Välkomna till informationsmöte om nya universitetsgemensamma IT-baserade tjänster!

Transkript

1 Välkomna till informationsmöte om nya universitetsgemensamma IT-baserade tjänster!

2 Agenda Inledning av projektkontoret ELIAS elektroniskt inköps- och avropssystem Projektledare Ulrica Carlsson AKO förbättrad funktionalitet för externa ansökningar i EKO Projektledare Åsa Karlsson Datorarbetsplats införande Projektledare Anders Theodorsson Utskriftsprojektet gemensam utskriftsfunktion Projektledare Urban Ekström Nätt GUDOK diariehantering och e-rekrytering Projektledare Christer Johansson Frågestund Frågebord, fika och mingel

3 Vad är projektkontoret? Stab inom universitetslednings kansli. Stödjer förvaltningschefen Ansvarar för samordning av projekt och för utveckling av projektverksamheten vid gemensamma förvaltningen Stöd för förändringsprojekt av olika slag inom gemensamma förvaltningen För närvarande 16 projekt

4 Övriga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt som drivs från gemensamma förvaltningen under 2011 Sampass gränssnitt LPW-Ladok på webb Ny GU-katalog Individuella studieplaner ICC - Integration Competence Center Systemstöd för tjänstgöringsplaner Förstudie PA/HR-system Förstudie rehabsystem SIM Samordning av internationell mobilitet LIS Ledningsinformationsoch beslutsstöd GU-kort & Servicecenter

5 Hur väljs de universitetsgemensamma utvecklingsprojekten ut? Projektförslag, budget och kalkyl skickas in till projektkontoret Elva projektansökningar för 2012 Krav Gränsöverskridande inom universitetet IT-koppling Externt krav?

6 Hur väljs de universitetsgemensamma utvecklingsprojekten ut? Prioritering och bedömning Prioritering av IT-beställarrådet om projekten är efterfrågade av verksamheten. Bedömning av strategiska enheten om hur väl projekten överensstämmer med universitetets strategi- och kvalitetsmål. Bedömning av ITL om projekten ur ett IT-strategiskt perspektiv. Förvaltningschefen beslutar om vilka projekt som ska få tal del av investeringsramen för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt.

7 IT-beställarrådet (ITB) Gemensamt forum för samordning och prioritering av strategiska ITfrågor Representerat av samtliga fakulteter Hanterar och sammanställer fakulteternas strategiska IT-behov Sammanställer förslag och rekommendationer gällande strategiska ITsatsningar Följer upp universitetsgemensamma leveranser IT-beställarrådet på webben -

8 Mer information om projekt Projektkatalogen - Informationsbroschyr Kontakta projektens kontaktpersoner Kontakta projektkontoret projektkontoret@gu.se Kamilla Petersson: , kamilla.petersson@gu.se Martin Thulin: , martin.thulin@gu.se

9 Agenda Inledning av projektkontoret ELIAS elektroniskt inköps- och avropssystem Projektledare Ulrica Carlsson AKO förbättrad funktionalitet för externa ansökningar i EKO Projektledare Åsa Karlsson Datorarbetsplats införande Projektledare Anders Theodorsson Utskriftsprojektet gemensam utskriftsfunktion Projektledare Urban Ekström Nätt GUDOK diariehantering och e-rekrytering Projektledare Christer Johansson Frågestund Frågebord, fika och mingel

10 ELIAS - Elektroniskt Inköps- och Avropssystem Ny inköpspolicy Upphandla ett systemstöd Förslag på inköpsorganisation

11 GU:s Inköpspolicy Mål och ansvar är styrande Mål behovsprövade kostnadseffektiva inköp ett enhetligt, förenklat och rationellt arbetssätt vid inköp kvalitetssäkrade inköp med hänsyn tagen till miljömässiga och etiska aspekter Ansvar Samtliga medarbetare inom universitetet ansvarar för att: informera sig om universitetets inköpsrutiner beställa inköp genom av prefekten/motsvarande utsedd inköpare Samtliga inköpare inom universitetet ansvarar för att: planera och genomföra sina inköp så att de uppfyller målen i Inköpspolicyn alltid göra miljömässiga och etiska val vid köp av vara och tjänst där så är möjligt agera i enlighet med universitetets inköpshandbok inköp är godkända av prefekt/motsvarande (enligt institutionens/enhetens gällande delegationsordning) innan beställning görs

