TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Martina Adiels Balk 2014-02-13 SFN 2014/0079 0480-45 05 74 en Dokumenthanteringsplan serviceförvaltningen Förslag till beslut en beslutar att fastställa förvaltningens dokumenthanteringsplan. Bakgrund Med anledning av att serviceförvaltningen har omorganiserats under de senaste åren så har den sedan tidigare fastställda dokumenthanteringsplanen blivit inaktuell. Nu har dokumenthanteringsplanen omarbetats för att täcka de verksamheter som förvaltningen omfattas av idag. Planen har godkänts av kommunens arkivarie för fastställande i nämnd. Martina Adiels Balk Kvalitets- och miljösamordnare Bilaga ens dokumenthanteringsplan 2014-02-26 en Enhet ikation Hållbarhet Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax martina.adiels-balk@kalmar.se
SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Benny Wennberg Enhetschef Christina Karlberg 2014-02-26 1 (16) ens dokumenthanteringsplan Förvaltningsgemensamt Direktupphandlingsprotokoll Public 360 Respektive handläggare/ Server Direktupphandlingar under 15 000 kr. Förenklad- och öppen upphandling Närarkiv arkiv Anbudssammanställningar Public 360 Public 360 5 år Bevaras Anbud/offerter, antagna Public 360 Public 360 5 år Bevaras Anbud/offerter, ej antagna Kronologisk Respektive handläggare Orderbekräftelser Kronologisk Respektive handläggare Kontrakt och avtal av rutinmässig Kronologisk karaktär, t.ex. hyres-, städavtal 5 år Bevaras Skickas till upphandlingsenheten enligt rutin Hur görs en direktupphandling upphörandet Övriga kontrakt och avtal Kronologisk 5 år Bevaras Kontakta upphandlingsenheten. Gäller belopp över ett visst värde enligt info på www.kalmar.se
2 (16) Närarkiv arkiv Serviceavtal Kronologisk Garantibevis Kronologisk Beställningar/Rekvisitioner Kronologisk Gäller även till centralförrådet Handlingar av vikt för ärendets belysning, utredningar och projekt Utredningens namn 5 år Bevaras Arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse In- och utgående skrivelser av rutinmässig karaktär Kronologisk Lagervärdesrapport årsskifte Artikelnummer Ekonomienhet 10 år Bokslutsbilaga KLK Förråd, verkstad, produktion Inventarieförteckning Kronologisk Respektive chef 10 år Sociala medier- skärmdump Sociala medier inlägg och kommentarer Handlingar inkomna endast för kännedom. Public 360 Server 5 år Bevaras Skärmdump skrivs ut 1 per år eller vid stora förändringar Kronologisk ordning Handläggare 5 år Handläggare gallrar Förteckning över konst Konstnärens namn Konstansvarig Polisrapporter/polisanmälningar Kronologisk Respektive chef Diarieförs from 2010-06-01 Ansökningar i samband med kulturminnesmärkta byggnader. Public 360 Registrator 5 år Efter 5 år till byggarkiv hos fastighet.
3 (16) E-post, sms och meddelanden i röstbrevlådor av ringa betydelse eller tillfällig art Övrig E-post, sms och meddelanden i röstbrevlådor som tillhör/startar ärenden. Kronologisk Närarkiv arkiv Kronologisk 5 år Bevaras Gallras utdrag på papper för diarieförning eller arkivläggning i akt. Förvaltningsledning Samverkansgrupp Central Public 360 Efter 5 år Bevaras Samverkansgrupp Lokal Public 360 Efter 5 år Bevaras Utgående skrivelser Kronologisk Handläggare Tillfälliga och av ringa betydelse Egna enkäter Kronologisk Respektive chef Svarsformulär Egna enkäter - sammanställning Public 360 Handläggare 5 år Bevaras Rekvisitionsblock (använda) Inlåst Handläggare Registering/Diarie Diarieförda handlingar Public 360 / Diarieplansordning Skrivelser av ringa betydelse eller tillfällig art. Rutinskrivelser, in- och utgående Protokollskopior, utdrag, cirkulär, arbets- eller informationsmaterial av tillfällig art. Server / Registrator Kronologiskt Handläggare Systematisk ordning Handläggare Cookiefiler och globalfiler Systematisk ordning Handläggare 5 år Bevaras Hos handläggare under beredning av ärendet. Diarieförda handlingar får gallras om handlingen har annan gallringsregel i detta dokument. Se kommungemensam verksamhetshandbok, Dokumenthanteringsplan: Handlingar av ringa och tillfällig betydelse Om funktionen är aktiverad
