VÄSENTLIGHETS- OCH RISKANALYS MED ARBETSPLAN FÖR INTERNKONTROLL FÖR UTBILDNINGSNÄMNDEN 2007

Transkript

1 S UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN FÖRVALTNINGSAVDELNIN GEN Sid 1 (9) VÄSENTLIGHETS- OCH RISKANALYS MED ARBETSPLAN FÖR INTERNKONTROLL FÖR UTBILDNINGSNÄMNDEN 2007 Bakgrund I enlighet med taden Regler för ekonomik förvaltning ka det finna en rik- och väentlighetanaly upprättad för utbildningnämnden verkamhet. Syftet med väentlighet- och rikanalyen är att identifiera eventuella riker om förhindrar utbildningnämnden från att uppnå ina mål. Kännedom om de riker om finn möjliggör ett tällningtagande till hur de ka förebygga och följa upp. Med utgångpunkt i väentlighet- och rikanalyen ka nämnden årligen fatta belut om interna kontrollytem i yfte att äkertälla att: verkamheten bedriv i enlighet med de mål och riktlinjer om fullmäktige har betämt lagar, avtal och andra för nämnden gällande regler, förekrifter och belut följ ankaffningen och användningen av reurer är effektiv och ändamålenlig taden tillgångar kydda redoviningen och uppföljningen av verkamhet och ekonomi är rättviande, tillförlitlig och ändamålenlig amt äkerheten i redoviningrutiner, adminitrativa rutiner och IT-ytem är tillfredtällande. De riker om inte följ upp i internkontrollen förebygg och följ upp genom utvecklingområden om bekriv i verkamhetplanen amt den uppföljning om ker inom ramen för tertialrapporter, verkamhetberättele och kvalitetredovining. Förvaltningchefen anvarar för att ett förlag till internt kontrollytem för nämnden upprätta och er till att konkreta regler och anviningar utforma för att upprätthålla en god intern kontroll inom alla verkamhetområden. Verkamhetanvariga chefer på olika nivåer i organiationen ka bidra till utformningen av konkreta regler och anviningar för en god intern kontroll inom ina repektive verkamhetområden och ka informera övriga antällda om dea regler och anviningar faktika innebörd. Samtliga antällda är kyldiga att följa gällande regler och anviningar för intern kontroll. Väentlighet- och rikanaly Efterom riker är en funktion av förändringar i omvärlden och inom den egna organiationen revidera analyen kontinuerligt.

2 SID 2 (9) Under 2001 genomförde en omfattande väentlighet- och rikanaly i yfte att ge en helhetbild av utbildningnämnden dåvarande rikexponering. Analyen genomgick en grundlig revidering inför verkamhetåret Väentlighet- och rikanalyen åg över inför verkamhetår Bland annat tog hänyn till kommunfullmäktige nya tyrdokument för kolan, utbildningnämnden förändrade måltruktur och förvaltningen omorganiation. Parallellt med denna övergripande rik- och väentlighetanaly genomför en mer ingående analy av de riker om föreligger på IT-området. Deutom finn en grupp om arbetar med att ha en beredkap för krier och katatrofer. Utgångpunkter Föreliggande väentlighet- och rikanaly har genomfört med utgångpunkt i kommunfullmäktige inriktningmål, kommunfullmäktige mål för verkamhetområdet, reglemente amt övergripande trategier och lagtiftning. Definitioner och grändragningar Med rik ave; Hot att en händele eller en aktivitet kommer att inverka negativt på utbildningnämnden förmåga att genomföra itt uppdrag, uppnå ina mål och övergripande trategier. Med utbildningnämnden verkamheter ave utbildningnämnden amt allt det om innefatta i utbildningförvaltningen organiation, åväl kolor om central adminitration. I analyen betrakta verkamheten i tre delar; kärnverkamhet, tödverkamhet och tadövergripande verkamhet i enlighet med utbildningnämnden måltruktur. Tillvägagångätt Rikanalyarbetet har amordnat inom tabenheten. Synpunkter har inhämtat från förvaltningen tre avdelningar. Rikidentifieringarbetet har utgått från de riker om identifierade i väentlighet- och rikanalyen Rikerna dela in i tre huvudkategorier; omvärldriker, reurriker och informationriker. Omvärldriker är ådana riker om påverkar nämnden utifrån den omgivning om nämnden är verkam inom. Även om omvärldrikerna är av ådan art att nämnden möjligheter att tyra över dem är må kan nämnden kapa trukturer för att minimera de kadliga inverkan på förmågan att uppnå upptällda mål och åtaganden. Reurriker upptår i, eller är en funktion av, nämnden egna verkamhetproceer. Till nämnden förfogande har det upptällt en given ram att använda i de trävan att uppnå fullmäktige övergripande inriktningmål. Den givna ramen omvandla i ett antal olika

