Handledning för Danske Bank

Handledning för Danske Bank Exder EDI Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 2 av 35 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning för Danske Bank... 4 2. Affärsprocessbeskrivning för Danske Bank... 4 2.1 Introduktion... 4 2.2 Processbeskrivning... 4 2.3 Kontaktpersoner... 5 2.4 Artiklar... 5 2.5 Adresser... 5 2.6 Partsidentitet (GLN)... 5 2.7 Pris... 5 2.8 Rabatter och avgifter... 6 2.9 Prislista... 6 2.10 Order... 6 2.11 Delleverans... 6 2.12 Avvikelser... 6 2.13 Lagerstatus... 6 2.14 Ersätta artiklar... 6 2.15 Leveransavisering... 7 2.16 Returer... 7 2.17 Faktura... 7 2.18 Kreditfaktura... 7 3. Handledning... 8 3.1 Artiklar... 8 3.1.1 Uppdatera artiklar... 8 3.1.2 Uppdatera partners artiklar... 8 3.1.3 Lista partners artiklar... 8 3.1.4 Lista artiklar... 9 3.2 Partners... 9 3.2.1 Uppdatera partners... 9 3.2.2 Lista partners... 11 3.3 Adresser... 12 3.3.1 Uppdatera adresser... 12 3.3.2 Lista adresser... 13 3.4 Order... 13 3.4.1 Uppdatera order... 13 3.4.1.1 Avvikelser... 17 3.4.2 Lista order... 18 3.5 Plocklista... 18 3.5.1 Plocklista... 18

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 3 av 35 3.6 Utleverans... 18 3.6.1 Uppdatera utleverans... 18 3.6.2 Lista utleverans... 20 3.7 Faktura... 20 3.7.1 Uppdatera fakturor... 20 3.7.1.1 Fristående faktura... 24 3.7.2 Kreditfaktura... 30 3.7.3 Skapa samlingsfaktura för förvaltningsavgiften för S-varor... 31 3.7.4 Lista Fakturor... 35

Leverantör Danske Bank Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 4 av 35 1. Användarhandledning för Danske Bank I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att handla elektroniskt med Danske Bank. 2. Affärsprocessbeskrivning för Danske Bank 2.1 Introduktion Handel med Danske Bank, regleras genom avtal Schedule 8 Business Procedures som tillhandahålls av Danske Bank. I denna affärsprocessbeskrivning beskrivs därför endast affärsprocessen med fokus på hanteringen i Exder med referenser till Schedule 8 Business Procedures där mer detaljerade instruktioner krävs. Vid handel med Danske Bank finns idag 2 elektroniska meddelande en för order (inköp-/plocklisteorder) och en för faktura inkl kreditfaktura enligt processbeskrivningen nedan. Danske Bank har tre olika varutyper, S-varor (egna märkesvaror) E-varor (Elektroniskt beställda artiklar som finns i det överenskomna sortimentet) och M-varor (Manuellt eller elektroniskt beställda artiklar som ligger utanför det normala sortimentet). S-varor och E-varor skickas med samma filformat för order men order för S-varor kallas för plocklisteorder (visas i filnamnet på EDImeddelandet) och för dessa skall inte fakturor skickas. M-varor, då order sänds elektroniskt, hanteras som E-varor. Vid manuell beställning av dessa kan de också hanteras i Exder med manuell hantering av order/fakturor genom att s.k. PDF-dokument skapas och skickas via e-post. För detaljerad beskrivning se Schedule 8 Business Procedures Artikelinformation hanteras manuellt idag genom att leverantören skickar en Excelfil med information enligt Danske Bank:s önskemål. Detta skall göras på begäran samt vid prisjusteringar. 2.2 Processbeskrivning Order (XML) Faktura (XML) 1. Elektronisk order skickas från Danske Bank till leverantören. Kan innehålla S-varor och kallas då plocklisteorder eller E- alternativt M-varor s.k. inköpsorder. 2. Elektronisk faktura, en faktura per utleverans skickas från leverantören till Danske Bank för elektronisk inköpsorder med E- eller M-varor. Plocklisteorder med S-varor faktureras inte.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 5 av 35 2.3 Kontaktpersoner Vilka kontaktpersoner och vid vilka tillfällen de skall kontaktas finns beskrivet på separat lista som Danske Bank ger ut. 2.4 Artiklar Leverantören skall förse Danske Bank med artikelinformation (Item catalogues) för att försäkra sig om att han kan ta emot elektroniska order. Format och innehåll enligt individuell överenskommelse mellan leverantören och Danske Bank. Vanligtvis manuell Excelfil som minst innehåller följande: 1. Leverantörens artikel-id (Supplier s item ID) 2. Varuslag (Item name) 3. Detaljerad artikelbeskrivning (Detailed description) 4. Bild/länk till bild (Reference to image file (either link to web site or name of attached