Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 27 april 2016 kl. 13:00-16:25 Plats Magistern. Omfattning 45-58

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 27 april 2016 kl. 13:00-16:25 Plats Magistern Omfattning ande Ingemar Einarsson (C), ordförande Kajsa Hedin (M), vice ordförande Nura Mahmutagic (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anne-Katrin Foss (S) Staffan Ljungar (C) Elsa Berg (V) Alexander Critén (M) Sofie Bergman (L) Krister Thornberg (SD) Ersättare Jashar Gashi (S) Maja Velke (S) Bert Pettersson (S) Jens Körge (V) Magnus Jernetz Gustavsson (M), ej 46 Junita Karlsson (KD) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Christina Karlberg, administrativ chef Robert Carlsson, IT-chef Gunilla Svensson, fastighetschef Maria Kleveborn, upphandlingschef Björn Hedbäck, supportchef Tomas Lexinger, produktionschef Göran Häggfors, revisor Doris Johansson, revisor Carl-Henrik Sölvinger, oppositionsråd (L) Anslaget på kommunens anslagstavla den 2 maj 2016

2 2 (12) Stefan Larsson, enhetschef Anders Stridarv, trafiktekniker Madeleine André, ekonomiadministratör Ingemar Gustavsson, projektledare Lisa Hannertz, praktikant Lamine Cissokho Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Ingemar Einarsson ordförande Krister Thornberg

3 3 (12) 45 från chefer Dnr Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerar om vad som är på gång inom deras respektive ansvarsområde. 46 Medborgarförslag: Ta fram förslag till lokaler som loger kan hyra Dnr SFN 2016/0046 Serviceförvaltningens skrivelse Övergripande mål för kultur- och fritidsnämndens bidragsgivning Medborgarförslag Ta fram förslag på lokaler som loger kan hyra. Bakgrund Kalmar kommun har enligt förslagsställaren många fungerande loger och ett utbrett loge- och ordensliv. Dock finns det yngre loger som saknar egna lokaler med bland annat tillgång till förvaring av rekvisita. Förslagsställaren föreslår i sitt medborgarförslag att kommunen ska ta fram förslag på lokaler som loger utan egna lokaler ska kunna hyra. Yttrande Fastighetsförvaltningens uppgift är att i första hand lösa kommunala förvaltningars och kommunala förbunds lokalbehov. I mån av lediga lokaler kan tillgängliga lokaler erbjudas enligt likabehandlingsprincipen. Detta sker främst via en direkt fråga till tjänstemännen eller genom annonsering. I Kalmar kommun är det kultur- och fritidsnämnden, som via fastställt reglemente har till uppgift att stödja föreningar och andra organisationer inom kultur- och fritidsområdet. Kultur- och fritidsnämnden har också fastställt kriterier för att lämna stöd, bidrag eller subventioner till föreningslivet. Denna skrivning innebär bland annat att vem som helst ska kunna bli medlem i och själv kunna bestämma om man vill bli medlem i föreningen. Kultur- och fritidsnämnden stödjer inte föreningar eller organisationer, där medlemmar väljs in av andra medlemmar. Detta vilar inte, enligt kultur- och fritidsnämndens kriterier och intentioner, på demokratiska grunder och värderingar. För mer information och utförligare svar hänvisas förslagsställaren till enhetschef Per-Ola Johansson på kultur- och fritidsförvaltningen.

4 4 (12) För lokaler som förväntas bli lediga i samband med universitetets flytt hänvisas till det kommunala bolaget KIFAB som idag är en av universitetets hyresvärdar. Med ovanstående som bakgrund har kommunen ingen möjlighet att reservera lokaler till loger, organisationer, företag eller enskilda personer. Överläggning Under överläggningen föreslår Kajsa Hedin (M) att ärendet återremitteras för att förtydliga definitionen av en loge. Efter överläggningen frågar ordföranden om nämnden vill avgöra ärendet i dag eller återremittera det. Han finner att nämnden vill återremittera ärendet enligt Kajsa Hedins förslag. Servicenämnden beslutar att återremittera serviceförvaltningens yttrande för förtydligande av definitionen av en loge. Jäv På grund av jäv deltar Magnus Jernetz-Gustafsson (M) inte i handläggningen av detta ärende. 47 Remiss allmänt reglemente för Kalmar kommun och reglemente servicenämnden Dnr SFN 2016/0191 Serviceförvaltningens skrivelse Reglementen för Kalmar kommuns nämnder beslut om remiss Allmänt reglemente för Kalmar kommuns nämnder Reglemente för servicenämnden Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott har beslutat att skicka förslag till allmänt reglemente samt nämndspecifika reglementen till berörda nämnder för yttrande. Utifrån Sveriges Kommuner och Landstings förslag till normalreglemente har ett Allmänt reglemente för Kalmar kommuns nämnder tagits fram. Detta reglemente ska gälla för barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, omsorgsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, servicenämnden, socialnämnden, Södermöre kommundelsnämnd och överförmyndarnämnden. Syftet med ett allmänt reglemente är att skapa enhetlighet och tydlighet för samtliga nämnder. Det finns också praktiska fördelar med ett allmänt reglemente för samtliga nämnder, exempelvis vid uppdateringar behöver enbart ett reglemente ändras. Utöver detta reglemente finns ett särskilt reglemente för var och en av

