Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 17 juni 2015 kl. 9:00-12:20 Plats Magistern. Omfattning 74-86

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 17 juni 2015 kl. 9:00-12:20 Plats Magistern Omfattning ande Ingemar Einarsson (C), ordförande Kajsa Hedin (M), vice ordförande Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anne-Katrin Foss (S) Staffan Ljungar (C) Elsa Berg (V) Måns Linge (M) Sofie Bergman (FP) Krister Thornberg (SD) Magnus Jernetz Gustavsson (M) 74 Ersättare Nura Mahmutagic (S) Maja Velke (S) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Junita Karlsson (KD) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Tomas Lexinger, produktionschef Yvonne Norman, ekonom Monika Nordh Cangemark, personalutvecklare Gunilla Svensson, fastighetschef Robert Carlsson, IT-chef Maria Kleveborn, upphandlingschef Björn Hedbäck, supportchef Stefan Larsson, enhetschef Jonas Sverkén, kanslichef Magnus Laneborg, projektledare Anslaget på kommunens anslagstavla den 24 juni 2015

2 2 (8) Anders Persson, Caverion Sinisa Vucovac, skyddsingenjör Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Ingemar Einarsson ordförande Måns Linge

3 3 (8) 74 från chefer Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerar om vad som är på gång inom deras respektive ansvarsområde. 75 Förändring i delegationsordning avseende arrenden SFN 2015/0459 Serviceförvaltningens skrivelse Delegationsordning för servicenämnden, daterad Bakgrund Ändringen i delegationsordningen innebär att texten arrende av mark stryks från avsnitten 4, 5 och 6. Ändringen är en anpassning till servicenämndens reglemente. Arrenden hanteras i kommunstyrelsens delegationsordning. Servicenämnden beslutar att anta den uppdaterade delegationsordningen för servicenämnden daterad sattestanter SFN 2015/0481 Serviceförvaltningens skrivelse sattestanter och ersättare serviceförvaltningen, daterad Bakgrund Uppdatering av attestförteckning med anledning av att e-portal/samlastning flyttats organisatoriskt från support till upphandling inom serviceförvaltningen. Korrigering har även gjorts för pensionsavgång på bygg samt logistik/förråd. Servicenämnden beslutar att anta uppdaterad förteckning över beslutsattestanter och ersättare.

4 4 (8) 77 Budgetuppföljning efter maj SFN 2015/0460 Serviceförvaltningens skrivelse inkl bilagor. Budgetuppföljningen och prognosen efter årets fem första månader visar i dagsläget på ett resultat i nivå med budget för helåret. Det finns en identifierad risk när det gäller fordringar hos Karl-Oskar Utbildning AB. Fordringarna gäller hyresintäkter för lokaler, lokalvård och leverans av skolmat. Totalt uppgår fordran i dagsläget till 582 tkr och avser leveranser och hyra fram till rekonstruktion 25 mars. Rekonstruktionen är förlängd till 25 juni. Utfallet av investeringsbudget efter maj är 62 mnkr vilket är 15 procent av den totala budgeten på 420,6 mnkr. Sjukfrånvaron till och med april är 5,3 procent och antalet långtidssjukskrivna är 15 personer. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen 78 Genomgång delegation - verkställighet Jonas Sverkén informerar nämnden om delegation och verkställighet. Att delegera innebär att överlämna beslutanderätt, inte ansvar. Att delegera är ett sätt att avlasta nämnden rutinärenden, men man skiljer mellan delegation och verkställighet. Delegering innebär ett beslut och kan överklagas, ren verkställighet kan inte överklagas. Verkställighet är beslut utan självständiga överväganden som är nödvändiga för att få den kommunala verksamheten att fungera. Nämnder kan delegera beslutanderätten till förtroendevalda eller anställda i kommunen. Frågor som rör verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet får inte delegeras. Inte heller framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige eller ärenden av principiell betydelse eller av stort allmänintresse får delegeras. Nämnden kan när som helst återkalla delegation men inte återta beslut som fattats på delegation.

