Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 14 december 2016 kl. 13:00-16:50

Transkript

1 Tid Onsdagen den 14 december 2016 kl. 13:00-16:50 Plats KS-salen Omfattning ande Ingemar Einarsson (C), ordförande Kajsa Hedin (M), vice ordförande Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anne-Katrin Foss (S) Staffan Ljungar (C) Maja Velke (S) Alexander Critén (M) Krister Thornberg (SD) Lasse Karlsson (L) Ersättare Jashar Gashi (S) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Junita Karlsson (KD) Matthias Erixon (S) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Tomas Lexinger, produktionschef Gunilla Svensson, fastighetschef Maria Kleveborn, upphandlingschef Martina Adiels Balk, kvalitets- och miljösamordnare Christina Karlberg, administrativ chef Björn Hedbäck, supportchef Robert Carlsson, IT-chef Sara Andersson, ekonom Rolf Johansson, ekonom Jimmy Gummesson, entreprenadingenjör Anslaget på kommunens anslagstavla den 21 december 2016

2 2 (14) Simon Gottfridsson, förvaltare Anders Persson, Caverion Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Ingemar Einarsson Ordförande Krister Thornberg

3 3 (14) 151 Information från chefer Information Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerar om vad som är på gång inom den egna verksamheten. fattar inget beslut med anledning av informationen. 152 Utökade tvätteritjänster SFN 2016/0901 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Omsorgsförvaltningen har uttryckt önskemål om att lokalvårdsverksamheten bör tillhandahålla mer avancerade tvätteritjänster än idag. I första hand tvätt av brukares kläder och i ett senare skede även tvätt av omsorgspersonalens arbetskläder. Uppdraget skulle för omsorgsförvaltningen innebära ett långsiktigt samarbete som sparar tidsödande arbete med upphandling var fjärde år och framförallt dess hantering av uppstartsproblematik samt möjligheter till att nå kostnadseffektiva lösningar. Kommunala tvätterier har funnits i alla tider och har på senare år ökat då man ser flera fördelar med att ha verksamheten inom egna organisationen. I dag har drygt 800 personer beviljat bistånd för tvätteritjänst i Kalmar kommun, inklusive Södermöre. Uppdraget innebär årligen tvättsäckar á maximalt 6 kilo samt extrakilon. Totalt sett cirka kilo tvätt. Uppdraget sköts idag av HS tvättservice sydost som har sin anläggning i Karlskrona. En lokal tvättanläggning möjliggör även att på sikt utöka med tvätt av omsorgs- och socialförvaltningens arbetskläder åt anställda. Ytterligare volymer finns såsom produktions arbetskläder, kökens arbetskläder och sänglakan åt omsorgsförvaltningen. I dagsläget sköts alla tvätteritjänster av privata aktörer placerade utanför Kalmar kommun, där det saknas tvätteri leverantörer som kan hantera volymen.

4 4 (14) Samhällsnytta Tvätteriet innebär att verksamheten lokalvård, ska tillhandahålla lokala tvätteritjänster som baserar sig på, i första hand, integration av utrikesfödda. Det kan även beredas plats för övriga grupper som står långt från arbetsmarknaden. Minst 20 heltidstjänster är planerade. Detta sker genom samarbete med arbetsmarknadsenheten (AME) och liknande aktörer, som erbjuds enkla tjänster med syfte att erbjuda de som står långt från arbetsmarknaden en möjlighet att språk- och jobbträna, för att stärka möjligheterna att nå arbetsmarknaden. Inom lokalvård, och till viss del även kostverksamheterna, är det allt för vanligt förekommande att vi tvingas tacka nej till arbetssökande som har goda förutsättningar att klara arbetsuppgifterna, men som har bristande språkkunskap. Ett naturligt steg kan vara en inslussning som timvikarie i dessa verksamheter efter en periods arbete på en arbetsplats där det pratas svenska. Miljö Tvätteriverksamheten ska använda tvätt- och sköljmedel med minsta möjliga miljöpåverkan. Vatten ska återvinnas i processen, grön el användas och transporter ska ske med fossilbränslefritt bränsle. Genomförande I uppstartsskedet är fokus inriktat mot brukares tvätt och det är också initialt tänkt att vara stommen i verksamheten. Möjlig tillväxt kan ske redan 2018 då upphandling av arbetskläder inom omsorgs- och socialförvaltning går ut. Tvättuppdraget kommer ske via ruttoptimerad upphämtning och återlämning, senast inom tre dagar, av personliga tvättpåsar. Den personliga tvättpåsens innehåll sorteras efter vilken typ av tvättprogram som ska användas. Tvätten separeras genom märkning av plaggen med unikt nummer för att säkerställa att olika brukares tvätt inte sammanblandas. Tvätt genomförs, tömning av tvättmaskinerna sker och övergår i torkprocessen. Tvättprocessen sker med spårbarhet. Därefter sker packning och klarering inför transport. Serviceförvaltningen debiterar omsorgsförvaltningen månadsvis och redovisar då via Excelfiler verkligt antal brukare och mängden tvättpåsar samt eventuella övervikter. Samverkan Samverkan har skett vid serviceförvaltningens centrala samverkan. Ekonomi Kalkylerad kostnad per tvättsäck är accepterad av administrativa chefen för omsorgsförvaltningen. Tidsaspekt Nuvarande avtal löper ut i juni 2017.

