RemoteX Applications Manual för E-beställning

RemoteX Applications Manual för E-beställning RemoteX Technologies

Innehållsförteckning Förord... 3 RemoteX e-beställning... 4 Aktivering av RemoteX e-beställning... 4 Konfigurering av RemoteX e-beställning... 5 Beställa materiel till ett ärende i RemoteX Applications... 6 Skapa order i Sync-IT... 7 Koppla artiklar till beställning/order i Sync-IT... 8 Skicka beställning/order... 11 Beställningsrader från Sync-IT till artikelrader i RemoteX Applications... 12 Orderstatus i Sync-IT... 13 Ordern är levererad... 14 Ordern är fakturerad... 15 Beställa/köpa materiel via telefon eller i butik... 17 2

Förord RemoteX Applications TM hjälper företag med personal på fältet att tjäna mer pengar och få bättre kontroll på sin verksamhet. Lösningen bygger på mobila arbetsorder istället för papper och ger ditt företag fullt stöd för att hantera alla delar i arbetsorderprocessen både för fältet och för kontoret. Vi hoppas att du kommer att bli nöjd med din investering! Med vänlig hälsning, RemoteX Technologies 3

RemoteX e-beställning RemoteX e-beställning är utvecklad och framtagen i ett strategiskt samarbete tillsammans med Symbrio AB. Mer info om RemoteX partner hittar du på: www.symbrio.se Symbrios leverantörsportal och EDI-lösning är inbyggd i RemoteX Applications och vi kan därför tillsammans erbjuda marknadens ledande inköpsplattform för dina arbetsorder en effektiv kommunikation och integration med viktiga leverantörer, där hela processen orderbekräftelseleveransavisering-faktura kan hanteras elektroniskt i systemet. För att RemoteX e-beställning ska fungera måste nedanstående punkter först vara uppfyllda. Dokumenten e-kommunikationsavtal och teknisk bilaga ska vara ifyllda av dig och din leverantör. Ett avtal och teknisk bilaga för varje leverantör Dokumentet EDI_ kundinformation ska vara ifyllt och returnerat till RemoteX för aktivering. Aktivering av RemoteX e-beställning Modulen aktiveras av RemoteX driftsavdelning och Symbrio efter att dokumentet EDI_ kundinformation har returnerats till RemoteX. Modulen visas då genom att knappen e-beställning finns i RemoteX Applications. 4

Konfigurering av RemoteX e-beställning För att kunna använda modulen måste användarnamn och lösenord anges till modulen. Observera att det är ett annat användarnamn och lösenord till RemoteX e-beställning än vad du har till RemoteX Applications vilket bestämdes i dokumentet EDI_ kundinformation. Välj menyn Verktyg och Inställningar e-beställning Ange ditt användarnamn och lösenord och klicka på knappen OK. Därigenom kommer du att automatsikt logga in i e-beställning när du har ett ärendekort öppet och klickar på knappen E- beställning på menyn. 5

Beställa materiel till ett ärende i RemoteX Applications För att kunna beställa materiel hos er leverantör/era leverantörer, måste du ha ett ärendekort öppet enligt bilden nedan. Det är till det ärendet som du har öppet som du lägger din beställning. Klicka på knappen E-beställning Symbrios leverantörsportal Sync-IT öppnas i en egen flik 6

Skapa order i Sync-IT För att göra en beställning hos sin leverantör måste du först skapa en order i Sync-IT. Titel, ärendenummer och leveransadress kopieras från ärendet i RemoteX Applications till ordern i Sync-IT. Vill du att artiklarna du beställer ska vara kopplade till en arbetsorder på ärendet i RemoteX Applications måste arbetsordernummer anges istället för ärendenumret på ordern i Sync-IT. Du lägger bara till den siffra som arbetsordern har i RemoteX Applications tillsammans med ett bindestreck. Se exempel nedan; Beställning på ärende Beställning på arbetsorder Du kan komplettera beställningen med godsmärke och övriga upplysningar. Vill du att materielen levereras till en annan adress än den du har på ärendet kan den bytas ut. För att skapa beställningen/ordern klickar du på knappen Spara. 7

Koppla artiklar till beställning/order i Sync-IT Du ska nu registrera vilka artiklar och från vilken leverantör, om du har fler leverantörer som du vill koppla till din order. Klicka på knappen Artikelregister för att visa dinleverantörer / dina leverantörers artikelträd och sökfältet. 8

Du hittar dina artiklar antigen genom att avända sökfältet eller att öppna grenarna i artikelträdet. Du anger antalet av artikeln du vill beställa och klickar på knappen Lägg till artikel 9

Artiklarnas pris är leverantörens grundnettopris, GNP. När du skickat beställningen kommer leverantören att returnera dina priser för artiklarna i sin bekräftelse av beställningen/ordern. Klicka på knappen Tillbaka till Beställning för att komma tillbaka till beställningen/ordern. Klicka på knappen Spara för att lägga till dina artiklar till beställningen/ordern. 10

