Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 25 januari 2017 kl. 13:00-16:20 Plats KS-salen. Omfattning 1-13

Transkript

1 Tid Onsdagen den 25 januari 2017 kl. 13:00-16:20 Plats KS-salen Omfattning 1-13 ande Kajsa Hedin (M), ordförande Nura Mahmutagic (S) Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anne-Katrin Foss (S) Staffan Ljungar (C) Elsa Berg (V) Alexander Critén (M) Krister Thornberg (SD) Lasse Karlsson (L) Ersättare Jashar Gashi (S) Jens Körge (V) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Junita Karlsson (KD) Matthias Erixon (S) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Tomas Lexinger, produktionschef Gunilla Svensson, fastighetschef Maria Kleveborn, upphandlingschef Martina Adiels Balk, kvalitets- och miljösamordnare Christina Karlberg, administrativ chef Robert Carlsson, IT-chef Sara Andersson, ekonom Peter Hermansson, enhetschef transport Jenny Daunéus, HR-specialist Anslaget på kommunens anslagstavla den 31 januari 2017

2 2 (10) Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Kajsa Hedin Ordförande Sven-Erik Ekblad

3 3 (10) 1 från chefer Närvarande verksamhets- enhetschefer informerar om vad som är på gång inom den egna verksamheten. fattar inget beslut med anledning av informationen. 2 Remiss Handlingsplan för giftfria förskole- och skolmiljöer i Kalmar kommun SFN 2016/0945 Serviceförvaltningens skrivelse Handlingsplan för giftfria förskole- och skolmiljöer i Kalmar kommun Bakgrund Samhällsbyggnadsnämnden har fått i uppdrag att tillsammans med barn- och ungdomsnämnden och servicenämnden ta fram en handlingsplan för hur farliga ämnen i förskole- och skolmiljöer kan fasas ut för att skapa en så giftfri miljö som möjligt. Serviceförvaltningen har åtaganden inom verksamheterna fastighet, upphandling, lokalvård och kost med möjlighet att påverka målet att uppnå giftfria skol-och förskolemiljöer inom sina respektive verksamheter. Respektive verksamhet har under 2016 arbetat fram ett förslag till handlingsplan som leder till att aktiviter som har nivå 1 slutförs under innevarande år samt att de aktiviteter som har nivå 2 och 3 behöver en realistisk planering utifrån ekonomi, resurser och arbetsmiljö. Yttrande Serviceförvaltningens bedömning är att handlingsplanen för giftfria förskoleoch skolmiljöer är genomförbar för nivå 1, men konstaterar att aktiviteter på nivå 2 och 3 har en påverkan både på ekonomi och arbetsmiljö. om ytterligare åtgärder behöver därför utredas vidare. beslutar att serviceförvaltningens yttrande ska utgöra svar på remissen av handlingsplan för giftfria förskole- och skolmiljöer i Kalmar kommun.

4 4 (10) 3 Ansvarsfördelning mellan samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden SFN 2017/0012 Serviceförvaltningens skrivelse Ansvarsfördelning mellan samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden daterad Fördelning av driftsbudget Protokoll från gemensam samverkansgrupp Bakgrund Den 26 september beslutade kommunfullmäktige om nya reglementen att gälla fr.o.m. den 1 oktober I samhällsbyggnadsnämndens och servicenämndens reglemente står att nämnderna tillsammans ska ta fram en skriftlig ansvarsfördelning. I september fick verksamhetsutvecklare Ulrick Hultman i uppdrag av kommundirektören att samla förvaltningschef Rebecka Persson och förvaltningschef Benny Wennberg för att inleda arbetet med att ta fram ett förslag på ansvarsfördelning. Ett utkast arbetades fram och under oktober utökades arbetsgruppen med deltagande av Carl-Fredrik Nelson, Stefan Larsson, Anja Thörnell och Tomas Lexinger. Under december var gruppen överens om ett förslag och den 21 december genomfördes ett förvaltningsgemensamt samverkansmöte där facken ställde sig bakom förslaget. Förslaget omfattar en skriftlig ansvarsfördelning mellan nämnderna samt ett förslag om ändrade driftskostnadsramar som en konsekvens av den föreslagna ansvarsfördelningen. Förslaget innebär även att den personal som idag tillhör skyltverkstaden ändrar organisatorisk tillhörighet från serviceförvaltningen till samhällsbyggnadskontoret. Den förändrade organisatoriska tillhörigheten för personalen som tillhör skyltverkstaden föreslås börja gälla från 1 februari Den budgetmässiga förändringen föreslås att genomföras per den 1 mars 2017 men ska gälla retroaktivt från och med 1 januari Överläggning Ann-Katrin Foss (S) föreslår att ärendet återremitteras då det i ansvarsfördelningen föreslås att trafikanordningar, vägmärken och trafiksignaler ska tillhöra samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområde. Detta område står idag inskrivet i servicenämndens gällande reglemente.

