och med ett eventuellt belut om de förelagna ramavtalområdena, frånta nämnderna rådighet över att upphandla motvarande varor/tjänter. Itället lägg anvaret för att tillhandahålla dea varor/tjänter till taden nämnder på kommunfullmäktige, om i in tur kan uppdra till annan, enligt förlaget kommuntyrelen, att adminitrera uppdraget. Det centrala upphandlingförfarandet förelå gälla ucceivt från och med att nya upphandlingar genomför inom de förelagna avtalområdena. Stadledningkontoret ynpunkter och förlag Förlag till centralt upphandlade avtalområden Nedan framgår vilka avtalområden där, enligt tadledningkontoret, centralupphandling bör vara normalförfarande. Avtalområdena är namngivna utifrån benämningarna på befintliga ramavtal och omfattar innehållet i repektive nuvarande avtal. Obervera att det vid en kommande upphandling kan vara möjligt att ändra den.k. paketeringen, det vill äga att ett avtalområde dela upp alternativt lå ihop med något annat. Dock ka repektive varu- eller tjäntekategori enligt nedan omfatta av centralupphandling. Det förlag på avtalområden om preentera bör inte e om tatikt, utan om en tart för arbetet med överyn av taden avtal- och upphandlingfrågor, där behoven kan förändra över tiden utifrån övriga verkamhetförändringar inom taden. 1 Ett exempel på ett ådant avtalområde är företaghälovård, där peronaltrategika avdelningen inom tadledningkontoret idag genomför centralupphandling av ramavtal.

4 SID 4 (6) Följande avtalområden förelå: Annonförmedling AV-produkter Bilar - köp - leaing - förhyrning Dokumentproduktion Drivmedel (tationtankning) Dryckeautomater El (edan tidigare belut föremål för centralupphandling) Förbrukningmateriel, kontor- och kolmateriel, kök- och huhållprodukter (nuvarande Simonen-avtalet) IT-klientutrutning IT-konulter - geografika informationytem - IT-äkerhet - ytemutveckling - WAN/LAN (ervice på lokala datanät med tillhörande ervrar) Litteratur Livmedel Möbel- och kontorflyttning Möbler, belyning etc Potförmedlingtjänter Reebyråtjänter Taxireor i tjänt Tidningar och tidkrifter Tolkförmedlingtjänter Tranporttjänter i Stockholm (bud- och varutjänter, ej Schenker-avtalet) Tryckeritjänter Tvätteritjänter Yrkekläder och kor Anvar Idag har amtliga nämnder (tillika upphandlande enheter) ett eget anvar för att tillhandahålla varor/tjänter om töd till ina verkamheter. För flertalet nämnder har det i praktiken inneburit deltagande i de.k. amordnade upphandlingar om via tadledningkontoret givit i uppdrag till upphandlingkonulter att genomföra. Samtliga ovan nämnda avtalområden amordna idag via koncernupphandlinggruppen (nu inom ervicenämnden) och/eller Kommentu. Utöver ovantående, har taden ytterligare ca 20 amordnade avtalområden. Deltagandet i flertalet av dea upphandlingar är och har varit frivilligt, vilket vid via tillfällen orakat otydligheter både för nämnder och för leverantörer. Att fler