4 (16) Annons, sammanställning över sökanden och information om tjänstetillsättning Public 360 Handläggare Personal Närarkiv arkiv Spontana jobbansökningar Kronologisk ordning Registrator Debiteringsrapport/debiteringsunderlag från förrådet Kronologisk Handläggare 10 år Ersätter kundrapport Medgivandeblankett, post och e-post Närmaste chef När e-kontot avslutas. EU-projekt EU-projekt sledningssystem shandbok, förvaltningens delar. Doc Control (tom 2013) Public 360 (from 2013) Server Gallras vid Revisionsrapporter Kronologisk Server 5 år Medgivandeblankett, post och e-post Enligt kommungemensam rutin Dokumenthantering i EU-projekt På papper vart 3:e år from 2013. Ledningens genomgång Kronologisk Server 5 år Bevaras Finns tillsammans med ledningsgruppsprotokoll. Sammanställning över Kronologisk/ Server Förbättringar/avvikelser/klagomål. Streamflow 5 år Kemikalielistor Systematisk Respektive arbetsplats Server Säkerhetsdatablad Alfabetisk Respektive arbetsplats Server Brandskyddsrond, blankett Kronologisk Brandskyddsansvariga/Brandskyddskontrollant Ajourhålles Enligt kommungemensam rutin för Kemikalielista. 10 år Enligt kommungemensam rutin för Kemikalielista. 5 år Ett ex till förvaltningens brandskyddssamordnare
5 (16) Ekonomiadministration Drifts och investeringsbudget Public 360 Förvaltnings ekonom Årsrapport /sberättelse Public 360 Förvaltnings ekonom Budgetuppföljning Public 360, månadsvis (vid nämnd) Förvaltnings ekonom Närarkiv arkiv Kodplan Årsvis Server Ajourhålles i datorprogram Bokföringsorder Verifikationsnummer Handläggare 10 år ordning Kassaredovisning Ekonomiavdelningen KL Handkassa, kvitton Kronologisk Verifikationsskåp 10 år Resultatlista internkontroll Kronologisk ordning Förvaltningsekonom/Server Försäljning/köp bostadsrätt Alfabetisk Förvaltningsekonom Domar Kronologisk Förvaltningsekonom Kontoutdrag Pg 4872501-4 Kronologisk Förvaltningsassistent hyror Kontoutdrg BG 595-0027 Kronologisk Förvaltningsassistent hyror 5 år Bevaras Diarieförs med nämndsprotokoll, Ej bilaga, hänvisa till diariet 5 år Bevaras Diarieförs med nämndsprotokoll Ej bilaga, hänvisa till diariet 5 år Bevaras Diarieförs med nämndsprotokoll Ej bilaga, hänvisa till diariet Aktuellt kodplan finns kontinuerligt uppdaterad på serviceförvaltningens hemsida. Kostens försäljningskassor. Efter Diarieförs fr o m 2010-06-01 preskription 10 år Sista utgallringsår 2022. 10 år Upphör från och med 2011. Arkiveras till 2021. Fakturor, externa, pappersformat samt scannade Verifikations nummer ordning Verifikationsskåp /Inköp och faktura Efter 10 år Sista utgallringsår 2021. (Papper)
6 (16) Avstämnings- och debiteringslistor kundfakturor och intern debiteringar. Ekonomisystem Närarkiv arkiv Årsvis, kronologisk Eget arkiv/server 10 år Debiteringslistor Kronologisk Förvaltningsassist ent hyror/ IT-samordnare Bevakning och reglering tomträtt indexreglering hyror Tomträttskontrakt (kopior) (Debiteringsunderlag) Ärendedokument Kronofogdemyndigheten Kronologisk Förvaltningsassistent hyror Fastighetsbeteckning Förvaltningsassistent hyror Alfabetisk Förvaltningsassistent hyror Avskrivning av fordran Kronologisk Förvaltningsassistent hyror 1 år 10 år Original till KLK Mark- o plan