Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 23 mars 2016 kl. 13:00-17:20 Plats KS-salen. Omfattning 29-44

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 23 mars 2016 kl. 13:00-17:20 Plats KS-salen Omfattning ande Ingemar Einarsson (C), ordförande Junita Karlsson (KD) Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anne-Katrin Foss (S) Staffan Ljungar (C) Jashar Gashi (S) Alexander Critén (M) Sofie Bergman (L) Krister Thornberg (SD) Ersättare Maja Velke (S) Bert Pettersson (S) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Tomas Lexinger, produktionschef Robert Carlsson, IT-chef Christina Karlberg, administrativ chef Maria Kleveborn, upphandlingschef Yvonne Norman, ekonom Gunilla Svensson, fastighetschef Björn Hedbäck, supportchef Simon Gottfridsson, byggprojektledare Jenny Daunéus, personalutvecklare Monika Nordh Cangemark, personalutvecklare Jimmy Gummesson, entreprenadingenjör Stefan Larsson, enhetschef Thomas Eidrup, projektledare Anslaget på kommunens anslagstavla den 5 april 2016

2 2 (9) Josefin Bergquist, trafikplanerare SBK Lamine Cissokho Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Ingemar Einarsson ordförande Sofie Bergman

3 3 (9) 29 från chefer Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerar om vad som är på gång inom deras respektive ansvarsområde. 30 medborgarförslag - Ta fram förslag på lokaler som loger kan hyra SFN 2016/0046 Gunilla Svensson informerar nämnden om inkommet medborgarförslag rörande att ta fram förslag på lokaler som loger kan hyra. i ärendet kommer att tas vid nämnden i april. 31 Remiss - Drogpolitiskt program SFN 2016/0141 Serviceförvaltningens skrivelse Inbjudan från socialnämnden att lämna synpunkter/remiss på förslag till drogpolitiskt program Drogpolitiskt program Bakgrund Servicenämnden har på remiss fått förslag till drogpolitiskt program Tanken med utformningen av det drogpolitiska programmet är att koppla ihop den övergripande styrning som finns på det drogpolitiska området med den aktuella problembilden i Kalmar kommun samt att formulera delmål för det lokala arbetet i Kalmar. Programmet ska också tydliggöra den organisation och det arbetssätt som behövs för att mål ska kunna uppnås och aktiviteter genomföras. I sin utformning har programmet en tydlig inriktning mot ungdomar.

4 4 (9) Servicenämnden ställer sig positiva till förslaget till drogpolitiskt program med den invändningen att då serviceförvaltningens verksamhet främst riktar sig internt inom Kalmar kommun, skulle förvaltningen inte bidra med något avgörande i den samordnande gruppen. Däremot arbetar serviceförvaltningen aktivt med den av kommunfullmäktige antagna alkoholoch drogpolicyn som innefattar anställda och förtroendevalda i Kalmar kommun. 32 Kontaktpolitiker serviceförvaltningen inklusive regelverk SFN 2016/0146 Serviceförvaltningens skrivelse Kontaktmannaskap för förtroendevalda perioden regelverk Förslag kontaktpolitiker Bakgrund Önskemål/förslag har kommit från organisationen att det ska finnas kontaktpolitiker riktade mot våra olika verksamheter. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till hur servicenämnden ska arbeta med kontaktmannaskap perioden Varje ledamot och ersättare, undantaget ordförande och vice ordförande, är knuten till någon verksamhet/enhet inom förvaltningen. Överläggning Gunilla Johansson (S) lämnar ett tilläggsförslag att respektive verksamhetschef ska ansvara för att kalla kontaktpolitikerna till ett första möte i verksamheten samt att information om kontaktpolitiker ska gå ut till verksamheterna. Efter överläggningen frågar ordföranden först om nämnden kan besluta enligt förvaltningens förslag. Han finner att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag. Sedan frågar ordföranden om nämnden vill bifalla Gunilla Johanssons tilläggsförslag. Han finner att nämnden bifaller Gunillas tilläggsförslag. Servicenämnden beslutar att fastställa regelverket för kontaktmannaskap för förtroendevalda perioden Servicenämnden beslutar att respektive verksamhetschef ansvarar för att kalla kontaktpolitikerna till ett första möte i verksamheten samt att information om kontaktpolitiker ska gå ut till verksamheterna.

5 5 (9) 33 Uppdatering kassaredogörare serviceförvaltningen SFN 2016/0148 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Enligt regelverket för kommunens tillhöriga kassor ska respektive nämnd utse ansvarig för kassan kassaredogörare och ansvarig för interna kontrollen - kassakontrollant. Uppgift om utsedd kassakontrollant ska lämnas till kommunledningskontoret, ekonomienheten Uppdatering av listan över kassaredogörare serviceförvaltningen med anledning av att växthuset produktion frångår löneavdrag vid försäljning till personal och inför istället försäljning via kort. Servicenämnden beslutar att utse kassaredogörare och kassakontrollanter enligt förvaltningens förslag. 34 Budgetuppföljning och prognos efter februari SFN 2016/0149 Serviceförvaltningens skrivelse inkl bilagor Yvonne Norman informerar nämnden om de viktigaste händelserna i budget efter februari. Prognosen i dagsläget för helåret är ett årsresultat inom budgetramen, vilket innebär 0 i avvikelse. Utfallet i investeringsbudgeten efter februari månad är 32,2 mnkr, vilket är 7,6 procent av den totala budgeten på 422,2 mnkr. Sjukfrånvaron till och med januari är 5,4 procent. 35 Cykelbokslut 2015 SFN 2016/0163 Cykelbokslut 2015