image)) 5. Pris per styck (Item price) 6. Pris per försäljningsenhet (Unit price) 7. Försäljningsenhet (Sales unit) 8. Minsta beställningskvantitet (Minimum order quantity) 9. Högsta beställningskvantitet (Maximum order quantity) Informationen skall skickas på uppmaning av Danske Bank eller vid pris-/artikeljusteringar. Både Danske Bank:s artikel-id samt leverantörens eget artikel-id krävs eftersom de skickas i ordern och i fakturan. För att Danske Bank:s artikel-id skall skickas i fakturan kommer därför Exder att automatiskt hämta det från den inkommande ordern. Leverantörens artikel-id får inte vara längre än 15 tecken. Innan uppstart sänder Danske Bank en lista till Kontorab med en specifikation av samtliga nuvarande S-varor. Från denna lista kan sedan Kontorab upprätta artikelregistret i Exder. Danske Bank vill då att varorna läggs in med samma artikelnummer som Danske Banks artikelnummer. Danske Bank tillhandahåller leverantören eventuella förändringar eller tillägg till de varor som klassas som S-varor. Denna information sänds per mail till leverantören så att förändringen kan göras i Exder. 2.5 Adresser Adresser skickas i ordern som klartext. Leveransadressen hämtas från ordern. Leverantören behöver inte underhålla leveransadresserna. Exempel på en leveransadress: 3321 Älvsborg Provinsbank Boråskontoret Företa, Box 41 Stora Brogatan 2 S-503 05 Borås 2.6 Partsidentitet (GLN) En partner läggs upp för Danske Bank med lokaliseringskod: 324963. Leverantören identifieras av Danske Bank fastställd identitet (anges som leverantörsadress i ordern och fakturan). 2.7 Pris Priser anges alltid som nettopriser. Utväxlas som en Excelfil som skickas till Danske Bank.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 6 av 35 S-varor (Danske Bank:s egna märkesvaror) skall inte faktureras, priset sätts därför till 0,00 på dessa artiklar. Valutan som används är SEK. 2.8 Rabatter och avgifter Inga rabatter eller andra avdrag/avgifter får förkomma till Danske Bank. 2.9 Prislista Prisändringar utväxlas som Excelfiler med Danske Bank. 2.10 Order Danske Bank skickar elektronisk order en eller flera gånger per dag. Första gången klockan 08:00. Om leverantören inte erhållit order före 09:30 skall Leverantören kontakta Danske Bank för kontroll att ingen order har skickats. En order innehåller endast beställningar för en och samma leveransadress. 2.11 Delleverans Delleveranser tillåts av Danske Bank för E- och M-varor men bör undvikas i möjligaste mån. Om en orderrad på en order gällande S-varor inte kan levereras till fullo, så underlevereras det antal som finns i lager och resterande antal stryks från orderraden. En ny order läggs sedan av Danske Bank på det resterande antalet när varan åter finns i lager. Se Schedule 8, 7.1. Leverantören måste meddela Danske Bank via e-post samma dag om en order på S-varor inte har tillräcklig lagernivå för att kunna levereras senast två dagar efter beställningen har mottagits. 2.12 Avvikelser Danske Bank förväntar sig 98% leveranssäkerhet. Iom. att ingen elektronisk orderbekräftelse skickas så skall större avvikelser i antal eller tid, gällande beställningar av E- och M-varor återrapporteras från leverantören till Danske Bank, se Schedule 8 Business Procedures Avvikelser i antal kan göras i Exder, men Danske Bank tillåter inte överleveranser om inte beställt antal är felaktiga beroende på största/minsta beställningskvantitet. Tillägg eller borttag av orderrader tillåts ej, annat än som är specificerat för S-varor ovan. Från Danske Bank:s sida kompletteras aldrig en skickad order utan en ny order skickas istället. 2.13 Lagerstatus Leverantören skall varje vecka sända en textfil, som skapas externt, via e-posttill Danske Bank innehållande en lagernivårapport för alla S-varor. En mer omfattande rapport som även innehåller lagerrörelser skall också sändas på begäran av Danske Bank minst två gånger per år. Utöver detta kan Danske Bank också be om en kontroll av ett antal slumpmässiga varor när som helst. 2.14 Ersätta artiklar Det är tillåtet att leverera en ersättningsartikel för E-artiklar. Ersättningsartikeln skall vara till samma eller lägre pris och av samma eller bättre kvalitet.