HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLM BUSINESS REGION

Transkript

1 S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE: MARTIN STÅHL SID 1 (9) DNR /07 SSA 2007:19 Stockholm Buine Region Att: Viviann Anderon HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLM BUSINESS REGION Närvarande från Stockholm Buine Region: Viviann Anderon Ingrid Påhlman-Käck Robert Laron Styreleekreterare/adminitrativ chef/arkivanvarig Regitrator/arkivhandläggare Repreentant från tadbyggnadkontoret ITavdelning Närvarande från tadarkivet: Sara Naelund Martin Ståhl Inpektionförrättare Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholm tadarkiv inpekterade Stockholm Buine Region. Inpektionen avåg bolaget allmänna handlingar - papperbaerade och digitala. Bolaget inpekterade enat (då under namnet Stockholm Näringlivkontor AB). Stadarkivet har efter inpektionen fattat belut om att Stockholm Buine Region och de nybildade dotterbolag Stockholm Buine Region Development är att ane om en och amma arkivbildare. Arkivförteckningen ka alltå vara gemenam för moder- och dotterbolag men det ka i denna klart framgå vilka handlingar om hör till vilket bolag. Stadarkivet bedömer att bolaget överlag har goda rutiner för in hantering av allmänna handlingar. Inom bolaget finn en tor förtåele för att allmänna handlingar ka bevara och hantera utifrån regelverket. Stockholm Buine Region behöver dock e över itt behov av att gallra information, peciellt digital, amt ta fram rutiner för bevarande av den digitala information om ane vara värd att bevara. Vidare finn utrymme för förbättringar gällande bl.a. arkivredoviningen, åväl arkivbekrivningen om arkivförteckningen. Inpektionen var föravierad. I rapporten bilaga Hantera allmänna handlingar klargör verkamheten behov av en tyrd dokument- och informationhantering, gällande regelverk, tid- och kotnadrelaterade konekvener om regelverket inte följ etc. Box 22063, Stockholm. Telefon Fax tadarkivet@a.tockholm.e Beökadre Kungklippan 6

2 SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadarkivet förelägger bolaget att: - Uppdatera in arkivintruktion. En kopia på arkivintruktionen kicka till tadarkivet. - Anta taden nya arkivregler (Kf 2007:102) vid tyrelemöte. - Uppdatera in dokumenthanteringplan. - Utreda möjligheterna att gallra och kicka en gallringframtällan till tadarkivet. Obervera att även bolaget digitala information ka värdera. - Ta fram en trategi för digitalt bevarande enligt anviningar i tadarkivet handledning Att bevara digital information. - Revidera arkivbekrivningen enligt anviningar i tadarkivet handledning Att redovia digital information. - Revidera arkivförteckningen å att den är ett inventarium över all information om ka bevara (både analog och digital) vid Stockholm Buine Region och att den går att öka i på ett enkelt ätt. - Redovia gallringbara handlingar. Se vidare under rekommendationer nedan. - Förvara allmänna handlingar kyddade. Stockholm Buine Region ka jälv göra bedömningen av de juridika och ekonomika rikerna om handlingarna förtör. Bolaget ka enat den 1 juni 2008 inkomma med en åtgärdrapport där bolaget kriftligen redoviar hur föreläggandena har åtgärdat.

3 REKOMMENDATIONER Stadarkivet rekommenderar bolaget att: - Utforma in arkivintruktion enligt förlaget i arkivhandboken. - Säkertälla att all pot öppna och ta om hand amma dag den kommer in, t.ex. genom fullmakt för peronadreerad pot. Fullmakter bör gälla både vanlig pot, fax och e-pot. - Se till att dokumenthanteringplanen innehåller uppgifter om ekrete och förvaringplat. - Redovia den gallringbara informationen överiktligt. - Antingen byta ut befintliga förvaringkåp till brandkla EI 120 eller inkomma med en anökan om dipen att få förvara handlingar i kåp av lägre brandkla. Bolaget ka i in dipenanökan ange kälen för detta och vilka kompenerande åtgärder om vidtagit.

4 ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivanvaret har fattällt Bolaget har fattällt anvaret i en kriftlig intruktion om antog av tyrelen Arkivanvarig för bolaget är Viviann Anderon, adminitrativ chef och tyreleekreterare. Arkivintruktionen finn i två verioner. Dea är odaterade och det framgår inte vem om krivit dem. Deutom är den integrerad med arkivbekrivningen. Bolaget måte därför uppdatera arkivintruktionen och göra den till ett eparat dokument. Särkilda arbetuppgifter har fördelat För det praktika arbetet finn en arkivhandläggare utedd (tillika regitrator). Deutom finn ett arkivombud på varje avdelning. Då bolaget antällda är relativt få (runt 30; totalt ca 80 i koncernen) finn emellertid inget egentligt behov av arkivombud i praktiken. Merparten av arbetet köt i tället av arkivhandläggaren. Enligt uppgift fungerar arkivorganiationen bra i praktiken. Konultfirmor har tidigare anlitat vid törre arbeten. Stockholm Buine Region ka uppdatera in arkivintruktion. En kopia på arkivintruktionen kicka till tadarkivet. Rekommendationer Bolaget bör utforma in arkivintruktion enligt förlaget i arkivhandboken. ARKIVREGLER FÖR STOCKHOLMS STAD Bolaget har edan tidigare antagit taden arkivregler (Kf 1995:50). Fullmäktige har därefter antagit nya arkivregler om ka gälla fr.o.m. 1 januari Bolaget ka anta taden nya arkivregler (Kf 2007:102) vid tyrelemöte. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunkapnivån i organiationen ane vara god. Interna utbildningar har genomfört och bolaget har funderat på att vidareutveckla utbildningverkamheten genom att t.ex. bjuda in externa föredraghållare. För nyantällda ingår en introduktion i hanteringen av allmänna handlingar.