5 5 (10) Sedan överläggningen avslutats frågar ordföranden om nämnden vill avgöra ärendet idag eller återremittera det. Hon finner att ärendet ska återremitteras. beslutar att återremittera ärendet för genomgång av avsnittet trafikanordningar, vägmärken och trafiksignaler i reglementet respektive ansvarsfördelningen. 4 Medborgarförslag - Skaffa en sopsaltare eller sopa undan gruset på halva cykelbanorna under vinterhalvåret SFN 2016/0922 Serviceförvaltningens skrivelse Medborgarförslag Skaffa en sopsaltare eller sopa undan gruset på halva cykelbanorna under vinterhalvåret. Tomas Lexinger informerar nämnden om inkommet medborgarförslag. Förslagsställaren föreslår ett inköp av sopsaltare för de längre cykelbanorna som är vältrafikerade samt att gruset sopas undan på halva cykelbanan när vädret är torrt med barmark. fattar inget beslut med anledning av informationen. 5 Motion från Inger Hilmansson (L) - Öppna data för ökad demokrati och tillväxt SFN 2016/00938 Serviceförvaltningens skrivelse Motion från Inger Hilmansson (L) Öppna data för ökad demokrati och tillväxt. Robert Carlsson informerar nämnden om inkommen motion. Motionen avser Öppna data och dess betydelse för ökad insyn och demokrati. Tekniken för att publicera Öppna data existerar redan, det viktigaste är att rätt data blir publicerad.

6 6 (10) fattar inget beslut med anledning av informationen. 6 Uppföljande granskning - Förekomsten av ändringsoch tilläggsarbeten (ÄTA) 2016/0893 Serviceförvaltningens skrivelse Uppföljande granskning Förekomsten av ändringar- och tilläggsarbeten (ÄTA) Gunilla Svensson informerar nämnden om den uppföljande granskning som EY genomfört avseende ändrings- och tilläggsarbeten samt revisionens bedömningar och rekommendationer. Revisorerna har skickat rapporten till servicenämnden med följande rekommendationer: 1. Att fortsätta arbetet med att implementera en rutin för att kartlägga orsaker till ÄTA. 2. Att pröva att ta in byggkontrollant i ett tidigare granskningsskede för att undvika fel i handlingar. 3. Att en översyn sker av rutinerna för investeringsobjekts slutredovisning för att tydliggöra avrapporteringens former och innehåll. fattar inget beslut med anledning av informationen. 7 Medarbetarenkäten serviceförvaltningen 2016 Jenny Daunéus informerar nämnden om serviceförvaltningens resultat i kommunens medarbetarenkät Enkäten syftar till att ge underlag för åtgärder och förbättringsförslag i verksamheten och är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Svarsfrekvensen för serviceförvaltningen är 81,7 procent. Förvaltningens resultat ligger jämt med kommunen i stort och hur det såg ut vid förra mätningen Vi konstaterar i enkätsvaren att förvaltningens medarbetare ser fram emot att gå till arbetet och att arbetet känns meningsfullt.

