FÖRFATTNINGSSAMLING 1 (6)

Transkript

1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 (6) YZ 2 ANVISNINGAR FÖR IT-VERKSAMHETEN I LOMMA KOMMUN 1. SYFTE OCH STYRDOKUMENT 1.1 Syfte Syftet med Anvisningar för Lomma kommuns IT-verksamhet är att säkerställa att IT stödjer och effektiviserar Lomma kommuns verksamheter. 1.2 Styrdokument Kommunfullmäktige fastställer IT-policy för Lomma kommun, innefattande strategisk inriktning avseende mål och riktlinjer för kommunens IT-verksamhet. Kommunens IT-anvisningar, som fastställes av kommunstyrelsen, utgör detaljerade riktlinjer för IT-verksamheten. Anvisningarna kompletteras av IT-handboken, som gäller underordnat anvisningarna. IT-och servicechefen ansvarar för IT-handboken. IT-säkerheten regleras i detalj i ITsäkerhetshandboken. IT inom skolan, regleras i detalj i IKT-handbok för skolan. IT- och servicechefen ansvarar för IKT-handboken. Härutöver finns: Regler för drift och support Regler för hemarbetsplats Regler för Infrastruktur Regler för Systemförvaltning Regler för användare 2. Styrning IT har inom Lomma kommun samma strategiska betydelse och behandlas som en lika viktig resurs som kapital, personal, material, anläggningar o.d. Kommunstyrelsen utövar tillsyn över att fastställda effektmål uppnås genom uppföljning av respektive nämnds verksamhet. Kommunstyrelsen fastställer, prioriterar och beslutar om utvecklingsområden. IT-rådet, som består av kommundirektör, förvaltningschefer och IT- och servicechef, är en styrgrupp för kommunövergripande projekt och IT-frågor. Dessutom ansvarar rådet för framtagande av IT-regelverk.

2 3. Systemstruktur FÖRFATTNINGSSAMLING 2 (6) Strävan vid upphandlingar/anskaffning av IT-system skall vara att i största möjliga mån inhandla standardsystem. Ett av huvudmålen med IT-system är att ge ett kraftfullt stöd för verksamheterna. Ledord är tillgänglighet, bra service/support, lägre kostnader samt effektivisering av organisationen. 4. Standardisering Inom Lomma kommun skall gemensamma lösningar eftersträvas. Detta gäller såväl verksamhetsspecifika system (operativa, administrativa, samt lednings- och styrsystem), som system för kontorsinformation (ordbehandling, kalkyl, presentation). För kommungemensamma verksamhetsprocesser skall systemimplementering ske genom central samordning, så att inga lokala delsystem eller systemvarianter erfordras. Vid anskaffning av nya system skall specificerade systembehov i första hand prövas mot etablerade standardsystem. Standardsystem som implementeras i Lomma kommun, skall följa kommunens applikationsarkitektur, samt i grundutförande omfatta funktionalitet motsvarande minst 90% av specificerade systemkrav. Anpassningar (utöver parametersättningar) får ej göras i standardsystem utan i tilläggsystem eller liknande. 5. Utveckling Ansvaret för genomförandet av projekt åvilar respektive förvaltning. Projekten skall bedrivas med ett strukturerat arbetssätt. All utveckling skall vara verksamhetsdriven, vilket innebär att varje IT-projekt skall föregås av en analys av verksamhetens behov och krav på nytt/modifierat IT-stöd. Resultatet dokumenteras i en kravspecifikation som sedan ligger till grund för beslut om implementering av det specificerade systemet, samt förutsättningar och villkor för ett sådant implementationsprojekt. 6. Enhetlig plattform 6.1 Enhetlig IT-infrastruktur Lomma kommun skall ha en enhetlig IT-infrastruktur. Detta ger följande verksamhetsmässiga och ekonomiska fördelar; IT-verksamheten kan bedrivas rationellt och med största möjliga kostnadseffektivitet. Den enhetliga plattformen specificeras i IT-handboken (för administrationen) och i IKT-handboken (för den pedagogiska verksamheten). Samordnings- och synergieffekter kan skapas vid såväl upphandling, införande som drift av IT-system. Det är dock viktigt att poängtera att skolans krav på dynamisk, snabb och föränderliga IT-miljö måste tas i beaktande och skall bejakas för att få IT att spela en större roll i undervisningen. Därför regleras skolans IT-miljö i IKT-anvisningar för skolan där kravet på standardisering är något lägre.