3 SID 3 (9) reurer om nämnden förfogar över om medel att nå upptällda mål. Exempel på ådana reurer är: Peronalreurer Innefattar ledarkapreurer, amt hur man inom nämnden lycka kapa trukturer för att attrahera, motivera amt behålla peronalen. Fyika tillgångar eller reurer Nämnden tillgångar förvara och hantera på ett betryggande ätt. Monetära tillgångar eller reurer Nämnden tillgångar allokera amt använd på ett för nämnden verkamheter effektivt ätt. I gruppen informationriker hantera både information- och kommunikationfrågor, del inom organiationen och del mot brukare, kunder, leverantörer och övriga intreenter. De riker om har identifierat har klaificerat med aveende på riken grad av väentlighet för nämnden förmåga att uppfylla ina generella åtaganden och fullmäktige inriktningmål. Låg Medel Hög Liten inverkan på verkamheten. Påtaglig inverkan på verkamheten. Målen blir mycket våra att uppnå/verkamheten är mycket vår att bedriva. Efter det att rikerna har klaificerat med aveende på väentlighet har de även bedömt med aveende på grad av annolikhet att de kommer att inträffa. Låg Medel Hög Inträffar med låg annolikhet. Fullt möjligt. Inträffar med tor annolikhet. För några av rikerna kiljer ig rikvärderingen åt för kärnverkamhet, tödverkamhet repektive tadövergripande verkamhet. Utifrån den klaificering om gjort gällande väentlighet- och annolikhetnivå gruppera de olika rikerna i ett antal klaer eller grupper genom att kombinera de olika väentlighetnivåerna med möjliga annolikhetutfall. Indexering av väentlighetrepektive annolikhetnivåerna ker med hjälp av iffror, där nivån Låg ge värde 1, Medel värde 2 och Hög värde 3. Om man multiplicerar dea repektive väentlighet- och annolikhetvärden erhåll ett rikindex, där låga värden anger mindre väentliga riker och högre värden anger mer väentliga riker. Därefter gruppera rikerna i ett antal riknivåer. Riker med en hög riknivå är ådana om bör fokuera ärkilt i det fortatta rikarbetet.

4 SID 4 (9) Väentlighet Sannolikhet Rikindex Riknivå L 1 1 L M 2 2 H 3 3 L 2 2 M M 4 4 H 6 5 L 3 3 H M 6 5 H 9 6 I utbildningnämnden tidigare arbete med riker har varje rik åätt en rikägare, med anvaret att amordna hanteringen av riken. I föreliggande rikanaly tillkriv anvaret för att amordna rikhanteringen avdelningcheferna. De met kritika rikerna Av tabellen på idorna 7 till 9 framgår de riker om identifierat i analyarbetet och hur dea bedömt vad gäller väentlighet och annolikhet. Nedan följer en redogörele för de faktorer om vid tidpunkten för analyarbetet bedömde utgöra de törta rikerna för verkamheten. Dea bör ge en framkjuten roll i det framtida arbetet. Alla verkamheter Ledarkap riken att peronalen inte erbjud ett tillräckligt ledarkap och töd. Chefer/rektorer har en nyckelroll i arbetet med att uppnå målen för verkamheten. Det chefutvecklingarbete om pågår fortätter. Förändringbenägenhet riken att förändringar i organiationen och omvärlden leder till förämrad effektivitet genom att man inte anpaar ig till de nya förutättningarna. I den föränderliga omvärld nämnden verkar i kräv att alla är öppna för kontinuerlig förändring. Att tankar bakom organiationen och tyrdokumenten för kolverkamhen har vårt att lå igenom är oraker till att förändringbenägenheten bedöm vara en kritik rikfaktor. Denna faktor är nära förknippad med cheferna förmåga att leda i förändring. Kunkapkapital riken att den kunkap om finn inom utbildningnämnden verkamheter inte förvalta och dokumentera på ett ådant ätt att det främjar organiatorikt lärande. En organiation om bevarar och utvecklar itt kunkapkapital blir inte lika peronberoende och mer förändringbenägen. För detta kräv ett förhållningätt om känne-