5 5 (12) nämnderna. Dessa reglementen innehåller nämndens uppgifter, sammansättning och övriga bestämmelser. Kommunstyrelsen har ett helt eget reglemente som också har genomgått en rad förändringar. Yttrande Serviceförvaltningen lämnar följande yttrande gällande förslag till allmänt reglemente samt servicenämndens reglemente: uppdelningen i ett allmänt och ett särskilt reglemente är bra vi ser positivt på att nämndens ansvar förtydligats vi ser problem med att trafikuppgifterna fortsatt hanteras i både servicenämnden och samhällsbyggnadsnämnden nämndens ansvar för investeringsprojekt som hanteras av förvaltningen bör tydliggöras då kommunstyrelsen har ansvar för investeringar i infrastruktur och byggande Överläggning Under överläggningen redovisas följande förslag: 1. Majoriteten föreslår att nämnden ska bifalla förvaltningens förslag med följande ändringar/tillägg: - Allmänt reglemente: 10 ny skrivning- Nämndsmöten ska vara offentliga om inte sekretess föreligger eller om nämnd så beslutar. - Tillägg till förvaltningens tredje förslagspunkt som då får följande formulering: Vi ser problem med att trafikuppgifterna fortsatt hanteras i både servicenämnden och samhällsbyggnadsnämnden. Om inte reglementet ger en renodling av uppgifterna måste det skapas rutiner för samarbete. - Vår uppfattning är att beslut om upphandlingar och tilldelningsbeslut som berör servicenämndens verksamhet ska beslutas av servicenämnden. Om så inte blir fallet vill vi se ett tydligt uppdrag där servicenämnden kan påverka anbudsunderlag och följa upphandlingarna. Det är ju servicenämndens budget som belastas. 2. Kajsa Hedin (M) yrkar bifall till Majoritetens förslag till ändringar/tillägg. 3. Kajsa Hedin (M) föreslår att styckena i Reglemente för servicenämnden som avser samhällsbyggnadsnämndens ansvar tas bort ur servicenämndens reglemente. Sid 1 1 punkt 5 stryks Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar enligt plan- och bygglagen för frågor om planering, trafiksäkerhet och utformning av gator, vägar och parker. Sid 2 1 punkt 1 stryks sista meningen Övriga uppgifter enligt denna lag fullgörs av samhällsbyggnadsnämnden. Sedan överläggningen avslutats beslutar nämnden först att bifalla serviceförvaltningens förslag. Härefter frågar ordföranden om nämnden vill bifalla eller avslå Majoritetens förslag. Han finner att nämnden bifaller Majoritetens förslag.

