Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 20 december 2017 kl. 13:00 16:45 Plats Magistern. Omfattning

Transkript

1 Tid Onsdagen den 20 december 2017 kl. 13:00 16:45 Plats Magistern Omfattning ande Johanna Petersson (C), ordförande Kajsa Hedin (M), vice ordförande Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anne-Katrin Foss (S) Jashar Gashi (S) Jens Körge (V) Alexander Critén (M) Krister Thornberg (SD) Lasse Karlsson (L) Ersättare Maja Velke (S) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Junita Karlsson (KD) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Martina Adiels Balk, administrativ chef Maria Kleveborn, upphandlingschef Patrik Ohlsson, förvaltningsekonom Björn Hedbäck, supportchef Gunilla Svensson, fastighetschef Jenny Dauneus, HR-specialist Håkan Olofsson, entreprenadingenjör Jimmy Gummesson, entreprenadingenjör Kenneth Hinsegård, enhetschef fastighet Anslaget på kommunens anslagstavla den 29 december 2017

2 2 (14) Sekreterare Marcus Kindahl Justeras Johanna Petersson ordförande Mikael Lindberg

3 3 (14) 141 från chefer Närvarande verksamhets- enhetschefer informerar om vad som är på gång inom den egna verksamheten. fattar inget beslut med anledning av informationen. 142 Verksamhetsplan med internbudget 2018 SFN 2017/0322 Förvaltningens skrivelse Verksamhetsplan med internbudget 2018 Tillkommande mål från koncernledningen Bakgrund Vid servicenämnd i november 2017 presenterades ett förslag till servicenämndes mål Detta förslag togs fram med utgångspunkt i Verksamhetsplan med budget 2018, där förvaltningsledningen gjorde en bedömning av vilka mål som förvaltningen kan påverka. Vid möte angående verksamhetsplan 2018, , informerade kommunledningskontoret om att koncernledningen delat ner fullmäktiges beslutade mål till förvaltningarna och bolagen via Hypergene (stödsystem för bland annat målhantering). Förutom de mål som förvaltningsledningen redan beaktat i sitt förslag till servicenämnden så tillkommer därför nedanstående 10 fullmäktigemål som förvaltningen ska rapportera under. Kursiv text beskriver exempel på vad förvaltningen kommer att avrapportera under respektive mål.

4 4 (14) beslutar att fastställa förslag till verksamhetsplan med internbudget 2018 för serviceförvaltningen och överlämna den till kommunfullmäktige för kännedom. 143 Externt hyresavtal Oxhagshemmet SFN 2017/0329 Förvaltningens skrivelse Bakgrund Det nya vård och omsorgsboendet på Vänskapens Väg närmar sig färdigställande och kommer att vara klart och slutbesiktigat enligt tidsplanen Boendet kommer att ha 85 moderna vård och omsorgslägenheter med hög standard, väl anpassade gemensamhetsytor och utemiljöer. Vård och omsorgsboendet är väl anpassat för permanent boende för äldre med biståndsbeslut. Samtidigt så pågår omsorgsförvaltningens översyn av modernisering av befintliga boenden för att höja standarden och utöka antalet vård och omsorgslägenheter. Nybyggnation i södra området är beslutad för 48 vård och omsorgslägenheter med preliminär byggstart under våren I norra området Lindsdal pågår planering för förslag till upphandling av vård och omsorgsboende med 48 lägenheter. Rikshem är fastighetsägare till de tre större vård- och omsorgsboendena i förvaltningen, Ingelstorpsvägen, Vänskapens Väg och Oxhagshemmet. Ingelstorpsvägen och Vänskapens Väg är ombyggda/nybyggda och är moderna vård och omsorgsboenden. Oxhagshemmet är den fastighet som inte är anpassad för att klara framtida standardkrav och säkerhetskrav för vård och omsorgsboende. Det gäller främst hygienutrymmen, ventilation, brandkrav och tillgänglighetskrav. Rikshem har också ett underhållsbehov av fastigheten som behöver utföras. Det gamla Norrlidshemmet ska rivas men rivningsplanen möjliggör att vissa delar av Norrlidshemmet kan vara i bruk under och möjliggör fortsatt verksamhet i delar av lokalerna. Eftersom det är möjligt att bedriva verksamhet på Norrlidshemmet ytterligare en tid och att Rikshem äger fastigheterna så kan modernisering av Oxhagshemmet genomföras. Det innebär att de omsorgstagare som har permanent vård och omsorgsboende på Norrlidshemmet föreslås flytta till nya Vänskapens Väg. Korttidsplatserna på Norrlidshemmet blir kvar eftersom det möjliggör anpassade korttidsplatser under renoveringen av Oxhagshemmet.