5 HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Ett övergripande verkamhetområde är att marknadföra Stockholm om en attraktiv etablering- och beökort, utifrån varumärket Stockholm The Capital of Scandinavia. Stockholm ka bli norra Europa met företagvänliga tad. Dotterbolaget Stockholm Buine Region Development har följande verkamhetområden: att utveckla taden kontakter med näringlivet, att utveckla Stockholm tad näringlivervice, att bidra till fortatt utveckling av Företagplat Stockholm och att främja utländka etableringar och inveteringar i Stockholm. På motvarande ätt har Stockholm Viitor Board fyra verkamhetområden: att medverka till att öka privatreandet till Stockholm, att verka för att företagmöten, incentivereor och kongreer förlägg till Stockholm, att medverka till att evenemang förlägg till Stockholm och att tillhandahålla turitervice. Information/marknadföringåtgärder om kapa i SBR: verkamhet utgör av var på remier i form av tjänteutlåtanden till tyrelen, koncernen webbplater, konjunkturrapporter och andra typer av näringlivrapporter, informationmaterial om t ex brev till företag (åväl redan etablerade om nyetablerade), anteckningar från företagbeök mm. Merparten av handlingarna är i papperform. Fattällda diarieföringrutiner finn Stockholm Buine Region har väl genomtänkta diarieföringrutiner. Rutinerna fungerar enligt bolaget utago i praktiken ockå mycket bra och både inkommande och utgående kriveler regitrera. Även de få ekretebelagda handlingar om upptår i verkamheten (handlingar i upphandlingärenden amt anökningar för uppfinnartipendiet) diarieför. Skriftliga rutiner för hantering av allmänna handlingar amt potöppning/diarieföring finn. Handläggarna arbetar bara med kopior på de diarieförda ärendena. Central potöppning tillämpa inte på bolaget. Dock har Stockholm Buine Region ändå lyckat genomföra löningar då det gäller att ta tillvara den inkommande poten. En vikarie finn alltid för alla medarbetare, vid åväl planerad om oplanerad frånvaro, och vikarien uppgift är ockå att ta del av poten. De två regitratorerna i koncernen (en på SBR och en på SVB) täcker upp för varandra vid ledighet etc. Stockholm Buine Region har en bolaggemenam e-potbrevlåda. Stadarkivet vill ändå betona nödvändigheten av att bolaget vidareutvecklar ina rutiner för potöppning för att därigenom äkertälla att all pot verkligen ta om hand på en daglig bai. Ett effektivt ätt för detta är att

6 införa en central potöppning amt att utfärda fullmakter för öppnande av analog och digital pot. Ordna handlingar enligt fattällda och välkända anviningar Stockholm Buine Region har en dokumenthanteringplan var anviningar tillämpa av bolaget medarbetare. Planen är i likhet med övriga policydokument utlagd på SBR: intranät. Dokumenthanteringplanen uppviar emellertid några briter. Hänviningar till gallringbelut gör på ett inkonekvent ätt, upplyningar om ekrete akna och förvaringkolumnen använd felaktigt. I den itnämnda ka förvaringplaten ange, inte ättet. Stockholm Buine Region ka uppdatera in dokumenthanteringplan. Rekommendationer Bolaget bör äkertälla att all pot öppna och ta om hand amma dag den kommer in, t.ex. genom fullmakt för peronadreerad pot. Fullmakter bör gälla både vanlig pot, fax och e-pot. Bolaget bör e till att dokumenthanteringplanen innehåller uppgifter om ekrete och förvaringplat. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Inga övergripande förändringar av verkamheten är planerade. Stadarkivet informerade om att bolaget, om förändringar i form av t.ex. byte av lokaler eller införande av nya IT-ytem kulle inträffa, måte ta tällning till hur dea kulle påverka hanteringen av allmänna handlingar Inget leveranbehov till tadarkivet finn för närvarande. Koncernen organiation ter ig komplicerad och att det inte varit helt lätt att reda ut arkivbildarbegreppet. Stockholm Viitor Board är relativt fritående med egen regitrator och avgränad verkamhet. SVB är enligt tidigare belut att ane om egen arkivbildare. Samhörigheten mellan SBR och det nu i omra grundade dotterbolaget Stockholm Buine Region Development är betydligt närmare. Arkivanvarig för SBR och SVB är en och denamme. Stadarkivet har fattat belut om att bolagen är en och amma arkivbildare. Vidare talade vid inpektionen om den ekonomika förening, Stockholm BioRegion, och om frågan om de handlingar kunde ane om allmänna eller inte. Handlingbetåndet från den numera upphörda föreningen har fört till SBR: arkiv och har därmed i lagen mening blivit allmänna.

