Handläggare Datum Ärendebeteckning Anette Asp Olsson SFN 2019/

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Anette Asp Olsson SFN 2019/ Servicenämnden Anmälningsärenden Servicenämnden lägger redovisade anmälningsärenden till handlingarna. Följande ärenden anmäls den 25 september 1. Presidieprotokoll Protokollsutdrag KF 90 Arrendeavtal Vita sands camping AB avseende badplatsen. 3. Protokollsutdrag KS 117 Riktlinjer för minskad användning av plast. 4. Protokoll serviceförvaltningens centrala samverkan Protokoll serviceförvaltningens centrala samverkan Anette Asp Olsson Nämndsekreterare Bilagor Ovanstående punkter redovisas i bilaga. Serviceförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax anette.asp-olsson@kalmar.se

2 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA/ PROTOKOLL PRESIDIEBEREDNING SERVICENÄMNDEN Tid onsdagen den 11 september 08:15 Plats Borgmästarrummet Ärende Föredragande 1 från chefer Alla 2 från förvaltningschefen PA 3 Delårsuppföljningen och prognos efter augusti MT/MAB Beslut 4 Ramverk för ansökan om bidrag till enskilda vägar MA Beslut 5 Remiss: Samråd friluftsprogram PA/MK Beslut 6 Utse nytt dataskyddsombud MK Beslut 7 Medborgarförslag om papperskorgar vid Systraströmmen 8 Medborgarförslag om att inte kasta blomsterlökar MA MA 9 Remiss: Handlingsplan fossilbränslefri kommun PA/MK 10 Remiss: Larm- och skyddspolicy PA/MK 11 Remiss: Risk- och sårbarhetsanalys PA/MK 12 Målbeskrivning vinterväghållning MA

3 13 Nämndens sammanträdesdagar för 2020 MK 14 Gränsdragningslista mellan SFN - SBN 15 Ev. odlingslott om behov av diskussion finns 16 Kontaktmanaskap 17 Övriga frågor Enligt uppdrag Anette Asp Olsson ( )

4 UTDRAG 1 (2) Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 90 Arrendeavtal Vita sands camping AB avseende badplatsen Dnr KS 2019/0436 Handlingar Utdrag ur servicenämndens protokoll den 27 mars 2019, 39. Serviceförvaltningens skrivelse den 18 mars Arrendeavtal Vita Sands badplats inkl. bilaga driftsåtgärder. Kommunstyrelsens protokoll den 7 maj 2019, 96. Bakgrund Badplatsen Vita Sand ligger på privat mark och har under många år varit en av kommunens badplatser för allmänheten. För detta finns ett arrendeavtal som skrevs 1971 med revidering Avtalet är i stort behov av att uppdateras efter nuvarande förutsättningar. Serviceförvaltningen och kommunledningskontorets plan- och exploateringsenhet har tillsammans med Vita Sands Camping AB tagit fram ett nytt förslag på arrendeavtal mellan parterna. Arrendetiden utgör 40 år och arrendeavgiften utgör kronor per år. Jordägaren åtar sig att utföra städning inom området samt utmed den å kartkopian angivna gångvägen samt för daglig drift av toaletter. Kommunstyrelsen har föreslagit att kommunfullmäktige godkänner arrendeavtalet med Vita Sands camping. Beslut Kommunfullmäktige godkänner förslag till arrendeavtal med Vita Sands camping AB avseende badplatsen. Protokollsanteckning Christopher Dywik (KD) redovisar en protokollsanteckning enligt följande: Kristdemokraterna gläds över att ett bra arrendeavtal kunnat nås med Vita Sands Camping AB, tack vare en duktig förvaltningschefs förhandlingsförmåga Anslaget på kommunens anslagstavla den 11 juni 2019.