6 6 (9) Thomas Eidrup och Josefin Berquist presenterar cykelbokslut för Vi ser en ökning av cykeltrafiken i staden mellan på hela 26 procent när man jämför statistiken för kvartal 3 (som inte påverkas av olika hårda vintrar). Det mål som tidigare fanns antaget av kommunfullmäktige angav en ökning på 15 procent mellan dessa år så det målet överstegs med hela 11 procent. Under 2016 byggdes 1,4 km ny cykelväg och 17 cykelparkeringar anlades vid busshållplatser i Funkabo, Berga och Norrliden. Därtill 62 platser vid Trekantens nya pendeltågstation samt 150 nya cykelparkeringsplatser på Kvarnholmen. Totalt investerades cirka 15 mnkr i cykelinfrastrukturen under event/kampanjer genomfördes vilket är mer än under tidigare år. Nu är uppdraget från styrgruppen (plan- och infrastrukturberedningen) att projektets mobility managementarbete (påverkande av resvanor) ska vidgas mer och mer och greppa över hållbara transporter i stort och inte bara just cykel. Därtill ska investeringstakten öka. En utmaning i detta är att detta ska ske med befintliga personella resurser och att tillräckliga medel till drift- och underhåll och mobility management ännu inte finns tillgängliga. 36 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) 2015 Monika Nordh Cangemark informerar nämnden om den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet i serviceförvaltningen. Enligt arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp och dokumentera hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerat. Kommunhälsan har skickat ut en enkät till chefer, skyddsombud/ arbetsplatsombud och fackliga företrädare, 40 svarande (30/8/2) varav 20 kvinnor och 20 män. Rapporten tar upp frågor kring uppgiftsfördelning, kunskaper/befogenheter/ resurser, samverkan, aktiviteter, rutiner, ohälsa/olycksfall/tillbud, uppföljning och företagshälsovård.

7 7 (9) 37 planerade beläggningsarbeten Jimmy Gummesson informerar nämnden om planerade beläggningsarbeten. Nyckeltal från RoSy (förvaltningssystem för vägar) visar att nuvärdet för våra gång- och cykelvägar (158 km) är 57 mnkr, skillnaden mellan nuvärdet och optimalt värde är 2 mnkr. Motsvarande nuvärde för våra gator (374 km) är 577 mnkr, och skillnaden mellan nuvärde och optimalt värde är 7 mnkr. 38 Studieresa servicenämnden Christina Karlberg informerar nämnden om arbetet med att planera en studieresa för servicenämnden till Karlskrona den maj. 39 om sommarens evenemang Stefan Larsson informerar nämnden om arbetet med sommarens evenemang. Serviceförvaltningen ska vara första kontakten med kommunen när man ska genomföra ett evenemang i Kalmar. Förvaltningen svarar för att det inte blir kollisioner i aktiviteter och samarbetar med polisen/tillstånd. Vid större evenemang bjuds arrangören in till tillståndsgruppen och får träffa alla inblandade instanser. Mellan april och september genomförs cirka 50 evenemang i Kalmar.

8 8 (9) 40 boendeparkering Stefan Larsson informerar nämnden om arbetet med boendeparkering. En arbetsgrupp finns med representanter från samhällsbyggnadskontoret och serviceförvaltningen, Stefan är projektledare. Uppdraget är att lösa parkeringsproblematiken i berörda områden, både vad gäller tidsbegränsningar och parkeringsavgifter. Parallellt jobbar man med betalsystem för att i en framtid kunna fasa ut mynten. 41 reglemente servicenämnden Benny Wennberg informerar om att arbetsutskottet beslutat att skicka ut förslag till allmänt reglemente samt nämndspecifika reglementen till berörda nämnder för yttrande. Ärendet kommer upp till beslut i servicenämnden i april. 42 från förvaltningschefen Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella ärenden i förvaltningen.

9 9 (9) 43 Delegationsbeslut SFN 2016/0002 Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 23 mars Anställningsbeslut: Katarzyna Zakowski, kock, tillsvidare Anne-Charlotte Lönnroth, handläggare TME, tillsvidare Mats Begnert, fastighetsförvaltare, tillsvidare Avtal lokaler, bostäder och arrenden H112-H115 Tillståndsärenden enligt ordningslagen februari 2016 Trafikanordningsplan, arbete på väg, februari 2016 Trafikärenden D29-D65 Nyttoparkeringskort K365-K383 Grävtillstånd februari 2016 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut. 44 Kännedomsärenden SFN 2016/0003 Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 23 mars Presidieprotokoll från Protokoll serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp Protokoll sf produktion lokala samverkan Lista upphandlingar tom Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda kännedomsärenden.