6 6 (12) Härefter frågar ordförande om nämnden vill bifalla eller avslå Kajsa Hedins förslag att stryka styckena om samhällsbyggnadsnämndens ansvar ur servicenämndens reglemente. Han finner att nämnden bifaller Kajsa Hedins förslag. Servicenämnden antar serviceförvaltningens yttrande som sitt svar på remiss om reglementen för Kalmar kommuns nämnder med följande tillägg: 1. Allmänt reglemente: 10 ny skrivning- Nämndsmöten ska vara offentliga om inte sekretess föreligger eller om nämnd så beslutar. 2. Tillägg till förvaltningens tredje förslagspunkt som då får följande formulering: Vi ser problem med att trafikuppgifterna fortsatt hanteras i både servicenämnden och samhällsbyggnadsnämnden. Om inte reglementet ger en renodling av uppgifterna måste det skapas rutiner för samarbete. 3. Vår uppfattning är att beslut om upphandlingar och tilldelningsbeslut som berör servicenämndens verksamhet ska beslutas av servicenämnden. Om så inte blir fallet vill vi se ett tydligt uppdrag där servicenämnden kan påverka anbudsunderlag och följa upphandlingarna. Det är ju servicenämndens budget som belastas. 4. Styckena i Reglemente för servicenämnden som avser samhällsbyggnadsnämndens ansvar tas bort ur servicenämndens reglemente. Sid 1 1 punkt 5 stryks Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar enligt plan- och bygglagen för frågor om planering, trafiksäkerhet och utformning av gator, vägar och parker. Sid 2 1 punkt 1 stryks sista meningen Övriga uppgifter enligt denna lag fullgörs av samhällsbyggnadsnämnden. 48 Internkontrollplan 2016 Dnr SFN 2016/0279 Serviceförvaltningens skrivelse Intern kontrollplan 2016 Bakgrund Nämnden ska anta en särskild kontrollplan och resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnden senast i november årligen. Under 2015 hade nämnderna dispens till april 2016, för att anta ny intern kontrollplan gällande 2016 enligt beslut i kommunfullmäktige. Detta beroende på nya riktlinjer/reglemente avseende intern kontroll som fastställdes i december 2015 av kommunfullmäktige. Förvaltningen har avvaktat med beslut med anledning av ett gemensamt arbete inom kommunen kring detta. Det gemensamma arbetet är inte helt klart varför förslag på intern kontrollplan lämnas enligt tidigare modell, men som kommer att hanteras enligt det nya arbetssättet med riskanalys.

7 7 (12) Överläggning Under överläggningen förslår Kajsa Hedin (M) att internkontrollplanen kompletteras med antal stickprov som ska genomföras under varje kontrollområde. Sedan överläggningen avslutats beslutar nämnden att godkänna förvaltningens förslag till kontrollplan för 2016 med tillägget att planen kompletteras med antal stickprov för varje kontrollområde. Servicenämnden beslutar att anta upprättad kontrollplan för 2016 med tillägget att förvaltningen kompletterar planen med antal stickprov för varje kontrollområde. 49 Budgetuppföljning och prognos efter mars Dnr SFN 2016/0280 Serviceförvaltningens skrivelse inkl bilagor Benny Wennberg informerar nämnden om de viktigaste händelserna i budget efter mars. Prognosen i dagsläget för helåret är ett årsresultat inom budgetramen, vilket innebär 0 i avvikelse. Utfallet i investeringsbudgeten efter mars är 57,8 mnkr, vilket är 13,7 procent av den totala budgeten på 422,2 mnkr. Sjukfrånvaron till och med februari är 6,3 procent. 50 Motion från Carl-Henrik Sölvinger (L) - Låt fler smaka på vår mat, erbjud matlådor Dnr SFN 2016/0143 Serviceförvaltningens skrivelse Motion Låt fler smaka på vår mat, erbjud matlådor Björn Hedbäck informerar nämnden om inkommen motion.

8 8 (12) Motionen föreslår att serviceförvaltningen i samarbete med fackförvaltningarna ges i uppdrag att utreda om och hur personal och medborgare kan ges möjlighet att köpa överbliven mat i form av matlådor vid kommunens förskolor, skolor och boenden. i ärendet kommer att tas vid nämndens i maj. 51 Motion från Liberalerna - Öppna våra nätverk för besökare och invånare Dnr SFN 2016/0207 Serviceförvaltningens skrivelse Motion Öppna våra nätverk för besökare och invånare Robert Carlsson informerar nämnden om inkommen motion som handlar om att Kalmar kommun önskas öppna upp sina nätverk för besökare och invånare. Med det som bakgrund föreslås fullmäktige att ge Kalmar kommun och de kommunala bolagen i uppdrag utreda förutsättningarna för att öppna sina trådlösa nätverk och göra dessa gratis och publika. Motionsskrivarna vill också att kommunen verkar för att gratis och publikt Wifi tillhandahålls till kollektivt resande i syfte att underlätta arbetspendling. i ärendet kommer att tas vid nämndens i maj. 52 Motion från Max Troendlé (MP) - Underlätta för bilisterna Dnr SFN 2016/0265 Serviceförvaltningens skrivelse Motion Underlätta för bilisterna Stefan Larsson informerar nämnden om inkommen motion där det föreslås att serviceförvaltningen ska få i uppdrag att undersöka möjligheten att ta fram en app som visar var och hur många lediga parkeringsplatser som finns i centrala Kalmar. Motionären föreslår vidare att serviceförvaltningen, om