5 5 (8) 79 Uppföljning energitjänsteprojektet och solenergi Anders Persson, Caverion, informerar nämnden om energitjänsteprojektet. Kommunen har ett övergripande mål att den totala energianvändningen i kommunägda byggnader ska minska med 20 procent. Energitjänsteprojektet startades upp december 2011 med en analysfas. En inventering av kvm gjordes och åtgärdsförslag och besparingskalkyler togs fram. Idag är vi i genomförandefasen där vi genomför förslagna och genomgångna åtgärder. Nämndens och förvaltningens mål och visioner bakas in i projektet. Vi arbetar mot att genomföra planerat underhåll, minska akut underhåll, öka miljömedvetenheten, förbättra inneklimat och att skapa en energieffektiv och miljövänligare verksamhet. Allt detta samtidigt som budgeten ska vara i balans. Inom projektet har utbildning genomförts i energieffektivisering, fem dagar för drifttekniker och två dagar för vaktmästare. Utfallet efter 27 fastigheter (334 åtgärder) är en besparing på knappt MWh med en investering på strax över 40 mnkr. Magnus Laneborg informerar nämnden om solenergi. Solpaneler har installerats på lekhallen vid Pumpen och på Rinkabyholms förskola. Under projektering är Pårydsskolan, förskolan i Ljungbyholm och Rockneby allaktivitetshus. 80 Uppföljning praktikanter serviceförvaltningen Monika Nordh Cangemark informerar nämnden om arbetet med praktikanter inom förvaltningen. Totalt har förvaltningen hittills i år tagit emot 30 praktikanter varav 11 språkpraktikanter. Utöver ren praktik har vi inom produktionen också cirka 40 arbetsmarknadsåtgärder, cirka 15 ensamkommande flyktingbarn (sommarjobb) och sysselsättning inom rehabilitering och daglig verksamhet.

6 6 (8) 81 Arbetsmiljöansvar som förtroendevald Sinisa Vukovac informerar nämnden om arbetsmiljö och arbetsmiljöansvar. Vi har olika roller i arbetsmiljöarbetet. Arbetsgivaren ansvarar för att vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olyckor. Arbetsgivaren ska informera arbetstagaren om risker i arbetet och hur de ska undvikas och förvissa sig om att arbetstagaren har den utbildning som behövs samt anpassa arbetet till arbetstagarens förutsättningar. Att tänka på vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter är att uppdraget och uppgifterna ska vara väldefinierade och rimliga, med de resurser, kunskaper och befogenheter som krävs för att driva verksamheten med en bra arbetsmiljö. Det är viktigt att regelbundet följa upp hur arbetsmiljöarbetet utvecklas och ingripa om det inte fungerar som det var tänkt. Även viktigt att stämma av att riskbedömningar har gjorts innan beslut om verksamhetsförändringar. 82 om sommarevenemangen Stefan Larsson informerar nämnden om sommarens aktiviteteter och evenemang. Från och med 1 juni har Kvarnholmen cyklande parkeringsvärdar. Sommarpatrullen är två ungdomar som under sommaren kommer cykla runt på Kvarnholmen, badplatser och ställplatser för att välkomna turister. P-ledningssystemet är på gång. Den första skylten ska komma upp före semestern. Ny turistvägvisning är uppsatt. Antalet evenemang som serviceförvaltningen är inblandad i ökar, i år är vi direkt inblandade i 40 evenemang av skiftande karaktär. Ska Kalmar hålla sin status som evenemangs- och sommarstad så måste vi alltid

7 7 (8) ligga steget före i förberedelse, man vet aldrig vad kommande säsong för med sig. 83 från förvaltningschefen Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella ärenden i förvaltningen. 84 Delegationsbeslut SFN 2015/0037 Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 17 juni Anställningsbeslut: Geer Thörnqvist, administratör, tillsvidare 100 % Jerker Fridh, tekniker fastighet, tillsvidare Patrik Ohlsson, ekonom, tillsvidare Jenny Sjåstad, upphandlare, tillsvidare Simon Johansson, systemtekniker, tillsvidare Nya avtal lokaler, bostäder och arrenden H93 Tillståndsärenden enligt ordningslagen maj 2015 Trafikanordningsplan, arbete på väg maj 2015 Trafikärenden D117-D137 Nyttoparkeringskort K326-K334 Grävtillstånd maj 2015 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut.

8 8 (8) 85 Kännedomsärenden SFN 2015/0040 Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls 17 juni Presidieprotokoll från Protokollsutdrag KF 96 Revisionsberättelse för räkenskapsåret 2014 samt revisorernas granskning av årsredovisningen (KS 2015/0093) Protokollsutdrag KS AU 39 Upphandling av datorer och läsplattor (KS 2015/0478) Minnesansteckningar ledningsgruppen Protokoll serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp Protokoll sf produktion lokala samverkan Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda kännedomsärenden. 86 Övriga frågor Fråga ställs om Svanebergsrondellen som Tomas Lexinger tar med sig till projektledningen. Nämnden önskar mer information om pågående byggnation. Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att se över hur och var beslut tas och uppföljning görs avseende byggnation inom infrastruktur. Servicenämnden fattar i övrigt inget beslut med anledning av informationen.