7 7 (10) En handlingsplan kommer att utformas för att arbeta vidare med områdena arbetssätt och mål och ledarskap. fattar inget beslut med anledning av informationen. 8 från produktion Tomas Lexinger informerar nämnden om produktionsverksamhetens arbete under de första veckorna av Starten på året har bjudit både på högt vattenstånd, snöröjning och milt väder. Det milda vädret har gett möjlighet till att påbörja förberedelserna inför våren. fattar inget beslut med anledning av informationen. 9 från förvaltningschefen Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella händelser inom förvaltningen. - Arbete med att skapa ett kulturcentrum pågår. - Parkeringsdäck vid cellgraven utreds. - Ansökan om årets stadskärna utarbetas och skickas inom kort in. - Belysningsprogrammet är beslutat. Handlingsplan tas fram. - En översyn av pumpenområdet har inletts. Behov av större och bättre anpassade lokaler finns. - Väntar på yttrande från länsstyrelsen avseende Atterfallshusen i Påryd. Utifrån det sker sedan fortsatt arbete. - Serviceförvaltningen arbetar fram en standard för laddstolpar vid våra fastigheter elbilar finns nu i de kommunala verksamheterna. Tekniken har stött på problem under vintersäsongen med fukt och laddningsproblematik. - Lokalvården söker 10 nya medarbetare på grund av pensionsavgångar och andra yttre faktorer. - Benny har tillsammans med Johan Persson träffat representanter för tvätteribranschen för att förklara avsikten med ett kommunalt tvätteri. Dialogen kommer fortsätta. - Stort tryck på bostäder, blockhyra hos hyresvärdar diskuteras samt behov av samordning.

8 8 (10) - Årsbokslutet för 2016 ser ut att resultera i ett plusresultat om 5,4 mnkr. fattar inget beslut med anledning av informationen. 10 Rapport från kontaktmannaskap Gunilla Johansson (S) och Sven-Erik Ekblad (S) har besökt verkstaden den 17 januari. Lasse Karlsson (L) besökte IT den 12 januari. fattar inget beslut med anledning av informationen. 11 Anmälan av delegationsbeslut SFN 2017/0002 Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 25 januari Anställningsbeslut: Tommy Arnesson, produktion fritid, Susanne Oscarsson, administration, Hampus Kihlström, fastighetsservice Göte Petersson, transport, Kewalin Nielsen, kost skola, Lars Johansson, transport, Alexander Allansson, produktion gata, Mikael Elm, transport, Avtal lokaler, bostäder och arrenden H142-H150 Grävtillstånd december 2016 godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut.

9 9 (10) 12 Anmälningsärenden SFN 2017/0003 Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 25 januari 1. Presidieprotokoll från Protokollsutdrag KF Förslag till organisation för ITfrågor 3. Protokollsutdrag KF Avgifter för privata bryggor 4. Protokollsutdrag KF Motion från Inger Hilmansson (L): En väl förankrad organisation 5. Protokollsutdrag KF Taxa för parkering 6. Protokollsutdrag KF Ändringar i verksamhetsplan med budget 2017 och ekonomisk planering Protokollsutdrag KF Medborgarförslag om att alla förskolor och skolor ska byta till Bregott, svenskt smör och svensk rapsolja 8. Protokollsutdrag KF Medborgarförslag om att snarast avveckla Salve som boplats för EU-medborgare 9. Protokoll SF support lokala samverkan Protokoll SF produktion lokala samverkan Lista upphandlingar tom godkänner redovisningen av anmälda anmälningsärenden. 13 Övriga frågor a) Tullbroskolan Ann-Katrin Foss (S) ställer fråga om inneklimatet på Tullbroskolan. Gunilla Svensson svarar att det är en svår byggnad med stora fönster, högt i tak etc. Flera insatser har gjorts senaste tiden och situationen kommer att följas upp ytterligare. Ingen felanmälan har gjorts av barn och ungdomsförvaltningen. b) Bullervallen Djurängen Mikael Lindberg (S) ställer fråga om läget med den planerade bullervallen i Djurängen. Tomas Lexinger svarar att bullervallen ska tilldelas den 31 januari med byggstart under februari. c) Frågor om upphandling Staffan Ljungar (C) ställer frågor kring:

10 10 (10) Pågående upphandling av tre nya lastbilar till transportcentralens åkeriverksamhet Upphandling av grus mm fritt levererat av leverantören direkt till serviceförvaltningens olika arbetsplatser Ekoäggen Matupphandlingen Nämnden är överens om att ge förvaltningen i uppdrag att informera nämnden om förvaltningens verksamheter samt upphandlingsprocessen.