Datorarbetsplatsprojektet

Transkript

1 Informationsmöte 18 november 2010

2 Dagordning

3 Bakgrund Varför gör vi detta Björn Magnusson

4 1997 upphörde Göteborgs datacentral Datorklienterna blev då institutionerna ansvar

5 2008 Ny IT-organisation --> Systemförvaltningsområde inrättas för datorarbetsplats Verksamhetsprojekt startas att konsolidera och standardisera datorarbetsplatsen

6 Antal datorer ?

7 Inköp av datorer : Ca 2000 windows och 600 mac per år Ht 2010: Ca windowsdatorer/vecka

8 Miljömål: Ny hårdvara halverar energiförbrukningen Nya verktyg ger möjlighet att mäta och följa upp energisparfunktionerna på klienterna

9 Projektet Status och plan Anders Theodorsson

10 Syfte & Mål modell för datorarbetsplats baserad på verksamhetens behov, grundad på en tydlig tjänstekatalog samt till ett för verksamheten rimligt pris kontroll på den totala datorarbetsplatskostnaden följa upp och optimera användningen av programvaror processer, metoder och verktyg

11 Enkelhet och pålitlighet Tillgänglighet Kostnadskontroll Gemensamma processer Datorarbetsplats Säkerhet Miljövänlighet Uppfyllande av myndighetskrav Förenklad administration

12 Avgränsningar & Beroenden Projektets avgränsningar, kan dock inkluderas i framtida versioner Enbart Mac och Windows Ej studentdatorer Ej publika datorer Ej tunna klienter Projektets beroenden, tas fram av linjeorganisation inom GU Supporttjänst Tjänstemodell Debiterings- och kostnadsmodell Utbildning Existerande GU-tjänster

13 Lokalt IT Stöd Lösningen Självbetjäning Servicedesk Hårdvara GU-tjänster Lagring & backup Programdistribution Programvara

14 Basutbud Hårdvaror

15 Basutbud Programvaror

16 Infrastruktur

17 Projektorganisation Styrgrupp Lars Hansen Projektledning Anders Theodorsson Analysgrupp Projektkontoret Referensgrupp, användare IT-beställarrådet, Funktionsansvariga Referensgrupp, förvaltare ITS Ledningsgrupp, ITL Systemägare Verksamhet Sven Larson Process & Organisation Daniel Persson IT Tommy Suto

18 Styrgrupp Person Jane Carlsson Lars Hansen Göran Hilmersson Hans Larsson Magnus Petersson David Turner Roll/Organisation Professor, Institutionen för neurovetenskaper och fysiologi Projektbeställare, chef för IT-ledning Ordförande för IT-beställarrådet Resursägare, chef för IT-service Fakultetsdirektör, Konstnärliga fakulteten Dekan, Naturvetenskapliga fakulteten Björn Magnusson Projektägare, adjungerande Anders Theodorsson Projektledare, föredragande

19 Verksamhetsgrupp Person Organisation Eva Young GF Johan Kärnfelt Humfak Erik Jonasson Konstfak Michael Axelsson Natfak Mathias Arkeklint Sahlgrenska Hans Eliasson Sahlgrenska Peter Möller Universitetsbiblioteket Svante Eriksson Utbildningsvetenskap Michael Morin IT-fakulteten Björn Magnusson IT-ledning Ylva Beckman IT-service <vakant> Handels <vakant> Samfak Sven Larson, sammankallande

20 Tidplan Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q Verksamhet Process IT Test & Pilot Vision, Krav, Innehåll Process, Aktivitet, Roll Programdistribution Självbetjäning Teknik, Funktion Kvalitetskrav uppfyllda Införande Fakultet, Institution, Avdelning, Enhet Införande klart Drift & Förv. Drift, Förvaltning, Vidareutveckling