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 7 av 35 2.15 Leveransavisering Följesedel skall alltid skrivas ut och skickas med godset vid leverans. Denna skall innehålla information om: Beställd kvantitet Levererad kvantitet Restnoterad kvantitet Danske Banks orderreferens 2.16 Returer Returer av E-varor hanteras genom att kreditfaktura på ursprunglig faktura skapas och skickas. Det är viktigt för Danske Bank att deras inköpsordernummer skickas i kreditfakturan. 2.17 Faktura En faktura per utleverans och samma leveransadress skall skickas. Elektronisk faktura får enbart skickas avseende en elektronisk inköpsorder. Ange därför på partner för Danske Bank att Elektronisk faktura måste baseras på elektronisk order i Exder. Manuellt beställda varor faktureras via en pappers- eller pdf-faktura, detta sker i dagsläget helt utanför Exder. Den administrativa avgift som leverantören tar ut för lagerhållande och distribution av S-varor faktureras via en pappers- eller pdf-faktura. Hur ofta och när fakturor skall sändas väljs av Kontorab, då Danske Banks system kan hantera både löpande fakturering och batch-sändning. 2.18 Kreditfaktura Kreditfakturor används vid krediteringar samt vid returer av E-varor. Kreditfakturor sänds på samma sätt som originalfakturan sändes, alltså elektroniskt för E-varor och elektroniskt beställda M-varor. För att Danske Bank skall kunna härleda kreditfakturan till deras inköpsorder skall alltid kreditfakturan baseras på den ursprungliga elektroniska fakturan som skickats för debitering av aktuell inköpsorder och innehålla orderreferensen från den ursprungliga ordern.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 8 av 35 3. Handledning Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet. Handledningen beskriver hur leverantören gör i Exder i detta affärsflöde. 3.1 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder. 3.1.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. För närmare beskrivning av de olika artikelegenskaperna ni kan mata in kan ni se Introduktion till Exder. 3.1.2 Uppdatera partners artiklar Under Artiklar Uppdatera partners artiklar kan man koppla en partners artikelnummer till ert eget artikelnummer. Proceduren är mycket enkel. Man fyller i eller väljer partner fyller i partnerns artikelnummer och väljer vilken av de egna artiklarna som skall kopplas till numret och klickar på Spara. 3.1.3 Lista partners artiklar Under Artiklar Lista partners artiklar kan ni enkelt lista de artiklar där ni kopplat er partners artikelnummer till en av era artiklar enligt lite olika urval. Ni får då upp en lista som visar vilken partner det gäller, partnerns artikelnummer och vilken av era artiklar det gäller. Här kan ni sedan klicka på partnerns artikelnummer så kommer ni direkt in och kan ändra på kopplingen av just den artikeln för den partnern.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 9 av 35 3.1.4 Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 3.2 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. 3.2.1 Uppdatera partners Innan ni kan handla med Danske Bank behöver ni lägga upp dem som en partner. Det gör ni enklast genom att gå till Partners Lägg till köpare. Välj Elektronisk handelspart. Klicka sedan på Danske Bank i listan.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 10 av 35 Ni får sedan ange ett partner-id för partnern, detta kan vara vad som helst men vi har i vårt exempel valt Danske Bank som partner-id.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 11 av 35 Partnern är nu skapad och ni hamnar på denna skärm. Här kan ni fylla i eventuella andra uppgifter om partnern. När ni är färdig klickar ni på Spara för att spara partnern. 3.2.2 Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 12 av 35 3.3 Adresser 3.3.1 Uppdatera adresser Adresserna kommer i klartext i ordern. Det är därför inte nödvändigt att leverantören lägger upp adresserna. Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Här kan ni lägga upp adresser om ni så önskar lägga upp de adresser som ni använder. Det kan vara t.ex. gods- och leveransadresser. I princip samtliga adresser som används i handeln med Danske Bank följer samma format. Här är ett exempel på hur en sådan adress läggs upp.