Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 28 februari 2018 kl. 13:00 16:55 Plats Magistern. Omfattning 15-30

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 28 februari 2018 kl. 13:00 16:55 Plats Magistern Omfattning ande Johanna Petersson (C), ordförande Kajsa Hedin (M), vice ordförande Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anna Thore (S) Staffan Ljungar (C) Elsa Berg (V) Alexander Critén (M) Krister Thornberg (SD) Junita Karlsson (KD) Nura Mahmutagic (S) 15 Ersättare Nura Mahmutagic (S) Jashar Gashi (S) Maja Velke (S) Jens Körge (V) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Övriga Tomas Lexinger, produktionschef Benny Wennberg, förvaltningschef Robert Carlsson, IT-chef Martina Adiels-Balk, administrativ chef Gunilla Svensson, fastighetschef Jenny Dauneus, HR-specialist Kristina Lindstedt, revisor Ulrick Hultman, verksamhetsutvecklare Anslaget på kommunens anslagstavla den 9 mars 2018

2 2 (14) Sekreterare Marcus Kindahl Justeras Johanna Petersson ordförande Elsa Berg

3 3 (14) 15 Information från chefer Dnr Information Närvarande verksamhetschefer och enhetschefer informerar om vad som är på gång inom den egna verksamheten. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 16 Revision - Granskning av kommunens inköpsprocess Dnr SFN 2018/0065 Förvaltningens skrivelse Granskning av inköpsprocessen Bakgrund Ernst & Young AB har på uppdrag av Kalmar kommuns förtroendevalda revisorer granskat kommunstyrelsen och servicenämnden. Granskningen syftar till att bedöma kommunstyrelsens och servicenämndens styrning, ledning och uppföljning av inköpsprocessen. Efter granskningen rekommenderar revisorerna servicenämnden att säkerställa att de lever upp till uppdraget att samordna kommunens upphandlingar. Yttrande I förslag till ny organisation flyttas servicenämndens ansvar för upphandling till kommunstyrelsen. I revisionsrapporten görs tolkningen av gällande reglemente att alla upphandlingar ska samordnas av upphandlingseneheten. Om reglementet uppfattas så och överförs till kommunstyrelsen så finns det ändå behov av att förtydliga eftersom många upphandlingar i dagsläget inte samordnas av upphandlingsenheten på serviceförvaltningen, exempelvis fastighets- och infrastrukturupphandlingar. Ett uppdrag bör därför ges där beskrivning och ansvarsfördelning tas fram för upphandlingsenheten i relation till vilket upphandlingsarbete som sker på andra förvaltningar.

4 4 (14) Överläggning Efter att revisionen presenterats av Kristina Lindstedt ajourneras mötet. När mötet återupptas yrkar Johanna Petersson (C) bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg: - Servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att revidera sin interna kontrollplan för att på ett bättre sätt säkerställa uppföljningen i förvaltningens inköpsprocess. Den reviderade kontrollplanen ska presenteras senast under april månads nämndsammanträde. Servicenämnden beslutar att anta förvaltningens yttrande och överlämna det till kommunens revisorer samt kommunstyrelsen. Servicenämnden ger också förvaltningen i uppdrag att revidera sin interna kontrollplan för att på ett bättre sätt säkerställa uppföljningen i förvaltningens inköpsprocess. Den reviderade kontrollplanen ska presenteras för servicenämnden senast under april månads nämnsammanträde. 17 Årsrapport servicenämnden 2017 Dnr SFN 2018/0061 Förvaltningens skrivelse Årsrapport servicenämnden 2017 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Uppföljning intern kontroll Bakgrund Serviceförvaltningen har tagit fram ett förslag till årsrapport för verksamheten Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar samt strategiska framtidsfrågor belyses för de olika verksamheterna. Det ekonomiska resultatet redovisas och analyseras. Totalt för servicenämndens verksamheter blev överskottet 2,1 mnkr. Årsrapporten sammanfattar också utfallet av de nämndsmål, aktiviteter och uppdrag som förvaltningen har arbetat med under året. Måluppfyllelsen uppgick till 40 procent. Överläggning Under överläggningen yrkar Elsa Berg (V) att tillägg i årsrapporten görs avseende en förklaring på skillnaderna i sjukfrånvaron mellan män och kvinnor.

