Riktlinjer för utskrift

Transkript

1 Dokumenttyp Riktlinjer Giltighetstid fr. o. m. t. o. m Gäller tills vidare Gäller för målgruppen Alla verksamheter i Orust kommun Antagen av Antagande dnr, beslutsparagraf (första beslutsdatum) Kommunstyrelsen KS/:2018:534 ksau 54 ( ) Dokumentansvarig i förvaltningen Senast reviderad dnr, beslutsparagraf (beslutsdatum) IT-chef KS/2018:2018:534 ks 134 ( ) Kontakt om styrdokumentet Kommunstyrelseförvaltningens stab, telefon e-post: kommun@orust.se

2 Innehåll Inledning... 3 Nuläge... 3 Multifunktionsskrivare... 3 Lokala och övriga nätverksskrivare... 3 Erfarenheter av nulägesanalys... 3 Riktlinjernas syfte och målgrupp... 4 Riktlinjernas mål... 4 Riktlinjer... 5 Utförande... 5 Ansvarsområde utskrifter och kopiering... 5 Enhetlighet och reducerad maskinpark... 5 Säker utskrift... 5 Tonerkasetter och skrivarpapper... 6 Ekonomi och miljö... 6 Kostnadsansvar... 6 Förvalta riktlinjerna... 7 Säkerställa styrdokument... 7 Avvikelser och förslag

3 Inledning Nuläge En inventering av Orust kommuns skrivare visar att vi har en blandad utskriftmiljö med ca 118 skrivare fördelade enligt nedan: Lokala skrivare (anslutna till en dator), ca 50 st. Multifunktionsprinters (anslutna till nätverket), 53 st. Övriga nätverksskrivare (laser- och bläckskrivare i nätverket), ca 15 st. Multifunktionsskrivare kommer att ha ett fokus på våra multifunktionsskrivare. Med hjälp av multifunktionsskrivare kommer vi att kunna tillgodose verksamheternas behov gällande utskriftmiljö. Det kan handla om säker utskrift av sekretessdokument, utskrifter via molntjänster (Google Cloud Print och Airprint) och lägre utskriftskostnader. Kommunen leasar sina multifunktionsskrivare och betalar en kostnad per månad för varje multifunktionsskrivare. Leasingavtalet löper i tre år. Utöver månadskostnaden tillkommer en kostnad på endast 5öre/svartvit och 22öre/färgutskrift för varje utskrift/kopia. Det är ett så kallat klickpris som inkluderar all service och tillbehör, förutom papper och häftklammer. Den 25:e maj 2018 träder den nya dataskyddsförordningen (GDPR) i kraft, den omfattar även hantering av utskrifter inom verksamheten. Idag är våra multifunktionsskrivare kopplade till uniflow vilket är ett system som kan hjälpa oss att efterleva GDPR. UniFLOW har funktioner för att kryptera utskrifter och funktioner att kryptera/radera information som lagras på hårddisken. Den enskilde kan bara se sina egna utskriftsjobb och har möjligheten att välja vad man ska skriva ut av det man skickat till utskriftskön. Lokala och övriga nätverksskrivare Vad gäller lokala skrivare och nätverksskrivare betalar man för inköpet av skrivaren. Utöver det tillkommer en hög kostnad för tonerförbrukning som landar på ca 30öre/svartvit utskrift och ca 1kr 1.50kr/färgutskrift. Det ingår ingen service eller support från leverantör eller kommunens IT-Support på dessa skrivare, vilket kan vara en risk om skrivaren går sönder. När man skriver ut på skrivare som inte är anslutna till uniflow finns ingen garanti att man efterföljer GDPR. Utskrifterna skrivs t ex ut direkt, kan hamna på fel skrivare, är inte krypterade samt kan finnas kvar lokalt på skrivarens hårddisk. Erfarenheter av nulägesanalys De erfarenheter som vi tagit med oss efter vi har påbörjat inventeringen är att vi har: För många lokala (personliga) skrivare och nätverksskrivare med liten utskriftsvolym. Varierande maskinpark där samordningsfördelar inte kan uppnås. För många skrivare totalt sett vilket ger en hög energiåtgång. Med bättre samordning kan vi bidra till energi- och miljövinster. Mycket toner på lager vilket ger en högre utskriftskostnad. Ej hämtade utskrifter som bidrar till ca % av total kostnad. 3

