Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 17 december 2014 kl. 8:15-11:40 Plats Magistern. Omfattning

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 17 december 2014 kl. 8:15-11:40 Plats Magistern Omfattning ande Dzenita Abaza (S), ordförande Tamás Lakatos (M), 1:e vice ordförande Johannes Löhnn (MP), tjänstgörande ersättare för Patricia Vildanfors (MP) Peter Olofsson (S) Daniel Modée (S), tjänstgörande ersättare för Inger Kornelius (S) Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Bengt Sundström (FP), tjänstgörande ersättare för Anders Gustafsson (V) Birger Jägtoft (M) Magnus Jernetz Gustavsson (M), tjänstgörande ersättare för Staffan Ljungar (C) Anna-Britt Wejdsten (FP) Ersättare Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Robert Carlsson, IT-chef Tomas Lexinger, produktionschef Yvonne Norman, ekonom Monika Nordh Cangemark, personalutvecklare Martina Adiels Balk, kvalitets- och miljösamordnare Johan Råberg, supportchef Christina Karlberg, administrativ chef Gunilla Svensson, fastighetschef Björn Hedbäck, upphandlingschef Renate Foks, projektledare Ingemar Einarsson Anslaget på kommunens anslagstavla den 22 december 2014

2 2 (14) Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Dzenita Abaza ordförande Peter Olofsson

3 3 (14) 153 från chefer Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerade om vad som är på gång inom deras respektive ansvarsområde. Regleringen av Hansa bron är inte klar. Brandstationen är tilldelad Hansa Bygg (KS2013/0586). Prövningstiden går ut den 22 december. 154 Attestförteckning SFN 2014/1001 Serviceförvaltningens skrivelse sattestanter och ersättare serviceförvaltningen, rev Bakgrund Uppdatering av attestförteckning med anledning av organisationsförändring inom fastighet/fastighetsförvaltning, administration och support. Servicenämnden beslutar att anta uppdaterad förteckning över beslutsattestanter och ersättare. 155 Uppdatering dokumenthanteringsplan SFN 2014/0992 Serviceförvaltningens skrivelse Serviceförvaltningens dokumenthanteringsplan Bakgrund Vid den interna revisionen av kvalitets- och miljöledningssystemet framkom att nedanstående dokumenttyper saknades i vår dokumenthanteringsplan: - Utgående ansökningar till myndigheter - Riskbedömning - Inspektion av småbåtshamnar

4 4 (14) Dokumenthanteringsplanen har nu utökats med dessa dokument. Servicenämnden fastställer förvaltningens dokumenthanteringsplan. 156 Övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB SFN 2014/0986 Serviceförvaltningens skrivelse Övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB Utkast avtal om överlåtelse av vägbelysningsanläggning inkl bilagor Bakgrund Kalmar kommun har cirka allmänna belysningar i parker och på gator. Drygt av dessa ligger inom Kalmar Energis nätområde för Kalmar stad. Resterande ligger i huvudsak inom EON:s nätområde för övriga tätorter och landsbyggd. Sedan 2009 gäller det befintliga avtalet med Kalmar Energi om gatubelysning inom Kalmar Energis nätområde. Servicenämnden beslutade den 12 december 2012 att ställa sig bakom en avsiktsförklaring som syftar till ett övertagande av belysningsanläggningen. Ett övertagande möjliggörs genom att Kalmar Energi separerar belysningsnätet från elstationerna. Efter årsskiftet 2014/2015 kan då Kalmar kommun, inför verksamhetsåret 2015, handla upp drift- och underhållsåtgärder. Servicenämnden beslutar överta belysningsanläggningen och ger i uppdrag till förvaltningschefen att teckna övertagandehandling för övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB. 157 Taxa odlingslotter 2015 SFN 2014/0985 Serviceförvaltningens skrivelse Villkor för odlingslotter

