Servicenämnden PROTOKOLL

Transkript

1 Tid Onsdagen den 25 september 2019 kl. 13:00 15:25 Plats Magistern Omfattning ande Johanna Petersson (C), ordförande Christopher Dywik (KD), 1:e vice ordförande Ola Erlandsson (S), 2:e vice ordförande Gunilla Johansson (S) Sven-Erik Ekblad (S) Ann-Marie Engström (S) Ilona Gustavsson (S) Josefin Hellvin (V) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Fredrik Lindström (M) Krister Thornberg (SD) Ersättare Kurt Hallberg (C) Åke Petersson (C) Yvonne Sölvinger (L) Junita Karlsson (KD) Övriga Peter Arnesson, förvaltningschef Martina Adiels Balk, stabschef Madeleine André, produktionschef Gunilla Svensson, fastighetschef Björn Hedbäck, supportchef Mia Tagemark, ekonom Marcus Kindahl, verksamhetsutvecklare Jenny Daunéus, HR-specialist Peter Gertsson, lokalvårdschef Anslaget på kommunens anslagstavla den 4 oktober 2019

2 2 (12) Sekreterare Anette Asp Olsson Justeras Johanna Petersson ordförande Magnus Jernetz Gustavsson

3 3 (12) 101 från chefer Dnr Närvarande enhetschefer och verksamhetschefer informerar om vad som är på gång inom den egna verksamheten. fattar inget beslut med anledning av informationen. 102 från förvaltningschefen Dnr Peter Arnesson informerar nämnden om aktuella händelser i förvaltningen: - Budgetdag genomfördes den 9 september - Serviceförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret har genomfört gemensamma ledarutvecklingsdagar med fokus på indirekt ledarskap - Serviceförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret arbetar tillsammans för att skapa kortare ledtider och tydligare avgränsning - Den 3 oktober är det ledardag för alla kommunens chefer, budskapet är tillsammans fattar inget beslut med anledning av informationen. 103 Delårsuppföljning och prognos augusti servicenämnden 2019 Dnr SFN 2019/0161 Förvaltningens skrivelse Bilaga: Tertialrapport augusti 2019 Bilaga: Internkontroll uppföljning tertial

4 4 (12) Bakgrund Enligt anvisningarna för ekonomi- och verksamhetsuppföljning ska servicenämnden lämna en uppföljning och prognos efter andra tertialet till kommunstyrelsen. beslutar att godkänna förvaltningens delårsuppföljning, prognos och måluppföljning efter augusti, och överlämnar den till kommunstyrelsen. 104 Ramverk för ansökan om bidrag till enskilda vägar. Dnr SFN 2019/0162 Förvaltningens skrivelse Bilaga: Ramverk för ansökan om bidrag till enskilda vägar förslag Bakgrund Under början av 2018 fattade servicenämnden beslut om en ny delegationsordning. Enligt den nya delegationsordningen ska servicenämnden besluta om utbetalning av bidrag för enskilda vägar. Detta gjordes tidigare på delegation av tjänsteperson. Sedan tidigare finns det, av kommunfullmäktige, beslutade regler för utbetalning. För att tydliggöra regelverket för nämnd, kommunens handläggare och sökande har förvaltningen tagit fram ett förslag på ett ramverk som bygger på befintliga regler. Syftet är att göra processen bättre och tydligare för alla parter. beslutar att anta förvaltningens förslag till ramverk för ansökan om bidrag till enskilda vägar. 105 Remiss: Samråd friluftsprogram Kalmar kommun Dnr SFN 2019/0143 Förvaltningens skrivelse Bilaga: Remiss Samråd friluftsprogram Kalmar kommun

5 5 (12) Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden har beslutat att ta fram ett frilufsprogram med syfte att tydliggöra kommunens mål och ambitioner för det rörliga friluftslivet och vara ett underlag för kommunens översiktliga planering. Detta görs efter att riksdagen beslutat om nya mål för friluftspolitiken och att Sverige ska satsa på friluftsliv. Yttrande Under arbetet med att ta fram förslaget till frilufsprogram har berörda verksamheter hos serviceförvaltningen varit delaktiga. Förvaltningen har därför inga övriga synpunkter utan står bakom framtaget förslag till frilufsprogram. beslutar att anta förvaltningens yttrande som sitt egna och överlämnar ärendet för vidare beredning och beslut i kultur- och fritidsnämnden. 106 Dataskyddsombud servicenämnden Dnr SFN 2019/0163 Förvaltningens skrivelse Bakgrund Den 25 maj 2018 ersattes den svenska personuppgiftslagen av Europeiska unionens dataskyddsförordning. Förordningen syftar till att inom unionen likställa skyddet av individers personliga integritet vid behandling av personuppgifter. Dataskyddsförordningen kräver att alla offentliga myndigheter så som kommuner, landsting och regioner utser ett dataskyddsombud. De nya reglerna började gälla den 25 maj 2018 och ombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen (GDPR) följs inom organisationen genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser. Serviceförvaltningen är ansvarig för behandling av de personuppgifter som sker inom serviceförvaltningens ansvarsområde (personuppgiftsansvarig). Sedan den 25 maj 2018 har Sara Svensson haft uppdraget som dataskyddsombud för serviceförvaltningen och Kalmar kommuns övriga nämnder och styrelser. Hon har nu fått uppdraget informationssäkerhetssamordnare och Pierre Sävenmark har anställts för att ansvara för dataskyddsfrågorna.