5 5 (14) Överläggning Under överläggningen redovisas följande förslag: 1. Ingemar Einarsson (C) förslår att beslutsformuleringen ska lyda: uttalar att lokalvårdsverksamheten i samverkan med arbetsmarknadsenheten (AME) och liknande aktörer kan tillhandahålla utökade tvätteritjänster. Syftet är att möjliggöra språk- och jobbträning för människor som står långt från arbetsmarknaden, samt att ärendet överlämnas till kommunfullmäktige för beslut. 2. Kajsa Hedin (M) med instämmande av Lasse Karlsson (L) - yrkar avslag på förvaltningens förslag. 3. Staffan Ljungar (C) med instämmande av Krister Thornberg (SD) - yrkar på återremiss av förvaltningens förslag. Sedan överläggningen avslutats frågar ordföranden först om nämnden vill avgöra ärendet idag eller återremittera det. Han finner att nämnden vill avgöra ärendet idag. Ordföranden ställer sen förvaltningens förslag, Ingemar Einarssons förslag och Kajsa Hedins förslag mot varandra. Han finner att nämnden bifaller Ingemar Einarssons förslag. Votering begärs. Ordförande meddelar att Ingemar Einarssons förslag är huvudförslag. Förvaltningens förslag och Kajsa Hedins avslagsyrkande ställs mot varandra för att utse motförslag till huvudförslaget. Ordföranden finner att nämnden utser Kajsa Hedins avslagsyrkande till motförslag. godkänner följande omröstningsproposition: Den som vill bifalla Ingemar Einarssons förslag röstar ja. Den som vill bifalla Kajsa Hedins avslagsyrkande röstar nej. Vid omröstningen avges 6 ja-röster och 5 nej-röster. Ja-röster avges av: Gunilla Johansson (S), Sven-Erik Ekblad (S), Ingemar Einarsson (C), Mikael Lindberg (S), Anne-Katrin Foss (S), Maja Velke (S) Nej-röster avges av: Lasse Karlsson (L), Staffan Ljungar (C), Krister Thornberg (SD), Kajsa Hedin (M), Alexander Critén (M) Det innebär att nämnden bifaller Ingemar Einarssons förslag uttalar att lokalvårdsverksamheten i samverkan med arbetsmarknadsenheten (AME) och liknande aktörer kan tillhandahålla utökade tvätteritjänster. Syftet är att möjliggöra språk- och jobbträning för människor som står långt från arbetsmarknaden, samt att ärendet överlämnas till kommunfullmäktige för beslut.

6 6 (14) Reservation Kajsa Hedin (M), Alexander Critén (M) och Lasse Karlsson (L) reserverar sig mot beslutet och lämnar följande skriftliga reservation: Vi reserverar oss mot beslutet att lokalvårdsverksamheten ska tillhandahålla utökade tvätteritjänster. Vi anser att tvätteritjänster är verksamhet som kan upphandlas och kommunen ska därmed inte utöka sin verksamhet ytterligare. De goda intentionerna med verksamheten, att erbjuda språkträning, daglig verksamhet m.m. kan uppnås i kommunens nuvarande verksamheter och även säkerställas via kravspecifikation vid upphandling. Protokollsanteckning Inlämnad av Magnus Jernetz Gustavsson (M): Jag instämmer i reservationen mot förslaget att lokalvårdsverksamheten ska tillhandahålla utökade tvätteritjänster. 153 Uppdrag att underteckna vissa handlingar 2017 SFN 2016/0917 Serviceförvaltningens skrivelse Uppdrag att underteckna vissa handlingar 2016 Bakgrund Serviceförvaltningen har tagit fram förslag till behöriga att underteckna vissa handlingar för verksamheten under fastställer serviceförvaltningens behöriga att underteckna vissa handlingar för 2017 enligt dokumentet Uppdrag att underteckna vissa handlingar sattestanter serviceförvaltningen 2017 SFN 2016/0918 Serviceförvaltningens skrivelse sattestanter serviceförvaltningen 2017

