Välkomna till informationsmöte om nya universitetsgemensamma IT-baserade tjänster!

Transkript

1 Välkomna till informationsmöte om nya universitetsgemensamma IT-baserade tjänster!

2 Agenda Inledning av projektkontoret ELIAS elektroniskt inköps- och avropssystem Projektledare Ulrica Carlsson AKO förbättrad funktionalitet för externa ansökningar i EKO Projektledare Åsa Karlsson Datorarbetsplats införande Projektledare Anders Theodorsson LIS Projekt för införande av ledningsinformations- och beslutsstöd Projektledare Gustav Bertilsson Uleberg GUDOK diariehantering och e-rekrytering Projektledare Christer Johansson Frågestund Frågebord, fika och mingel

3 Vad är projektkontoret? Stab inom universitetsledningens kansli Stödjer förvaltningschefen och IT-beställarutskottet Ansvarar för samordning av projekt och för utveckling av projektverksamheten på universitetsgemensam nivå Stöd för förändringsprojekt av olika slag på universitetsgemensam nivå För närvarande 15 projekt

4 Övriga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt som drivs från gemensamma förvaltningen under 2011 TimeEdit Införande gemensamt bokningssystem Kursplanesök Gemensamt IT-stöd för hantering av service och support LPW Ladok på webb ISP Individuella studieplaner för doktorander Ny GU-katalog ICC Integration Competence Center System för utskrift & kopiering IT-stöd bemanning och individuell tjänstgöringsplanering- och uppföljning GUSUS

5 Hur väljs de universitetsgemensamma utvecklingsprojekten ut? Projektförslag, budget och kalkyl skickas in till projektkontoret Elva projektansökningar för 2012 Finansiering från en gemensam pott Krav Gränsöverskridande inom universitetet IT-koppling Externt krav?

6 Hur väljs de universitetsgemensamma utvecklingsprojekten ut? Prioritering och bedömning Prioritering av IT-beställarutskottet om projekten är efterfrågade av verksamheten. Bedömning av strategiska enheten om hur väl projekten överensstämmer med universitetets strategi- och kvalitetsmål. Bedömning av IT-stab om projekten ur ett IT-strategiskt perspektiv. Förvaltningschefen beslutar på rekommendation från ITbeställarutskottet om vilka projekt som ska få tal del av investeringsramen för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt.

7 IT-beställarutskottet (ITB) Gemensamt forum för samordning och prioritering av strategiska ITfrågor, bland annat universitetsgemensamma projekt Representerat av samtliga fakulteter Hanterar och sammanställer fakulteternas strategiska IT-behov Sammanställer förslag och rekommendationer gällande strategiska ITsatsningar Följer upp universitetsgemensamma leveranser IT-beställarutskottet på webben -

8 Mer information om projekt Projektkatalogen - Informationsbroschyr Kontakta projektens kontaktpersoner Kontakta projektkontoret projektkontoret@gu.se Kamilla Petersson: , kamilla.petersson@gu.se Martin Thulin: , martin.thulin@gu.se

9 Agenda Inledning av projektkontoret ELIAS elektroniskt inköps- och avropssystem Projektledare Ulrica Carlsson AKO förbättrad funktionalitet för externa ansökningar i EKO Projektledare Åsa Karlsson Datorarbetsplats införande Projektledare Anders Theodorsson LIS Projekt för införande av ledningsinformations- och beslutsstöd Projektledare Gustav Bertilsson Uleberg GUDOK diariehantering och e-rekrytering Projektledare Christer Johansson Frågestund Frågebord, fika och mingel