5 2 (2) Kommunfullmäktige UTDRAG Sammanträdesdatum och styrelsens klokhet att besluta att inga bidrag skulle betalas ut till campingen förrän ett arrendeavtal ingått. Inför framtiden hoppas vi dock att majoriteten lärt sig nått om faran med att inte lyssna på våra tjänstemäns varningar och göra investeringar i mångmiljonklassen på en privat näringsidkares mark, utan att först slutit ett arrendeavtal som garanterar allmänhetens tillgång till området. Sekreterare Jonas Sverkén Justeras Roger Kaliff ordförande Lasse Johansson Magnus Jernetz Gustavsson

6 UTDRAG 1 (2) Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 117 Riktlinjer för minskad användning av plast Dnr KS 2019/0450 Handlingar Utdrag ur vatten- och miljönämndens protokoll den 25 april 2019, 28. Kommunledningskontorets skrivelse den 12 april Kommunstyrelsens skrivelse från den 4 juni 2019, 126. Bakgrund I Kalmar kommuns verksamhetsplan 2018 finns följande skrivet om plast: Plast är en ökande utmaning i samhället bland annat när det gäller spridning av mikroplast, innehåll av farliga ämnen och nedskräpning. Kommunen ska föregå med gott exempel när det gäller att minska användning och spridning av plast. Plast används i princip i alla kommunens verksamheter, varför det finns ett behov av ett kommunövergripande beslut om åtgärder som förtydligar hur kommunen ska föregå med gott exempel när det gäller användning av plast. Ur miljö- och hälsoperspektiv är plast problematiskt på flera sätt. Merparten av plasten som används är gjord av fossil råvara. Farliga ämnen tillsätts ofta för att ge önskade egenskaper. Om plast hamnar i miljön omvandlas den så småningom till mikroplast som är skadligt för djur, på sikt kanske även för människor. Samtidigt behövs plast i produkter som är viktiga för samhället. Kommunledningskontoret har tagit fram förslag till åtgärder för att minska användningen av engångsplast i Kalmar kommun. Vatten- och miljönämnden har förslagit att kommunfullmäktige antar förslag till åtgärder för minskad användning av engångsplast i Kalmar kommun. Kommunstyrelsen har tillstyrkt vatten- och miljönämndens förslag. Överläggning Under överläggningen föreslår Anna Thore (S) att kommunfullmäktige ska bifalla kommunstyrelsens förslag. Sedan överläggningen avslutats beslutar kommunfullmäktige att bifalla kommunstyrelsens förslag. Anslaget på kommunens anslagstavla den 2 juli 2019

7 2 (2) Kommunfullmäktige UTDRAG Beslut Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige antar förslag till åtgärder för minskad användning av engångsplast i Kalmar kommun. Sekreterare Jonas Sverkén Justeras Roger Kaliff ordförande Anna Thore Carl-Henrik Sölvinger

8 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp Tid Torsdagen den 16 maj 2019 kl. 13:30-15:00 Plats Borgmästarrummet Omfattning 1-8 Närvarande Peter Arnesson, förvaltningschef Björn Hedbäck, supportchef Jenny Daunéus HR-specialist Ulla Possbeck, vision AnnCharlott Rydström, kommunal Axel Ludvigsson, kommunal Hampus Kihlström, vision Mia Tagemark, ekonom Sekreterare Marcus Kindahl Justeras Peter Arnesson, ordförande Hampus Kihlström, vision AnnCharlott Rydström, kommunal

9 2 (4) 1 Föregående protokoll - 2 Riskbedömning in/omflyttning i rådhuset Riskbedömning har gjorts hos support, administration samt fastighet inför inoch omflytten i rådhuset. Gjorda riskbedömningar redovisas i samverkansgruppen. Samtliga verksamheter har hittat risker men den totala bedömningen är att verksamheterna i stort ser positivt på flytten. Uppföljning av omflyttningen kommer ske. Viktigt att fackliga ombud och arbetsgivaren har en löpande avstämning för att ge bästa förutsättningar för en god arbetsmiljö. Målet är att inflyttningen ska ske innan semesterperioden börjar. Genomförda riskbedömningar bifogas till protokollet. 3 Arbetsmiljö Sjukfrånvaro Jenny rapporterar om sjukfrånvarostatistiken. Just nu kan det inte tas ut någon statistik avseende sjukfrånvaron. Detta beror på ett fel i systemet, arbetsgivaren arbetar för att lösa detta och återkommer på kommande samverkansmöten med statistiken så snart problemet är löst. Arbetsmiljöhändelser Aktuella arbetsmiljöhändelser redovisas i KIA för april. Två olycksfall redovisas. Händelserna har inträffat i lokalvården och produktion park. Hampus, vision, lyfter att det behövs en kommuncentral rutin för service av alla kommunens cyklar för att säkerställa underhållet och säkerheten. Marcus lämnar in ett förbättringsförslag till kommunledningskontoret om en kommungemensam rutin för hantering av kommunens cyklar. Det är viktigt att ha ett arbetsmiljöperspektiv och säkerhetsperspektiv i en rutin. 4 Rekrytering Pågående rekryteringar Lokalvårdare resursstäd Fastighetsadministratör internannons

