Tid och plats Beslutande Ledamöter Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän 15.10-16.30, C-salen Per Schöldberg (C), ordförande Tony Lundstedt (S) Lars Edqvist (MP) Catharina Winberg (M) Malin Lauber (S) Camilla Albinsson (KD) Rose-Marie Holmqvist (S) Lennart Adell Kind (FP) Anna Gustbée (M) Ove Dahl, kommunchef Kristoffer Bengtsson, förvaltningssekreterare Annica Thor, måltidschef, 14 David Braic, upphandlingschef Maria Magnusson, personalstrateg, 13-14, 23-24 Magnus Bengtsson, chefsjurist, 22 Michael Färdigh, Personal- och förhandlingschef, 13, 23-24 Justering Justerare Plats och tid Tony Lundstedt (S) Kommunkansliet Justerade paragrafer 13-25 Anmärkning Ärendena behandlades i följande ordning 13, 23-24, 14, 16-18, 22, 19-21, 15, 25 1(19)
Underskrifter Sekreterare Kristoffer Bengtsson Ordförande Per Schöldberg Justerare Tony Lundstedt 2(19)
Bevis om anslag av protokoll kommunstyrelsens organisations och s protokoll från sammanträdet är justerat Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Kristoffer Bengtsson 3(19)
Förteckning över kommunstyrelsens organisationsoch s ärenden den 10 februari 2015 13 Dnr 2970-80 Justering av protokoll... 5 14 Dnr 2987-21 Information om organisations- och personalsutskottets ansvarsområden... 6 15 Dnr 2970-93 Information från ledamöter och ersättare samt från kommunledningsförvaltningen... 7 16 Dnr 2989-83 Information om utfall i genomförda upphandlingar av livsmedel... 8 17 Dnr 2015-00009 Redovisning av aktuella upphandlingar... 9 18 Dnr 2014-00841 Upphandling av kommunikationsbyråtjänster... 10 19 Dnr 2015-00002 Upphandling av telefoni - Telefonväxel... 11 20 Dnr 2015-00062 Upphandling av telefoni - Operatörstjänster för fast och mobil telefoni... 12 21 Dnr 2014-00727 Motion om att utveckla arbetet mot svartjobb och skatteflykt - Eva- Britt Svensson (V)... 13 22 Dnr 2013-00523 Redovisning av uppdrag om att säkerställa rutiner för uppföljning och uppsägning av avtal i kommunkoncernen... 15 23 Dnr 2015-00008 Redovisning av statistik över sjukfrånvaro... 16 24 Dnr 2014-00792 Revidering av personalpolicy... 17 25 Dnr 2970-92 Övrigt... 19 4(19)
13 Dnr 2970-80 Justering av protokoll Organisations- och ets beslut Organisation- och et utser Tony Lundstedt (S) till justerare för dagens sammanträde. 5(19)
14 Dnr 2987-21 Information om organisations- och personalsutskottets ansvarsområden Organisations- och ets beslut Organisation- och et noterar informationen till protokollet. Personal- och förhandlingschefen, upphandlingschefen och måltidschefen redogör för utskottets ansvarsområden, verksamheter samt process- och organisationsstruktur. 6(19)
15 Dnr 2970-93 Information från ledamöter och ersättare samt från kommunledningsförvaltningen Ingen information behandlades vid dagens sammanträde. 7(19)
16 Dnr 2989-83 Information om utfall i genomförda upphandlingar av livsmedel Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Under 2014 genomfördes en rad kommunövergripande upphandlingar inom området livsmedel. Upphandlingschefen redogör för utfallet av dessa samt presenterar de vinnande anbuden. 8(19)
17 Dnr 2015-00009 Redovisning av aktuella upphandlingar Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuella upphandlingar inom Växjö kommun. 9(19)