5 5 (14) Sex boendegrupper som har permanent vård och omsorgsboende på Oxhagshemmet föreslås flytta till nya Vänskapens Väg. Vänskapens Väg blir permanent vård och omsorgsboende för personer med demensproblematik fördelat på 57 och 28 lägenheter för personer med fysiska omsorgsbehov. Oxhagshemmet byggs om och anpassas till ett modernt vård och omsorgsboende med huvudsaklig inriktning på korttidsboende. En mindre del blir permanent vård och omsorgsboende. Ytor anpassas för rehabilitering och träning i samband med korttidsvistelsen. Efter ombyggnationen flyttas samtliga korttidsplatser från Norrlidshemmet till det moderniserade Oxhagshemmet. Preliminär tidplan Vänskapens Väg färdigställt och under februari månad kommer uppstart av lokalerna att ske. Inventarier och övrig utrustning ska på plats vilket kommer att utföras under februari Inflyttning av omsorgstagare enligt en speciell planering. Start med inflyttning från Norrlidshemmet. Oxhagshemmet flyttar därefter enligt särskild planering. Dagverksamheterna Prästgårdsvillan och Damska villan flyttar också in på Vänskapens Väg under denna period Förberedelse för ombyggnation på Oxhagshemmet Ombyggnation på Oxhagshemmet Evakuering etapp 1 av verksamhet kan ske parallellt med projektering och vara slutfört juli 18. Entreprenad etapp 1 ca 7 månader med färdigställande januari 19. Evakuering/omflyttning av brukare inför etapp 2 ca 2-3 månader, slutfört till senast april 19. Entreprenad etapp 2 inkl besiktning och avetablering ca 10 månader färdigt i sin helhet till februari Inflyttning etapp 2 kan ske mars Fattas erforderliga beslut kring detta, inkluderat beslut om nybyggnation i Lindsdal, så har omsorgsnämnden genomfört ombyggnad och renovering för så gott som samtliga befintliga vård och omsorgslägenheter samt nybyggnation och utökat antal boendeplatser, vilket är en unik satsning från omsorgsnämnden och Kalmar kommun. De omsorgstagare som är behov av vård och omsorg får en bra boendemiljö.

6 6 (14) Ombyggnad och anpassning av Oxhagshemmet innebär enligt avtalet med Rikshem att hyreskostnaden ökar med 3,9 mkr per år och att hyresavtalstiden förlängs till 25 år. föreslår att kommunfullmäktige beslutar följande: Kommunfullmäktige godkänner att serviceförvaltningen tecknar ett 25-årigt hyresavtal med Rikshem avseende Oxhagshemmet. 144 Rätt att underteckna vissa handlingar 2018 SFN 2017/0344 Förvaltningens skrivelse Rätt att underteckna vissa handlingar firmatecknare Bakgrund ska inför varje verksamhetsår fastställa förteckning över rätt att underteckna vissa handlingar. Serviceförvaltningen har tagit fram bifogat förslag. Då annan tjänsteperson under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande på samma befattning följer rätten att underteckna vissa handlingar med till den nya tjänstepersonen utan särskilt beslut. fastställer serviceförvaltningens behöriga att underteckna vissa handlingar för 2018 enligt dokumentet Rätt att underteckna vissa handlingar 2018

