Välkommen till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET

Transkript

1 Välkommen till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma funktioner och tjänster KAMILLA PETERSSON PROJEKTKONTORET

2 Övriga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt Retendo Academic (BPU) - Införande av ett IT-stöd för bemanning och individuell tjänstgöringsplanering Förstudie webbprojekt Utreder förutsättningar och behov som råder gällande arbetssätt, organisation och teknisk plattform inför ett framtida webbutvecklingsprojekt FUBAS Bidrar till att synliggöra universitetets utbud av kurser på forskarnivå Förstudie e-arkiv - Genomför juridiska utredningar, kartlägger information och kravställer inför ett införande av ett systemstöd Förstudie nytt budgetverktyg Tar fram underlag till ledningen att fatta beslut om ett framtida projekt för utveckling av arbetssätt och systemstöd för budgetprocessen. GUSPP Bidrar till bättre samordning och prioritering av verksamhetsbehov och resurser inom förvaltning av system och processer.

3 Mer information om projekt och projektutbildningar Projektkontorets webbsida Kontakta projektkontoret Kontaktuppgifter idag via projektledarna Projektutbildningar Att implementera och avsluta projekt - 13/10 Att arbeta i styrgrupp 2-17/10 Mer information och anmälan via sidan för ledar- och kompetensutveckling

4 Agenda - informationsmöte 5 oktober Välkomna och inledning Kamilla Petersson, Projektkontoret Ladok3 utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av nationella systemet Ladok. Projektledare Barbro Carlsson, delprojektledare Gun Wallius, delprojektledare Anders Ideskog INU Infrastruktur för nätburen undervisning och blended learning. Projektledare Susanne Knutz, delprojektledare Maria Sunnerstam, delprojektledare Caroline Berkow PA2.0 - Utveckling av personaladministrativa processer samt byte av personaladministrativt system. Projektledare Karin Berglind Utbildningsplaner nytt systemstöd för att skapa och revidera utbildningsplaner. Projektledare Ingegerd Sigfridsson Frågestund - Lunchwrap, mingel och fler frågor

5 Ladok3 - Utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av det nationella systemet Ladok Projektledare Barbro Carlsson Delprojektledare Gun Wallius Delprojektledare Anders Ideskog

6 LADOK3: BRA SERVICE FÖR STUDENTER OCH SMIDIG ADMINISTRATION FÖR MEDARBETARE PROJEKTKONTORETS INFORMATIONSDAG , BARBRO CARLSSON, PROJEKTLEDARE

7 Vad innebär Ladok3 för universitetets medarbetare? Smidig administration för medarbetare. Utvecklat med återkommande användbarhetstester ute på lärosätena Självinstruerande vyer Hjälp både i gränssnittet och via online-manualer Generellt tänk : lika hantering oavsett typ av utbildning Genvägar och kortkommandon för den vana Ladokanvändaren

8 Vad innebär Ladok3 för studenterna? Bra service för studenterna Uppdaterat gränssnitt Studenttjänsterna finns tillgängliga och anpassade till alla typer av enheter Snabb återkoppling av resultat Många lärosäten kommer att ha samma gränssnitt: lättare för mobila studenter

9 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Gemensamt arbetssätt Tillsammans med representanter för olika roller tas gemensamma arbetssätt fram, som tar vara på de möjligheter som finns i Ladok3. Effekt: Smidigare studie/utbildningsadministration Ökad rättssäkerhet Ökad effektivitet

10 Utvärdering av piloter för resultathantering i Ladok3 Deltagare: 9 administratörer och 9 lärare Representanter från 8 institutioner: Förvaltningshögskolan, Tillämpad IT, Svenska språket, Psykologiska institutionen, Juridiska institutionen, Företagsekonomi, Kost och idrottsvetenskap och Ekonomi och samhälle Lärarna i piloten mycket positiva Administratörerna mer försiktigt positiva Några institutioner har börjat rapportera via Ladok3 i större skala under hösten

11 Erfarenheter från lärare David Karlsson, förvaltningshögskolan 1. Vad du tänkte om Ladok3 och resultatrapportering inför piloten? Jag var positiv till de ambitioner som presenterats, men orolig för att de nya systemen inte skulle kunna leva upp till dem. Och för att den administrativa bördan för lärarna åter skulle öka. 2. Hur är det att jobba i systemet? Det var överraskande enkelt. Som förstagångsanvändare var det förstås lite krångel när vi försökte förstå hur systemet fungerade, men allt gick bra. 3. Vad du tror om Ladok3 framöver? Ladok3 är en oerhörd förbättring jämfört med nuvarande system. Dels slipper jag som lärare en massa mejlande om att olika moment är klara eller inte klara för enskilda studenter. För studenternas del får de sina betyg snabbare. Som jag förstår det kommer inte lärarnas administrativa plikter att öka med det nya systemet, vi jobbar bara på nya sätt. Och på köpet får vi bättre instrument för att följa enskilda studenters prestationer.