6 6 (12) beslutar att utse Pierre Sävenmark som dataskyddsombud för servicenämnden från och med den 26 september och framåt. 107 Lokalvård enligt BAS Dnr Peter Gertsson, Lokalvårdschef informerar nämnden om BAS behovsanpassad städning. Ett uppdrag från kommundirektören föreligger att räkna på förslag kring hur städning mot Kalmar kommuns förvaltningar skulle kunna se ut i ett långsiktigt och hållbart perspektiv. Lokalvården har sedan hösten 2018 testat och utvärderat ett alternativt städkoncept, BAS behovsanpassad städning. Nu vill man införa konceptet mot alla förvaltningar under Sedan 1993 städar men efter frekvensstyrda scheman. Dessa tar inte hänsyn till variationer vad gäller nyttjande och nedsmutsning. Med bohovsanpassad städning överlåter man åt lokalvårdaren att avgöra vilken form av städning som behövs i respektive lokal vid varje enskilt tillfälle. För att följa hygienkrav finns momentbeskrivningar för exempelvis toaletter. Mätningar på damm och partiklar i luften har genomförts på förskolor och skolor där BAS har testats. Dessa resultat visar på en mindre mängd partiklar, totalt sett, i luften där nya städrutiner har införts. Det är dock svårt att avgöra om detta är direkt kopplat till den nya städrutinen då luften varierar med att stort antal faktorer så som klimat, verksamhet eller tidpunkt. Ett antal fördelar för verksamhet och personal samt förvaltning och ekonomi har identifierats. Enhetliga städinstruktioner, effektivare och flexiblare städning. Budgetarbetet underlättas, minskad administration och enhetligt timpris är några exempel. 108 Medborgarförslag om papperskorgar vid Systraströmmen Dnr SFN 2019/0123 Förvaltningens skrivelse Bilaga: Medborgarförslag om papperskorgar vid Systraströmmen

7 7 (12) A-klassen på Tullbroskolan har inkommit med förslag att sätta upp papperskorgar vid bron som går längs Systraströmmen. Klassen upplever att det finns mycket skräp kring Systraströmmen. Frågan om en renare stad är viktig och vi kommer jobba vidare med frågan. Kalmar växer och är nu en attraktiv sommarstad. Det är därför viktigt att vi tar hand om vår stad och dess miljö. Serviceförvaltningen har den senaste tiden satsat på ett flertal åtgärder för en renare stad. Förutom en kampanj på sociala medier om nedskräpning så satsar förvaltningen också på skräpplockardagar och strandstädskarta. fattar inget beslut med anledning av informationen. 109 Medborgarförslag om att inte kasta blomsterlökar Dnr SFN 2019/0122 Förvaltningens skrivelse Bilaga: Medborgarförslag om att inte kasta blomsterlökar A-klassen på Tullbroskolan har inkommit med ett förslag att blomsterlökar inte ska slängas utan i stället säljas eller skänkas. Förvaltningen tackar för förslaget och tycker det är bra att vi får förslag som kan förbättra vår verksamhet. fattar inget beslut med anledning av informationen. 110 Remiss Handlingsplan fossilbränslefri kommun Dnr SFN 2019/0144 Förvaltningens skrivelse Bilaga: Handlingsplan fossilbränslefri kommun 2030 Bilaga: Protokollsutdrag vatten- och miljönämnden 38 Handlingsplan fossilbränslefri kommun 2030

8 8 (12) I Kalmar kommuns verksamhetsplan med budget 2018 gav kommunfullmäktige kommunledningskontoret i uppdrag att ta fram en handlingsplan för målet Kalmar kommun som geografiskt område ska vara helt fossilbränslefritt år 2030 Målet, och därmed handlingsplanen, omfattar enbart klimatpåverkan från fossila bränslen, inte övriga växthusgaser eller åtgärder som handlar om att binda koldioxid. I det framarbetade förslaget till handlingsplan berörs serviceförvaltningens verksamheter på ett flertal punkter. fattar inget beslut med anledning av informationen. 111 Remiss Larm- och skyddspolicy Dnr SFN 2019/0158 Förvaltningens skrivelse Bilaga: Larm- och skyddspolicy Policyn samlar alla larm- och skyddstjänster som kan hanteras av den kommunala Trygghets- och Larmcentralen i en rutin. Policyn syftar till att förenkla arbetet för kommunens verksamheter med att fastställa en lämplig skyddsnivå för att skydda kommunala tillgångar. Samtliga kommunala nämnder och bolag har fått Larm- och skyddspolicy på remiss med begäran om synpunkter. fattar inget beslut med anledning av informationen.

