Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 27 augusti 2014 kl. 8:15-11:45 Plats KS-salen. Omfattning

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 27 augusti 2014 kl. 8:15-11:45 Plats KS-salen Omfattning ande Dzenita Abaza (S), ordförande Tamás Lakatos (M), 1:e vice ordförande Patricia Vildanfors (MP), 2:e vice ordförande Peter Olofsson (S) Inger Kornelius (S) Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Anders Gustafsson (V) Birger Jägtoft (M) Staffan Ljungar (C) Anna-Britt Wejdsten (FP) Ersättare Daniel Modée (S) Ylva Sturesson (S) Johannes Löhnn (MP) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Bengt Sundström (FP) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Tomas Lexinger, produktionschef Stefan Larsson, enhetschef Yvonne Norman, enhetschef Monika Nordh Cangemark, enhetschef Christina Karlberg, enhetschef Gunilla Svensson, fastighetschef Johan Råberg, supportchef Robert Carlsson, IT-chef Björn Hedbäck, enhetschef Anslaget på kommunens anslagstavla den 8 september 2014

2 2 (12) Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Dzenita Abaza ordförande Sven-Erik Ekblad

3 3 (12) 90 Information från chefer/sommaren 2014 Dnr Information Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerade om vad som är på gång inom deras respektive ansvarsområde. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 91 Etablering av samlastningscentral för Kalmar kommun Dnr SFN 2014/0665 Serviceförvaltningens skrivelse Uppdrag samlastningscentral Kostnader per kommun år 1 till år 3 Bakgrund Under 2011 fick servicenämnden i uppdrag av kommunfullmäktige att utreda och utvärdera möjligheterna att etablera en samlastningscentral för varudistribution inom Kalmar kommun. Uppdraget redovisades under hösten 2012 i kommunstyrelsen och medel för fortsatt projektarbete anslogs enligt uppdragsrapport i budgetberedningen. Servicenämnden beslutade den 18 december 2013 gå vidare med inriktning kommunägd samlastningscentral. Under våren 2014 togs kontakter med de kommuner/förbund som ingår i upphandlingssamverkan och således har samma leverantörer. Nybro och Torsås kommuner har meddelat intresse att delta i en gemensam upphandling av entreprenör för samordnad varudistribution. Borgholm, Emmaboda och Mörbylånga kommun samt Kalmarsunds Gymnasieförbund ges möjlighet att under avtalsperioden ansluta sig genom optionsförfarande. Då flera kommuner är intresserade att delta i en gemensam upphandling är det inte längre möjligt att gå vidare med inriktningen kommunägd samlastningscentral. Förslag Samlastningscentralen beräknas att vara självfinansierad inom tre år. För de leverantörer vars varor distribueras samordnat kommer kostnaderna för egen distribution väsentligt att minska. Leverantörer inom livsmedelssidan har erbjudit rabatter varierande mellan 1 % och 10 %. Påpekas bör att de erbjudna rabatterna är oförhandlade och förhandlingar kommer att genomföras under hösten Målsättning är att rabatterna hamnar på minst 4 %.

4 4 (12) Vid kommande upphandlingar kommer det att ställas krav på en rabattsats om 4 %. Under uppbyggnadsskede i samverkan med upphandlad leverantör och under 2 år från driftstart kommer en logistiker att behövas. För Kalmar kommun fördelas kostnader: År kr År kr År 3 60 kr Från år 4 självfinansiering Siffrorna bygger på de rabatter som utlovats av leverantörerna. Dessa summor skall tillföras servicenämndens budget årsvis. Innan kommunstyrelsens behandling av ärendet ska servicenämnden få möjlighet att yttra sig över förslaget om att upphandla och etablera en entreprenör för samordnad varudistribution för Kalmar kommun tillsammans med övriga intresserade kommuner/förbund som ingår i upphandlingssamverkan Tidplan September 2014 Januari 2015 April 2015 April 2016 Upphandling klar Avtalsstart Driftstart med livsmedel Övrigt frekvent materiel Servicenämnden föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Kommunstyrelsen ger servicenämnden i uppdrag att upphandla och etablera en entreprenör för samordnad varudistribution för Kalmar kommun tillsammans med övriga intresserade kommuner/förbund som ingår i upphandlingssamverkan. Servicenämnden får i uppdrag att ansvara för samordning av förvaltningarnas behov av varudistribution med de ekonomiska förutsättningar som angivits. 92 Uppdrag att underteckna vissa handlingar 2014 Dnr SFN 2014/0676 Serviceförvaltningens skrivelse Uppdrag att underteckna vissa handlingar 2014, rev augusti 2014 Bakgrund Serviceförvaltningen har tagit fram förslag till behöriga att underteckna vissa handlingar för verksamheten under 2014.