5 5 (14) Bakgrund Kalmar kommun har i dagsläget 316 odlingslotter. Under 2014 var 302 av dessa uthyrda. Storleken på odlingslotterna varierar mellan kvm. Taxan för 2014 är 5,43 kr/ m beslutades att taxan från och med 2008 skulle vara 5 kr per kvm samt indexregleras. I förvaltningens budget 2014 finns en intäkt satt till 240 tkr samt en kostnad på 168 tkr. Budgetutfallet för 2014 är i prognos ett minus på tkr. Merparten av detta underskott beror på kraftigt ökade kostnader för källsortering men även timmar i drift för den service som ingår med tillhandahållande av jord. För att täcka en del av de ökade kostnaderna föreslås en höjning av taxan till 7 kr per kvm från och med säsongen 2015 samt att villkoren ändras i det att jord inte längre ska tillhandahållas. Intresset och nyttan med odlingslotter är stort och det finns efterfrågan på fler odlingslotter. Som en del i kostnadsproblematiken och för nyttan bör fler odlingslotter tas fram på befintliga områden där så är möjligt och lämpligt. 1. Servicenämnden föreslår ny taxa för odlingslotter till 7 kr per kvm från och med 2015 med tillhörande indexuppräkning för kommande år. 2. Servicenämnden beslutar upphöra med tillhandahållande av jord till odlingslotter från och med Servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att där så är möjligt och lämpligt på befintliga områden ta fram fler odlingslotter. 4. Servicenämnden godkänner ändringar i villkor för odlingslotter enligt beslutspunkt 1 och 2 ovan. Protokollsanteckning Inlämnad av Anna-Britt Wejdsten (FP och Bengt Sundström (FP)): Taxan för odlingslotterna i Kalmar kommun har varit desamma sedan 2008, dvs kr 5,43/m2 (inkl indexreglering) år Förslaget är att taxan nu ska höjas till kr 7,00/m2 fr o m Trots denna höjning täcker inte intäkterna de kostnader som serviceförvaltningen har för skötsel och omkostnader av odlingslotterna. Vi anser att taxan bör anpassas så att omkostnaderna för odlingslotterna ska vara självfinansierade genom taxorna samt att taxan successivt ska höjas för att täcka förvaltningens utgifter. 158 Uppdrag privata bryggor SFN 2014/0987 Serviceförvaltningens skrivelse Inventering på kommunal mark under perioden september 2014

6 6 (14) Bakgrund Servicenämnden gav den 26 mars 2014 förvaltningen i uppdrag att utreda Kalmars privata bryggor på kommunal mark/vatten, som ska leda till: - en dokumentation av privata bryggor på kommunal mark - borttagning av farliga bryggor - taxereglerande avtal för tillsyn Förvaltningen har genomfört en inventering och identifierat ca 160 bryggor med stor variation i skick. Inventeringen har också gett en bild av antal båtar, bodar etc samt platsernas skick i övrigt. Syftet är att skapa förutsättningar för tillsyn och hantering av förekomsten av privata bryggor på kommunens mark. Bryggor är tillståndspliktiga från kommunen och kräver även vattendom från länsstyrelsen. Avsikten är inte att förhindra förekomsten då väl skötta bryggor på många platser är ett trevligt och naturligt inslag i en kuststad. Det förkommer dock en mängd mindre väl skötta bryggor och platser med övergivna båtar och bryggor med mera. Att riva och källsortera bryggor och båtar är kostsamt. För tillsyn och åtgärder behövs en taxa som ger ekonomiska förutsättningar för detta. Utifrån inventeringen, enligt tidigare nämndbeslut, föreslås nu ett fortsatt arbete. Förvaltningen ska: - Ta fram riktlinjer för privata bryggor. - Identifiera ägare av bryggor. - Identifiering av ej använda bryggor. - Fastställa juridiska läget för respektive brygga. - Registrera båtägare vid respektive brygga. - Teckna avtal för respektive brygga/båtplats. - Under en 3-årsperiod återkomma med förslag till taxa samt budgetförutsättningar för administration och åtgärder med förslag på uppstädning av ej använda bryggor, båtar, bodar samt annan nedskräpning i sammanhanget. Karlskrona kommun har under gjort ett motsvarande arbete och har 2014 en taxa på 400 kr per båtplats. Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att upprätta ett register rörande privata bryggor på kommunal mark/vatten. Arbetet innebär att: - Ta fram riktlinjer för privata bryggor. - Identifiera ägare av bryggor. - Identifiering av ej använda bryggor. - Fastställa juridiska läget för respektive brygga. - Registrera båtägare vid respektive brygga. - Teckna avtal för respektive brygga. - Under en 3-årsperiod återkomma med förslag till taxa, samt budgetförutsättningar för administration och åtgärder med förslag på uppstädning av ej använda bryggor, båtar, bodar samt annan nedskräpning i sammanhanget.