7 TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringbelut finn Det finn bara två pecifika gallringbelut för bolaget (för ytemet Abalon, SSA 2005:17 och för webbplaterna TIME och Stockholm Challenge, SSA 2006:24). I övrigt tillämpa bara taden generella gallringbelut. Bolaget har heller inget lokalt gallringbelut. Gallringbelut tillämpa Befintliga gallringbelut tillämpa på bolaget. Stockholm Buine Region ka utreda möjligheterna att gallra och kicka en gallringframtällan till tadarkivet. Obervera att även bolaget digitala information ka värdera. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Stockholm Buine Region har ingen egen IT-avdelning. Sytemen drifta i tället av tadbyggnadkontoret. På bolaget finn ett flertal ytem och webbplater. Vidare finn en bildbank om använd vid framtällningen av preentationmaterial. En värdering av informationen i ytemen och på webbplaterna amt i bildbanken gör inom ramen för den totala gallringutredningen enligt ovan. Ingen trategi för digitalt bevarande finn. Bolaget använder arkivbetändiga produkter Bolaget använder arkivbetändiga produkter. Inga handlingar bind in. Stockholm Buine Region ka ta fram en trategi för digitalt bevarande enligt anviningar i tadarkivet handledning Att bevara digital information. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbekrivning finn delvi Bolaget arkivbekrivning är om inledningvi nämnde en del av arkivintruktionen. Arkivbekrivningen ka dock vara ett fritående dokument. Vidare är det önkvärt att ett organiationchema bilägg arkivbekrivningen med

8 hänvining till koncernen komplexa truktur. Via avnitt om ka finna med i en arkivbekrivning akna. Arkivförteckningen behöver komplettera Stockholm Buine Region har en egen arkivförteckning om är uppdaterad. Förteckningen innehåller även Stockholm Buine Arena (enligt tidigare belut från SSA) amt Stockholm BioRegion handlingar. Deutom ka de handlingar om härrör från Stockholm Buine Region Development redovia i SBR: förteckning (Stockholm Viitor Board har däremot en egen arkivförteckning). Via kompletteringar och ändringar behöver göra i SBR: förteckning. Förbättringförlag lämnade över vid inpektiontillfället. Via handlingar ur kärnverkamheten akna. Dea har inte arkivlagt ännu. Fler erier ka redovia. Vidare akna bevarandevärd digital information. Gallringbara handlingar redovia inte Stockholm Buine Region har en dokumenthanteringplan men denna är inte bifogad till arkivförteckningen. Detta bör göra för att redovia bolaget amtliga handlingar, även de gallringbara. Alternativt kan gallringbeluten bifoga. Bolaget ka revidera arkivbekrivningen enligt anviningar i tadarkivet handledning Att redovia digital information. Bolaget ka revidera arkivförteckningen å att den är ett inventarium över all information om ka bevara (både analog och digital) vid Stockholm Buine Region och att den går att öka i på ett enkelt ätt. Bolaget ka ockå redovia gallringbara handlingar. Se vidare under rekommendationer nedan. Rekommendationer Stockholm Buine Region bör redovia den gallringbara informationen överiktligt. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna kydda i arkivlokal Stockholm Buine Region förvarar handlingar i Kulturförvaltningen, av tadarkivet nyligen godkända, arkivlokal. Utrymmet är ganka begränat och bolaget behöver därför fundera över en mera långiktig trategi för förvaringen av ina allmänna handlingar. Vid inpektionen kontaterade ockå att en del förtecknade handlingar förvara i pärmar. Stadarkivet vill påpeka att dea ka förvara i ändamålenliga arkivboxar.

9 Dokumentkåp använd Diarieförda handlingar och peronalakter förvara i dokumentkåp. Dock finn en efterläpning i arkivläggningen av via handlingtyper. Av de två kåp om finn är ett i brandkla EI 60 och lever ålunda inte upp till de teknika kraven. Bolaget ka därför antingen byta kåp eller inkomma med en dipenanökan om lägre brandkla. Bolaget ka förvara allmänna handlingar kyddade. Stockholm Buine Region ka jälv göra bedömningen av de juridika och ekonomika rikerna om handlingarna förtör. Rekommendationer Stockholm Buine Region ka antingen byta ut befintliga förvaringkåp till brandkla EI 120 eller inkomma med en anökan om dipen att få förvara handlingar i kåp av lägre brandkla. Bolaget ka i in dipenanökan ange kälen för detta och vilka kompenerande åtgärder om vidtagit. Stockholm tadarkiv Inpektionförrättare Sara Naelund