Servicenämnden PROTOKOLL

Transkript

1 Tid Onsdagen den 30 januari 2019 kl. 13:00 16:41 Plats Magistern Omfattning 1-17 ande Johanna Petersson (C), ordförande Christopher Dywik (KD), 1:e vice ordförande Ola Erlandsson (S), 2:e vice ordförande Gunilla Johansson (S) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Sven-Erik Ekblad (S) Krister Thornberg (SD) Ann-Marie Engström (S) Fredrik Lindström (M) Ilona Gustavsson (S) Josefin Hellvin (V) Ersättare Nura Mahmutagic (S) Junita Karlsson (KD) Felicia Dovblom (V) Yvonne Sölvinger (L) Åke Petersson (C) Övriga Peter Arnesson, förvaltningschef Martina Adiels Balk, administrativ chef Björn Hedbäck, supportchef Gunilla Svensson, fastighetschef Jenny Daunéus, HR-specialist Sofia Sköld, kommunikatör Jon Sjödahl, förvaltare Anslaget på kommunens anslagstavla den 7 februari 2019

2 2 (14) Sekreterare Marcus Kindahl Justeras Johanna Petersson ordförande Krister Thornberg

3 3 (14) 1 Presentation servicenämndens ledamöter Dnr Information Närvarande ledamöter och tjänstepersoner presenterar sig kort. fattar inget beslut med anledning av informationen. 2 Information från chefer - introduktion av verksamheten Dnr Information Närvarande chefer informerar om sina respektive verksamhetsområden som en första introduktion till serviceförvaltningens olika verksamheter och ansvarsområden. fattar inget beslut med anledning av informationen. 3 Verksamhetsplan med internbudget och internkontroll 2019 Dnr SFN 2019/0004 Förvaltningens skrivelse Verksamhetsplan med internbudget 2019 s mål och uppdrag s interna kontroll för 2019 Serviceförvaltningen tar årligen fram förslag till verksamhetsplan och internbudget med utgångspunkt från de kommungemensamma rutiner som finns för arbetet. Förslaget är lagt inom de ekonomiska ramar som beslutats av

4 4 (14) kommunfullmäktige i december 2018 i Verksamhetsplan med budget 2019 och ekonomisk planering Förslaget till verksamhetsplan innehåller en redovisning av de utmaningar och prioriteringar som förvaltningen står inför samt ekonomiska förutsättningar och prioriteringar. Kommunfullmäktiges mål har brutits ned till nämndmål och redovisas i verksamhetsplanen. ska också enligt kommunens reglemente för intern kontroll inom sitt område organisera, dokumentera samt anta regler och anvisningar i syfte att åstadkomma god intern kontroll. Syftet med internkontrollen är att bedöma risker som kan påverka verksamhetens ekonomiska resultat. Upprättande av intern kontrollplan görs i enlighet med kommunens gemensamma reglemente och riktlinjer för internkontroll. Enligt riktlinjerna ska kontrollmoment tas fram för risker med risktal på nio eller större, alternativt med en konsekvens på fyra. beslutar att fastställa förslag till verksamhetsplan med internbudget och intern kontroll 2019 för serviceförvaltningen och överlämna den till kommunfullmäktige för kännedom. 4 sattestanter serviceförvaltningen uppdatering Dnr SFN 2019/0005 Förvaltningens skrivelse sattestanter serviceförvaltningen 2019 Uppdatering av serviceförvaltningens attestförteckning har gjorts med anledning av personalförändringar inom organisationen samt att den planerade omorganisationen av projekt- och byggenheten inte trädde i kraft den första januari. beslutar att anta uppdaterad förteckning över beslutsattestanter och ersättare 2019.