18 Dnr 2014-00841 Upphandling av kommunikationsbyråtjänster Organisations- och ets beslut Organisations- och et återremitterar ärendet för att utreda möjligheterna för förnyad konkurrensutsättning alternativt uppdelning/paketering i olika tjänsteområden där en leverantör kan antas per definierat tjänsteområde. Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av kommunikationsbyråtjänster och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Organisations- och et har genom 6/2015 återremitterat ärendet för ett förtydligande kring delbara anbud. Beslutsunderlag Upphandlingsenheten har upprättat ett förtydligande kring beställande enhet, kommunikationsenheten, samt den process som upphandlingen innebär. Yrkanden Per Schöldberg (C): Organisations- och et återremitterar ärendet för att utreda möjligheterna för förnyad konkurrensutsättning alternativt uppdelning/paketering i olika tjänsteområden där en leverantör kan antas per definierat tjänsteområde. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och finner att utskottet beslutar enligt det egna yrkandet. 10(19)
19 Dnr 2015-00002 Upphandling av telefoni - Telefonväxel Organisations- och ets beslut 1. Organisations- och et godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av telefonväxel. 2. Organisations- och et uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av telefonväxel och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 11(19)
20 Dnr 2015-00062 Upphandling av telefoni - Operatörstjänster för fast och mobil telefoni Organisations- och ets beslut 1. Organisations- och et godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av operatörstjänster för fast och mobil telefoni. 2. Organisations- och et uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av operatörstjänster och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 12(19)
21 Dnr 2014-00727 Motion om att utveckla arbetet mot svartjobb och skatteflykt - Eva-Britt Svensson (V) Organisations- och ets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige besvarar motionen med att gällande lagstiftning och Växjö kommuns rutiner bedöms som tillräckliga för att motverka eventuell ekonomisk brottslighet vid offentliga upphandlingar. Eva- Britt Svensson (V) har inkommit med motion om att Växjö kommun ska anpassa, utveckla och implementera metoden Vita jobb. Metoden är ett samarbetsprojekt mellan olika fackliga organisationer. Motionären vill även att Växjö kommun utesluter företag med anknytning till off-shore ekonomier vid offentlig upphandling Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse från den 4 februari 2015 redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att det vid alla upphandlingar som hanteras centralt av upphandlingsenheten utförs kontroller och kvalificering av samtliga anbudsgivare i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU). Av gällande lagstiftning framgår under vilka omständigheter en myndighet ska utesluta en leverantör från att delta i offentlig upphandling, där motionens fokusområden ekonomisk brottslighet och svartarbete ingår. Vidare framgår att enheten har rutiner för hur orimligt låga anbud skall hanteras och uteslutas ur upphandlingsprocessen. Åtgärder för att hantera företag med anknytning till off-shore ekonomier, skatteparadis, inom upphandlingsförfarandet har tidigare behandlats av kommunfullmäktige och införts i upphandlings och inköpspolicyn i enlighet med beslut fullmäktiges beslut 68/2012 Yrkanden Per Schöldberg (C): Kommunfullmäktige besvarar motionen med att gällande lagstiftning och Växjö kommuns rutiner bedöms som tillräckliga för att motverka eventuell ekonomisk brottslighet vid offentliga upphandlingar. Tony Lundstedt (S): Kommunfullmäktige bifaller motionen. 13(19)
21 fortsättning Beslutsordning Ordförande ställer yrkandena mot varandra och finner att utskottet beslutar enligt det egna yrkandet. 14(19)