7 7 (14) 159 Granskning av planering och genomförande av fastighetsunderhåll SFN 2014/0927 Serviceförvaltningens skrivelse Revisionsrapport, granskning av planering och genomförande av fastighetsunderhåll, PwC, oktober 2014 Bakgrund 2010 genomfördes en granskning av kommunens fastighetsunderhåll. En uppföljning av granskningen gjordes Med detta som bakgrund har revisorerna beslutat att granska servicenämndens planering och genomförande av fastighetsunderhållet. Revisionen ställer sig frågan: är servicenämndens rutiner ändamålsenliga med tillräcklig intern kontroll för planering och genomförande av kommunens fastighetsunderhåll? I revisionsrapporten konstateras att planering och genomförande av yttre fastighetsunderhåll till delar är ändamålsenligt och med tillräcklig intern kontroll. I linje med tidigare beslut har fastighetsavdelningen lagt fokus på yttre underhåll. Framåt fortsätter arbetet med att utveckla det förebyggande underhållsarbetet. Det görs genom att fastighetssystemet Xpand kompletterats med en skötsel- och en besiktningsmodul. Här ges möjlighet att fördela tillsyns- och skötseluppgifter på ett systematiserat sätt. Uppföljning av tilldelade uppgifter görs i samma system. Uppgiftsfördelning sker även till barn- och ungdomsförvaltningens vaktmästare som via webb får arbetsorder på uppgifter som ska utföras inom ett givet tidsintervall. Detta är möjligt genom de vaktmästaravtal som uppdaterats och tecknats med respektive rektor. Att jobba metodiskt och systematiserat med att förebygga underhåll kommer att ge effekter på en minskning av det avhjälpande underhållet och på så sätt ett större utrymme till planerat underhåll. Revisorerna rekommenderar samma systematisering av inre underhåll och utemiljöer för att beskriva det totala behovet av underhåll. Detta är önskvärt men får tillsvidare hanteras ur ett längre tidsperspektiv. kring utemiljöerna- och det inre underhållsbehovet ges idag via verksamheternas skyddsrondsprotokoll, egna efter-vintern-besiktningar, egna tillsyner och inspektioner och via planeringsmöten med övriga förvaltningar. Att systematisera och skapa bättre underlag för det inre underhållet via vårt fastighetssystem kräver att en inventering och beräkning görs av inre underhållsdelar såsom antal kvm tak, golv, väggar, fönsteryta etc. En bedömning av ingående materialtyper och livslängder på de olika delarna blir också nödvändig att göra. Energiprojektet hjälper oss till viss del att skapa

8 8 (14) underhållsplaner för de tekniska installationerna. Övrigt arbete kräver extra resurser. Revisorerna anser att nämnden bör ges bättre förutsättningar att besluta om mål och riktlinjer för underhållsplaneringen. Serviceförvaltningen ser en möjlighet att i samband med budgetarbetet beskriva inriktningen av underhållsplanen och som därmed beslutas i samband med beslut om budget. Två gånger per år får nämnden en rapport på utfallet för att ge berörda en insyn i hur arbetet fortskrider. I årsrapporten ges också en möjlighet att förtydliga underhållsbehovet. Underhållsbudgeten behöver stabila förutsättningar, vilket även revisorerna konstaterar. Ett sätt är att fullmäktige ger ökat utrymme till övriga nämnders driftsanslag. I takt med kostnadsökningar och uteblivna hyreshöjningar har utrymmet för planerat underhåll minskat. Ett annat sätt är att ge servicenämnden möjlighet att fondera eventuella driftöverskott till ett underhållskonto. Då skapas incitament för att arbeta med kostnadseffektiviseringar på driftsidan. Det ger även en bättre möjlighet att planera och samordna underhållsåtgärder över tid. Vi tror också att vårt effektiviseringsarbete, både på energisidan och via uppstramning av rutiner, kommer att generera lägre driftskostnader. Denna pluseffekt bör tillfalla planerat underhåll. Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen och översända den till de förtroendevalda revisorerna som sitt svar på granskningen. 160 Förstudie förekomsten ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) SFN 2014/0901 Serviceförvaltningens skrivelse Förstudie, förekomsten ändrings och tilläggsarbeten (ÄTA), PwC, oktober 2014 Bakgrund Kalmar kommuns revisorer har genomfört en förstudie av hur servicenämnden arbetar för att minimera förekomsten av ÄTA-arbeten (ändring, tillägg och avdrag) inom byggprojekten. ÄTA-arbeten regleras enligt de gemensamma branschföreskrifterna, Allmänna bestämmelser (AB). När en ÄTA får tas ut och hur ersättningen ska beräknas är beskrivet i nämnda föreskrifter. Rutinen för hantering av ÄTA-arbeten fungerar idag på följande sätt. I byggprojektet följer en extern kontrollant med för de olika disciplinerna, bygg, ventilation, el etc. Kontrollantens uppgift är att säkerställa att entreprenören fullföljer sitt beställda uppdrag enligt bygghandling. Ändringar och/eller avvikelser under entreprenadtiden anmäler entreprenören till