5 5 (14) 5 Godkännande av hyresavtal för Byteaterns verksamhet Dnr SFN 2019/0015 Förvaltningens skrivelse Hyresavtal Ritningar Indexreglering Gränsdragningslista Byteatern disponerar idag ca 975 kvm för sin verksamhet på fastigheten Oljefabriken 3 som ägs av Kalmar Hamn AB. Det finns stora behov av omoch tillbyggnad i fastigheten för Byteaterns verksamhet, arbetsmiljö och tillgänglighet. Underlaget för framtagande av ombyggnadsåtgärder har utgjorts av Byteaterns redovisade behov av verksamhetsytor. Genom att flytta om funktioner och bygga till så har det visat sig möjligt att infoga efterfrågade funktioner inom befintlig fastighet. Total yta efter om-och tillbyggnad är kvm BTA (bruttoarea). Den hyresgrundande ytan uppgår till 3927 kvm BRA (bruksarea). Hyreskostnaden är beräknad till kr. Tillkommande hyra uppgår till kr. Kostnad per kvm uppgår till 1441 kr/kvm för en ny anpassad Byteater. Projektet skapar en ny foajé-entréhall vilket möjliggör bättre logistik mellan teaterns alla funktioner. En ny scen skapas, nya repetitionslokaler, förbättrade lokaler för verkstäder, ateljéer och pedagogisk verksamhet samt mer ändamålsenliga lokaler för personalen. Landstinget gör ett långsiktigt åtagande (25 år) för Byteaterns verksamhet på fastigheten Oljefabriken 3 och ett förhöjt driftbidrag till Byteatern. föreslår att kommunfullmäktige beslutar följande: Kommunfullmäktige godkänner att serviceförvaltningen tecknar ett 10-årigt hyresavtal med Kalmar Hamn AB avseende fastigheten Oljefabriken 3.

6 6 (14) 6 Samverkansavtal mellan Kalmar kommuns Centralförråd och Mörbylånga kommun Dnr SFN 2019/0020 Förvaltningens skrivelse Kalmar kommuns centralförråd har i samarbete med Mörbylånga kommun arbetat fram en samverkan där Kalmar kommuns centralförråd ska fungera som grossistleverantör för varor som är gemensamt upphandlade enligt lagen om offentlig upphandling. Samverkan beräknas starta den 1 februari. Därefter påbörjas en sex månader lång provperiod som efterföljs av utvärdering. Efter detta är avsikten att avtalet ska fortsätta rullande. Yttrande Serviceförvaltningen ställer sig positiva till samverkan med Mörbylånga kommun och ser stor potential för vidare utveckling och samverkan i närområdet. Samverkan innebär att Kalmar kommuns centralförråd fungerar som grossistleverantör till Mörbylånga kommun. Beställning sker genom Kalmar kommuns inarbetade webbshop. Pris på beställda varor blir centralförrådets ordinarie priser med ett tillägg om fem procent. Utöver att detta skapar nya samverkansytor med kommun i närområdet samt stöder Mörbylånga kommun vad gäller lagefterlevnad innebär det ett tillskott för centralförrådets verksamhet och intäkter. Därtill kommer transport ske via upphandlad leverantör i samlastningsprojektet. Detta innebär att all transport kommer utföras med miljöbränsle (HVO). Överläggning Under överläggningen föreslår servicenämnden att förvaltningen under nämndens sammanträde i juni återkommer med information om hur samverkan fungerar. beslutar att anta serviceförvaltningens yttrande som sitt egna och överlämnar till förvaltningen att skriva avtal mellan Kalmar kommuns Centralförråd och Mörbylånga kommun. ger förvaltningen i uppdrag att till nämndens sammanträde i juni återkomma med hur samverkan fungerar.

