Granskning av underhåll av gator och vägar

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Urban Sparre KS 2012/0735 Kommunstyrelsen Granskning av underhåll av gator och vägar Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta denna skrivelse som sin egen och översända den till de förtroendevalda revisorerna som sitt svar på granskningen. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PWC granskat underhållet av gator och vägar inom servicenämnden, Kalmar kommun. I revisionsrapporten riktas en fråga till kommunstyrelsen om vad den kommer att vidta för åtgärder utifrån styrelsens roll att ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Kommunstyrelsens uppsikt över övriga nämnders verksamhet sker bland annat utifrån de av kommunfullmäktige fastställda principerna för ekonomistyrning budgetprocess och uppföljning av ekonomi och verksamhet. Tillsammans med övrigt underlag kommer denna rapport att ingå i det samlade budgetunderlag som ligger till grund för det kommande arbetet med budget för 2014 och ekonomisk planering för Svaret på frågan vilka åtgärder som kommunstyrelsen kommer att vidta med anledning av revisorernas bedömning i rapporten ges i juni 2013 då kommunstyrelsen beslutar om förslag till budget för 2014 och ekonomisk planering Urban Sparre ekonomichef Kommunledningskontoret Ekonomienheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax Urban.Sparre@kalmar.se

2 UTDRAG 1 (3) Sammanträdesdatum Servicenämnden 176 Granskning av underhåll av gator och vägar Dnr SFN 2012/0824 Handlingar Serviceförvaltningens skrivelse Granskning av underhåll av gator och vägar, revisionsrapport PwC Bilaga 86/2012 Bakgrund Av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har PwC fått i uppdrag att granska underhållet av gator och vägar inom servicenämnden. Granskningen har genomförts under hösten och i november blev PwC:s rapport klar. Vid de förtroendevalda revisorernas sammanträde den 6 november 2012 beslutades att överlämna rapporten till servicenämnden och kommunstyrelsen för beaktande. De förtroendevalda revisorerna anser att följande frågor är särskilt bytydelsefulla att få svar på från servicenämnden: 1. Vad tänker servicenämnden göra för att resurser för beläggningsunderhållet blir erforderliga? 2. Vilka åtgärder avser servicenämnden vidta för att vinterbudgeten ska fungera som ett styrinstrument? 3. Vad avser servicenämnden vidta för åtgärder för att skapa en långsiktig planering för kommunens vägnät? 4. Kommer servicenämnden att årligen informeras av standarden på gatuoch vägnätet? 1. Vad tänker servicenämnden göra för att resurser för beläggningsunderhållet blir erforderliga? Servicenämnden och tidigare gatu- och parknämnden har vid alla möjliga tillfällen till kommunstyrelsen i budgetuppföljningar och årsrapporter påtalat den skenande uppbyggnaden av underhållsskulden. Nedan finns utdrag från några av dessa tillfällen: Ur gatu- och parkförvaltningens årsrapport 2009: De anläggningstillgångar som anförtrotts gatu- och parknämndens förvaltarskap representerar oerhörda värden både utifrån funktion och ekonomisk synpunkt. Kontinuerligt bedöms dessa utifrån kondition och funktionalitet och bedömningen är att det på flera områden krävs krafttag för att det framtida underhållsberget inte skall växa sig oöverstigligt. Under ett antal år har förvaltningen för att klara budgetramarna varit nödgade att göra avkall på erforderligt underhåll och dessutom aktivt styrt Anslaget på kommunens anslagstavla den