Skicka beställning/order Kontrollera uppgifter så som typ, antal, leveransadress och leveransdatum innan du klickar på knappen Skicka. 11

Beställningsrader från Sync-IT till artikelrader i RemoteX Applications Din beställning/order är nu skickad till din leverantör och beställningsraderna har skickats till ditt ärende i RemoteX Applications och finns där nu som artikelrader. Är beställningen/ordern i Sync-IT skapad med koppling till en arbetsorder kommer resursen på arbetsordern vara kopplad som resurs på artikelraden. Om inte så är fallet kommer artiklelraden vara kopplad till standardanvändaren som angavs i dokumentet EDI_ kundinformation. Kostnad på artikelraden är GNP tills dess att din leverantör har bekräftat beställningen/ordern i Sync- IT. Då kommer kostnad på artikelraden att uppdateras med ert pris för artikeln hos leverantören. Pris på artikelrad är GNP/kostnad med ett påslag på 20%. Detta påslag är konfigurerbart och ändringar meddelas RemoteX Support som genomför dessa. Observera att påslaget är generellt och gäller alla leverantörer anslutna via Sync-IT. Leveransdatum sätts till det leveransdatum som du fick på beställningsraden i Sync-IT. Leveransstatus sätt till Ej levererad men kommer att ändras till Levererad eller Dellevererad när din leverantör levererat eller dellevererat din beställning/order i Sync-IT. 12

Orderstatus i Sync-IT Det finns 4st status på order i Sync-IT och du finner mer och utförligare information om hur du hanterar order i olika status i manualen för Sync-IT. Skickad innebär att beställningen har gått iväg, men leverantören har ännu inte bekräftat ordern. Bekräftad innebär att leverantören kan leverera helt enligt önskemål Orent bekräftad innebär att leverantören inte kan leverera enligt önskemål Avböjd innebär att leverantören har avböjt beställningen På bilden nedan ser du ordern vi följt i denna manual med status Bekräftad 13

Ordern är levererad När materielen du beställt har levererats till den adress som du angav på beställningen kommer status på artikelraden i RemoteX Applications att ändras till Levererad. Du kan i Sync-IT hitta alla dina order under fliken Order. Läs mer om detta i manualen för Sync-IT 14

Ordern är fakturerad När din leverantör skickat fakturan kommer du kunna se det på artikelraden i RemoteX Applications. Fältet Verifikationsnr har då fått ett nummer som är det samma som din leverantörs fakturanummer. Under fliken bifogade filer i RemoteX Applications kommer fakturan för din beställning att finnas i filformatet HTML. På så sätt kan du enkelt se om fakturan för beställningen skickats. För att läsa fakturan laddar du ner dokumentet och öppnar det. Läs mer om nedladdning av bifogade filer i manualen för RemoteX Applications. 15

I Sync-IT hittar du fakturan under fliken sök där du söker fram den och kan skriva ut den eller ladda ner den i filformatet PDF. Observera att vissa leverantörer inte kan skicka pappersfakturor via post när du använder E- beställning utan bara EDI-fakturor via Sync-IT. Hör med din leverantör hur just de kommer att hantera dina fakturor när du använder RemoteX E-beställning. 16

Beställa/köpa materiel via telefon eller i butik Beställer du materiel via telefon eller hämtar det i butiken måste du be ordermottagaren eller kassapersonalen att märka din beställning med ärendenumret eller arbetsordernumret. När beställningen är utförd kommer även dessa beställningar att skickas till Sync-IT och sedan vidare med beställningsrader till ärendet i RemoteX Applications. Skulle en beställning via telefon eller i butiken märkas fel med ärendenummer eller arbetsordernummer kommer ordern att hamna i felhantering i Sync-IT. Oftast har ärende eller arbetsordernummer inte angetts korrekt eller i rätt fält hos din leverantör och du måste rätta felet för att beställningsraderna ska läggas på ärendet i RemoteX Applications. För att rätta till en order som ligger i felhanteringen måste du först öppna ordern där det framgår vad som är fel med ordern. Se exempel nedan; För felmeddelandet Projektnummer hittas inte ska du klicka på knappen med tre punkter och söka fram rätt ärende eller arbetsordernummer. Efter det klickar du på knappen Skicka om meddelandet. Då ska beställningen/ordern tas bort från felhanteringen och dina beställningsrader ska finnas på ärendet du angav vid ändringen. 17

Fält som leverantören använder för ert ärende/arbetsordernummer i sitt orderhanteringssystem Leverantör Fält för ärende/arbetsordernr Namn på beställaren Selga/Meab Er order Referens Ahlsell Objektsnummer Elektroskandia Beställarens referens Er handläggare Solar Projectno eller Customer Reference Contact Person Storel Kundens ordernummer Kundens referens 18