7 7 (14) 145 sattestanter serviceförvaltningen 2018 SFN 2017/0345 Förvaltningens skrivelse sattestanter serviceförvaltningen 2018 Bakgrund ska årligen fastställa beslutsattestanter för sina ansvarsområden. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till beslutsattestanter för Då annan tjänsteperson under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna eller ersättare på samma befattning, följer attesträtten med till den nya tjänstepersonen utan särskilt beslut. Tillfälligt delegerade attesträtter vid kortare frånvaro beslutas av förvaltningschef. Överläggning Under överläggning framkommer att summor för beslutsattestanter är reglerat till summor om tkr, 5 000tkr, 1 000tkr samt 100tkr. Därav föreslås att summan 200tkr i dokumentet ersätts med 100tkr. fastställer serviceförvaltningens förslag till beslutsattestanter för 2018 med tillägget att attesträtt i bilaga rättas från 200tkr till 100tkr där summan 200tkr förekommer. Protokollsanteckning En enig servicenämnd lämnar en protokollsanteckning enligt följande: Attesträtten sträcker sig i handlingarna till 5 miljoner. ser ett utökat behov av att bli informerade om större inköp som görs i verksamheten. Nämnden ser också fram emot arbetet med nämndens reglemente och delegationsordning som skall genomföras i samband med omorganisationen inför kommande mandatperiod. Där bör det läggas vikt vid det politiska inflyttandet.

8 8 (14) 146 Budgetuppföljning och prognos efter november SFN 2017/0346 Förvaltningens skrivelse Prognos driftredovisning november Uppföljning och prognos november Bakgrund Enligt anvisningarna för ekonomi- och verksamhetsuppföljning ska servicenämnden lämna en ekonomirapport med rapportering av det bedömda helårsutfallet i jämförelse med budget efter november till kommunstyrelsen. beslutar att godkänna förvaltningens prognos efter november och överlämna den till kommunstyrelsen. 147 Medborgarförslag om parkbänkar vid Folkets park SFN 2017/0334 Förvaltningens skrivelse Medborgarförslag om parkbänkar vid folkets park Gunilla Svensson informerar nämnden om ett medborgarförslag där förslagsställaren vill ha fler parkbänkar vid folkets park. Förslagsställaren ser ett utökat behov av parkbänkar och saknade dessa under den gångna sommaren. Förslagsställaren poängterar att behovet främst avser sommarmånaderna. fattar inget beslut med anledning av informationen.

9 9 (14) 148 Remiss vård- och underhållsplan för Krusenstiernska SFN 2017/0342 Remiss vård- och underhållsplan för krusenstiernska gårdens trädgård Benny Wennberg informerar nämnden om remiss vård- och underhållsplan för krusenstiernska trädgården från länsstyrelsen. Remissen innehåller en vård och underhållsplan. Syftet med planen är att skapa förutsättningar för trädgårdens ägare och förvaltare att underhålla och vårda trädgården. Planen kan också bli ett underlag för tillstånd av olika åtgärder i trädgården. Planen innehåller bland annat en nulägesrapport av trädgården, växtinventering samt skador och åtgärdsförslag. Idag drivs verksamheten av stiftelsen Krusenstiernska gården. fattar inget beslut med anledning av informationen. Jäv Sven-Erik Ekblad (S) deltog ej i handläggningen av detta ärende på grund av jäv.

10 10 (14) 149 Lägesrapport gator och vägar Jimmy Gummesson informerar nämnden om arbetet med kommunens gator och vägar. Beläggningen på Kalmars vägnät står sig bra i jämförelse med andra kommuner. Stora investeringar kommer göras under nästa år på kommunens gång och cykelvägar i projektet säkra cykelvägar. Trekanten, Ljungbyholm och Surrom är tre områden där det gjorts större arbeten under året. Håkan Olofsson informerar nämnden om arbetet med den kommunala gatubelysningen. Under 2016 ökade antalet belysningspunkter med 200, under 2017 är ökningen 630. Ökningen beror både på nybyggnation och investeringar i befintliga områden. Stora arbeten har bland annat gjorts vid Snurrom, norra vimpeltorpet, Karlssons äng och östra Kvarnholmen. Under 2018 ska arbetet med att förbättra belysningen fortgå. Även arbete med standardisering och att investera och bygga så effektivt som möjligt fortsätter. fattar inget beslut med anledning av informationen. 150 Uppföljning elsäkerhet Kenneth Hinsegård informerar nämnden om förvaltningens arbete med elsäkerhet. Arbetet med elsäkerheten som den ser ut idag startade En ny elsäkerhetspolicy arbetades fram. Idag finns det en tydlig ansvarsfördelning och tydliga grundförutsättningar i allt arbete med el. Uppföljning görs kontinuerligt för att säkerställa kvalitén i arbetet. Förvaltningen gör kontroller i de kommunala fastigheterna och arbetar också proaktivt genom att kontinuerligt informera hyresgästerna. fattar inget beslut med anledning av informationen.

