Datum 2012-05-07 FÖRFRÅGNINGS- UNDERLAG Upphandling av taxitjänster
Diarienummer 12-4628 Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 Stockholm 08-678 55 00 pts@pts.se www.pts.se
Innehåll Om PTS 5 1 Upphandlingens syfte och bakgrund 6 1.1 Bakgrund 6 1.2 Upphandlingens syfte och omfattning 7 1.3 Målgrupp 8 1.3.1 Primär målgrupp 8 1.3.2 Sekundär målgrupp 9 2 Kortfattad introduktion till upphandlingsprocessen 11 3 Krav på anbudsgivaren 12 3.1 Teknisk förmåga och kapacitet 12 3.1.1 Beskrivning av företaget 12 3.1.2 Underleverantörer 12 3.2 Juridisk ställning 12 3.2.1 Registreringsbevis 12 3.2.2 Skattekontroll 12 3.2.3 Sanningsförsäkran 13 3.3 Ekonomisk ställning 13 3.3.1 Kreditupplysning 13 4 Krav på tjänsten 14 4.1 Obligatoriska krav (skall-krav) 14 4.2 Geografisk täckning 14 4.3 Ickeobligatoriskt krav (bör-krav) 16 5 Angivande av pris 17 5.1 Ersättning 17 6 Utvärdering 18 6.1 Utvärderingsmodell 18 6.1.1 Utvärdering av pris för en exempelresa 18 6.1.2 Prisavdrag 19 6.1.3 Exempel på hur utvärderingen kommer att gå till 19 6.2 Samma pris vid utvärdering 22 7 Formella krav 23 7.1 Språk 23 7.2 Acceptans av villkor 23 7.3 Avtalsperiod 23 7.4 Svarsmallar 23 7.5 Kommersiella villkor i övrigt 24 7.6 Sista anbudsdag och anbudets bindningstid 24 7.7 Undertecknande, behörig företrädare 24 8 Allmänna förutsättningar för anbudet 25 8.1 Upphandlingsform 25 8.2 Anbudets form och antal 25 8.3 Frågor och svar 25 8.4 Sekretess 25 8.5 Kontaktperson 26
8.6 Inlämnande av anbud 26 Bilagor till förfrågningsunderlaget: 1. Kravspecifikation kryssrutor fylls i av anbudsgivaren och bifogas anbudet 2. Sanningsförsäkran fylls i av anbudsgivaren och bifogas anbudet 3. Avtalsutkast 4. Svarsmall för förfrågningsunderlag (Excel-fil) - fylls i av anbudsgivaren och bifogas anbudet
Om PTS Post- och telestyrelsen, PTS, är en central förvaltningsmyndighet inom området elektronisk kommunikation och post. PTS har därmed ett övergripande ansvar som innebär att myndigheten ska främja och följa upp målen inom området för elektronisk kommunikation och post. Enligt de nationella målen för handikappolitiken bör samhället utformas så att människor med funktionsnedsättning blir delaktiga fullt ut i samhällslivet. Inom den sektor PTS verkar innefattas detta i myndighetens vision som är att alla i Sverige ska ha tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationstjänster. PTS verkar för denna vision bland annat genom att upphandla tjänster som skapar nytta för personer med funktionsnedsättning och som tillser att människor med funktionsnedsättning kan nyttja elektroniska kommunikationer och post på likvärdiga villkor som människor som ej har funktionsnedsättningar. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och ett antal lokala tjänsteställen. Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare www.pts.se