4 Riktlinjernas syfte och målgrupp Syftet med riktlinjer för utskrift är att tydliggöra att multifunktionsskrivare är väl anpassade efter verksamhetens behov där vi minimerar utskriftskostnader och negativ miljöpåverkan samtidigt som vi vill uppnå hög nivå på informationssäkerhet. Målgrupp för riktlinjer för utskrift är alla verksamheter, sektorer och bolag i kommunen. Riktlinjernas mål Skapa ett standardiserat förhållningssätt för multifunktionsskrivare som är väl anpassat efter verksamhetens behov enligt följande: Minimera verksamheternas och Digitaliseringsenhetens arbete med beställningar av toner, felsökning m.m. Förbättra support och service genom att använda supporttjänsten som erbjuds av leverantören av skrivartjänsten. Skapa en användarvänlig skrivarmiljö genom att multifunktionsskrivare har samma skärmutseende och innehåll. Oavsett vilken multifunktionsskrivare man använder finns möjlighet till utskrift, kopiering och skanning. Möjlighet att hämta utskrifter från valfri multifunktionsskrivare i kommunens verksamheter. Orust kommun ska verka för en god ekonomisk hushållning och en bra miljö. Därför har vi som mål att minimera utskriftskostnader och negativ miljöpåverkan, vilket kan uppnås enligt följande: Reducera antalet lokala skrivare och lokala nätverksskrivare. Reducera behovet att lagerhålla toner. Ta bort de utskrifter som normalt sett inte hämtas. Ersätta lokala skrivare med multifunktionsskrivare, vilka har lägre energiförbrukning. Användaren identifierar sig innan utskrifter kan göras, vilket gör att man kan följa upp utskriftskostnader, även om användaren skriver ut på olika multifunktionsskrivare. Uppnå en hög nivå på informationssäkerhet enligt följande: Säkerheten höjs på alla utskrifter genom att varje användare måste logga in på skrivaren för identifiering innan det är möjligt att skriva ut. Funktioner, för kryptering och radering av utskrifter som skickas och lagras på multifunktionsskrivaren, kan appliceras via uniflow. 4

5 Riktlinjer Utförande Ansvarsområde utskrifter och kopiering Ansvarsområdet för utskrifter och kopiering är centraliserat till Digitaliseringsenheten. Det innebär att Digitaliseringsenheten medverkar under hela upphandlingsprocessen. Under en avtalsperiod ska Digitaliseringsenheten ansvara för nedan: Bistå berörd verksamhet vid behov av ny multifunktionsskrivare. Utifrån riktlinjer för utskrift vara rådgivare och strategiskt stöd till berörd verksamhet i samband med nybeställning av multifunktionsskrivare. Regelbundet och i samverkan med leverantören följa upp att avtalet efterlevs. Enhetlighet och reducerad maskinpark En enhetlig maskinpark är en förutsättning för att uppnå en genomgående hög användbarhet, tillgänglighet och funktionalitet. En enhetlig maskinpark bidrar också till mindre administration, bättre service och lägre risk för maskinfel. En viktig åtgärd för en mer kostnadseffektiv och miljövänlig dokumentproduktion är att minska antalet skrivare, i synnerhet lokala och övriga nätverksskrivare. Med hjälp av riktlinjer för utskrift tar Digitaliseringsenheten fram en plan för att ersätta lokala och övriga nätverksskrivare med multifunktionsskrivare. Detta görs tillsammans med verksamheterna och är ett arbete som sker över tid. För att skapa en enhetlig och reducerad maskinpark ska nedan punkter beaktas: En multifunktionsskrivare ska så långt som möjligt placeras strategiskt så att den kan användas av alla närbelägna verksamheter: o Ett avstånd på ca 40 meter gäller för svart-vit utskrift, vid färgutskrift kan avståndet vara längre. o Skrivaren ska inte placeras så den stör verksamheten pga. spring eller ljud. Utifrån beräknat antal utskrifter/år ska en tillräcklig utskriftskapacitet i första hand uppnås genom lämpligt val av multifunktionsskrivare, i andra hand genom ett utökat antal multifunktionsskrivare. Viktigt att investera i multifunktionsskrivare som är kompatibla med den centrala mjukvaran (uniflow) vilket gör att användaren känner igen skärmutseendet oavsett vilken enhet denne går till. Säker utskrift Säker utskrift innebär att det inte är möjligt att skriva ut några dokument innan du loggat in på multifunktionsskrivaren. Man loggar in med tagg, AD-konto eller engångskod beroende på vilken typ av användare det gäller. Funktionen gör att det bara är du som har åtkomst till informationen som du väljer att skriva ut. I och med inloggningsfunktionen krävs inte lokala skrivare för säker utskrift, utan kan ersättas av ett färre antal multifunktionsskrivare, vilka har funktionen som standard. Risken att skriva ut mot fel skrivare minskar också med denna typ av funktion och problemet med utskrifter som inte hämtas försvinner. 5