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 13 av 35 Notera att vi valt Lokaliseringskod - och sedan fyllt i den kod som vi fått från Danske Bank för den aktuella adressen. Vi skriver även in den i fältet Namn för att den skall synas på fakturor och fraktsedlar. Vi har också kopplat adressen till rätt partner genom att ange Danske Bank i fältet Partner. Adressen är sedan ifylld och landskoden är satt till Sverige. När ni är färdig klickar ni på Spara för att spara adressen och göra den tillgänglig för användning. 3.3.2 Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder. 3.4 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot order i Exder. Man kan skilja på om en order är för S-varor eller för E, M- varor genom att titta på vilket affärsflöde den har. Danske Bank kommer att ha två affärsflöden. Danske Bank och Danske Bank (S-varor). 3.4.1 Uppdatera order Vi börjar med att ta emot en beställning från Danske Bank. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 14 av 35 På denna skärm kan ni behandla era elektroniskt inkomna order och även skapa manuella order, skapandet av manuella order beskrivs i ett senare avsnitt i handledningen. Vi börjar med att hämta fram den order vi vill behandla. Enklast gör vi det genom att klicka på sökikonen bredvid fältet Ordernr. Vi får då upp en lista med alla order som finns tillgängliga för behandling, vi ser i exemplet att det finns två stycken order som är det och vi kan se att den ena innehåller S-varor då den är märkt så i kolumnen Affärsflöde. För att behandla en order klickar ni helt enkelt på ordernumret för den order ni vill behandla. I vårt exempel väljer vi att klicka på order nummer 25.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 15 av 35 Information hämtas då upp automatiskt från ordern och vi står nu på fliken huvudinformation. Notera att vi här kan se Kunds ordernummer om vi skulle behöva referera till det i kommunikation med Danske Bank. Vi går vidare till fliken Adresser.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 16 av 35 Här ser ni de adresser som är relevanta för ordern. Dels köparadressen, men även leveransadressen och eventuell fakturaadress. Om vi scrollar ned kommer ni även att se er egen leverantörsadress. Normalt behöver inget ändras på denna flik. Fliken Textinformation används inte i detta flöde så vi går vidare direkt till Radinformation.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 17 av 35 Här ser vi vad som faktiskt beställts. I exemplet har det beställts 10 stycken av vår testartikel. Ni kan här ange ett bekräftat leveransdatum, om leverans inte skall ske på orderdatumet. När ni är färdig med att granska ordern klickar ni på Slutför för att spara och slutföra den och göra den tillgänglig för utleverans. Om ni gjort ändringar ni vill spara men inte vill slutföra ordern just nu, klickar ni på Spara istället. 3.4.1.1 Avvikelser Avvikelser på beställda varor hanteras lite olika beroende på om varorna är S-varor eller inte. Skulle en order komma in och det inte finns tillräckligt med S-varor att leverera på en eller flera orderrader, ändrar ni helt enkelt det bekräftade antalet till det antal ni har att leverera och slutför ordern. Ni meddelar också Danske Bank senast två dagar efter att beställningen mottagits via e-post om situationen. En ny order kommer att skapas och sändas av Danske Bank på det resterande antalet när varan finns i lager igen. Gäller ordern E- eller M-varor behöver endast större avvikelser rapporteras och varor restnoteras istället för att beställas på nytt. Ersättningsartiklar Ersättningsartiklar är tillåtet för E-varor. Ersättningsartikeln skall vara till samma eller lägre pris och av samma eller högre kvalitet. För att ändra till en ersättningsartikel ändrar ni helt enkelt artikelnumret till det artikelnummer ni avser att leverera, justera eventuellt priset för att det ska bli riktigt och slutför som vanligt