10 3 (4) Enhetschef Park Produktionschef Lokalvårdare/fönsterputsare vik Ekonom Förrådsassistent Genomförda rekryteringar Fastighetsskötare Michael Nordenberg Annica Mattila Conny Ström Semestervikarier produktion Martin Hjertqvist Hilda Nilsson Amanda Jonsson Beatrice Jansson Filippa Lang Lokalvårdare Elisabeth Hagman Sandra Garpesjö Fackliga representanter har inget att erinra. 5 Delårsuppföljning och prognos april Mia beskriver delårsuppföljning och prognos för servicenämnden efter april. Uppföljnigen visar sammantaget att förvaltningen ligger enligt budget. Personalkostnaderna är lägre än beräknat vilket bland annat beror på svårigheter att rekrytera. Kostverksamheterna visar totalt på ett underskott om 2,1 miljoner kronor. Underskottet förklaras med en kraftig ökning av livsmedelspriserna. Detta har uppmärksammats för servicenämnden och nämnden kommer äska pengar för att möta de ökade kostnaderna i framtiden.

11 4 (4) 6 Lokal samverkan produktion Jenny informerar om att det just nu inte finns någon lokal samverkan hos produktion. Detta beror på att det inte finns tillräckligt med fackliga ombud. Det innebär att ärenden som rör produktions verksamheter behöver lyftas upp till central samverkan. Viktigt att fackliga ombud medvetandegör detta i sina respektive verksamheter. 7 Servicenämnden den 22 maj Följande ärenden behandlas på servicenämnden den 22 maj: - Delårsuppföljning och prognos april servicenämnden Beslutsattestanter serviceförvaltningen Budgetunderlag Medborgarförslag om att kommunen anordnar grillplatser där det finns kol gratis för grillning - Medborgarförslag om gatsten, trappstegen till gamla vattentornet - Ansökan om bidrag enskilda vägar Odlingslotter - Motion från Linda Kotanen (SD) om fler odlingslotter i Kalmar - Implementering av barnkonventionen - Avrapportering kommunens råd, handlingsplaner och handlingsprogram - Rapport från kontaktmannaskap 8 Övrigt Lokal samverkan fastighet Hampus och Axel informerar om att fastighet har bestämt att införa en lokal samverkan för fastighets verksamhet. Detta är nyligen beslutat och det finns ingen tidsplan för införandet än. Nytt huvudskyddsombud kommunal Axel informerar om att han, av kommunal, är vald till nytt huvudskyddsombud för fastighet, produktion, transport, verkstad och centralförrådet.

12 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp Tid Torsdagen den 13 juni 2019 kl. 13:30-15:00 Plats Borgmästarrummet Omfattning 1-7 Närvarande Peter Arnesson, förvaltningschef Björn Hedbäck, supportchef Jenny Daunéus HR-specialist Ulla Possbeck, vision AnnCharlott Rydström, kommunal Hampus Kihlström, vision Mia Tagemark, ekonom Gunilla Svensson, fastighetschef Sekreterare Marcus Kindahl Justeras Peter Arnesson, ordförande Ulla Possbeck, vision AnnCharlott Rydström, kommunal