5 5 (12) Servicenämnden fastställer serviceförvaltningens behöriga att underteckna vissa handlingar för 2014 enligt dokumentet Uppdrag att underteckna vissa handlingar Rapport vidtagna åtgärder granskning av beslutsprocesser Dnr SFN 2014/0651 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 16 juni 2014 att begära in svar till kommunens revisorer om hittills vidtagna åtgärder med anledning av granskningen av beslutsprocesser. Svar ska lämnas till revisorerna senast den 15 september Yttrande vidtagna åtgärder I svaret som servicenämnden lämnade till revisorerna den 13 september 2013 togs följande förslag till åtgärder upp på revisorernas kontrollfrågor: - Serviceförvaltningen kommer att samarbeta med övriga inblandade förvaltningar i arbetet att ta fram en rutin för kvalitetssäkring av beslutsunderlag utifrån tillämpningsanvisningarna i den kommungemensamma mallen för tjänsteskrivelse. I uppdraget inkluderas även att se över rutinerna för informationer i nämnderna En kommungemensam rutin för tjänsteskrivelser är under framtagande. I arbetet har även framkommit önskemål om att ta fram språkliga riktlinjer för hela kommunen. För att hålla informationsärendena i servicenämnden så effektiva som möjligt lämnas instruktion om lämplig längd för informationen till föredragande handläggare i god tid innan. Samtliga presentationer som visas som stöd vid informationsärenden läggs efter mötet tillgängliga för nämndens ledamöter på vår webbplats. - För att säkerställa att ärenden eller utredningsuppdrag inte trillar mellan stolarna antecknar nämndsekreteraren nödvändiga uppgifter på presidiekallelsen samt överför eventuellt uppkomna punkter till en årsplanering för nämnden. Årsplaneringen används även för att säkerställa att uppdrag inte glöms bort och att återrapportering av uppdrag görs i rätt tid. Rutinen att nämndsekreteraren efter varje nämndsmöte går igenom protokollet för att säkerställa att samtliga uppdrag eller återrapporteringar har noterats på

6 6 (12) nämndens årsplanering fungerar bra. Inför varje start av ny nämndcykel så förs punkter från planeringen upp på ledningsgruppens genomgång inför presidiet. - Inkomna ärenden fördelas direkt till berörda handläggare för att möjliggöra så lång handläggningstid som möjligt för färdigställande av underlag. Vi arbetar kontinuerligt med att ge våra handläggare nog tid att bereda sina ärenden. Nämndsekreteraren lägger löpande, vid behov, upp nya aktuella ärenden i Public 360. I public 360 har handläggaren även tillgång till eventuella övriga handlingar i ärendet. Det är i huvudsak ärenden av formaliakaraktär, exempelvis revidering av attestförteckning eller budgetuppföljning som färdigställs först till utskick av handlingarna. Servicenämnden beslutar att överlämna denna skrivelse till kommunens revisorer som sitt svar på hittills genomförda åtgärder avseende beslutsprocesser. 94 Rapport vidtagna åtgärder granskning av handkassor inom kostenheten Dnr SFN 2014/0650 Serviceförvaltningens skrivelse Bakgrund Kommunfullmäktige : Kommunfullmäktige överlämnar årsrapport 2013 till kommunstyrelsen och berörda nämnder med begäran om svar till kommunens revisorer om hittills vidtagna åtgärder med anledning av följande revisionsrapporter senast 15 september 2014: - Granskning av handkassor inom kostenheten (servicenämnden). Yttrande På servicenämndens möte i december 2014 behandlades revisorernas granskning av kontanthantering inom kostenheten och svar lämnades på granskningen med redogörelse för vidtagna och planerade åtgärder (SFN 2013/0905). Vid servicenämndens möte i mars 2014 rapporterade förvaltningen om arbetet med kontanthanteringen inom kosten och följande punkter avhandlades: En viktig del i arbetet med kontanthanteringen har varit att försöka minska mängden kontanter. Här har köken arbetat med att få fler att betala med kort, vilket hittills ser ut att ha gett en positiv effekt med minskad kontantmängd. Man har också gjort en översyn av kassorna