9 9 (14) kontrollanten. Kontrollanten meddelar i sin tur projektedaren som ger sitt godkännande alternativt avslag på ändringen/avvikelsen. Om så krävs hålls särskilda ÄTA-möten. Att en ÄTA uppstår, beror oftast på att överlämnade handlingar till entreprenören varit ofullständiga eller att kommunen som beställare gjort en tilläggsbeställning. Anledningen till detta kan vara att samtliga förutsättningar för projektet inte är kända vid projektets start eller att bättre funktioner och lösningar framkommer under entreprenadens gång. För att bättre följa upp ÄTA-kostnaderna kommer byggenheten att fortsättningsvis kategorisera orsakerna till en ÄTA som Ofullständig handling alt Beställarändring. Överläggning Tamas Lakatos (M) föreslog ett tillägg i tjänsteskrivelsens sista stycke: Denna uppdelning av kategorier nyttjas därefter som erfarenhetsvärden i kommande projekt. När överläggningen avslutats frågar ordföranden om nämnden vill godkänna förvaltningens skrivele inklusive Tamas Lakatos förslag till tillägg. Hon finner att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag med Tamas tillägg. Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen, inkl tillägget Denna uppdelning av kategorier nyttjas därefter som erfarenhetsvärden i kommande projekt., och översända den till de förtroendevalda revisorerna som sitt svar på förstudien. 161 energitjänsteprojektet Gunilla Svensson informerade nämnden om läget i energitjänsteprojektet. 26 fastigheter har gåtts igenom under Organisationen har landat och alla har hittat sina roller. Fas 2, genomförande, sträcker sig till och med Efter hand de genomgångna fastigheterna är besiktigade så går de in i fas 3, uppföljning. I dagsläget finns pågående arbeten i alla steg; projektering, installation, driftoptimering och energiuppföljning. Under 2014 har bland annat 35 stycken ventilationsaggregat och 30 stycken pumpar bytts ut, m2 vindar har tilläggsisolerats och 5 värmepumpar och vattenbesparande delar till cirka tappställen har installerats. Åtgärderna genererar en besparing på cirka 1,5 mnkr per år.

10 10 (14) 162 Budgetuppföljning efter november SFN 2014/0993 Serviceförvaltningens skrivelse inkl bilagor. Yvonne Norman informerade nämnden om aktuella händelser i budget efter november. Inga förändringar i prognosen sedan förra månaden. En positiv avvikelse mot budget prognostiseras med totalt tkr. Utfallet av investeringsbudgeten är till och med den 15 december 167,2 mnkr vilket är 36,58% av den totala budgeten på 457,1 mnkr. Ackumulerad sjukfrånvaro till och med oktober är 5,2% och 18 personer är långtidsjukskrivna. Förändringar i driftsbudgeten för 2015 berör områdena; kompensation för kostnadsökning vid köp av verksamhet (löner), friskvårdsanslaget samordnas till kommunledningskontoret, stabil ekonomi, underhålls- och reinvesteringsbehov, förändring av antal barn och elever kostenheten samt samlastningscentralen. 163 medarbetarenkät Monika Nord Cangemark informerade nämnden om resultatet av den nyligen genomförda medarbetarenkäten i Kalmar kommun. Serviceförvaltningen hade en hög svarsfrekvens, 85,4%. Det totala resultatet av Nöjd medarbetarindex var 4,0 (av 5). Indexet berör områdena kompetens och utveckling, medarbetarskap, arbetsmotivation, information, arbetssätt och mål, kommunikation och arbetsgemenskap, ledarskap, medarbetarsamtal samt arbetsbelastning.

