Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET

Transkript

1 Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET

2 Det spelar ingen roll hur bra ett projekt är om det inte finns någon som kan, vill och är förberedd på att ta emot dess resultat.

3 Agenda Välkomna och inledning Kamilla Petersson, Projektkontoret UppDal Uppgradering av Datalagret Projektledare Ulla Wikström, systemförvaltare Magnus Mchale Gunnarsson GURIA - systemstöd för riskanalys, avvikelse- och incidenthantering Projektledare Pernilla Börjesson Retendo academic (BPU) IT-stöd för institutionernas bemanningsplanering. Projektledare Roger Haglund Ladok3 utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av nationella systemet Ladok Projektledare Barbro Carlsson Frågestund Fika, mingel och fler frågor KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET

4 Projektkontorets uppdrag och mål Stödja, samordna, utveckla och granska projektverksamheten vid gemensamma förvaltningen. Stödjer och rapporterar till universitetsdirektören och till projektportföljledningen. Projektkontoret arbetar för att göra universitetets samlade projekthantering mer effektiv och strukturerad, öka verksamhetsnyttan av projekten samt höja projektmognaden inom organisationen.

5 Övriga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt 2015 HR2.0 - Anslutning till Statens servicecenter avseende tjänster inom löneadministration samt rese- och utläggsadministration via verksamhetsövergång. Anpassning av processer och arbetssätt inom personalområdet samt byte av personal- och rekryteringssystem. FUBAS Samlat kursutbud för utbildning på forskarnivå tillgängligt via webb Förstudie Webb - Förstudie inför ett kommande webbprojekt på universitetet.

6 Mer information om projekt och projektutbildningar Projektkatalogen Kontakta projektkontoret Kontaktuppgifter idag via projektledarna Kompetensutveckling projekt via sidan för Ledar och kompetensutveckling.

7 UppDal Uppgradering av Datalagret Projektledare Ulla Wikström Systemförvaltare, projektägare Magnus MacHale Gunnarsson

8 Dagens Datalager (Discoverer)

9

10 UppDal Byte av användargränssnitt Ingen ny källdata Inga nya rapporter Vissa förbättringar för användaren (bokmärken, spara inställningar) Även byte av verktyg för att hämta och konvertera data från källsystemen 5,9 mnkr

11 Tidplan Projektstart 1 september (2014) Utbildningar 28 april, 29 april och 4 maj. Det nya användargränssnittet lanseras 5 maj Verktyget för import och konvertering av data utbytt och projektet avslutat 1 oktober

12 Kontakt Systemförvaltare, projektägare Magnus MacHale Gunnarsson Projektledare Ulla Wikström

13 GURIA - systemstöd för riskanalys, avvikelse- och incidenthantering Projektledare Pernilla Börjesson

14 GURIA - GU Risk Incident Analys/Avvikelse Bakgrund Behov av samordning mellan säkerhet, arbetsmiljö och miljö. Återkommande avvikelse vid extern miljörevision. Uppgraderad till stor avvikelse i april Vision 2020, arbetsmiljö prioriteras. Lag- och uppföljningskrav

15 Syftet med ett systemstöd Rapportera och följa upp Göra det enklare att rapportera incidenter, tillbud, skador och avvikelser. Förenkla hanteringen av ovanstående. Effektivisera den centrala samordningen för att få fram en helhetsbild med kvalitet. Förebygga Förenkla arbetet med riskanalyser, riskbedömningar och SBA. Samla resultaten på samma ställe. Jämföra inrapporterade händelser och använda vid t. ex. riskanalyser. Göra det lättare att lämna förbättringsförslag avseende miljö.

16 Användare av systemet Alla medarbetare kan rapportera Personalhandläggare, kontaktperson säkerhet och miljörepresentanter på institution. Säkerhetssamordnare campus och miljösamordnare fakultet. Chefer i linjen. Centrala funktioner för säkerhet, arbetsmiljö och miljö.

17 Införande av avvikelse och incidenthantering Utrullning på hela GU under april 2015 Överlämning till förvaltning i april 2015

18

19

20

21

22 Kontaktuppgifter Systemförvaltare Huvudsystemförvaltare Annhild Larsson Arbetsmiljö Emil Grbic Säkerhet Ann- Britt Hagman Miljö Joakim Larsson Kontakta systemförvaltarna via Rapportering och handläggning via Medarbetarportalen Verktyg GURIA Ingen extra inloggning!

23 Retendo Academic (BPU)- IT-stöd för institutionernas bemanningsplanering Projektledare Roger Haglund

24 Projekt IT-stöd BPU IT-stöd för bemanning, individuell tjänstgöringsplanering och tjänstgöringsuppföljning

25 Effektmål Integration med källsystem minskar arbetsinsatsen Kvalitet och enkelhet vid rapportuttag VISION 2020: Bidra till bättre arbetsmiljö och delaktighet genom planeringstransparens och tydliggjord arbetsbelastning Övertid och undertid visualiseras Ökad kvalitet och jämförbarhet i data Aktiv verksamhetsplaneringen: scenarier, översikter, beräkningar Tjänstgöringsplaner i systemet

26 Ett universitetsgemensamt IT-stöd Öppet verktyg: inst bestämmer själv om man vill planera grovt eller detaljerat. inst hanterar själv behörighetstilldelningen Standardisering ger jämförbarhet Rollbaserad behörighet: chef, planerare, titta, fack, medarbetare Integration med GU-system: skapar en färdig planeringspalett! Rapporter: tjänstgöringsplaner, ekonomiska underlag, statistik, prestationer och presentationer