13 2 (4) 1 Föregående protokoll - 2 Arbetsmiljö Sjukfrånvaro Jenny rapporterar om sjukfrånvarostatistiken. Det är fortsatt problem med att få ut statistiken ur systemet men det har nu gått att plocka ut siffrorna från april. I april var sjukfrånvaron på serviceförvaltningen 4,59 procent. Frånvaron är betydligt lägre än föregående år vilket är glädjande. Arbetsmiljöhändelser Jenny informerar om att sedan KIA började användas i mars 2018 har 70 händelser rapporterats. Dessa händelser har fördelats enligt följande: 48 olycksfall 2 färdolyckor 3 arbetssjukdomar 13 tillbud 4 riskobservationer Under 2019 berör 52 procent av inkomna händelser förvaltningens kök och rör främst olycksfall som är rapporterade som brännskador och skärsår. Arbetsgivaren poängterar vikten att fackliga ombud i sina verksamheter sprider vikten av att anmäla händelser i KIA. 3 Rekrytering Ev. kommande rekryteringar Arbetsledare park Drifttekniker fastighetsservice Fastighets/anläggningsarbetare fastighetsservice Pågående rekryteringar Enhetschef gata Parkarbetare Anläggningsarbetare inrikt stensättning Lokalvårdare resursstäd Enhetschef Park Lokalvårdare/fönsterputsare vik

14 3 (4) Genomförda rekryteringar Fastighetsadministratör Zara Thornzäter Produktionschef Madeleine André Ekonom Anette Asp Olsson Förrådsassistent Henrik Agnesson Anläggningsarbetare inriktning renhållning Mats Elmblad Fackliga representanter har inget att erinra. 4 Förberedelser arbetsmiljö inför sommaren 2019 Jenny informerar om hur arbetsgivaren planerar att hantera arbetsmiljön i sommar om sommaren likt i fjol blir väldigt varm I rådhuset får lediga kontor användas, sidan mot stortorget är normalt mer svalt och möterummen Borgmästarrummet och Rådhussalen kan nyttjas när de är lediga. Det kommer också finnas möjlighet att låna tomma kontor i stadshuset under semestrarna, stadshuset har en bättre ventilation och deras kontorsmiljö blir inte lika utsatt för värmen. I produktionsverksamheten kommer, om nödvändigt, arbetstiden anpassas för att ge möjlighet att arbeta när det är något svalare. AnnCharlott Rydström, kommunal, lyfter att det finns brister för medarbetarna i köken. Detta inte minst i Rinkabyholm. Arbetsgivaren uppmanar att inkomma med felanmälan samt tala med ansvarig förvaltare. Arbetsgivaren tar också frågan vidare till ansvarig chef för kost skola. 5 Film från AFA-försäkring Jenny informerar om att det på piren finns en film från AFA-försäkring som informerar om rättigheter för den enskilde vid exempelvis olika typer av sjukfrånvaro eller arbetsskada. Som anställd behöver man själv göra anmälan till AFA. Samverkansgruppen tittar på filmen och respektive chef i förvaltningen har uppmanats att visa den på sin respektive arbetsplatsträff.

15 4 (4) 6 Servicenämnden den 19 juni Följande ärenden behandlas på servicenämnden den 19 juni: - Ekologiskt och närproducerat - Evenemangsstrategin och sommaren Motion från Linda Kotanen (SD) om fler odlingslotter i Kalmar - Delegeringsbestämmelser servicenämnden. Förordnande för kommundirektören avseende personuppgiftsbiträdesavtal. - Våtmarker - Uppföljning centralförrådets samarbete med Mörbylånga kommun - Uppföljning musselprojektet - från projekt- och byggenheten betongparken - Avrapportering kommunens råd, handlingsplaner och handlingsprogram 7 Övrigt Rekrytering Fastighet Gunilla Svensson informerar samverkansgruppen om att verksamheten växer och att det kontinuerligt tillkommer nya kvadratmeter som ska förvaltas. Det finns behov av att stärka organisationen för att ge det stöd andra förvaltningar efterfrågor och skapa en god arbetsmiljö. På grund av detta planerar fastighet att omvandla Ida Håkanssons vikariat som fastighetsförvaltare till en tillsvidaretjänst från den första augusti. Det innebär att det, när Emelie Teveborg återvänder från föräldraledigheten, finns fyra förvaltare i organisationen. Fackliga representanter har inget har erinra och ser positivt på att arbetsgivaren förstärker enheten. Fastighet samverkan Hampus Kihlström informerar samverkansgruppen om att fastighet planerar att genomföra sin första lokala samverkan den andra juli. Därmed finns det lokal samverkan hos support, produktion och fastighet.