12 Utökad användning av resultatrapportering i Ladok3 Lokalt på Göteborgs universitet: 20 institutioner har börjat/ska börja använda funktionaliteten Inom Kost- och Idrottsvetenskap är alla lärare på gång att använda Ladok3 Resultat Nationellt: Från och med hösten 2016 använder Halmstad Högskola funktionaliteten för alla sina lärare och administratörer.

13 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Arbetsgrupp för programhantering Ladok3 ger möjlighet att lägga in utbildningarnas studiegång i systemet och sedan följa upp studenten på olika sätt under studietiden Fem fakulteter samt lärarutbildningen är representerade i arbetsgruppen Arbetsgruppen tar fram förslag på ett nytt arbetssätt, för att kunna utnyttja det stöd som systemet erbjuder Uppstart 4 oktober Avslut 6 december

14 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Prova-på-tillfällen Kommer att fortsätta med fokus på hela Ladok3 Inga tider bokade ännu Håll utkik på projekthemsidan och informationsutskick till administrativa chefer

15 När införs Ladok3? 2016: Vecka 35: Kungliga Konsthögskolanbörjade använda Ladok3 Slutet: Kungliga Musikhögskolan 2017: Första kvartalet: Malmö Högskola Sommaren: 5-10 Fjärde kvartalet: : Vårterminen: Göteborgs universitet Ladok3 ska vara infört på alla lärosäten

16 Vad händer före Ladok3 införs i sin helhet Fler får möjlighet att jobba med resultatrapportering direkt i Ladok3 Fler arbetsgrupper Utbildningar Förberedelser för integrationer med andra system

17 Sammanfattning: Målen för projektet Bra service för studenter Smidig administration för medarbetare

18

19 Kontakt Barbro Carlsson Projektledare Gun Wallius Delprojektledare Införande i verksamheten gun.wallius@gu.se Anders Ideskog Delprojektledare Verksamhetsutveckling anders.ideskog@gu.se Projekthemsida:

20 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING INU Infrastruktur för nätburen undervisning och blended learning Projektledare Susanne Knutz Delprojektledare Maria Sunnerstam Delprojektledare Caroline Berkow

21 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Bakgrund Uppdrag av Rektor att utreda förutsättningar för streaming & inspelning av föreläsningar (2011) Rapport Föreläsning i medieströmmen till GRUB (2012) Uppdrag av UN att ta fram en plan för utvecklingsprojektet inkl. kostnader (2013) Slutrapport presenterades på UN (2014) Projektet startade våren 2015

22 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Varför gör vi det här? För att få fler kunniga och engagerade studenter För att arbets- och lärmiljö för lärare och studenter ska bli mer utvecklande För att öka tillgängligheten till nya pedagogiska verktyg För att universitetets förmåga till hållbar utveckling stärks För att öka möjligheterna för lärare och studenter att använda digitala pedagogiska resurser i undervisningen.

23 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Rum för aktivt lärande (ALC) Delprojektets uppdrag är att kravställa och upphandla utrustning till en lärosal att testa lärosalen i de högskolepedagogiska kurserna att visa salen som en demonstrationssal för intresserade att utvärdera salen och de pedagogiska erfarenheterna Tidplan: Inredning klar årsskiftet 2015/16 Överlämning rapport våren 2017

24 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Digital salstentamen (DISA) Delprojektets uppdrag är att ta fram krav samt upphandla ett systemstöd att förbereda en förvaltningsorganisation att genomföra digital salstentamen vid utvalda pilot-institutioner under våren att breddinföra digital salstentamen under hösten 2016 Tidplan: Upphandling klar årsskiftet 2015/16 Överlämning till förvaltning 2016/17

25 Den nya DISA-salen INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING

26 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING DISA-tentor 2016 Vt16 Åtta tentor, 270 studenter Ht16 55 tentor, 2500 studenter 2017 Bokningar pågår

27 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Pågående aktiviteter Bygga upp och etablera rutiner för DISA-tentor Utbildning och support Utveckling och anpassningar Förberedelser för integrationer med Ladok3 och Primula

28 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Vad händer 2017? DISA övergår i förvaltning Stora tentasalen utrustas (330 platser) BYOD (Bring your own device) eller fasta installationer i framtiden?