5 SID 5 (9) teckna av öppenhet och anvar. Dea begrepp har definierat om grundläggande i utbildningförvaltningen utvecklingarbete för en gemenam kultur. Information tillgänglighet riken att nödvändig information inte finn tillgänglig för att följa upp verkamheten reultat. Utbildningnämnden verkamhet hanterar tora mängder information. För att kunna följa upp verkamheten reultat kräv att informationen är tillgänglig för dem om har till uppgift att följa upp reultaten. Detta gäller information om ekonomika händeler (t.ex. peronalkotnader) amt information om verkamheten övriga reultat. Information relevan riken att den information om förmedla internt och/eller externt inte är tillförlitlig och/eller irrelevant. Att informationen man använder i uppföljningar är relevant är en grundförutättning för att kunna dra rätt lutater. Kärnverkamhet Konkurren riken att konkurrerande anordnare verkamhet hotar utbildningnämnden möjlighet att uppnå ina mål Riken uppkommer gentemot inriktningmålet ekonomik huhållning. Om de egna verkamheterna minkar i omfattning blir de genomnittliga kotnaderna på kort ikt högre. Målet om lika villkor kan göra att erättningen till enkilt drivna och fritående verkamheter höj. Det blir då lönammare på marginalen att tarta nytt och konkurrenen blir ännu törre. Egenregi verkamheterna tvinga arbeta med den ämre ekonomin och genomföra beparingar, vilket kan få till följd att de framtår om mindre attraktiva. Stadövergripande verkamhet Samarbetpartner riken att amverkan med andra aktörer inte ker på ett effektivt ätt. Den tadövergripande verkamheten är mycket beroende av ett fungerande amarbete med andra förvaltningar och aktörer i ynnerhet taddelförvaltningarna och de verkamheter. Denna amverkan bedöm idag inte ke i tillräcklig utträckning och på ett effektivt ätt.

6 SID 6 (9) RISKHANTERING INTERNKONTROLL Inledning Rikhantering inom nämnden verkamheter yftar del till att kapa olika alternativa trategier, åom att undvika, reducera, överföra m.m. oönkade händeler om förhindrar eller förvårar nämnden måluppfyllele. Del att kapa trukturer för att hantera konekvener av förändringar och händeler om påverkar nämnden om de faktikt inträffar. Den interna kontrollen av nämnden verkamhet ka, om alla annan verkamhet, bedriva på ett kotnadeffektivt ätt, å att nyttan av internkontrollen alltid övertiger kotnaden för denamma. För att kunna upprätthålla en god intern kontroll inom utbildningnämnden bör nämnden verkamhet organiera på ett klart och tydligt vi, där varje peron känner till ina åtaganden, befogenheter och anvar. Vidare förvänta peronalen känna till de lagar, förordningar och betämmeler om tyr och i övrigt berör repektive verkamhetområde. Internkontroll I enlighet med taden Regler för ekonomik förvaltning och tadledningkontoret anviningar ta ett antal centrala ekonomika och verkamhetmäiga tyr- och uppföljningdokument fram löpande under året inom ramen för verkamhetplaneproceen. Utbildningförvaltningen har tagit fram ett antal riktlinjer, intruktioner och arbetrutiner för att äkertälla den interna kontrollen. Dea har fattällt på olika nivåer i organiationen. Via har fattällt av nämnden, t.ex. delegationordning, medan andra intruktioner och arbetrutiner har framtagit av förvaltningen, antingen baerade på centrala belut i taden t.ex. Regler för ekonomik förvaltning eller baerade på gällande lagtiftning. Nämnden enheter eller motvarande delge kontinuerligt nyheter eller förändringar i dea regler och rutiner för att kunna äkertälla att en god intern kontroll upprätthåll. Detta ker kriftligen t.ex. med handböcker, meddelande- och informationblad eller muntligen i kur- och möteform. Den interna kontrollen inom utbildningnämnden, om bygger på väentlighet- och rikanalyen, bedriv på flera nivåer, del inom ramen för verkamhetplaneproceen med tillhörande kvalitetredovining, amt via löpande direktkontroller under verkamhetåret. Den enare delen av internkontrollen utgår från en årligen framtagen arbetplan för internkontroll, om identifierar ett antal rikområden och rutiner, om inte hantera i tillräcklig grad inom verkamhetplane- och kvalitetredoviningproceen. Dea delar granka ärkilt under året. I arbetplanen för internkontroll ange vilka enheter och/eller avdelningar om är delanvariga för att, i amråd med tabenheten, bedriva den interna kontrollen inom repektive område.

