Ekonomiadministrativa rutiner för anställda på Högskolan i Borås Uppd 201508
Denna manual innehåller information om ekonomiadministrativa rutiner för anställda på Högskolan i Borås. Den beskriver vad man ska tänka på om man beställer varor/tjänster, hur man hanterar fakturan som kommer samt hur man går till väga om högskolan ska skicka en kundfaktura. Högskolan hanterar leverantörsfakturor i ett elektroniskt system, Agresso EFH. En anställd får inte automatiskt tillgång till systemet utan det finns en blankett, Ansökan om användarbehörighet, som ska fyllas i och skrivas under av chef. När Avdelningen Ekonomi får blanketten så läggs man upp som användare. Blanketten finns på hemsidan under Anställd/För mitt arbete/blankettarkiv/användarbehörighet. En manual för Agresso EFH finns också på hemsidan under Anställd/För mitt arbete/administrativt stöd/system A-Ö/Mer om Agresso EFH. Inför beställning Vid en beställning är det ett antal saker som är viktiga att tänka på. För att högskolan ska kunna ta emot en faktura från en leverantör måste man lämna rätt uppgifter angående adress samt referens. Fakturaadressen till högskolan är: Högskolan i Borås 501 90 Borås Referensen som ska lämnas är den anställdes signatur, 2-4 bokstäver, om man har en användare i agresso EFH. Om man inte har en användare lämnar man referensen till den person som ska mottagningsattestera fakturan när den kommer. Observera att det är mycket viktigt att fakturan är ställd till Högskolan i Borås. Om beställarens namn står överst i fakturaadressen eller fakturan helt saknar fakturaadress kan inte högskolan ta emot den och beställaren får begära en ny faktura. När beställningen görs ska man upplysa om att Högskolan i Borås har betalningsvillkor 30 dagar. Kontrollera även att företaget har F-skattsedel om det avser en tjänst samt att företaget har ett momsregistreringsnummer. Om man beställer från land i Europa kan det vara bra att påpeka att högskolan behöver företagets bankuppgifter i IBAN- och swift/bic-format. IBAN:nr är företagets kontonummer och swift/bic-koden talar om vilken bank det gäller. Vid betalning till ett land utanför Europa behövs kontonummer samt swift/bic-kod. Vissa länder, t ex USA, har även ytterligare koder som kan behövas. Observera att det är viktigt att det tydligt framgår vem som är kontoinnehavare. Vid en konferens kan det t ex vara ett universitet som är kontoinnehavare även om konferensen heter något annat. 1
Mottagningsattest Leverantörsfakturor som inkommer till Högskolan i Borås skickas vidare av Avdelningen Ekonomi för scanning av extern part. Om man får en pappersfaktura skickar man den till postfacket för Avdelningen Ekonomi Fakturor till inscanning. En faktura som kommer via mail kan vidarebefordras till ekonomi@hb.se. Observera att anställdas utlägg hanteras i Primula. När man får en faktura för mottagningsattest är det ett antal saker som ska kontrolleras: Att fakturan är ställd till Högskolan i Borås. Att fakturans uppgifter avseende vara/tjänst, datum, kvantitet, kvalitet, pris, betalningsvillkor, leverantör och totalbelopp är korrekta. Att leverantörens organisationsnummer och momsregistreringsnummer finns på fakturan. Att uppgifter i systemet stämmer överens med fakturans uppgifter vad gäller t ex moms, totalbelopp och leverantör. Att om fakturan avser en tjänst ska det finnas uppgift om F-skatt på fakturan. Att kostnaden är inom ramen för myndighetens verksamhet. Att om informationen på fakturan inte är tillräcklig ska attestanten lägga till en kommentar. Om fakturan t ex avser blommor vem var de till. Att om fakturan avser intern/extern representation (konto 4961/5521) eller en intern konferens (konto 4822) ska syfte och deltagarlista anges/bifogas. Vid intern konferens ska även en dagordning bifogas. Om något inte stämmer avseende fakturan är det beställarens/mottagningsattestantens ansvar att kontakta leverantören för att få en ny korrigerad faktura och kreditfaktura. Om något inte stämmer i EFH-systemet, t ex felaktigt momsbelopp, ska fakturan avvisas. I kommentarsfältet skriver mottagaren vad som är fel. Avdelningen Ekonomi åtgärdar felet och skickar tillbaka fakturan till mottagaren. Om fakturan avser kostnad för mobiltelefon där privata samtal ingår ska avdrag på lönen göras. Detta lägger den anställde själv in i Primula. Kontering av fakturor För att kunna skicka en faktura vidare till betalattest måste den konteras med konto, organisatorisk enhet samt aktivitet/projekt. Dessa koder talar om vad vi köpt och vilken del av högskolan som står för kostnaden. Konto används för att högskolan externt ska kunna visa vad fakturan avser och består av 4-5 siffror. T ex konteras kostnader för mobiltelefoni på konto 5752 och hyra av bil på 5516. Kontona är uppdelade i klasser efter första siffran, de vanligaste kontona börjar på fyra eller 2