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 18 av 35 Här kan vi se ett exempel där vi ersatt en artikel med en annan. Notera att den ersatta artikelns artikelnummer visas under artikelbeskrivningen. Observera att detta är endast möjligt på order gällande e-varor. Gäller ordern S- varor är fältet för artikelnummer låst och kan inte editeras. 3.4.2 Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. 3.5 Plocklista 3.5.1 Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. 3.6 Utleverans I den här modulen talar ni om hur mycket ni har levererat. 3.6.1 Uppdatera utleverans Gå till Försäljning Uppdatera utleverans.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 19 av 35 För att skapa en utleverans på en färdigbehandlad order, fyller ni helt enkelt i ordernumret i fältet Skapa ny utleverans från order eller klickar på sökikonen bredvid fältet. Ni får då upp en lista på de order som är slutförda och därför redo för utleverans. I vårt exempel vill vi leverera order 25 så vi klickar på dess ordernummer. Vi kommer då direkt till fliken Radinformation. Här ser vi vilka artiklar vi ska leverera och huruvida det bekräftade antalet är ändrat. I det här exemplet har vi alla varor på lager och kommer därför att leverera hela orderraden. Bockrutan Slutlev markerar att ordern är slutlevererad och inga varor restnoterats. Gör eventuella justeringar och

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 20 av 35 klicka sedan på Slutför för att slutföra utleveransen. På samma sätt som med ordern kan ni göra ändringar och spara utan att slutföra genom att klicka på Spara. När ni klickat Slutför kommer en länk för utskrift upp nere till vänster. Klicka på denna för att skriva ut följesedeln för leveransen. Följesedeln kan då se ut som ovan. 3.6.2 Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista. 3.7 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer. 3.7.1 Uppdatera fakturor För att göra fakturan går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 21 av 35 Det första ni gör är att ni väljer Fakturatyp och om ni så önskar fyller i ett fakturanummer (fyller ni inte i något skapas ett automatiskt). Fakturatypen är förvald till faktura så ni behöver bara ändra den om ni skall skapa en kreditfaktura. Då en elektronisk faktura måste skapas baserad på en elektronisk order gör ni sedan så att ni väljer Skapa ny faktura från antingen en order eller utleverans. I vårt exempel väljer vi att skapa en faktura från en utleverans, så vi prickar i det och klickar på sökikonen bredvid fältet till höger. Ni får då upp en lista med alla de utleveranser som är slutförda och därmed är klara för fakturering. Vi väljer utleverans genom att klicka på dess utleveransnummer.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 22 av 35 Informationen hämtas då upp automatiskt och ni kan se att fakturadatum automatiskt valts till dagens datum. Ni kan dock justera det om ni vill. Vi går vidare till fliken Adresser.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 23 av 35 Här ser ni som tidigare de adresser som är aktuella för fakturan, normalt inget ni behöver ändra. Samtliga fakturor kommer att ha Danske Banks faktureringsadress istället för det individuella kontorets adress som i exemplet ovan. Vi hoppar över fliken Textinformation då den inte används och går direkt till fliken Radinformation.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 24 av 35 Här ser ni vad ni fakturerar och till vilket pris. När ni är färdig med att granska fakturan klickar ni på Slutför för att spara och skicka den. 3.7.1.1 Fristående faktura En fristående faktura skapas på samma ställe som andra fakturor, gå till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Ni kan använda en fristående faktura om ni vid något tillfälle skulle vilja fakturera Danske Bank utan order. Denna faktura skickas ej elektroniskt utan ni måste skriva ut den eller sända den per e-post.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 25 av 35 Börja med att fylla i partner-id för den partner ni vill fakturera. I vårt fall Danske Bank, så vi fyller i Danske Bank. Notera att vi inte väljer något av fälten Skapa ny faktura från då det här är en fristående faktura som inte baseras på varken order eller utleverans.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 26 av 35 Partnerinformationen hämtas då upp automatiskt. Vi går vidare till fliken Adresser.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 27 av 35 Här ser ni att ni då bara har Danske Banks huvudadress och er egen leverantörsadress. Ni behöver då lägga in leveransadress. Ni lägger till den på samma sätt som ni gör med de elektroniska fakturorna. I vårt exempel vill vi leverera till Älvsborg provinsbank, så vi lägger till dem som leveransadress.