7 S UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN FÖRVALTNINGSAVDELNIN GEN Sid 7 (9) RISK- OCH VÄSENTLIGHETSANALYS 2007 Rik Definition Väentlighet Sannolikhet Riknivå Omvärldriker: Konkurren Riken att konkurrerande anordnare verkamhet hotar utbildningnämnden möjlighet att Kärn H H 6 uppnå ina mål. Efterfrågan Riken att efterfrågan på Utbildningnämnden tjänter och utbildningar förändra utan Kärn H M 5 att nämnden är medveten om det. Aneende Riken att nämnden verkamheter får dåligt aneende bland allmänheten. Kärn H M 5 Politik Riken att belut i andra politika organ t.ex. KF eller organ på riknivå, ändrar nämnden Kärn H M 5 möjligheter till långiktighet i in verkamhet. Regelverk Rik att tatliga och kommunala regler/riktlinjer är motägelefulla och/eller för många Kärn M H 5 för att måluppfyllele och ett effektivt reurutnyttjande ka uppnå. Samarbetpartner Riken att amverkan med andra aktörer inte ker på ett effektivt ätt. Kärn M M 4 Övergr H H 6 Katatrof Riken att händeler om inte kan förute medför materiella och/eller immateriella förluter. Alla H L 3 Reurriker: Ledarkap Riken att peronalen inte erbjud ett tillräckligt ledarkap och töd. Alla H H 6 Kunkapkapital Riken att den kunkap om finn inom utbildningnämnden verkamhet inte förvalta och dokumentera på ett ådant ätt att det främjar organiatorikt lärande. Alla H H 6 Kompeten Riken att nämnden peronal inte beitter rätt kompeten för att utföra ett bra arbete.

8 SID 8 (9) Peronalförörjning Riken att nämnden inte lycka rekrytera och bibehålla peronal enligt upptällda behov. Alla H L 3 Befogenhet/ incitament Riken att felaktiga belut fatta p.g.a. av att medarbetarna inte vet vilket anvar och vilka befogenheter de har, eller för att medarbetarna inte finner tillräckliga incitament. Förändringbenägenhet Riken att förändringar i organiationen och omvärlden leder till förämrad effektivitet Alla H H 6 genom att man inte anpaar ig till de nya förutättningarna. Arbetmiljö/äkerhet Riken att nämnden inte kan erbjuda en acceptabel arbetbelatning och en trivam och Kärn H M 5 äker arbetmiljö. Stöd H L 3 Övergr H L 3 Upphandlad verkamhet Riken att entreprenörer inte uppfyller ina åtaganden på ett tillfredtällande ätt. Övergr H L 3 Brukartillfredtällele Skydd av tillgångar Riken att brukare och andra intreenter blir minöjda med de tjänter nämnden verkamheter erbjuder. Riken att det faktika kyddet amt hanteringen av fyika och monetära reurer inom organiationen är otillräckligt och/eller ineffektivt. Alla M H 5 Informationriker: Kommunikation internt Kommunikation externt Riken att den interna kommunikationen t.ex. mellan olika avdelningar, mellan kolor och central förvaltning, mellan ledning och övriga medarbetare m.m. inte fungerar tillfredtällande. Riken att den externa kommunikationen med t.ex. brukare, myndigheter och andra intreenter inte fungerar tillfredtällande. Information - tillgänglighet Riken att nödvändig information inte finn tillgänglig. Alla H H 6 Information - relevan Riken att den information om förmedla internt och/eller externt inte är tillförlitlig Alla H H 6 och/eller irrelevant. Omvärldbevakning Riken att för verkamhet relevant information om omvärlden inte fånga upp. Planering Riken att den information om amlat in internt och från omvärlden inte kommer till användning i rätt omfattning i den trategika planeringen. Infratruktur Riken att interna kommunikationtrukturer och IT-ytem är otillräckligt för att lagra och prida nödvändig information.

9 SID 9 (9) ARBETSPLAN FÖR INTERNKONTROLL 2007 Rik Moment Metodik Genomförande Delanvarig Befogenhet/Skydd av tillgångar/information Genomgång av enheten för enkilt driven verkamhet rutiner för utbetalning av bidrag till enkilt drivna verkamheter och frikolor Intervjuer, tickprov Feb-mar Stabenheten Ekonomienheten Befogenhet/Skydd av tillgångar Befogenhet/Skydd av tillgångar Befogenhet Arbetmiljö Information/Skydd av tillgångar IT-ytem Information amt interkommunala erättningar Kontroll av enheter arbete med inventarier, regiter, inventering. Tillämpning av förvaltningen rutin. Kontroll av att attetförteckning tämmer överen med behörigheter i Agreo Kontroll av enheter följamhet till nämnden attetintruktion, delegationordning och verkamhetplan Kontroll av att enheter har ett ytematikt arbetmiljöarbete Kontroll av underlaget för lönerapportering å att rätt lön utbetala. Kontroll av pretanda och tillförlitlighet ho befintliga IT-ytem Kontroll av enheter diarium, arkiv, potrutiner. Tillämpning av förvaltningen rutiner. Intervjuer, tickprovinventering 5 enheter Hela året Stabenheten Ekonomienheten Stickprov Hela året Stabenheten Stickprov 5 enheter Hela året Stabenheten Ekonomienheten Inamling av enheterna handlingplaner och rutiner Hela året Peronalenheten Stickprov Hela året Peronalenheten Manuell kontroll Hela året IT-enheten Stickprov 2-3 enheter Hela året Arkiv