Välkommen till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET

Transkript

1 Välkommen till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET

2 Det spelar ingen roll hur bra ett projekt är om det inte finns någon som kan, vill och är förberedd på att ta emot dess resultat.

3 Övriga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt Retendo Academic (BPU) - Införande av ett IT-stöd för bemanning och individuell tjänstgöringsplanering Förstudie webbprojekt Utreder förutsättningar och behov som råder gällande arbetssätt, organisation och teknisk plattform inför ett framtida webbutvecklingsprojekt FUBAS Bidrar till att synliggöra universitetets utbud av kurser på forskarnivå Förstudie e-arkiv - Genomför juridiska utredningar, kartlägger information och kravställer inför ett införande av ett systemstöd

4 Mer information om projekt och projektutbildningar Projektkontorets webbsida Kontakta projektkontoret Kontaktuppgifter idag via projektledarna Projektutbildningar Att implementera och avsluta projekt 14/4 Att arbeta i styrgrupp 11/5 Mer information och anmälan via sidan för ledar- och kompetensutveckling

5 Agenda Välkomna och inledning Kamilla Petersson, Projektkontoret Ladok3 utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av nationella systemet Ladok. Projektledare Barbro Carlsson, delprojektledare Gun Wallius INU Infrastruktur för nätburen undervisning och blended learning. Projektledare Susanne Knutz, delprojektledare Maria Sunnerstam PA2.0 - Utveckling av personaladministrativa processer samt byte av personaladministrativt system. Projektledare Karin Berglind Frågestund Fika, mingel och fler frågor

6 Ladok3 - Utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av det nationella systemet Ladok Projektledare Barbro Carlsson Delprojektledare Gun Wallius

7 LADOK3: BRA SERVICE FÖR STUDENTER OCH SMIDIG ADMINISTRATION FÖR MEDARBETARE PROJEKTKONTORETS INFORMATIONSDAG , BARBRO CARLSSON, PROJEKTLEDARE

8 Vad innebär Ladok3 för universitetets medarbetare? Smidig administration för medarbetare. Utvecklat med återkommande användbarhetstester ute på lärosätena Självinstruerande vyer Hjälp både i gränssnittet och via online-manualer Generellt tänk : lika hantering oavsett typ av utbildning Genvägar och kortkommandon för den vana Ladokanvändaren

9 Vad innebär Ladok3 för studenterna? Bra service för studenterna Uppdaterat gränssnitt Studenttjänsterna finns tillgängliga och anpassade till alla typer av enheter Snabb återkoppling av resultat Många lärosäten kommer att ha samma gränssnitt: lättare för mobila studenter

10 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Gemensamt arbetssätt Tillsammans med representanter för olika roller tas gemensamma arbetssätt fram, som tar vara på de möjligheter som finns i Ladok3. Effekt: Smidigare studie/utbildningsadministration Ökad rättssäkerhet Ökad effektivitet

11 Piloter i resultathantering Mars-juni: team med lärare/utbildningsadministratörer testar på 8 institutioner Utvärdering Möjlighet för fler till hösten Upplägg för utbildningen Erfarenheter från två lärare

12 Erfarenheter från lärare 1. Vad du tänkte om Ladok3 och resultatrapportering inför piloten? Jag var positiv till de ambitioner som presenterats, men orolig för att de nya systemen inte skulle kunna leva upp till dem. Och för att den administrativa bördan för lärarna åter skulle öka. 2. Hur är det att jobba i systemet? Det var överraskande enkelt. Som förstagångsanvändare var det förstås lite krångel när vi försökte förstå hur systemet fungerade, men allt gick bra. 3. Vad du tror om Ladok3 framöver? Givet att projektet tar hänsyn till de synpunkter som inkommer under piloterna och justerar systemet för att uppnå maximal användarvänlighet så ser jag framtiden an med tillförsikt. Som jag förstår det kommer inte lärarnas administrativa plikter att öka med det nya systemet, vi jobbar bara på nya sätt. Och på köpet för vi bättre instrument för att följa enskilda studenters prestationer.

13 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Information Prova-på-tillfällen 14 april 2 maj 26 maj Tematräffar för Ladok-administratörer

14 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD September: Ny arbetsgrupp Ladok3 ger möjlighet att lägga in utbildningarnas programstruktur i systemet och sedan följa upp studenten på olika sätt under studietiden. September: arbetsgrupp tar fram förslag på ett nytt arbetssätt, för att kunna utnyttja det stöd som systemet erbjuder. Inbjudan att delta i arbetsgruppen skickas via funktionslista under våren.