1 Upphandlingens syfte och bakgrund 1.1 Bakgrund Den 31 december 2008 upphävdes lagen om grundläggande kassaservice och den verksamhet som bedrevs av Svensk Kassaservice AB avvecklades helt. PTS fick i samband med att Svensk Kassaservice avvecklades i uppdrag att upphandla grundläggande betaltjänster på orter och landsbygd där marknaden inte erbjuder dessa tjänster. Begreppet grundläggande betaltjänster innefattar betalningsförmedling, kontantuttag samt hantering av dagskassor för näringsidkare och ideella föreningar. Resultatet av upphandlingen blev att PTS slöt avtal med ICA Banken AB och Kuponginlösen AB om tjänsterna Brevgirot och Betalservice som ger möjlighet till betalningsförmedling och kontantuttag. För Brevgirot, som ger möjlighet att utföra enklare betaltjänster i anslutning till bostaden, anlitar företagen Posten AB som genom sina lantbrevbärare agerar underleverantör. Tjänsterna är tillgängliga för medborgare som uppfyller följande kriterier: bor på permanent basis i ett hushåll som betjänas av lantbrevbärare inom ett av 73 av PTS definierade glesbygdsområden, alternativt bor på permanent basis i ett hushåll som betjänas av lantbrevbärare och där alla i hushållet är minst 80 år och/eller har en funktionsnedsättning samt inte använder sig av till exempel bankernas girotjänster. Antalet personer som idag är registrerade som användare av tjänsten Brevgirot är 64. Det rör sig således inte om någon stor grupp av användare. Gruppen är också spridd över i stort sett hela landet, och finns utspridd över 19 län. Se vidare nedan under 1.3 Målgrupp. Eftersom avtalet mellan PTS och ICA Banken och Kuponginlösen för tillhandahållande av ovanstående tjänster löper ut den 31 augusti 2012 behöver PTS säkerställa en alternativ lösning för framförallt Brevgirotjänstens användare. Den alternativa lösningen ska börja gälla från och med den 1 september 2012.
1.2 Upphandlingens syfte och omfattning Denna upphandling syftar till att PTS ska kunna teckna avtal gällande just en sådan alternativ lösning som anges i sista stycket i avsnittet ovan. Den alternativa lösning som PTS har valt att upphandla är taxiresor som ska ta användare (i fortsättningen benämnda Användare) från bostaden till närmaste serviceställe där det är möjligt att betala räkningar och/eller ta ut kontanter. Dessa taxiresor benämns Tjänsten. Tjänsten ska kunna tillhandahållas från och med den 1 september 2012 och avser taxitransporter och därmed tillhörande kringtjänster, såsom bokning, färdplanering, rapportering, fakturering m.m. Avtalstiden är beräknad till 8 (åtta) månader. PTS har möjlighet att förlänga avtalet med 4 (fyra) månader vid maximalt två tillfällen. Maximal avtalstid är således 16 månader. Taxitransporterna ska kunna genomföras i minst en av de kommuner som specificeras nedan under avsnitt 4.2. För att uppfylla kravet är det tillåtet att använda sig av underleverantörer. Det vill säga den anbudsgivare som vill lämna anbud på en eller flera kommuner men inte täcker dessa kommuner i sin helhet på egen hand, har möjlighet att använda sig av andra leverantörer som trafikerar de delar av området som anbudsgivaren inte själv täcker men vill lämna anbud på. Detta ska i sådana fall anges i samband med anbudslämnandet, se nedan under avsnitt 3.1.2. Genom Tjänsten ges Användaren (i enlighet med alternativen nedan) möjlighet att två gånger per månad kostnadsfritt resa med taxi till närmaste serviceställe för att ta ut kontanter och/eller betala räkningar. Den kostnadsfria Tjänsten tillåter resa mellan Användarens bostad och närmaste serviceställe (enligt den bifogade kravspecifikationen, bilaga 1) och inkluderar även en timmes väntetid för utförande av de grundläggande betaltjänsterna. Tjänsten