fem. När mottagningsattestanten väljer konto ska man välja utifrån respektive faktura och inte i vilket sammanhang inköpet gjordes. Om man t ex åker på en kurs och får en faktura på kurskostnaden och en annan faktura på resekostnaden ska kurskostnaden konteras på ett konto för kurskostnader och resan på ett konto som avser resekostnader. Man ska alltså inte kontera resekostnaden som kurskostnad bara för att det var på grund av kursen som resekostnaden uppstod. Eftersom Högskolan i Borås är en statlig myndighet påverkas vår kontoplan av detta. De flesta konton finns både som inomstatliga och utomstatliga. Kurskostnader är ett sådant exempel. Både 4811 och 4821 avser kurskostnader men de får inte användas på samma fakturor. Om en annan myndighet anordnar en kurs och skickar en faktura ska dessa kostnader konteras på konto 4811 Kursavgifter externa kurser inomstatligt. Om det istället är ett företag som anordnar en kurs konteras fakturan på konto 4821 Kursavgifter externa kurser utomstatligt. Inomstatliga konton ska alltså användas när fakturor från en annan statlig myndighet konteras. Det finns ett antal konton som kräver att viss information lämnas då man konterar på dem. Denna information kan skrivas i kommentarsfältet eller bifogas fakturan som ett separat dokument. Framförallt handlar det om intern representation (4961), extern representation (5521, minst en person som inte anställd på högskolan) samt interna kurser och konferenser (4822, t ex en planeringsdag). Vid representation måste man på grund av skattereglerna uppge deltagarnas namn och tillhörighet samt syftet med representationen. Vid interna kurser och konferenser ska det förutom deltagarförteckning och syfte även finnas en dagordning. Notera att kaffe/enklare fika till anställda konteras på 4981 Övriga personalkostnader. Se mer i högskolans representationsregler. I slutet av denna manual finns en förteckning över de vanligaste kontona och hur de används. Organisatorisk enhet talar om vilken akademi/sektion/avdelning som kostnaden avser och består av fyra siffror. Om en kostnad t ex ska gå på Avdelningen Ekonomi fyller mottagningsattestanten i 6400. Aktivitet/Projekt talar om den del inom organisatoriska enheten som kostnaden ska belasta och består av minst sex siffror. Periodisering av fakturor Om en faktura avser kommande år ska den periodiseras. Detta gör Avdelningen Ekonomi löpande under året. För att säkerställa att alla fakturor hittas är det viktigt att användaren markerar fakturan i Agresso EFH. På konteringsraden finns fältet Beskrivning, där fyller man i Periodiseras. Det är viktigt att man skriver ut hela ordet för att Avdelningen Ekonomi ska kunna söka på begreppet. 3
Anläggningar, inventarier och stöldbegärligt En anläggning är en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk med ett anskaffningsvärde på minst 20 000 kr och en beräknad ekonomisk livslängd på 3 år eller längre. Tillgången kan även bestå av flera separata enheter med ett värde under 20 000 kr som tillsammans utgör en fungerande enhet. T ex är kostnaden för en dator idag under 20 000 kr men en sal med datorer kan ses som en fungerande enhet. Alla anläggningar förs in i högskolans anläggningsregister av Avdelningen Ekonomi. Om man har köpt in något som ska föras in i anläggningsregistret konterar man fakturan på konto 1599, ordinarie organisatorisk enhet samt aktivitet/projekt. I kommentarsfältet skriver man följande information: Var anläggningen ska placeras Förväntad livslängd Kort beskrivning av vad det är Är anläggningen bidragsfinansierad? Om ja med hur många procent? Sedan mottagningsattesterar man fakturan som vanligt. Korttidsinvesteringar är t ex inventarier som har en kostnad över 5 000 kr men under 20 000 kr. Dessa ska direktavskrivas på specifika konton som börjar på 56*. Se mer i förteckningen över de vanligaste kontona. Betalattest En betalattestant är den som är behörig att attestera enligt blankett Delegering av attester vid Högskolan i Borås. En faktura ska alltid attesteras av minst två personer (mottagnings- och