15 När införs olika delar av systemet? Systemet införs i tre steg varav de två första fungerar parallellt med dagens Ladok: Steg : Funktioner för Uppföljning och Årsredovisning Steg : Funktioner för Resultatrapportering Steg /18: Ladok3 som helhet

16 Vad händer före Ladok3 införs i sin helhet (steg 3) Fler får möjlighet att jobba med resultatrapportering direkt i Ladok3 Fler arbetsgrupper Utbildningar Förberedelser för integrationer med andra system

17 Sammanfattning: Målen för projektet Bra service för studenter Smidig administration för medarbetare

18

19 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Kontakt Barbro Carlsson Projektledare Gun Wallius Delprojektledare Införande i verksamheten gun.wallius@gu.se Anders Ideskog Delprojektledare Verksamhetsutveckling anders.ideskog@gu.se Projekthemsida:

20 INU Infrastruktur för nätburen undervisning och blended learning Projektledare Susanne Knutz Delprojektledare Maria Sunnerstam

21 Bakgrund Uppdrag av Rektor att utreda förutsättningar för streaming och inspelning av föreläsningar (2011) Rapport Föreläsning i medieströmmen till GRUB (2012) Uppdrag av UN att arbeta vidare och ta fram en plan för utvecklingsprojektet, inklusive att utreda kostnaderna (2013) Arbetsgruppens slutrapport presenterades på UN (2014) Projektet startade våren 2015

22 Varför gör vi det här? För att få fler kunniga och engagerade studenter För att arbets- och lärmiljö för lärare och studenter ska bli mer utvecklande För att öka tillgängligheten till nya pedagogiska verktyg För att universitetets förmåga till hållbar utveckling stärks För att öka möjligheterna för lärare och studenter att använda digitala pedagogiska resurser i undervisningen.

23 Rum för aktivt lärande (ALC) Delprojektets uppdrag är att kravställa och upphandla utrustning till en lärosal att testa lärosalen i de högskolepedagogiska kurserna att visa salen som en demonstrationssal för intresserade att utvärdera salen och de pedagogiska erfarenheterna Tidplan: Etapp 1 klar årsskiftet 2015/16 Etapp 2 klar årsskiftet 2016/17

24 Digital salstentamen (DEX) Delprojektets uppdrag är att ta fram krav samt upphandla ett systemstöd att förbereda en förvaltningsorganisation att genomföra digital salstentamen vid utvalda pilot-institutioner under våren att breddinföra digital salstentamen under hösten 2016 Tidplan: Upphandling klar årsskiftet 2015/16 Överlämning till förvaltning 2016/17

25 2. Studentgrupper (Ladok) 3.Tentamensfrågor 4. Studenter skriver tenta 1.Tentamen s-tillfälle (Ladok) DISA Digital salstentamen 5. Lärare rättar tentamen 6. Resultatlista (Ladok) 7. Examinator godkänner resultatlista (Ladok) 8. Studenter kan se sin rättade tentamen

26 Vad innebär digital tentamen för studenten? Förberedelser: anmälan via LPW, ladda ner programvara, testa sin egen dator (boka lånedator) Komma i god tid till tentasalen Logga in i DISA. Provet öppnas vid utsatt tid. Identifiering vid start och slut. En molntjänst sparar kontinuerligt det studenten skriver. Vid stora nätverksproblem kan studentens svar sparas via USB. Efter avslutad bedömning får studenten tillgång till sitt resultat.

27 Läkarprogrammet termin 5, hösten 2015

28

29

30

31 Erfarenheter hittills och praktiska frågor Ingen pappershantering Lärares arbete underlättas Bättre kvalitet i essäsvar Redigeringsverktyg och LaTeX-editor Tentamensvakter Incidenthantering IT-säkerhet Juridiska aspekter Förvaltningsorganisation DISA inom institution

32 Digitala pedagogiska verktyg (DigiPed) Delprojektets uppdrag är att användartesta olika digitala pedagogiska verktyg för att se om de kan vara intressanta för universitetets lärare Tidplan: Överlämning resultat av tester halvårsskiftet 2016

33 Video och videomöten för utbildning (VidU) Delprojektets uppdrag är att utrusta ett antal lärosalar för inspelning och direktsändning att integrera lärplattformen GUL med videoplattformen GU Play att utrusta ett antal studior för inspelning av undervisningsmaterial att ta fram ett koncept för mobil utrustning för videokommunikation i lärosalar Tidplan: Överlämning till förvaltning successivt

34 Stöd och support för blended learning (SoS) Delprojektets uppdrag är att förbereda utbildning och support som ett resultat av INU-projektets aktiviteter bland annat Pedagogiska modeller för ALC Utformning av pedagogiskt genomtänkt digital tentamen Användning av digitala pedagogiska verktyg Tidplan: Överlämning till övriga delprojekt succesivt