Efter preskription av fordran 7 år (Enl Skatteverkets uppgift) Personaladministration Anställningsbeslut Löneunderlag - tex ledighets- och semesteransökningar, tjänstgöringsrapporter, reseräkningar Kronologiskt Kontrolluppgifter tomträttsavgälder Alfabetisk Förvaltningsassistent hyror Fastighetsbeteckning Tidrapporter, arbetad tid - Expand Ekonomi tuggas kostnadsfördelning Enhet bygg, fritid, gata och park Fastighetstaxering (deklarationer) Alfabetisk Förvaltningsekonom 5 år ny (Enl Skatteverkets uppgift) taxering Personalredogörare Personalredogörare/ självservice Körjournaler (egen bil i tjänst) Kronologiskt Personalredogöra re/självservice tuggas Original till KLK tuggas
7 (16) Beslutsmeddelande särskilda anställningsformer, avisering om utbetalt belopp samt rekvisition av bidrag från arbetsförmedlingen Läkarintyg Särskilt högriskskydd, AMOS Arbetsskadeanmälningar, kopior Sjukförsäkran (AGS-KL), kopior Alfabetisk/ personnummer Närarkiv arkiv Sekretess Personnummer Original till KL-kontor, personalenheten Anmälan av tillbud och risk, blankett Närmaste chef Rehabiliteringsärenden Adato Se kommungemensam verksamhetshandbok Dokumenthanteringsplan: Rehabiliteringsärenden Alfabetisk Dokumentation av kompetens (kurser o dylikt) och behörigheter Anteckningar från medarbetar- och lönesamtal samt personalenkäter och individuella kompetens- och utvecklingsplaner. Alfabetisk Personalredogörare Närmaste chef Inlåst Personalredogörare Personalredogörare/chef Närmaste chef Inlåst 5 år alt vid avslut av tjänst Introduktion av nyanställd, checklista. Alfabetisk Närmaste chef Befattningsbeskrivningar/ Funktionsbeskrivningar, delegering för chefer Alfabetisk Närmaste chef anställningens upphörande Utdrag ur belastningsregistret Närmaste chef Bisyssla, underskriven blankett Närmaste chef Sekretess tuggas Dokumentet giltigt ett år
8 (16) Närarkiv arkiv Flextidsrapport Kronologisk Närmaste chef tuggas Egen uppsägning av tjänst (egen begäran, pension), blankett Bilavtal Personalredogörare en Dagordning presidiemöte Kronologisk Nämndssekreteraren Efter giltighetens utgång Original till KLK Kallelse nämndsmöte Public 360 Nämndssekreteraren Protokoll nämndsmöte Public 360 Närarkiv 5 år Bevaras Inbundna men innehållsförteckning till kommunarkiv. Delegationsbeslut (Förteckning till nämnd.) Kännedomsärenden (Förteckning till nämnd.) Public 360 Public 360 Nämndssekreterare/ Närarkiv Nämndssekreterare/ Närarkiv Övrigt Servicebladet information till förv. Kronologisk Förvaltningsinformatör Årsavtal och kontaktuppgiftsregister uthyrda torghandelsplatser Kontrakt odlingslotter Kronologisk Assistent Transportcentral Bevaras Bevaras 1 gång/år Bevaras Kronologisk Närarkiv 7 år 7 år krav från skattemyndigheten då det inte är ett måste med F-skattebevis uppsagt kontrakt Kontrakt småbåtsplatser Kronologisk Teknisk assistent uppsagt kontrakt
9 (16) Närarkiv arkiv Kontrakt uppläggningsplatser Kronologisk Teknisk assistent uppsagt kontrakt Pressreleaser Kronologisk Enhetschef kommunikation och hållb. Egenproducerat informationsmaterial Systematisk ordning Handläggare 1 gång/år 5 år Fotografier (byggnader och anläggningar) Pressklipp serviceförvaltningens verksamhetsområde Systematisk ordning Handläggare Bevaras Digitala bilder på G: Kronologisk Registrator 5 år Förvaltare Kontrakt förvaltade fastigheter och förhyrda lokaler/lägenheter Efter objekt 10 år avtalets upphörande Bevaras Kopia till förvaltningsassistent hyror Akter. Förvaltade fastigheter ritningar och historik. Alfabetisk Arkivskåpet, mappar 5 år Ex på handlingar: Brandskyddsprotokoll, hyresräkningar, ritningar, fotografier. (Mkt kopior) Bevakningsrapporter Kronologisk IT-samordnare Efter Avser Rådmannen och Magistern Byggenhet Anbuds/offert förfrågan Objektsnummer Handläggare/ Server Anbudsprotokoll Registerkod Handläggare Efter garanti- Leverantörskontroll vid upphandling Närarkiv hos ITsamordnare Omedelbart Projekts/Objektsnummerordning Handläggare besiktning 10 år besiktning, slutbesiktning Bevaras Efter avtalstid