29 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Mer om DISA Manualer och instruktioner Om projektet DISA-bloggen Kontakt disa@gu.se

30 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Göteborgs universitets lärplattform ver. 2 (GUL2) Delprojektets uppdrag är att medverka i förberedelser inför en eventuell upphandling av en kompletterande lärplattform i samverkan med andra lärosäten. Tidplan: Överlämning rapport halvårsskiftet 2017

31 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Video och videomöten för utbildning (VidU) Delprojektets uppdrag är att utrusta ett antal lärosalar för inspelning och direktsändning att integrera lärplattformen GUL med videoplattformen GU Play att utrusta ett antal studior för inspelning av undervisningsmaterial att ta fram ett koncept för mobil utrustning för videokommunikation i lärosalar Tidplan: Överlämning till förvaltning successivt

32 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Pågående aktiviteter AV-utrustning med funktion för videokonferens har installerats i åtta stora föreläsningssalar. Prototyp för mobil inspelningsutrustning finns tillgänglig för test och utvärdering. Koncept för inspelningsrum framtaget. Integration mellan GUL GU Play klar under hösten 2016

33 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Kommande aktiviteter 2016/2017 Öppet hus i respektive sal för presentation av installerad fast utrustning. Utbildning och support för användning av videokonferensutrustning. Erbjudande av inspelningsrum, mobil utrustning och fast utrustning

34 B-huset Pedagogen INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING

35 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Stöd och Support för blended learning (SoS) Delprojektets uppdrag är att förbereda utbildning och support som ett resultat av INU-projektets aktiviteter bland annat Pedagogiska modeller för ALC Utformning av pedagogiskt genomtänkt digital tentamen Användning av digitala pedagogiska verktyg Utformning av pedagogiskt genomtänkt videoutrustning både fast och mobil Tidplan: Överlämning till övriga delprojekt successivt

36 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING När händer det? Rum för aktivt lärande ALC Bokningsbar i TimeEdit 2017 Rapport våren 2017 Digital salstentamen DISA Breddinförande hösten 2016 Göteborgs universitets lärplattform ver. 2 GUL2 Rapport våren 2017 Video- & videomöten för utbildning VidU Installationer juni > december 2018

37 INU - INFRASTRUKTUR FÖR NÄTBUREN UNDERVISNING & BLENDED LEARNING Kontakt Susanne Knutz Projektledare susanne.knutz@gu.se Maria Sunnerstam Delprojektledare DEX & SoS maria.sunnerstam@gu.se Caroline Berkow Delprojektledare VidU caroline.berkow@gu.se Projekthemsida:

38 PA2.0 Utveckling av personaladministrativa processer samt byte av personaladministrativt system. Projektledare Karin Berglind

39 Bakgrund Regeringens beslut Alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter och anslutningarna ska ske under Nya system och arbetssätt införs Ett nytt system, Primula, införs En anpassning av det nya systemet görs med Statens servicecenter, vilket sparar universitetet arbetsinsatser, tid och kostnader Det nuvarande rekryteringsverktyget E-rek avvecklas och ett nytt verktyg, ReachMee, införs för att effektivisera rekryteringsarbetet Systembytena innebär att ett antal verksamhetsprocesser och arbetssätt inom universitetets personaladministration behöver förändras ansvar och roller kommer att förtydligas

40 Ändrad tidplan för PA 2.0, Primula Nyhet: Införandet av Primula senareläggs till efter årsskiftet. Därmed flyttas tidigare startdatum 7 november 2016 fram. Under pågående testning av bland annat systemets prestanda konstateras att ledtiderna för olika funktioner är oacceptabelt långa. Kopplingarna till universitetets övriga system har inte heller kunnat färdigställas fullt ut, på grund av oklarheter kring Primulas gränssnitt. Riskerna i samband med produktionssättning bedöms därför sammantaget vara för stora, och styrgruppen har beslutat att senarelägga införandet av Primula. Fler tider kommer för utbildningar i det nya systemet. Ni som har anmält er till utbildning får mer information via e-post. Projektet har nu i uppdrag att återkomma med nytt förslag om införandedatum. Har du frågor kan du kontakta projektledare Karin Berglind eller delprojektledare Staffan Gunnarsson.