kan nyttjas av: Användaren ensam Användaren tillsammans med eventuell stödperson (exempelvis granne, anhörig, förvaltare, god man, ledsagare, assistent etc.) Användarens ombud: en av Användaren utsedd person som kan utföra Tjänsten ensam men i Användarens namn Mot bakgrunda v den information om målgruppen som PTS har idag beräknas den av PTS uppskattade totala omfattningen av Tjänsten, för samtliga omfattade kommuner, ligger i intervallet mellan 64 och 128 resor per månad. Detta bygger på antagandet att samtliga hitintills identifierade användare av
Brevgirot använder Tjänsten minst en gång och maximalt två gånger per månad. Ovanstående uppgifter om omfattning ska inte ses som en garanterad omfattning utan endast betraktas som vägledning om den möjliga omfattningen av uppdraget. PTS lämnar inte några garantier avseende omfattningen av den tjänst som nu upphandlas. PTS förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om inkomna anbud överstiger den budget som finns tillgänglig för upphandlingen. 1.3 Målgrupp 1.3.1 Primär målgrupp Tjänsten riktar sig till personer som är befintliga användare av tjänsten Brevgirot. Idag är 64 personer anmälda till tjänsten Brevgirot. Av dessa har 57 personer använt Brevgirot minst en gång under 2010 eller 2011. De anmälda användarna har stor geografisk spridning: de finns i 49 kommuner, utspridda över 19 län. I tabellen nedan visas en lista med län och antal aktiva Brevgiroanvändare (presentation i fallande ordning). Flest Brevgiroanvändare finns i Västerbotten (9), Västra Götaland (9) och Västernorrland (7). De övriga 16 länen har mellan 1 och 5 användare. Nr Län Antal aktiva Brevgiroanvändare 1 Västerbottens län 9 2 Västra Götalands län 9 3 Västernorrlands län 7 4 Jämtlands län 5 5 Värmlands län 5 6 Östergötlands län 4 7 Dalarnas län 3 8 Gävleborgs län 3 9 Hallands län 3 10 Norrbottens län 3 11 Skåne län 3
12 Blekinge län 2 13 Jönköpings län 2 14 Gotlands län 1 15 Kronobergs län 1 16 Stockholms län 1 17 Uppsala län 1 18 Västmanlands län 1 19 Örebro län 1 Av de 49 kommunerna har 37 kommuner endast 1 användare. I 10 kommuner finns 2 användare, och endast 1 kommun har 3 respektive 4 användare. Detta illustreras av tabellen under avsnitt 3.4. Genomsnittsåldern för aktiva Brevgiroanvändare är 81 år. 1.3.2 Sekundär målgrupp Utöver den primära målgruppen (Brevgiroanvändarna) kan det tillkomma Användare som inte använder sig av Brevgirot idag. Tillkommande personer handlar främst om personer boende på någon av de orter på fastlandet där Kuponginlösen och ICA Banken idag tillhandahåller tjänsten Betalservice. Dessa orter, samt vilken kommun de tillhör, redovisas i tabellen nedan. Vissa av dessa orter ligger i en kommun där det finns en eller flera Brevgiroanvändare, vilket framgår av den kolumn i tabellen som heter Antal Brevgiroanvändare i kommunen. Ort Kommun Antal Brevgiroanvändare i kommunen Särna Älvdalen 0 Fredriksberg Ludvika 0 Klövsjö Berg 0 Ljungdalen Berg 0 Karesuando Kiruna 0
Vittangi Kiruna 0 Övre Soppero Kiruna 0 Skaulo Gällivare 0 Lesjöfors Filipstad 1 Kangos Pajala 2 Kainulasjärvi Pajala 2 Eftersom det finns en möjlighet att det tillkommer Användare även inom de av ovanstående kommuner som inte har några Brevgiroanvändare omfattar upphandlingen även dessa kommuner.