27

28 Vilka lärosäten använder Retendo Academic idag? Umeå universitet Högskolan i Gävle Göteborgs universitet Karlstad universitet Mittuniversitetet Stockholms universitet NATIONELLT ANVÄNDARFORUM STARTAT Fler lärosäten är på gång

29 27 av 38 institutioner är med! SamFak (6 av 7): Statsvetenskap (v37/2014) Journalistik, medier o kommunikation (v37/2014) Sociologi o arbetsvetenskap (v37/2014) Psykologi (v9/2015) Förvaltningshögskolan (v9/2015) Socialt arbete (v9/2015) NatFak (3 av 6): Geovetenskaper (v37/2014) Biologi o miljövetenskap (pilot v1/2014) Matematiska vetenskaper (v9/2015) UtbVet (4 av 4): Pedagogik o specialpedagogik (v37/2014) Pedagogik, kommunikation o lärande (v37/2014) Didaktik o pedagogisk profession (v37/2014) Kost- o idrottsvetenskap (v37/2014) IT-fak (0 av 2): --- SA (2 av 6): Vårdvetenskap o hälsa (pilot v1/2014) Medicin (v9/2015) HumFak (6 av 6): Kulturvetenskaper (v41/2014) Filosofi, lingvistik o vetenskapsteori (v41/2014) Språk o litteratur (v41/2014) Svenska språket (v9/2015) Historiska studier (v9/2015) Litteratur, idéhistoria o religion (v9/2015) Handels (4 av 4): Juridiska (v41/2014) Ekonomi o samhälle (v41/2014) Företagsekonomiska (v41/2014) Nationalekonomi m statistik (v9/2015) Konst (2 av 3): Akademin Valand (v9/2015) HDK (v9/2015)

30 11 institutioner avvaktar sista chansen vecka 37 UtbVet (0 av 4): Alla är med! HumFak (0 av 6): Alla är med! Handels (0 av 4): Alla är med! SamFak (1 av 7):? Globala studier Konst (1 av 3):? Högskolan f Scen o musik NatFak (3 av 6):? Fysik? Kemi o molekylärbiologi? Kulturvård SA (4 av 6):? Kliniska vetenskaper? Neurovetenskap o fysiologi? Biomedicin? Odontologi IT-fak (2 av 2):? Data- o informationsteknik? Tillämpad informationsteknologi

31 LADOK3 - Utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av det nationella systemet LADOK Projektledare Barbro Carlsson

32 LADOK3: BRA SERVICE FÖR STUDENTER OCH SMIDIG ADMINISTRATION FÖR MEDARBETARE PROJEKTKONTORETS INFORMATIONSDAG , BARBRO CARLSSON, PROJEKTLEDARE

33 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Ladok3-projektet i sammanfattning Dagens Ladoksystem bygger på en gammal teknisk plattform från 80-talet. Håller inte att lappa och laga Nästa generation av Ladok berör 38 lärosäten, inklusive Göteborgs universitet och utvecklas nationellt På GU har Ladok3-projektet fokus på både system och arbetsprocesser för att skapa en samsyn inom universitetet och drivs i fyra delprojekt

34 Ladok3 på GU: Tidplan

35 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Förankring kontinuerligt: Lokalt och nationellt Plan för förankring och kommunikation Projekthemsida på Medarbetarportalen Regelbundet nyhetsbrev till administrativa chefer/kanslichefer Informations- och dialogmöten Medarbetare och studenter testar och ger synpunkter på systemet nationellt Samarbete med Chalmers i olika frågor Enkät utskickad till administrativa chefer, kanslichefer och utbildningsadministratörer

36 OMRÅDET FÖR FÖR VERKSAMHETSSTÖD Förankring just nu: Lokala arbets- & referensgrupper Arbetsgrupper som tar fram processer/arbetssätt - Årsredovisning och uppföljning - Hantera resultat (både lärare och utbildningsadministratörer) Referensgrupper som testar och utvärderar - Utbildningsadministratörer - Hantera resultat (både lärare och utbildningsadministratörer)

37 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Förankring framöver: Lokalt 2015 Arbetsgrupper som tar fram processer/arbetssätt - Hantera resultat (fortsätter) - Studiedeltagande Slutet av året: Utbildning i uppföljning och resultathantering 2016 Arbetsgrupper som tar fram processer/arbetssätt - Examen - Studiedeltagande - Utbildningsinformation, programhantering - Systemförvaltning Februari: Pilotinstitutioner för resultathantering

38 Målet med användargränssnittet Utgår från standarder inom webbaserade användargränssnitt Självinstruerande Nya användare ska uppfatta det som enkelt och inbjudande Genvägar och kortkommandon så att den vana Ladokanvändaren ska uppleva det som effektivt

39 Möjligheter En grundtanke i Ladok3 är att arbetsuppgifter utförs där de uppstår registrering vid källan. Exempel på moment som direkt påverkar arbetssätt vid Göteborgs universitet är: 1. Registrering på kurs 2. Anmälan till tentamen 3. Rapportering av resultat

40 Demobild: Ladok uppföljning i Ladok3

41 Demobild: Resultathantering februari 2016

42 Demobild: Exempel utseende gränssnitt

43 Sammanfattning: Målen för projektet Bra service för studenter Smidig administration för medarbetare

44

45 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Kontakt Barbro Carlsson Projektledare Gun Wallius Delprojektledare Införande i verksamheten gun.wallius@gu.se Anders Ideskog Delprojektledare Verksamhetsutveckling anders.ideskog@gu.se Projekthemsida:

46 Frågor? Fika, mingel och fler frågor