10 (16) Beställningsskrivelse Registerkod Handläggare Efter garantibesiktning Närarkiv arkiv 10 år besiktning Anbud, antagna Registerkod Handläggare Efter garantibesiktning 10 år besiktning Anbud, ej antagna Handläggare Bankgarantier Särskilda varugarantier Omedelbart Efter garantibesiktning Kronologisk ordning Närarkiv/teknisk administratör Projekts/Objektsnummerordning Handläggare Leverantörsbedömning Digitalt/alfabetisk - ordning Handläggare Besiktningsprotokoll Registerkod Handläggare Efter garantibesiktning Relationsritning över fastigheter och anläggningar Digitaliserade ritningar och CADritningar Registerkod Närarkiv Efter garantibesiktning 10 år besiktning Bevaras Bevaras Återsänds garanti utgång Bevaras rivning Bevaras Ex förlängd garanti papptak, glaspartier mm Efter avtalstid För sålda objekt följer ritningarna med fastigheten. Motsvarande dokumentation samt urval av ritningar kopieras och bevaras. Objekt nr Server rivning Bevaras För sålda objekt följer ritningarna med fastigheten. Motsvarande dokumentation samt urval av ritningar kopieras och bevaras. Incit Xpand Underhålls-/Arbetsplaner Objekt nr Server I samband med försäljning av en Bevaras fastighet skall vissa handlingar försäljning överlämnas till köparen. Motsvarande dokumentation samt urval av ritningar kopieras och bevaras.
11 (16) Närarkiv arkiv Upphandling Förfrågningsunderlag TendSign Handläggare Bevaras EU-annonser TendSign Handläggare Bevaras Upphandlingsprotokoll Public 360 Public 360 Bevaras Anbudsutvärdering Public 360 Public 360 5 år Bevaras Anbud - antagna Public 360 Public 360 5 år Bevaras Anbud ej antagna Årsvis/ärendebeteckning Respektive handläggare Avtal och kontrakt Public 360 Public 360 Bevaras Originalhandlingar scannas Fullmakt/uppdragsbeställning Public 360 Public 360 Bevaras Tilldelningsbeslut TendSign Eget arkiv Bevaras Överklaganden Public 360 Public 360 Bevaras Överklagande parts anbud Public 360 Public 360 Bevaras Korrespondens Årsvis, alfabetisk Handläggare Minst Inköpsorder Årsvis kronologisk Eget arkiv 5 år Orderbekräftelser Årsvis kronologisk Eget arkiv Försäkringshandlingar Kronologisk Eget arkiv Direktupphandlingsprotokoll från förvaltningarna för sammanställning upphörande Leverantörsuppföljningar Alfabetisk Eget arkiv Löpande, vid (Respektive förvaltning ska diarieföra dessa protokoll så upphandlingen behöver inte arkivera sina kopior)
12 (16) Närarkiv arkiv Lokalvård Kundregister, städ Kronologisk Förvaltningsekonom Löpande, vid Städavtal Kronologisk Handläggare 10 år uppsägning Tillfälliga städuppdrag Kronologisk Handläggare Efter 10 år Kostenhet Handlingar rörande egenkontroll av Kronologisk Kök Efter 5 år livsmedelshantering, ex temperaturjournaler, mikrobiologisk provtagning, kalibrering av termometrar. Matsedlar Kronologisk Kök Efter 5 år Bevaras 1g/år digitalt Portionsjournaler (Digitalt) Kronologisk Kök Efter Anticimexrapporter (NOMOR) Kronologisk Kök Efter Fastighetsservice Leverantörsbedömning Alfabetisk Server Efter avtalstid Protokoll, besiktning av lekredskap Kronologisk, Objekt Teknisk administratör Besiktningsprotokoll Eget arkiv Digitalt och datorskriven lista till enhetschef lokalvård Arbetsorder/tidrapport Kronologisk Teknisk administratör Drift- och skötsel instruktioner Register kod Närarkiv samt resp. anläggning Efter slutbesikt Energistatistik Server/Närarkiv 10 år Bevaras Enligt RA-FS 1995:2