7 7 (14) 7 Digitalisering servicenämnden Dnr SFN 2019/0006 Förvaltningens skrivelse Under 2018 diskuterade servicenämnden möjlighet till digitalisering. Respektive nämndsledamot försågs med e-post adress. Vidare beslutade nämnden att överlämna fråga om vidare digitalisering i form av exempelvis Ipads till tillträdande servicenämnd. Under december 2018 beslutade kommunfullmäktiges presidie att erbjuda ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige Ipads som arbetsverktyg. Kommunens IT-råd har tidigare tagit fram förslag om en digital lösning för nämndsledamöter där årsarvoderade ledamöter erbjuds dator alternativt Ipad och övriga ledamöter erbjuds Ipads. Alla ledamöter erbjuds också e-postadress. Det digitala verktyget ska användas som ett arbetsredskap för att fullgöra sina åtaganden som nämndsledamot. En kommunal e-postadress ska hanteras i enlighet med kommungemensamma rutiner och därmed regelbundet läsas. Svar på epost bör ske inom 2 arbetsdagar. Nämndsledamöter som väljer att anta erbjudande om digitalt verktyg får endast handlingar till sig digitalt. Detta gäller också ledamöter som har digitalt verktyg tillhandahållet via kommunfullmäktige. Ledamöter som väljer att inte anta erbjudandet kan hämta ut handlingarna utskrivna i Kommunens kontaktcenter eller läsa dem digitalt via kommunens hemsida. Digitaliseringen medför en kostnad men stora delar av kostnaden bör kunna räknas hem då arbete för att kopiera handlingarna (material och arbetstid) samt kostnad för porto försvinner. Kostnadsbesparingen är dock beroende av att inga handlingar skickas via post. Det finns också en miljöaspekt av att minska användandet av papper och övergå till digital hantering. De digitala verktygen, Ipads, kommer via en så kallad MDM lösning vara kopplade till Kalmar kommunen. Det ger kommunens IT-enhet möjlighet till central ominstallation, programdistribution och hjälp med lösenord. Dock finns det ingen möjlighet till annan teknisk support. I tjänsten ingår inte något mobilt dataabonnemang utan Ipadsen får kopplas upp via WiFi eller annan extern lösning. Ipadsen konfigureras för att fungera på Kalmar kommuns gästnätverk i kommunens lokaler.

8 8 (14) beslutar att anta förvaltningens förslag och överlämnar till respektive ledamot att kontakta förvaltningens nämndsekreterare för tillhandahållande av e-postadress och digitalt verktyg. 8 Delegationsordning för servicenämnden Dnr SFN 2019/0007 Förvaltningens skrivelse Kommunfullmäktige beslutade den 26 mars 2018 om en ny organisation för mandatperioden I beslutet ombads samtliga nämnder att se över sin delegationsordning i syfte att öka det politiska inflytandet i beslutsprocessen. Framtaget förslag skulle först godkännas av servicenämnden 2018 för att sedan beslutas av den tillträdande servicenämnden I förslaget till ny delegationsordning har flera ändringar gjorts. Syftet är att öka det politiska inflytandet och flytta delar av beslut som tidigare fattats på delegation till servicenämnden för beslut. Alla ändringar har gulmarkerats. Utöver en ny delegationsordning ska servicenämnden från 2019 årligen besluta om årshjul för nämndens ärenden. Syftet är att ge nämndens ledamöter en bättre helhetsbild över verksamhetsåret. beslutar att anta av tidigare servicenämnd framtaget förslag till delegationsordning för 2019.

9 9 (14) 9 Kontaktpolitiker och introduktion serviceförvaltningen Dnr SFN 2019/0008 Förvaltningens skrivelse Regelverk kontaktpolitiker servicenämnden Kontaktpolitiker serviceförvaltningen Under mandatperioden använde servicenämnden ett fastställt regelverk för kontaktpolitiker. Detta upprättades efter önskemål från både förtroendevalda och tjänstepersoner på serviceförvaltningen. Under mandatperioden var varje ledamot och ersättare, undantaget ordförande och vice ordförande, knuten till en verksamhet/enhet inom förvaltningen med syfte att genomföra återkommande studiebesök. Studiebesöken redovisades sedan under punkten kontaktmannaskap på nämndens sammanträden. Underlag för regelverk är hämtat från mandatperiod Då servicenämnden mandatperiod består av 11 nya ledamöter finns ett stort behov av att beskriva serviceförvaltningens verksamheter för att ge alla ledamöter så goda förutsättningar som möjligt. Därför föreslås förutom ett kontaktmannaskap enligt bifogat regelverk att servicenämnden samlad under 2019 genomför ett studiebesök hos respektive verksamhet: support, produktion, fastighet och administration. Studiebesöken avser en presentation av besökt verksamhet. Inbjudan till studiebesöken ombesörjs av förvaltningen. Respektive kontaktpolitiker ansvarar sedan för att upprätthålla kontakten med sin respektive verksamhet. beslutar att fastställa regelverket för kontaktmannaskap för förtroendevalda perioden samt förvaltningens förslag om specifika studiebesök för servicenämnden Årshjul servicenämnden 2019 Dnr SFN 2019/0009 Förvaltningens skrivelse s årshjul

