HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS FASTIGHETSKONTORET

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (5) DNR /10 SSA 2010:18 Fatighetkontoret Att: Anita Granlund Kopia: Reviionkontoret HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS FASTIGHETSKONTORET Närvarande från Fatighetkontoret: Anita Granlund Chritina Moberg Johan Malmtröm Anna Björk Närvarande från tadarkivet: Matilda Ektröm Martin Ståhl Adminitrativ chef/arkivanvarig Arkivarie IT-amordnare Sytemförvaltare L.E.B Protokollförare Inpektionförrättare INLEDNING Som ett led i Stockholm tadarkiv kampanjtillyn av hanteringen av digital information inom valda verkamhetområden ho åtta av taden förvaltningar och bolag inpekterade Fatighetkontoret den 26 november Kampanjtillynen är ett komplement till den ordinarie tillynen av taden myndigheter. Stadarkivet inpekterade hanteringen av allmänna handlingar vid dåvarande Fatighet- och Saluhallkontoret kontoret enat den i februari Kampanjtillynen vid Fatighetkontoret fokuerade på hanteringen av digital information inom verkamhetområde 3 Hyra ut objekt. Den digitala informationen inom detta område återfinn främt i verkamhetytemet L.E.B där avtal och dokumentation om t.ex. fatigheter och hyregäter hantera. Fatighetkontoret har tagit fram tyrdokument om på ett bra ätt omfattar även den digitala informationen. Förvaltningen behöver dock värdera informationen i L.E.B och e över om det finn något behov av att gallra. Förvaltningen ka även ta tällning till frågan om ev. arkivuttag eller inte ur ytemet. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax tadarkivet@tockholm.e Beökadre Kungklippan 6

2 SID 2 (5) Stadarkivet er poitivt på att fatighetkontoret redan har gått över till proceorienterad informationredovining. Fatighetkontoret har påbörjat en bevarandeförteckning enligt det nya proceorienterade ättet att redovia informationen. Den redoviningen kommer att omfatta material från 2005 då förvaltningen bildade. Sedan tidigare gäller att Stockholm tad verkamheter ka upprätta en trategi för långtidlagringen av in digitala information. Strategin definiera numera om ett antal aktiviteter i en arbetproce, om förvaltningen/bolaget måte gå igenom. De obligatorika momenten i trategin är att fört fattälla anvarfördelningen (roller/arbetuppgifter), edan att värdera informationen i bevarande- och gallringhäneende, därefter att redovia den (i dokumenthanteringplan/ hanteringanviningar amt i arkivredovining) och lutligen att betämma ig för hur informationen ka hantera, om den ka ligga kvar i in urprungliga ytemmiljö eller om den ka ta ut med regelbundna intervaller (arkivuttag). Det är ockå detta upplägg om inpektionen (och rapporten) följer.

3 SID 3 (5) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadarkivet förelägger Fatighetkontoret att: - Värdera digital informationen inom verkamhetområde 3 (ytemen L.E.B och Diaba) i bevarande- och gallringhäneende. - Uppdatera bevarandeförteckningen å att den omfattar information from förvaltningen bildande Utreda behovet av att ta ut information om arkivfiler. Fatighetkontoret ka enat den åtgärda föreläggandena, amt kriftligen redovia hur föreläggandena har åtgärdat. Vid denna frit utgång förvänta arbetet med att åtgärda amtliga förelägganden vara avlutat. Rekommendationer Stadarkivet rekommenderar Fatighetkontoret att: - Ta tällning till om informationen ka leverera till tadarkivet eller lagra vid förvaltningen (utgå från interna och externa återökningbehov).

4 SID 4 (5) Anvar och arbetuppgifter Fatighetkontoret har utett den adminitrativa chefen till arkivanvarig. Roller och anvar finn tydligt fördelade i arkivbekrivningen. Både anvar och arbetfördelning, även för den digitala informationen, finn bekriven vad gäller redovining, värdering och gallring. Avgöra vilken information om ka bevara Enligt Stockholm tad arkivregler (Kf 2007:26) anvarar varje förvaltning och bolag i taden för att regelbundet pröva gallringbehovet och värdera den information om upptår i verkamheten. Informationvärderingen utför av förvaltningen eller bolaget och tadarkivet fattar edan ett belut om gallring. Arkivreglerna täller ockå krav på att den belutade gallringen verkligen genomför. Den information om ka bevara är den om ka prioritera vad gäller inater för långtidlagring. Fatighetkontoret har idag gallringbelut för delar av den digitala informationen, men inte för allt och behöver därför göra en amlad värdering av informationen i ytemen (för L.E.B och Diaba). Förvaltningen uppfattar att det främt rör ig om bevarandeinformation men behöver e över behovet av att gallra. I Diaba diarieför ärenden om inte är direkt kopplade till hyreavtalen. Samtliga inkomna handlingar kanna men papperhandlingarna bevara. I värderingarbetet ingår åväl att ta tällning till de rapporter och ammantällningar (t.ex. för tatitikändamål) om regelbundet gör i förvaltningen olika arbetproceer, om att värdera den rådata om ligger till grund för rapporterna. Fatighetkontoret ka värdera digital informationen inom verkamhetområde 3 (ytemen L.E. B och Diaba) i bevarande- och gallringhäneende. Redovia informationen Fatighetkontoret har en godkänd klaificeringtruktur om även använd om regitreringplan. Arbetet med att upprätta en bevarandeförteckning pågår, den kommer att redovia informationen from 2005 då förvaltningen bildade. Förvaltningen behöver fortätta arbetet med bevarandeförteckningen. Förvaltningen arkivbekrivning bekriver på ett tydligt ätt verkamhetområden och vilka ytem/information om förekommer. Den digitala information om

5 SID 5 (5) hantera inom verkamhetområde 3 redovia på ett bra ätt i hanteringanviningarna. Fatighetkontoret ka uppdatera bevarandeförteckningen å att den omfattar information from förvaltningen bildande Välj tidpunkt för arkivering och långtidlagring Framtida hantering av informationen i ytemen inom verkamhetområde 3, Hyra ut objekt, måte utreda av förvaltningen. Oberoende av om man väljer att ha kvar informationen i ytemet eller om man väljer att göra arkivuttag måte informationen kunna läa och förtå under hela den tid den ka para. Fatighetkontoret gör idag inga arkivuttag utan informationen ligger kvar i ytemen. Fatighetkontoret ka utreda behovet av att ta ut information om arkivfiler. Rekommendationer Fatighetkontoret bör ta tällning till om informationen ka leverera till tadarkivet eller lagra vid förvaltningen (utgå från interna och externa återökningbehov). Stockholm tadarkiv Martin Ståhl Inpektionförrättare Mer information om hur digital information ka hantera finn på tadarkivet hemida: Arbetet med att ta fram en trategi för långtidlagring av digital information bekriv överkådligt i vägledningen Att hantera digital information teg för teg : a%20digital%20inforamtion%20teg%20för%20teg% pdf