3 2 (3) Servicenämnden UTDRAG Sammanträdesdatum resurser från dagligt drift- och underhållsarbete till arbeten på nyanläggning och investeringar. Detta är inte längre hållbart eftersom underhållsbehovet är stort inom både park-, gatu- och fritidsverksamheten. Ogräsbekämpning/rotväxt både i vägnät och på grönytor, kanthyvlingar för att hindra igenväxt och vatten på vägbanor, slåtter, brunnsrensningar/dagvatten, sättningar, klotter, skadegörelse, hamnanläggningar - för att nämna några av områdena där behovet är stort. Att förvaltningen nu har ett resursfördelningssystem borgar bättre för att nya anläggningar kan garanteras erforderliga resurser för drift- och underhåll, men nu återstår att finna resurser för att arbeta ner det underhållsberg som under flera år fått växa sig stort. Ur serviceförvaltningens årsrapport 2011: Den stränga vintern gjorde även att planerat beläggningsunderhåll fick ersättas med åtgärdande av akuta skador på gator och gång- och cykelvägar. Nämnden begärde under löpande budgetår om resurstillskott för att inte tvingas skjuta på de planerade underhållet men detta kunde inte bejakas med hänvisning till kommunens ekonomiska läge Under våren kommer kommunstyrelsen ta upp de önskemål som inte kunde bejakas i budgetavstämningen i december 2011 avseende att använda medel ur resultatutjämningsfonderna. Det är viktigt att det blir ett positivt besked kring detta så att förvaltningen har möjlighet att utföra de uppdrag som ligger bl.a. kring offentliga toaletter samt att inte underhållsskulden byggs upp ytterligare när det gäller beläggningsunderhåll på både kommunala och enskilda vägar Revisorerna skriver i sin rapport att för att nå en genomsnittlig underhållstakt på 20 år skulle budgeten för underhållsbeläggning av gator och vägar behöva uppgå till 12,7 mkr/år. Detta motsvarar den ungefärliga kostnaden för att lägga om ca 5% av vägnätets totala yta. För gång- och cykelvägar skulle budgeten behöva vara 1,1 mkr för att nå en underhållstakt på 35 år. Totalt innebär detta ett behov av en budget på 13,8 mkr vilket skall jämföras med den befintliga budgeten på 4,3 mkr. Servicenämnden har precis som för beläggningsunderhåll begärt mer pengar för att komma till rätta med en underbudgetering av vinterväghållningen. Detta har inte fått gehör och inför 2013 har nämnden genomfört omprioriteringar för att få en vinterbudget som motsvarar den genomsnittliga kostnaden de senaste åren. Denna åtgärd har resulterat i att verksamheterna för vassröjning, utplanteringar av sommarblommor, julutsmyckning, arrangemangstöd mm har fått kraftiga nerdragningar inför Att i detta läge göra ytterligare omprioriteringar till förmån för beläggningsunderhåll med i storleksordningen 9,5 mkr bedöms inte som genomförbart. En budgetnivå som motsvarar en skälig underhållstakt måste komma till stånd genom ökade budgetanslag från kommunstyrelsen. 2. Vilka åtgärder avser servicenämnden vidta för att vinterbudgeten ska fungera som ett styrinstrument? Som beskrivits ovan har servicenämnden i interbudget 2013 genomfört omprioriteringar till vinterbudgeten så att denna motsvarar ett genomsnitt av

4 3 (3) Servicenämnden UTDRAG Sammanträdesdatum de senaste årens kostnad för vinterväghållningen. Med denna åtgärd kommer vinterbudgeten att fungera som ett bättre styrinstrument. 3. Vad avser servicenämnden vidta för åtgärder för att skapa en långsiktig planering för kommunens vägnät? Under 2013 avser förvaltningen att undersöka möjligheterna till inmätning och tillståndsbedömning av gator, vägar och GC-vägar. Detta för att få till stånd ett effektivt och användbart system för att bedöma och följa upp standarden. Med detta system kan förvaltningen sedan identifiera och beräkna nivån på underhållsskulden. 4. Kommer servicenämnden att årligen informeras av standarden på gatu- och vägnätet? Efter att systemet som beskrivs under punkt 3 finns på plats kommer nämnden att årligen informeras om standard och underhållsskuld. Överläggning Efter överläggning beslutar en enig nämnd om ett tillägg till förvaltningens förslag till beslut att lyda Dessutom ska en lägesrapport lämnas till nämnden i maj och november Beslut Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen och översända den till de förtroendevalda revisorerna som sitt svar på granskningen. Dessutom ska en lägesrapport lämnas till nämnden i maj och november Sekreterare Anna Sandstedt Ordförande Dzenita Abaza

5 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ulrick Hultman SFN 2012/ Servicenämnden Granskning av underhåll av gator och vägar Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen och översända den till de förtroendevalda revisorerna som sitt svar på granskningen. Bakgrund Av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har PwC fått i uppdrag att granska underhållet av gator och vägar inom servicenämnden. Granskningen har genomförts under hösten och i november blev PwC:s rapport klar. Vid de förtroendevalda revisorernas sammanträde den 6 november 2012 beslutades att överlämna rapporten till servicenämnden och kommunstyrelsen för beaktande. De förtroendevalda revisorerna anser att följande frågor är särskilt bytydelsefulla att få svar på från servicenämnden: 1. Vad tänker servicenämnden göra för att resurser för beläggningsunderhållet blir erforderliga? 2. Vilka åtgärder avser servicenämnden vidta för att vinterbudgeten ska fungera som ett styrinstrument? 3. Vad avser servicenämnden vidta för åtgärder för att skapa en långsiktig planering för kommunens vägnät? 4. Kommer servicenämnden att årligen informeras av standarden på gatuoch vägnätet? 1. Vad tänker servicenämnden göra för att resurser för beläggningsunderhållet blir erforderliga? Servicenämnden och tidigare gatu- och parknämnden har vid alla möjliga tillfällen till kommunstyrelsen i budgetuppföljningar och årsrapporter påtalat den skenande uppbyggnaden av underhållsskulden. Nedan finns utdrag från några av dessa tillfällen: Serviceförvaltningen