10 10 (14) Som en del i det utredningsarbete som gjorts efter beslut om ny organisation för mandatperioden fick kommunledningskontoret i uppdrag att se över nämndernas delegationsordningar och se över möjligheten att stärka det politiska inflyttandet. För servicenämnden föreslogs, förutom en justering av delegationsordningen, upprättande av ett årshjul. Syftet med årshjulet är att skapa en bättre helhetsbild över året för nämndens ledamöter. Årshjulet innehåller de ärenden som redan idag är tidsmässigt fastlagda. Under året kommer ett stort antal ärenden tillkomma. Det går idag inte att förutse dessa då det i stor utsträckning beror på verksamheternas utveckling och tilldelning av ärenden från medborgare, kommunfullmäktige, kommunstyrelse och andra myndigheter. I den mån det är möjligt avser förvaltningen att först hantera beslutsärenden som informationsärenden. Ärendet tas därmed först upp som informationsärende för att på efterföljande sammanträde behandlas som ett beslutsärende. Syftet med detta är att skapa en så god grund som möjligt för nämndens ledamöter att fatta välgrundade beslut är det första året servicenämnden använder årshjul. Under senare delen av året ska uppföljning göras i presidiet för att vidareutveckla och förbättra. använder årshjulet som utgångspunkt för 2019 och lägger ärendet till handlingarna. 11 Vita sands camping - bidrag Dnr SFN 2019/0018 Förvaltningens skrivelse Länsstyrelsen beslut om projektstöd Kalmar kommuns medfinansieringsintyg Idékatalog Vita Sand Vid projektstart av att bygga en ny och större brygga på Vita Sands badplats initierades Vita Sands Camping (VSC) att söka ett projektstöd ur landsbyggsprogrammet VSC sökte med hänvisning till samverkan med Kalmar kommuns satsning. Länsstyrelsebeslut kom , ett beviljat projektstöd på högst kr. Ett stöd för att köpa in och anlägga ett aktivitetsområde bestående av ute gym och lekplats inklusive

11 11 (14) vattenstudsmatta. Ett aktivitetsområde för att stärka områdets attraktivitet som kostnadsberäknades till kr. Inför VSC ansökan om projektstöd ur landsbyggsprogrammet för aktivitetsområdet med dess innehåll behövdes ytterligare hjälp med finansieringen varvid Serviceförvaltningen undertecknade ett medfinansieringsintyg på högst kr. Utbetalning av medfinansiering som bidrag kan först ske efter nämndbeslut vilket förvaltningen nu ber om. Projektet brygga Vita Sand är kopplat till en idékatalog Vita Sand. Den lyfter fram tankar och möjligheter i hur badet, bryggan, toaletter, infarter etc kan utvecklas. Där finns även ett aktivitetsområde är omnämnt. Allt i en idékatalog genomförs inte eller genomförs inte fullt ut så som idén är presenterad. Ekonomi, fysiska/tekniska förutsättningar, dialog på plats med boende och VSC samt driftaspekter mm avgör hur projektet framskrider och vilka lösningar det utmynnar i. Att medfinansiera VSC för ett aktivitetsområde bedömdes att ligga inom projektets uppdrag och vara en ekonomisk fördel. Badplatsen Vita Sand ligger på privat mark och har under många år varit en av kommunens badplatser för allmänheten. För detta finns ett arrendeavtal som behöver uppdateras på de förändringar som gjorts samt att fastighetsägaren inte är samma som när senaste avtalet skrevs av fritidskontoret Tidigare avtal skrevs Serviceförvaltningen och nuvarande fastighetsägare, till lika ägare av VSC, har ännu inte skrivit på nytt avtal. En utbetalning av bidrag bör inte ske innan ett avtal är tecknat. Serviceförvaltningen har av VSC fått en kopia av den särredovisning av de transaktioner som avser investeringen vid anläggningen av aktivitetsområdet, det underlag som villkoras enligt Länsstyrelsens villkor i sitt beslut. I det avseendet ser förvaltningen inget hinder i att göra utbetalning av bidraget. Aktivitetsområdets innehåll som har färdigställts: Studsexperten Vattenstudsmatta Supertramp 520, Studsexperten Studsmatta Elite InGround Röd 430, Tress Hoppkudde 10x12 meter, Tress Hoppkudde 6x6 meter, Hags UniPlay Bell, Hags Terrano Spider, Hags Unimini Lago, Hags Linbana Mantris, Hags Skeppsmast Ohoy, Hags Gym Tibas, Hags UniPlay Combur, Hags Turtle Fjädergunglek, Hags Jetsky Fjädergunglek, Hags Gruppgunga Stratus, Hags Inshape Chin Up & Hip, Inshape Situ Up, Inshape Rope Climb, Inshape Hyperextension, Inshape Parallell Bars, Inshape Push Up. Samt div annat byggmaterial grus mm Medfinansieringen har hjälpt till att öka attraktionen för Vita Sand som ett besöksmål i södra kommundelen. Detta för såväl invånare och turister som för ett levande Kalmar och en levande kommun där VSC initiativ och eget arbete spelar en stor roll. godkänner utbetalning av medfinansiering till Vita Sands Camping AB (VSC), ett bidrag från 2018 års budget på