12 Upphandling Utvärdering av anbud Användarvänlighet 45 % Pris och omfattning 35 % Funktionella och tekniska krav 20 %

13 Resultat från användartester ebuilder Unit4 Agresso Visma Proceedo Användare som testat alla 3 systemen, 15 personer Användare som testat 1 system 9 personer per system Medelvärde samtliga

14 Fördelar med e-handelssystem Bättre sökmöjligheter och information om avtal, produkter och priser Möjlighet att göra beställningsmallar och få tillgång till tidigare beställningar Enkelt kunna ta fram statistik och rapporter

15 Vad händer i höst? Införande av system påbörjas Vilka integrationer ska göras? Nuvarande EFH (elektronisk fakturahantering) kvar tills vidare Information till våra produktleverantörer Fokus på leverantörer med många fakturor Anslutning av leverantörer Kopplat till val av piloter Framtagande av piloter

16 Tidplan införande av systemstöd År Månad Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Konfiguration Integration Leveransgodkännade Piloter igång Utbildning Införande på hela universitetet

17 Mer information och kontaktpersoner Projektets hemsida Projektledare Ulrica Carlsson, Projektadministratör Ebba Melchior,

18 AKO Ansökningar, kontrakt och offerter (en modul i EKO) 19

19 Nyttan med projektet Ger förbättrade möjligheter till uppföljning och analys En mer kvalitativ, elektronisk hantering av ansökningar/offerter Projektportfölj per forskare och ämnesområde Bättre beslutsunderlag till prefekt och budgetansvarig Underlättar riskbedömning, godkännande och diarieföring Högre kvalitet i underlagen till kontraktsregistrering

20 Ny utdata i EKO Summering av ansökningar/offerter per ämnesområde, institution, forskargrupp, etc Uppföljning på interna medsökande och vilka lärosäten/organisationer vi samarbetar med i ansökningsförfarandet Sökta medel vs Beviljade medel Bättre underlag för planering av institutionens externfinansierade verksamhet 21

21 Hur kommer det att fungera Ansökan/offert samt kalkyl färdigställs av forskare/administratör Kort sammanfattning av projektet bifogas Ansökan/projektsammanfattningen och kalkylmallen blir underlag till registrering i EKO Ny information i EKO ex. Ansökningsbelopp, Ämneskategori, Institution, Medsökande, Projektledare, Finansiär, Projekttitel 22

22 2010 Tidplan Jan Förstudie Mars Arbetsgrupp (processkart -läggning) April Utveckling av system 2011 Jan Forts. Utveckling av system Maj Start testpiloter Maj Info till forskningsrådgivare, kanslichefer & fakultets controllers Oktnov Information s-möten prefekter, dekaner, ekonomer 1/12 V 48 Utvärdering testpiloter i prod.miljön 2012 Feb V 8 Utbildning hela organisation en Mars V 10 Start utrullning hela organisation en

23 Hur kommer jag att kunna använda denna lösning? Tillgängligt via Medarbetarportalen Registrerings- eller läsbehörighet beroende på roll Snabb och enkel tillgång till elektronisk information

24 Mer information och kontaktpersoner Hemsida: Projektledare /systemförvaltare: Åsa Karlsson Telenr: E-post: Processägare: Gunilla Annerstedt Telenr: E-post:

25 Datorarbetsplats för Göteborgs universitet Stabil och säker datormiljö för anställda

26 Certifierad hård & mjukvara Tjänstemodell Tillägg Applikationer, tilläggstjänster, tillbehör Lokala eller personliga tillägg Lokala standardtillägg Ytterligare tillval av applikationer, tjänster GU gemensamma bastjänster Applikationer Gemensamma tjänster Support Tekniska bastjänster Operativsystem, säkerhetspaket, drivrutiner Hårdvara Mac, PC, bärbar, stationär Teknisk Basklient GU bas klient Lokal basklient

27 Support Lösning Programdistribution Uppdateringar Nya versioner Servicedesk 2020 Fjärrsupport Närstöd Tjänst E-post Utskrift Lagring Internet Etc. 1. Program 2. Ominstallation 3. Lokal admin Självbetjäning

28 Nyttor Enkelhet och pålitlighet Tillgänglighet Kostnadskontroll Gemensamma processer Datorarbetsplats Säkerhet Miljövänlighet Uppfyllande av myndighetskrav Förenklad administration

29 2010 Övergripande införandeplan (prel.) Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q Förberedelse Förbered SA-VV SA GF Humfak UB Genomförande Kanslier UFN Konstfak Natfak Samfak Avslut Handels Införande klart Drift, Förvaltning, Vidareutveckling