35 När händer det? Rum för aktivt lärande - ALC Färdigställt december 2015 Utvärdering december 2016 Digital salstentamen DEX Upphandling december 2015 Färdigställd digital tentasal april 2016 Pilot-tentor maj-juni 2016 Breddinförande hösten 2016 Digitala pedagogiska verktyg - DigiPed Rapport juni 2016 Video- & videomöten för utbildning VidU Installationer juni > december 2018

36 Kontakt Susanne Knutz Projektledare Maria Sunnerstam Delprojektledare DEX & SoS Projekthemsida:

37 PA2.0 Utveckling av personaladministrativa processer samt byte av personaladministrativt system. Projektledare Karin Berglind

38 Bakgrund Regeringens beslut Alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter och anslutningarna ska ske under Göteborgs universitet arbetar för att en anslutning ska göras under 2016 Avsiktförklaring i februari 2015 Statens servicecenter ska leverera tjänster inom löneadministration samt rese- och utläggsadministration Anslutningen sker genom en verksamhetsövergång ett kontor öppnar i Göteborg Berörda medarbetare inom universitetets löne-, rese och utläggsadministration erbjuds anställning på det nya kontoret

39 Bakgrund Överenskommelse i juli 2015 Anslutningen till Statens servicecenter planeras till den 1 maj 2016 Nya system och arbetssätt införs Avtalet för det nuvarande personaladministrativa systemet Palasso löper ut 2016 och ett nytt system, Primula, införs En anpassning av det nya systemet görs med Statens servicecenter, vilket sparar universitetet arbetsinsatser, tid och kostnader Det nuvarande rekryteringsverktyget E-rek avvecklas och ett nytt verktyg, ReachMee, införs för att effektivisera rekryteringsarbetet Systembytena innebär att ett antal verksamhetsprocesser och arbetssätt inom universitetets personaladministration behöver förändras ansvar och roller kommer att förtydligas

40 PA KVALITÉ FRÅN BÖRJAN! Vad kommer att hända och när? Verksamhetsövergång 1 maj Lönehandläggare anställda på Statens Servicecenter from 1 maj Nytt Personaladministrativt system 1 nov Ny Egenrapportering/Självservice 1 nov

41 .och hur påverkar det mig? Kontakt / Support med Lönehandläggarna Frågor om Lönespec Problem/frågor om Egenrapporteringen Övrigt Skicka post tom 31 okt via internposten skriv SSC Kontakt med Lönehandläggarna Kontaktväg Tom 30 april 1 maj - 31 okt from 1 nov GU Mail till Lönehandläggare x x GU direktnummer till Lönehandläggare x x 4040 x SSC kundwebb x SSC supportnummer x

42 PA KVALITÉ FRÅN BÖRJAN!.och hur påverkar det mig? Egenrapporteringen Nuvarande Egenrapportering stänger i mitten av oktober (mer exakt information kommer närmare) Nya egenrapporteringen öppnar 1 nov - Detta innebär att tex begära ledighet inte kan göras under denna period i systemet. Mer egenrapportering/självservice färre blanketter - Dvs du kommer att få egenrapportera fler ärenden i systemet istället för att fylla i en blankett

43 PA KVALITÉ FRÅN BÖRJAN! Processer för medarbetaren Medarbetare Egenrapp Primula Medarbetare SSC Kundwebb Arkiveras inscannat i Primula Process Bisyssla lärare x Läkemedel, Läkarvård Nytt sätt Nytt Friskvård Nytt sätt Nytt Resor o utlägg x Nytt Ledighet - ej semester tex föräldraledighet x Semester x Löneväxling Nytt sätt Examina o meriter Nytt sätt Nytt sätt Övertid/OB x Beredskap Nytt sätt Sjuk x Intyg Nytt sätt Skatt o jämkning Nytt sätt Föräldrapenningstillägg Nytt sätt Avslut anställning - Egen Nytt sätt

44 PA KVALITÉ FRÅN BÖRJAN!

45 PA KVALITÉ FRÅN BÖRJAN!

46 PA KVALITÉ FRÅN BÖRJAN!

47 PA KVALITÉ FRÅN BÖRJAN! Informationskanal Medarbetarportalen Projektets sida på medarbetarportalen

48 Kontaktpersoner PA 2.0 Frågor om projektet i sin helhet Anna Lindholm, tf HRchef, Personalenheten anna.lindholm@gu.se Karin Berglind, projektledare karin.berglind@gu.se Staffan Gunnarsson, systemansvarig/delprojektledare, Personalenheten staffan.gunnarsson@gu.se Frågor om verksamhetsövergången Tommy Christensen, personalspecialist, Personalenheten tommy.christensen@gu.se Frågor om integration och datalager samt organisationshantering Ola Lundgren, IT-enheten ola.lundgren@gu.se Frågor om ReachMee Roger Haglund, personalspecialist, Personalenheten roger.haglund@gu.se

49 Frågor? Fika, mingel och fler frågor