7 7 (12) och undersökt möjligheten att ta bort någon kassa. Översynen visade att kassan på Norrlidshemmet kunde tas bort och detta är också genomfört under våren. Samtliga kök har även gått igenom nyckelhanteringen. På några av köken har nyckelskåp installerats. På de kök som saknar nyckelskåp har man bra fungerande rutiner för hantering av nycklar. Revisionsrapporten visade på mindre brister vad gäller vissa rutiner och instruktioner vid differenser och rättning av felslag. Köken har följt rutinen vad gäller rapportering av differenser men instruktionen har varit oklar vad gäller dokumentation. Denna instruktion är nu kompletterad. Vidare påpekade revisionsrapporten att felaktiga kvitton ska signeras och sparas med rättningskvitto. Köken följer nu denna rutin och instruktionen är kompletterad. Insättningar bör inte överstiga fem tusen kronor, men denna summa har överstigits vid ett flertal tillfällen. Insatserna som nu vidtagits för att minska kontantmängden bör ha en positiv effekt på detta. De större köken gör insättningar minst två gånger per vecka. En ny rutin har också införts där kökscheferna fyra gånger per år får information om insättningsbelopp för att följa utvecklingen och om det krävs vidta ytterligare åtgärder. Samtliga kassor kontrolleras två gånger per år och de större köken fyra gånger per år. Vid kontrolltillfällena görs även en genomgång av rutiner och instruktioner. Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen och översända den till kommunens revisorer som sitt svar på hittills genomförda åtgärder rörande handkassor inom kostenheten. 95 Förslag från Kifah Qasem Mohammad (V): Angående kommunens parkeringsautomater Dnr SFN 2014/0647 Serviceförvaltningens skrivelse Förslag från Kifah Qasem Mohammad (V) Angående kommunens parkeringsautomater Bakgrund Efter utredning av kommunens tekniker och tillverkare av parkeringsautomater så har det framkommit följande: Vid påbörjat köp av biljett måste det så kallade chippet vara i kontakt med aktuell bank under hela köpprocessen och måste således vara placerat i kortintaget för att köp ska godkännas. Godkännandet sker genom att verkställa köpet med ok-knappen.

8 8 (12) Regelverket för kortköp styr parkeringsautomaternas funktion. På nuvarande parkeringsautomater finns textmedelande i displayen Ta kortet och en ljudsignal för att ytterligare uppmärksamma köparen att ta ut sitt kort ur automaten. Servicenämnden beslutar att inte vidta några åtgärder med anledning av förslaget. 96 Cirkusar - regelverk Dnr Information Stefan Larsson informerade nämnden om nuläget och behovet att uppdatera nuvarande regelverk för cirkusar. Översyn behövs av affischering, cirkusplats och djurhållning. Servicenämnden gav förvaltningen i uppdrag att arbeta vidare med frågan om nytt regelverk för cirkusar samt lämplig cirkusplats. Återrapportering sker till nämnden i februari I övrigt fattade servicenämnden inget beslut med anledning av informationen. Protokollsanteckning Inlämnad av Patricia Vildanfors (MP): Miljöpartiet räknar med att de nya riktlinjerna blir gällande för cirkussäsongen Inför besluten vill vi understryka att vi vill se förbättring på tre punkter; - ansvarsåtagande måste förtydligas för de som bedriver cirkus i Kalmar samt säkerställa en bättre dialog med cirkusägare - servicenämnden bör inleda en dialog med Länsstyrelsen för att uppmärksamma behovet av en tydligare uppföljning av svensk djurskyddslagstiftning på cirkusar - det är angeläget att finna en lämpligare plats för cirkusar i Kalmar (än precis intill 4H-gårdens verksamhet) 97 Budgetuppföljning efter juli Dnr SFN 2014/0677 Serviceförvaltningen skrivelse inkl bilagor