10 ELIAS - Elektroniskt Inköps- och Avropssystem Ny inköpspolicy Upphandla ett systemstöd Förslag på inköpsorganisation

11 GU:s Inköpspolicy Mål och ansvar är styrande Mål behovsprövade kostnadseffektiva inköp ett enhetligt, förenklat och rationellt arbetssätt vid inköp kvalitetssäkrade inköp med hänsyn tagen till miljömässiga och etiska aspekter Ansvar Samtliga medarbetare inom universitetet ansvarar för att: informera sig om universitetets inköpsrutiner beställa inköp genom av prefekten/motsvarande utsedd inköpare Samtliga inköpare inom universitetet ansvarar för att: planera och genomföra sina inköp så att de uppfyller målen i Inköpspolicyn alltid göra miljömässiga och etiska val vid köp av vara och tjänst där så är möjligt agera i enlighet med universitetets inköpshandbok inköp är godkända av prefekt/motsvarande (enligt institutionens/enhetens gällande delegationsordning) innan beställning görs

12 Fördelar med e-handelssystem Bättre sökmöjligheter och information om avtal, produkter och priser Möjlighet att göra beställningsmallar och få tillgång till tidigare beställningar Enkelt kunna ta fram statistik och rapporter

13 Göteborgs universitet Leverantör Processflöde e-handel 4. Läs Order 5. Leverera 7. Skapa faktura 1. Skapa beställning 2. Godkänn beställning 3. Order skapas 6. Leveranskvittens (utförs av beställare) 8. Matchning Info om godkänd, ändrad eller nekad Påminnelse om ei kvitterad Automatiskt steg Manuellt steg

14 Vad händer i vår? Införande av system påbörjas Integration Nuvarande EFH kvar tills vidare Leveransgodkännande Anslutning av leverantörer Kopplat till val av piloter Utbildning och uppstart av piloter

15 Tidplan för införande År Månad Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Konfiguration Integration Leveransgodkännade Piloter igång Utbildning Införande på hela universitetet

16 Mer information och kontaktpersoner Projektets hemsida Projektledare Ulrica Carlsson, Projektadministratör Ebba Melchior,

17 AKO Ansökningar, kontrakt och offerter (en modul i EKO) 19

18 Nyttan med projektet Ger förbättrade möjligheter till uppföljning och analys En mer kvalitativ, elektronisk hantering av ansökningar/offerter Projektportfölj per forskare och ämnesområde Bättre beslutsunderlag till prefekt och budgetansvarig Underlättar riskbedömning, godkännande och diarieföring Högre kvalitet i underlagen till kontraktsregistrering

19 Hur kommer det att fungera Ansökan/offert samt kalkyl färdigställs av forskare/administratör Kort sammanfattning av projektet bifogas Ansökan/projektsammanfattningen och kalkylmallen blir underlag till registrering och godkännande i EKO Kvalitativ elektronisk hantering av ansökningar/offerter Bättre beslutsunderlag till prefekt och budgetansvarig Projektportfölj per forskare och ämnesområde 21

20 Rapport Summa per institution & ämneskategori 22

21 Tidplan 2012 Feb V 8 Utbildning hela organisationen Mars V 10 Start utrullning hela organisationen April V18 Överlämning till förvaltning

22 Hur kommer jag att kunna använda denna lösning? Tillgängligt via Medarbetarportalen Registrerings- eller läsbehörighet beroende på roll Snabb och enkel tillgång till elektronisk information Utbildning ges i februari-mars under vecka 7 och 8

23 Mer information och kontaktpersoner Hemsida: Projektledare /systemförvaltare: Åsa Karlsson Telenr: E-post: Ekosupport: Per Sjöberg Telenr: E-post:

24 Datorarbetsplats för Göteborgs universitet Stabil och säker datormiljö för anställda

25 Certifierad hård & mjukvara Tjänstemodell Tillägg Applikationer, tilläggstjänster, tillbehör Lokala eller personliga tillägg Lokala standardtillägg Ytterligare tillval av applikationer, tjänster GU gemensamma bastjänster Applikationer Gemensamma tjänster Support Tekniska bastjänster Operativsystem, säkerhetspaket, drivrutiner Hårdvara Mac, PC, bärbar, stationär Teknisk Basklient GU bas klient Lokal basklient