7 7 (14) Bakgrund ska årligen fastställa beslutsattestanter för sina ansvarsområden. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till beslutsattestanter för Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna eller ersättare på samma befattning, följer attesträtten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. Tillfälligt delegerade attesträtter vid kortare frånvaro beslutas av förvaltningschef. fastställer serviceförvaltningens förslag till beslutsattestanter för Kontrollmoment internkontroll 2017 SFN 2016/0919 Serviceförvaltningens skrivelse Intern kontrollplan 2017 kontrollmoment Riktlinjer för intern kontroll Bakgrund Under 2016 infördes nya riktlinjer för intern kontroll i Kalmar kommun. Tidigare utfördes den interna kontrollen endast ur ett ekonomiskt riskperspektiv men i det nya arbetssättet ska huvud- och stödprocesser inom verksamheten analyseras. Utifrån serviceförvaltningens riskinventering Intern kontrollplan 2017 identifierade risker hos serviceförvaltningen så har kontrollmoment tagits fram för risker med risktal nio eller större alternativt med en konsekvens på fyra. Detta enligt det kommunövergripande dokumentet Riktlinjer för intern kontroll. Överläggning Kajsa Hedin (M) lägger fram ändringsförslag för process 11 i intern kontrollplan: Kontrollmomentet ska lyda: Slutbesiktning av serverhall för att kontrollera att den uppfyller MSBs krav. Sedan överläggningen avslutats frågar ordföranden först om nämnden kan godkänna de delar av förvaltningens förslag som inte omfattas av

8 8 (14) ändringsförslaget. Han finner att nämnden godkänner förvaltningens förslag med undantag av kontrollmoment för process 11. Därefter frågar ordföranden om nämnden vill bifalla eller avslå Kajsa Hedins (M) ändringsförslag. Han finner att nämnden beslutar enligt Kajsa Hedins ändringsförslag. antar förvaltningens Intern kontrollplan 2017 kontrollmoment med ändringen att kontrollmoment under process 11 ska lyda: Slutbesiktning av serverhall för att kontrollera att den uppfyller MSBs krav. Protokollsanteckning Inlämnad av Kajsa Hedin (M): Jag ställer mig bakom beslutet att anta föreslagna kontrollmoment i internkontrollplanen för Dokumentet är som helhet bra och kommer vara ett bra hjälpmedel för så väl tjänstemän som politiker. När det gäller Risk felbedömning omvärldsrisker anser jag att vi behöver arbeta vidare för att hitta ett bra kontrollmoment som i högre grad kan minska risken för Risk för att förvaltningens tjänstemän blir överhopade med information och gör felbedömningar. Risk för att oväntade händelser inträffar som påverkar verksamheten och ekonomin. Risk att felaktiga prognoser leder till felaktiga satsningar/indragningar Risker som skulle kunna leda till allvarlig skada och påverkan för verksamheten. Det kontrollmoment som finns i dokumentet är mer en handlingsplan för vad som ska göras om en felaktig bedömning eller oväntad händelse redan uppstått. Vårt kontrollmoment ska fungera förebyggande så att risken minimeras. För att kunna utföra en bättre kontrollpunkt bör man därför se över hur bedömning av omvärldsrisker görs samt hur prognoser tas fram. 156 Budgetuppföljning och prognos efter november SFN 2016/0920 Serviceförvaltningens skrivelse Budgetuppföljning och prognos efter november 2016 Bakgrund Budgetuppföljningen och prognosen efter november visar för serviceförvaltningen ett resultat på +4,2 miljoner gentemot driftsbudgeten. Sjukfrånvaron för förvaltningen ackumulerat till och med oktober är 5.0 procent.