5 SID 5 (6) avtalområden blir föremål för centralupphandling, torde kunna minka ådana otydligheter. Stadledningkontoret har tidigare förelagit (i tidigare nämnda policyärende) att enkilda nämnder, vid ärkilda käl och efter belut i KF, ka kunna tå utanför en centralupphandling. Detta bör även kunna gälla för de nu förelagna avtalområdena, om behov av detta upptår. Även om centralupphandling i formell mening innebär att beluträtten övergår till KF, bör det lokala inflytandet äkra genom ett kontinuerligt informationutbyte och ett aktivt referengrupparbete. Servicenämnden Stadledningkontoret mening är att ervicenämnden, genom avtal med kommuntyrelen, ka ge anvaret för att upphandla ramavtal för de avtalområden om i detta ärende förelå bli föremål för centralupphandling. Det innebär att ervicenämnden ge ett bauppdrag gällande upphandling för hela taden. Utöver ett ådant bauppdrag kan andra belut fatta om uppdrag till ervicenämnden, vilket inte berör här. I amband med framtagandet av föreliggande förlag, har tadledningkontoret inte tagit hänyn till nuvarande dimenionering av ervicenämnden upphandlingreurer. Förlaget är principiellt och frågan hur uppdraget ka utföra bör överlämna till ervicenämnden att ta tällning till. Samtliga ramavtalområden är idag upphandlade, där de olika ramavtalen löper ut vid olika tidpunkter. I och med ett eventuellt belut ge ervicenämnden en viktig roll när det gäller att bevaka, ta tillvara och amordna taden intreen för de aktuella avtalområdena. Det innebär bl.a. att inbjuda till referengrupparbete, där de verkamheter om ka avropa från avtalen bör repreentera, för att få bäta möjliga ramavtal. Där har ockå amtliga övriga nämnder ett anvar för att amarbetet med ervicenämnden ger ett ekonomikt och affärmäigt reultat för taden om helhet. Finaniering Finaniering av det bauppdrag till ervicenämnden, i den omfattning om preentera i föreliggande ärende, ker inom kommuntyrelen budgetram. Stadledningkontoret förelår att taddirektören ge i uppdrag att teckna överenkommele med erviceförvaltningen. Utöver kommuntyrelen budget och uppdrag för centralupphandling, finn även möjlighet för ervicenämnden att mot erättning genomföra gemenamma upphandlingar inom andra avtalområden. De förelagna avtalområdena kan komma att förändra, både till inriktning och till omfattning, varför tadledningkontoret och ervicenämnden årligen måte överenkomma om erättning för uppdraget, efter belut om nätkommande år budget.

6 SID 6 (6) Sammanfattande ynpunkter Stadledningkontoret bedömer att det för ovantående förlag till avtalområden kan tälla utom tvekan att taden kan uppnå affärmäiga vinter med ett centralt upphandlingförfarande. I vinten ligger även att avtalen på ikt bättre kan anpaa efter Stockholm tad behov och därmed bidra till en ökad avtaltrohet. När avtaltroheten ökar, ökar amtidigt taden möjligheter att erhålla bättre och väl fungerande avtal vid kommande upphandlingar. För att kunna uppnå vinterna med ett centralt upphandlingförfarande, åligger det därför varje nämnd att äkra avtaltroheten inom de egna verkamheterna. Ytterligare en väg att äkertälla avtaltroheten, är att inom taden e över möjligheten att utveckla ytem för elektronik handel. Idag genomför ofta upphandlingarna inom de förelagna avtalområdena för flera uppdraggivare amtidigt (.k. amordnade upphandlingar där t.ex. flera kommuner kan ingå), där Stockholm tad utgör en av betällarna. I och med att ervicenämnden kan ge i uppdrag att genomföra upphandlingar inom bl.a. de nämnda avtalområdena, finn en möjlighet att amordna taden behov vid en punkt. Detta bör ge affärmäiga vinter. Servicenämnden bör vara för kvalitetäkring av upphandlingarna gentemot betällande nämnder och amordna kravtällande och behovinventering. Målet är att erhålla avtal om är väl anpaade efter taden behov och förhållanden och om är av god kvalitet ekonomikt och adminitrativt. Utifrån initiativ från nämnder/bolag, har ervicenämnden möjlighet att på uppdrag utveckla denna kvalitetäkring till att gälla flera gemenamma avtalområden än de om förelå i detta ärende. Förfaringättet hittill i taden gällande de amordnade upphandlingarna, har utgjort av en omfattande fullmaktkorreponden, amordnat av t.ex. tadledningkontoret eller en upphandlingkonult, där varje upphandlande enhet varit tvungen att anmäla intree och underteckna fullmakt/-er för amtliga delar i upphandlingproceen. Genom att utöka antalet avtalområden för centralupphandling, bedömer tadledningkontoret att påtagliga adminitrativa vinter kan erhålla inom taden. Hittill har taden bolag och tifteler inbjudit att delta i upphandlingar om omfattar generella varor/tjänter, och där det bedömt kunna vara av intree för dea att delta. Denna möjlighet bör ockå ge framgent, även då KF: eventuella belut inte blir tvingande för bolagektorn. Stadledningkontoret vill lutligen än en gång betona vikten av att betällande nämnder/motvarande deltar i referengrupper inför upphandlingar, för att med taden amlade kunkap uppnå å bra ramavtal om möjligt för taden enheter