2 Kortfattad introduktion till upphandlingsprocessen När anbud har inkommit kommer PTS att utvärdera dessa. Det innebär att samtliga anbud genomgår nedanstående process. Först genomförs den s.k. leverantörskvalificeringen. Det innebär att PTS säkerställer att inlämnade anbud klarar de krav som framgår av avsnitt 3 (Krav på anbudsgivaren). Anbud som klarar leverantörskvalificeringen går därefter vidare till anbudsprövningen. I denna fas säkerställs att anbud klarar kraven under avsnitt 4.1 som avser obligatoriska krav på tjänsten. Anbud som klarat även anbudsprövningen utvärderas därefter i enlighet med vad som framgår av avsnitt 6 (Utvärdering), vilket innebär att uppfyllande av det ickeobligatoriska kravet 4.2 och priser bedöms. Efter genomförd utvärdering kommer PTS att fatta tilldelningsbeslut i enlighet med utfallet av utvärderingen. När tilldelningsbeslut vunnit laga kraft avser PTS att teckna avtal med den/de leverantörer som tilldelas kontrakt. Anbud utvärderas och avtal tecknas kommunvis.
3 Krav på anbudsgivaren 3.1 Teknisk förmåga och kapacitet 3.1.1 Beskrivning av företaget Med anbud ska bifogas en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget som innehåller uppgifter om dess verksamhet relevanta för det område som denna upphandling avser. 3.1.2 Underleverantörer Om anbudsgivaren redan vid anbudslämnandet vet att de avser att använda underleverantörer för leverans av tjänster/delar av tjänster ska dessa redovisas med namn och organisationsnummer. Anbudsgivaren ska även, genom att tillhandahålla ett åtagande från underleverantören/-erna eller på annat sätt, visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Kraven i avsnitten 3.2.1 Registreringsbevis, 3.2.2 Skattekontroll och 3.3.1 Kreditupplysning ska uppfyllas även av eventuella underleverantörer, dvs. sådan dokumentation ska lämnas öven för samtliga underleverantörer. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörer såsom för eget arbete. 3.2 Juridisk ställning 3.2.1 Registreringsbevis Till anbud ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis för att visa att anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, är ett registrerat företag. Utländska anbudsgivare ska bifoga liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. Som alternativ kan anbudsgivare istället bifoga ett intyg som styrker att anbudsgivaren, och ev. underleverantör, är ett registrerat företag eller avge en utsaga avseende detta på heder och samvete. 3.2.2 Skattekontroll Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. För att säkerställa detta kommer PTS att begära in Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling för samtliga svenska anbudsgivare samt eventuella underleverantörer. Detta kommer att göras efter anbudsöppningen i samband med leverantörskvalificeringen.
Inhämtade uppgifter ska visa att anbudsgivare och ev. underleverantör/-er vid tillfället för kontrollen är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. Utländsk anbudsgivare ska intyga att denne och ev. underleverantör/-er är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter i sitt hemland genom att till anbudet bifoga intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett ska-krav att intyg/blankett enligt detta stycke inte får vara utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. 3.2.3 Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i bilaga 2, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till varför samtliga krav i sanningsförsäkran inte är uppfyllda. PTS gör i varje enskilt fall en bedömning av lämnad förklaring som ska godtas av PTS för att kravet ska anses vara uppfyllt. Observera att det är ett krav att sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. 3.3 Ekonomisk ställning 3.3.1 Kreditupplysning Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens, och eventuella underleverantörers, finansiella och ekonomiska stabilitet. Kreditvärdigheten i det lämnade intyget ska vara minst två enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte anbudsgivaren vid förfrågan kan lämna en förklaring som kan godtas av PTS. Det vill säga ett värde lägre än två kan ändå godtas om en tillfredställande förklaring lämnas som visar att företagets kreditvärdighet är godtagbar. Observera att det är ett ska-krav att intyget om kreditupplysning inte är utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. Detta för att intyget ska vara relevant vid tidpunkten för anbuds inlämnande.