11 11 (14) Respektive verksamhet kommer att arbeta vidare med resultatet och ta fram åtgärder för prioriterade frågeställningar. 164 Kalmar Dämme Renate Foks informerade nämnden om Kalmar Dämme. Kalmar Dämme är en våtmark på 18 hektar som anlades 1996 i samarbete med dåvarande Luftfartsverket och Kalmar kommun. Syftet är att rena Törnebybäckens vatten från kväve. Kvävereningen fungerar genom denitrifikation, en mikrobiologisk process där nitrat omvandlas till kvävgas (luftkväve). Viktiga faktorer för att processen ska fungera är belastning, uppehållstid och undervattensväxter i dämmet. En studie av Kalmar Dämme visade på en rening på 18%. Den främsta orsaken till det låga resultatet är låg belastning på systemet. Studien visade även att dämmet är en bra fosforfälla och inventering av fågellivet och provfiske har inte påvisat någon påverkan på den biologiska mångfalden. En modern fisktrappa byggdes 2013 för att öppna upp för gäddleken har nya informationsskyltar vid dämmet satts upp och vi har fått skötselstöd från jordbruksverket. Under 2015 kommer vi att se om skötselplanen innebärande bättre kväverening, värna om den biologiska mångfalden, ökat underlag och uppföljning. Även arbete tillsammans med miljöteknikforum/ksrr rörande information och utbildning, tillgänglighet, naturupplevelser med mera. 165 Folkhälsomyndigheten - allmänna råd städning Johan Råberg informerade nämnden om de nya allmänna råd om städning i skola och förskola som beslutats av Folkhälsomyndigheten i augusti 2014.

12 12 (14) Råden är en bearbetning av Socialstyrelsens tidigare allmänna råd om städning. I stora delar innebär de nya allmänna råden samma rekommendationer som Socialstyrelsens tidigare råd, fast i en mer kortfattad form. I de nya allmänna råden understryks bland annat: - Egenkontroll av städresultat - Uppföljning och kontroll - Planering och utformning av lokaler - Städningens omfattning fokus på kontaktytor, personnära ytor och hygienutrymmen - Städmetoder - Städningen av toaletter och att dessa kan behövas städas flera gånger per dag. 166 möte med revisorer, PwC Benny Wennberg informerade nämnden om möte med revisorerna som även Dzenita Abaza och Tamas Lakatos deltog i. På mötet togs frågor om följande upp: - Mål och uppföljning (görs via Hypergene) - Internkontroll - Utförda revisioner inom fastighet - Organisationsförändringar (tydlighet och effektivitet) - Flytten till Ugglan (flytten blev inte av på grund av ekonomiska skäl och samordningen mot kommunens kommande flytt till Norrgård) - Samlastning - Samarbete med andra förvaltningar i gemensamma frågor

13 13 (14) 167 från förvaltningschefen Benny Wennberg informerade nämnden om aktuella ärenden på serviceförvaltningen. Stensö camping; kommunen har fått rätt i Hovrätten och arrendatorn är uppsagd, han har till och med den 18 december att överklaga. Inventarier ska erbjudas markägaren. Diskussion kommer att tas med Stensötorpets arrendatorer för ett tidigare avslut. Avsikten är att gå ut med upphandling av hela området i ett paket till en ny arrendator. Simhallen; under januari presenteras en utredning om hur vi ska arbeta vidare med simhallen. En ny placering av anläggningen kommer att förslås. En total kostnad på cirka 350 mnkr som byggs i flera etapper. Har haft diskussioner med Kalmarhem och Kifab kring samordning av gemensamma krav i våra upphandlingar. Vi har idag 29 hemlösa i kommunen som snabbt behöver hjälp med någonstans att bo. Kommunstyrelsen har fått i uppdrag att införa möjligheten till personalbil. Serviceförvaltningen tar fram beslutsunderlag. Finns en hel del uppdrag till serviceförvaltningen i den nya budgeten, bland annat bullervall i Djurängen, samordning inom kost, IT och administration. 168 Delegationsbeslut SFN 2014/0025 Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 17 december Anställningsbeslut: Yvonne Edström, administratör fastighet, Laila Lindquist Karlsson, städare support, tillsvidare

14 14 (14) Nya avtal lokaler, bostäder och arrenden K57-H64 Tillståndsärenden enligt ordningslagen november 2014 Trafikärenden D226-D251 Nyttoparkeringskort K262-K270 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut. 169 Kännedomsärenden SFN 2014/0035 Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 17 december 1. Presidieprotokoll Protokollsutdrag KS 190 Personuppgiftsombud för kommunstyrelsen 3. Protokoll från serviceförvaltningens centrala samverkansmöte Protokoll från serviceförvaltningens lokala samverkan, support Överläggning Anna-Britt Wejdsten (FP) ställer fråga kring samverkansprotokoll från support där det står att man inte följer recepten. Johan Råberg svarar att det har att göra med att vissa recept inte gått att beräkna. Man arbetar på en lösning. Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda kännedomsärenden. 170 Övriga frågor Dåligt belysta platser Dzenita Abaza (S) tar upp fråga kring belysning. Det finns platser i Kalmar som är dåligt belysta och skapar otrygghet. Tomas Lexinger svarar att en belysningsplan är under framtagande. Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att inventera platser med dålig belysning och återkomma med en redovisning i maj 2015.