5 5 (14) Servicenämnden godkänner årsrapporten 2017 med uppföljning av verksamhetsplan och intern kontrollplan med tillägg: - Att en förklaring avseende skillnader i sjukfrånvaron mellan män och kvinnor skrivs in i årsrapporten. Servicenämnden överlämnar årsrapport och bilagor till kommunstyrelsen för kännedom. 18 Medborgarförslag om badbryggan som ligger i Långviken Dnr SFN 2017/0364 Förvaltningens skrivelse Medborgarförslag om badbryggan som ligger i långviken Bakgrund Olof och Ingrid Ersgård föreslår i ett medborgarförslag att badbryggan bakom seglarsällskapet Vikingarna klubbhus höjs för att den ibland står under vatten vid högt vattenstånd. Utlåtande Problemet är känt och är redan planerad för åtgärd våren Det är därmed redan klart att förslaget kan tillmötesgå. Servicenämnden beslutar enligt förvaltningens utlåtande.

6 6 (14) 19 Revision - Granskning av kommunens kostverksamheter Dnr SFN 2017/0371 Förvaltningens skrivelse Revision Granskning av kommunens kostverksamheter Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har EY granskat servicenämnden i syfte att bedöma nämndens styrning, ledning och uppföljning av kostverksamheten. Vår sammanfattande bedömning är att servicenämndens styrning, ledning och uppföljning av kostverksamheten till stor del är tillräcklig. Vår bedömning grundar sig på är att det finns mål och riktlinjer som på ett tydligt sätt anger ambitionsnivån och riktningen för verksamheten. Det finns även ett tydligt kundperspektiv avseende kostverksamheten och olika tillvägagångssätt för att ta del av avnämarnas synpunkter kring kosten. Yttranden Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi servicenämnden följande. Målsätta matsvinnet på annat sätt än att det ska vara lägre än föregående års siffror. Yttrande: Målformuleringen är beslutad och kvarstår under år Inför år 2019 tar servicenämnden beslut om tallrikssvinn ska vara en målsatt aktivitet och i så fall dess formulering. Genomföra en analys över effekterna av kost skolas budgetavvikelser. Yttrande: Kost skolas budgetavvikelse har varierat mellan +0,3 och -2,2 procent de senaste åren. Orsaken till variationerna är flera; justerad ram, variation i livsmedelspriser och barn- och elevantal där verksamheten saknar kontroll över mätningarna. Byggnation av nya förskolor och skolor genererar kostnader för kostverksamheten. Till det kommer successivt ökade krav och högre mål. Med hänsyn till rådande förutsättningar har servicenämnden fortsatt förtroende för kost skolas budgetarbete.

7 7 (14) Se över samordningen mellan kost skola och förvaltningarna för att säkerställa att arbetet dem emellan sker på ett så effektivt sätt som möjligt. Yttrande: Generellt finns ett gott samarbete mellan kost skola och olika representanter för barn- och ungdomsförvaltningen. Sedan 2017 träffas kost skola och representanter för barn- och ungdomsförvaltningens ledning regelbundet i frågor som rör organisation, avtal och ekonomi. Servicenämnden förordar att minst behålla nuvarande samarbetsformer. Se över underlaget som ligger till grund för framräkning av prisnivån för personal- och pensionärsluncher som serveras på kost omsorgs restauranger samt ersättningsnivån för de pedagogiska måltiderna i kost skola. Yttrande: Kost omsorgs restauranger har målgruppen pensionärer i området men är även öppna för övriga matgäster. Restaurangerna ligger i anslutning till vård och omsorgsboende, träffpunkt eller hemtjänstlokal i huset. Några av matgästerna har beviljat behov av hjälp i måltidssituationen vilket omsorgens personal hanterar. Ett syfte med restaurangerna är att erbjuda målgruppen samvaro och självständighet i måltidssituationen. Restaurangverksamheterna ses därför som en del av omsorgsverksamheten. Priset för en pensionärslunch är detsamma i kost omsorgs restauranger som på omsorgsförvaltningens träffpunkter. Parametrar som tas hänsyn till i nuvarande prissättning är framför allt integrationen med omsorgsverksamheten och målgruppens priskänslighet men även avstämning mot på prisnivån på alternativa restauranger. Personalpriset följer pensionärspriset, övriga matgäster har ett högre pris. Den pedagogiska måltiden är en viktig del i en trivsam måltid där barn och elever uppmuntras till att våga smaka all mat och äta sig mätta. Att vuxna är närvarande i skolrestaurangerna är viktigt för att skapa lugn och vara förebilder. Det ursprungliga priset är därför satt utan full kostnadstäckning för kostverksamheten. Ersättningen 2018 för en pedagogisk lunch är 6,10 kr/portion medan råvarukostnaden under vecka är 14,37 kr/portion i genomsnitt. Servicenämnden anser därmed att grunderna till prissättningen är i linje med verksamhetens uppdrag. Servicesnämnden beslutar att serviceförvaltningens yttrande ska utgöra svar till kommunens revisorer.