4 Krav på tjänsten 4.1 Obligatoriska krav (skall-krav) De krav på Tjänsten som framgår av bilaga 1 Kravspecifikation ska uppfyllas. 4.2 Geografisk täckning Tjänsten ska kunna utföras för samtliga användare (nuvarande Brevgiroanvändare och potentiella Användare av Tjänsten) boende i minst en av nedanstående kommuner. Nr Kommuner Antal Brevgiroanvändare 1 Mora 1 2 Aneby 1 3 Munkedal 1 4 Arvika 1 5 Fagersta 1 6 Filipstad 1 7 Nordanstig 1 8 Färgelanda 1 9 Norrköping 1 10 Hagfors 1 11 Norrtälje 1 12 Halmstad 1 13 Perstorp 1 14 Jokkmokk 1 15 Storfors 1 16 Krokom 1 17 Strömstad 1 18 Lidköping 1 19 Strömsund 1 20 Mjölby 1 21 Sundsvall 1 22 Finspång 1 23 Svenljunga 1
24 Hallsberg 1 25 Säffle 1 26 Jönköping 1 27 Timrå 1 28 Ljungby 1 29 Uppsala 1 30 Gotland 1 31 Varberg 1 32 Kungsbacka 1 33 Ånge 1 34 Hässleholm 1 35 Åsele 1 36 Ängelholm 1 37 Åtvidaberg 1 38 Avesta 2 39 Karlskrona 2 40 Pajala 2 41 Storuman 2 42 Kungälv 2 43 Lilla Edet 2 44 Sorsele 2 45 Härnösand 2 46 Örnsköldsvik 2 47 Hudiksvall 2 48 Ragunda 3 49 Umeå 4 50 Älvdalen 0 51 Ludvika 0 52 Berg 0 53 Kiruna 0 54 Gällivare 0 Totalt 64 I anbud ska anges vilka kommuner som anbudet omfattar.
4.3 Ickeobligatoriskt krav (bör-krav) Anbudsgivaren bör kunna utföra Tjänsten i mer än en av de aktuella kommunerna under 4.2. Uppfyllande av detta krav avseende geografisk täckning kommer att utvärderas i enlighet med vad som anges nedan under avsnitt 6.
5 Angivande av pris 5.1 Ersättning Anbudsgivaren ska i anbud lämna priser i enlighet med nedan. Pris ska anges för följande: Fast framkörningsavgift för en (1) resa (oavsett resans startpunkt, dvs. en och samma framkörningsavgift ska tillämpas oavsett resans startpunkt) Pris per körd kilometer Pris per minut färdtid Pris för en minuts stillastående väntetid Mervärdesskatt tillkommer till angivna priser. Det är i enlighet med dessa priser (inklusive mervärdesskatt) som vinnande leverantörer kommer att få betalt. Samtliga av leverantörens kostnader ska täckas av ovanstående priser. Inga därutöver tillkommande avgifter kommer att ersättas av PTS.
6 Utvärdering Anbud som klarat både leverantörskvalificering och därefter anbudsprövning kommer att utvärderas i enlighet med vad som framgår nedan under avsnitt 6.1. Varje kommun kommer att utvärderas för sig. 6.1 Utvärderingsmodell Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud Grund för tilldelning av kontrakt är ekonomiskt mest fördelaktiga anbud, vilket innebär att PTS kommer att utvärdera lämnade anbud på angivna priser och uppfyllande av det ickeobligatoriska kravet 4.2, att leverera Tjänsten i mer än en kommun, enligt nedanstående. Det pris som utvärderas är totalpriset för den angivna exempelresan (se nedan 6.1.1). Den kvalitet som utvärderas är den geografiska täckningen som framgår av börkrav 4.3. Att täcka fler antal kommuner än övriga anbudsgivare ger en fördel i form av prisavdrag (se nedan under 6.1.2). 