9 9 (12) 112 Remiss Risk- och sårbarhetsanalys Dnr SFN 2019/0157 Förvaltningens skrivelse Bilaga: Risk och sårbarhetsanalys Det övergripande syftet med denna publika risk- och sårbarhetsanalys är att kartlägga Kalmar kommuns pågående säkerhetsarbete samt visa hur vi identifierar kommunens risker och sårbarheter. Samtliga kommunala nämnder och förvaltningar har fått Risk- och sårbarhetsanalys på remiss med begäran om synpunkter. Serviceförvaltningen har inhämtat synpunkter från samtliga verksamheter. fattar inget beslut med anledning av informationen. 113 Målbeskrivning vinterväghållning Dnr SFN 2019/0164 Förvaltningens skrivelse Bilaga: Vinterväghållning Målbeskrivning tas fram och uppdateras årligen av serviceförvaltningens produktionsavdelning. Målbeskrivningen ska årligen fasställas av servicenämnden. Föregående år beslutades att ta särskild hänsyn till parkeringarna på Kvarnholmen för att värna handeln, detta kvarstår även detta år. fattar inget beslut med anledning av informationen.

10 10 (12) 114 Nämndens sammanträdesdagar 2020 Dnr SFN 2019/0165 Förvaltningens skrivelse Bakgrund ska årligen besluta om tidplan för kommande års nämnd- och presidiemöten. Nytt för i år är förslag att man tar bort nämndssammanträdet i augusti och ersätter det med ett presidiemöte. Historiskt sett är antalet ärenden under sommaren få och detta skulle bli en effektivisering. fattar inget beslut med anledning av informationen. 115 Ansvarsfördelning mellan samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden Dnr SFN 2019/0173 Förvaltningens skrivelse Bilaga: Ansvarsfördelning mellan samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden Bakgrund och samhällsbyggnadsnämnden har i sina reglementen att nämnderna tillsammans skall ta fram en skriftlig ansvarsfördelning. En tjänstepersonsgrupp har under våren arbetat fram ett förslag på uppdateringen av ansvarsfördelningen. fattar inget beslut med anledning av informationen.

11 11 (12) 116 Kontaktmanaskap Dnr Inga rapporter redovisas. 117 Anmälan av delegationsbeslut Dnr SFN 2019/0001 Förvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut redovisas den 25 september Delegationsbeslut Ordförandebeslut Varvsvillan Rekryteringar serviceförvaltningen juni-augusti 2019 Grävtillstånd juni-augusti 2019 Avtal lokaler, bostäder och arrenden H231-H239 lägger redovisade delegationsbeslut till handlingarna. 118 Anmälningsärenden Dnr SFN 2019/0002 Förvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 25 september 1. Presidieprotokoll Protokollsutdrag KF 90 Arrendeavtal Vita sands camping AB avseende badplatsen. 3. Protokollsutdrag KS 117 Riktlinjer för minskad användning av plast. 4. Protokoll serviceförvaltningens centrala samverkan Protokoll serviceförvaltningens centrala samverkan lägger redovisade anmälningsärenden till handlingarna.

12 12 (12) 119 Övriga frågor Dnr till innehavare av odlingslotter Sven-Erik Ekblad frågar vilken information som gått ut till arrendatorerna av kommunens odlingslotter. Madeleine André, produktionschef meddelar att odlingslotterna på Stallgärdsgatan är uppsagda till den 30 september, den 31 oktober ska allt vara bortplockat. I övrigt har ingen information gått ut då utredning pågår och inga beslut är fattade ännu. Omfördelning av bidrag till enskilda vägar, Vita sands vägförening. Vita sands vägförening har blivit beviljade bidrag till en ny cykelväg, samt reparation/underhåll av en befintlig cykelväg, Nu beräknas kostnaden för den befintliga cykelvägen bli lägre och vägföreningen har ställt frågan till förvaltningen om man har möjlighet att omfördela kvarvarande medel till nybyggnationen i stället. Enligt rådande regelverk krävs det ett nämndsbeslut för justering av beloppsfördelning. Det är servicenämnden som beslutar om en eventuell omfördelning samt hur den i så fall ska göras. Frågan får lyftas som ett beslutsärende nästkommande nämndsammanträde.