9 9 (14) fattar inget beslut med anledning av informationen. 157 Avvikelser extern revision 2016 Information Martina Adiels Balk informerar nämnden som avvikelser i den externa revisionen Den externa kvalitets- och miljörevisionen som Qualify AB genomförde hos serviceförvaltningen i månadsskiftet oktober/november resulterade i fyra avvikelser: Produktion 1. Återvinning av elprodukter; Uttjänta belysningsarmaturer demonteras och återvinns, detta är tillståndspliktig verksamhet. Detta är också farligt avfall som ska förvaras övertäckt. 2. Kontroll av pallställ och märkning av tryckluftsuttatag och rör; Dokumentation över kontroll av pallställ och stroppar kan inte visas. Tryckluftsuttag och ledningar är inte märkta enligt CLP-förordningen. 3. Sprickkontroll av truckgafflar; Truckgafflarna på 2 truckar saknar sprickkontroll. Kost 4. Otydligt ansvar gällande egenkontroller och ansvar av livsmedelshygien; Vid revisionen fanns det otydligheter gällande vem som har ansvaret för köksverksamheten och för att åtgärda tillsynsavvikelser. fattar inget beslut med anledning av informationen.

10 10 (14) 158 Lägesrapport underhåll gator och vägar Information Jimmy Gummesson informerar nämnden om läget på våra gator och vägar och redovisar beläggningsarbeten gjorda på våra gator och gång- och cykelvägar under Under våren 2017 kommer vi att göra en ny värdering av vårt vägkapital med RoSy. RoSy är ett effektivt verktyg för den dagliga driften samt för dokumentering, planering och styrning av vägunderhållet. De nya reglerna/förutsättningarna för bidrag till enskilda vägar har slagit väl ut. De som sökt bidrag för drift och förbättringsåtgärder under 2016 har fått pengar. fattar inget beslut med anledning av informationen. 159 Överlåtelse gatubelysningsanläggning i Påryd SFN 2016/0933 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Kalmar kommun har cirka allmänna belysningar i parker och på gator. Cirka av dessa ligger inom Kalmar Energis nätområde för Kalmar stad. Knappt 200 finns i Påryd som ligger inom Kraftringen Nät ABs nätområde. Resterande ligger i huvudsak inom EON:s nätområde för övriga tätorter och landsbyggd. Sedan 2015 har Kalmar kommun övertagit belysningsanläggningarna inom Kalmar Energis nätområde enligt beslut SFN 2014/0986. Nätägare har som inriktning sedan några år tillbaka att avveckla sitt ägande av belysningsanläggningar och uppvaktar kommuner för detta. Här finns även myndighetskrav på att det ska vara mätta anläggningar och inte som det vanligtvis är utifrån en schablon. För att kommunen ska acceptera ett övertagande kräver vi bland annat att det ska vara separerat och mätt samt elsäkert och dokumenterat. Utifrån dessa förutsättningar sker sedan en förhandling.

11 11 (14) Under 2016 har Kraftringen Nät AB uppvaktat Kalmar kommun för ett övertagande. Påryd är kraftigt utsatt för elstörningar bland annat när det stormar på grund av att de har mycket kabeldragning som hänger i stolpar. Kraftringen Nät AB har startat upp planeringen för att elsäkra sin anläggning genom att markförlägga mer. I dessa åtgärder är vi alltid intresserade av att samförlägga belysningsanläggningen annars blir vi kvar som ägare till stolpar vilket är kostsamt och otidsenligt. Så länge som Kraftringen Nät AB har luftkabel så äger de stolpen. Ägaransvaret i anläggningen idag är att Kalmar kommun ansvarar för belysningsstolpe och armaturer. Belysningsarmaturerna i Påryd har passerat sin tekniska livslängd där flera dessutom är ombyggda tidigare kvicksilver. Utifrån ovan förutsättningar har förhandlingar lett fram till att ett övertagande kan ske genom att Kraftringen Nät AB utför: Installation av 8 mätpunkter med Capelon web-styrning. Separering och samförläggning, kabelläggning i mark. Frångå 25 st trästolpar o Utbyte till 18 st Mora master enligt VGU standard. o Utbyte till 7 st stålstolpar. Inga fel ska finnas i anläggningen vid överlämnandet exempel inga bortkopplade faser på grund av kabelfel. Anläggningen ska vara säker ur ett elperspektiv och uppfylla lagar och myndighetskrav. Utlösningsfaktorn kommer att vara 5 sekunder när anläggningen överlåts till kommunen. Återställning efter ledningsgrävningar mm Överlämna godkänd dokumentation till Kalmar Energi För 2 stycken gatljus i Ugglebo kommer inte Kraftringen att fakturera någon energiavgift. Separeringen innebär att belysningsanläggningen har ett eget belysningsskåp. Tidigare var anläggningarna indragna direkt mot stationer. Belysningsanläggen är belysningsskåp och vidare ut till belysningspunkterna. I samband med detta arbete har vi även valt att byta ut alla belysningsarmaturer vilket kan ske samordnat av med arbetet i övrigt. Utbyte sker till LED med nattsänkning vilket kommer innebära bättre belysningen och en halvering av energiförbrukningen. Detta har offererats separat från Kraftringen Service. Övertagandebesiktning ska ske när anläggningen är färdigbyggd och dokumentationen är översänd till Kalmar Energi. När detta är godkänt av båda parter övertar Kalmar kommun anläggningen med målsättning senast den 30 juni beslutar överta belysningsanläggningen och ger i uppdrag till förvaltningschefen att teckna övertagandehandling för övertagande av belysningsanläggning från Kraftringen Nät AB.