6.1.1 Utvärdering av pris för en exempelresa Utvärdering av anbudsgivarens offererade priser (priser angivna under 5.1) kommer att ske genom att PTS jämför anbudsgivarnas offererade priser för en exempelresa där förutsättningarna är följande: Den fasta framkörningsavgiften debiteras Total körsträcka mellan användares bostad och närmaste serviceställe är 40 kilometer Total färdtid för ovan angiven sträcka är 30 minuter Väntetiden vid servicestället är 60 minuter PTS kommer att använda de lämnade priserna under 5.1 för att räkna ut kostnaden för den exemplifierade resan. Exempel på uträkning av pris för exempelresan För den anbudsgivare som i sitt anbud anger framkörningsavgift 50 kr, pris per körd kilometer 10 kr, pris per minut färdtid 5 kr och pris per minut väntetid 3 kr kommer uträkningen att se ut på detta sätt: 50+(40*10)+(30*5)+(60*3)=780 kr
6.1.2 Prisavdrag Det ickeobliatoriska kravet 4.3 ovan (det s.k. bör-kravet) säger att anbudsgivare bör kunna utföra Tjänsten i mer än en av de aktuella kommunerna under 4.2. Det är en fördel att kunna uppfylla det kravet på så sätt att om flera anbudsgivare lämnar anbud på en och samma kommun, kommer den anbudsgivare vars anbud täcker flest kommuner att få tillgodoräkna sig ett prisavdrag om 150 kr, vilket avräknas mot priset för exempelresan. Eftersom varje kommun utvärderas för sig får prisavdraget avräknas i varje kommun som anbudsgivarens anbud omfattar, om anbudsgivaren när det gäller den aktuella kommunen är den anbudsgivare vars anbud täcker flest kommuner. 6.1.3 Exempel på hur utvärderingen kommer att gå till Varje kommun utvärderas för sig. Om enbart en (1) anbudsgivare lämnar anbud på en kommun kommer anbudsgivaren att tilldelas den kommunen. Om flera anbudsgivare lämnar anbud på en och samma kommun kommer som huvudregel den anbudsgivare som erbjuder lägst pris, efter att ev. prisavdrag pga högre kvalitet (se exemplet nedan) avräknats, att tilldelas kommunen ifråga. Om en av dessa anbudsgivare lämnar anbud på fler kommuner än den aktuella kommunen kommer detta att spela in på följande sätt: Exempel 1 Anbudsgivare A lämnar anbud på Arjeplog, Arvidsjaur, Kiruna, Bjursholm, Dorotea och Gällivare, det vill säga anbudet omfattar sex kommuner. Priset för exempelresan är 1300 kr. Anbudsgivare B lämnar anbud på Arjeplog, Arvidsjaur, Boden, Haparanda, Jokkmokk, Kalix, Kiruna, Luleå, Pajala och Piteå. Anbudet omfattar alltså tio kommuner. Priset för exempelresan är 1400 kr. Kommuner där enbart en anbudsgivare (A eller B) lagt anbud De kommuner där enbart anbudsgivare A har lämnat anbud tilldelas anbudsgivare A, och motsvarande gäller att de kommuner där enbart anbudsgivare B har lämnat anbud tilldelas anbudsgivare B eftersom de för respektive kommun erbjuder det lägsta priset (ingen annan har ju lämnat något anbud).