betalattest). På grund av fakturahanteringssystemets uppbyggnad kan man dock få mottagnings- och betalattestera samma faktura, när detta sker känner Agresso EFH av detta och skickar fakturan vidare till betalattestantens chef. En betalattestant får inte attestera en faktura som avser honom/henne eller honom/henne närstående individ eller juridisk person. Den som betalattesterar ansvarar för att en korrekt utbetalning kommer att göras i tid och ska särskilt kontrollera följande: Att totalbeloppet och leverantören stämmer överens med fakturans uppgifter. Att kostnaden är inom ramen för myndighetens verksamhet och att finansiering finns. Att kostnaden får belasta den organisatoriska enhet och/eller den aktivitet/projekt som angivits i konteringen. Observera att högskolan skickar betalningar på onsdagar. Om det är bråttom med en betalning och man vill vara säker på att den går med måste fakturan betalattesteras senast vid lunch dagen innan. 4
Kundfakturering Kundfakturor skickas av Avdelningen Ekonomi. Ifyllt faktureringsunderlag (se hemsidan under Anställd/För mitt arbete/administrativt stöd/ekonomi) samt avtal och övriga bilagor skickas med internposten till Avdelningen Ekonomi. Om avtalet redan innehåller motsvarande uppgifter som mallen för faktureringsunderlag kan avtalet utgöra underlag för fakturering. Då behöver inte mallen fyllas i. Vid normalfallet skickas fakturan till kunden senast tre veckor efter att underlaget har inkommit till Avdelningen Ekonomi. 5
Kontoplan förkortad version OBS: Inomstatliga konton används då leverantören är en statlig myndighet 4811 Kursavgifter externa kurser, inomstatligt 4821 Kursavgifter externa kurser, utomstatligt även inhyrd föreläsare för anställda 4822 Interna kurser och konferenser - t ex planeringsdag, glöm inte att ange deltagare, syfte samt dagordning 4961 Personalrepresentation - Glöm inte att ange deltagare samt syfte 4981 Övriga personalkostnader - t ex blommor och kaffe/enklare fika till anställda 5011 Lokalhyra, utomstatligt 5111 VFU 5222 Service- och underhållsavtal, utomstatligt (ej datatjänster) - t ex serviceavtal Jobmeal Resekostnader, representation och information, utomstatliga 5511 Biljetter tåg 55111 Biljetter flyg 55112 Biljetter buss 55113 Biljetter taxi 5513 Hotell och logi 5515 Biljetter tunnelbana, spårvagn 5516 Hyrbil 5518 Övriga resekostnader, hyrbuss 5521 Representation (externa) - Glöm inte att ange deltagare samt syfte 5531 Annonsering 5532 PR, institutionell information etc 5538 Övrig information - t ex tryckning av diverse rapporter OBS: Inomstatliga konton används då leverantören är en statlig myndighet Resekostnader och information, inomstatliga 5541 Biljetter tåg 55411 Biljetter flyg 55412 Biljetter buss 55413 Biljetter taxi 5543 Hotell och logi 5545 Biljetter tunnelbana, spårvagn 5548 Övriga resekostnader 5561 Annonsering 5562 PR, institutionell information etc 5568 Övrig information 6
Inköp av varor 5611 Korttidsinvesteringar 1-3 år 5000<20000, utomstatligt inte datorer och datatillbehör 5621 Böcker, tidskrifter och tidningar, utomstatliga 5622 Pappersvaror, utomstatliga t ex visitkort 5623 Böcker, tidskrifter och tidningar, inomstatliga 5631 Kontorsmateriel, utomstatligt 5633 Kontorsmateriel, inomstatligt 5644 Datorer och datatillbeh 1-3 år 5000<20000, utomstatligt 5645 Datorer och datatillbeh 1-3 år 5000<20000, inomstatligt 5691 Övriga varor under 5000 kr, utomstatliga 56912 Undervisningsmaterial, utomstatliga 56917 Datatillbehör under 5000kr, utomstatligt 5694 Övriga varor, inomstatliga 56942 Undervisningsmaterial, inomstatliga OBS: Inomstatliga konton används då leverantören är en statlig myndighet Köp av tjänster 5711 Forskningsuppdrag, utomstatliga 5713 Forskningsuppdrag, inomstatliga 5721 Datatjänster, utomstatliga 5723 Datatjänster, inomstatliga 5731 Utbildningstjänster, utomstatliga 5733 Utbildningstjänster, inomstatliga 5741 Post 5751 Telefon 5752 Mobiltelefon - används även för datatjänster via mobil och mobilt bredband 5772 Fraktavgifter, utomstatliga 5774 Fraktavgifter, inomstatliga 5781 Konsulttjänster, utomstatliga 5783 Konsulttjänster, inomstatliga 5791 Övriga tjänster inkl vidarefakturering restaurangtjänster, utomstatliga* 5793 Övriga tjänster, inomstatliga *Om högskolan tar betalt för mat/fika ska kostnaden för detta inte konteras på representation, 5521 utan på övrig tjänst 5791 (5793 inomstatligt). Glöm inte att skriva en kommentar om varför konto 5791 har valts. 7