2. Attestförteckning, reviderad Beslutsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Yvonne Norman

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Servicenämnden Tid Onsdagen den 17 december 2014 kl. 8:15 Plats Magistern Enligt uppdrag Anna Sandstedt Föredragningslista 1. Information från chefer Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: närvarande chefer 2. Attestförteckning, reviderad Beslutsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Yvonne Norman 3. Uppdatering dokumenthanteringsplan Beslutsärende (handlingar bifogas, 17 sid) Föredragande: Martina Adiels Balk 4. Övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB Beslutsärende (handlingar bifogas, 17 sid) Föredragande: Tomas Lexinger, Benny Wennberg 5. Taxa odlingslotter 2015 Beslutsärende (handlingar bifogas, 4 sid) Föredragande: Tomas Lexinger 6. Uppdrag privata bryggor Beslutsärende (handlingar bifogas, 3 sid) Föredragande: Tomas Lexinger 7. Granskning av planering och genomförande av fastighetsunderhåll Beslutsärende (handlingar bifogas, 17 sid) Föredragande: Gunilla Svensson

2 Servicenämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 8. Förstudie förekomsten ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) Beslutsärende (handlingar bifogas, 8 sid) Föredragande: Gunilla Svensson 9. Information energitjänsteprojektet Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Gunilla Svensson 10. Budgetuppföljning efter november Informationsärende (handlingar bifogas, 12 sid) Föredragande: Yvonne Norman 11. Information medarbetarenkät Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Monika Nordh Cangemark 12. Information Kalmar Dämme Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Renate Foks 13. Folkhälsomyndigheten - allmänna råd städning Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Johan Råberg 14. Information möte med revisorer, PwC Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 15. Information från förvaltningschefen Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 16. Delegationsbeslut 17. Kännedomsärenden 18. Övriga frågor

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Yvonne Norman SFN 2014/ Servicenämnden Attestförteckning, reviderad Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta uppdaterad förteckning över beslutsattestanter och ersättare. Bakgrund Uppdatering av attestförteckning med anledning av organisationsförändring inom fastighet/fastighetsförvaltning, administration och support. Yvonne Norman ekonom Bilaga Uppdaterad Beslutsattestanter och ersättare Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen Tel vx

4 BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE SERVICEFÖRVALTNINGEN Verksamheter och projekt, Rev nämnden (gråmarkerade fält = ändrade) 100 VHT/ PROJ BENÄMNING Beslutsattest för Serviceförvaltningens samtliga ansvar och verksamheter Servicenämnden ANSVAR 15XXXXXX BESLUTS- ATTESTANTER Benny Wennberg ERSÄTTARE Yvonne Norman Christina Karlberg Servicenämnden 151X Benny Wennberg Yvonne Norman Monika Nordh Cangemark 249 Produktionsavdelningen / Gator och vägar 249 Gator och vägar 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 249xx Investeringar 15402X Projektledare SBK: Carl-Fredrik Nelson Anders Berg Peter Borgebäck Ersätter varandra Beläggningsunderhåll Magnus Gustafsson Kristine Reneskog-O Mickael Sjöstrand Vinterväghållning 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand Barmarksrenhållning 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand Trafikanordningar 1544 Stefan Larsson Anders Stridarv Vägmärken 1544 Stefan Larsson Björn Wigstedt Broar och liknande 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand Dagvatten 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand Trafiksignaler 1544 Stefan Larsson Björn Wigstedt Trafikräkning 1544 Stefan Larsson Björn Wigstedt Offentliga toaletter 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand Arrangemangsstöd (objekt 04010) 1544 Stefan Larsson Björn Wigstedt Spårunderhåll 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand Parkering 1544 Stefan Larsson Anders Stridarv Enskilda vägar Magnus Gustafsson Kristine Reneskog-O Mickael Sjöstrand Gatubelysning Magnus Gustafsson Kristine Reneskog-O Mickael Sjöstrand Externa arbeten gata 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand Asfaltslagningar efter ledn arbete Magnus Gustafsson Kristine Reneskog-O Mickael Sjöstrand Evenemang 1544 Stefan Larsson Björn Wigstedt Klotter, nedskräpning o vandalism 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand Cykelprojektet Christina Karlberg Yvonne Norman Monika Nordh Cangemark Exploatering gata 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 15402X Projektledare SBK: Carl-Fredrik Nelson Anders Berg Peter Borgebäck Ersätter varandra Sida 1 av 5

5 VHT/ PROJ 250 BENÄMNING Produktionsavdelningen / Parker ANSVAR BESLUTS- ATTESTANTER ERSÄTTARE 154X Tomas Lexinger Kristine Reneskog-O 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 250xx Investeringar 15402X Projektledare SBK: Carl-Fredrik Nelson Anders Berg Peter Borgebäck Ersätter varandra Lekplatser 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Blomsterarrangemang 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Utsmyckning 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Park övrigt 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Öar 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström Växthuset 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Externa arbetsorder 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Externa uppdrag/kontrakt 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Naturmark, skogsparker 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Naturmark, naturreservat 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Naturmark, beteshagar 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Naturmark, fornminnesvård 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Dikesföretag 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Resursarbeten 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström Omhändertagande av fordon Anders Stridarv Stefan Larsson Renhållning i naturen 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 154X Tomas Lexinger Kristine Reneskog-O 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Exploatering park 15402X Projektledare SBK: Carl-Fredrik Nelson Anders Berg Peter Borgebäck Ersätter varandra 263 Produktionsavdelningen / Miljö, hälsa och hållbar utveckling 263xx Investeringar 154X Tomas Lexinger Kristine Reneskog-O 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström Mudderupplag Hagbynäs 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand Mellanlager 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand Viltvård 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström Kalmar dämme 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström Vassbekämpning 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström Hagbyåns miljövård 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström Kustmiljö Kustmiljö 152 Christina Karlberg Benny Wennberg Yvonne Norman 291 Produktionsavdelningen, Produktionsresurs Investeringar produktionsresurs 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson Produktionsresurs 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson 340 Produktionsavdelningen / Idrotts- och fritidsanläggningar 340xx Investeringar 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström Sida 2 av 5

6 VHT/ PROJ BENÄMNING ANSVAR BESLUTS- ATTESTANTER ERSÄTTARE 340xx Idrotts- och fritidsanläggningar 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 493xx Enhet Kost skola Kostchef skola 1572X Ann-Sofie Eriksson Johan Råberg Kökschef, Norra kommundelen Jörgen Nilsson Kökschef, Norra centralorten Mats Lindell Kökschef, Mellersta centralorten Ann-Jeanette Wetterling Kökschef, Södra centralorten Bo Gustavsson Kökschef, Mellersta kommundelen Magnus Bolander Kökschef, Södermöre Jörgen Folkesson Kökscheferna är ersättare för varandra samt kostchef Ann-Sofie Eriksson 510xx Enhet Kost omsorg 510xx Kostchef omsorg 1573X Karolin Gleisner Johan Råberg 510xx Kökschef omsorg, Norra delen John Eliasson Stefan Hildingsson 510xx Kökschef omsorg, Södra delen Stefan Hildingsson John Eliasson 810 Produktionsavdelningen / Kommersiell verksamhet 810xx Investeringar 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson Upplåtelse allmän platsmark 1544 Stefan Larsson Anders Stridarv Odlingslotter 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson Produktionsskogar 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson Mark sjöbodar/landfästen 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström Torghandel 1544 Stefan Larsson Anders Stridarv Vindkraft Vindkraft Björn Adolfsson Gunilla Svensson Yvonne Norman Fastighet Fastighet 1512X 155X Gunilla Svensson Benny Wennberg Yvonne Norman Fastighetssamordnare/ Fastighetsförvaltare Fastighetssamordnare/ Fastighetsförvaltare Göran Persson Björn Adolfsson Gunilla Svensson Yvonne Norman 91001/02 Enhet Bygg 91001/02 Enhet Bygg 1551X Gunilla Svensson Peder Hultgren Yvonne Norman 91004/06 Enhet Drift och Service 91004/06 Enhet Fastighetsservice 1552X Kenneth Hinsegård Gunilla Svensson Yvonne Norman Enhet Lokalvård 1571X Peter Gertsson Johan Råberg Yvonne Norman Enhet Lokalvård Thomas Long Ann-Cathrine Stolpe Ylva Wallin Linnea Jönsson Kerstin Carlsson Ersätter varandra samt lokalvårdschef Peter Gertsson Lokalvård intern utb Linnea Jönsson Peter Gertsson Sida 3 av 5

7 VHT/ PROJ BENÄMNING Fastighetsförvaltning DRIFT Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Gemensamhetsanläggningar Lantegendomar Regler- och saneringsfastigheter Bostadsrätter Bostäder ANSVAR X BESLUTS- ATTESTANTER Göran Persson Björn Adolfsson Kenneth Hinsegård ERSÄTTARE Ersätter varandra samt Gunilla Svensson Yvonne Norman Gunilla Svensson Yvonne Norman AVHJÄLPANDE UNDERHÅLL Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Gemensamhetsanläggningar Lantegendomar Regler- och saneringsfastigheter Bostadsrätter Bostäder X Göran Persson Björn Adolfsson Kenneth Hinsegård Ersätter varandra samt Gunilla Svensson Yvonne Norman Gunilla Svensson Yvonne Norman PLANERAT UNDERHÅLL Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Gemensamhetsanläggningar Lantegendomar Regler- och saneringsfastigheter Bostadsrätter Bostäder X Göran Persson Björn Adolfsson Peder Hultgren Toni Sjöö Hans Gunnarsson Dan Söderström Bo Oscarsson Magnus Laneborg Mats Borg Kenneth Hinsegård Ersätter varandra samt Gunilla Svensson Yvonne Norman Ersätter varandra samt Gunilla Svensson Yvonne Norman Gunilla Svensson Yvonne Norman HYROR/ARRENDEN Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Lantegendomar Regler- och saneringsfastigheter Bostadsrätter Bostäder Göran Persson Björn Adolfsson Ersätter varandra samt Gunilla Svensson Yvonne Norman Bidrag till enskilda vägar, lantegendomar Björn Adolfsson Göran Persson Gunilla Svensson Yvonne Norman Sida 4 av 5

8 VHT/ PROJ BENÄMNING INVESTERINGAR Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Lantegendomar Bostadsrätter Bostäder ANSVAR BESLUTS- ATTESTANTER Peder Hultgren Toni Sjöö Hans Gunnarsson Dan Söderström Bo Oscarsson Magnus Laneborg Mats Borg ERSÄTTARE Projektledarna ersätter varandra samt Gunilla Svensson Yvonne Norman 9207x IT-avdelningen 9207x IT-avdelningen 158X Robert Carlsson Madeleine Ljungberg Förvaltningsledning Förvaltningsledning 151X Benny Wennberg Administration SF Administration SF 152X Christina Karlberg Enhet upphandling Enhet upphandling 1515X Björn Hedbäck Yvonne Norman Christina Karlberg Monika Nordh Cangemark Yvonne Norman Monika Nordh Cangemark Maria Klevborn Yvonne Norman Försäkring / Skadereglering Försäkring / Skadereglering Björn Adolfsson 1515X Björn Hedbäck Gunilla Svensson Yvonne Norman Benny Wennberg Yvonne Norman E-portal E-portal 1536X Per-Gunnar Fransson Enhet Förråd Enhet Förråd 1531X Annika Eckefors Samlastningscentral Samlastningscentral 1536X Per-Gunnar Fransson Enhet Transport Enhet Transport 1534X Peter Hermansson Enhet Verkstad Enhet Verkstad 1535X Peter Carlsson Bilpoolen Bilpoolen Christina Karlberg Johan Råberg Anders Johansson Yvonne Norman Johan Råberg Per-Gunnar Fransson Yvonne Norman Johan Råberg Anders Johansson Yvonne Norman Johan Råberg Camilla Svensson Yvonne Norman Peter Hermansson Camilla Svensson Johan Råberg Benny Wennberg Yvonne Norman Sida 5 av 5

9 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Martina Adiels Balk SFN 2014/ Servicenämnden Uppdatering dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Servicenämnden fastställer förvaltningens dokumenthanteringsplan. Bakgrund Vid den interna revisionen av kvalitets- och miljöledningssystemet framkom att nedanstående dokumenttyper saknades i vår dokumenthanteringsplan: Utgående ansökningar till myndigheter Riskbedömning Inspektion av småbåtshamnar Dokumenthanteringsplanen har nu utökats med dess dokument. Martina Adiels Balk Kvalitets- och miljösamordnare Bilaga Serviceförvaltningens dokumenthanteringsplan Serviceförvaltningen Administration Tel vx martina.adiels-balk@kalmar.se

10 SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Benny Wennberg Administrationschef Christina Karlberg (16) Serviceförvaltningens dokumenthanteringsplan Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Förvaltningsgemensamt Direktupphandlingsprotokoll Public 360 Respektive handläggare/ Server Direktupphandlingar under kr. Förenklad- och öppen upphandling Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anbudssammanställningar Public 360 Public år Bevaras Anbud/offerter, antagna Public 360 Public år Bevaras Anbud/offerter, ej antagna Kronologisk Respektive handläggare Orderbekräftelser Kronologisk Respektive handläggare Kontrakt och avtal av rutinmässig Kronologisk karaktär, t.ex. hyres-, städavtal Anmärkning Avdelning 5 år Bevaras Skickas till upphandlingsenheten enligt rutin Hur görs en direktupphandling 2 år 2 år 2 år 2 år efter upphörandet Övriga kontrakt och avtal Kronologisk 5 år Bevaras Kontakta upphandlingsenheten. Gäller belopp över ett visst värde enligt info på

11 2 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv efter Kommunarkiv efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anmärkning Avdelning Serviceavtal Kronologisk Vid inaktualitet Garantibevis Kronologisk Vid inaktualitet Beställningar/Rekvisitioner Kronologisk 2 år Gäller även till centralförrådet Handlingar av vikt för ärendets belysning, utredningar och projekt Utredningens namn 5 år Bevaras Arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse In- och utgående skrivelser av rutinmässig karaktär Kronologisk Vid inaktualitet Vid inaktualitet Lagervärdesrapport årsskifte Artikelnummer Ekonomienhet 10 år Bokslutsbilaga KLK Förråd, verkstad, produktion Inventarieförteckning Kronologisk Respektive chef 10 år Riskbedömning Sociala medier- skärmdump Sociala medier inlägg och kommentarer Handlingar inkomna endast för kännedom. Respektive chef Vid inaktualitet Public 360 Server 5 år Bevaras Skärmdump skrivs ut 1 per år eller vid stora förändringar Kronologisk ordning Handläggare 5 år Vid inaktualitet Handläggare gallrar Vid inaktualitet Förteckning över konst Konstnärens namn Konstansvarig Vid inaktualitet Polisrapporter/polisanmälningar Kronologisk Respektive chef 2 år Stölder diarieförs from Ansökningar i samband med kulturminnesmärkta byggnader. Public 360 Registrator 5 år Efter 5 år till byggarkiv hos fastighet.

12 3 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Utgående ansökningar till myndigheter Public 360 Registrator 5 år Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anmärkning Avdelning E-post, sms och meddelanden i röstbrevlådor av ringa betydelse eller tillfällig art Övrig E-post, sms och meddelanden i röstbrevlådor som tillhör/startar ärenden. Kronologisk Vid inaktualitet Kronologisk 5 år Bevaras Gallras efter utdrag på papper för diarieförning eller arkivläggning i akt. Förvaltningsledning Samverkansgrupp Central Public 360 Efter 5 år Bevaras Samverkansgrupp Lokal Public 360 Efter 5 år Bevaras Utgående skrivelser Kronologisk Handläggare 2 år Tillfälliga och av ringa betydelse Egna enkäter Kronologisk Respektive chef Vid Svarsformulär inaktualitet Egna enkäter - sammanställning Public 360 Handläggare 5 år Bevaras Rekvisitionsblock (använda) Inlåst Handläggare 2 år Registering/Diarie Diarieförda handlingar Public 360 / Diarieplansordning Skrivelser av ringa betydelse eller tillfällig art. Rutinskrivelser, in- och utgående Protokollskopior, utdrag, cirkulär, arbets- eller informationsmaterial av tillfällig art. Server / Registrator Kronologiskt Handläggare Vid inaktualitet Vid inaktualitet Systematisk ordning Handläggare Vid inaktualitet 5 år Bevaras Hos handläggare under beredning av ärendet. Diarieförda handlingar får gallras om handlingen har annan gallringsregel i detta dokument. Se kommungemensam verksamhetshandbok, Dokumenthanteringsplan: Handlingar av ringa och tillfällig betydelse

13 4 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv efter Kommunarkiv efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Cookiefiler och globalfiler Systematisk ordning Handläggare Vid inaktualitet Annons, sammanställning över sökanden och information om tjänstetillsättning Public 360 Handläggare Administration Anmärkning Avdelning Om funktionen är aktiverad Spontana jobbansökningar Kronologisk ordning Registrator Vid Besvaras via standardbrev inaktualitet Debiteringsrapport/debiteringsunderlag från förrådet Kronologisk Handläggare 10 år Ersätter kundrapport Medgivandeblankett, post och e-post Närmaste chef När e-kontot avslutas. EU-projekt EU-projekt Verksamhetsledningssystem Verksamhetshandbok, förvaltningens delar. Doc Control (tom 2013) Public 360 (from 2013) Server Gallras vid inaktualitet Revisionsrapporter Kronologisk Server 5 år Medgivandeblankett, post och e-post Enligt kommungemensam rutin Dokumenthantering i EU-projekt På papper vart 3:e år from Ledningens genomgång Kronologisk Server 5 år Bevaras Finns tillsammans med ledningsgruppsprotokoll. Sammanställning över Kronologisk/ Server Förbättringar/avvikelser/klagomål. Streamflow 5 år Kemikalielistor Systematisk Respektive arbetsplats Server Säkerhetsdatablad Alfabetisk Respektive arbetsplats Server Ajourhålles Enligt kommungemensam rutin för Kemikalielista. 10 år Enligt kommungemensam rutin för Kemikalielista.

14 5 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Brandskyddsrond, blankett Kronologisk Brandskyddsansvariga/Brandskyddskontrollant Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anmärkning Avdelning 5 år Ett ex till förvaltningens brandskyddssamordnare Ekonomiadministration Drifts och investeringsbudget Public 360 Förvaltnings ekonom Årsrapport /Verksamhetsberättelse Public 360 Förvaltnings ekonom Budgetuppföljning Public 360, månadsvis (vid nämnd) Förvaltnings ekonom Kodplan Årsvis Server Ajourhålles i datorprogram Bokföringsorder Verifikationsnummer Handläggare 10 år ordning Kassaredovisning Ekonomiavdelningen KL Handkassa, kvitton Kronologisk Verifikationsskåp 10 år Resultatlista efter internkontroll Kronologisk ordning Förvaltningsekonom/Server 2 år Försäljning/köp bostadsrätt Alfabetisk Förvaltningsekonom Domar Kronologisk Förvaltningsekonom Kontoutdrag Pg Kronologisk Förvaltningsassistent hyror Kontoutdrg BG Kronologisk Förvaltningsassistent hyror 5 år Bevaras Diarieförs med nämndsprotokoll, Ej bilaga, hänvisa till diariet 5 år Bevaras Diarieförs med nämndsprotokoll Ej bilaga, hänvisa till diariet 5 år Bevaras Diarieförs med nämndsprotokoll Ej bilaga, hänvisa till diariet Aktuellt kodplan finns kontinuerligt uppdaterad på förvaltningens hemsida. Kostens försäljningskassor. Vid inaktualitet Efter Diarieförs fr o m preskription 2 år 10 år Sista utgallringsår år 10 år Upphör från och med Arkiveras till 2021.

15 6 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Följesedlar Fakturor, externa, pappersformat samt scannade Avstämnings- och debiteringslistor kundfakturor och intern debiteringar. Ekonomisystem Första giltighetsdatum Verksamhet Serviceförvaltning Överföring till Närarkiv Kommunarkiv Gallring Anmärkning efter efter efter Avdelning Om följesedeln innehåller kompletterande uppgifter till fakturan ska följesedeln skannas och originalet arkiveras tillsammans med pappersfakturan. Är fakturan komplett gallras följesedeln vid inaktualitet. Verifikations Verifikationsskåp Efter 2 år 10 år Sista utgallringsår (Papper) nummer ordning /Inköp och faktura Årsvis, kronologisk Eget arkiv/server 10 år Debiteringslistor Kronologisk Förvaltningsassist ent hyror/ IT-samordnare Bevakning och reglering tomträtt indexreglering hyror Tomträttskontrakt (kopior) (Debiteringsunderlag) Ärendedokument Kronofogdemyndigheten Kronologisk Förvaltningsassistent hyror Fastighetsbeteckning Förvaltningsassistent hyror Alfabetisk Förvaltningsassistent hyror Avskrivning av fordran Kronologisk Förvaltningsassistent hyror 1 år 10 år Vid inaktualitet 2 år Original till KLK Mark- o plan Vid inaktualitet Efter preskription av fordran 7 år (Enl Skatteverkets uppgift) Personaladministration Anställningsbeslut Kontrolluppgifter tomträttsavgälder Alfabetisk Förvaltningsassistent hyror Fastighetsbeteckning Tidrapporter, arbetad tid - Expand Ekonomi 2 år tuggas kostnadsfördelning Enhet bygg, fritid, gata och park Fastighetstaxering (deklarationer) Alfabetisk Förvaltningsekonom 5 år efter ny (Enl Skatteverkets uppgift) taxering Personalredogörare Original till KLK

16 7 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Löneunderlag - tex ledighets- och semesteransökningar, tjänstgöringsrapporter, reseräkningar Kronologiskt Personalredogörare/ självservice Körjournaler (egen bil i tjänst) Kronologiskt Personalredogöra re/självservice Beslutsmeddelande särskilda anställningsformer, avisering om utbetalt belopp samt rekvisition av bidrag från arbetsförmedlingen Läkarintyg Särskilt högriskskydd, AMOS Arbetsskadeanmälningar, kopior Sjukförsäkran (AGS-KL), kopior Alfabetisk/ personnummer Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anmärkning Avdelning 2 år tuggas 2 år tuggas 2 år 2 år Sekretess Personnummer 2 år Original till KL-kontor, personalenheten Anmälan av tillbud och risk, blankett Närmaste chef 2 år Rehabiliteringsärenden Adato Se kommungemensam verksamhetshandbok Dokumenthanteringsplan: Rehabiliteringsärenden Alfabetisk Dokumentation av kompetens (kurser o dylikt) och behörigheter Anteckningar från medarbetar- och lönesamtal samt personalenkäter och individuella kompetens- och utvecklingsplaner. Alfabetisk Personalredogörare Närmaste chef Inlåst Personalredogörare Personalredogörare/chef Närmaste chef Inlåst 2 år Vid inaktualitet 5 år alt vid avslut av tjänst Introduktion av nyanställd, checklista. Alfabetisk Närmaste chef Vid inaktualitet Sekretess

17 8 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Befattningsbeskrivningar/ Funktionsbeskrivningar, delegering för chefer Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Alfabetisk Närmaste chef 2 år efter anställningens upphörande Anmärkning Avdelning tuggas Utdrag ur belastningsregistret Närmaste chef Vid Dokumentet giltigt ett år inaktualitet Bisyssla, underskriven blankett Närmaste chef Vid inaktualitet Flextidsrapport Kronologisk Närmaste chef 2 år tuggas Egen uppsägning av tjänst (egen begäran, pension), blankett Bilavtal Personalredogörare Servicenämnden Dagordning presidiemöte Kronologisk Nämndssekreteraren Efter giltighetens utgång 2 år Original till KLK Kallelse nämndsmöte Public 360 Nämndssekreteraren Protokoll nämndsmöte Public 360 Närarkiv 5 år Bevaras Inbundna men innehållsförteckning till kommunarkiv. Delegationsbeslut (Förteckning till nämnd.) Kännedomsärenden (Förteckning till nämnd.) Public 360 Public 360 Nämndssekreterare/ Närarkiv Nämndssekreterare/ Närarkiv Övrigt Servicebladet information till förv. Kronologisk Förvaltningsinformatör Bevaras Bevaras 1 gång/år Bevaras

18 9 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Årsavtal och kontaktuppgiftsregister uthyrda torghandelsplatser Kontrakt odlingslotter Kronologisk Assistent Transportcentral Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anmärkning Avdelning Kronologisk Närarkiv 7 år 7 år krav från skattemyndigheten då det inte är ett måste med F-skattebevis 2 år efter uppsagt kontrakt Kontrakt småbåtsplatser Kronologisk Teknisk assistent 2 år efter uppsagt kontrakt Kontrakt uppläggningsplatser Kronologisk Teknisk assistent 2 år efter uppsagt kontrakt Pressreleaser Kronologisk Enhetschef kommunikation och hållb. Egenproducerat informationsmaterial Systematisk ordning Handläggare 1 gång/år 5 år Fotografier (byggnader och anläggningar) Pressklipp serviceförvaltningens verksamhetsområde Systematisk ordning Handläggare Bevaras Digitala bilder på G: Kronologisk Registrator 5 år Förvaltare Kontrakt förvaltade fastigheter och förhyrda lokaler/lägenheter Efter objekt Närarkiv hos ITsamordnare Omedelbart 10 år efter avtalets upphörande Bevaras Kopia till förvaltningsassistent hyror Akter. Förvaltade fastigheter ritningar och historik. Alfabetisk Arkivskåpet, mappar 5 år efter inaktualitet Ex på handlingar: Brandskyddsprotokoll, hyresräkningar, ritningar, fotografier. (Mkt kopior) Bevakningsrapporter Kronologisk IT-samordnare Efter 2 år Avser Rådmannen och Magistern Byggenhet

19 10 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Anbuds/offert förfrågan Objektsnummer Handläggare/ Server Anbudsprotokoll Registerkod Handläggare Efter garantibesiktning Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter 10 år efter besiktning 10 år efter besiktning Anbud, antagna Registerkod Handläggare Efter garantibesiktning 10 år efter besiktning Anbud, ej antagna Handläggare 2 år Bankgarantier Särskilda varugarantier Omedelbart Efter garantibesiktning Kronologisk ordning Närarkiv/teknisk administratör Projekts/Objektsnummerordning Handläggare Leverantörskontroll vid upphandling Projekts/Objektsnummerordning Handläggare Beställningsskrivelse Registerkod Handläggare Efter garantibesiktning Leverantörsbedömning Digitalt/alfabetisk - ordning Handläggare Besiktningsprotokoll Registerkod Handläggare Efter garantibesiktning Relationsritning över fastigheter och anläggningar Digitaliserade ritningar och CADritningar Registerkod Närarkiv Efter garantibesiktning 10 år efter besiktning Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter 2 år, efter slutbesiktning Bevaras Efter avtalstid Bevaras Bevaras Återsänds efter garanti utgång Bevaras Vid rivning Bevaras Anmärkning Avdelning Ex förlängd garanti papptak, glaspartier mm Efter avtalstid För sålda objekt följer ritningarna med fastigheten. Motsvarande dokumentation samt urval av ritningar kopieras och bevaras. Objekt nr Server Vid rivning Bevaras För sålda objekt följer ritningarna med fastigheten. Motsvarande dokumentation samt urval av ritningar kopieras och bevaras.

20 11 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Underhålls-/Arbetsplaner Objekt nr Server Vid inaktualitet I samband med försäljning av en Vid Bevaras fastighet skall vissa handlingar försäljning överlämnas till köparen. Anmärkning Avdelning Incit Xpand Motsvarande dokumentation samt urval av ritningar kopieras och bevaras. Upphandling Förfrågningsunderlag TendSign Handläggare Bevaras EU-annonser TendSign Handläggare Bevaras Upphandlingsprotokoll Public 360 Public 360 Bevaras Anbudsutvärdering Public 360 Public år Bevaras Anbud - antagna Public 360 Public år Bevaras Anbud ej antagna Årsvis/ärendebeteckning Respektive 2 år handläggare Avtal och kontrakt Public 360 Public 360 Bevaras Originalhandlingar scannas Fullmakt/uppdragsbeställning Public 360 Public 360 Bevaras Tilldelningsbeslut TendSign Eget arkiv Bevaras Överklaganden Public 360 Public 360 Bevaras Överklagande parts anbud Public 360 Public 360 Bevaras Korrespondens Årsvis, alfabetisk Handläggare Minst 2 år Inköpsorder Årsvis kronologisk Eget arkiv 5 år Orderbekräftelser Årsvis kronologisk Eget arkiv 2 år

21 12 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Försäkringshandlingar Kronologisk Eget arkiv 2 år efter Direktupphandlingsprotokoll från förvaltningarna för sammanställning upphörande Vid inaktualitet Leverantörsuppföljningar Alfabetisk Eget arkiv Löpande, vid inaktualitet Anmärkning Avdelning (Respektive förvaltning ska diarieföra dessa protokoll så upphandlingen behöver inte arkivera sina kopior) Lokalvård Kundregister, städ Kronologisk Förvaltningsekonom Löpande, vid inaktualitet Städavtal Kronologisk Handläggare 10 år efter uppsägning Tillfälliga städuppdrag Kronologisk Handläggare Efter 10 år Digitalt och datorskriven lista till enhetschef lokalvård Kostenhet Handlingar rörande egenkontroll av Kronologisk Kök Efter 5 år livsmedelshantering, ex temperaturjournaler, mikrobiologisk provtagning, kalibrering av termometrar. Matsedlar Kronologisk Kök Efter 5 år Bevaras 1g/år digitalt Portionsjournaler (Digitalt) Kronologisk Kök Efter 2 år Anticimexrapporter (NOMOR) Kronologisk Kök Efter 2 år Fastighetsservice Leverantörsbedömning Alfabetisk Server Efter avtalstid

22 13 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Protokoll, besiktning av lekredskap Kronologisk, Objekt Teknisk administratör Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Besiktningsprotokoll Eget arkiv 2 år Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter 2 år Anmärkning Avdelning Arbetsorder/tidrapport Kronologisk Teknisk 2 år administratör Drift- och skötsel instruktioner Register kod Närarkiv samt resp. anläggning Efter slutbesikt Vid inaktualitet Energistatistik Server/Närarkiv 10 år Bevaras Enligt RA-FS 1995:2 Transportcentral Egna prislistor Årsvis, kronologisk Eget arkiv 10 år Externa prislistor Årsvis, kronologisk Eget arkiv 5 år Bokföringsunderlag (KomMa) Årsvis, kronologisk Eget arkiv 10 år Körrapporter Årsvis, Eget arkiv 6 år nummerordning Körjournaler från bilpoolen Kronologisk Eget arkiv 6 år Registreringshandlingar avförda fordon Försäkringsbesked fordon och försäkringsskadeärenden Registreringsnummer Eget arkiv Vid inaktualitet ordning Årsvis, alfabetisk Eget arkiv 2 år efter upphörande Verkstad Bokföringsunderlag (KomMa) Årsvis, kronologisk Assistent 10 år Arbetsorder Kronologisk Assistent 6 mån Lagervärdesrapport årsskifte (inkl. inventeringslistor) Artikelnummerordning Handläggare 10 år Bokslutsbilaga KLK ekonomienhet

23 14 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Centralförråd Artikelregister Årsvis, alfabetisk Handläggare Vid inaktualitet Bokföringsunderlag (KomMa) Årsvis, kronologisk Eget arkiv/server 10 år Följesedlar bil till faktura Årsvis, alfabetisk Handläggare + Paka 10 år Kundföljesedlar Nummerordning Handläggare + Paka 2 år Följesedlar vid personalköp Årsvis, alfabetisk Handläggare 2 år Inventeringslistor Per inventering Handläggare 10 år Fakturaunderlag, externkund Kronologisk Handläggare Efter 10 år Personalköpsrekvisitioner Alfabetisk Handläggare Efter 10 år Anmärkning Avdelning Produktion Arbetsritningar Systematisk Arbetsledaren 5 år Bevaras Ej bygglovspliktiga, en översiktsritning av objekt bevaras. Arbetsmiljöplaner Objektsordning Arbetsledaren 1 år efter inaktualitet Beläggningsprogram Kronologisk Entreprenadingenjör Bevaras Sammandrag ingår i nämndshandlingar Ansökan om bidrag till enskilda vägar Alfabetisk Entreprenadingenjör 5 år Sammandrag ingår i nämndshandlingar Områdesordning 5 år Bevaras Naturreservat, bestämmelser/beslut Public 360 Produktionschef Skogsbruksplaner Områdesordning Arbetsledare 5 år Bevaras 5 år Bevaras Skötselplaner Områdesordning Arbetsledare

24 15 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Grävtillstånd (ansökan mm) Systematisk Entreprenadingenjör Broregister, bevaras ej till KA (Datareg batman) Grönytor, områdes ordning, bevaras Odlingslotter, båtbojar ajourhålles Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter 2 år Anmärkning Avdelning Odlingslotter Bosse Jonsson växthus Inspektion av småbåtshamnar Public 360 Handläggare 5 år Registrering endast vid avvikelser. Trafik, markupplåtelse och evenemang TME Lokala trafikföreskrifter/beslut Gatunamn el dylikt Assistent trafik 5 år Bevaras På delegation från SBN. Public 360 Lokala trafikföreskrifter inkl tillfälliga Gatunamn el dylikt Extern databas Vid inaktualitet Övriga dispenser Alfabetisk Assistent trafik 3 år efter inaktualitet Muntliga dispenser Gatunamn el dylikt Kronologiskt Gemensam server 3 år Transporttillstånd Alfabetisk Assistent trafik 3 år efter inaktualitet Trafikanordningsplaner (ansökningar mm) Systematisk Handläggare 1 år efter inaktualitet Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Alfabetisk Assistent trafik Public 360 Nyttoparkeringskort Alfabetisk Assistent trafik 3 år efter 3 år efter inakualitet inaktualitet 3 år efter inaktualitet Parkeringstillstånd för miljöbilar Kronologisk Handläggare ekonomi Boendeparkeringstillstånd Reg.nr. Extern databas 3 år efter inaktualitet Tillståndsansökningar gällande upplåtelse av allmän mark (remisser mm) OSL 26 kap 1 Kolla med Lotta! Alfabetisk Assistent trafik 3 år Original hos polisen

25 16 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Flyttning av fordon (alla ingående handlingar) Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Reg.nr och plats Trafiktekniker 5 år Signalanläggningar dokumentation Gatunamn Handläggare Vid inaktualitet Kontaktcenter Ärendehantering Streamflow Streamflow Ajourhålles Anmärkning Avdelning IT Nybeställning av anknytning Nilex Nilex Vid Beställning av fakturadelning mobiltelefoni samtal och/eller surf inaktualitet. Kronologisk Handläggare 10 år Gallras 10 år efter avslutad användning av fakturadelning. Ändringsbegäran för telefonkatalogen Nilex Nilex Vid inaktualitet. Ansvarsförbindelse IT-resurser (blankett) Respektive chef Vid inaktualitet

26 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger SFN 2014/ Servicenämnden Övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB Förslag till beslut Servicenämnden beslutar överta belysningsanläggningen och ger i uppdrag till förvaltningschefen att teckna övertagandehandling för övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB. Bakgrund Kalmar kommun har cirka allmänna belysningar i parker och på gator. Drygt av dessa ligger inom Kalmar Energis nätområde för Kalmar stad. Resterande ligger i huvudsak inom EON:s nätområde för övriga tätorter och landsbyggd. Sedan 2009 gäller det befintliga avtalet med Kalmar Energi om gatubelysning inom Kalmar Energis nätområde. Servicenämnden beslutade den 12 december 2012 att ställa sig bakom en avsiktsförklaring som syftar till ett övertagande av belysningsanläggningen. Ett övertagande möjliggörs genom att Kalmar Energi separerar belysningsnätet från elstationerna. Efter årsskiftet 2014/2015 kan då Kalmar kommun, inför verksamhetsåret 2015, handla upp drift- och underhållsåtgärder. Tomas Lexinger Produktionschef Bilagor Skrivelse Övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB Utkast överlåtelseavtal av vägbelysningsanläggning Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39 Tel vx Fax anna.sandstedt@kalmar.se

27 Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger SFN 2014/ Övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB Bakgrund Kalmar kommun har ca allmänna belysningar i parker och på gator. Drygt 7500 av dessa ligger inom Kalmar Energis nätområde för Kalmar stad. Resterande ligger i huvudsak inom EONs nätområde för övriga tätorter och landsbyggd. Sedan 2009 gäller det befintliga avtalet med Kalmar Energi om gatubelysning inom Kalmar Energis nätområde. Servicenämnden beslutade den 12 december 2012 att ställa sig bakom en avsiktsförklaring som syftar till ett övertagande av belysningsanläggningen. I avsiktsförklaringen angavs en nödvändig investeringsplan för baserat på följande förutsättningar: 1. Medel för att kunna fullgöra sitt ansvar som ägare av anläggningen. 2. Gemensamma åtaganden i befintligt avtal. 3. Medel för att anpassa anläggningen efter nya föreskrifter och förutsättningar. 4. Medel som krävs för att behålla anläggningens status och motverka skenande underhållskostnader. Nödvändigt beslut fattades av kommunfullmäktige avseende investeringsbudgeten för investeringsplanen. Fram till årsskiftet 2014/2015 har Kalmar Energi fullt ut genomfört separeringen vilket möjliggör att Kalmar kommun, inför verksamhetsåret 2015, kan handla upp drift- och underhållsåtgärder. Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel vx Fax Tomas.Lexinger@kalmar.se

28 SFN 2014/ (6) Separeringen innebär att belysningsanläggningen har ett eget belysningsskåp. Tidigare var anläggningarna indragna direkt mot stationer. Belysningsanläggningen är belysningsskåp och vidare ut till belysningspunkterna. Ett belysningsskåp installerats vilket separerar belysningsnätet från elstationen, Se röd ring i bild ovan, Varje belysningsskåp har från och med 2015 elmätare och tändsystem med eget abonnemang för mätt elanvändning. Skåpen har även plats för ytterligare tändsystemkompletteringar till exempel för nattsänkning. Tidigare var inte mätt elanvändning möjlig och all tändning skedde från tre föråldrade tändstationer som via el-puls skickade signal för tänd och släck. Belysningsskåpen är i antal ca 80 stycken och kan i praktiken även fungera som eluttag för andra behov. En tanke som väckts på senare tid är att dessa på väl valda plaster kan vara möjliga elbilsparkeringar. Ca 80 platser med belysningsskåp

29 SFN 2014/ (6) Belysningsbudgeten 2014 avseende energi, drift och reparationer ligger på mkr där det prognostiserade utfallet förväntas hamna på ca mkr. Ett underskottsproblem i budget som funnits under många år och har inte rymt några reinvesteringar. Av dessa är ca mkr Kalmar Energis belysningsnät. Samtliga driftkostnader och investeringar i Kalmar Energis belysningsanläggning bekostas av Kalmar kommun. Kalmar Energi belysning 2014 kr Underhåll Driftledning Kabelfel Reinvestering 0 Nätavgift Elhandel Summa Prognos utfall 2014 Under 20 år har antalet ljuspunkter i Kalmar ökat med cirka 25%. Den ökade kostnaden i antal samt ökade elpriser har med framgång begränsats med utbyte till andra belysningskällor. Högtrycknatrium med lägre effekt har ersatt tex lysrör och kvicksilver. Vid ingång på år 2014 fanns cirka 808 kvicksilverbelysningar kvar. Av dessa återstår cirka 600 som huvudsak finns i Kalmar Energis nätområde och centrala Kalmar. Kostnader för vägbelysningar beror på ambitionsnivå, lagar och föreskrifter, säkerhet och tillgänglighet, energieffektivitet kontra el-prisutveckling samt samordning mellan investeringar och drift. Kalmar kommun har en ambition att utveckla hur belysning ska vara och fortsatt bygga ut i en under framtagning belysningsplan för att sedan utvecklas till en strategi kommande år. Det arbetet måste ske så att den årliga budgetramen kan innehållas. Som en del i att hålla de ökade kostnaderna nere, kan i lämpliga delar, efter övertagandet, drift och underhåll upphandlas. Till det måste investeringar i nya belysningar ge mycket lägre driftkostnader. LED-belysningar är en möjlig lösning tillsammans med ny teknik till exempel reglerat val av mängd ljus utifrån behovet där ny teknik ger fler möjligheter. Att ta bort belysningar ska också vara ett val till exempel på vägar för att priorietera GC-vägar. Reinvesteringar enligt belysningsplanen är ett måste på grund av att flera delar i belysningsanläggningen är gammal vilket kraftigt driver upp kostnaderna för årligt underhåll. Stor del av mängden felanmälningar på kommunens belysningsanläggningar kan härledas till att den är gammal och måste bytas ut. Det gäller belysningsarmaturer, stolpar och markkablage.

30 SFN 2014/ (6) Typ Ålder Antal Kartläggning av ålderstrukturen på gatustolparna i Kalmars nät. Livslängden på stolparna är cirka år. Äldre stolpar bedöms ha en längre livslängd då de har robustare konstruktion. Vissa typer av stolpar som inköptes under 90-talet har en felkonstruktion vid fundamentet vilket gör att vatten samlas vid fundamentet och bildar en rostring som leder till att stolparnas livslängd förkortas markant. Absolut minimum inom närmaste 5 åren bedöms till minst 20 stolpar/år. Värsta utfall skulle ligga på 1500 kkr/ år vilket ger en takt på ca 150 stolpar/år. Efter 2020 behövs en högre utbytestakt.