Kommuner där fler anbudsgivare (både A och B) lagt anbud Tre av kommunerna, Arjeplog, Arvidsjaur och Kiruna (kursivt markerade i texten ovan), omfattas av båda anbuden. Här kommer den av anbudsgivare A och B vars anbud täcker flest kommuner att få tillgodoräkna sig prisavdraget om 150 kr. Detta prisavdrag avräknas från den aktuella anbudsgivarens angivna pris för exempelresan. Anbudet från A innefattar sex kommuner, anbudspriset är 1300 kr. Anbudet från B innefattar tio kommuner, anbudspriset är 1400 kr. Den som får tillgodoräkna sig ett prisavdrag om 150 kr är alltså B, eftersom B:s anbud täcker flest kommuner. Efter avräknat prisavdrag (1400-150) är B:s pris 1250 kr. Eftersom varje kommun utvärderas för sig kommer prisavdraget att göras mot priset för exempelresan för respektive kommun. Den anbudsgivare som efter detta prisavdrag erbjuder lägst pris för exempelresan i respektive kommun anses ha lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och kommer att tilldelas kommunerna ifråga. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är således det från anbudsgivare B, som blir den som tilldelas de tre aktuella kommunerna. Exempel 2 Anbudsgivare A lämnar anbud på Arjeplog, Arvidsjaur, Kiruna, Bjursholm, Dorotea och Gällivare, det vill säga anbudet omfattar sex kommuner. Priset för exempelresan är 1300 kr. Anbudsgivare B lämnar anbud på Arjeplog, Arvidsjaur, Boden, Haparanda, Jokkmokk, Kalix, Kiruna, Luleå, Pajala och Piteå. Anbudet omfattar alltså tio kommuner. Priset för exempelresan är 1475 kr. Anbudsgivare C lämnar anbud på Arjeplog, Arvidsjaur, Kiruna, Jokkmokk, Kalix, Storuman, Sorsele, Härnösand, Örnsköldsvik, Pajala och Piteå. Anbudet omfattar alltså elva kommuner. Priset för exempelresan är 1550 kr. Kommuner där enbart en anbudsgivare (A, B eller C) lagt anbud De kommuner där enbart en av anbudsgivare A, B eller C har lämnat anbud tilldelas anbudsgivaren ifråga, eftersom den aktuella anbudsgivaren för respektive kommun erbjuder det lägsta priset (ingen annan har ju lämnat något anbud). I övrigt omfattas alla kommuner av flera anbud.
Kommuner där fler anbudsgivare lagt anbud Fem av kommunerna omfattas av fler än ett anbud. Här kommer den av anbudsgivare A, B och C vars anbud täcker flest kommuner att få tillgodoräkna sig prisavdraget om 150 kr. Detta prisavdrag avräknas per kommun från den aktuella anbudsgivarens angivna pris för exempelresan. Varje kommun utvärderas för sig och den med lägst pris efter prisavdrag har lämnat det för kommunen vinnande anbudet. Se tabellen nedan. Kommun Pris A Pris B Pris C Får prisavdrag Lägst pris Vinnande anbud Arjeplog 1300 1475 1550 C 1300 A Arvidsjaur 1300 1475 1550 C 1300 A Kiruna 1300 1475 1550 C 1300 A Bjursholm 1300 - - A 1150 A Dorotea 1300 - - A 1150 A Gällivare 1300 - - A 1150 A Boden - 1475 - B 1325 B Haparanda - 1475 - B 1325 B Jokkmokk - 1475 1550 C 1400 C Kalix - 1475 1550 C 1400 C Luleå - 1475 - B 1325 B Pajala - 1475 1550 C 1400 C Piteå - 1475 1550 C 1400 C Storuman - - 1550 C 1400 C Sorsele - - 1550 C 1400 C Härnösand - - 1550 C 1400 C
Örnsköldsvik - - 1550 C 1400 C Anbudsgivare A vinner samtliga de kommuner som A lägger anbud på. Tre stycken vinner de för att de är ensama anbudsgivare, övriga tre vinner de tack vare det låga priset eftersom anbudsgivare C, som de konkurrerar med för dessa tre kommuner, har ett pris som är så mycket högre än A:s pris att prisavdraget inte är tillräckligt för att C ska vinna med hjälp av prisavdraget. Anbudsgivare B vinner bara de kommuner där de är ensamma anbudsgivare. Anbudsgivare C vinner där de är ensamma anbudsgivare. Där de tävlar mot B vinner de också eftersom C tilldelas prisvadraget (C:s anbud täcker ju fler kommuner än B:s) och C:s pris med hjälp av prisavdraget blir lägre än B:s. 6.2 Samma pris vid utvärdering Om situationen uppstår att två eller flera anbud erhåller samma utvärderingspris kommer PTS att genomföra lottning för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran.