11 11 (14) 151 Redovisning internkontroll 2017 Uppföljning av intern kontroll 2017 Martina Adiels Balk informerar nämnden om internkontroll En fullständig analys och redovisning kommer finnas med i årsrapporten för 2017 som presenteras i början av De ekonomiska målen ser ut att uppfyllas. - Det finns fortsatt arbete att göra vad gäller ansvarsfördelningen mellan samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden. - Vid stickprovskontroller fann man att förbättringsarbete behöver göras vad gäller attestering av fakturor och hantering av leverantörsfakturor. Förvaltningen jobbar aktivt med detta. - Det finns förbättringsarbete att göra vad gäller avtalstrohet. Förvaltningen arbetar aktivt med information kring detta till alla verksamheter. fattar inget beslut med anledning av informationen. 152 Förslag ny kommunövergripande prognosmodell Patrik Ohlsson presenterar en ny kommunövergripande prognosmodell för kommunens samtliga nämnder. Prognosmodellen innehåller en mall för månadsrapport och en mall för tertialrapport. Idag rapporteras 90 rapporter in i kommunen och det finns ett behov av en likvärdig hantering i hela kommunen. Nytt är också att rapportering ska ske varannan månad till skillnad från idag där rapportering sker varje månad. Hur detta påverkar redovisningen för servicenämnden ber förvaltningen att få återkomma med. fattar inget beslut med anledning av informationen.

12 12 (14) 153 från förvaltningschefen Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella händelser inom förvaltningen. - Ny förvaltningsekonom, Pernilla Sampson, har anställts. Hon börjar sin tjänst den 1 mars. Pernilla kommer från arbete som ekonomichef på länsstyrelsen och har tidigare arbetet i kommunen som redovisningschef. - Martina Adiels Balk går från årsskiftet in som administrativ chef på serviceförvaltningen. - Arbetet med en organisationsförändring pågår. Förvaltningen väntar på beslut från kommunfullmäktige. - Förvaltningen har fått kr från den interna miljöfonden för att sätta upp nya laddstolpar till elbilar. - Återrapportering för knäböjsprojektet har gjorts. Där kan konstateras att samtliga som deltagit har förbättrat sig på något sätt. Det kan också konstateras att förvaltningens ambition i projektet har varit för hög. - Vad gäller Atterfallshusen är den nya bygglovsansökan ute på grannyttran. Mer information kommer framöver. fattar inget beslut med anledning av informationen

13 13 (14) 154 Rapport från kontaktmannaskap Inga rapporter redovisas. 155 Anmälan av delegationsbeslut SFN 2017/0002 Förvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 20 december Avtal lokaler, bostäder och arrenden H174 H178 Utbetalning bidrag om förbättringsarbete enskild väg 2017 Grävtillstånd november 2017 godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut. 156 Anmälningsärenden SFN 2017/0003 Förvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 20 december 1. Presidieprotokoll från Protokollsutdrag KS planutskott Upphandling av nybyggnad förskolan Ekbacken, Åby 3. Protokollsutdrag KS arbetsutskott Upphandling av kommunförsäkring 4. Protokoll SF central samverkan Protokoll SF support lokal samverkan Lista upphandlingar tom

14 14 (14) godkänner redovisningen av anmälda anmälningsärenden. 157 Övriga frågor Inga övriga frågor redovisas.