1 Allmän orientering 1.1 Beskrivning av upphandlingen Upphandlingen avser köp av 6 st nya Fordon till Höglandets Räddningstjänstförbund, s k FIPbilar (Första Insats Person). 1.2 Referensnummer Upphandlingens diarienummer är. 1.3 Upphandlande myndighet genomför på uppdrag av Höglandets Räddningstjänstförbund upphandling av Fordon, s k FIP-bilar (Första Insats Person). Fortsättningsvis benämns dessa som den upphandlande myndigheten. 1.4 Upphandlingsföremålet Beskrivning/Omfattning Upphandlande myndighet inbjuder till att lämna anbud avseende köp av 6 st nya transportfordon med plats för två personer inklusive förare. Fordonen ska få köras med B-körkort. Av bilagorna Skallkrav och Utvärderingsmodell framgår modellutförande, funktions-, säkerhetsoch utrustningskrav. Beräknad körsträcka m m finns i bilaga Utvärderingsmodell. Angivna mått avseende längd, bredd och höjd är anpassade för att jourpersonalen måste parkera fordonen i anslutning till sin bostad. 1.5 Volym och optioner Upphandlande myndighet kommer att avropa 6 st fabriksnya transportfordon för leverans under hösten 2012. Det kan komma att bli aktuellt med avrop för ytterligare 2 st identiska fordon under 2013. 1.6 Möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen Den upphandlande myndigheten kommer att anta en leverantör varför anbud måste lämnas på hela omfattningen. 1.7 Förutsättningar för upphandlingens genomförande Upphandlande myndighet äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas. 1.8 Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget omfattar: Upphandlingens föreskrifter Avtal Bilaga Skallkrav Bilaga Utvärderingsmodell Bilaga ALOS 05, Allmänna bestämmelser för leverans av varor till offentlig sektor ev. komplettering till förfrågningsunderlaget - Frågor och Svar 1
1.8.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag e-avrop är s allmänt tillgängliga databas för upphandlingar. Här kan leverantörer eller övriga intresserade kostnadsfritt bevaka nuvarande och kommande upphandlingar från och även andra organisationer. Anbudslämnare ska före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt ovan erhållits. 2 Administrativa krav 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs med Öppet förfarande enligt Lagen (2007:1091) om Offentlig Upphandling. Avtal kommer att tecknas med en leverantör. Upphandlande myndighet får tillåta att en anbudslämnare rättar en uppenbar felskrivning, felräkning eller något annat uppenbart i anbudet. Myndigheten får begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan särbehandling eller konkurrensbegränsning. 2.2 Förhandling Observera att förhandling ej får ske vid öppen upphandling. Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudslämnaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor. 2.3 Frågor om upphandlingen Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. I förfrågningsunderlaget anges de krav som upphandlande myndighet ställer på anbudslämnaren och den upphandlade varan. Anbud som inte uppfyller samtliga krav kan komma att förkastas. 2.3.1 Kontaktperson Handläggare: Anna Hellerstedt, tfn: 0383-97128, e-post: upphandling@vetlanda.se. 2.3.2 Frågor och svar om förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget har framställts med avsikten att detta klart och entydigt ska beskriva de förutsättningar som råder och de krav som ställs i samband med denna upphandling. Det kan trots det uppkomma frågeställningar. Anbudslämnare rekommenderas därför omgående vid mottagandet av förfrågningsunderlaget ta del av de krav som ställs. Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt på e-avrops hemsida, https://www.e-avrop.com/vetlanda/e-upphandling/default.aspx, senast 2012-08-18. Alla frågor och svar publiceras allt eftersom inkomna frågor besvarats. Svar på frågor samt eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlaget lämnas senast 5 dagar före anbudstidens utgång på http://www.e-avrop.com/ealeverantor/. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som redan hämtat ut underlaget från www.e-avrop.com. Under veckorna 27-31 kommer inga frågor att bevaras. Det åligger anbudslämnaren att själv hålla sig uppdaterad om eventuella förändringar. Innan anbud lämnas uppmanas därför presumtiva anbudslämnare att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. 2
Anbudslämnare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som lämnats av den upphandlande myndighetens handläggare. I de fall förfrågningsunderlag med tillhörande handlingar rekvireras från annan än e-avrop eller ansvarar den upphandlande myndigheten ej för handlingarnas överensstämmande med originalhandlingarna. 2.4 Förutsättningar för anbudsinlämningen 2.4.1 Anbudets form, innehåll och språk Alternativa anbud accepteras ej. Reservationer accepteras inte. Anbud skall: följa förfrågningsunderlaget vara skrivet på svenska vara prissatt i SEK exkl moms innehålla efterfrågade ifyllda formulär innehålla efterfrågade bilagor vara lämnat elektroniskt via e-avrop Avtal kommer att tecknas enligt bilagan Avtal. Instruktion för elektroniskt anbudsifyllande Svarsbilaga Skallkrav: För att bli kvalificerad ska alla krav vara uppfyllda. Varje kryssruta Ja måste fyllas i. I de fall svar har efterfrågats måste kommentarsfältet vara ifyllt med efterfrågad information alternativt hänvisning till bilaga. Efterfrågade dokument ska bifogas digitalt. Svarsbilaga Utvärdering: I svarsbilagan ska priser lämnas samt svar/uppgifter på det som efterfrågas. 2.4.2 Sista anbudsdag Sista dag som anbud kan lämnas är 2012-08-28. Varje leverantör som lämnat e-anbud meddelas i samma ögonblick som anbudet öppnas. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudslämnare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudslämnarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. 2.4.3 Anbudets giltighetstid Anbud skall vara giltigt till och med 2012-11-26. Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs inkomna anbuds giltighet fram till dess avtal kan tecknas, dock högst i fyra månader efter angiven giltighetstid. 2.5 Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar. Tilldelningsbeskedet går automatiskt till den person som lämnat anbudet. Observera att tilldelningsbeskedet inte innebär ett civilrättsligt bindande avtal utan är en upplysning om resultatet av upphandlingen. 3