6 SFN 2012/ (3) Ur gatu- och parkförvaltningens årsrapport 2009: De anläggningstillgångar som anförtrotts gatu- och parknämndens förvaltarskap representerar oerhörda värden både utifrån funktion och ekonomisk synpunkt. Kontinuerligt bedöms dessa utifrån kondition och funktionalitet och bedömningen är att det på flera områden krävs krafttag för att det framtida underhållsberget inte skall växa sig oöverstigligt. Under ett antal år har förvaltningen för att klara budgetramarna varit nödgade att göra avkall på erforderligt underhåll och dessutom aktivt styrt resurser från dagligt drift- och underhållsarbete till arbeten på nyanläggning och investeringar. Detta är inte längre hållbart eftersom underhållsbehovet är stort inom både park-, gatu- och fritidsverksamheten. Ogräsbekämpning/rotväxt både i vägnät och på grönytor, kanthyvlingar för att hindra igenväxt och vatten på vägbanor, slåtter, brunnsrensningar/dagvatten, sättningar, klotter, skadegörelse, hamnanläggningar - för att nämna några av områdena där behovet är stort. Att förvaltningen nu har ett resursfördelningssystem borgar bättre för att nya anläggningar kan garanteras erforderliga resurser för drift- och underhåll, men nu återstår att finna resurser för att arbeta ner det underhållsberg som under flera år fått växa sig stort. Ur serviceförvaltningens årsrapport 2011: Den stränga vintern gjorde även att planerat beläggningsunderhåll fick ersättas med åtgärdande av akuta skador på gator och gång- och cykelvägar. Nämnden begärde under löpande budgetår om resurstillskott för att inte tvingas skjuta på de planerade underhållet men detta kunde inte bejakas med hänvisning till kommunens ekonomiska läge Under våren kommer kommunstyrelsen ta upp de önskemål som inte kunde bejakas i budgetavstämningen i december 2011 avseende att använda medel ur resultatutjämningsfonderna. Det är viktigt att det blir ett positivt besked kring detta så att förvaltningen har möjlighet att utföra de uppdrag som ligger bl.a. kring offentliga toaletter samt att inte underhållsskulden byggs upp ytterligare när det gäller beläggningsunderhåll på både kommunala och enskilda vägar Revisorerna skriver i sin rapport att för att nå en genomsnittlig underhållstakt på 20 år skulle budgeten för underhållsbeläggning av gator och vägar behöva uppgå till 12,7 mkr/år. Detta motsvarar den ungefärliga kostnaden för att lägga om ca 5% av vägnätets totala yta. För gång- och cykelvägar skulle budgeten behöva vara 1,1 mkr för att nå en underhållstakt på 35 år. Totalt innebär detta ett behov av en budget på 13,8 mkr vilket skall jämföras med den befintliga budgeten på 4,3 mkr. Servicenämnden har precis som för beläggningsunderhåll begärt mer pengar för att komma till rätta med en underbudgetering av vinterväghållningen. Detta har inte fått gehör och inför 2013 har nämnden genomfört omprioriteringar för att få en vinterbudget som motsvarar den genomsnittliga kostnaden de senaste åren. Denna åtgärd har resulterat i att verksamheterna för vassröjning, utplanteringar av sommarblommor, julutsmyckning, arrangemangstöd mm har fått kraftiga nerdragningar inför Att i detta läge göra ytterligare omprioriteringar till förmån för beläggningsunderhåll med i storleksordningen 9,5 mkr bedöms inte som genomförbart. En budgetnivå som motsvarar en skälig underhållstakt måste komma till stånd genom ökade budgetanslag från kommunstyrelsen. 2. Vilka åtgärder avser servicenämnden vidta för att vinterbudgeten ska fungera som ett styrinstrument? Som beskrivits ovan har servicenämnden i interbudget 2013 genomfört omprioriteringar till vinterbudgeten så att denna motsvarar ett genomsnitt av de senaste årens kostnad för vinterväghållningen. Med denna åtgärd kommer vinterbudgeten att fungera som ett bättre styrinstrument.

7 SFN 2012/ (3) 3. Vad avser servicenämnden vidta för åtgärder för att skapa en långsiktig planering för kommunens vägnät? Under 2013 avser förvaltningen att undersöka möjligheterna till inmätning och tillståndsbedömning av gator, vägar och GC-vägar. Detta för att få till stånd ett effektivt och användbart system för att bedöma och följa upp standarden. Med detta system kan förvaltningen sedan identifiera och beräkna nivån på underhållsskulden. 4. Kommer servicenämnden att årligen informeras av standarden på gatu- och vägnätet? Efter att systemet som beskrivs under punkt 3 finns på plats kommer nämnden att årligen informeras om standard och underhållsskuld.. Annette Andersson Förvaltningschef Ulrick Hultman Administrativ chef Bilagor: Rapporten Granskning av underhåll av gator och vägar

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33