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 28 av 35 Båda adresserna är inlagda och vi går vidare till fliken Radinformation.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 29 av 35 Här fyller ni sedan helt enkelt i vad det är ni ska fakturera genom att mata in artikelnumret för den artikeln. Vi vill fakturera 10 stycken av vår testartikel så vi fyller i det. Vi har nu fyllt i artikeln och antalet. Skulle ni behöva fler artikelrader klickar ni på ikonen vid Lägg till artikelrad för att skapa en till artikelrad. När ni klickat Slutför måste ni, eftersom denna faktura inte kan sändas elektroniskt, klicka på länken Skriv ut ovanför knappen Spara. Notera att den länken inte är synlig innan ni klickat på Spara eller Slutför. Ni får då upp fakturan som en pdf-fil och kan antingen skriva ut den för att skicka i ett vanligt kuvert eller spara filen för att sända den som bilaga per e-post.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 30 av 35 Den färdiga fakturan kan då se ut som ovan. 3.7.2 Kreditfaktura Kreditfakturor till Danske Bank Gäller endast E- och M-varor. Om ordern som krediteringen gäller mottogs elektroniskt skall också kreditfakturan sändas elektroniskt. Om ordern inte var elektronisk, kan kreditfakturan skapas enligt nedan, men den kan då inte sändas elektroniskt. Oavsett hur kreditfakturan skall sändas måste den baseras på den ursprungliga fakturan som gjordes för debitering av varorna, samt innehålla referens till ursprungsordern. För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Skapa kreditfaktura. Här fyller ni i fakturanumret på den faktura ni skall kreditera och väljer en krediteringsanledning, klicka sedan på OK. Fakturainformationen hämtas då upp och vi ser att fältet Fakturatyp är låst till kreditfaktura. Vi går vidare till fliken Radinformation.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 31 av 35 Här ser vi då att informationen är förinställd för att kreditera hela fakturan. Om en fakturarad inte ska krediteras alls kan ni radera den raden genom att bocka i rutan Radera till höger om raden. Om en rad endast delvis skall krediteras ändrar ni antalet i fältet Fakturerat antal. I vårt exempel tänker vi oss att vi vill fakturera 5 av de 10 levererade varorna, så vi ändrar då fältet till -5. Notera att negativa antal används för kreditering. Notera att beloppet ändrats när vi ändrat antalet. Även totalsummorna nere till höger har uppdaterats. När ni är klar klickar ni på Slutför för att slutföra kreditfakturan. Ni kan sedan om fakturan inte hör till en elektronisk order välja att skriva ut den eller spara den som en pdf-fil genom att använda länken Skriv ut som blir synlig nere till vänster efter slutförandet. 3.7.3 Skapa samlingsfaktura för förvaltningsavgiften för S-varor För att förhindra att en mängd utleveranser blir kvar i systemet ofakturerade, skapar ni då och då en samlingsfaktura för dessa. Gå till Försäljning Fakturering Skapa samlingsfakturor.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 32 av 35 Välj Affärsflöde Danske Bank (S-varor) och fyll i de datum ni vill skapa faturan för. Observera att för att ni ska kunna ange belopp på fakturan måste ni se till att rutan Slutför fakturorna direkt inte är ikryssad. Klicka sedan OK. Här ser vi då att det skapats en faktura med fakturanummer 47. För att granska fakturan klickar ni helt enkelt på fakturanumret.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 33 av 35 Här ser vi då de order- och utleveransnummer som fakturan innehåller. Gå vidare till fliken Radinformation.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 34 av 35 Här ser ni då att alla artiklar inte visas utan endast en post för förvaltningsavgiften. Ni fyller i avgiftens storlek manuellt och klickar sedan på Slutför för att slutföra fakturan. I vårt exempel sätter vi avgiften till 10 kronor och klickar Slutför. För att ta ut fakturan på papper och skicka den till Danske Bank, klickar ni sedan på Skriv ut. Ni får då upp fakturan som en PDF, skriv ut den och posta till Danske Bank. Fakturan kan då se ut så här.

Senast Uppdaterad: 10-05-19 Exder Danske Bank EDI Sida 35 av 35 3.7.4 Lista Fakturor Under menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni skapa listor och skriva ut era fakturor.