9 9 (12) ekonomiska möjligheter finns, antingen ska köpa in eller själv ta fram en sådan app. i ärendet kommer att tas vid nämndens i maj. 53 om boendeparkering Dnr Stefan Larsson informerar nämnden om läget i arbetet med boendeparkering på Norrgård, Ängö, Malmen och Bremerlyckan/Gamla Stan. Uppdraget är att lösa parkeringsproblematiken i berörda områden, för boende och verksamheter. Detta regleras med tidsbegränsningar och avgiftsbeläggning. Parkeringsavgift är tillfälligt införd på Varvsholmen och har redan lett till en bättre parkeringssituation. Tidplanen är att nya tidsbegränsningar och avgifter ska kunna införas vid årsskiftet. 54 privata bryggor Dnr Madeleine André informerar nämnden om arbetet med privata bryggor. Länsstyrelsen har uppdaterat sin hemsida angående privata bryggor och tillstånds- eller anmälningsplikt. Förvaltningen samarbetar med kommunens jurister för att ta fram ett avtal som ska skrivas med ägare till privata bryggor. Förvaltningen arbetar även med att ta fram riktlinjer för privata bryggor samt samarbetar med samhällsbyggnadskontoret vad gäller strandskyddsdispens, bygglov och detaljplaner vad gäller bryggorna. Under arbetet med privata bryggor har totalt 186 bryggor lappats, 112 ägare har anmält sig. Varje hushåll får ha en brygga och särskilt avtal kommer att skrivas med varje ägare under hösten Lappade objekt som ingen hört av sig om kommer att tas bort under hösten 2016.

10 10 (12) Förslag på avgift kommer att läggas fram under hösten 2016 för att kunna fakturera kunderna Förvaltningen arbetar nu med att markera och stänga av farliga bryggor och arbetar även ständigt med att rensa upp i naturen kring bryggorna. 55 från förvaltningschefen Dnr Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella ärenden i förvaltningen: Telemarken skola (Brofästet) Snabba bostäder Bokningssystem bilpool Avtal laddstolpar Koncentrerad administration- personalutvecklarna går över till kommunledningskontoret från och med maj Hälsotest och knäböjsprojekt Ljungnäsvillan, DelTa Dagvatten, Kalmar Vatten Kulturkvarteret Lönerevision 2016 Simhall 56 Delegationsbeslut Dnr SFN 2016/0002 Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 27 april Anställningsbeslut: Johan Andersson, kock, tillsvidare Peter Bohm, eltekniker TME, tillsvidare Tua Rosenberg, lokalvårdare, tillsvidare Mattias Johansson, anläggningsarbetare, tillsvidare Jörgen Olsson, snickare, tillsvidare

11 11 (12) Sara Andersson, ekonom, tillsvidare Avtal lokaler, bostäder och arrenden tom Tillståndsärenden enligt ordningslagen mars 2016 Trafikärenden D66-D85 Ansökan om grävtillstånd mars 2016 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut. 57 Kännedomsärenden Dnr SFN 2016/0003 Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 23 mars Presidieprotokoll från Protokollsutdrag KS AU Upphandling av kabinettdiskdesinfektor Protokollsutdrag KS planutskott Upphandling av ombyggnad av tillagningskök vid Barkestorpsskolan Protokoll serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp Protokoll sf support lokal samverkansgrupp Lista upphandlingar tom Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda kännedomsärenden. 58 Övriga frågor Dnr Under övriga frågor rapporterar Gunilla Johansson (S) att hänvisningsskyltar till Allaktivitetshuset i Rockneby ska sökas av kultur och fritid. Gunilla efterfrågar även namnskyltar till nämndens ledamöter och ersättare att användas när de är ute i verksamheterna som kontaktpolitiker. Christina Karlberg ordnar namnskyltar. Staffan Ljungar (C) ställer fråga kring vad summan som Palace köptes ut för på Teatervallen är grundad på. Benny Wennberg svarar att summan bygger på värdet av listade inventarier som tillförts anläggningen samt värdet att få tillgång till anläggningen (kultur och fritidsförvaltningen). Gunilla Johansson rapporterade från verksamhetsbesök som kontaktpolitiker. Gunilla, Sven-Erik och Magnus har varit på ett första besök hos support för

12 12 (12) information om verksamheten. Även Ingemar deltog och informerade support om det politiska arbetet.