8 8 (14) 20 Motion från Pelle Sederkvist (M) om Belysning i våra pulkabackar Dnr SFN 2017/0372 Förvaltningens skrivelse Motion från Pelle Sederkvist (M) om belysning i våra pulkabackar Bakgrund Pelle Sederkvist (M) har i en motion framfört förslag att: Kalmar kommun utreder möjligheten för att anlägga belysning i våra mest frekventa använda pulkabackar. Det vid de flesta nyttjade pulkabackarna anläggs minst en grillplats som kan öka trivseln och samvaron även vintertid. Utlåtande Kalmar kommun satsar mycket på att öka trygghet och trivsel med bland annat belysning. Önskemål om mer belysning finns på många platser både centralt och på landsbyggden. Arbetet är omfattande och det finns områden som är mer prioriterade än andra vilket gör att alla önskemål inte kan uppfyllas mer än på sikt. Arbetet har även målsättningen att samordnas med andra satsningar till exempel på lekplatser och parker mm för bra samordningseffekt. Angående pulkabackar så finns det ett antal stora pulkabackar som har belysning och även grillplatser. I samband med andra projekt eller översyn av ett område för eventuella åtgärder kommer antalet öka. Under 2018 kommer Lindsdal dessutom vara ett sådant område både för lekplatser och belysningar. En specifik utredning för detta ändamål är inte motiverat men förslaget tas i beaktan. Servicenämnden antar förvaltningens svar på motionen och överlämnar ärendet till kommunfullmäktige.

9 9 (14) 21 Motion från Thoralf Alfsson (SD) angående redovisningen av det ekonomiska resultatet för kommunens vindkraftverk Dnr SFN 2018/0051 Motion från Thoralf Alfsson (SD) angående redovisningen av det ekonomiska resultatet för kommunens vindkraftverk. Information Benny Wennberg informerar nämnden om motion från Thoralf Alfsson (SD) angående redovisningen av det ekonomiska resultatet för kommunens vindkraftverk. Förvaltningen konstaterar att förändringen i regleringen av energiskatten påverkat de ekonomiska fördelarna med vindkraft. Förvaltningen betonar också att beslutet om vindkraftverk inte endast handlar om ekonomi utan också bör ses som en miljömässig satsning. Förutsättningarna har skiftat sedan beslut om köp av vindkraften togs. De ekonomiska konsekvenserna av detta redovisas tydligt i serviceförvaltningens årsrapport Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 22 Medborgarförslag om upprustning av Stora Tornskär i västra sjön Dnr SFN 2018/0012 Medborgarförslag om upprustning av Stora Tornskär i Västra sjön. Information Tomas Lexinger informerar nämnden om medborgarförslag där förslagsställaren önskar en upprustning av Stora Tornskär i Västra sjön. Förslagsvis kan detta ske genom förbättringar på vindskydden, uppbyggnad av utekök samt rivning av byggnader som är förfallna. Medborgarförslaget önskar vidare en gallring i området för att skapa öppna platser för aktiviteter. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.

10 10 (14) 23 Remiss - Strategi för jämställdhet Dnr SFN 2018/0049 Förvaltningens skrivelse Remiss Strategi för jämställdhet Information Marcus Kindahl informerar nämnden om remiss avseende strategi för jämställdhet Kalmar kommun ska vara jämställdhetssäkrad till För detta har en strategi tagits fram. Strategin utgår från de 6 nationella målen: - En jämn fördelning av makt och inflyttande i samhället - Ekonomisk jämställdhet - Jämställd utbildning - En jämn fördelning av det obetalda hem- och omsorgsarbetet - En jämställd hälsa - Mäns våld mot kvinnor ska upphöra Strategin tydliggör också nämnd och förvaltnings ansvar i arbetet. Strategin är efterfrågad i de kommunala verksamheterna för att tydliggöra och stärka arbetet med jämställdhet. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 24 Investeringsprocessen Dnr Information Gunilla Svensson informerar nämnden på investeringsprocessen som startar med en genomgång av investeringsbehovet. Efter beredning sammanställs en behovslista som sedan beslutas politiskt. En stor del av produktions projekt ligger i samhällsbyggnadskontorets budget. Fastighets lokaler är kopplat till serviceförvaltningens budget. Exempel från behovslistan idag är södra staden, ny förskola i Lindsdal, södra utmarken och pumpenområdet. Listan innehåller både nya projekt och reinvesteringar i befintliga byggnationer. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.