7 Formella krav 7.1 Språk Anbud ska avlämnas på svenska eller engelska. 7.2 Acceptans av villkor Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag med bilagor. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbud är det av stor vikt att anbud innehåller samtliga begärda uppgifter. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Det är därför mycket viktigt att anbud är tydligt och fullständigt, eftersom det annars kan komma att leda till att anbud förkastas. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Därför är det viktigt att anbudsgivare avger sitt anbud baserat på förutsättningarna som angivits i förfrågningsunderlag med bilagor. Anbud med reservationer mot villkoren i förfrågningsunderlaget med bilagor kan komma att förkastas. 7.3 Avtalsperiod Avtal sluts genom ett upphandlingskontrakt (se bifogat avtalsutkast). Avtalet är giltigt först när det är påskrivet av behöriga signatärer för båda parterna och PTS tilldelningsbeslut har vunnit laga kraft. Avtalsperioden ska gälla från och med 1 september 2012 till och med 30 april 2013. Avtalsperioden kan därefter förlängas med fyra månader vid maximalt två tillfällen, om PTS senast två månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta, eller senare om båda parter godtar det. Maximal avtalsperiod kommer således att kunna uppgå till 16 månader. 7.4 Svarsmallar Svarsmall för krav på tjänsten - kravspecifikation Som bekräftelse på att i kravspecifikationen ställda krav uppfylls ska anbudsgivare fylla i kryssrutorna i kravspecifikationen och lämna in den ifylld
tillsammans med sitt anbud. Svar ska markeras genom att anbudsgivare sanningsenligt markerar med ett kryss i respektive ruta JA/NEJ. Observera att svarsmallen i kravspecifikationen ska fyllas i fullständigt, vilket innebär att för alla krav ska det markeras antingen JA eller NEJ. Markering av NEJ tolkas som att aktuellt krav inte uppfylls/aktuellt villkor inte accepteras, vilket kan leda till att anbudet förkastas. Svarsmallen kan skrivas ut och fyllas i för hand alternativt fyllas i med hjälp av Microsoft Word innan utskrift sker. Svarsmall för kraven i förfrågningsunderlaget Som bekräftelse på att i förfrågningsunderlaget ställda krav uppfylls ska anbudsgivare fylla i svarsmallen i bilaga 4 och lämna in den ifylld tillsammans med sitt anbud. Svar ska markeras genom att anbudsgivare sanningsenligt markerar med ett kryss i respektive ruta JA/NEJ, samt anger priser och vilka kommuner som anbudet omfattar. 7.5 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat utkast till avtal ska gälla, se bilaga 3. Smärre ändringar kan komma att göras i samband med avtalsteckning. 7.6 Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 18 juni 2012 och ska vara bindande t.o.m. den 18 oktober 2012. För det fallet att upphandlingen begärs överprövad ska anbud vara bindande ytterligare sex månader. 7.7 Undertecknande, behörig företrädare Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren.
8 Allmänna förutsättningar för anbudet 8.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som öppet förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 8.2 Anbudets form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget samt hänvisa till de punkter som anges i detta material. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. Handlingar och intyg enligt punkterna 3.2.1, 3.2.3 och 3.3.1 kan lämnas i ett exemplar. 8.3 Frågor och svar PTS vill uppmana och uppmuntra anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget och dess bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och dess bilagor ställs skriftligen via e-post eller post till upphandlingsjurist Anna-Karin Hellsten. E-post: anna-karin.hellsten@pts.se Postadress: PTS, att Anna-Karin Hellsten, Box 5398, 102 49 Stockholm PTS vill ha alla frågor senast den 11 juni för att kunna publicera svaren så att de kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida www.pts.se/upphandling samt via OPIC Tendsign. Det är upp till varje anbudsgivare att själv hålla sig informerad om den information som PTS publicerar på hemsidan. 8.4 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31
kap. 16 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning. 8.5 Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivaren som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om leverantören önskar kontakt via e-post bör adress för detta anges. 8.6 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Upphandling av taxitjänster (Dnr 12-4628) insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception på Valhallavägen 117 i Stockholm. Receptionen har öppet kl. 08.00-17.00 varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 7 maj 2012 Anna-Karin Hellsten Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef