Servicenämnden PROTOKOLL

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 28 januari 2015 kl. 09:00-12:45 Plats Magistern Omfattning 1-15 ande Ingemar Einarsson (C), ordförande Kajsa Hedin (M), vice ordförande Nura Mahmutagic (S), tjänstgörande ersättare för Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anne-Katrin Foss (S) Staffan Ljungar (C) Elsa Berg (V) Måns Linge (M) Sofie Bergman (FP) Krister Thornberg (SD) Ersättare Berth Pettersson (S) Jens Körge (V) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Junita Karlsson (KD) 1-4 Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Tomas Lexinger, produktionschef Robert Carlsson, IT-chef Johan Råberg, supportchef Yvonne Norman, ekonom Monika Nordh Cangemark, personalutvecklare Christina Karlberg, administrativ chef Gunilla Svensson, fastighetschef Björn Hedbäck, upphandlingschef Emma Andersson, landskapsarkitekt SBK Anslaget på kommunens anslagstavla den 9 februari 2015

2 2 (9) Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Ingemar Einarsson ordförande Sven-Erik Ekblad

3 3 (9) 1 Fastställande av föredragningslista Servicenämnden beslutar att ändra föredragningslistan enligt följande: Nytt ärende Rekrytering supportchef tas upp som ärende nr 4. 2 Presentation av nya nämnden Närvarande nämndsledamöter och ersättare presenterade sig. 3 Arbetssätt/introduktion/utbildning nya nämnden Christina Karlberg informerade nämnden om planerad informationsdag/ introduktion den 13 februari. Hon påminde även om den planerade utbildningen i mars för politiker anordnad av kommunledningskontoret. Utbildningarna är arvoderade. Mötet var överens om följande rutiner: Sammanträdena börjar kl 09:00, med fika cirka klockan 10:00 Frågor till punkten Övriga frågor kan mailas in till nämndsekreteraren tom måndag kl 09:00 i nämndveckan. Därefter skickas frågorna ut för kännedom till samtliga ledamöter/ersättare Sena frågor anmäls direkt på nämnden. En enklare fråga kan få svar direkt under punkten Övriga frågor medan en fråga som kräver mer arbete kan besvaras på nästkommande möte. Ledamöter/ersättare som kan tänka sig att få handlingar och protokoll digitalt meddelar nämndsekreteraren Servicenämnden fattar i övrigt inget beslut med anledning av informationen.

4 4 (9) 4 från chefer Närvarande verksamhets- och enhetschefer presenterade sig och informerade om vad som är på gång inom deras respektive ansvarsområde. 5 Rekrytering supportchef SFN 2015/0067 Bakgrund Benny Wennberg informerade nämnden om bakgrunden till den rekrytering som föreslås. Supportchef Johan Råberg har fått annan tjänst inom kommunen från och med den 2 februari Föreslås att upphandlingschef Björn Hedbäck anställs som supportchef från och med och att upphandlare Maria Kleveborn anställs som upphandlingschef från samma datum. Förslaget har samverkats i förvaltningens centrala samverkansgrupp. Överläggning Under överläggningen föreslår Ingemar Einarsson (C) att han som ordförande, i samråd med vice ordförande Kajsa Hedin (M), ska få i uppdrag av nämnden att fatta beslut om rekryteringen. Förvaltningens förslag ställs mot Ingemar Einarssons förslag och ordförande finner att nämnden beslutar enligt hans förslag. Servicenämnden beslutar att delegera rätten att fatta beslut om rekrytering av supportchef till ordförande Ingemar Einarsson. 6 Uppdrag att underteckna vissa handlingar 2015 SFN 2015/0021 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse

5 5 (9) Uppdrag att underteckna vissa handlingar, reviderad januari 2015 Bakgrund Ny mandatperiod gör att serviceförvaltningen har tagit fram förslag till behöriga att underteckna vissa handlingar för verksamheten under Förutom ny ordförande och ny vice ordförande i servicenämnden har även ändringar gjorts utifrån organisationsförändringar inom administration och verksamhet fastighet. Utifrån krav från externa myndigheter vid redovisning av projekt har även en ny punkt lagts till som förtydligar vem som har rätt att underteckna förvaltningens projektansökningar (punkt 6). Överläggning Efter överläggning är nämnden överens om följande ändringar i förvaltningens förslag: Under punkt 5 ska det stå Servicenämndens ordförande Ingemar Einarsson eller vice ordförande Kajsa Hedin får under 2015 underteckna avtal för servicenämnden. Under punkt 7 kommer som följd av rekrytering av ny supportchef namnet på supportchef och upphandlingschef att ändras. Ingemar Einarsson (C), i samråd med Kajsa Hedin (M), fick i uppdrag att godkänna reviderat dokument. Servicenämnden beslutar att delegera rätten att fastställa serviceförvaltningens behöriga att underteckna vissa handlingar för 2015 till ordförande Ingemar Einarsson. 7 Val av ordinarie och ersättare till tillgänglighetsrådet SFN 2015/0022 Bakgrund Ingemar Einarsson informerade nämnden om att respektive nämnd ska utse två representanter till Kalmar kommuns tillgänglighetsråd för mandatperioden Överläggning Staffan Ljungar (C) föreslår Ingemar Einarsson (C) till ordinarie ledamot. Måns Linge (M) förslår Kajsa Hedin (M) till ersättare.

6 6 (9) Servicenämnden beslutar att utse Ingemar Einarsson (C) till ordinarie ledamot och Kajsa Hedin (M) till ersättare i tillgänglighetsrådet mandatperioden Kassaredogörare serviceförvaltningen SFN 2015/0023 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Enligt regelverket för kommunens tillhöriga kassor ska respektive nämnd utse ansvarig för kassan kassaredogörare och ansvarig för interna kontrollen - kassakontrollant. Uppgift om utsedd kassakontrollant ska lämnas till kommunlednings-kontoret, ekonomienheten. Uppdatering av upprättad lista med anledning av att en kassa har avslutats. Servicenämnden beslutar att utse kassaredogörare och kassakontrollanter enligt förvaltningens förslag. 9 preliminärt resultat 2014 Yvonne Norman informerade nämnden om preliminärt resultat för Det preliminära resultatet för serviceförvaltningen 2014 är plus tkr. Utfallet av investeringsbudgeten blev 181,6 mnkr, vilket är 39,73% av den totala budgeten på 457,1 mnkr. Största delen av glappet beror på projekt som är tidsfördröjda. 10 budget 2015 Yvonne Norman informerade nämnden om budget 2015.

7 7 (9) Förändringen i serviceförvaltningens driftbudgetram för 2015 är tkr. Under rubriken stabil ekonomi ligger besparingar på tkr. Samtliga verksamheter har gåtts igenom för att hitta lösningar. Investeringsbudgeten för 2015 är tkr. 11 belysningsprogram Emma Andersson informerade nämnden om arbetet med att ta fram ett belysningsprogram för Kalmar kommun. Samhällsbyggnadsnämnden fick 2013 uppdraget att ta fram ett belysningsprogram i samarbete med servicenämnden och Kalmar Energi AB. Uppdraget att ta fram ett belysningsprogram ska även gälla tätorterna i kommunen utifrån aspekterna trygghet, trafiksäkerhet, energiförbrukning, utveckling och gestaltning. Belysningsprogrammet ska fungera som ett planeringsunderlag och vara en kvalitetssäkring när det gäller ljussättning i Kalmar kommun. Programmet kommer att innehålla fakta om ljus och ljustekniska begrepp, ljuskällor och armaturer, råd och regelverk, belysningsplanering, miljöhänsyn, drift och underhåll, tillämpning på Kalmars gator och platser, exempel och checklista. Programmet ska vara ett levande dokument, teknikutvecklingen inom belysning är snabb. Programmet ska vara klart i vår och skickas ut på remiss till bland annat serviceförvaltningen. 12 från förvaltningschefen Benny Wennberg presenterade sig och informerade nämnden om aktuella ärenden på serviceförvaltningen.

8 8 (9) Stensö camping; avtalet med förre arrendatorn avslutades strax före jul. Arbetet med att hitta en ny arrendator har påbörjats, avsikten är att kunna gå ut med upphandling av hela området i ett paket till en ny arrendator. Finns i dagsläget ett starkt tryck från romer som tillfälligt behöver tak över huvudet den kalla tiden. Det pågår ett samarbete med kyrkan/stadsmissionen där ett par husvagnar ställts upp som en tillfällig lösning. Två personer på förvaltningen har avskedats. Frågor och begäran om handlingar från NN tar mycket tid, just nu skickas mycket till serviceförvaltningen. Arbete med stabil ekonomi sker i hela kommunen. Vi arbetar kontinuerligt med att hitta lösningar/besparingar. 13 Delegationsbeslut SFN 2015/0037 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 28 januari Delegation ställföreträdande förvaltningschef Anställningsbeslut: Jens Johansson, kundansvarig centralförråd, tillsvidare Nya avtal, bostäder och arrenden H65 Tillståndsärenden enligt ordningslagen december 2014 Trafikärenden D252-D257, D1-D11 Nyttoparkeringskort K271-K291 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut. 14 Kännedomsärenden SFN 2015/0040 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 28 januari 1. Presidieprotokoll från

9 9 (9) 2. Protokollsutdrag KF 169 Verksamhetsplan med budget 2015 och ekonomisk planering Protokollsutdrag KF 189 Val av elva ledamöter och sju ersättare i servicenämnden 4. Protokollsutdrag KF 190 Val av ordförande och vice ordförande i servicenämnden 5. Protokollsutdrag KS Planutskott 85 Upphandling av ny brandstation på fastigheten Oxhagen 2:1 6. Byggenhetens upphandlingar Protokoll från serviceförvaltningens centrala samverkansmöte Protokoll från serviceförvaltningen support lokala samverkan Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda kännedomsärenden. 15 Övriga frågor 15.1 Trottoarpratare Kajsa Hedin (M) ställer fråga om vad som gäller för att få tillstånd för trottoarpratare. Tomas Lexinger svarar att de är tillståndspliktiga och att man arbetar mot att komma ifrån dem på grund av att de ofta försämrar tillgängligheten Vindkraft Staffan Ljungar (C) ställer fråga kring plusresultatet för vindkraften. Benny Wennberg svarar att elpriset för närvarande ligger lägre än när kalkylen för vindkraften gjordes. Det är främst skattefriheten som gör att vi i dagsläget har ett plusresultat Personalbil Staffan Ljungar (C) ställer fråga kring föreslaget att införa personalbil. Benny Wennberg svarar att möjligheten att erbjuda anställda en supermiljöbil kommer att ge en större effekt i arbetet att öka andelen miljöbilar. Förslaget är på väg till kommunstyrelsen för beslut. Kommunanställda kan få en förmånsbil genom sänkning av sin bruttolön. Skatt, försäkring, service och vinterdäck ingår i i leasingavtalet. Den anställde går själv till bilhandlaren och får en kalkyl med beräknat bruttolöneavdrag. Avtalen är treåriga.