12 12 (14) 160 Energitjänsteprojektet, information Information Anders Persson, Caverion, informerar nämnden om läget i energitjänsteprojektet (ETP). ETP ett långsiktigt avtal där energieffektivisering, minskad miljöpåverkan, kompetensutveckling och upprustning finansieras genom garanterade framtida energibesparingar. förbättring av den tekniska statusen i fastigheterna utveckling av formerna för teknisk förvaltning och uppföljning förbättring av inomhusklimatet och anläggningarnas funktion utbildning av personalen sänkning av energianvändningen och miljöpåverkan Den första januari 2017 går vi in i fas 3, uppföljning, då vi kommer att arbeta med: Sammanställning av slutdokumentation. Fas 3 drift på fastigheterna, optimering. Besparingsgaranti fattar inget beslut med anledning av informationen. 161 Information från förvaltningschefen Information Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella händelser inom förvaltningen. Varit på konferens om bad- och friskvårdsanläggningar med tanke på byggnationen av ny simhall. Gränsdragningslistan SFN SBN är i princip klar att tas upp till nämnden. Attefallshusen Påryd, bygglovet är under inhibition. Salve stängt och uppstädat. Möten med Kalmar Energi och Kalmar Vatten med avseende på att Kalmar växer.

13 13 (14) Uppdrag parkeringsdäck i cellgraven och tillfällig parkering Ängö. Hantering av elbilar i kommunens verksamheter, problem som uppkommer vid kallt och blött väder. Avtal undertecknat vad gäller busskurer. fattar inget beslut med anledning av informationen. 162 Rapport från kontaktmannaskap Information Gunilla Johansson (S) redovisar sitt och Sven-Erik Ekblads (S) besök hos kost och lokalvård på Stensberg. Under besöket togs bland annat parkeringsfrågor (parkeringskort) och laddstolpar upp. fattar inget beslut med anledning av informationen. 163 Delegationsbeslut SFN 2016/0002 Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 14 december Anställningsbeslut: Huong Ly, kost omsorg, tillsvidare Henrik Johansson, IT, tillsvidare Avtal lokaler, bostäder och arrenden H135-H141 Grävtillstånd november 2016 Remissvar Kalmar kommuns Belysningsprogram 2016 Unika Kalmar Utbetalda bidrag om förbättringsarbete enskilda vägar 2016 Driftbidrag privata utfartsvägar 2016 Driftbidrag enskilda vägar med statsbidrag 2016

14 14 (14) godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut. 164 Kännedomsärenden SFN 2016/0003 Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 14 december 1. Presidieprotokoll från Protokollsutdrag KF Motion från Carl-Henrik Sölvinger (L) Låt fler smaka på vår mat erbjud matlådor 3. Protokollsutdrag KS Sammanträdestider 2017 för kommunstyrelsen 4. Protokoll SF centrala samverkansgrupp Protokoll SF support lokala samverkansgrupp Lista upphandlingar tom godkänner redovisingen av anmälda kännedomsärenden. 165 Övriga frågor a) Ökad avtalstrohet Förvaltningen får i uppdrag att titta på system som syftar till ökad avtalstrohet. Redovisas under första kvartalet b) Sidospår under ärenden Eventuella sidospår under dagordningspunkter ska, om de ska protokollföras, skrivas in under punkten övriga frågor. c) Informationsärenden Mötet har diskuterat på vilka sätt information kan lämnas till nämnden.