9 9 (12) Information Yvonne Norman informerade nämnden om de viktigaste händelserna i budget efter juli. I och med kontaktcenters övergång till kommunledningskontoret den 1 juli 2014 överfördes även kontaktcenters budget till kommunledningskontoret (- 126 tkr). Serviceförvaltningens totala budget från och med juli är tkr. I övrigt ingen förändring i driftsbudgeten sedan tidigare rapportering. Utfallet av investeringsbudgeten är till och med 25 augusti 93,1 mnkr av den totala budgeten på 457,1 mnkr. Sjukfrånvaron för juni är 4,0 % och den ackumulerade sjukfrånvaron tom juni är 5,07 %. 16 personer är långtidssjukskrivna per sista juni. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 98 Information enkät kosten Dnr Information Johan Råberg informerade nämnden om de enkäter om kundnöjdhet som skickats ut till och besvarats av kostens kunder. I år har kost omsorg skickat ut tre enkäter, för kyld mat, för varm mat enportion och varm mat serverad i restaurang. Kundnöjdheten är hög för den kylda maten, över 90 procent. Enportionsmaten och restaurangmaten är exakt den samma. Även här är kundnöjdheten hög, men den som levereras ut upplevs som något mindre god. Totalt var målet för kundnöjdhet höjt till 90 % och det har vi uppnått. Skolmatens resultat var inte lika bra. Målet var 70 % kundnöjdhet och resultatet blev 65 %. Möjliga orsaker till den låga svarsfrekvensen är att enkäten endast kunde besvaras digitalt. Det är åk 2 som har lägst svarsfrekvens och generellt brukar man bli mer kritisk till skolmaten med stigande ålder. Kostchefen kommer att ta kontakt med respektive skola och gå igenom resultatet samt ta fram ett åtgärdsprogram. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.

10 10 (12) Förvaltningen fick i uppdrag att informera om matsvinnet i skolorna vid nämndens sammanträde i september. 99 Information från förvaltningschefen Dnr Information Benny Wennberg informerade nämnden om aktuella ärenden på serviceförvaltningen. Första spadtaget är taget vid Smedängen. Rikshem renoverar, en investering på cirka 150 mnkr. Stensö camping, inget nytt. Kommunens investeringsbudget, behovet ligger på över 2 miljarder kronor. Direktivet är att komma ner på storleksordningen 1,4 miljarder. Arbete pågår med att gå igenom avtal med Kalmar Energi angående övertagande av belysning. Diskussioner angående avtal dagvattenhantering pågår med Kalmar Vatten. Bredbandsutbyggnad är på gång, avsiktsförklaring är tecknad. Har börjat titta på driftsbudgeten, kollektivt beting på att spara 20 mnkr i kommunen. Betyder cirka 1,5 mnkr mindre för serviceförvaltningen. Arbete pågår med att se över kontoret på Rådmannen, det finns en del arbetsmiljömässiga synpunkter som måste lösas. Det blir en temporär lösning inför den större planerade flytten till Norrgård. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. 100 Delegationsbeslut Dnr SFN 2014/0025 Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls 27 augusti Anställningsbeslut: Ann-Cathrine Stolpe, enhetschef support, tillsvidare Niklas Kullman, förste kock support, tillsvidare

11 11 (12) Nya avtal lokaler, bostäder och arrenden H35-H37 Tillståndsärenden enligt ordningslagen juni-juli 2014 Trafikärenden D123-D166 Nyttoparkeringskort K247-K250 Servicenämnden godkänner redovisningen av ovanstående delegationsbeslut 101 Kännedomsärenden Dnr SFN 2014/0035 Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 27 augusti 1. Presidieprotokoll från Information om avslutat ärende, Arbetsmiljöverket 3. Protokollsutdrag kommunfullmäktige Revisionsberättelse för räkenskapsåret 2013 samt revisorernas granskning av årsredovisningen Protokollsutdrag kommunfullmäktige Ändring av Kalmar kommuns kontaktcenters organisatoriska tillhörighet Servicenämnden godkänner redovisningen av ovanstående kännedomsärenden. 102 Övriga frågor Dnr Brandstationen Sven-Erik Ekblad (S) ställer fråga hur läget är med projektet ny brandstation. Gunilla Svensson svarar att kommunen vann i förvaltningsrätten men att Hansa Bygg överklagade till kammarrätten. Detalj i domen ger nu att vi måste göra en ny anbudsutvärdering. Detta kan ta lång tid så förvaltningens förslag är nu att avbryta och göra en ny upphandling Kalmarunika betonggrisar/sittmöbler Enligt föregående protokoll ska en arbetsgrupp utses som ska återrapportera till nämnden i oktober. Från nämnden utsågs följande ledamöter: Peter Olofsson (S), Sven-Erik Ekblad (S), Anna-Britt Wejdsten (FP) och Magnus Jernetz Gustavsson (M). Sammankallande är Tomas Lexinger.

12 12 (12) Gång- och cykelbro Hansa Daniel Modée (S) ställde fråga kring sprickor i asfalten på Hansabron. Benny Wennberg svarar att det är ett garantiärende. Det är en slutbesiktningsanmärkning som kommer att åtgärdas under hösten. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.