31 SFN 2014/ (6) Typ Ålder sträcka >1985 [N1XV] 77,7 km [EKKJ] 128,2 km [EKCJ] 30,8 km < 1965 [ECCJ] 64,8 km Kartläggning av kabelålder i Kalmars nät Mängden kostsamma kabelfel har ökat drastiskt under åren. Majoriteten av felen cirka % härrör till kabel gult område. Vid modernisering av denna kabel kommer mycket av nuvarande kabelfel försvinna. Utfallet av registrerade kabelfel: År Antal fel Kostnad , , , ,2 2014* ,7 */t.o.m. nov Sammanfattningsvis i ovan delar innebär ett övertagande: - Investeringar görs i egna anläggningar - Drift och underhåll kan upphandlas i lämpliga delar - Kortare handläggningstid för felanmälan

32 SFN 2014/ (6) Övertagandehandlingar Avtal (bifogat) Överlåtelse av vägbelysningsanläggning tecknas mellan Kalmar Energi Elnät AB och serviceförvaltningen. Utöver detta avtal kommer Kalmar Energi att offerera följande tjänster som avtalas separat: 1. Belysningsavtal nätavgift 2. Avtal om upprätthållande av dokumentation av belysningsanläggning 3. Avtal om driftledning av belysningsanläggning 4. Belysningsavtal timavrop tjänster

33 AVTAL OM ÖVERLÅTELSE AV VÄGBELYSNINGSANLÄGGNING mellan Kalmar Energi Elnät AB och Serviceförvaltningen Kalmar Kommun

34 Avtal om överlåtelse av vägbelysningsanläggning Detta avtal om överlåtelse av vägbelysningsanläggning ( avtalet ) har träffats vid avtalets undertecknande i december 2014 mellan: (A) Kalmar Energi Elnät AB, org. Nr: , med adress Box 822, KALMAR, ( säljaren ); och (B) Serviceförvaltningen Kalmar Kommun, med adress Box 611, KALMAR, ( köparen ). 1 Bakgrund 1.1 Säljaren och Köparen är sedan en längre tid överens om att en överlämning av vägbelysningsanläggningen ska ske vid årsskiftet 2014/2015. Praktisk förberedelse för att möjliggöra överlåtelsen har pågått under innevarande år genom att vägbelysningsanläggningen har separerats och flyttats ut från säljarens nätstationer. De senaste åren har parterna tillsammans drivit anläggningen i enlighet med beskrivningen i bilaga 2 vilket lett fram till detta avtal. 1.2 Parterna önskar nu träffa bindande avtal enligt vilket köparen ska förvärva vägbelysningsanläggningen enligt villkoren i detta avtal. 2 Överlåtelse av verksamhet 2.1 Säljaren överlåter och köparen förvärvar genom detta avtal vägbelysningsanläggningen som definieras i bilaga 1till detta avtal. 3 Underhåll och drift fram till tillträdet 3.1 Säljaren ska driva vägbelysningsanläggningen på normalt sätt och utan att vidta annat än sedvanliga underhållsåtgärder fram till tillträdesdagen. 4 Köpeskilling 4.1 Vägbelysningsanläggningen säljs till Serviceförvaltningen, Kalmar Kommun, för bokfört värde vilket är 0 kr. 2

35 5 Betalning Betalning av köpeskillingen till säljaren ska ske mot faktura i samband med tillträdet. Då bokfört värde i detta fall är noll (0) kronor anses betalning fullgjord i samband med detta avtals undertecknande. 6 Äganderätt och tillträde 6.1 Äganderätt till vägbelysningsanläggningen övergår från säljaren till köparen vid tillträdesdagen. 6.2 Datum för Köparens tillträde till vägbelysningsanläggningen är Garantier 7.1 Säljaren garanterar att på tillträdesdagen: säljaren har full äganderätt till vägbelysningsanläggningen och att det därmed inte är pantsatt, belastat med äganderättsförbehåll, lösöresköpskontrakt eller liknande rättigheter samt att det inte heller omfattas av företagsinteckning; vägbelysningsanläggningen uppfyller tillämpliga lagar och förordningar; övriga avtal som krävs för vägbelysningsanläggningen finns och är träffade på för branschen normala villkor; 8 Ansvarsbegränsning 8.1 Säljarens ansvar är begränsat till vad som framgår av garantierna i punkten Anspråk grundade på säljarens garantier enligt punkt 7, ska av Köparen skriftligen göras gällande till säljaren inom tolv (12) månader från Försäkring Säljaren ansvarar för att vägbelysningsanläggningen omfattas av fullgod försäkring fram till tillträdesdagen. Därefter övergår ansvaret för detta till Köparen. 3

36 10 Force majeure 10.1 Part är befriad från påföljd för frånvaron av visst förhållande eller underlåtenhet att följa viss förpliktelse enligt detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet som ligger utanför parts kontroll och som förhindrar fullgörande därav. Med sådan omständighet avses bland annat nytillkommen eller ändrad lagstiftning och/eller praxis, krig, krigshandling, konflikt på arbetsmarknaden och därmed jämställda omständigheter av samma betydelse. Så snart hindret upphör skall avtalsenlig förpliktelse fullgöras. 11 Tvist 11.1 Tvister med anledning av detta avtal skall avgöras slutligt i allmän domstol. Bilagor: Bilaga 1, Omfattning belysningsanläggning Bilaga 2, Tidigare avsiktsförklaring Detta avtal har upprättats i 2 exemplar, varav parterna tagit var sitt. Kalmar Energi Elnät AB Kalmar Kommun Serviceförvaltnignen Marie Simonsson (vice ordf) Anna Karlsson (Vd) Benny Wennberg 4

37 Bilaga till överlåtelseavtal vägbelysning (sid 1 av 4) Mängd och typ av kabel i vägbelysningsnätet samt antal ljuspunkter Kabeltyp Summa (m) Ljuspunkter Summa (st) 2x x2, x x1,5 EKK 24 3x10/ x16/ x2,5/2, x x6/ x70/ G G G x x2, x G ALUS_2x VBL_Tagen_ur_drift 110 Summa

38 Bilaga till överlåtelseavtal vägbelysning (sid 2 av 4) Antal belysningscentraler och ID/Littera i dokumentationsdatabasen ID Klass Klass Littera GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB075

39 Bilaga till överlåtelseavtal vägbelysning (sid 3 av 4) GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB GB-central tändpunkter GB650

40 Karta över vägbelysningsnätet Bilaga till överlåtelseavtal vägbelysning (sid 4 av 4)