26 Programdistribution Support Uppdateringar Nya versioner Servicedesk 2020 Fjärrsupport Närstöd *) Tjänst E-post Utskrift Lagring Internet Etc. 1. Program 2. Lokal admin Självbetjäning

27 2010 Införandeplan Övergripande Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q Förberedelse Förbered SA-VV SA GF Humfak UB Genomförande Avslut UFN Samfak Handels Konst Natfak Införande klart Drift, Förvaltning, Vidareutveckling

28 Införandeprocess Förbered (institution) Mail1(-10v) Inventering Genomför (enhet) Mail2(-4v) Kopiering Mail3(-2v) Preparering Mail4(-1d) Påminnelse Avsluta (enhet) Införandestudie Lämna Inventera Beställ Migrera Rulla ut Följ upp över -12 v -8 v -4 v -1 d 0 d +2 d +4 v Säkerställ drift- och supportavtal

29 Hemsida

30 Mer information och kontaktpersoner På webben Via e-post Kontaktpersoner Björn Magnusson Projektägare Anders Theodorsson Projektledare

31 LIS (Projekt för införande av) ledningsinformations- och beslutsstöd vid Göteborgs universitet Gustav Bertilsson Uleberg Gustav Bertilsson Uleberg

32 Drivkrafter Förstå och överblicka Ökat fokus på styrning Faktabaserat ledarskap Gemensam syn på verksamhet Bygger på förstudien FLIS Gustav Bertilsson Uleberg

33 Vad: Lösning för ledningsinformationsoch beslutsstöd Projektarbete under 2012 och hela Gustav Bertilsson Uleberg

34 Framöver: Följ utvecklingen på projektets hemsida! ska-projekt/lis/ Fråga projektledaren! Vasagatan Gustav Bertilsson Uleberg

35 GUDOK en universitetsgemensam ärende- och dokumenthantering - Implementering 2012

36 Vad är GUDOK Projektnamn och ett ärende- och dokumenthanteringssystem Diarieföring och E-rekrytering På marknaden heter systemet W3D3 och säljs av företaget Formpipe W3D3 som diarieföringssystem används av hälften av Sveriges lärosäten E-rek är framtaget av Formpipe tillsammans med Lunds universitet i samverkan

37 Bakgrund till projektet Tidigare fanns ingen enhetlig diarieföring. Diabas centralt och en massa olika lokala lösningar Gick tidigare inte att ha någon överblick över myndighetens ärenden, svårt att följa upp, mäta resultat m.m. 1 februari 2011 ersatte GUDOK Diabas på central nivå Hösten 2011 påbörjas pilotimplementering av GUDOK på Samfak samt implementering av E-rek på Humanistiska fakulteten och Naturvetenskapliga fakulteten. E-rek klart i april 2012 och GUDOK under hela Registreringen baserar sig på en klassificeringsstruktur av myndighetens handlingar som utgår från verksamhetens processer. Är ett krav enligt Riksarkivets föreskrift RA-FS 2008:4 och ska vara fullt ut implementerat till 2013.

38 Fördelar med GUDOK Ärendena hålls samlade i ett system och administreras via GUDOK. Vinster för handläggarna är att man har överblick över sina egna ärenden, har tillgång till dem i elektronisk form, kan lägga in påminnelser om när saker ska utföras, webbaserat. Vinster för myndigheten är att man kan börja följa upp ärenden på ett helt annat sätt, överblick, ta ut statistik m.m. Målet på sikt är en fullt ut digital ärendehantering/e-förvaltning.

39 Organisation Central registratur i Vasaparken som servar fakultetsområdena, GF och UB Registrators roll är att agera spindeln i nätet styra dokumentflödet, initiera och avsluta ärenden samt informera och utbilda handläggare i verksamheten. Handläggarnas uppgift är att handlägga ärenden.

40

41

42

43 Process för implementering Planera implementeringen med respektive chef. De som idag diarieför ärenden ska också arbeta som handläggare i GUDOK. Informera enheten Utbilda handläggare Lokal uppstart per enhet