12 12 (14) tkr, driftsredovisning på Serviceförvaltningen, för det anläggda aktivitetsområdet vid badplats Vita Sand. Utbetalning får göras efter att VSC har undertecknat ett arrendeavtal för kommunens och allmänhetens tillträde till badet. Protokollsanteckning redovisar följande protokollsanteckning: ser Vita Sand som viktig för kommunens utveckling och dess invånare. Därför är det viktigt att allmänheten har fri tillgång till hela området så som badplats, brygga, parkeringsplats, toalett och övriga allmänna aktivitetsområde som specificerats i bilagor. 12 Tillgänglighet Dnr Information Tomas Lexinger kommer under nämndens sammanträde i februari redovisa resultatet av det arbete som nämndens ledamöter gjort under de workshops som genomfördes 2018 i tillgänglighetsarbetet. fattar inget beslut med anledning av informationen. 13 Information från förvaltningschefen Dnr Information Peter Arnesson informerar nämnden om aktuella händelser i förvaltningen: - Från första april blir säkerhetsskyddslagen kravställande, lagen har tidigare varit rådgivande. - Arbete med att utveckla förvaltningen och dess medarbetare pågår för att ständigt förbättra verksamheten. - Förvaltningens ledningsgrupp kommer framöver att bestå av förvaltningschef, fastighetschef, produktionschef, supportchef, administrativ chef, HR-specialist, ekonom och nämndsekreterare.

13 13 (14) - Arbete med investeringsbudget för pågår. Kommunen har stora investeringar framför sig och stora krav kommer ställas på våra verksamheter. fattar inget beslut med anledning av informationen. 14 Rapport från kontaktmannaskap Dnr Inga rapporter redovisas. 15 Anmälan av delegationsbeslut Dnr SFN 2019/0001 Förvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 30 januari Rekryteringar serviceförvaltningen december 2018 Avtal lokaler, bostäder och arrenden H209 H216 Grävtillstånd december 2018 Information lägger redovisade ärenden till handlingarna. 16 Anmälningsärenden Dnr SFN 2019/0002 Förvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 30 januari 1. Presidieprotokoll

14 14 (14) 2. Protokollsutdrag KF Verksamhetsplan med budget 2019 och ekonomisk planering Protokollsutdrag KF Regler för i vilken ordning ersättare ska tjänstgöra Protokollsutdrag KF Val av elva ledamöter och sju ersättare i servicenämnden Protokollsutdrag KF Val av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i servicenämnden Information lägger redovisade anmälningsärenden till handlingarna. 17 Övriga frågor Dnr Information om kontaktpolitiker till förvaltningen Sven-Erik Ekblad (S) ber förvaltningen att genom informationskanaler så som servicebladet sprida information i sina verksamheter om kontaktmannaskapet och vilka kontaktpolitiker respektive verksamhet har. Förvaltningen svarar att detta ska göras.