13 (16) Närarkiv arkiv Transportcentral Egna prislistor Årsvis, kronologisk Eget arkiv 10 år Externa prislistor Årsvis, kronologisk Eget arkiv 5 år Bokföringsunderlag (KomMa) Årsvis, kronologisk Eget arkiv 10 år Körrapporter Årsvis, Eget arkiv 6 år nummerordning Körjournaler från bilpoolen Kronologisk Eget arkiv 6 år Registreringshandlingar avförda fordon Försäkringsbesked fordon och försäkringsskadeärenden Registreringsnummer Eget arkiv ordning Årsvis, alfabetisk Eget arkiv upphörande Verkstad Bokföringsunderlag (KomMa) Årsvis, kronologisk Assistent 10 år Arbetsorder Kronologisk Assistent 6 mån Lagervärdesrapport årsskifte (inkl. inventeringslistor) Artikelnummerordning Handläggare 10 år Bokslutsbilaga KLK ekonomienhet Centralförråd Artikelregister Årsvis, alfabetisk Handläggare Bokföringsunderlag (KomMa) Årsvis, kronologisk Eget arkiv/server 10 år Följesedlar bil till faktura Årsvis, alfabetisk Handläggare + Paka 10 år Kundföljesedlar Nummerordning Handläggare + Paka Följesedlar vid personalköp Årsvis, alfabetisk Handläggare
14 (16) Närarkiv arkiv Inventeringslistor Per inventering Handläggare 10 år Fakturaunderlag, externkund Kronologisk Handläggare Efter 10 år Personalköpsrekvisitioner Alfabetisk Handläggare Efter 10 år Produktion Arbetsritningar Systematisk Arbetsledaren 5 år Bevaras Ej bygglovspliktiga, en översiktsritning av objekt bevaras. Arbetsmiljöplaner Objektsordning Arbetsledaren 1 år Beläggningsprogram Kronologisk Entreprenadingenjör Bevaras Sammandrag ingår i nämndshandlingar Ansökan om bidrag till enskilda vägar Alfabetisk Entreprenadingenjör 5 år Sammandrag ingår i nämndshandlingar Områdesordning 5 år Bevaras Naturreservat, bestämmelser/beslut Public 360 Produktionschef Skogsbruksplaner Områdesordning Arbetsledare 5 år Bevaras 5 år Bevaras Skötselplaner Områdesordning Arbetsledare Grävtillstånd (ansökan mm) Systematisk Entreprenadingenjör Broregister, bevaras ej till KA Grönytor, områdes ordning, bevaras Odlingslotter, båtbojar ajourhålles (Datareg batman) Odlingslotter Bosse Jonsson växthus Trafik, markupplåtelse och evenemang TME Lokala trafikföreskrifter/beslut Gatunamn el dylikt Assistent trafik 5 år Bevaras På delegation från SBN. Public 360 Lokala trafikföreskrifter inkl tillfälliga Gatunamn el dylikt Extern databas
15 (16) Närarkiv arkiv Övriga dispenser Alfabetisk Assistent trafik 3 år Muntliga dispenser Gatunamn el dylikt Kronologiskt Gemensam server Transporttillstånd Alfabetisk Assistent trafik 3 år Trafikanordningsplaner (ansökningar mm) Systematisk Handläggare 1 år Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Alfabetisk Assistent trafik Public 360 Nyttoparkeringskort Alfabetisk Assistent trafik 3 år 3 år 3 år inakualitet 3 år Parkeringstillstånd för miljöbilar Kronologisk Handläggare ekonomi Boendeparkeringstillstånd Reg.nr. Extern databas 3 år Tillståndsansökningar gällande upplåtelse av allmän mark (remisser mm) Flyttning av fordon (alla ingående handlingar) OSL 26 kap 1 Kolla med Lotta! Alfabetisk Assistent trafik 3 år Original hos polisen Reg.nr och plats Trafiktekniker 5 år Signalanläggningar dokumentation Gatunamn Handläggare Kontaktcenter Ärendehantering Streamflow Streamflow Ajourhålles IT Nybeställning av anknytning Nilex Nilex Beställning av fakturadelning mobiltelefoni samtal och/eller surf. Kronologisk Handläggare 10 år Gallras 10 år avslutad användning av fakturadelning.
16 (16) Närarkiv arkiv Ändringsbegäran för telefonkatalogen Nilex Nilex. Ansvarsförbindelse IT-resurser (blankett) Respektive chef