3 FÖRFATTNINGSSAMLING 3 (6) 6.2 Gemensam plattform för utveckling av e-tjänster E-plattformen ska ta hänsyn till kommunens tekniska och funktionella plattformar samt till de ITsystem som används av verksamheterna. Ett gemensamt användargränssnitt ska, i möjligaste mån, där det fyller en funktion, användas mellan e-plattformen och IT-systemen. 6.3 Gemensam integrationslösning Kommunens olika verksamhetssystem och applikationer ska kunna utbyta information. För att skapa en väl fungerande integration mellan de olika systemen och applikationerna ska en gemensam integrationsplattform användas. 6.4 Gemensam katalogtjänst För att öka säkerheten i kommunens system ska det endast finnas en standard för hur användarnas rättigheter till IT-tjänster hanteras. För att skapa en effektiv och säker hantering av behörigheter ska endast en gemensam katalogtjänst finnas för Lomma kommun. 7. Kompetens Förvaltningarna skall ha god beställarkompetens och kunna formulera sina krav på IT-systemen och upprätta kravspecifikationer. Verksamhetsansvariga skall kunna bedöma långsiktiga möjligheter för IT i olika verksamhetssituationer, kunna nyttja IT på rätt sätt och ha förmåga att initiera nya lösningar i verksamheten. Ansvariga på förvaltningarna skall verka för att en hög IT-kompetens uppnås och bibehålls hos användarna, för att optimalt kunna utnyttja systemens möjligheter. IT-och serviceavdelningen skall fungera som Lomma kommuns centrala kompetenscenter, för strategisk planering, projektledning och implementering av kommunövergripande/-gemensamma IT-system och ansvara för verkställighet av de övergripande projekt som beslutas av kommunstyrelsen och IT-rådet. På förvaltningsnivå bör en IT-samordningsfunktion finnas. Arbetet fokuseras på IT-strategiska frågor inom respektive förvaltning och inriktas på en kontinuerlig uppföljning av förvaltningens IT-stöd, i syfte att identifiera utvecklings- och förbättringsmöjligheter. 8. Informationsinriktning Systemanvändning skall ske i gemensamt användargränssnitt och vara behovsstyrd. Lomma kommun skall utnyttja Internet som ett viktigt redskap för information och service för kommuninvånarna, i takt med att dessa förväntas ställa allt större krav på god informationsförsörjning. Kommunala tjänster skall också kunna tillhandahållas via Internet. Lomma kommun skall utnyttja Intranet som ett viktigt redskap för intern informa-

4 tionsförsörjning. FÖRFATTNINGSSAMLING 4 (6) 9. Ansvar, roller och styrformer 9.1 Ekonomiskt ansvar Fullt lönsamhetskrav -identifierade nyttoeffekter i förhållande till kostnad - skall ställas på verksamhetsspecifika informationssystem. Den totala systemkostnaden (investeringar/avskrivningar, utveckling, förvaltning, drift och support) skall belasta verksamheten och måste kunna mätas. Det ekonomiska ansvaret vid IT-investeringar skall tydligt identifieras. Detta gäller både investeringar (hårdvara, kommunikation, applikation, m m) och drifts- och förvaltningskostnader. Regler och fördelningsnycklar för hur dessa kostnader skall fördelas inom organisationen på ett rättvist sätt skall definieras. Med en sammanställning av de totala kostnaderna för varje IT-system, samt totalkostnad för varje verksamhets IT-stöd, bör varje förvaltning kontinuerligt analysera om dess IT-verksamhet har relevant nivå i förhållande till övrig verksamhet. Kommunstyrelsen fastställer, på ett övergripande plan, ett måltal för hur mycket IT får kosta. I en gemensam, delad systemlösning skall en rättvis fördelning av investerings- och driftskostnader kunna göras. 9.2 Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Kommunfullmäktige fastställer IT-policy för Lomma kommun, innefattande strategisk inriktning avseende mål och riktlinjer för kommunens IT-verksamhet. Kommunens IT-anvsningar, som fastställes av kommunstyrelsen, utgör detaljerade riktlinjer för IT-verksamheten. Anvisningarna kompletteras av IT-handboken, som gäller underordnat anvisningarna. IT är en ledningsfråga och det är därför väsentligt att kommunstyrelsen, dels genom eget engagemang, dels genom uppföljning av respektive nämnds verksamhet, utövar tillsyn att fastställda effektmål uppnås. 9.3 IT-råd IT-rådet skall vara en styrgrupp för kommunövergripande projekt och IT-frågor. IT-rådet fastställer de kommungemensamma regler och rekommendationer för IT-verksamheten