30 Införandeprocess Förbered (fakultet) Genomför (enhet) Avsluta (enhet) Införandestudie Lämna Inventera Beställ Migrera Rulla ut Följ upp över -12 v -8 v -4 v -1 d 0 d +2 d +4 v

31 Mer information och kontaktpersoner På webben Via e-post Kontaktpersoner Björn Magnusson Projektägare Anders Theodorsson Projektledare

32 Utskriftsprojektet Göteborgs Universitet - Nytt o enkelt sätt att hantera sina utskrifter Bakgrund

33 Vad vill vi uppnå med Utskriftsprojektet? Ett gemensamt system för hela universitetet, studenter, personal och allmänhet. En kontantlös betalfunktion Enhetlig maskinpark Lägre kostnader på sikt Mindre miljöpåverkan Utskriftsprojektet

34 Hur kan jag använda utskriftsfunktionen? Funktionerna utskrift, kopiering, skanning och fax Skriver till en utskriftskö Follow me Identifiering med GU-kort Studenter val av plånbok Utskriften sparas 72 timmar skriva ut hemifrån Endast se sina egna utskrifter säker utskrift Hantering av engångskoder för allmänhet

35 Vad har hänt hittills? Våren 2010 Ramavtal med Canon Gemensam funktionslösning för anställda, studenter och allmänhet Utskrift, kopiering, skanning och fax 5 upphandlade modeller Hösten 2010 Inventering färdig ca 1600 skrivarenheter - ca 2/3 köpta maskiner, 1/3 maskiner på avtal Teknisk systemdesign okt 2010 Våren/sommar 2011 Teknisk lösning på plats Nytt tilläggsavtal med Canon Pool av skrivare för snabb leverans

36 Tidplan hösten 2011 Studentpilot 1 november Personalpilot kvartal Införande av tjänst 31 augusti Studentmiljön införd 31 december

37 Införandeplan Jan-feb Personalpilot Q1 Efter detta kommer en planering att läggas för utrullning personal

38 Aktuella frågor Papperskostnad Fria utskrifter för studenter Support- och serviceorganisation

39 Mer information Projektets hemsida Urban Ekström Nätt Projektledare

40 GUDOK en universitetsgemensam ärende- och dokumenthantering - Information om projektet (110928)

41 Bakgrund Inget enhetligt system för diarieföring av myndighetens handlingar. Därav är det svårt att få överblick över vilka ärenden som hanteras i verksamheten. Dokumenthanteringen av idag är också till största delen helt pappersbaserad. Detta innebär komplikationer för såväl hantering som tillgänglighet. Under 2009 börjar nya regler att gälla för redovisningen av statliga myndigheters arkiv. Styrdokument för diarieföring och arkivering slås ihop till en klassificeringsstruktur. Dessa regler skall vara införda senast Därför finns det nu ett stort behov av att införa en digital ärende- och dokumenthantering vid Göteborgs universitet.

42 Projektmål Att implementera GUDOK som ett universitetsgemensamt system för ärende- och dokumenthantering med fokus på diarieföring och e-rekrytering Med bemannade roller för registratorer och handläggare Delar som också ingår i projektet är att ta fram en klassificeringsstruktur för registrering av myndighetens handlingar som baserar sig på verksamhetens processer. Därav har också många verksamhetens processer kartlagts. Vad projektet inte behandlar är mötesmodul, workflow, central posthantering och e-arkiv.

43

44

45 Effektmål Underlätta och effektivisera handläggarnas hantering av ärenden Skapa möjlighet för verksamheten att kunna följa upp ärenden och sammanställa uppgifter för att kunna fatta så bra beslut som möjligt Skapa en mer transparant, tillgänglig och rättssäker förvaltning i relation till anställda, studenter och allmänhet Minskad pappershantering

46 Tidplan 2011 (hösten) provimplementera diarieföring på Samhällsvetenskapliga fakulteten samt att påbörja implementering av e-rek från 1 november på Naturvetenskapliga fakulteten och Humanistiska fakulteten implementera diarieföring och e-rek på övriga fakulteter Q1 ska projektet vara avslutat.

47 Kontaktpersoner och mer information Christer Johansson, projektledare, , Maria Eriksson, systemförvaltare, , Staffan Gunnarsson, delprojektledare E-rek, ,

48 Fråga mer, fika och mingel