6 Tonerkasetter och skrivarpapper När färgen i en tonerkassett tar slut kommer det pågående utskriftsarbetet att avbrytas. Det samma gäller om skrivarpappret i multifunktionsskrivaren tar slut. Efter att kassetten bytts ut mot en ny eller man fyllt på med skrivarpapper kommer resten av dokumenten att skrivas ut, det sker oavsett om du redan har loggat ut från multifunktionsskrivaren eller inte. En tom tonerkassett ska omgående bytas ut mot en ny enligt de anvisningar som finns på multifunktionsskrivaren. Skrivarpapper ska omgående fyllas på enligt anvisningarna på multifunktionsskrivaren. Chef med verksamhetsansvar för berörd multifunktionsskrivare ska utse en medarbetare med ansvar för att hämta skrivarpapper samt levererade tonerkasetter, i för enheten aktuell godsmottagning, och lagra dem i anknytning till multifunktionsskrivaren. Ekonomi och miljö Orust kommun ska verka för en god ekonomisk hushållning och en bra miljö. Nedan följer några punkter för hur vi kan uppnå det: Distribution av dokument ska i första hand ske elektroniskt. Multifunktionsskrivare har svart-vit dubbelsidig utskrift som standard vilket man ska använda sig av i möjligaste mån. Inköp av multifunktionsskrivare som har låg energiförbrukning. Skriva ut på multifunktionsskrivare som är kopplade till central mjukvara, ger en reducering av utskrifter som skrivs ut och inte hämtas, i och med att användaren måste identifiera sig. Dokument som inte skrivs ut inom ett dygn ska per automatik raderas från utskriftskön. Funktion som automatiskt beställer toner när tonernivån understiger 10 % således lagerhåller vi endast den tonernivå som är nödvändig. Finns idag på våra multifunktionsskrivare. Kostnadsansvar I normalfallet är det den verksamhet där multifunktionsskrivaren står som ska ta ansvar för de kostnader som tillkommer maskinen. Om flera verksamheter använder en och samma maskin ska kostnaderna regleras enligt överenskommelse parterna emellan. Med undantag från tryckeriet, affärsdrivande verksamhet och Miljö- och byggnadsförvaltning ska Digitaliseringsenheten ta kostnadsansvar för multifunktionsskrivare som står i kommunhuset (pappersförbrukning är inte inräknat). 6

7 Förvalta riktlinjerna Säkerställa styrdokument Dokumentansvarig chef i förvaltningen ansvarar för att verksamheten har en rutin för att styrdokument är aktuella och publiceras på rätt sätt. Dokumentansvarig chef har också ansvar för att medarbetarna är informerade om styrdokumenten. Målgruppen för riktlinjerna ansvarar för att ta del av och efterleva dem. Avvikelser och förslag Den som läser riktlinjerna och upptäcker avvikelser eller har kännedom om sådant som påverkar riktlinjerna såsom förändringar i lagstiftning, avvikelser eller har förslag till förändringar meddela kontaktperson för riktlinjerna. 7