5 FÖRFATTNINGSSAMLING 5 (6) inom Lomma kommun, som kompletterar IT-anvisningarna. IT-rådet leds av kommundirektören och består av kommunens ledningsgrupp samt IT- och servicechefen. Rådet sammanträder vid behov och inom ramen för ordinarie ledningsgruppsmöten. 9.4 Kommunledningskontoret, IT- och serviceavdelningen IT- och serviceavdelningen, på kommunledningskontoret, fungerar som Lomma kommuns centrala kompetenscenter, för strategisk planering, projektledning och implementering av kommunövergripande/- gemensamma IT-system. På kommunstyrelsens uppdrag ansvarar därmed IT- och serviceavdelningen på kommunledningskontoret, under kommundirektören, för verkställighet av de övergripande projekt som beslutas av kommunstyrelsen och IT-rådet. IT- och serviceavdelningen och IT-referensgruppen utarbetar i samråd förslag till detaljerade regler och rekommendationer för IT-verksamheten. IT- och serviceavdelningen svarar, i en konsultativ roll, för stöd och uppföljning av implementering av IT-policy/anvisningar/regelverk på förvaltningsnivå. 9.5 IT-referensgrupp IT-rådets referensgrupp, med en djupare IT-expertis, består av representanter från förvaltningarnas IT-samordningsfunktion. IT-referensgruppen fungerar i en planerings- och rådgivande roll i nära samarbete med IT- och serviceavdelningen, i syfte att på ett effektivt sätt planera och genomföra såväl kommunövergripande som förvaltningsspecifika IT-satsningar. 9.6 IT-samordnare På förvaltningsnivå bör en IT-samordningsfunktion finnas. Arbetet fokuseras på IT-strategiska frågor inom respektive förvaltning och inriktas på en kontinuerlig uppföljning av förvaltningens IT-stöd, i syfte att identifiera utvecklings- och förbättringsmöjligheter. Förvaltningschefen ansvarar för att förvaltningens IT-verksamhet bedrivs i enlighet med ITpolicy/anvisningar, samt att övriga fastställda regler följes. Dessutom bör utfärdade rekommendationer i möjligaste mån följas. IT-samordnaren fungerar som förvaltningens projektledare avseende bland annat implementering av lokal IT-infrastruktur och har därmed ansvar för att de regler som gäller infrastruktur och övrig teknisk miljö efterlevs.

6 FÖRFATTNINGSSAMLING 6 (6) IT-samordnarfunktionen skall verka för att förvaltningens personal innehar fullgod kompetens i förhållande till verksamhetens IT-system. Rollen innebär ett nära samarbete med verksamhetspersonal och andra IT- specialister, med målsättningen att kontinuerligt vidareutveckla verksamheten genom ständig förbättring av dess IT-stöd. 10. Utveckling 10.1 VEDIT Verksamhetsdriven IT-utveckling (VEDIT) innebär att varje IT-projekt skall föregås av en analys av verksamhetens behov och krav på nytt/modifieratit- stöd. Analysen skall genomföras i nära samarbete mellan verksamhetskunnig personal och IT-specialister. Resultatet av verksamhetsanalysen utgörs av en dokumenterad kravspecifikation, innehållande erforderliga ITfunktioner, tillsammans med beskrivning över förväntade effekter i verksamheten, samt en kostnadssammanställning. Det är viktigt att poängtera att VEDIT är grundstommen i all IT-utveckling i kommunen. Verksamheterna är specialister i sina IT-system/verksamheter och IT- och serviceavdelningen kan aldrig inneha den rollen Utvecklingsprojekt Ansvaret för genomförande av IT-projekt åvilar respektive förvaltning. Alla IT-projekt skall genomföras i projektform, där projektledaren utses av förvaltningschefen. IT- och serviceavdelningen skall ha en stödjande och konsultativ roll Certifiering Lomma kommun skall ha ett certifieringsförfarande som innebär att ingen mjuk- (systemteknisk grund) eller hårdvara implementeras och driftsätts utan föregående granskning och godkännande från IT- och serviceavdelningen. Inom ramen för cerifieringsprocessen ingår även omvärldsbevakning av IT-teknisk utveckling. 11. Systemförvaltning Varje förvaltning skall förfoga/äga sina informationssystem, på motsvarande sätt som man förfogar över och äger övriga resurser inom verksamheten. En ansvarsmodell ska utarbetas för systemförvaltningen. Verksamhetsansvariga på förvaltningarna är systemansvariga. Den löpande driften sköts av systemförvaltare med stöd av IT- och serviceavdelningen. Ansvar och befogenheter ska definieras för respektive systemförvaltare