22 Dnr 2013-00523 Redovisning av uppdrag om att säkerställa rutiner för uppföljning och uppsägning av avtal i kommunkoncernen Organisations- och ets förslag Kommunstyrelsen godkänner uppdragsredovisningen med följande tillägg: Inga gällande avtal får arkiveras. Kommunstyrelsens arbetsutskott har genom 228/2013 beslutat om att ge kommunchefen i uppdrag att säkerställa rutiner för uppföljning och uppsägning av avtal i kommunkoncernen. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den 4 februari 2015. Där framgår att Växjö kommuns juridiska enhet har tagit fram ett förslag till kommunövergruppande rutin för hantering av avtal. Av rutinen framgår bland annat att den stora variationen på kommunkoncernens avtal medför att det behövs olika modeller för att säkerställa uppföljning. Rutinen tydliggör organisationen för ansvar samt lämnar förslag till en checklista för avtalsuppföljning. Yrkanden Per Schöldberg (C): Kommunstyrelsen godkänner uppdragsredovisningen med följande tillägg: Inga gällande avtal får arkiveras. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och finner att utskottet beslutar enligt det egna yrkandet. 15(19)
23 Dnr 2015-00008 Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro. 16(19)
24 Dnr 2014-00792 Revidering av personalpolicyn Kommunstyrelsens organisations och s beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att anta förslag till Personalpolicy för Växjö kommun med följande ändringar: Ingressen på sida tre kompletteras med följande mening: En arbetsplats med mångfald är en attraktiv arbetsplats för alla. Ingressen på sida fem förändras genom att meningen Genom att ge och få återkoppling på vårt arbete utvecklar vi oss själva - vi vågar ta ut svängarna och göra verksamheten ännu bättre. ändras till Vi vågar prova nya sätt att arbeta. Genom att ge och få återkoppling på vårt arbete utvecklar vi oss själva och gör verksamheterna ännu bättre.. 2. Kommunfullmäktige upphäver Arbetsmiljöpolicy för Växjö kommun, KS/2008:328. Växjö kommuns personalpolicy är det styrande dokumentet för personalpolitiken i Växjö kommun. Den gäller för Växjö kommuns förvaltningar och bolag, där den är ett av de policydokument som ska följas enligt Ägardirektiv för Växjö Kommunföretag AB, 2012-02-03. Uppdraget att förnya personalpolicyn kommer från kommunstyrelsens internbudget för 2014. Beslutsunderlag Kommunchefen har redogjort för ärendet i en skrivelse från den sjunde januari 2015. Där framgår att förslaget till ny personalpolicy för Växjö kommun är framtagen i samarbete med förvaltningar, bolag och fackliga representanter. Deltagare i styrgrupp och projektgrupp har utsetts med hänsyn till kompetens inom området och kunskap om kommunorganisationen. I projektuppdraget har ingått att bedöma om personalpolicyn och arbetsmiljöpolicyn kan samordnas. Enligt föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete ska en arbetsmiljöpolicy beskriva arbetsgivarens övergripande målsättning och viljeinriktning för det långsiktiga arbetet med verksamhetens arbetsmiljö. Bedömningen är att 17(19)
24 fortsättning förslaget till ny personalpolicy medför att nuvarande arbetsmiljöpolicy inte längre är nödvändig och kommunledningsförvaltningen föreslår därför att kommunfullmäktige upphäver detta styrande dokument. Yrkanden Per Schöldberg (C): 1. Kommunfullmäktige beslutar att anta förslag till Personalpolicy för Växjö kommun med följande ändringar: Ingressen på sida tre kompletteras med följande mening: En arbetsplats med mångfald är en attraktiv arbetsplats för alla. Ingressen på sida fem förändras genom att meningen Genom att ge och få återkoppling på vårt arbete utvecklar vi oss själva - vi vågar ta ut svängarna och göra verksamheten ännu bättre. ändras till Vi vågar prova nya sätt att arbeta. Genom att ge och få återkoppling på vårt arbete utvecklar vi oss själva och gör verksamheterna ännu bättre.. 2. Kommunfullmäktige upphäver Arbetsmiljöpolicy för Växjö kommun, KS/2008:328. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och finner att utskottet beslutar enligt det egna yrkandet. 18(19)
25 Dnr 2970-92 Övrigt Ingen övrig information behandlades vid dagens sammanträde. 19(19)