21 Effektvärdering Uppskattad påverkan Sven Larson

22 Modell för effektvärderingen Svårvärderade effekter Nettoeffekt Indirekt resultatpåverkan Direkt resultatpåverkan Kostnader

23 Antaganden för kalkylen ca 2000 klienter ca 6000 klienter Projekt Projekt Projekt Drift & Förvaltning Drift & Förvaltning Drift & Förvaltning Pilotprojekt Införandeprojekt Kostnader tas centralt Kostnader debiteras via IT fakturan

24 Huvudsakliga effektområden Färre störningar och avbrott för verksamheten Ökad produktivitet Datorarbetsplats projektet Effektivare & kvalitetssäkrad beställnings- och leveransprocess Minskat supportbehov och effektivare supportprocess Bättre underlag för Bättre underlag för kapacitetsplanerin kapacitetsplanering g Ökad kostnads transparens och kontroll Uppfylla myndighets- och säkerhetskrav Lägre IT kostnader Verksamheten kan påverka sina IT kostnaden Minskad risk för skador och böter/ skadestånd/badwill Miljöeffekter Minskad miljöpåverkan

25 Sammanfattning kvantifierade effekter, uppskattad årlig besparing jämfört med i dag Tim/år kkr/år Ansvar för effekt- hemtagning Supportprocessen IT Beställningsprocessen IT Leveransprocessen IT Säkerhet AdminstraDon 400 IT 900 IT, Verksamheten Miljöeffekter 600 IT Färre och kortare IT störningar för hela verksamheten ca Dmmar (50 000) Verksamheten Varav uppskapad effekt inom GF och övrig administradon GF, administradon Summa årlig besparing

26 Huvudsakliga effektområden Färre störningar och avbrott för verksamheten Ökad produktivitet kkr/år Effektivare & kvalitetssäkrad beställnings- och leveransprocess Datorarbetsplats projektet Minskat supportbehov och effektivare supportprocess Bättre underlag för kapacitetsplanering Lägre IT kostnader kkr/år Ökad kostnads transparens och kontroll Verksamheten kan påverka sina IT kostnaden Uppfylla myndighets- och säkerhetskrav Minskad risk för skador och böter/ skadestånd/badwill Miljöeffekter Minskad miljöpåverkan 600 kkr/år

27 Uppskattad årlig kostnad för drift och förvaltning av Datorarbetsplatstjänsten (6000 klienter) Kostnad kkr Infrastruktur Användarsupport Lagring & backup Övrig drift & förvaltning 575 Summa årlig kostnad för datorarbetsplatstjänsten Drift och förvaltning av den centrala plattformen, inkl certifiering av sw/hw, paketering av appl. samt beställningsportal Support till användare av Datorarbetsplatstjänsten Lagring av användardata, hemkataloger ~ Nettokostnad/år ca Exklusive kostnader som redan är tagna i nuvarande IT-faktura, ex licenser, lagring

28 = kostnader tas av projektet (centralt GU) = kostnader debiteras via IT-fakturan Projektkostnader ca 2000 klienter ca 6000 klienter Projekt Projekt kkr Drift & Förvaltnin g kkr kkr Drift & Förvaltning kkr Drift & Förvaltning kkr Drift & Förvaltning kkr GoTViD Pilotprojekt Införandeprojekt Projektkost kkr kkr kkr Drift & förv kkr

29 Årlig nettoeffekt av Datorarbetsplatstjänsten Svårvärderat Övrig indirekt resultatpåverkan GF&Adm 1000 kkr Direkt resultatpåverkan kkr Ej värderade effekter Drift & förvaltning kkr