41 PA KVALITÉ FRÅN BÖRJAN! Vad kommer att hända och när? Verksamhetsövergång 1 maj 2016 Lönehandläggare anställda på Statens Servicecenter from 1 maj Nytt Personaladministrativt system? 2017 Ny Egenrapportering/Självservice? 2017

42 .och hur påverkar det mig? Kontakt / Support med Lönehandläggarna Frågor om Lönespec Problem/frågor om Egenrapporteringen Övrigt Skicka post tillsvidare via internposten Kontakt med Lönehandläggarna Kontaktväg Tom 30 april 1 maj -? 2017 from? 2017 GU Mail till Lönehandläggare x x GU direktnummer till Lönehandläggare 4040 x x SSC kundwebb SSC supportnummer x x x x

43

44 Blanketter som försvinner Istället för blanketter kommer medarbetarna att göra Egenrapportering istället. Blanketter som ersätts med egenrapportering är: - Friskvårdsersättning - Läkemedel och sjukvårdsersättning - Löneväxling - Egen uppsägning

45

46 PA KVALITÉ FRÅN BÖRJAN! Informationskanal Medarbetarportalen Projektets sida på medarbetarportalen

47 Kontaktpersoner PA 2.0 Frågor om projektet i sin helhet Anna Lindholm, tf HRchef, Personalenheten anna.lindholm@gu.se Karin Berglind, projektledare karin.berglind@gu.se Staffan Gunnarsson, systemansvarig/delprojektledare, Personalenheten staffan.gunnarsson@gu.se Frågor om verksamhetsövergången Tommy Christensen, personalspecialist, Personalenheten tommy.christensen@gu.se Frågor om integration och datalager samt organisationshantering Ola Lundgren, IT-enheten ola.lundgren@gu.se Frågor om ReachMee Kristina Durgé, personalspecialist, Personalenheten kristina.durge@gu.se

48 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Utbildningsplaner nytt systemstöd för att skapa och revidera utbildningsplaner Projektledare Ingegerd Sigfridsson

49 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Utbildningsplan vad är det? Programmets styrdokument Anger programmets syfte, mål, huvudsakliga innehåll, examen och omfattning

50 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Under 2015 våren 2016 Nya regler för utbildningsplan Enhetlig mall Kravspecifikation för systemstöd

51 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Hösten 2016 Anvisningar för utbildningsplaner Utveckling av systemstöd tillsammans med Lunds universitet

52 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Tillsammans Fakulteternas utbildningsledare Referensgrupp Karin Berg, Inst för sociologi och arbetsvetenskap Elisabeth Bergius, Inst för tillämpad IT Carina Gråbacke, Handelshögskolan Annika Göök, Inst för medicin Cecilia Ihse, IT-fakulteten Victoria Nilsson Lissvall, LUN Marcus Svensson, Naturvetenskapliga fakulteten Anna Peixoto, Inst f sociologi och arbetsvetenskap

53 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Mål Ta fram nya och revidera befintliga utbildningsplaner Arbeta på ett strukturerat och enhetligt sätt enligt en given process Samlade på ett och samma ställe Följer en och samma mall och form

54 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Mål Ett lättanvänt och intuitivt gränssnitt Tillgänglighetsanpassat I förlängningen: Kunna söka fram utbildningsplanerna på gu.se

55 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Utveckling av systemet 2016 Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Utveckling Driftsättning Tester Acceptanstest

56 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Införande 2017 Jan Feb Mar Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Införande på fakultet

57 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Införande Hur Planering i samverkan med fakulteten Vem Personal som arbetar med utbildningsplaner ex: utbildningsansvarig (viceprefekt), programansvarig, administratör När Används för nya och reviderade utbildningsplaner från 1/1 2018

58 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD

59 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Ny sökfunktion på webb Kursplaner och litteraturlistor aktuella och äldre versioner Utbildningsplaner aktuella (och äldre efter revision) Mål: Driftsätts under 2017

60 UTBILDNINGSPLANER - NYTT SYSTEMSTÖD Kontakt Ingegerd Sigfridsson Projektledare ingegerd.sigfridsson@gu.se Projekthemsida Medarbetarportalen > Utbildningsenheten > Aktuella projekt

61 Frågor? Fika, mingel och fler frågor