11 11 (14) 25 Ledningsgrävning Dnr Information Tomas Lexinger och Ulrick Hultman informerar nämnden om arbetet med att samordna och förbättra förutsättningarna för ledningsgrävning. Under våren kommer programmet Geosecma att börja användas. Syftet är att samordna grävtillstånd, TA-planer och markupplåtselse. Programmet ska ge en tydlig bild över pågående ärenden och därmed ge en bättre samordning över exempelvis grävningar i staden. Detta kan förhoppningsvis skapa en bättre planering och en bättre miljö inte minst för handeln i staden. Uppstart sker under våren med start den 22 mars. Den första uppföljningen av arbetet sker i maj. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 26 Information från förvaltningschefen Dnr Information Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella händelser i förvaltningen: - Arbete med den kommunala omorganisationen pågår. Ser ut som att upphandling och IT kommer övergå till kommunledningskontoret. Förvaltningen avvaktar beslut om omorganisation som planeras att ske i mars. - Digitaliseringsledare har anställts på kommunledningskontoret för att intensifiera arbetet med kommunens digitaliseringsbehov. - Ny stadsdel i norra Kalmar växer fram, snurrom, infrastruktur och behov för området ses över. - Nya enheten i kommunen, trygghets- och larmcentral, startas upp. Serviceförvaltningen ser över vilken nytta verksamheterna kan ha av enheten. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.

12 12 (14) 27 Rapport från kontaktmannaskap Dnr Inga rapporter redovisas. 28 Anmälan av delegationsbeslut Dnr SFN 2018/0007 Förvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 28 februari Avtal lokaler, bostäder och arrenden H181-H185 Grävtillstånd januari 2018 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut. 29 Anmälningsärenden Dnr SFN 2018/0008 Förvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 28 februari 1. Presidieprotokoll Protokollsutdrag KS arbetsutskott Upphandling personlig assistans. 3. Protokollsutdrag KF Godkännande av externt hyresavtal för Oxhagshemmet. 4. Protokollsutdrag KF 13 Avsägelse samt fyllnadsval av ledamot i servicenämnden för Anne-Katrin Foss (S).

13 13 (14) 5. Protokoll SF support lokal samverkan Lista upphandlingar Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda anmälningsärenden. 30 Övriga frågor Dnr a) Ombyggnationen rondell Snurrom Staffan Ljungar (C) frågar vilka kostnader ombyggnationen av rondellen i Snurrom har medfört. Tomas Lexinger svarar att kostnaden uppgår till kr. I detta ingår eget arbete (park), transportkostnad, entreprenadmaskintjänster, ombyggnation av elanläggning, projektering och material. b) Inhägnad av Törneby Staffan Ljungar (C) frågar vad inhägnaden av asfaltsupplaget i Törneby kostat. Tomas Lexinger svarar att kostnaden varit kronor. Arbetet utfördes av Calmarsunds stängsel AB efter genomförd direktupphandling. c) Ekologiska ägg Staffan Ljungar (C) frågar hur långt kostenheten kommit i sitt arbete att utreda de ekologiska äggens giftinnehåll. Benny Wennberg svarar att förvaltningen följer det beslut som tagits i kommunstyrelsen angående ekologiska ägg. Strategerna på kommunledningskontoret följer kontinuerligt upp värdena i sammarbete med livsmedelsverket. d) Anpassning av badbryggor Staffan Ljungar (C) frågar hur arbetet med att handikappanpassa kommunens badbryggor i Kalmarsundsparken och Vita sand går. Tomas Lexinger svarar att förvaltningen följer den uppdragsbeställning som lagts från kommundirektören. Uppföljningar sker med tillgänglighetsrådet och en inventering av vad som ska prioriteras under 2018 har gjorts. En förfrågan om lift till bryggorna har lämnats ut. Äskande för kostnaden har gjorts men inga beslut är tagna. En presentation av arbetet med kommunens badplatser presenteras på kommande nämndsammanträde. Ekonomisk redovisning e) Staffan Ljungar (C) efterfrågar den ekonomiska redovisningen som nämnden fick varje månad under 2017 samt frågar hur planeringen för redovisning ser ut framöver. Benny Wennberg svarar att nämnden kommer få en ekonomisk redovisning på kommande nämnd samt att

14 14 (14) förvaltningen historiskt brukar göra årets första redovisning i mars månad då det är första månaden det finns relevanta siffror att visa. Gång och cykelväg vid Trollbackevägen f) Elsa Berg (V) frågar om vilka planer som finns för gång- och cykelvägen längst med Trollbackevägen då den är väldigt dåligt upplyst. Tomas Lexinger svarar att det pågår mycket arbete i Norrliden och Berga. Det finns mycket att göra och det behöver prioriteras. Redan under året kommer det göras ett arbete ut trygghetssynpunkt i området.