30 Ej kvantifierade effekter Indirekt resultatpåverkan IT uppgifter som idag utförs av verksamheten (frigör tid) Bättre underlag vid anskaffning och investeringar. Rätt saker, bättre priser Bättre underlag för planering & dimensionering av resurser (utrustning, licenser, personal) Färre felbeställningar Minskade kostnader orsakade av incidenter (IRT, ITS, verksamheten) Minskade transportkostnader Svårvärderat Underlättar arbetsplatsväxling Användarna kan lära av varandra Lättare att införa nya system och tjänster Synliga och påverkbara kostnader Bättre kostnadskontroll Säker samverkanspartner / uppdragstagare Minskad risk för förlust av data Stödjer GU s miljöpolicy Undvika badwill Undvika straffavgifter

31 Paus Fika

32 Processer Hur skall vi arbeta Daniel Persson

33 Dagens förutsättningar Resurser 60 Lokala IT-stöd, oftast geografiskt och organisatoriskt knutna. Arbetssätt Lokalt med dåliga förutsättningar att dela med andra. 24 system för inloggning, fillagring, utskriftssystem. Oklarheter och olika förutsättningar för uppdragsbeskrivningar. Extrem variation av operativsystem och hård-vara. Ibland upp till 15 år gamla datorer. Inga stordriftsfördelar. Lokala hantverkare. Relativt lågt nyttjande av I huvudsak reaktiv support.

34 Morgondagens förutsättningar Resurser En för uppdraget anpassad arbetsstyrka. Arbetssätt Förutsättningar för samarbete. Ett system att kunna, för alla. Liten variation på hårdvara och operativsystem. Tydliga uppdragsbeskrivningar för personal och IT. Specialister och spetskompetens. Stordriftsfördelar. Snabbare och enklare hantering. Tydliga och förutsägbara kostnader.

35 Processorienterat arbetssätt Input Action Output Tydlig början och slut. Mätbar. Förutsägbart resultat. Repeterbar.

36 ITIL i grunden Information Technology Infrastructure Library. Etablerat best practice inom IT. Ett ramverk för hur IT, med verksamheten i fokus, bäst levererar för att ge mest kund -nytta. Plan do check act. Incident management, Problem management, Change management.

37 Incident & Service request, Problem, Change Datorarbetsplatsprocesser

38

39 Process Exempel Beställning av flera datorer.

40 Mät- och spårbarhet Fakta på vad IT faktiskt levererar. Koppling till Service Level Agreement. Uppföljning på ärenden hitta trender och utbildningsområden. Ökad tydlighet skapar rätt förväntningar. ITs rekomendationer, verksamhetens beslut.

41 Frågor kring processer?

42 Framtiden Nya möjligheter om man vill Tommy Suto

43 om hörnet Husgrund & Bottenplatta Synergier & Säkerhet (på köpet) Homogen/Heterogen (Ja, både ock, tack) Roliga effekter/mycket för litet Imorgon: Om verksamhet/gu önskar finns möjligheter till:

44 om hörnet Smarta kort Unified Messaging/Kommunikation Direct Access DigitalRightsManagement Collaboration/Federation med företag och intressenter Säkrade forskarmiljöer mm Automagiska nätverk (802.1x, Nac,Nap) Att vara med i matchen till rätt peng = PKI

45 Q&A Tex: Allt från Mac till Windows Servrar till nät och infrastruktur Säkerhet och öppenhet / Insidor och utsidor

46 Nästa steg Plan för införande Björn Magnusson, Anders Theodorsson

47 Tidplan Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q Verksamhet Process IT Test & Pilot Vision, Krav, Innehåll Process, Aktivitet, Roll Programdistribution Självbetjäning Teknik, Funktion Kvalitetskrav uppfyllda Införande Fakultet, Institution, Avdelning, Enhet Införande klart Drift & Förv. Drift, Förvaltning, Vidareutveckling

48 Införandeprojekt Sekvens Strategi Behov Förutsättningar Beroenden Tillvägagångssätt Inventering Migrering Överlämning Övrigt Samarbete leverantör-projekt-linje Utbildning

49 Information Vill veta mer Ylva Beckman

50 Kontaktytor På webben Via e-post Kontaktperson Björn Magnusson Projektägare, IT-ledning