Avtal kan komma att tecknas när tiden för avtalsspärr löpt ut. Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal (upphandlingskontrakt) upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter. 2.6 Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av upphandlingssekretess fram till den tidpunkt då tilldelningsbeslut fattas eller upphandlingen på annat sätt avslutas. Anbudslämnare som anser att uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas efter att upphandlingssekretessen upphört ska i anbudet preciserat ange vilka uppgifter som avses och utförligt ange vilken skada som skulle åsamkas anbudslämnaren om uppgifterna röjs. Bedömning om tillräckliga skäl för sekretess föreligger görs av den upphandlande myndigheten i anslutning till att någon begär att få tillgång till uppgifterna. Observera att offentlighetsprincipen är grundlagsskyddad och är överordnad Offentlighets- och sekretesslagen. 3 Krav på anbudslämnare 3.1 Obligatoriska uteslutningsgrunder Uteslutningsfasen omfattar formell prövning av anbudslämnarens lämplighet med hänseende till dennes uppfyllande av i förfrågningsunderlaget ställda skallkrav. Anbudslämnare som ej uppfyller kraven enligt LOU 10:e kap. 1 kommer att uteslutas från upphandlingen. Anbudslämnare som ej uppfyller samtliga obligatoriska krav riskerar att få sitt anbud förkastat. 3.2 Frivilliga uteslutningsgrunder Anbudslämnare kan komma att uteslutas från upphandlingen om den ej uppfyller kraven enligt LOU 10:e kap. 2-3. Kommunen har skyldighet enligt Lagen om Offentlig Upphandling att kontrollera att anbudslämnare har fullgjort sina skyldigheter avseende registrerings- och betalningsförhållande för skatter och sociala avgifter m.m. samarbetar med Skatteverket i Linköping och inhämtar uppgifter från Skatteverkets och Kronofogdemyndighetens register. Skatteverkets blankett Begäran/Svar offentliga uppgifter - SKV 4820 behöver således ej bifogas anbudet. 3.3 Krav på registrering Anbudslämnare ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad. Som bevis kan t ex aktuell registeruppgift från Bolagsverket komma att begäras in innan tilldelningsbesked skickas, dock behöver det ej bifogas vid anbudsinlämningen. 3.4 Ekonomisk ställning Anbudslämnare ska ha en tillräcklig stabil ekonomi för att kunna leverera kontraktsföremålet. Anbudslämnare skall minst ha risknivå 5 enligt Business Check:s ratingsystem eller motsvarande eller på annat sätt styrka att företagets ekonomiska och finansiella ställning motsvarar ställda krav. Upphandlande myndighet kan komma att begära att anbudslämnare kan styrka sin ekonomiska ställning. Bevis i enlighet med LOU kap. 11 ska på begäran kunna tillhandahållas. 3.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudslämnare ska ha en tillräcklig teknisk och yrkesmässig kapacitet för att kunna leverera kontraktsföremålet. 4
Upphandlande myndighet kan komma att begära att anbudslämnare kan styrka sin tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Bevis i enlighet med LOU kap. 11 ska på begäran kunna tillhandahållas. 4 Krav på vara Offererade fordon ska uppfylla kraven enligt Svarsbilaga Skallkrav och Svarsbilaga Utvärdering. Produktblad eller liknande dokument som styrker att ställda krav uppfylls ska bifogas anbudet. Dessa dokument bifogas elektroniskt, t ex som inskannade dokument. 4.1 Leveranstid Leverans av fordonen önskas så snart det går, dock under 2012. I Svarsbilaga Skallkrav lämnas uppgift om leveranstid. 4.2 Garantier I Svarsbilaga Skallkrav lämnas uppgift om vilka garantier som lämnas. 4.3 Service Service ska kunna erbjudas på auktoriserad verkstad i både Nässjö och Vetlanda. I Svarsbilaga Skallkrav beskrivs vilka servicemöjligheter som erbjuds och var service kan ske. 4.4 Priser Pris tillsammans med övriga begärda uppgifter ska lämnas i Svarsbilaga Skallkrav och Svarsbilaga Utvärdering. 5 Anbudsutvärdering 5.1 Prövning och utvärdering Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudslämnaren redovisat i sitt anbud. Anbudsprövningen sker i tre steg: uteslutning, kvalificering av anbudslämnare och anbudsutvärdering. I uteslutningsfasen kontrollerar den upphandlande myndigheten att anbudslämnaren uppfyller kraven enligt 3.1-3.2. I kvalificeringsfasen kontrollerar den upphandlande myndigheten att anbudslämnaren uppfyller kraven enligt 3.3-4.4. I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som klarat de tidigare stegen. För att bedöma inställningsmöjligheter kommer personal iklädd larmkläder provsitta/provköra offererat fordon. Anbudslämnare ska under utvärderingsprocessen kostnadsfritt kunna ställa offererat fordon eller likvärdigt till förfogande för visning och provkörning. 5.2 Grund för tilldelning av kontrakt Det anbud kommer att antas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga (lägst jämförelsetal) med hänsyn taget till pris, servicekostnad, fordonsskatt, bränsleförbrukning och inställningsmöjligheter (se svarsbilaga Utvärdering). 5